چگونه برنامه ریزی کنیم تا نتیجه بگیریم؟

۶۶۵ بازدید
آخرین به‌روزرسانی: ۰۶ دی ۱۴۰۲
زمان مطالعه: ۲۳ دقیقه
چگونه برنامه ریزی کنیم تا نتیجه بگیریم؟

برای رسیدگی به امور و پایبندی به اصول مدیریت زمان باید بدانیم که چگونه برنامه ریزی کنیم. هیچ هدفی بدون برنامه‌ریزی محقق نمی‌شود. اگر اهداف گوناگونی دارید باید به فراخور هر هدف از انواع برنامه ریزی استفاده کنید. در این مطلب از مجله فرادرس نحوه برنامه‌ریزی برای روز، هفته، ماه و... و همچنین برنامه‌ریزی درسی و کاری را آموزش می‌دهیم و اشتباهات رایج در این زمینه را معرفی می‌کنیم.

فهرست مطالب این نوشته

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

برای رسیدن به هدف‌ها باید برنامه داشته باشید. در نظر بگیرید که هر هدفی برنامه خاص خودش را می‌طلبد. ممکن است هدف شما زیاد بزرگ نباشد و بتوانید با برنامه‌ای هفتگی به آن دست یابید یا این‌که آن‌قدر بزرگ باشد که برایش برنامه‌ای سالیانه تنظیم کنید. در ادامه به نحوه برنامه‌ریزی برای موقعیت‌های مختلف اشاره می‌کنیم زیرا اگر با آن‌ها آشنا باشیم در هر موقعیتی می‌دانیم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا نتیجه بگیریم.

آموزش برنامه‌ریزی درسی

برنامه‌ریزی درسی مهارتی است که پیش‌نیاز آن علم به تکنیک های مدیریت زمان است و اگر به‌درستی از آن بهره بگیرید به تمامی اهداف تحصیلی خود می‌رسید. برای موفقیت در این امر لازم است مباحث درسی را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید. در این حالت درمی‌یابید که با روش‌ مطالعه صحیح بیش از پیش مطالب را درک می‌کنید و به خاطر می‌سپارید. در ادامه به روشی گام به گام می‌آموزیم که چگونه برنامه ریزی کنیم و در امتحان‌هایمان به موفقیت برسیم.

۱. مدل یادگیری خودتان را پیدا کنید

هر دانش‌آموز یا دانشجویی روش مطالعاتی خاص خودش را دارد و وقتی از آن شیوه استفاده می‌کند به بهترین نتایج می‌رسد. اگر هنوز بهترین مدل مطالعه خود را نیافته‌اید به سوالات زیر پاسخ دهید و با توجه به جواب‌های خود از طریق متدهای مطالعه صحیح روشتان را بهبود دهید و مطابق همان برنامه ریزی کنید. در ادامه به این سوالات اشاره می‌کنیم.

  • آیا می‌توانید به مدت طولانی متمرکز باقی بمانید؟
  • چه ساعتی از روز بیشترین بهره‌وری مطالعاتی را دارید؟
  • آیا پیش از بازگشت به کلاس نیاز به زمانی برای استراحت دارید؟
انواع برنامه ریزی درسی

به‌طور مثال اگر دریافتید که نمی‌توانید برای مدت طولانی روی مطالعه موضوعی تمرکز کنید یکی از بهترین روش‌ها برای شما، استفاده از تکنیک پومودورو است. در این تکنیک کافی است تلاش کنید و به مدت ۲۵ دقیقه متمرکز بمانید زیرا پس از آن می‌توانید استراحت کوتاهی داشته باشید و بعد دوباره به مطالعه ادامه دهید. بنابراین بسته به این‌که چه عادت‌هایی دارید و چه روشی بیشتر روی شما جواب می‌دهد باید برنامه‌ریزی درسی خود را انجام دهید.

۲. وظایف فعلی را ارزیابی کنید

درباره تکالیف آینده خود اطمینان حاصل کنید. یعنی این‌طور نباشد که ناگهان از امتحان روز بعدتان مطلع شوید. در این صورت برنامه‌های شما هر چقدر هم که اصولی باشند باز هم کارایی لازم را ندارند و باید آن‌ها را تغییر دهید. در صورتی که از تمام وظایف آتی مطلع باشید برنامه حساب‌شده‌تری خواهید داشت. برای این‌که به نتیجه بهتری دستیابید زمانی را صرف هدف گذاری کنید. به این بیندیشید که قصد دارید در انتهای این تلاش‌ها به کدام نقطه برسید.

به این ترتیب درمی‌یابید که باید مطالعه کدام درس‌ها را در اولویت قرار دهید. به‌طور مثال اگر هدف شما این است که زبان انگلیسی بخوانید و در دانشگاه به تدریس آن مشغول شوید باید در برنامه‌های روزانه خود زمان بیشتری را صرف یادگیری زبان انگلیسی کنید.

۳. زمان مطالعه برای هر کلاس را مشخص کنید

در ابتدای شروع هر کلاس معلمان معمولا به دانش‌آموزان توضیح می‌دهند که تا چه حد برای مطالعه درس نیاز به زمان دارند. مثلا دبیران ریاضی همواره گوشزد می‌کنند که یادگیری مباحث پیچیده نیاز به تمرین و تکرار دارد و دانش‌آموزان نباید به دریافت‌های کلاسی بسنده کنند زیرا هنگامی که خودشان به حل سوالات می‌پردازند متوجه اصل مطلب می‌شوند.

چگونه برنامه درسی انجام دهیم؟

برای این‌که دریابیم چگونه برنامه ریزی کنیم می‌توانیم از این توضیحات معلمان بهره ببریم و برای هر درس مطابق با نیاز آن، وقت صرف کنیم. البته با توجه به میزان علاقه و توانمندی‌های ما این زمان تغییر می‌کند اما برای برنامه‌ریزی اولیه راه‌گشا است.

خوب است که در این راستا عوامل حواس‌پرتی را از خود دور کنید و اهمال‌کاری نکنید. اگر زمان مطالعه درس خاصی برایتان کافی نبود با کمک تکنیک‌های مدیریت زمان در فرصت‌های خالی موجود داخل برنامه برای آن مبحث خاص، وقت بیشتری صرف کنید.

۴. برنامه خود را توسعه دهید

در برنامه‌ریزی باید ابتدا با قدرت تصمیم گیری خود انتخاب کنید که در طول هفته چه درس‌هایی را بخوانید. در این حالت می‌توانید مدت زمان مطالعه هر درس و همچنین صبح یا عصر خواندن آن را با توجه به تمایلات خود مشخص کنید. اگر روز شلوغی دارید برای یافتن زمان مطالعه باید قدری خلاقیت به خرج دهید. مثلا از زمان‌های بیهوده‌ای نظیر فاصله بین دو کلاس یا ماندن در صف بانک برای یادگیری استفاده کنید.

۵. هدف‌های واقعی انتخاب کنید

اگرچه هدف‌گذاری اهمیت زیادی دارد، نباید دست و پای خودتان را با هدف‌های بیش از حد بزرگ و غیراقعی ببندید. ممکن است هدف بزرگی داشته باشید که تا پایان فصل برای رسیدن به آن تلاش کنید. در این حالت برای دستیابی به آن می‌توانید آن را بشکنید و به هدف‌های روزانه و هفتگی تبدیل کنید تا در پایان مدت مد نظرتان به نقطه اصلی دست یافته باشید.

به‌طور مثال اگر هدفتان این است که در کنکور رتبه خوبی بیاورید باید آن را به هدف‌های درسی کوچک‌تری تبدیل کنید و با برنامه‌ریزی صحیح درسی هر روز گامی کوچک در راستای این هدف مهم خود بردارید.

۶. زمان مطالعه را بخشی از روتین روزانه خود بدانید

در صورتی که مطالعه را بخشی از روتین روزانه خود تلقی کنید به‌مرور انجام این کار برایتان به عادت همیشگی تبدیل می‌شود و دیگر برای شروع آن نیاز به صرف انرژی زیادی ندارید. این نکته همچنین به شما برای مدیریت استرس نیز کمک می‌کند. در واقع به این شیوه شب امتحان با انبوهی از درس‌های نخوانده مواجه نمی‌شوید زیرا هر روز بخشی از مطالب را خوانده‌اید و دیگر دچار اضطراب نمی‌شوید. تمامی متدها در روش‌های مطالعه صحیح نیز به مطالعه روتین و همیشگی اشاره می‌کنند.

برنامه ریزی روزانه چیست

۷. زمان‌های استراحت را برنامه‌ریزی کنید

وقتی می‌‌پرسیم چگونه برنامه ریزی کنیم منظورمان فقط زمان انجام تکالیف درسی نیست و می‌خواهیم فرصت‌های استراحت را نیز به‌درستی صرف کنیم. تحقیقات نشان می‌دهند که بیشتر افراد بالغ می‌توانند تا ۲۰ دقیقه روی موضوعی تمرکز کنند و پس از آن ذهنشان از تمرکز خارج می‌شود. بنابراین باید برای استراحت بین مطالعه برنامه‌های خوبی داشته باشید. برخی از این فعالیت‌های مفید را در زیر معرفی کرده‌ایم.

  • انجام حرکات کششی
  • نوشیدن آب
  • خوردن میان‌وعده
  • راه‌رفتن یا دویدن
  • انجام مدیتیشن یا رفتن به کلاس یوگا
  • شنا کردن

مهم‌ترین نکته برای زمان استراحت این است که به‌طور کلی از فضای درس خارج شوید و اجازه دهید که ذهن شما کمی استراحت کند تا برای یادگیری سریع‌تر و اثربخش‌تر آماده شود.

۸. از تکنیک پومودورو استفاده کنید

پیش از این درباره تکنیک پومودورو صحبت کردیم. این روش یکی از کارآمدترین متدها در برنامه‌ریزی درسی به شما می‌آید و با کمک آن درمی‌یابیم که چگونه برنامه ریزی کنیم. برای اجرای بهتر این متد حتما یک زمان‌سنج (تایمر) داشته باشید. اگر از گوشی موبایل برای این‌کار استفاده می‌کنید مراقب عوامل حواس‌پرتی نظیر انواع پیام‌های موبایل باشید زیرا در ۲۵ دقیقه مطالعه نباید هیچ کاری به غیر از خواندن درس‌ها انجام دهید.

۹. به گروه‌های مطالعاتی بپیوندید

شخص یا گروهی از افراد که مانند شما در حال مطالعه مباحث مشترکی هستند به شما برای برنامه‌ریزی بهتر کمک می‌کنند. وقتی همزمان با هم درس می‌خوانید این امکان را دارید که روند یکدیگر را بررسی کنید و اجازه ندهید که کسی از این فضا خارج شود و این امر باعث افزایش تمرکز در مطالعه شما می‌شود.

۱۰. برنامه ریزی درسی خود را ارزیابی کنید

زیبایی برنامه‌ریزی درسی در این است که می‌توانید آن را به فراخور نیازها و توانایی‌های خود تنظیم کنید. اگر دریافتید که با وجود برنامه همچنان انگیزه کافی برای مطالعه ندارید و برای دستیابی به هدف‌های تحصیلی خود امیدوار نیستید باید برنامه را دوباره ارزیابی کنید و تغییر دهید تا به نتیجه مطلوبتان برسید.

آموزش برنامه ریزی کنکور

سال کنکور یکی از مهم‌ترین موقعیت‌هایی است که باید بدانیم چگونه درس بخوانیم تا نتیجه بگیریم زیرا رقابت بسیار سنگین است و فقط افرادی به موفقیت می‌رسند که برنامه و اراده خوبی داشته باشند. قبل از هر چیز لازم است از منابع کنکور آگاه شوید و بودجه‌بندی کنکور سال جاری را داشته باشید. در این مرحله به یاد داشته باشید که برنامه‌ریزی سالیانه فقط وقت و انرژی شما را می‌گیرد زیرا پیش‌بینی یک سال کامل امکان‌پذیر نیست و ممکن است طی این سال تغییرات زیادی رخ دهند که برنامه را دستخوش تغییر کنند. برنامه‌ریزی روزانه نیز لازم است اما اگر فقط به همان اکتفا کنید فرصت مطالعه بعضی از مطالب را از دست می‌دهید.

بنابراین بهترین کار این است که برنامه هفتگی و ماهیانه داشته باشید و تلاش کنید که با افزایش تمرکز در مطالعه برنامه‌های خود را پیش ببرید. مطمئن باشید که اگر این برنامه را منعطف، دقیق و هدفمند بچینید و دریابید که چگونه درس بخوانید تا یادتان نرود کنکور موفقی خواهید داد.

انواع برنامه ریزی زمانی

می‌توانید در دوره‌های زمانی مختلف برای خود برنامه‌ریزی کنید اما هرکدام این برهه‌های زمانی روش برنامه‌ریزی خاصی خودش را دارد. در ادامه به انواع برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی و ماهانه و سالانه می‌پردازیم.

آموزش برنامه‌ریزی روزانه

برای این‌که برنامه ریزی روزانه اثربخشی داشته باشید باید مراحلی را طی کنید. در ادامه به این مراحل اشاره می‌کنیم تا با طی کردن آن‌ها هر روز وظایفتان را انجام دهید و به اهداف بلندمدت خود برسید.

۱. همه چیز را یادداشت کنید

روی کاغذ تمامی فعالیت‌های شخصی و کاری پیش‌رویتان را بنویسید تا دریابید که در یک هفته عادی باید به چه کارهایی بپردازید. به جای این‌که افکارتان را تغییر دهید یا به نوعی سازماندهی کنید از روش بارش فکری بهره ببرید. در این مرحله از نوشتن هیچ کاری را از قلم نیندازید. مثلا اگر هر روز باید صبحانه آماده کنید یا ظرف بشویید این‌ها را نیز بنویسید.

۲. اولویت‌ها را شناسایی کنید

پس از آن‌که کل فعالیت‌های روز را یادداشت کردید از میان این فهرست موارد مهم‌تر و فوری‌تر را شناسایی کنید. می‌توانید از یک خودکار رنگی یا هایلایتر برای جداسازی این وظایف استفاده کنید. رنگی کردن وظایف به شما برای تصویر سازی ذهنی آن‌ها کمک می‌کند و به‌سرعت درمی‌یابید که برای انجامشان به چه چیزهایی نیاز دارید. به‌طور مثال در میان فرایندهای پیش‌رو، یک تماس تلفنی مهم دارید. در این حالت ذهن شما آن موقعیت را تصور می‌کند و در طول روز خود را برای انجام این کار آماده می‌کنید. برای شناسایی بهتر این موارد می‌توانید کارهای شخصی با اولویت بالا را رنگ خاصی کنید و فعالیت‌های مهم محیط کارتان را با رنگ دیگری مشخص کنید.

اولویت بندی در برنامه ریزی

۳. دفعات را مشخص کنید

گاهی برای تکمیل کاری بزرگ باید در چند مرحله بخش‌هایی از آن را انجام دهیم. برای درک بهتر این‌که چگونه برنامه ریزی کنیم باید پس از نوشتن آن فعالیت در داخل برنامه، تعداد دفعات انجام آن را مشخص کنیم. فرض کنید در برنامه روزانه خود خواندن درس فیزیک را یادداشت می‌کنید اما مباحث آن برایتان سنگین است و ترجیح می‌دهید در ۳ بازه زمانی به مطالعه بپرازید. در این حالت جلوی این فعالیت خود عدد ۳ را درج کنید.

۴. کارهای مشابه را دسته بندی کنید

اگر در طول روز فرایندهای مشابهی دارید برای افزایش اثربخش برنامه همه آن‌ها را در یک دسته قرار دهید. به‌طور مثال «نوشتن پاسخ ایمیل»، «یادداشت خلاصه جلسه» و «پیام دادن به همکار» همگی می‌توانند در دسته‌بندی «نوشتن» قرار بگیرند و طی مدتی که برای این فرایند در نظر گرفته‌اید به این سه فعالیت و کارهای مشابه آن‌ها بپردازید. این کار باعث افزایش بهره وری شما می‌شود زیرا در این زمان مشخص بدون تغییر مکان یا نیاز به ابزاری متفاوت به انجام فرایندهای آن دسته‌بندی خاص می‌پردازید.

۵. وظایف را بهینه کنید

برنامه هفتگی خود را نگاه کنید و دریابید که آیا امکان بهینه کردن فعالیت‌ها وجود دارد یا خیر. به‌طور مثال اگر داخل برنامه، خرید هفتگی را گنجانده‌اید به‌جای خرید حضوری به شیوه آنلاین وسایل مورد نیازتان را تهیه کنید. همچنین می‌توانید با استفاده از مهارت مدیریت زمان برخی از کارها را برونسپاری کنید یا از داخل برنامه حذف کنید تا با کیفیت بالاتری به انجام فرایندهای دیگرتان بپردازید.

۶. روزتان را بخش‌بندی کنید

به‌جا این‌که برای ساعت به ساعت خود برنامه بریزید روز را به بخش‌های مختلفی نظیر صبح، ظهر، شب، عصر و... تقسیم کنید و فعالیت‌ها را به این بخش‌ها اختصاص دهید. این روش بخش‌بندی روز کمک می‌کند که اگر فرایندی بیش از حد انتظارتان به طول انجامید همچنان به برنامه خود پایبند بمانید.

۷. انعطاف‌پذیر باشید

برنامه ریزی روزانه را در دوره‌های زمانی کوتاه انجام دهید و کمی بعد با توجه به شرایط، آن را به‌روزرسانی کنید. ممکن است برای رسیدن به روتین روزانه درست، مدتی زمان بگذارید تا دریابید که چه عادت‌هایی دارید و این عادت‌ها تا چه حد روی برنامه شما تاثیر می‌گذارند.

آموزش برنامه‌ریزی هفتگی

بسیاری از افراد در حین برنامه‌ریزی هفتگی می‌پرسند که چگونه برنامه ریزی کنیم تا کارها انباشته نشوند و در پایان هفته به وظایف شخصی و حرفه‌ای خود برسیم. در ادامه به این سوال پاسخ می‌دهیم.

۱. هدف هفتگی خود را مشخص کنید

برای شروع، سه هدف اصلی هفته خود را مشخص کنید. این هدف‌ها می‌توانند ساده باشند. مثلا در نظر می‌گیرید که تا پایان هفته چهار ساعت کتاب بخوانید. همچنین می‌توانید هدف‌های خاص‌تری برای خود تعرف کنید. مثلا پروژه‌ای را به اتمام برسانید یا خانه‌تکانی کنید. این سه هدف غیرقابل مذاکره هستند یعنی تحت هر شرایطی حتی اگر عجیب‌تری اتفاقات رخ دهند باید به این هدف‌هایتان برسید.

۲. زمان کار را مشخص کنید

برنامه هفتگی شما باید به گونه‌ای باشد که در آن انجام وظایف، تفریح و حتی حضور در جمع دوستان و خانواده را لحاظ کنید. اگر تمام روز را به انجام فرایندهای کاری اختصاص دهید برنامه اثربخشی ننوشته‌اید. در این راستا بهتر است چند ساعت از روز را برای کار کردن در نظر بگیرید و بقیه را به کارهای متفرقه بپردازید. این مسئله برای افرادی که دورکاری می‌کنند اهمیت بیشتری دارد زیرا این افراد محدودیت زمانی ندارند و اگر به اصول مدیریت زمان پایبند نباشند تمام روز را درگیر کار هستند و نمی‌توانند به فعالیت‌های دیگری بپردازند. از این رو همواره احساس خستگی می‌کنند.

۳. فهرست را روی کاغذ بیاورید

همان‌طور که در بخش برنامه‌ریزی روزانه به آن اشاره کردیم برای برنامه‌ریزی صحیح باید کارهای آتی را روی کاغذ و در قالب چک لیست بیاورید. برنامه‌ریزی ذهنی برای انجام کارهای کوچک و ساعتی مناسب است اما برای زمان‌های طولانی‌تر باید از روی نوشته‌ها نگاه کنید تا از مسیر هدف‌هایتان خارج نشوید. در این راستا همه‌ چیز را بنویسید و از خودتان ایراد نگیرید زیرا در این مرحله صرفا هدف این است که چک‌لیست شما کامل باشد و چیزی را فراموش نکرده باشید.

۴. اولویت بندی کنید

لیست فعلی شما بسیار طویل است برای این‌که در بین انجام کارها نظمی برقرار کنید و یکی‌یکی به آن‌ها برسید ابتدا به اولویت‌بندی آن‌ها بپردازید. اولویت‌بندی به ذهن شما این پیام را می‌رساند که انجام برخی کارها واجب است و باید تحت هر شرایطی انجامشان دهید. مثلا اگر در یکی از روزهای هفته باید سخنرانی عمومی انجام دهید یادگیری و تمرین متن سخنرانی در اولویت بالایی قرار دارد و تحت هر شرایطی باید فرصتی برای انجام آن بیابید.

۵. برنامه هفتگی را پر کنید

حال که تمام فعالیت‌های پیش‌رو را شناسایی کردید و دریافتید که کدام یک از آن‌ها اولویت بیشتری دارند وقت آن است که نوشته‌ها را مرتب کنید و داخل برنامه بنویسید. این برنامه می‌تواند کاغذی یا داخل اپلیکیشن باشد. در این حالت ابتدا فعالیت‌های با اولویت بالاتر را در برنامه بگنجانید و کار را از فرایندی شروع کنید که اهمیت انجام آن از تمام کارهای دیگر بیشتر باشد.

برنامه ریزی هفتگی

۶. کارهای اضافه را به هفته بعد انتقال دهید

وقتی برای اولین بار برنامه می‌ریزیم و نمی‌دانیم چگونه برنامه ریزی کنیم احتمالا با کمبود وقت مواجه شویم. در این حالت باید کارهای با اولویت پایین‌تر را به هفته بعد انتقال دهیم. حتی اگر هفته بعدی سرمان شلوغ است می‌توانیم این فعالیت‌ها را در برنامه دو هفته آینده قرار دهیم. به‌طور مثال در هفته شلوغی به سر می‌برید و باید پروژه مهمی را تا پایان هفته به اتمام برسانید. در این حالت به خاطر می‌آورید که برای بررسی سالیانه دندان‌هایتان باید به دندان‌پزشکی مراجعه کنید. با توجه به کمبود زمانی که با آن روبه‌رو هستید اگر دندان درد ندارید نوبت خود را قدری جابه‌جا کنید و هفته بعد انجامش دهید.

آموزش برنامه‌ریزی ماهانه

برخی افراد می‌پرسند که چگونه برنامه ریزی کنیم تا به تمام اهداف خود در یک ماه دست یابیم. در ادامه متدهایی را معرفی می‌کنیم تا برنامه‌ریزی ماهانه مناسبی برای خود بچینید و مطابق با آن به تمامی وظایف خود برسید.

۱. چک لیست برنامه روزانه را تکمیل کنید

پیش از هر چیز به یاد داشته باشید که برای داشتن برنامه‌ صحیح ماهانه باید برای هر روز خود نیز برنامه داشته باشید و با تیک زدن وظایف داخل چک‌لیست روزانه به برنامه‌های ماهانه خود برسید. این کار زمان زیادی نیاز ندارد اما اگر انجامش دهید در کل فرایند روزانه شما تغییرات زیادی ایجاد می‌کند.

۲. چک لیست هفتگی را کامل کنید

علاوه بر برنامه روزانه برای این‌که اثربخشی برنامه ماهانه خود را افزایش دهید باید برنامه هفتگی نیز داشته باشید. پس از تکمیل فهرست کارهای ۴ هفته، برنامه ماهانه نیز به‌طور کامل اجرا خواهد شد. اگر می‌بینید که برنامه‌ریزی هفتگی زمان زیادی می‌گیرد در دو روز مختلف به نوشتن برنامه هفته و ماه خود مشغول شوید.

۳. تفکرات خود را روی کاغذ بیاورید

در گام بعدی برای این‌که برنامه ماهانه مناسبی داشته باشید تمامی کارهای موجود را روی کاغذ بیاورید. این کار روشی مشابه بارش فکری است که طی آن تمام وظایف مهم در طول ماه را روی کاغذ می‌آورید و ذهن خود را تخلیه می‌کنید.

۴. تقویم ماه را پر کنید

در این مرحله کافی است یک دفتر سررسید بردارید و برنامه‌های مهم هر روز را تا پایان ماه یادداشت کنید. این برنامه‌ها می‌توانند تاریخ تحویل پروژه، رفتن به مهمانی، آزمون‌های مدرسه و... باشند. می‌توانید موارد موجود در این برنامه ماهیانه را در داخل برنامه هفتگی و روزانه خود نیز بگنجانید.

برنامه ریزی ماهانه

۵. فعالیت‌های مرتبط را اضافه کنید

پس از آن‌که اتفاقات مهم ماه را یادداشت کردید وقت آن است که کارهای مرتبط با آن‌ها را نیز به این فهرست اضافه کنید. به‌طور مثال اگر به جشن تولد دعوت شده‌اید برای روز قبل آن «خرید کادو» را اضافه کنید. یا اگر یک روز امتحان مهمی دارید برای چند روز قبل آن مطالعه مطالب آن امتحان را بگنجانید تا بتوانید با روش‌های مطالعه صحیح آزمون موفقی داشته باشید.

در کنار این موارد یکی از بهترین روش‌ها برای ساخت عادت‌های جدید استفاده از برنامه‌های ماهانه است زیرا ۳۰ روز کامل فرصت دارید که عادتی را از بین ببرید یا به وجود بیاورید. به این منظور خوب است که کار خاصی را برای هر روز ماه یادداشت کنید و پس از انجام آن در برنامه تیک بزنید. پس از این مدت خواهید دید که عادت جدیدی پیدا کرده‌اید. به‌طور مثال اگر برای یادگیری زبان انگلیسی هر روز نیم‌ساعت وقت بگذارید پس از یک ماه این کار به روتین همیشگی شما تبدیل می‌شود.

آموزش برنامه‌ریزی سالانه

برنامه‌ریزی سالیانه یعنی اهداف بلندمدت را به برنامه‌های عملیاتی کوتاه‌مدت تبدیل کنید و در طول سال جاری به انجام آن‌ها مشغول باشید. برای این‌که بدانیم در این حالت چگونه برنامه ریزی کنیم باید نگاهی به برنامه‌های گذشته و عملکرد خود داشته باشیم و نقشه راه مشخصی برای آینده ترسیم کنیم.

در این نوع برنامه‌ریزی باید تعادل مناسبی میان جاه‌طلبی و هدف‌های نزدیک ایجاد کنید تا هدف‌هایتان زیادی سخت یا زیادی آسان نباشند. گفتنی است که به غیر از برنامه‌ریزی برای کنکور در مواقع دیگر نیازی به برنامه‌ریزی سالیانه نیست و بیشترین کاربرد این نوع از طرح‌ریزی‌ها در سازمان‌ها است. از این رو در ادامه گام‌های برنامه‌ریزی سالانه سازمان‌ها را مرور می‌کنیم.

۱. عملکرد سازمان را تحلیل کنید و فرصت‌های موجود را بیابید

پیش از هدف‌گذاری سالیانه باید عملکرد فعلی، بازاریابی و موقعیت رقبای سازمانتان را تجزیه و تحلیل کنید تا دریابید که در حال حاضر در چه نقطه‌ای قرار دارید. برای اجرای این گام می‌توانید از ابزارهایی نظیر SWOT، ابزار تحلیل رقبا (Competitive Analysis)، تحلیل PESTLE یا هر ابزار دیگری استفاده کنید.

هرچه موقعیت فعلی سازمان را بهتر درک کنیم بهتر درمی‌یابیم که برای آن چگونه برنامه ریزی کنیم. در این راستا باید مدیران، کارمندان، مشتریان و تامین کنندگان را ارزیابی کنیم.

۲. استراتژی خود را مشخص کنید

داده‌هایی که در گام اول به دست آوردید در گام دوم به شما کمک می‌کنند تا الگوی مناسبی برای سال آینده سازمان خود بیابید. در این موقعیت باید درک روشنی از اهداف سازمان داشته باشید و بدانید که سال آینده در چنین زمانی سازمان شما می‌خواهد به چه نقطه‌ای برسد. برای رسیدن به این درک روشن به همراه تیم خود به پرسش‌های زیر پاسخ دهید.

  • می‌خواهیم کدام مشکل فعلی سازمان را حل کنیم؟
  • اهداف استراتژیک ما چیست و چطور می‌توانیم میزان موفقیت خود را در این راستا بسنجیم؟
  • نوآوری‌های استراتژیک ما چه هستند و چگونه آن‌ها را در اولویت سازمان قرار می‌دهیم؟
  • شاخص های کلیدی عملکردی چه هستند و چطور مي‌توانیم بهره‌وری را افزایش بدهیم؟
  • ریسک‌های احتمالی چه هستند و چطور می‌توانیم آن‌ها را کاهش دهیم؟
  • به چه منابعی نیاز داریم و چطور آن‌ها را تخصیص بدهیم؟

پاسخ به این سوالات به ما کمک می‌کند که دریابیم چگونه برنامه ریزی کنیم.

برنامه ریزی سالیانه

۳. برنامه سالانه را تدوین کنید

اکنون باید جزئیات استراتژی را از دل آن بیرون بکشید و راه رسیدن به هدف‌ها را مشخص کنید. این کار شبیه کشیدن نقشه‌ای اصولی است که اگر تمام افراد سازمان مطابق آن پیش بروند سال آینده به هدف تعیین شده دست می‌یابید. برنامه‌ریزی سالانه شما باید شامل موارد زیر باشد.

  • حوزه‌های متمرکز: تعیین بخش‌های خاصی از سازمان که باید آن‌ها را بهبود دهید.
  • اهداف: نتیجه مشخصی که پس از پیاده‌سازی برنامه‌ها قصد دارید به آن‌ها برسید.
  • اندازه‌گیری‌ها: بررسی KPI برای این‌که میزان بهره‌وری در سازمان را بسنجید.
  • عملیات: کارها یا پروژه‌های خاصی که در راستای رسیدن به هدف‌ها انجام می‌دهید.
  • اجراکنندگان: افراد یا گروه‌هایی که مسئولیت اجرای فرایندها را برعهده دارند.
  • تاریخ‌ها: زمان‌های خاص، مهلت‌ها و نقاط عطفی که در طول سال باید مشخص شوند. به‌طور مثال در حین برنامه‌ریزی باید به تعطیلات نوروز توجه کنید.
  • بودجه: منابع را متناسب با اهداف تخصیص دهید.

۴. هماهنگی مناسبی با اعضای گروه ایجاد کنید

مدیران وظیفه دارند که راه رسیدن به اهداف را به‌وسیله تصمیم گیری استراتژیک خود مشخص کنند اما این، اعضای گروه هستند که باید این برنامه را پیاده‌سازی کنند و از این رو هماهنگی با آن‌ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. در این راستا می‌توانید با کمک برنامه ریزی عصبی کلامی (NLP) برای تمامی افراد درگیر پروژه به شکلی واضح توضیح دهید که از آن‌ها چه می‌خواهید و با انجام این فرایند کل سازمان به چه نقطه‌ای می‌رسد.

۵. برنامه را مطابق شرایط تنظیم کنید

واقعیت این است که دوران برنامه‌های ثابت گذشته است زیرا همواره عوامل درونی یا بیرونی وجود دارند که برنامه را دست‌خوش تغییر می‌کنند و برای این‌که بدانیم چگونه برنامه ریزی کنیم باید با این عوامل کنار بیاییم و همواره خود را به‌روز نگه داریم. در ادامه به گام‌های ضروری برای کنترل برنامه و تنظیمات مجدد آن اشاره می‌کنیم.

  • سیستمی را برای بررسی میزان پیشرفت سازمان راه‌اندازی کنید.
  • جلسه‌هایی متداول برای مرور روند کار برگزار کنید.
  • مقیاس‌های اصلی را برای سنجش شرایط بررسی کنید.

برنامه ریزی مالی

یکی از مهم‌ترین کارایی‌های برنامه‌ریزی این است که مدیریت مالی شخصی ما را بهبود دهند. گاهی که با کمبود بودجه مواجه می‌شویم از خود می‌پرسیم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا درآمدمان متناسب با هزینه‌هایمان باشد. در ادامه به گام‌های ضروری برای برنامه‌ریزی مالی اشاره می‌کنیم تا با کمک آن‌ها مدیریت مالی خود را برعهده بگیرید و علاوه بر خرج مناسب، پس‌انداز هم داشته باشید.

۱. اهداف مالی تعیین کنید

اگر هدف مالی مشخصی داشته باشید برنامه‌ریزی‌های حساب‌شده‌ای خواهید داشت. مثلا در نظر بگیرید که با درآمد فعلی پس از مدتی می‌توانید چه چیزی برای خود تهیه کنید. این هدف می‌تواند خرید ماشین، خانه یا رفتن به مسافرت باشد. بعد اهداف خود را از کوتاه‌مدت به بلندمدت تغییر دهید. مثلا از خودتان سوال کنید که با توجه به درآمد فعلی چگونه برنامه ریزی کنیم که تا ۵ سال بعد، کار خاصی را انجام دهیم. سپس این بازه را تا ۱۰ و ۲۰ سال نیز بالا ببرید. داشتن این هدف‌ها، برنامه‌ریزی مالی و انجام گام‌های بعد را ساده‌تر می‌کند.

۲. مقدار پول خود را در نظر بگیرید

در این مرحله کل درآمد خود را محاسبه کنید. به‌طور مثال اگر از فروشگاه اینترنتی و کار ثابت خود مبالغ مجزایی دریافت می‌کنید هر دوی آن‌ها را با هم جمع بزنید و به عنوان درآمد کل ماهانه در نظر بگیرید. سپس هزینه‌های خود را برآورد کنید تا دریابید که چه مقدار از این درآمد شما خرج هزینه‌هایتان می‌شود. در حالت ایده‌آل باید بتوانید ۵۰ درصد را به هزینه‌های جاری، ۳۰ درصد را به خریدهای دلخواه و ۲۰ درصد درآمد را به پس‌انداز اختصاص دهید.

۳. برای مواقع اضطراری پولی داشته باشید

برای این‌که بدانیم چگونه برنامه ریزی کنیم ابتدا باید از جنبه‌های مختلفی به شرایط مالی خود بیندیشیم و برای روز مبادا نیز مبلغی را کنار بگذاریم. در ابتدا می‌توانید مبالغ ناچیزی را کنار بگذارید و به‌مرور این مقدار را افزایش دهید.

۴. از بدهی‌های با سود بالا دوری کنید

گاهی برای تامین پول نیاز است که وامی دریافت کنید یا از دیگران پول قرض کنید. در این حالت مراقب باشید که بازپرداخت این وام‌ها بهره زیادی نداشته باشند و بتونید خیلی زود مبالغ قرض خود را تسویه کنید. در غیر این صورت برای برنامه‌ریزی‌های مالی آینده خود با مشکل مواجه می‌شوید.

برنامه ریزی مالی

۵. برای بازنشستگی برامه داشته باشید

اگر از افراد قدیمی درباره برنامه‌ریزی ملی سوال کنید خواهند گفت که برای روزهای پیری و بازنشستگی خود پولی ذخیره کنید. استفاده از انواع بیمه می‌تواند روش مناسبی باشد. درست است که در حال حاضر کسر این مبالغ بیمه از درآمدها برایتان سنگین است اما در آینده از مقرری مناسبی بهره‌مند می‌شوید.

۶. منابع درآمدی خود را افزایش دهید

با توجه به افزایش تورم و نیازهای شما گاهی درآمد فعلی کافی نیست. بنابراین تا پیش از آن‌که هزینه‌ها از درآمدها بیشتر شوند به دنبال راهی برای افزایش منابع درآمدی خود باشید. افرادی که می‌پرسند چگونه برنامه ریزی کنیم تا به مشکلات مالی دچار نشویم باید روی استعدادهای پنهانشان کار کنند تا منابع مالی خود را افزایش دهند. مثلا ممکن است این افراد در کنار شغلی اصلی خود به نقاشی نیز درآمد داشته باشند. در صورتی که برای پرورش آن وقت بگذارند می‌توانند از اهنرشان نیز کسب درآمد کنند.

۷. پول را به سرمایه تبدیل کنید

اگر مبالغی را جمع‌آوری کردید در تلاش باشید که این پول‌ها را به سرمایه‌ای سودده تبدیل کنید. به‌طور مثال ملکی را بخرید و اجاره دهید یا در بورس سهام مناسبی تهیه کنید.

روش های برنامه ریزی استراتژیک

برنامه‌ریزی استراتژیک حاصل تفکر استراتژیک و تصمیم گیری استراتژیک است و معمولا افرادی نظیر مدیران و رهبران به این نوع خاص از مهارت‌ها نیاز دارند. به‌طور مثال کارمندان سازمان از مدیر خود سوال می‌کنند که چگونه برنامه ریزی کنیم تا سازمان به اهدافش برسد و مدیر با استفاده از مدل‌های مختلف برنامه‌ریزی استراتژیک برنامه‌ای مناسب در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد. امروزه متدهای زیادی برای انجام این کار وجود دارند و استفاده از آن‌ها بسیار مفید است. در این بخش به معرفی برخی از کاربردی‌ترین متدهای آن می‌پردازیم.

روش برنامه ریزی استراتژیک ابتدایی

این استراتژی برای کسب و کارهای نوپا به کار می‌رود. به همین علت مدیران استات آپ‌ها و سازمان‌های کوچک معمولا از آن استفاده می‌کنند. در این روش برنامه‌ریزی نیازی به دانش عمیق درباره استراتژی‌های برنامه‌ریزی ندارید. تمرکز اصلی این روش روی توسعه تجارت از جنبه‌های مختلف است. بسته به آن‌که هدف اصلی شما چه چیزی باشد استراتژی‌های ساده مختلفی پیش رویتان قرار دارند. یکی از ویژگی‌های بسیار خوب این روش در این است که به شما برای رصد فرایندهای تجاری کمک می‌کند. در واقع پس از برنامه‌ریزی استراتژیک درمی‌یابید که سازمان تا چه حد به آن برنامه وفادار بوده است و اگر در قسمت‌هایی از آن خارج شده بود برخی مسائل را اصلاح می‌کنید.

روش برنامه ریزی استراتژیک بر پایه اهداف

سازمان‌هایی که در روش قبلی به آن‌ها اشاره کردیم پس از مدتی که پیشرفت می‌کنند به برنامه‌ریزی‌های استراتژیک هدفمند روی می‌آورند. این مدل بیشتر برای تجارت‌هایی کاربرد دارد که می‌خواهند از روش‌های پیچیده برای پیاده‌سازی برنامه‌های خود استفاده کنند.

برنامه ریزی استراتژیک مدیران

نظریه تغییر (TOC)

این نوع استراتژی برای سازمان‌هایی است که اهداف بسیار بزرگی دارند. برای دستیابی به نتایج این نوع استراتژی باید مدیران در جواب کارمندان که می‌پرسند چگونه برنامه ریزی کنیم پاسخ‌هایی شفاف ارائه دهند تا هیچ کدام از اعضا از مسیر این هدف بزرگ خارج نشوند.

متدهای بی‌شماری برای برنامه‌ریزی استراتژیک وجود دارند و مدیران هر سازمان باید با توجه به وسعت کار و منابع موجود بهترین برنامه‌ریزی‌های استراتژیک را برای کل مجموعه خود انجام دهند.

سنجش برنامه

سنجه‌هایی وجود دارند که اثربخشی برنامه‌ها را مشخص می‌کنند و به کمک آن‌ها یاد می‌گیریم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا به نتیجه مطلوبی برسیم. در ادامه به برخی نکات در این زمینه اشاره می‌کنیم.

ساختن عادت نیاز به زمان دارد

پیش از آن‌که نوع برنامه‌ریزی خود را زیر سوال ببرید حداقل چند هفته آن را اجرا کنید زیرا ساختن عادت‌های جدید و پایبندی به آن نیاز به زمان دارد و ممکن است در ابتدا برای اجرای برنامه دچار چالش‌های زیادی شوید. اما پس از مدتی بهترین روش برای پیاده‌سازی این برنامه‌ها را می‌یابید.

به برنامه بازگردید

هر چقدر هم که عوامل درونی را برای پایبندی به برنامه کنترل کنید گاهی عوامل بیرونی شرایط را تغییر می‌دهند. به‌طور مثال در حین مطالعه اگر کسی شما را صدا زد برای افزایش تمرکز در مطالعه به او توضیح دهید که کمی دیرتر به سراغش می‌روید یا خواندن آن مبحث را با انجام کار دیگری در برنامه جایگزین کنید.

آزادی عمل داشته باشید

اگر از برنامه دور افتادید و یک یا دو روز را به انجام امور متفرقه پرداختید بدون عذاب وجدان دوباره به برنامه بازگردید و اجازه ندهید عوامل بیرونی روی اعتماد به نفس شما تاثیر منفی بگذارند. هر چه بیشتر کارهای عقب‌افتاده را تکمیل کنید بیشتر اعتماد به نفس می‌گیرید و می‌توانید برنامه‌های شجاعانه‌تری بنویسید.

اگر به موارد بالا عمل کنید و همواره در مسیر هدف‌هایتان بمانید کمی بعد به این هدف‌ها می‌رسید و این مسئله نشان‌دهنده اثربخش بودن برنامه‌هایتان است.

اشتباهات رایج در برنامه ریزی

بسیاری از افراد هرگز به برنامه‌هایشان پایبند نیستند و اندکی پس از برنامه‌ریزی آن را کنار می‌گذارند. این اتفاق بسیار رایج است و اگر تکرار شود ممکن است به عزت نفس شما ضربه وارد کند زیرا با هر بار انجام ین کار در وجودتا این عمل را بد می‌دانید و به‌مرور از خود ناامید می‌شوید. برای این‌که از بروز این اتفاقات جلوگیری کنید خوب است که با اشتباهات رایج در برنامه‌ریزی و نحوه رفع آن‌ها آشنا باشید. در ادامه به برخی از این خطاهای برنامه‌ریزی اشاره می‌کنیم.

برنامه بیش از حد سنگین

گاهی برنامه‌ای برای خودتان می‌نویسید و این برنامه بسیار منطق است به‌طوری که باکمی تلاش و نظم شخصی می‌توانید به تمام وظایف داخل آن رسیدگی کنید اما ناگهان شخص یا اشخاصی از شما درخواست می‌کنند که به آن‌ها در انجام امور دیگری کمک کنید. حال اگر مهارت نه گفتن را نداشته باشید برنامه منطقی خود را تبدیل به برنامه‌ای پرحجم می‌کنید که رسیدن به انجام تمام کارهای درون آن تقریبا غیرممکن است و این مسئله به‌شدت آسیب‌زننده است.

برنامه فشرده

اگر برنامه را طوری تنظیم کنید که برای تمام دقایق روز کاری داشته باشید با بروز مشکل در یکی از فرایندها کل برنامه بهم می‌خورد و دچار دلسردی می‌شوید. برنامه بیش از حد فشرده آزادی عمل شما را می‌گیرد و با وجود آن ممکن است حجم بالایی از اضطراب را تجربه کنید. برای جلوگیری از این خطا در برنامه‌ریزی بین برنامه‌هایتان زمان‌های خالی در نظر بگیرید تا اگر به هر علتی نتوانستید برخی از آن‌ها را انجام دهید این فرصت را داشته باشید که در آن زمان خالی تکمیلشان کنید. همچنین وجود این زمان‌ها باعث کاهش استرس شما در حین انجام کارهای مهم می‌شود.

عدم تفریح و تخلیه ذهنی

وقتی می‌پرسیم چگونه برنامه ریزی کنیم منظورمان فقط انجام فعالیت‌های حرفه‌ای نیست و باید زمانی را به تخلیه ذهنی و تفریح اختصاص دهیم. یکی از بهترین روش‌ها این است که با کمک ذهن آگاهی یاد بگیریم که در لحظه حضور داشته باشیم. انجام چند دقیقه مدیتیشن در طول روز باعث افزایش بهره‌وری می‌شود و پس از آن‌ می‌توانیم با قدرت بیشتری به انجام امور بعدی خود بپردازیم. برنامه‌هایی که در آن‌ها هیچ تفریح و استراحتی لحاظ نمی‌شوند کارایی لازم را ندارند.

عدم مراقبت از خود

مراقبت از خود اهمیت بسیار زیادی دارد. بعضی‌ها در برنامه‌هایشان هیچ فضایی را برای این مسئله در نظر نمی‌گیرند و از انجام کارهای همیشگی در طول هفته خسته و پریشان شده‌اند. برای برخی افراد رسیدگی به خود، نوعی اتلاف وقت به حساب می‌آید در حالی که مطالعه کتاب متفرقه، ورزش کردن و... همگی باعث افزایش انگیزه شما برای انجام فعالیت‌های مهم دیگرتان می‌شوند.

اشتباهات رایج در برنامه ریزی

ترس از ناتوانی

بعضی از مردم برنامه را می‌نویسند اما برای انجام کارهای داخل آن دلهره دارند به همین علت ترجیح می‌دهند که به انجام این امور پایبند نباشند و با خود روبه‌رو نشوند. در حالی که تمامی کارهای پیچیده را می‌توانید به فرایندهای کوچک‌تری تقسیم کنید و با پشتکار خود به آن‌ها برسید. یکی از موانع مهم در این راستا کمال گرایی است که اگر با آن درگیر شوید برنامه‌هایتان همگی پر از نقص و اشتباه خواهند بود. بنابراین در حین برنامه‌ریزی به توانایی و پتانسیل خودتان توجه کنید و شجاعت کافی برای انجام آن‌ها را داشته باشید.

جمع بندی

در این مطلب از مجله فرادرس دریافتیم که چگونه برنامه ریزی کنیم تا نتیجه بگیریم و به هدف‌هایمان برسیم. در این بخش انواع برنامه‌ریزی روزانه، هفتگی، ماهانه و سالیانه را آموختیم و تفاوت آن‌ها را از هم مشخص کردیم. همچنین یاد دادیم که چگونه برای مطالعه درس‌ها و امتحان کنکور برنامه بچینید. در نهایت نیز اشتباهات رایج برنامه‌ریزی را مرور کردیم تا در تله‌های این‌چنینی گرفتار نشوید و همواره به انجام فعالیت‌های داخل برنامه خود پایبند بمانید.

سوالات متداول درباره این که چگونه برنامه ریزی کنیم

در ادامه به برخی از سوالات مربوط به نحوه برنامه‌ریزی پاسخ می‌دهیم.

بزرگ‌ترین اشتباه در برنامه‌ریزی چیست؟

اشتباهات رایجی در برنامه‌ریزی وجود دارند که بسیاری از افراد مرتکب این اشتباهات می‌شوند اما شایع‌ترین خطا این است که افراد برنامه‌ای زیادی سنگین یا زیادی سبک برای خود در نظر بگیرند.

برنامه‌ریزی سالیانه مناسب چه افرادی است؟

برنامه‌ریزی سالیانه معمولا مناسب سازمان‌ها است و در برنامه‌های شخصی بهتر است که از برنامه‌های روزانه، هفتگی و ماهانه استفاده شود. البته اهداف شخصی می‌توانند طولانی‌تر از این زمان باشند اما بهتر است که برنامه‌ها با توجه به تغییرات دوره‌ای تنظیم شوند.

بر اساس رای ۲ نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.
منابع:
indeedvu.educascadenerdwallettheoldenchapters
نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *