فرادرسانواع برنامه ریزی – معرفی ۲۱ روش برنامه ریزی + کاربردها
برای رسیدن به هدف‌های سازمان قبل از هر چیز نیاز به هدف گذاری دارید و پس از آن باید برای دستیابی به این اهداف برنامه‌ریزی کنید. اگر قصد دارید که مدیر گروه یا سازمان یا جمعی از افراد باشید باید مهارت برنامه‌ریزی را نیز همراه با مهارت های نرم دیگر در خود پرورش دهید. وجود برنامه‌ریزی به شما کمک می‌کند که برای سازمان خود استراتژی‌های اثربخشی تعریف کنید و مطابق برنامه در زمان مششخص به نتایج دلخواهتان برسید. روش‌های مختلفی برای این کار وجود دارند. در این مطلب از مجله فرادرس به معرفی انواع برنامه ریزی می‌پردازیم تا با توجه به موقعیت خود بهترین روش را برای سازماندهی امور به کار بگیرید.
انواع برنامه ریزی
هر کسب و کاری از انواع برنامه ریزی برای موفقیت خود استفاده می‌کند. این برنامه‌ها معمولا بر پایه پروژه‌ها، فرهنگ سازمانی و میزان توانایی کارمندان آن محیط بنا شده است. برنامه شبیه نقشه راهی است که مسیر درست را به شما نشان می‌دهد و می‌توانید با استفاده از هدف‌گذاری و مهارت تصمیم گیری بهترین راه تحقق این برنامه را بیابید. با استفاده از انواع برنامه ریزی، سازمان رویکرد درست و حقیقی خود را پیدا می‌کند و نیازهای موجود را پاسخ می‌دهد.
معمولا برنامه‌ریزی‌های سازمانی ترکیبی از چند روش هستند به همین علت شناخت انواع برنامه ریزی برای رهبران و تصمیم‌گیرندگان اهمیت زیادی دارد. برنامه‌ریزی از جنبه‌ها و تعریف‌های مختلفی دسته‌بندی می‌شود که در ادامه به بیشتر این دسته‌بندی‌ها اشاره می‌کنیم.
۱. برنامه‌ریزی رسمی
در مدل رسمی برنامه‌ای ساختاریافته و همراه با جزئیات ساخته می‌شود. در این حالت معمولا مدیر یا کارمندی مرتبط، این برنامه را مستندسازی می‌کند. برنامه‌ریزی رسمی معمولا برای پروژه‌های بزرگ و پیچیده بسیار مفید است زیرا به صورت کاملا شفاف نشان می‌دهد که باید انتظار چه نتیجه‌ای را از انجام آن پروژه داشته باشید. با وجود چنین طرحی به اعضای گروه برای رسیدگی به وظایف خود به آن رجوع می‌کنند تا به شکلی واضح دریابند که چه وظیفه‌هایی برعهده آن‌ها است.
۲. برنامه‌ریزی غیررسمی
این نوع برنامه‌ریزی برای مواقعی به کار می‌رود که برای انجام کاری رویکردی را بدون استرس در نظر می‌گیرید. این برنامه‌ها معمولا در خلال بحث‌ها و صحبت‌های مختلف تدوین می‌شوند. همچنین ممکن است بخشی از فرایند تصمیم گیری استراتژیک مدیران تا پیش از شروع پروژه اجرا شود. در این حالت مدیر برای کارمندان خود کل یا بخشی از نقشه ذهنی را تعریف می‌کند تا دریابند که باید به چه طریقی، کار روی پروژه را آغاز کنند. کارمندان در این مواقع از روی صحبت‌های مدیر یادداشت برمی‌دارند تا در حین اجرا، این نکات را فراموش نکنند. معمولا از برنامه‌ریزی غیررسمی برای پروژه‌های کوچک با مدت زمان کوتاه بهره می‌برند و افراد مرتبط در این راستا بیشترین تلاش خود را به کار می‌گیرند.
۳. برنامه‌ریزی عملیاتی
در این نوع از طرح‌ریزی، برنامه فوری و آینده کوتاه‌مدت شرکت مد نظر است. مدیران رده‌پایین‌تر مانند سرپرستان واحد، این سطح از برنامه‌ریزی‌ها را برعهده می‌گیرند. معمولا در این موقعیت‌ها تصمیم‌های گرفته شده در لحظه اجرا می‌شوند و ممکن است طول اجرای برنامه از یک هفته تا یک سال به طول بی‌انجامد.
در این مدل از انواع برنامه ریزی معمولا جزئیات بسیار زیادی لحاظ شده است و هر شخص باید مطابق وظایف خود به صورت اثربخش عمل کند. این افراد نقش کلیدی در حفظ ثبات عملکرد سازمان‌ها دارند. معمولا برنامه‌ریزی عملیاتی به بخش‌های اجرایی نظیر مسائل مالی، بازاریابی و تولید مربوط می‌شوند.
۴. برنامه‌ریزی ثابت
برنامه‌های ثابت را در کسب و کارها معمولا با هدف‌های زیادی تنظیم می‌کنند. برای مثال یکی از برندهای مشهور در حوزه مد و زیبایی ممکن است برای محصولات جدید خود از طراحی ثابتی بهره ببرد تا مشتریان را از حضورش در بازار مطلع کند و خریداران نیز با دیدن نشانه‌های طراحی این برند، آن را بشناسند و از آن خرید کنند. در واقع در این حالت از انواع برنامه ریزی، یک بار برای طراحی محصولات برنامه‌ریزی می‌کنید و بارها از همان برنامه برای پیشبرد اهداف سود می‌برند. استفاده از این نوع برنامه‌ریزی باعث صرفه‌جویی در مصرف منابع مالی، مواد اولیه و نیروی انسانی می‌شود زیرا با وجود برنامه‌ای تکراری پس از مدتی افراد به انجام کار عادت می‌کنند و از میزان خطاها کاسته می‌شود.
همچنین در این حالت دیگر لازم نیست برای ایجاد تغییرات در شرکت متحمل هزینه شوید. به‌علاوه، برای تشکیل تیم فکری و یافتن راه‌حل‌های متفاوت نیازی به صرف زمان اضافه ندارید.
۵. برنامه‌ریزی یک بار مصرف
همان‌طور که از اسم آن مشخص است معمولا این مدل از انواع برنامه ریزی مناسب پروژه‌های خاص است و نمی‌توانید از این برنامه برای انجام پروژه‌های دیگر استفاده کنید. در این حالت کارمندان دقیقا مطابق طرح اولیه عمل می‌کنند تا به هدف نهایی برسند. آن‌ها همچنین برنامه‌ای پر از فعالیت‌های کوچک‌تر تعریف می‌کنند و برای آن، فعالیت‌های مد نظر، بودجه موردنیاز و افراد مجری را تخصیص می‌دهند. پس از آن‌که به هدف نهایی رسیدند و پروژه را تحویل دادند، طرح نوشته شده آن‌ها کارایی‌اش را از دست می‌دهد. اما نکته مهم در این امر افزایش اعتماد به نفس افراد است که با تکمیل پروزه به دست می‌آورند و شجاعت شروع پروژه‌های بعدی را به دست می‌آورند. تمامی این اتفاق‌ها از برنامه‌ریزی صحیح ناشی می‌شود. در غیر این صورت افراد همواره در انجام پروژه‌ها و مدیریت زمان برای آن‌ها با مشکلات مختلفی روبه‌رو می‌شوند.
انواع برنامه ریزی سازمانی
متدهای زیادی برای برنامه‌ریزی تعریف شده‌اند که هر کدام در موقعیت‌های مختلف مزیت‌ها و معایبی دارند. نمی‌توانیم یک تکنیک خاص را برای هر شرایطی مناسب بدانیم و آن را الگوی برنامه‌ریزی بقیه قرار دهیم. انواع برنامه‌ریزی نیز از جنبه‌های مختلفی بررسی می‌شوند و برای استفاده از هرکدام آن‌ها لازم است شرایط مناسب باشد و همچنین مهارت‌های کافی برای آن‌ها داشته باشید. در ادامه برخی از موفق‌ترین انواع برنامه ریزی را معرفی می‌کنیم.
۱. برنامه‌ریزی استراتژیک
این نوع از برنامه‌ریزی معمولا مخصوص مدیران و رهبران سازمان است و افراد در این جایگاه طوری برنامه‌ریزی می‌کنند که تمامی کارمندان و فرایندهای سازمانی در مسیر تحقق اهداف این برنامه‌های سازمان پیش بروند. البته این مدیران باید ابتدا هدف‌گذاری صحیح انجام دهند و برای افراد توضیح دهند که در نهایت هدف چیست و بعد با استفاده از برنامه‌ریزی استراتژیک ذی‌نفعان، منابع، انرژی و تمرکز و توان افراد را به این مسیر هدایت کنند.
در این نوع از انواع برنامه‌ریزی پس از تعیین هدف لازم است مشخص کنید که چه فعالیت‌هایی در این راستا انجام شوند و چه چیزهایی رسیدن به آن نقطه را برای شما تضمین می‌کند. همچنین در این برنامه‌ریزی باید نحوه سنجش موفقیت خود را بسنجید. به‌طور مثال در یک واحد تولیدی هدف این است که با برنامه ریزی روزانه تعداد مشخصی محصول تولید شود و در این راستا مدیر واحد برنامه‌ریزی استراتژیک انجام می‌دهد. به‌طور مثال با توجه به استانداردهای موجود برای حجم خاصی از تولید لازم است ۱۰ نفر نیروی کار استخدام کند و بقیه برنامه‌ها را طوری بچیند که بهره وری در محیط کار افزایش یابد و دقیقا مطابق برنامه به هدف نهایی سازمان برسد. در این حالت معمولا با نگاهی به چشم‌انداز سازمان، برنامه‌های بلندمدت نوشته می‌شوند و نتیجه را در دوره‌های زمانی طولانی بررسی می‌کنند زیرا معمولا تاثیر تغییرات سیستمی به‌سرعت دیده نمی‌شود و برای ارزیابی کارایی این تغییرات باید زمان بیشتری در نظر بگیرید.
۲. برنامه‌ریزی فعالیت‌ها
در این مدل از انواع برنامه ریزی مشخص می‌کنید که در هر فعالیتی چه کسی، در چه زمانی و کجا چه کاری انجام بدهد و برای آن از چه منابعی استفاده کند. برخلاف برنامه‌ریزی استراتژیک این نوع از انواع برنامه‌ریزی روی فعالیت روزانه متمرکز است. در واقع فعالیت روزانه اعضای تیم روی نرم‌افزارهایی نظیر ترلو (Trello) نوشته می‌شوند و افراد می‌توانند روند فعالیت‌هایشان را از این طریق بررسی کنند. در این حالت به‌جای توجه به تصویر بزرگ‌تر سازمان دقیقا روی کارهای پیش‌رو متمرکز می‌شوید. این کار باعث افزایش انگیزه کارمندان و اثربخشی فعالیت‌های آن‌ها می‌شود. وقتی به برنامه روزانه خود می‌رسند احساس ارزشمندی می‌کنند و هر روز کمی به عزت نفس آن‌ها افزوده می‌شود. در این راستا اگر ابزاری برای کنترل و ارزیابی میزان کارایی فعالیت‌ها پس از تکمیل آن‌ها داشته باشید به نتایج بهتری می‌رسید.
۳. برنامه‌ریزی تاکتیکی
این برنامه‌ریزی برپایه برنامه استراتژیک استوار شده است. آنچه برای طولانی‌مدت در سازمان در نظر می‌گیرید مجموعه‌ای از وظایف پیچیده است. در این حالت از برنامه‌ریزی این فعالیت‌های پیچیده را به وظایف کوچک‌تر تقسیم می‌کنید و برای انجام هر کدام از آن‌ها فرصت کوتاهی را در نظر می‌گیرید. معمولا این سطح از مهارت تصمیم گیری برعهده مدیران میان‌رده است زیرا این افراد شناخت بیشتری نسبت به کارمندان و ظرفیت آن‌ها دارند و به‌صورت روزانه روند پیشرفت افراد و سازمان را رصد می‌کنند. همچنین با چالش‌های زیادی روبه‌رو می‌شوند و در بسیاری مواقع با استفاده از روش های تصمیم گیری چند معیاره به حل مشکلات داخل سازمانی می‌پردازند. بنابراین در برنامه‌ریزی‌های تاکتیکی دقیق‌تر از مدیران بالارده عمل می‌کنند. جزئیات بیشتری که در برنامه‌ریزی تاکتیکی وجود دارد باعث افزایش کارایی فردی و گروهی افراد می‌شود تا در هر موقعیت بدانند که دقیقا به چه چیزی احتیاج دارند.
۴. برنامه‌ریزی عملیاتی
این برنامه‌ریزی که در بالا نیز به آن اشاره کردیم، مخصوص بخش‌های متفاوت سازمان است. به‌طور مثال برای فعالیت‌های واحد منابع انسانی یا بازاریابی، هدف تعیین می‌کند. این برنامه شامل برنامه‌ریزی برای منابع موجود، مدیریت فرایند، بودجه واحدهای سازمان و... می‌شود. در این روش از انواع برنامه ریزی لازم است که برای هر واحد سازمانی برنامه‌ای ساده و شفاف طراحی کنید و تمام افراد مربوط به آن بخش به‌راحتی بتوانند برنامه و هدف پشت آن را درک کنند.
۵. برنامه‌ریزی مبتنی بر فرض (ABP)
در تمامی برنامه‌ریزی‌ها، افراد آینده را تخمین می‌زنند و مطابق با آن برنامه‌ای فرضی می‌چینند که به این حالت (Assumption-Based Planning | ABP) می‌گویند. وجود این فرض‌ها برای هر برنامه‌ای ضروری است. در این مرحله فقط کسانی به موفقیت می‌رسند که قدرت تصمیم‌گیری داشته باشند و با مهارت تجزیه و تحلیل خود شرایط آینده را حدس بزنند. پس از شناسایی اولیه این فرضیات وقت آن است که دریابید کدام فرض‌ها بیشترین تاثیر را بر کل سازمان می‌گذارند.
۶. برنامه‌ریزی اضطراری
این نوع برنامه‌ریزی معمولا زمانی انجام می‌شود که با بدترین اتفاقات ممکن مواجه شده‌اید و می‌خواهید سازمان یا افراد را از بحران خارج کنید. تمامی استراتژی‌های موجود امکان دارد به‌علت عوامل بیرونی یا درونی شکست بخوریند. به‌طور مثال ممکن است در خط تولید به علت خرابی یکی از دستگاه‌های مهم، کل کار متوقف شود و موانع مهمی بر سر استراتژی‌های اتمام کار قرار بگیرند و به این ترتیب برنامه بهم بخورد. در این حالت مدیران بخش لازم است برنامه‌ریزی اضطراری انجام دهند تا شرایط را بهبود دهند. همچنین ممکن است نوسانات بازار ارز برنامه‌ریزی‌های مالی را بی‌معنا کند و لازم باشد که برای جلوگیری از این مشکلات برنامه اضطراری دیگری در نظر بگیرید.
در این مواقع برای تصمیم‌گیری باید ابتدا ریسک هر انتخاب را ارزیابی کنید و راه‌حلی کم‌ریسک و اثربخشی برای موقعیت اضطراری خود بیابید.
انواع برنامه ریزی زمانی با مثال
یکی از روش‌های تقسیم‌بندی انواع برنامه ریزی این است که مدت زمان اعتبار هر برنامه را در نظر بگیریم. برخی از برنامه‌ها فقط برای چند ماه کارایی دارند و پس از رسیدن به هدف تعیین شده لازم است برنامه دیگری را برای سازمان در نظر بگیرید برخی نیز همواره اجرا می‌شوند و تغییری در آن‌ها رخ نمی‌دهد. در ادامه با انواع آن‌ها و مدت زمان اعتبار هر کدامشان آشنا می‌شویم.
۱. برنامه‌ریزی کوتاه مدت
برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت مخصوص برنامه‌هایی است که برای آینده‌ای نزدیک در نظر گرفته شده‌اند. معمولا این برنامه‌ها برای دوره زمانی دوساله یا کمتر از آن به کار می‌روند. در این حالت از منابع موجود برای پیشبرد کسب و کار و فعالیت‌های سازمانی استفاده می‌شود. با توجه به این‌که سازمان‌ها برنامه‌های کوتاه‌مدت را سریع‌تر از طرح‌های دیگر اجرا می‌کنند تخمین میزان موفقیت برای مدیران آسان است و اغلب براساس این تخمین‌ها هدف‌گذاری صحیحی انجام دهند.
- مثال: برنامه‌ریزی یک‌ماهه برای تولید محصولی خاص و رفع کمبود آن در بازار.
۲. برنامه‌ریزی میان مدت
این مدل شامل برنامه‌هایی است که مطابق آن سازمان باید در میان‌مدت (کمی طولانی‌تر از کوتاه‌مدت) به آن‌ها دست یابد. معمولا طرح‌ریزی میان‌مدت برای پروژه‌هایی است که بین ۲ تا ۵ سال به طول می‌انجامند. در این نوع برنامه‌ریزی، شرکت‌ها از منابع موجود برای رسیدن به هدف میان‌مدت خود بهره می‌برد.
- مثال: خرید مواد اولیه جدید یا تغییر روش تولید سازمان.
۳. برنامه‌ریزی بلند مدت
در این حالت همه برنامه‌ها برای بلندمدت تعیین می‌شوند. معمولا برنامه‌های این‌چنینی برای ۵ الی ۱۵ سال آینده هستند. تخصیص منابع و استراتژی‌های تکنولوژیک و همچنین روش‌های بازاریابی معمولا در این مرحله تعیین می‌شوند. در این حالت فرصت کافی برای اجرای برنامه را دارید. کسب و کارها به صورت دوره‌ای برای تغییر در روند صنعت و پیشرفت کاری، برنامه‌های بلندمدتی را تعریف می‌کنند.
- مثال: پرورش نیروهای کارآموز و یاددادن امور تخصصی به آن‌ها.
۴. برنامه‌ریزی استراتژیک
پیش از این اشاره کردیم، برنامه‌ریزی استراتژیک به این معناست که باید هدف‌ها و قوانینی را برای سازمان یا پروژه خاصی تعریف کنید و با کمک این برنامه به آن‌ها برسید. نتیجه این نوع از برنامه‌ها معمولا در آینده مشخص می‌شوند. به همین علت در سه دسته پیشین جای ندارند. این مدل برنامه‌ریزی به شرکت‌ها مسیر آینده را نشان می‌دهند. در بیشتر مواقع این نوع برنامه‌ریزی برعهده مدیران است. آن‌ها پس از جمع‌آوری اطلاعات از مدیران میان‌رده، موقعیت کسب و کار را در بازار می‌سنجند و ظرفیت‌های آن را ارزیابی می‌کنند. اگر نقطه ضعفی بیابند که روی سازمان تاثیر مستقیم داشته باشد باید استراتژی مناسبی برای مقابله با آن مشکل پیدا کنند. برنامه ریزی استراتژیک معمولا روی اهداف میان‌مدت یا بلندمدت متمرکز است.
- مثال: برنامه‌ریزی برای تولید محصول جدید و ورود به بازارهای رقابتی.
۵. برنامه‌ریزی میانی
این نوع برنامه روی ۶ ماه الی ۲ سال متمرکز است. مدیران رده میانی سازمان از این برنامه حفاظت می‌کنند و برای اجرای هرچه بهتر آن مواد اولیه، منابع مالی و انسانی و بودجه را به کارهای مرتبط با برنامه و مطابق جدول مدیریت زمان اختصاص می‌دهند. آن‌ها همچنین برنامه‌های استراتژیک را تجزیه و تحلیل می‌کنند و فرایندهای بزرگ را به زیرفرایندها می‌شکنند تا جزئیات بیشتری از برنامه به دستشان برسد و برای اجرای آن مشکلی نداشته باشند.
۶. برنامه‌ریزی جاری
برنامه‌های جاری، آن‌هایی هستند که به‌صورت روزانه یا هفتگی انجام می‌شوند. به‌طور مثال جلسه‌های هفتگی و ساعت آن‌ها در این برنامه‌ها جای دارند. همچنین برخی مشکلات روزانه و چالش‌های تکراری با کمک این برنامه‌ریزی‌ها برطرف می‌شوند. مثلا خط تولید پوشاک کودک با توجه به هر فصل برنامه جداگانه‌ایی دارد و هدف‌های کوتاه‌مدت آن حدود ۳ ماه به طول می‌انجامند. اما در محاسبه‌های مالی برنامه‌ها و هدف‌های سالیانه (میان‌مدت) تعریف می‌کنند. در واقع قیمت لباس‌های تابستانی ارزان‌تر از مدل‌های زمستانی است اما برای برنامه‌ریزی مالی باید مبلغی میان این دو را در نظر بگیرید و مطابق با آن هدف‌گذاری کنید تا در طول سال دچار بحران مالی نشوید.
محدودیت‌های برنامه‌ریزی زمانی
گفتیم که در برنامه‌ریزی زمانی با توجه به دوره‌های زمانی کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت این برنامه‌ها را تقسیم کنید. اما این مدل از انواع برنامه‌ریزی و تقسیم‌بندی محدودیت‌هایی دارد که لازم است از آن‌ها مطلع باشید. در ادامه به این محدودیت‌ها اشاره می‌کنیم.
- کوتاه‌مدت: این نوع برنامه‌ریزی برای پروژه هایی است که باید تا نهایتا یک سال انجام شوند و معمولا روی هدف‌های کوچک و زودهنگام متمرکز هستند.
- میان‌مدت: این برنامه‌ها معمولا برای فرایندهایی است که بیش از یک سال زمان نیاز دارند اما در دسته فرایندهای بلندمدت نیستند. برنامه‌های میان‌مدت در بیشتر مواقع برای پروژه‌هایی به کار می‌روند که برای دستیابی به اهدافشان زمانی بیشتر از یک سال نیاز دارید.
- بلندمدت: این نوع از انواع برنامه ریزی معمولا برای فرایندهایی است که بیش از ۵ سال نیاز دارند و روی اهداف بلندمدت متمرکز هستند. در این حالت باید توانایی پیش‌بینی بهتری داشته باشید.
با توجه به محدودیت‌هایی که در این نوع برنامه‌ها وجود دارند نمی‌توانید هیچ‌کدم را جایگزین دیگری کنید زیرا نتایج آن‌ها مطابق هدف‌های مورد انتظارتان نخواهند شد.
انواع برنامه ریزی مدیران
یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران، برنامه‌ریزی است. در هر سطح از سازماندهی لازم است که سازمان به هدف‌های تعیین شده دست یابد. به این نکته توجه داشته باشید که هر کدام از این روش‌های سازماندهی با هم متفاوت هستند به همین علت در سطح مدیریتی چند مدل از انواع برنامه ریزی وجود دارند. هدف اصلی استفاده از متدهای مختلف در برنامه‌ریزی، توسعه برنامه‌های اثربخشی است که کل سازمان آن‌ها را بپذیرد. در ادامه ۴ متد برنامه‌ریزی متناسب با سازماندهی را معرفی می‌کنیم.
۱. مدل برنامه‌ریزی بالا به پایین
در مدل برنامه‌ریزی بالا به پایین، مدیر بالارده به صورت مستقیم در جریان تمام ابعاد برنامه‌ریزی است. این شخص اهداف سازمان، برنامه‌ها، سیاست‌ها، برنامه‌های عملیاتی و استراتژی‌ها را تعیین می‌کند. سپس این برنامه آماده در اختیار مدیران میان‌رده قرار می‌گیرد تا آن را پیاده‌سازی کنند. در این مدل از انواع برنامه ریزی، مدیران میان رده و سطح پایین‌تر نقشی در تدوین برنامه‌ها ندارند. نقش اصلی آن‌ها این است که مطابق دستورالعمل‌های اعلام شده توسط مدیریت، شروع به اجرای برنامه‌های تدوین شده کنند.
روش بالا به پایین یکی از متدهای متمرکز برنامه‌ریزی است. در این حالت فرض می‌کنیم فقط مدیران سطح بالا توان و دانش تدوین برنامه‌های اثربخش را دارند. اگر بخواهیم مزایا و معایب این متد را در نظر بگیریم باید به این موضوع توجه کنیم که در این حالت نیاز به زمان زیادی برای برنامه‌ریزی ندارید اما ممکن است تمام جنبه‌های سازمان و جزئیات به ظاهر بی‌اهمیت آن در حین برنامه‌ریزی لحاظ نشوند.
به‌طور مثال برنامه‌ریزی جدید به این صورت است که محصولات در اسرع وقت به دست مشتریان برسد اما با توجه به منابع موجود و تعداد ماشین‌های محدود، رانندگان به این شرایط اعتراض می‌کنند. این در حالی است که در برنامه‌های با نگاه جزئی‌تر چنین مشکلاتی قابل پیش‌بینی هستند و برای آن‌ها راهکارهایی را در نظر می‌گیرند.
۲. برنامه‌ریزی از پایین به بالا
این روش دقیقا برعکس مدل برنامه‌ریزی قبلی است. در این حالت مدیران سطوح پایین‌تر نظیر سرپرستان واحدها برنامه‌ریزی می‌کنند و طرح نهایی را در اختیار مدیران سطح میانی می‌گذارند. در این حالت مدیران میانی تغییرات و اصلاحات لازم را روی برنامه اعمال می‌کنند و آن را برای مدیران بالارده می‌فرستند تا آن‌ها پس از مرور برنامه آن را تصویب کنند.
در این متد از انواع برنامه ریزی مدیر عامل هیچ توصیه یا دستورالعملی در اختیار کارمندان نمی‌گذارد و فرض بر این است که مدیران عملیاتی اطلاعات اولیه را به دست می‌آورند و بیشترین ارتباط را با این اطلاعات برقرار می‌کنند. به همین علت می‌توانند برنامه مناسبی ارائه دهند. این متد فرصتی را در اختیار مدیران پایین‌رده و میان‌رده قرار می‌دهد تا بتوانند هوشمندی و مهارت های نرم خود را به مدیر عامل سازمان اثبات کنند.
۳. برنامه‌ریزی تلفیقی
در واقع این متد ترکیبی از دو روش بالا به پایین و پایین به بالا است که پیش از این به آن‌ها اشاره کردیم. در این حالت مدیر عامل از بالاترین سطح سازمان ساختار برنامه و دستورالعمل‌های آن را به مدیران سطح پایین و میان‌رده ابلاغ می‌کند. این افراد با توجه به حمایت مدیرعامل و انعطاف‌پذیری برنامه در صورت لزوم تغییراتی در آن عمال می‌کنند تا ایرادهای جزئی برطرف شوند و قابلیت پیاده‌سازی را داشته باشند.
سپس مدیران رده‌بالا برنامه را با همفکری مدیران میانی و سرپرستان مرور و اصلاح و نهایی می‌کنند و دستور اجرای آن را می‌دهند. به بیان دیگر در این نوع از انواع برنامه ریزی تمامی مدیران در تدوین برنامه شریک هستند.
یکی از مثال‌های متداول برای این متد برنامه‌ریزی اهداف سازمان است زیرا در این مواقع معمولا تمامی مدیران با هم برای فرایند انتخاب اهداف سازمان همفکری می‌کنند. به همین علت همه افراد نسبت به این هدف‌های تعیین شده حس مثبتی دارند.
۴. برنامه‌ریزی گروهی
در این نوع برنامه‌ریزی مجموعه‌ای از افراد یک گروه با هم به تدوین برنامه‌ریزی می‌پردازند. این گروه شامل عوامل اجرایی و افراد متخصص می‌شود. گفتنی است که گروه برنامه نهایی را آماده نمی‌کند اما پایه و اساس ساختار برنامه را می‌سازد. به این منظور اعضای تیم محیط بیرونی و درونی سازمان را در نظر می‌گیرند تا فرصت‌ها، تهدیدها و نقاط ضعف و قدرت موجود را شناسایی کنند. در نهایت مدیر اجرایی، برنامه را مرور و نهایی می‌کند تا به مرحله اجرا برسد.
انواع برنامه ریزی با توجه به موضوع
یکی از انواع برنامه ریزی موقعیتی است که در آن بر اساس موضوع‌های مختلف سازمان برنامه‌ریزی می‌کنید و این طرح‌ها با هم یکسان نیستند زیرا به صورت تخصصی برای موضوع خاصی طراحی شده‌اند. برخی از متداول‌ترین برنامه‌های سازمانی در زیر آمده‌اند.
- برنامه‌ریز‌های منابع انسانی، جذب و استخدام، تعدیل نیرو و...
- برنامه‌ریزی‌های مالی، حسابداری و...
- برنامه‌ریزی‌های بودجه‌بندی، هزینه‌ها و درآمدها
- برنامه‌ریزی جریان‌های مالی
- برنامه‌ریزی تولید
- برناه‌ریزی فروش
- برنامه‌ریزی زمانی (استفاده از انواع چارت‌های برنامه‌ریزی)
- برنامه‌ریزی تدارکات
- برنامه‌ریزی توزیع
- برنامه‌ریزی سرمایه‌گذاری
- برنامه‌ریزی کارهای تحقیقاتی
- برنامه‌ریزی برای اطلاعات مورد نیاز
انواع برنامه‌ریزی خاص
در سازمان‌ها معمولا موقعیت‌های مشابه زیادی به وجود می‌آیند که مدیران بالارده یا میان‌رده باید برای رفع چالش‌ها برنامه‌ریزی کنند. شناخت این برنامه‌ها و کسب تجربه از هر کدامشان باعث می‌شود که اعتماد به نفس شما در مواجهه با موقعیت‌های مشابه افزایش یابد. همچنین دانستن این تنوع برنامه‌ریزی کمک می‌کند که به مسائل با دید بازتری بیندیشید و ذهن خود را برای یافتن راه‌حل محدود نکنید. در ادامه به معرفی فهرستی از این برنامه‌های خاص در سازمان می‌پردازیم.
- برنامه‌ریزی واکنش به ریسک
- برنامه‌ریزی برای فعالیت در موقعیت‌های بحرانی
- طرح مناطق محلی
- مطالعه درباره شرایط توسعه فضایی
- برنامه کسب و کار
- پروژه‌ها
- برنامه‌ریزی رسمی و غیررسمی
- نقشه راه
- سناریوهای موقعیت‌های در حال توسعه (خوش‌بینانه، بدبینانه، محتمل)
- برنامه‌ریزی آزمایش علمی
- طراحی معماری
- برنامه ریزی تحقیقات بازاریابی
- برنامه‌ریزی شغلی
- برنامه‌ریزی شهودی، برنامه‌ریزی شبیه سازی شده
- برنامه‌ریزی تدریجی، برنامه‌ریزی چابک
- چک لیستی از وظایف در برنامه فرایند (نقشه فرایند)
- برنامه‌ریزی بحرانی
- دستورالعمل‌های سیاسی
بخش‌های اصلی در هر برنامه‌ریزی
در ادامه بخش‌های اصلی فرایند برنامه‌ریزی را معرفی می‌کنیم تا با شناخت آن‌ها در مواقع لزوم برنامه درستی طراحی کنید.
پیش بینی
پیش‌بینی یعنی تخمین بزنید که در آینده چه اتفاقی می‌افتد. پیش‌بینی وضعیت آینده به گروه‌های سازمانی کمک می‌کند که ظرفیت موجود برای ریسک را بسنجند و مطابق با آن طوری برنامه‌ریزی کنند که تاثیرات منفی این ریسک‌ها را به حداقل برسانند. همچنین با کمک این پیش‌بینی‌ها، اعضای گروه با بهترین شرایط ممکن آشنا شوند و برای رسیدن به آن‌ها تلاش کنند. در واقع موقعیت‌های احتمالی با پیش‌بینی‌های درست، به موقعیت‌های قطعی تبدیل می‌شوند و این امر اثربخشی کار افراد را افزایش می‌دهد.
تعریف اهداف
وقتی هدف را برای کارمندان تعریف می‌کنید آن‌ها به‌درستی درمی‌یابند که باید در چه مسیری فعالیت‌هایشان را ادامه دهند. بهترین هدف‌ها، آن‌هایی هستند که ویژگی‌های خاصی دارند (SMART یا همان هوشمند هستند) و به واقعیت نزدیک‌اند. ارتباطات شفاف میان هدف‌های سازمان به کارمندان انگیزه می‌دهد و باعث می‌شود که خود را بخشی از سازمان می‌دانند.
تشریح خط مشی‌ها
وقتی خط مشی‌ها را برای کارمندان شرح می‌دهید در مواقع بحرانی روند تصمیم گیری برایشان ساده‌تر می‌شود و می‌توانند مطابق با قوانین سازمان فعالیت‌هایشان را تنظیم کنند. انواع مهارت های ارتباطی در سازمان‌ها اهمیت دارند و نیاز است که با تعیین خط مشی‌ها تمامی افراد به درک درستی از این روابط برسند و در مواقع لزوم با قدرت تصمیم گیری خود از بحران‌های احتمالی خارج شوند.
توسعه برنامه‌ها
برنامه‌ها همان نقشه‌های اجرایی هستند که کارمندان را به سمت اهدافشان هدایت می‌کنند. در واقع این برنامه‌ها به صورت گام به گام و با جزئیات، روند کار را نشان می‌دهند که همین امر منجربه موفقیت گروه می‌شود. در این حالت هر کسی دقیقا وظایف خودش را می‌داند و کافی است همان‌ها را به‌درستی انجام دهد تا کل گروه به برنامه برسند و موفق شوند. وقتی همه می‌دانند که چه کارهایی را انجام دهند و چه کارهایی را انجام ندهند تمرکز آن‌ها افزایش می‌یابد و بر تمامی امور مربوط به خود تسلط خواهند داشت.
استفاده از استراتژی
استراتژی‌ها انواع برنامه ریزی با سطح بالا هستند که نحوه موفق شدن یک کسب و کار را شرح می‌دهند. همچنین می‌توانند به کسب و کار شما در بازاریابی بهتر، تولید بهتر محصولات یا ارائه خدمات بهتر کمک کنند. در صورتی که استراتژی اثربخشی برای سازمان خود در نظر بگیرید رسیدن به هدف‌ها برایتان ساده و امکان‌پذیر می‌شود.
زمان بندی
زمان‌بندی به این معناست که با استفاده از اصول مدیریت زمان برای انجام هرکدام از فرایندهای داخل برنامه، زمانی را مشخص کنید. داشتن زمان‌بندی درست به کارمندان کمک می‌کند که فرصت نهایی انجام هر وظیفه را بدانند و در فهرست وظایف خودشان این موضوع را لحاظ کنند تا مطمئن شوند که همه چیز مطابق برنامه پیش می‌رود.
شرح کارها
شرح کار همان راهنمای انجام وظایف است که کارمندان با کمک آن با بالاترین بهره‌وری به انجام امور خود می‌پردازند. روندها در واقع برنامه‌های پیش‌روی کسب و کار را با جزئیات دقیقی شرح می‌دهند.
قانون‌گذاری
قوانین، انتظار سازمان از کارمندان را تشریح می‌کنند. کارمندان با کمک این قوانین به‌صورت کاملا شفاف درمی‌یابند که باید چطور رفتار کنند و از چه کارهایی دور شوند. این قانون‌ها و خط مشی‌ها معمولا ساده‌ترین نوع از انواع برنامه ریزی هستند که مدیران ممکن است در طول زمان آن‌ها را اصلاح کنند اما به‌طور کلی اگر تغییری در کل سیستم سازمان روی نداده باشد این خط مشی‌ها را متحول نمی‌کنند و می‌توان گفت که در طول حیات یک کسب و کار ثابت هستند.
بودجه‌بندی
بودجه‌بندی همان تخصیص منابع مالی است که مطابق برنامه‌ریزی‌ها انجام می‌شود. البته بودجه‌بندی‌ها می‌توانند مربوط به موارد قابل شمارش دیگری باشند. به‌طور مثال ساعت کار، ساعت‌های استفاده از دستگاه‌ها یا تعداد محصولات تولیدی مد نظر مدیران، در بخش بودجه‌بندی تعیین می‌شوند. داشته بودجه‌بندی شفاف در مدیریت کسب و کار باعث کاهش هدررفت زمان و انرژی و هزینه می‌شود.
اهمیت برنامه‌ریزی
شناخت انواع برنامه ریزی و استفاده از آن‌ها در پیشرفت و موفقیت سازمان اهمیت زیادی دارد. در ادامه به چند علت اهمیت انجام این کار اشاره می‌کنیم.
- برنامه پایه و اساس فعالیت‌های کسب و کار را تعریف می‌کند که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از استخدام نیروی‌های جدید، سازماندهی فرایندها و داشتن راهنما برای انجام بهتر آن‌ها.
- وجود برنامه کمک می‌کند کارمندان به شکل واضح دریابند که در این سازمان هدف چیست و کاملا متمرکز در همان مسیر فعالیت کنند.
- اعضای تیم را با هم برای رفتن به سمت هدف‌ها همراه می‌کند.
- کارمندان با وجود برنامه‌ای شفاف، هدف اصلی و نتایج آن را درک می‌کنند. از این رو انگیزه کافی برای فعالیت‌های خود خواهند داشت.
- انواع برنامه ریزی کمک می‌کنند که کسب و کارها از منابع موجود بهره ببرند و از آن‌ها غافل نشوند.
- با توجه به فواید برنامه‌ریزی و صرفه‌جویی در مصرف پول و مواد و نیروی انسانی، به طور کلی هزینه‌های سازمانی کاهش می‌یابد.
- همکاری‌ها بهبود می‌یابند زیرا هر کس با وظایف خود آشنا است و با کمک مدیریت زمان روزانه بدون تداخل با کار دیگران به فعالیت‌های روزانه‌اش می‌رسد.
- برنامه‌ریزی باعث به وجود آمدن استانداردهایی می‌شود که مدیران می‌توانند با کمک آن‌ها شاخص های عملکردی (KPI) را تعریف کنند و با ارزیابی آن‌های میزان بهره وری افراد در محیط کار را افزایش دهند.
- چارچوبی برای تصمیم‌گیری اثربخش سازمانی ایجاد می‌کند.
- ریسک‌های احتمالی را پیش‌بینی می‌کند و تاثیر آن‌ها را به حداقل می‌رساند تا در سریع‌ترین زمان ممکن در برابر اتفاقات منفی با کمک مهارت حل مسئله، مشکل را برطرف کنید.
- تغییرات احتمالی در نیازهای سازمان را پیش‌بینی می‌کند و برنامه‌ای باید رفع این نیازها ارائه می‌دهد.
سوالات متداول
با توجه به تنوع زیادی که در انواع برنامه ریزی وجود دارد در ادامه این مطلب از مجله فرادرس به سوالات متداول برنامه‌ریزی می‌پردازیم.
برنامه‌ریزی از نظر زمانی به چند دسته تقسیم می‌شود؟
در حالت متداول برنامه‌ریزی به سه دسته کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم می‌شود اما با نگاهی جزئی‌تر می‌توانیم آن‌ها را ۶ دسته تقسیم کنیم که عبارت‌اند از کوتاه‌مدت، میان‌مدت، بلندمدت، استراتژیک، میانی و جاری.
برای برنامه‌ریزی‌های سازمانی باید از کدام روش استفاده کنیم؟
انواع برنامه‌ریزی از جنبه‌های مختلف دسته‌بند‌ی‌های متفاوتی دارند. بنابراین باید ابتدا در نظر بگیرید که از چه زاویه‌ای به سازمان خود بنگرید و پس از آن با توجه به دسته‌بندی‌هایی که در این مطلب به آن‌ها اشاره کردیم به فراخور ويژگی و امکانات سازمان بهترین نوع برنامه‌ریزی را انتخاب کنید.
