چک لیست چیست؟ + مراحل ساخت چک لیست موثر و کاربردی

۵۸۷۲ بازدید
آخرین به‌روزرسانی: ۲۱ شهریور ۱۴۰۲
زمان مطالعه: ۲۸ دقیقه
چک لیست چیست؟ + مراحل ساخت چک لیست موثر و کاربردی

به یاد آوردن تمام وظایف روزانه و انجام همه آن‌ها با کیفیتی مطلوب گاهی امکان‌پذیر نیست و برای موفقیت در این امر باید با تکنیک های مدیریت زمان آشنا باشید. یکی از این تکنیک‌ها استفاده از چک لیست است. در این مطلب توضیح می‌دهیم که چک لیست چیست و مزایای آن را در سازمان‌، مدرسه، سفر و زندگی می‌سنجیم. همچنین بهترین کتاب‌ها و اپلیکیشن‌های این حوزه را معرفی می‌کنیم و با ارائه مثال و نمونه‌های مختلف می‌آموزیم که برای روزها و هفته‌ها و ماه‌های پیش رو چک لیست خوبی طراحی کنیم.

فهرست مطالب این نوشته
997696

چک لیست چیست؟

«چک لیست» (Checklist) مجموعه‌ای از گام‌ها است که برای مدیریت کارهای تکراری و فرایندهای متداوم ایجاد شده است. در چک لیست معمولا گام‌های انجام یک فرایند به ترتیب اولویت نوشته می‌شوند و شخص پس از انجام هرکدام از آن‌ها روبه‌رویشان علامت تیک می‌زند و به سراغ گام بعدی می‌رود.

بسیاری از افراد فهرست کارها (to-do list) را با چک لیست یکی می‌دانند. در حالی که این دو به طور کامل با یکدیگر فرق دارند. فرق اصلی فهرست کارها با چک لیست در این است که در فهرست کارها به سوال «چه کارهایی» (What) پاسخ می‌دهیم و در چک لیست به سوال «چگونگی انجام کار» (How). به طور مثال ما برای پخت کیک از هر دوی این متدها استفاده می‌کنیم. ابتدا با استفاده از فهرست کارها مواد لازم را آماده می‌کنیم و سپس به کمک چک لیست به صورت گام به گام مراحل پخت کیک را پیش می‌رویم.

چک لیست‌ها انواع مختلفی دارند اما همگی آن‌ها هدف مشترکی را دنبال می‌کنند. هدف این است که شما را از انجام تمام کارهای مهم مطمئن کنند و مهارت مدیریت زمان را در شما بپرورانند. این چک لیست‌ها تضمین می‌کنند که هیچ پروژه یا فرایندی به علت فراموشی انجام آن، ناتمام نمانده است زیرا تمام کارها در یک جا و براساس میزان اولویتشان گردآوری و سازماندهی شده‌اند.

چک لیست چیست

کاربرد چک لیست

چک‌لیست‌ها در هر فرایندی کاربرد دارند زیرا هر کاری مراحل ریز و درشتی دارد و وجود فهرستی از این فعالیت‌ها به شما در رسیدن به نتایج مطلوب یاری می‌دهد. در ادامه به برخی از موقعیت‌هایی که وجود چک لیست به نفع شماست اشاره کرده‌ایم.

  • کارهایی که باید مطابق سفارش دیگران انجام دهید.
  • وقتی به مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازید.
  • وظایفی دارید که دارای مجموعه‌ای از گام‌ها هستند و تکمیل همگی این گام‌ها اهمیت زیادی دارد.
  • موقعیت‌هایی که فعالیت‌های شما روی سلامت و ایمنی دیگران تاثیر می‌گذارد. به طور مثال در اتاق عمل همواره چک لیست وجود دارد زیرا حتی جاافتادن کوچک‌ترین فرایند می‌تواند جان بیمار را به خطر بیندازد.
  • هنگام آزمودن فرایندی خاص. به طور مثال در فرایندهای آزمایشگاهی در حین بررسی واکنش‌های ماده‌ای مشخص، از چک لیست استفاده می‌کنند تا تمامی فرضیه‌های ممکن را آزموده باشند.
    تهیه چک لیست
  • وقتی به دنبال ریشه اصلی مشکل می‌گردید استفاده از چک لیست اثربخش خواهد بود زیرا می‌توانید تمامی احتمالات را یادداشت کنید و با تحقیقات خود به درست‌ترین نتیجه برسید.
  • وقتی به تجزیه و تحلیل و شناسایی فرایندی می‌پردازید.
  • هنگام دسته‌بندی اطلاعاتی که برای تجزیه و تحلیل‌های آتی به آن‌ها نیاز دارید.

چک لیست ابتدایی چیست؟

بسیاری از چک لیست‌ها مربوط به امور تخصصی هستند و طراحی‌هایشان از قبل انجام شده است. اگر برای فعالیت‌های روزانه خودتان چک لیست ساده‌ای بسازید در واقع چک لیستی ابتدایی طراحی کرده‌اید که به شما در پیشبرد کارهایتان کمک شایانی خواهد کرد. اگر احساس می‌کنید که به چک لیست نیاز دارید یعنی در جای درستی هستید. ساخت چک لیست به ظاهر کار ساده‌ای است اما برای انجام این کار باید روابط میان فعالیت‌ها را بیابید و هدف‌های کوچک و قابل اندازه‌گیری برای انجام هرکدام از کارهای داخل لیست داشته باشید. در صورتی که تمامی فعالیت‌های موجود در این چک لیست ابتدایی را اجرا کنید و روبه‌روی هرکدام از آن‌ها تیک بزنید اعتماد به نفس لازم را برای داشتن چک لیست تخصصی‌تر پیدا می‌کنید و فعالیت‌های زندگی و کاری آینده را حرفه‌ای‌تر می‌چینید.

فهرست کارهای هفتگی

در ساخت چک لیست ابتدایی لازم است ۶ گام زیر را طی کنید.

۱. اشتباهات سهوی را شناسایی کنید

یافتن علت‌های شکست، اولین گامی است که در ساخت چک لیست باید بردارید. به طور مثال مشکلات مالی بیشتر سازمان‌ها اطلاعات غلط موجود در بخش حسابداری است. مثال دیگر این است که بسیاری از دانش‌آموزان در حین مطالعه کتاب درسی به شکل‌های آن توجه نمی‌کنند و همواره در آزمون‌ها نمره رسم شکل یا پرکردن جاهای خالی مربوط به آن را از دست می‌دهند. بنابراین در هر فرایندی ممکن است اشتباهات سهوی وجود داشته باشد و برای این‌که چک لیست هدفمندی داشته باشید باید ابتدا این مشکلات را شناسایی و حذف کنید.

2. به دنبال ورودی‌های بیشتر بگردید

هم‌زمان با شما بسیاری از افراد کارهایی مشابه انجام می‌دهند و مسلما آن‌ها نیز روش‌هایی برای رفع مشکلات پیش رو داشته‌اند. اگر با این گروه از افراد در ارتباط هستید حتما از آن‌ها مشورت بگیرید. به طور مثال اگر اولین سالی است که به تدریس دانش‌آموزان می‌پردازید به صحبت‌های معلمان باسابقه گوش بدهید. مسلما مشکلات مشترکی دارید که آن‌ها به تجربه راه حل این مسائل را یافته‌اند. پس از دریافت ورودی‌های مختلف با کمک تفکر استراتژیک می‌توانید چک لیست بهتری بسازید.

۳. گام‌های ساده‌ای برای انجام کارها تعریف کنید

گام‌های نوشته شده به شما گام بعدی را یادآوری می‌کنند و چون فرایندی پرکار به فرایندهای کوچکی تقسیم شده است انجام آن‌ها دیگر به‌سختی گذشته نیست. برای مثال برای ساخت یک بنر تبلیغاتی ابتدا باید سفارش کارفرما را به دقت بررسی کنید و مطابق روش‌های بازاریابی و متناسب با مخاطب هدف آن کسب و کار بنر را بسازید. در صورتی که جلوی هرکدام از این فعالیت‌ها تیک بزنید حس بهتری برای ادامه کار پیدا می‌کنید.

4. درباره مراحل کار صحبت کنید

این گام برای افرادی است که در گروه یا سازمان فعالیت می‌کنند و برای فعالیت‌های روزانه انفرادی کاربردی ندارد. در این حالت معمولا باید جلسات کوتاهی برگزار کنید و مراحل انجام فرایند را برای اعضای گروه توضیح دهید. بسیاری از مدیران از این گام به شدت استقبال می‌کنند زیرا وقتی درباره آن به دیگران اطلاع می‌دهید سوءبرداشت‌ها از بین می‌روند و بسیاری از مشکلات احتمالی جدی آینده در همان جلسه برطرف می‌شوند.

۵. چک لیست را بسنجید

حال که می‌دانید چک لیست چیست در این مرحله می‌توانید آن را اجرا کنید. با توجه به این‌که این اولین چک لیست شماست باید انتظار برخی ایرادها را داشته باشید. در مواجهه با این ایرادها، آن‌ها را یادداشت کنید و به کارتان ادامه دهید. برای مثال اگر برای انجام یک آزمایش شیمی، ۲ ساعت زمان در نظر گرفته‌اید اما در حین انجام آن زمان بیشتری نیاز داشتید این کمبود زمان را یادداشت کنید تا در چک لیست‌های بعدی زمان‌بندی بهتری داشته باشید. اما کار را به هیچ وجه متوقف نکنید و تا پایان آن را ادامه دهید.

تیک زدن کارها

6. چک لیست را بهبود دهید

بر اساس سنجشی که در مرحله قبل انجام دادید چک لیست خود را بهبود دهید. بهبود چک لیست در نهایت به بهبود کیفیت عملکرد شما می‌انجامد و می‌توانید در زمینه‌های مختلف به تخصص برسید.

طراحی چک لیست

طراحی چک لیست حرفه‌ای برای سازمان‌ها یا موقعیت‌های مهم زندگی کمی پیچیده‌تر از چک لیست ابتدایی است. از این‌رو گام‌های متفاوتی دارد. در صورتی که چند بار به روش چک لیست ابتدایی کارها را پیش برده باشید در مواجهه با فرایندهای پیچیده‌تر می‌توانید به شیوه زیر عمل کنید. در ادامه خواهید دید که مراحل ساخت این چک لیست چیست.

گام اول: بارش فکری

روی کاغذ، برنامه Word، ساخت چک لیست در اکسل، نوشن (Notion) یا هر محیط نوشتاری دیگر شروع به نوشتن فعالیت‌های آتی کنید. به هیچ عنوان آن‌ها را دسته‌بندی نکنید و برایشان زمانی در نظر نگیرید زیرا این رفتارها ذهن را محدود می‌کند و در این بین ممکن است برخی از فرایندها را فراموش کنید.

صرفا با بارش فکری هر فعالیتی به ذهنتان خطور می‌کند در خطی مجزا بنویسید. به طور مثال بدون هیچ نظمی تماس با مطب دندان‌پزشکی برای نوبت گرفتن در یک خط جای دارد و ویرایش عکس خط دیگر این برنامه را پر می‌کند. تنها نکته‌ مهم در این مرحله خالی کردن ذهن و نوشتن کل فعالیت‌ها است.

گام دوم: سازماندهی و اولویت بندی

پس از بارش فکری وقت آن است که فعالیت‌ها را به تفکیک دسته‌ها یا زمان انجام آن‌ها مشخص کنید. به طور مثال کارهای مربوط به پروژه دانشگاه را در گروه کارهای دانشگاهی قرار دهید یا برای تمامی کارها بازه‌های زمانی روزانه، هفتگی یا ماهانه تعیین کنید. این دسته‌بندی می‌تواند براساس افراد مرتبط با آن‌کارها صورت بگیرد. مثلا اگر فرزندی دارید که باید او را به کلاس ورزش ببرید و هرشب تکالیفش را بررسی کنید هر دوی این فعالیت‌ها در دسته کارهای مربوط به او قرار می‌گیرند.

پس از دسته‌بندی، لازم است اولویت هرکدام از این دسته‌ها را مشخص کنید. می‌توانید به آن‌ها رتبه «B»، «A» و «C» دهید. آن‌هایی که در دسته «A» قرار می‌گیرند بیشترین اولویت و فوریت را برای انجام خواهند داشت، دسته‌بندی «B» مربوط به فعالیت‌هایی است که مهم هستند اما فوریت کمتری دارند و دسته «C» کارهایی هستند که باید در آینده انجام شوند اما فوریت ندارند.

گیف چک لیست

فرض کنید که در حال ساخت چک لیستی برای جابه‌جایی محل زندگی خود هستید و می‌دانید که در منزل جدید باید سیم‌کشی برق را تغییر دهید. واضح است که یافتن برقکار در دسته «A» قرار دارد و علاوه‌بر اهمیت بالا دارای فوریت است. دسته‌بندی «B» به هماهنگی برای انتقال وسایل به منزل جدید مربوط است. این کار اهمیت زیادی دارد اما با توجه به مشکل برق خانه فوریت آن زیاد نیست. در نهایت تماس با همسایگان قدیمی و اعلام آدرس جدید در دسته کارهای «C» است که باید انجام شود اما فوریتی ندارد.

اولویت‌بندی‌ها براساس موقعیت هر فرد تغییر می‌کنند و هیچ درست و غلطی نمی‌توانیم برایشان تعریف کنیم. تنها نکته‌ای که در این مرحله اهمیت زیادی دارد این است که مهم‌ترین و فوری‌ترین فرایند را در راس امور خود قرار دهید.

گام سوم: انتقال به فهرست اصلی

پس از سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها، آن‌ها را در چک لیست حقیقی خود وارد کنید. برای این کار باید کارهای امکان‌پذیر و دارای اولویت را در لیست بنویسید و ساعت یا روز مدنظرتان برای اتمام آن را مشخص کنید. به طور مثال «تماس با همکار در ساعت ۱۰ صبح برای یادآوری انجام فرایند مربوطه» تعریف دقیقی از موارد داخل چک لیست است.

گام چهارم: بررسی کارهای انجام شده

پس از انتقال کارها به فهرست، فرایند اجرای آن‌ها آغاز می‌شود و باید پس از اتمام هرکدام به بررسی کیفیت اجرای آن بپردازید. وقتی کارهای انجام شده را از لیست خط می‌زنید یا تیک انجام آن‌ها را در لیست وارد می‌کنید این حرکت انگیزه شما را برای ادامه کار افزایش می‌دهد. همچنین درمی‌یابید که تا به الان کدام کارها صورت گرفته است و کدام موارد را باید انجام دهید.

گام پنجم: افزودن کارهای جدید

در حالت ایده‌آل پس از انجام کارهای داخل لیست کار دیگری باقی نمی ماند اما معمولا و در دنیای واقعی این اتفاق رخ نمی‌دهد و همواره کارهای دیگری وجود دارند که باید انجامشان دهید. در این مواقع کافی است کارهای جدید را به انتهای چک لیست خود اضافه کنید و پس از پایان کار تیک بزنید.

چک لیست گام به گام

تمرین ساخت چک لیست

چک لیست اگر به درستی طراحی شود به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند. اما اگر بی‌کیفیت باشد باعث بروز اختلال در عملکردتان خواهد شد. در ادامه به راه‌هایی اشاره می‌کنیم که استفاده از آن‌ها به شما در ایجاد چک‌لیستی درست اطمینان می‌دهند و به کمک آن‌ها می‌توانید زمان روزانه خود را مدیریت کنید.

۱. فرایندهای ناکارآمد را مرور کنید

بسیاری از فهرست‌هایی که در گذشته ساخته بودید دارای مشکلاتی بودند که شما را از ادامه اجرای کار منصرف می‌کردند. برای داشتن فهرستی بدون ایراد دریابید که مسائل قبلی چه بودند و با روش‌های حل مسئله آن‌ها را برطرف کنید.

۲. از دیگران بخواهید که چک لیست شما را بررسی کنند

وقتی برای مدتی طولانی به فهرست ساخته شده نگاه می‌کنید به نظرتان درست می‌آید. در این حالت دیگران راحت‌تر از شما ایرادهای موجود را پیدا می‌کنند و در داشتن چک لیستی بی‌نقص کمکتان خواهند کرد. آن‌ها همچنین پس از دیدن فهرست، فرایندهای جامانده را نیز یادآوری می‌کنند.

3. هر فرایند را به صورت اجرایی تعریف کنید

نکته اصلی چک لیست این است که با استفاده از آن فرایندهای اصلی انجام هر کاری را شناسایی می‌کنید. استفاده از کلمات اجرایی به شما شجاعت انجام آن کارها را می‌دهد. به طور مثال به جای نوشتن «رفتن به کلاس ورزش» بنویسید «امروز به کلاس ورزش برو».

مدیریت زمان با چک لیست

۴. فرایندهای ناکارآمد را اصلاح کنید

هیچ فهرستی ایده‌آل نیست و ممکن است برخی از کارهای موجود در چک‌لیست قابلیت اجرا نداشته باشند. دریابید که چه عواملی مانع از اجرای این فرایندها بودند و پس از اصلاح آن‌ها و حذف مورد قبلی، فرایند درست را در فهرست یادداشت کنید.

مزایای استفاده از چک لیست

استفاده از چک لیست روشی بسیار مناسب برای مدیریت زمان است. در ادامه به برخی دیگر از فواید این فهرست می‌پردازیم.

  • سازماندهی: با استفاده از چک لیست تمامی مراحل انجام یک کار را به یاد می‌آورید و هیچ کدام از بخش‌های آن را فراموش نمی کنید. اثربخشی این چک لیست‌ها زمانی بیشتر به چشم می‌آیند که فرایندهای فعلی را با فرایندهای قبلی و بدون وجود چک لیست مقایسه می‌کنید.
  • افزایش انگیزه: با اتمام هر فعالیت و زدن تیک تایید آن، انگیزه شما برای ادامه کارها افزایش می‌یابد. در واقع وقتی هرکدام از این کارها را به اتمام می‌رسانید به موفقیتی هرچند کوچک دست پیدا می‌کنید اکه این موفقیت روحیه شما را در بالاترین سطح نگه می‌دارد و از اهمال‌کاری دور می‌کند.
  • افزایش بهره‌وری: وقتی مطابق چک لیست پیش می‌روید بهره‌وری شما افزایش می‌یابد و با خطاهای کمتری روبه‌رو می‌شوید.
  • افزایش خلاقیت: هنگامی که چک لیست را می‌نویسید ذهن شما فعال می‌شود و نوآوری بیشتری در انجام کارها به خرج می‌دهید. وقتی کارهای فوری را در اسرع وقت انجام می‌دهید دیگر درگیر موقعیت‌های حساس و کمبود زمان نمی‌شوید و اتفاقا فرصت بیشتری برای تفکر دارید که همین امر شما را به خلاقیت سوق می‌دهد.
  • حذف کارها: پس از تهیه لیستی از کارها و تعیین اولویت آن‌ها اعتماد به نفس بیشتری برای حذف کارهای غیرضروری خواهید داشت و برخی از امور را برونسپاری می‌کنید. تشخیص کارهای قابل حذف یا قابل برونسپاری اهمیت زیادی دارد که با روش تهیه چک لیست به بهترین نحو انجام می‌شود.
چک لیست کارها

انواع چک لیست

هر جا که فرایندی چند مرحله‌ای وجود دارد چک لیست کاربردی است. به همین علت انواع چک لیست ساخته شده‌اند که هرکس با توجه به نوع کار خود می‌تواند از آن‌ها استفاده کند. به طور مثال چک لیست سئو برای افرادی که در حوزه دیجیتال مارکتینگ فعالیت می‌کنند اهمیت زیادی دارد زیرا با استفاده از آن روند پیشرفت سایت‌ها را بررسی می‌کنند و به بهینه‌سازی آن‌ها می‌پردازند.

همچنین در محیط‌هایی که ایمنی و سلامت انسان‌ها در خطر است وجود چک لیست اهمیت ویژه‌ای دارد زیرا فراموشی حتی یک فعالیت کوچک ممکن است جان انسان یا انسان‌هایی را به خطر بیندازد. این مسئله در حفظ ایمنی ساختمان‌های در حین ساختن، اتاق‌های جراحی، محیط‌های آزمایشگاهی و... بسیار بارز است. در ادامه به برخی از دیگر انواع چک لیست می‌پردازیم.

چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان

در محیط کار چک لیست به مجموعه‌ای از سوالات مرتبط با سیستم‌های مدیریت کیفیت و فرایند مستندسازی سازمان گفته می‌شود. در واقع در شرکت‌ها استفاده از چک لیست‌ روشی است که به شما اجازه ارزیابی عملکرد کارکنان و فرایندهای در حال انجام را می‌دهد. علاوه بر سیستمی کردن فرایندها یکی از مزایای چک لیست این است که تمامی کارهای انجام شده با وجود آن ثبت و ضبط می‌شوند و همواره می‌توانید به آن‌ها استناد کنید. در ادامه به انواع چک لیست در محیط‌های سازمانی اشاره می‌کنیم.

  • چک لیست آموزشی: هر سازمانی که قصد رشد و ترقی دارد باید از این چک لیست برای افزایش دانش کارمندان خود استفاده کند. اشتغال در هر حرفه‌ای نیاز به پرورش مهارت‌های مربوط به همان حرفه را دارد و داشتن چک لیست آموزشی به به‌روزرسانی علم و مهارت کارمندان کمک می‌کند و همواره سازمان را در مسیر رشد نگه می‌دارد.
  • چک لیست هماهنگی: در کارهای گروهی معمولا از چک لیست هماهنگی استفاده می‌کنند و تمرکز اصلی روی تنظیم فعالیت‌ها به شیوه‌ای درست و تخصیص آن به افراد مربوطه است. در گروه‌های کوچک ممکن است اثربخشی این چک لیست‌ها به چشم نیاید اما در گروه‌های بزرگ و پروژه‌های عظیم از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است.
  • چک لیست رفع مشکلات: این چک لیست منظم به شما در بررسی امور و تخمین مشکلات آتی کمک می‌کند و می‌توانید با استفاده از آن پیش از بروز مشکلات شرایط را برای بهبود تغییر دهید.
  • چک لیست صحت سنجی مراحل: این نوع فهرست بیشترین کاربرد را در سازمان‌ها دارد. معمولا از آن برای دسته‌بندی مراحل در راستای افزایش اثربخشی اجرای آن‌ها استفاده می‌شود.
    چک لیست سازمانی
  • چک لیست وظایف: همان‌طور که از نام آن مشخص است این چک لیست به دسته‌بندی وظایفی می‌پردازد که باید انجام شوند و شباهت زیادی به چک لیست انجام کارها دارد. این نوع فهرست ممکن است فقط برای یک کارمند خاص تعریف شود یا برای کل گروه آن را تنظیم کنند.
  • چک لیست وظایف خدمات: در چک لیست قبلی گفتیم که برخی وظایف فقط برای شخص خاصی تعریف می‌شوند. نیروهای خدماتی سازمان‌ها نیز معمولا چنین لیستی را دریافت می‌کنند و روزانه پس از انجام هرکدام از موارد، روبه‌روی آن فعالیت تیک می‌زنند. گاهی بررسی کارهای انجام شده توسط شخص دیگری صورت می‌گیرد تا کیفیت عملکرد آن‌ها را کنترل کند و در صورت لزوم درخواست دوباره‌کاری دهد.

مزایای استفاده از چک لیست در سازمان ها

استفاده از چک لیست به نظر ساده است اما اثربخشی آن در مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری بسیار چشمگیر است. در بسیاری از کتاب های مدیریت زمان به اهمیت چک لیست پرداخته‌اند. انواع مدل‌های چک لیست می‌توانند به شما در ساخت عادت‌های مناسب کمک کنند. با توجه به انواع چک لیست‌هایی که در سازمان‌ها تعریف می‌شوند در ادامه به برخی از مزایای استفاد از آن‌ها می‌پردازیم:

  • باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند.
  • انگیزه کارمندان را بالا می‌برد.
  • خلاقیت ایجاد می‌کند.
  • به سازماندهی امور و حفظ نظم سازمان کمک می‌کند.
  • برونسپاری کارها را ساده‌تر می‌کند.
  • خطاهای متداول را به کمترین حد می‌رساند.
  • حذف داده‌های اضافه را ساده‌سازی می‌کند.
  • سازمان را در مسیر اهداف نگه می دارد.
  • می‌توانید از فرم‌های پیشین و فعلی برای بررسی میزان پیشرفت انجام کارها استفاده کنید.
کار گروهی

مثال های چک لیست سازمانی

فرقی نمی‌کند که شرکت شما کوچک، متوسط یا بزرگ باشد. شما می‌توانید از چک لیست در هر سازمانی استفاده کنید. به طور مثال از چک لیست در کارخانه مواد غذایی برای کنترل خط تولید محصولات استفاده می‌کنند. همچنین می‌توانید با کمک آن برای هرکدام از فرایندهای تولید، کدگذاری کنید و جنبه‌های مختلف محصول را براساس کدهای تعیین شده بسنجید. این کار در تولیدات بعدی و برای رفع باگ‌های تولید محصول کارایی بسیاری دارد. به این ترتیب در صورت بروز مشکل لازم نیست به بررسی تک تک بخش‌های آن بپردازید و فقط کافی است به کد بخش مربوطه مراجعه کنید و با تغییر روند تولید آن بخش، کل محصول را بهبود دهید.

چک لیست معلم چیست؟

معلم‌ها و استادان معمولا در ابتدای سال یا ترم تحصیلی با حجم زیادی از فعالیت‌ها در داخل و خارج از کلاس روبه‌رو می‌شوند که انجام تمامی آن‌ها مهم است و فراموشی هرکدام برایشان دغدغه‌هایی را به همراه می‌آورد. از این‌رو داشتن چک لیست، مخصوصا برای این قشر جامعه بسیار ضروری و کاربردی است. در صورتی که به تدریس مشغول هستید بدون استرس می‌توانید از چک لیست زیر برای انجام فرایندهای تدریس خود استفاده کنید و از انباشته شدن کارها جلوگیری کنید.

ساخت محیط کلاس

کلید موفقیت شما در کلاس درس این است که محیط یادگیری مثبتی برای دانش‌آموزان یا دانشجویان خود بسازید. برخی از اقداماتی که می‌توانید در راستای ایجاد این محیط انجام دهید این است که به طور مثال میز خود را در جایی قرار دهید که تمامی دانش‌آموزان را به‌راحتی ببینید. همچنین خوب است که از تکنولوژی‌های موجود در کلاس برای افزایش هوش هیجانی شاگردان بهره ببرید.

چک لیست کلاس درس

اقدامات پیش از شروع کلاس

به عنوان معلم یا استاد باید از قبل به مطالب آموزشی اشراف پیدا کنید. در صورتی که شما نیز همراه شاگردان برای اولین بار با موضوعی مواجه شوید به احتمال زیاد مضطرب می‌شوید و برای کنترل جو کلاس به مشکل برمی‌خورید. برای رفع این مسئله حتما از روز قبل روی مطالب درستی تمرکز کنید، برای سوالات احتمالی دانش‌آموزان پاسخ‌هایی علمی و درست بیابید و دریابید که کدام یک از بخش‌های درس جدید ممکن است برای شاگردان چالش ایجاد کند. در این حالت روش‌های تدریس مختلفی را از قبل در ذهن مرور کنید تا در صورت لزوم از آن‌ها برای تفهیم بهتر مطالب به دانش‌آموزان بهره بگیرید. ازجمله اقدامات دیگری که باید پیش از ورود به کلاس انجام دهید انتخاب لباس است. لباس شما در عین سادگی باید آراسته باشد بنابراین از روز قبل آن را آماده کنید تا روز بعد درگیر مشکلاتی از این قبیل نشوید.

اقدامات کلاسی

درسی که امروز به دانش‌آموز یاد می‌دهید نیاز به تمرین و تکرار دارد. شما هفته‌های محدودی در اختیار دارید و باید مطمئن شوید که مطالب درسی شما در ذهن دانش‌آموزان به خوبی جا افتاده است. مهم‌ترین اقدام در شروع سال تحصیلی این است که تقویمی بردارید، روزهای حضور در کلاس، تعطیلی‌ها و یکی دو اتفاق غیرمنتظره را در نظر بگیرید و سپس با حذف این زمان‌ها برنامه‌ای منطقی برای تدریس، تمرین و آزمون درست کنید. چک لیست روزانه شما تا آخر سال براساس همین برنامه یا اصطلاحا «طرح درس» پیش می‌رود. می‌توانید در هر کلاسی که دارید مطابق این چک لیست فرایند آموزش خود را تکمیل کنید. به طور مثال در یک روز کاری اگر ۳ کلاس با ۳ گروه از دانش‌آموزان داشته باشید چک لیست شما می‌تواند به شکل جدول زیر ایجاد شود:

پایه کلاسفعالیت
هفتمتدریس فصل ۳ - پرسش فصل ۲\Box
هشتمآزمون فصل ۲ - حل تمرین فصل ۳\Box
نهمتدریس فصل اول ریاضی نهم\Box

چک لیست روزانه

یکی از سوالات متداول این است که چطور چک لیستی هدفمند و کارآمد تهیه کنیم تا در پایان روز از روند خود احساس رضایت داشته باشیم. در این بخش ما به ۶ نمونه از چک لیست‌های روزانه می‌پردازیم که می‌توانید هرکدام از آن‌ها را با توجه به عادت‌های خود انتخاب کنید و منطبق بر عادت‌های رفتاری خود تغییر دهید و با شکستن کارهای بزرگ به فرایندهای کوچک آن‌ها را تکمیل کنید.

۱. فعالیت‌های ورزشی

ورزش صبحگاهی لازم نیست به سنگینی ورزش در باشگاه باشد. همین که ۱۰ دقیقه پیاده‌روی داشته باشید یا در حد ۵ الی ۷ دقیقه نرمش کنید برای شروع روز کافی است. این فعالیت‌های به ظاهر ساده بدن شما را از خمودی خارج می‌کنند و گردش خون را سرعت می‌بخشند. «تونی رابینز» (Tony Robbins) یکی از افرادی است که هر روز به این برنامه عمل می‌کند و در ابتدای صبح برای چند دقیقه در استخر خانه‌اش به شنا مشغول می‌شود.

۲. خوردن غذایی سالم

غذا در ابتدای روز به بدن شما انرژی لازم برای فعالیت می‌دهد و به شیوه‌ای متفاوت از ورزش، ذهن را بیدار می‌کند. پس از آن‌که از خواب برخاستید باید کمی غذا بخورید و اگر این غذا از سلامت کافی برخوردار باشد فواید بیشتری برایتان خواهد داشت. حتی اگر شغل شما به صورتی است که ساعات زیادی از روز را نشسته‌اید باز هم نباید وعده‌های کوچک غذایی را حذف کنید. در چک لیست خود خوردن میان‌وعده‌هایی نظیر میوه و آجیل را قرار دهید تا مقید به خوردن آن‌ها شوید.

3. انجام فعالیت‌های مورد علاقه و بدون بهره‌وری

نیاز به تفریح و استراحت و حتی تنبلی امری طبیعی است. در صورتی که در ابتدای روز بین ۱۰ الی ۲۰ دقیقه را به کارهای مورد علاقه خود اختصاص دهید دیگر در باقی طول روز ذهنتان درگیر آن نمی‌شود. برخی افراد یکی دو فیلم کوتاه نگاه می‌کنند یا به دوستانشان پیام می‌فرستند. این زمان برای شما است و می‌توانید هرکدام از کارهای مورد علاقه خود را انجام دهید. در پایان خواهید دید که با محدود نکردن خود بهره‌وری روزانه را افزایش داده‌اید. برای این‌که از برنامه عقب نمانید حتما این زمان تفریح را در چک لیست بنویسید تا بدون احساس منفی آن را سپری کنید.

چک لیست روزانه

 ۴. زمان شخصی

انجام مدیتیشن، یوگا، حضور در فضایی به دور از هیاهو و سکوتی عمدی برای چند دقیقه همگی ازجمله فعالیت‌هایی هستند که به شما و ذهنتان آرامش می‌دهند و می‌توانید با انرژی بیشتری به انجام بقیه امور روزانه بپردازید. وجود این زمان مشخص در چک لیست از استرس روز می‌کاهد و به شما یادآوری می‌کند که باید به خود استراحتی کوتاه بدهید تا انرژی رفته را بازیابی کنید.

۵. زمان مطالعه

برای این‌که بهره‌وری خود را افزایش دهید باید زمانی را برای مطالعه کتاب یا مقاله‌های مرتبط با کار خود در نظر بگیرید. وقتی برای مدتی کوتاه مطالعه می‌کنید مغز روی تک تک عبارت‌ها متمرکز می‌شود و به راه‌حل‌ها و ایده‌های جدیدی می‌رسید.

۶. استراحت

در صورت امکان در میانه روز چرتی کوتاه بزنید و آن را در چک لیست خود درج کنید. این استراحت به ظاهر کوتاه تاثیر بسیار زیادی بر میزان بهره‌وری شما خواهد داشت. وقتی از کار خسته می‌شوید خودتان را مجبور به ادامه کار نکنید بلکه توقفی کوتاه بدهید و استراحت کنید. نکته مهم در این مرحله توقف همه چیز و استراحت کامل است. در این حالت نباید به کار یا امور دیگر فکر کنید چون فرایند استراحت به درستی شکل نمی‌گیرد و برای ادامه کارها انرژی نخواهید داشت.

چک لیست سفر

در سفر یکی از دغدغه‌های متداول انجام ندادن برخی کارها و جاگذاشتن بعضی وسایل است که هرچقدر هم در زندگی عادی بی‌اهمیت باشند در سفر تبدیل به موضوعاتی حیاتی می‌شوند. مثلا خرید نان در شهر کار بسیار ساده‌ای است اما اگر در ایام نوروز دیروقت به شهر کوچکی برسید یافتن فروشگاهی برای خرید نان امری دشوار است که شما را به دردسر می‌اندازد. بنابراین بسته به نوع سفر، هدف سفر، وسیله نقلیه و مکانی که می‌روید چک لیست متفاوتی خواهید داشت.

بهترین کار این است که از چند روز پیش از سفر لیست خود را تهیه کنید تا در همان روز درگیر این مسائل نشوید. برای این که سفری شاد و مفرح ترتیب دهید باید تصمیم‌های زیادی بگیرید و از میان گزینه‌های موجود انتخاب کنید و بعد براساس این انتخاب‌ها دریابید که مناسب‌ترین چک لیست چیست. با وجود عواملی که در تغییر این چک لیست تاثیرگذار هستند برخی از اقدامان و لوازم در تمامی مسافرت‌ها الزامی هستند.

چک لیست سفر

یکی از مهم‌ترین نکات در سفر انتخاب چمدان یا کیف مسافرتی مناسب است. به نحوی که تمامی وسایل ضروری را بتوانید در آن به راحتی بگذارید. افرادی که با هواپیما سفر می‌کنند همواره باید به وزن وسایل دقت کنند تا مجبور به پرداخت اضافه بار نشوند. در قطار هم قانون‌هایی از این قبیل وجود دارد که بهتر است در این باره به خوبی تحقیق کنید. وسایل متداول دیگری نظیر مسواک، لباس راحتی، لباس مخصوص آب و هوای مقصد، پول، مدرک شناسایی و... را بهتر است روی کاغذ یا نوت گوشی یادداشت کنید و هر بار قبل از خروج از خانه آن‌ها را تیک بزنید. این لیست با توجه به هر نوع سفر تغییرات ریز و درشتی دارد و باید آن را در هر مسافرت به‌روز کنید.

ویژگی‌های چک لیست خوب

اثربخشی چک لیست به عواملی بستگی دارد که در صورت رعایت آن‌ها فرایندها را با بیشترین کیفیت به اتمام می‌رسانید. ویژگی‌هایی که چک لیست شما را به این درجه از کارایی می‌رسانند در زیر آمده‌اند.

  • توجه به جزئیات: جزئیات در چک لیست اهمیت زیادی دارند. برای پوشش تمام اطلاعات مورد نیاز باید جزئیات را در چک لیست شرح دهید. این توضیحات به شما در داشتن عملکردی بهتر کمک می‌کند و در حین انجام فرایند دچار سردرگمی نمی‌شوید. به طور مثال در برخی از دستورهای آشپزی مقدار مواد لازم مشخص نیست و همین موضوع باعث می‌شود طعم نهایی غذای هرکس با دیگری متفاوت باشد. در صورت رخ دادن این مسئله در صنعت یا سازمان‌ها احتمال بروز خسارت‌های کلان وجود دارد.
  • ارزیابی و کنترل: برای این که چک لیست مناسبی داشته باشید ابتدا باید تعاریف و قوانین مربوط به انجام کارها را بدانید تا براساس آن‌ها فرایند را ارزیابی کنید. به طور مثال وقتی در شرکت نیروی کار جدیدی استخدام می‌کنید در همان ابتدا باید او را از قوانین سازمان آگاه کنید. اگر توضیحی ندهید و بعد براساس چک لیست قوانین سازمان او را بسنجید، ارزیابی عملکرد شما صحیح نخواهد بود و چک‌لیست ارزیابی نیز ارزش خود را از دست می‌دهد.
  • دسته‌بندی اطلاعات: برای داشتن چک لیستی اثربخش بهتر است اطلاعات موجود را دسته‌بندی کنید و برای هر فرایندی براساس داده‌های مربوط به آن دریابید که بهترین چک لیست چیست و به ارزیابی و کنترل آن دسته بپردازید.
  • ایجاد الگویی مشخص: معمولا فعالیت‌های سازمانی و حتی زندگی دائم تکرار می‌شوند. در این حالت اگر الگویی مشخص برای چک لیست این قبیل کارها داشته باشید نظم شخصی و سازمانی و همچنین اثربخشی این فهرست را افزایش می‌دهید.

کتاب چک لیست

در حوزه‌های مختلف چک لیست‌‌های متفاوتی وجود دارند. به همین علت بیشتر کتاب‌های چک‌لیست به صورت تخصص به هر کدام از این موضوعات پرداخته‌اند. در ادامه برخی از کتاب‌های عمومی و تخصصی مربوط به چک لیست را معرفی می‌کنیم. شما می‌توانید برای ایجاد نظم شخصی، مدیریت زمان و ایجاد تعادل میان کار و زندگی خود کتاب‌های عمومی‌ را مطالعه کنید و برای انجام فرایندهای کاری به کتا‌ب‌های تخصصی رجوع کنید.

۱. کتاب The Checklist Manifesto

با وجود پیشرفت‌های زیادی که در جهان ایجاد شده است باز هم انسان‌ها در بسیاری از مسائل شکست می‌خورند، هواپیماها سقوط می‌کنند، بیماران به علت خطای انسانی فوت می‌شوند و کارگران ساختمانی به علت نبود ایمنی لازم صدمه می‌بینند. راه‌حل تمام این مشکلات استفاده از ابزاری ساده و کاربردی یعنی چک لیست است. در این اثر «آتول گاواندی» (Atul Gawande) به طور کامل توضیح می‌دهد که چک لیست چیست و در چه مواردی می‌توانید از آن استفاده کنید تا شکست‌های سنگین را تجربه نکنید. او در قالب داستان‌هایی شیرین و ملموس اهمیت استفاده از این ابزار مدیریت زمان را توضیح می‌دهد.

کتاب manifesto

۲. کتاب Read and Do

این کتاب مناسب افرادی است که در رسیدن به اهدافشان دچار مشکل شده‌اند و انگیزه کافی برای انجام کارهای خود ندارند. مطالعه این اثر علاوه بر توسعه فردی به شما این توان را می‌دهد که بلافاصله پس از مطالعه، به انجام کارهای مهم روی بیاورید.

مهم نیست که چه هدفی برای خود در نظر گرفته‌اید زیرا مطالب این کتاب به تمامی هدف‌ها قابل تعمیم است. نویسنده این اثر «جو دایبولر» (Joe Dieboler) ملقب به «کاپیتان جو» (Captain Joe) یکی از پرمخاطب‌ترین خلبانان یوتیوبر است. خلبان‌ها همواره چک لیست پرواز دارند و کاملا مطابق با آن در هر سفر خود عمل می‌کنند. این نویسنده راهی یافته است که چک لیست هواپیما را تبدیل به چک لیستی عمومی کند و آن را به تمامی فرایندهای زندگی تعمیم دهد تا هرکس با پیاده‌سازی نظم شخصی در زندگی در راستای اهداف خود قدم بردارد.

اگر برای تغییر عادت‌هایی نظیر حضور در شبکه‌های اجتماعی به مدت طولانی یا صحبت کردن با موبایل دچار چالش هستید، چک لیستی روزانه و ساده می‌تواند به شما در تغییر این عادت‌ها کمک کند. البته این عمل یک روزه انجام نمی‌شود و لازم است تا مدتی روی این مسئله تمرکز کنید.

در این اثر می‌آموزید که مانند خلبان باسابقه در امور مختلف نظم داشته باشید و پس از مطالعه پشت پرده داستان این نظم به سرعت شروع به اجرای کارها کنید. از جمله مهارت‌هایی که پس از خواندن این کتاب کسب می‌کنید عبارت‌اند از:

  • کار با چک لیست
  • افزایش انگیزه و قدرت
  • افزایش نظم شخصی و اندیشیدن
  • داشتن تفکر مثبت
  • و...
کتاب Read and do

3. کتاب To-Do List Formula

ممکن است جزو افرادی باشید که نمی‌توانند تمامی کارهای موجود در فهرست روزانه انجام دهند یا به خاطر عدم مدیریت کارها دچار کمبود اعتماد به نفس شده‌اند. میلیون‌ها نفر در سراسر دنیا وجود دارند که فهرستی از کارها می‌نویسند و هرگز موفق به انجام آن‌ها نمی‌شوند. هرچقدر هم که در طول روز سخت کار کنید باز هم در پایان روز لیستی از کارهای انجام نشده باقی مانده است.

خبر خوب این‌که رویکردی ساده برای رهایی از این شکست‌ها وجود دارد و آن فرمول فهرست انجام کارها و روشی خالی از استرس برای ساخت این فهرست است. کتاب راهنمای «To-Do List Formula» تنها چیزی است که برای ایجاد سیستم مدیریت وظایف شخصی به آن نیاز دارید.

فهرست عمده‌ترین موضوعاتی که با مطالعه این کتاب می‌آموزید در زیر آمده‌اند:

  • ۸ علت شکست در انجام کارهای روزانه
  • ۱۰ مورد از متداول‌ترین مدل‌های to-d0 list و علت‌ عالی نبودن آن‌ها
  • راهنمای گام به گام ساخت فهرستی عالی برای انجام فرایندها
  • نحوه پیشرفت آرام فهرست کارها
  • مقایسه مزایا و معایب فهرست کارهای کاغذی با مدل آنلاین
  • نحوه کار فهرست و تقویم به صورت هماهنگ
کتاب to-do list Formula

4. کتاب The Checklist Book

این کتاب به مزیت‌های استفاده از چک لیست روزانه می‌پردازد. «الکساندرا فرانزن» (Alexandra Franzen) توضیح می‌دهد که چک لیست یکی از قدیمی‌ترین و اثربخش‌ترین سیستم‌های افزایش بهره‌وری و استراتژی‌های مدیریت زمان است و نوشتن چک لیست روزانه به شما در برنامه‌ریزی درست و ماندن در مسیر اهدافتان کمک می‌کند.

این کتاب مناسب افرادی است که زمان کافی برای انجام کارهایشان ندارند و از حجم زیاد این کارها به ستوه آمده‌اند. یافتن کارهای با اولویت بالا، دوری از عوامل ایجاد حواس پرتی و خوشحالی از رسیدن به فعالیت‌های هرچند کوچک ازجمله موضوعاتی است که نویسنده در این اثر به آن می‌پردازد. علاوه بر این‌ها مطالب زیر را نیز می‌توانید در این کتاب مطالعه کنید:

  • تاریخچه چک لیست و علت اثربخشی آن تا به امروز
  • دلیل علمی موفقیت این فهرست
  • نحوه ساخت چک‌لیست روزانه و کارهای غیرمتداول
کتاب the checklist book

5. کتاب The Leader's Checklist

با مطالعه این کتاب ۱۰ گام ساده، قابل تمرین و اثربخش را برای پرورش قدرت رهبری خود می‌آموزید. اگر سازمان، مدرسه، تیم فروش، گروهی از افراد یا حتی یک خانه را رهبری می‌کنید اطلاعات موجود در این کتاب برایتان سودمند است و به شما برای پیشرفت در این زمینه کمک خواهد کرد. این کتاب در ۱۰ فصل ارائه شده است که سرفصل‌های آن عبارت‌اند از:

  1. فرایند توسعه برنامه‌ای برای رشد فردی
  2. رسیدن به دیدگاه جدید
  3. ساخت تیم رویایی
  4. برگزاری جلسات مداوم با اعضای گروه
  5. پایه‌گذاری فرهنگ یادگیری
  6. شناسایی ارزش اصلی
  7. تعیین اهداف سالیانه
  8. دانستن حقایق
  9. پایه‌ریزی برنامه مالی
  10. متمرکز ماندن روی اولویت‌ها
کتاب Leaders checklist

6. کتاب The Investment Checklist

در کسب و کار با توجه به رقابت زیادی که وجود دارد هر حرکتی می‌تواند به ضرر یا به سود شما تمام شود. بنابراین باید حرفه‌ای عمل کنید. بسیاری از افراد جنبه‌های مختلف موضوع را در نظر نمی‌گیرند و با نگاهی ناقص به موضوعات شروع به تصمیم‌گیری برای سرمایه‌گذاری می‌کنند. واقعیت این است که اگر براساس احساسات خود به سرمایه‌گذاری‌های مالی بپردازید به احتمال زیاد با شکست مواجه می‌شوید.

کتاب چک لیست سرمایه‌گذاری برای راهنمایی شما طراحی شده است تا برای تصمیم‌گیری‌ها و سرمایه‌گذاری‌ روی ایده‌های مختلف عمیق‌تر تحقیق کنید و کسب‌و کار و گروه خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. هدف اصلی این اثر کمک به شما برای اجرای اصولی استراتژی‌های کسب و کار با استفاده از چک‌لیست است. در هر فصل از این اثر به نمایشی از جزئیات نحوه و مکان یافتن اطلاعات ضروری می‌پردازد که این اطلاعات به پرسش‌های مالی در زمینه فرصت‌های سرمایه‌گذاری پاسخ می‌دهند.

کتاب investment checklist

7. کتاب The Patient's Checklist

گاهی افراد تا حدی بیمار می‌شوند که نیاز است در بیمارستان بستری شوند. این کتاب به چک لیست‌هایی مهم و ضروری برای بیماران اشاره می‌کند که استفاده از آن‌ها به بهتر شدن شرایط بیماری این افراد کمک شایانی می‌کند. در سیستم بیمارستان‌های امروزی معمولا مجموعه‌ای از دستورات پزشکی به بیماران اعلام می‌شود یا به صورت بنر در محیط بیمارستان به چشم می‌خورند. در دوران حضور در بیمارستان بهتر است تمامی موارد مهم را مطابق دستور پزشکان رعایت کنید و پیش از انجام هرکدام از دستورات، آن را در چک لیست خود بیابید و بعد از انجام فرایند تیک بزنید. استفاده از این کتاب برای افرادی که به صورت دوره‌ای باید بستری شوند سودمند است.

کتاب the patients checklist

8. کتاب KPI Checklists

این اثر مخصوص افرادی است که ویژگی‌های زیر را دارند:

  • باید شاخص‌های کلیدی عملکرد جدیدی برای سازمان خود ایجاد کنند.
  • قصد دارند که KPI را افزایش دهند.
  • نیاز به کمک برای اجرای سیستمی قابل اندازه‌گیری دارند.
کتاب KPI checklist

اگر شما نیز در یکی از این گروه‌ها قرار دارید مطالعه این کتاب با وجود توضیحات کاربردی مختصر و چک‌لیست‌های مرتبط برایتان اثربخشی زیادی خواهد داشت. برخی از مزیت‌های مطالعه این اثر در زیر آمده‌اند.

  • دوری از دام‌های استراتژی در حین انتخاب KPIها
  • تبدیل سریع استراتژی به حالت قابل اندازه‌گیری
  • تصمیم‌گیری برای حذف برخی از مراحل
  • اجرای مراحل، گزارش‌ها و داشبوردها
  • و...

در این کتاب بیش از ۵۰ چک‌لیست کاربردی به صورت مرحله‌به‌مرحله وجود دارند. این اثر همچنین دارای لینک‌هایی است که با ورود به آن‌ها می‌توانید تمپلیت‌های مختلفی را به صورت رایگان دانلود کنید و از آن‌ها برای چک لیست شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده کنید.

9. کتاب The Author's Checklist

در حوزه تخصصی نویسندگی معمولا ناشران و ویراستاران ایرادهایی مشابه از نوشته‌ها می‌گیرند و آن‌ها را رد می‌کنند. «الیزابت کرشت» (Elizabeth K. Kracht) با توجه به این مسئله با ارائه مثال‌های متعدد تمامی این ایرادها را توضیح داده است و چک لیستی در اختیار نویسندگان گذاشته است تا از خطاهای تکراری اجتناب کنند و مدام از طرف ناشر یا ویراستار تذکر نگیرند.

در صورتی که در این حوزه فعالیت می‌کنید این کتاب حتی می‌تواند به شما در ویرایش نوشته‌های فارسی نیز کمک کند.

کتاب the author's checklist

نرم افزار چک لیست

گاهی اوقات در جلسات گروهی ترجیح می‌دهیم پشت صندلی مخفی شویم تا کسی ما را نبیند زیرا در لحظه متوجه می‌شویم که انجام کار مهمی را از یاد برده‌ایم. وظایف بی‌شماری وجود دارند که باید در طول روز انجام دهیم و وجود چک لیستی ساده می‌تواند ما را از سردرگمی و خطر فراموشی این کارها نجات دهد. در این بخش می‌خواهیم به معرفی بهترین اپلیکیشن‌های مخصوص چک لیست بپردازیم که استفاده از آن‌ها راحت است و برای ساخت آن‌ها نیاز به صرف زمان زیادی نداریم. با توجه به این‌که نوشتن چک لیست روی کاغذ کاری بسیار زمان‌بر است، برخی افراد از انجام آن اجتناب می‌کنند. در این حالت بهترین کار استفاده از ابزارهایی است که فرایند ساخت چک لیست را برایتان انجام می‌دهند. برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

  1. نرم‌افزار Al Writing
  2. نرم افزار Graphic Design
  3. نرم افزار Infographic Maker

این نرم افزارها هرکدام به ساخت بخشی از چک لیست می‌پردازند و لازم است که در ابتدا فرم‌هایی بسازید و در دوره‌های زمانی بعد آن‌ها را به‌روزرسانی کنید. علاوه بر این سه مورد نرم‌افزارهای دیگری نیز وجود دارند که برای مدیریت زمان و ساخت چک‌ لیست کاربردی هستند. در ادامه به برخی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

نرم افزار چک لیست

۱. نرم افزار Toggl Plan

این نرم‌افزار با طراحی زیبا برای مدیریت کارهای روزانه بسیار مناسب است و به شما در انجام به موقع فعالیت‌های گروهی کمک می‌کند. از این‌رو نیازی نیست که تا دقیقه آخر همراه با استرس به انجام فرایندها بپردازید. همچنین در این اپلیکیشن شما می‌توانید با استفاده از بردهای کانبان برنامه‌ریزی‌های کاری خود را انجام دهید و کارهای مهم را در برنامه علامت‌گذاری کنید تا روند کاری اعضای گروه را ببینید.

مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار Toggl Plan

ازجمله مزایای این اپلیکیشن می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

  • برنامه‌ریزی کار، پروژه‌ها و وظایف در فهرست مهم‌ترین کارها و امکان کشیدن این فرایندها (drag-and-drop)
  • سازماندهی، برنامه‌ریزی و مدیریت وظایف با استفاده از بردهای کانبان
  • نگهداری اطلاعات فرایندهای مرتبط به هم در یک بخش همراه با ضمیمه‌ها، توضیحات، تگ‌ها و چک‌لیست‌هایشان
  • هماهنگی با اعضای گروه‌های مختلف درباره یک کار با استفاده از فایل‌های ضمیمه و کامنت‌گذاری
  • استفاده از کد رنگ‌ها برای نشانه‌گذاری کارهای مختلف
  • مدیریت دسترسی اعضای تیم و برنامه‌های کاری مشخص شده اعضای گروه
  • دریافت نوتیفیکیشن در زمان‌های درست همراه با ارسال ایمیل برای اطلاع‌رسانی درباره تغییرات رخ‌داده در چک‌لیست
  • اشتراک‌گذاری نسخه (Read only) با افرادی که قرار نیست از جزئیات این چک لیست و برنامه مربوط به آن آگاه شوند
  • امکان نصب اکستنشن این نرم‌افزار روی گوگل کروم و دسترسی آسان به آن
  • یکپارچگی با برنامه‌هایی نظیر گوگل کلندر، Slack و Toggl Track برای بررسی روند کار مطابق زمان‌بندی تعیین شده
نرم افزار toggl plan

برای افرادی که از این نرم‌افزار به صورت انفرادی استفاده می‌کنند نسخه رایگان وجود دارد اما برای اشتراک‌گذاری آن با اعضای تیم باید هزینه پرداخت کنید. این برنامه در هر دو سیستم عامل اندروید و iOS قابل اجرا است و نسخه تحت وب آن نیز در دسترس است که لینک دانلود آن در هر سه بستر در زیر آمده است.

  • دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Toggl Plan: «+»
  • دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Toggl Plan: «+»
  • دانلود نسخه تحت وب نرم‌افزار Toggl Plan: «+»

۲. نرم افزار Google Keep

Google Keep نرم‌افزاری رایگان است که به روشی ساده به شما در مدیریت نوشته‌ها و چک‌لیست‌هایتان کمک می‌کند. شما می‌توانید نوشته‌ها را به راحتی در این اپلیکیشن ثبت کنید. همچنین امکان این را دارید که to-do list ساده‌ای بسازید و آن را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید.

یکی از بهترین مزیت‌های این اپلیکیشن سرعت بالای آن برای ثبت نوشته‌های شخصی، ایده‌ها و آیتم‌های داخل فهرست کارها است. این نرم‌افزار نیز اکستنشن کروم دارد و می‌توانید برای مدیریت زمان در هر جایی که هستید از صفحه وب استفاده کنید.

مهم‌ترین مزیت‌های نرم افزار Google Keep

در کنار ویژگی‌هایی که در بالا اشاره کردیم گوگل کیپ دارای مزیت‌های بیشتری است که در ادامه آمده‌اند.

  • عدم محدودیت برای نوشتن مطالب جدید، فهرست‌ها و یادآوری‌ها
  • امکان کشیدن شکل در فضای نوت
  • هماهنگی با گوگل درایو
  • امکان اسکن مستقیم مطالب از روی عکس

نرم افزار google keep

این نرم‌افزار هم برای موبایل و هم وب قابل اجرا است و برای افراد دارای اکانت گوگل به صورت رایگان در دسترس است.

  • دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Google Keep: «+»
  • دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Google Keep: «+»
  • دانلود نسخه تحت وب نرم‌افزار Google Keep: «+»

3. نرم افزار Trello

یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت زمان، ترلو است که با نگاهی به آن درمی‌یابیم که چک لیست چیست. این اپلیکیشن بر پایه متد کانبان است و با کشیدن کارت‌ها از بخشی به بخش دیگر می‌توانید مراحل انجام کار را نمایش دهید.

در ترلو باید وظایف را داخل بردهای کانبان قرار دهید. روی هرکدام از ستون‌های برد عنوان کار مدنظر نوشته شده است. این عنوان می‌تواند مانند فهرست انجام کارها نوشته شود و «در حین انجام» یا «انجام شده» تعریف شود. با نگاهی کوتاه به این بردها به سرعت درمی‌یابید که هر یک از وظایف در کدام مرحله قرار دارند و در آینده باید کدام یک از آن‌ها را پیش ببرید.

در صورتی که اعضای گروه روی پروژه خاصی شروع به کار کنند کارت آن پروژه را از ستون «to-do» به ستون «in progress» می‌برند.

شما این امکان را دارید که ارتباطی میان ترلو و دیگر نرم‌افزارهای مدیریت زمان برقرار کنید. همچنین در این فضا محدودیتی برای ورود اطلاعات وجود ندارد و می‌توانید هر نوع نوشته، ایده، دیاگرام و... را در آن ایجاد کنید. به علاوه این امکان را دارید که داخل آن به طور مستقیم چک لیست بسازید.

نرم افزار trello

مزایای برنامه Trello

ازجمله برخی دیگر از مزیت‌های این برنامه می‌توانیم به قابلیت ضمیمه کردن فایل‌ها، برچسب زدن و ایجاد چک‌لیست برای وظایف و همچنین امکان افزودن تقویم، تایم لاین و نقشه برای تصویرسازی بهتر وظایف اشاره کنیم.

این برنامه همواره رایگان است. البته می‌توانید طرح‌های مختلف را برای انجام پروژه‌های بزرگ آن خریداری کنید. ترلو هم در موبایل و هم در تحت وب قابل اجرا است.

  • دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Trello: «+»
  • دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Trello: «+»
  • دانلود نسخه تحت وب نرم‌افزار Trello: «+»

4. نرم افزار ProcessStreet

این برنامه برای مدیریت فرایندهای گروهی است و با استفاده از چک لیست و روش‌های مشابه دیگر به شما کمک می‌کند تا پروژه‌هایتان را به بهترین نحو اجرا کنید. در این نرم‌افزار ابتدا باید جریان کار (Workflow) ایجاد کنید و برای هرکدام از این جریان کارها چک‌لیستی بسازید که اعضای گروه ملزم به تکمیل فرایندهای داخل آن باشند. سپس باید در فاز اجرا به صورت گام به گام این جریان‌های کاری را پیاده‌سازی کنید. در نهایت اعضای تیم با انجام این فعالیت‌ها پروژه را به اتمام می‌رسانند.

نرم افزار process street

ویژگی‌های نرم افزار ProcessStreet

بعضی از ویژگی‌های این نرم‌افزار در زیر آمده‌اند:

  • مستندسازی فرایندها و ایجاد جریان کار دستی
  • امکان اجرای تکی فرایندها یا برنامه‌ریزی برای کل جریان کار
  • ساخت فرایندهای تکی یا چندتایی در نرم‌افزار
  • استفاده از فرم‌ها برای دسته‌بندی ساختار زمان‌بندی شده در طول فرایند جریان کار
  • ردیابی روند انجام کار اعضای گروه

این نرم‌افزار صرفا در محیط وب در دسترس است و به صورت برنامه‌ای جدا در گوشی‌های همراه موجود نیست. برای ساخت یک جریان کار در این نرم‌افزار نیازی به پرداخت هزینه نیست اما اگر به جریان‌های کاری بیشتری نیاز دارید باید به صورت ماهیانه ۲۵ دلار بپردازید.

  • دانلود نسخه تحت وب نرم‌افزار ProcessStreet: «+»

۵. نرم افزار Any.do

این برنامه نرم‌افزاری است که در آن می‌توانید فهرست کارهای خود را ایجاد کنید و به کمک آن برنامه‌ریزی کنید. Any.do همچنین تقویم و سیستم یادآوری (Reminder) دارد و ابزار مناسبی برای مدیریت زمان شما خواهد بود. با زمان‌دهی به فعالیت‌ها می‌توانید اولویت انجام آن‌ها را مشخص کنید و بعد با استفاده از ریمایندر برای آن‌ها محدودیت زمانی ایجاد کنید.

ویژگی‌های Any.do

ازجمله ویژگی‌های این نرم‌افزار می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

  • اولویت‌بندی کارها بر اساس فوریت آن‌ها
  • سازماندهی وظایف با استفاده از دسته‌بندی‌ها
  • همکاری با اعضای گروه برای انجام وظایف فهرست
  • تنظیم یک یا چند Reminder برای یادآوری به اتمام رساندن کارها
  • برنامه‌ریزی روزانه برای کمک به انجام وظایفی که در یک روز برعهده کاربر هستند.
نرم افزار anydo

این نرم‌افزار هم در محیط وب و هم گوشی هوشمند قابل اجرا است و برای استفاده از بخش to-do list آن نیازی به پرداخت مبلغ ندارید اما برای یادآوری اتمام کارها در واتس‌اپ باید ماهیانه حدود ۶ دلار پرداخت کنید.

  • دانلود نسخه اندروید نرم‌افزار Any.do: «+»
  • دانلود نسخه iOS نرم‌افزار Any.do: «+»
  • دانلود نسخه تحت وب نرم‌افزار Any.do: «+»

جمع بندی

در این مطلب درباره این‌که چک لیست چیست و چه مزایایی دارد توضیح دادیم. همچنین کاربرد آن‌ها را در حوزه‌های مختلف مانند ارزیابی عملکرد کارکنان، کلاس درس، فعالیت‌های روزانه، سفر و... بررسی کردیم و دیدیم که این ابزار ساده چقدر سودمند است و تا چه حد در عمل می‌تواند به ما در مدیریت زمان روزانه کمک کند. همچنین به چک‌لیست‌های ابتدایی اشاره کردیم و با توجه به این‌که اولین چک لیست‌ها معمولا ایراداتی دارند روش ساخت چک لیست حرفه‌ای را توضیح دادیم. در نهایت بهترین کتاب‌های مرتبط با چک لیست و نرم‌افزارهای مبتنی بر این روش مدیریت زمان و برنامه‌ریزی را معرفی کردیم تا در صورت لزوم از آن‌ها برای پیشبرد سریع‌تر فرایندها و تکمیل پروژه‌های نیمه‌کاره انفرادی یا گروهی استفاده کنید.

بر اساس رای ۱۶ نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.
منابع:
fullauditscanvabloggingtipscheckifytoggl
نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *