فرادرستفویض اختیار چیست؟ – از اصول تا مزایا در مدیریت
مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای افزایش بهره‌وری اقتصادی مجموعه خود استفاده می‌کنند که تفویض اختیار یکی از این روش‌هاست. با استفاده از این روش در استراتژی رهبری سازمان، مدیر می‌تواند در کنار بالا بردن سطح بهره‌وری در سازمان، ارزش درک شده شغل و مسئولیت را هم برای اعضای سازمان ارتقا دهد. اگر در مشاغل مدیریتی فعالیت می‌کنید یا مسئول گروهی از افراد هستید، با مطالعه این مطلب متوجه می‌شوید که تفویض اختیار چیست و چه مزایایی دارد.
تفویض اختیار چیست ؟
در مدیریت، اختیار با مسئولیت رابطه مستقیم دارد. در واقع هر فردی در سازمان در برابر اختیاراتی که دارد مسئول بوده و در حوزه مسئولیت خود هم باید اختیار داشته باشد. بنا به این تعریف، می‌توان گفت فرآیند اعطای مسئولیت و اختیار واحد یا پروژه‌ای خاص به فرد مشخص در سازمان، تفویض اختیار نام دارد.
مسئولیت‌هایی که در فرآیند تفویض اختیار از طرف مدیریت به سایر اعضای سازمان داده می‌شوند، معمولاً مواردی هستند که در شرایط عادی و فشار کاری کمتر، به وسیله مدیر یا مدیران ارشد قابل انجام هستند. اما زمانی که سازمان شروع به رشد می‌کند، انجام برخی مسئولیت‌ها با اینکه ممکن است چندان پیچیده به نظر نرسند، زمان زیادی از مدیریت گرفته و به همین خاطر تفویض می‌شوند.
مدیرانی که استراتژی کسب‌وکار خود را بر اساس افزایش بهره‌وری تدوین کرده‌اند، با اعطای اختیار و مسئولیت به افراد معتمد در سازمان، روی وظایف اصلی و مهم مدیریتی خود تمرکز می‌کنند. به عنوان مثال مدیر یک خرده‌فروشی ممکن است برای چند سال عملیات کنترل موجودی انبار را خودش انجام دهد. اما با گسترش کار فروشگاه و افزایش اقلام و تعداد کالاها، نیروهای جدیدی را استخدام می‌کند و یکی از آنها را برای انجام عملیات کنترل موجودی پرورش می‌دهد. با این کار زمان مدیر خرده‌فروشی برای انجام کارهای حساس‌تر و توسعه کسب‌وکار آزاد خواهد شد.
ویژگی‌های تفویض اختیار
تفویض اختیار درست و موثر باید راهبردی و نتیجه‌گرا باشد و فرصت یادگیری مناسبی در اختیار اعضای تیم قرار دهد. همچنین افراد باید بدانند که مسئولیت پذیری چیست. در ادامه به هر یک از این ویژگی‌ها می‌پردازیم.
راهبردی بودن
تفویض اختیار بخشی از مدیریت استراتژیک سازمان است. مدیر مجموعه با بررسی وظایف و مسئولیت‌هایی که دارد، مواردی که می‌تواند با پرورش نیروها به آنها منتقل کند را مشخص کرده و برای تفویض این وظایف برنامه‌ریزی می‌کند. مدیر همچنین می‌تواند مستندات و فلوچارت‌هایی را برای مشخص کردن مسئولیت‌ها، افراد مسئول و افراد جایگزین در هر مسئولیت تهیه کند.
اختصاص زمان مناسب برای تدوین استراتژی تفویض باعث می‌شود بهترین و مناسب‌ترین افراد برای پذیرش مسئولیت و اختیار انتخاب شوند و تیم در شرایط اضطراری و روزهای پر فشار از نظر کاری، به درستی فعالیت کند.
تمرکز روی نتیجه
یکی از ویژگی‌های مهم تفویض اختیار، نتیجه‌گرا بودن است. راهبردهای تفویض که روی نتیجه تمرکز دارند، فارغ از نوع خروجی، همواره برای افراد مسئول معیارهای سنجش عملکرد مناسب تعیین می‌کنند. زمانی که برای وظایف تفویض شده هدف و نتیجه خاصی تعیین می‌شود، اعضای تیم می‌توانند با تکیه بر مهارت و اختیاراتی که دارند، برای رسیدن به نتایج ملموس تلاش کنند.
یکی از روش‌های نتیجه‌گرایی که مدیران در تفویض اتخاذ می‌کنند، دادن آزادی عمل به افراد در زمان انجام کار و سرعت پایان هر بخش از آن است. البته در این روش هم برای هر وظیفه یا پروژه، زمان پایان تعیین می‌شود. اما مدیر در این بازه زمانی، اختیار کامل نحوه انجام کار را به فرد موردنظر داده و تنها به نتیجه نهایی کار توجه می‌کند.
تمرکز روی نتیجه و اعطای اختیار به اعضای تیم، باعث بروز خلاقیت و بهبود روش‌های انجام کار شده و هر عضوی از تیم با توجه به توانایی و اصول ذهنی خود، کارها را به بهترین نحو انجام خواهد داد. مثلاً ممکن است مدیر چندین سال از روش خاصی برای انجام کاری استفاده کند، اما با تفویض اختیار به یکی از کارکنان، مسئول جدید راهکار تازه‌ای را به کار برده و عملیات را در زمان کوتاه‌تری انجام دهد. حتی ممکن است فرد جدید با استفاده از تخصص خود، بخشی از کارها را از طریق اتوماسیون تسهیل و در وقت و هزینه صرفه‌جویی چشمگیری کند.
فراهم کردن فرصت یادگیری
وقتی فرآیند تفویض به درستی انجام شود، اعضای تیم یا واحد فرصت خوبی برای یادگیری مهارت‌های جدید پیدا خواهند کرد که به پیشرفت آنها در مسیر حرفه‌ای کمک می‌کند. روش مناسب در ایجاد فرصت یادگیری، اعطای اختیار و مسئولیت به افراد در حوزه‌ای است که علاوه بر یکی از مهارت‌های کنونی وی، نیازمند کسب توانایی‌های دیگر نیز باشد.
فراهم کردن چالش‌های جدید و فرصت یادگیری مبتنی بر آنها، در صورتی که با توجه به علایق و مهارت‌های افراد ایجاد شوند، باعث افزایش رضایت‌مندی و حس رشد خواهد شد. مدیران با ممکن کردن توسعه فردی و تجربی اعضای سازمان، وفاداری آنها را هم ارتقا داده و برای مدت بیشتری نیروهای خود را حفظ خواهند کرد.
چنین رویکردی باعث کاهش چشمگیر هزینه‌های آموزش شده و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد. به علاوه افرادی که رضایت شغلی بیشتری دارند، معمولاً کار باکیفیت‌تری ارائه داده و در سازمان موثرتر هستند.
مزایای تفویض اختیار موثر
تفویض اختیار موثر یکی از مهارت‌های حیاتی مدیریتی است که هر مدیری برای پیشبرد اهداف سازمانی به آن نیاز دارد. تفویض مسئولیت و اختیار باعث می‌شود افراد در سازمان روی وظایف کلیدی و ماموریت‌های اصلی تمرکز کرده و در زمان کمتر، خروجی بیشتری داشته باشند. برخی از مزایای تفویض اختیار موثر که مدیران می‌توانند از آنها بهره‌مند شوند در زیر آورده شده‌اند.
- افزایش بهره‌وری
- ارتقای حس مالکیت
- بهبود روحیه تیمی
- افزایش خلاقیت
- کاهش استرس
- تصمیم‌سازی بهتر
- استفاده بهینه از منابع و زمان
افزایش بهره‌وری
تفویض اختیار یکی از روش‌های اصلی افزایش بهره‌وری و راهکاری موثر برای مدیریت بهینه زمان و منابع است. وقتی که بخشی از مسئولیت‌ها را به افراد دیگر منتقل می‌کنید، زمان بیشتری برای تمرکز روی وظایف تخصصی و اصلی خود به عنوان مدیر خواهید داشت. چنین کاری باعث می‌شود از طرفی سازمان نتایج بهتر و بزرگ‌تری کسب کند و از طرف دیگر، بهره‌وری فردی شما نیز افزایش یابد.
ارتقای حس مالکیت
تفویض کردن وظایف و اختیارات به اعضای تیم تنها به معنی ارتقای شغلی یا افزایش بار کاری نیست. با اعطای اختیار در حوزه‌های خاص، افراد مسئولیت‌پذیری و استقلال عمل را یاد می‌گیرند. با پیشرفت اعضا در انجام بهینه وظایف و مدیریت حوزه مربوطه، رفته‌رفته احساس مسئولیت در آنها تقویت شده و به نوعی حس مالکیت کار به ایشان منتقل می‌شود. چنین حسی یکی از محرک‌های قوی در بهبود عملکرد افراد بوده و باعث دستیابی تیم به نتایجی فراتر از حد انتظار خواهد شد.
بهبود روحیه تیمی
وقتی بخشی از مسئولیت‌ها به اعضای سازمان منتقل می‌شود، این افراد اعتماد به نفس بیشتری پیدا کرده و تلاش می‌کنند با چالش‌های بزرگ‌تری روبه‌رو شوند. این اعتماد به نفس در کنار حس مسئولیت‌پذیری، باعث افزایش انگیزه شده و افراد را در موقعیت ارتباطی صمیمانه و البته جدی‌تری قرار می‌دهد. چنین شرایطی در مجموع باعث بهبود روحیه تیمی و افزایش خروجی مثبت سازمان خواهد شد.
افزایش خلاقیت
تفویض موثر اختیار کلید افزایش خلاقیت سازمانی است. با انتقال مسئولیت به افراد، هر کس روی وظایف خود تمرکز کرده و تلاش می‌کند بهترین خروجی را داشته باشد. به همین خاطر افراد ممکن است با تکیه بر خلاقیت خود، راهکارهای بهتری در مواجهه با مسائل ارائه کنند. در ضمن علاوه بر اعضای تیم، خود مدیر هم فرصت بیشتری برای تمرکز روی مسائل اصلی و بروز خلاقیت خواهد داشت.
کاهش استرس
مدیرانی که مسئولیت‌ها و اختیارات سازمانی را تفویض می‌کنند، بخشی از بار روانی کار را به دیگران منتقل کرده و استرس کمتری را به خود تحمیل می‌کنند. چنین رویکردی علاوه بر بهبود بهره‌وری، زمان بیشتری هم برای بازیابی انرژی از دست رفته فراهم خواهد کرد. تفویض اختیار باعث می‌شود مدیران روابط کاری قوی‌تر و سالم‌تری ایجاد کرده و راحت‌تر با استرس مقابله کنند. همچنین زمانی که وظایف تفویض می‌شوند، نتایج سریع‌تر و ملموس‌تری ارائه خواهند شد که نوعی حس رضایت و موفقیت را در مدیران ایجاد کرده و مدیریت استرس را آسان‌تر می‌کند.
تصمیم‌سازی بهتر
گفتیم تفویض اختیار باعث می‌شود مدیران زمان بیشتری برای تمرکز روی وظایف اصلی خود داشته باشند. یکی از این وظایف استراتژیک، تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری در سازمان است که وقتی بخشی از مسئولیت‌های مدیر تفویض شوند، بهتر و راحت‌تر انجام خواهد شد. به علاوه تفویض باعث رشد مهارت‌های فردی و تیمی اعضای سازمان شده و حس مالکیت را در آنها تقویت می‌کند. این عوامل در کنار هم باعث می‌شوند پس از مدتی، مدیر بتواند با خیال راحت تصمیم‌سازی در بخش‌های تخصصی را به افراد متخصص و توانمند سازمان خود بسپارد.
استفاده بهینه از زمان و منابع
تفویض اختیار یکی از راه‌های موثر در مدیریت زمان و بهره‌وری است. مدیر سازمانی که در آن تفویض مسئولیت‌ها به‌درستی انجام شده باشد، وظایف و کارهای اضافی را راحت‌تر شناسایی کرده و آنها را حذف می‌کند. این رویکرد در مجموع باعث افزایش بهره‌وری شده و با کاهش ساعات کاری و نیاز به نظارت مستمر، در هزینه‌های سازمان صرفه‌جویی خواهد کرد.
اصول تفویض اختیار موثر
همان‌طور که اشاره شد، تفویض موثر اختیار در سازمان مزایای متعددی دارد. در ادامه ۶ راهکار برای تفویض موثر مسئولیت و اختیار در سازمان مورد بررسی قرار می‌گیرد.
۱. تقسیم وظایف یا پروژه به بخش‌های کوچک
پیش از تفویض اختیار و مسئولیت، بهتر است وظایف و پروژه‌ها به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم شوند. با این کار اعضای تیم می‌توانند کارها را به ترتیب و در زمان معین انجام دهند بدون اینکه احساس سنگینی وظایف به آنها دست دهد. با بخش‌بندی مناسب امور، مدیریت سازمان هم آسان‌تر شده و وظایف به شکل بهتری تفویض خواهند شد. در ضمن پیگیری و نظارت بر کارها نیز برای مدیریت ساده‌تر خواهد بود.
۲. شناسایی افراد توانمند برای انجام وظایف بر اساس مهارت‌ها
اختیار و مسئولیت هر کاری باید به اهل آن سپرده شود. با شناسایی افراد توانمند و دسته‌بندی مهارت‌های آنها، مدیر سازمان می‌تواند مسئولیت‌ها را به افراد کارآمد و متخصص تفویض کند و فرآیند رشد و توسعه فردی اعضا را سرعت ببخشد. این اصل همچنین باعث می‌شود افراد روی امور تخصصی خود متمرکز شوند و از توانایی‌هایی که دارند در جهت انجام وظایف خود استفاده کنند.
بسته به موقعیت، مسئولیت‌ها به افراد مختلفی منتقل می‌شوند. زمانی که فشار کاری بالاست یا زمان انجام و کیفیت کار اهمیت بالایی دارد، وظایف به افرادی که در آن حوزه تجربه و تخصص کافی دارند سپرده می‌شود. اما زمانی که مدیر زمان بیشتری در اختیار داشته و حساسیت کار هم چندان بالا نیست، مسئولیت‌ها می‌توانند به افراد غیرمتخصص اما علاقه‌مند به یادگیری محول شوند. با این کار مهارت‌های موردنیاز سازمان در افراد بیشتری پرورش یافته و به توسعه فردی ایشان می‌انجامد.
۳. شفافیت در تعریف وظایف، انتظارات و محدودیت زمانی
برقراری ارتباط موثر و شفاف یکی از اصول مهم تفویض اختیار است. زمانی که مدیر مسئولیتی را تفویض می‌کند، باید به صورت واضح تمامی انتظارات، وظایف و زمان‌بندی‌ها را به فرد موردنظر منتقل کند تا این شخص تصور درستی از مسئولیت و اختیارات خود داشته باشد. وقتی که فرد مسئول به درستی نیازمندی‌ها و زمان انجام کارها را بداند، امور به درستی و در زمان‌بندی موردنظر انجام خواهند شد.
۴. در دسترس بودن برای رفع ابهامات اعضای تیم
پس از تعیین مسئولیت‌ها و تفویض اختیارات، همواره باید برای رفع ابهامات اعضای تیم در دسترس آنها باشید. پاسخ به سوالات و ارائه اطلاعات بیشتر در هر حوزه می‌تواند عملکرد مسئول آن بخش را بهبود دهد. زمانی که ارتباط مستقیم و مستمری بین مدیریت و اعضای تیم وجود داشته باشد، نقطه شک و ابهامی در انجام وظایف باقی نمانده و همه سوالات پاسخ داده خواهند شد.
پیروی از این اصل باعث می‌شود کارها به درستی انجام شده و هیچ نقطه تاریکی در تشخیص انتظارات وجود نداشته باشد. به علاوه شنیدن سوالات و ابهامات افراد باعث می‌شود مدیر در آینده با درک بهتری از وضعیت سازمان، شفافیت بیشتری در انتقال موضوعات داشته باشد.
۵. بررسی وضعیت دوره‌ای پرو‌ژه‌های بلندمدت
بعضی از وظایف و مسئولیت‌ها بلندمدت هستند و نمی‌توان نگاه مقطعی به آنها داشت. در چنین شرایطی بهتر است بازه‌های زمانی مشخصی برای بررسی وضعیت و سنجش عملکرد افراد تعیین شود تا هر دو طرف درک خوبی از پیشرفت کارها داشته باشند. به علاوه، بررسی‌های دوره‌ای باعث می‌شود افراد از مسیر اصلی خارج نشوند و روی انجام وظایف خود متمرکز بمانند. در ضمن هرگونه مشکل یا کمبودی در طول فرآیند شناسایی شده و مشکلات به لحظه آخر و زمان کسب نتیجه موکول نمی‌شوند.
۶. پایان‌بندی وظایف و ارائه بازخورد
به محض انجام پروژه یا وظیفه، مدیر باید با پایان‌بندی مناسب، نظر خود را به فرد مسئول اعلام کرده و پرونده کار را ببندد. با این کار فردی که مسئولیت را بر عهده داشته، متوجه نحوه عملکرد خود شده و در کارهای آتی برای بهبود وضعیت تلاش می‌کند. از طرف دیگر در صورتی که کار به خوبی انجام شده باشد، مدیر در پایان کار با ارائه بازخورد مثبت، اعضای تیم را به نوعی تشویق خواهد کرد.
راهکارهای رفع دردسرهای احتمالی تفویض اختیار
در فرآیند تفویض اختیار مسائل و دردسرهای مختلفی پیش خواهد آمد که مدیران باید برای رفع آنها آماده باشند. بعضی از این دردسرهای احتمالی در زیر آورده شده‌اند.
- اگر یکی از اعضا از راهنمایی‌های شما پیروی نمی‌کند، صبور باشید و به او فرصت دوباره بدهید.
زمانی که مسئولیتی را به یکی از اعضای سازمان تفویض می‌کنید، ممکن است او در ابتدای امر درک صحیحی از این فرآیند نداشته باشد یا نتواند به درستی از دستورالعمل‌های شما پیروی کند. در چنین شرایطی به جای دلسرد شدن و پس گرفتن مسئولیت، بهتر است اندکی صبوری کنید و به شخص موردنظر فرصت دوباره دهید. اگر پس از مدتی باز هم نتیجه مناسب حاصل نشد، می‌توانید مسئولیت آن حوزه را به فرد دیگری منتقل کنید. - اگر انجام وظیفه‌ای بیش از اندازه طول کشید، با ارائه بازخورد مناسب تیم خود را در رسیدن به هدف یاری کنید.
کارها همیشه روی زمان‌بندی پیش نمی‌روند و ممکن است انجام وظیفه‌ای که به عهده کسی گذاشته‌اید، بیشتر از انتظارتان طول بکشد. در این شرایط می‌توانید با ارائه بازخورد و راهنمایی افراد، در زمان آنها برای رفع مشکل صرفه‌جویی کنید و مطمئن شوید که وظایف به درستی و در زمان مقرر انجام می‌شوند. یکی از روش‌های خوب برای مدیریت زمان، ایجاد مسیر ارتباطی مستقیم با افراد است تا در اسرع وقت موارد را با شما در میان بگذارند.
- مراقب عوامل استرس‌زا در زمان تفویض اختیار باشید.
بعضی از مدیران زمانی به فکر تفویض اختیار می‌افتند که فشار کاری بالا رفته و نمی‌توانند مسائل را به درستی مدیریت کنند. در چنین شرایطی بهتر است ضمن حفظ آرامش و کنترل عوامل ایجاد نگرانی، فرآیند تفویض اختیار طی شود. چنانچه انتقال مسئولیت‌ها و اختیارات به درستی انجام نشود، خود تبدیل به عامل ایجاد استرسی خواهد شد که شرایط را پیچیده‌تر خواهد کرد.
برای پرهیز از بروز چنین مشکلی، پیروی از اصل دوم تفویض اختیار ضروری بوده و باید به انتخاب افرادی که مهارت و تجربه مرتبط با حوزه مسئولیت را دارند دقت کرد. در ضمن تنها داشتن مهارت و تجربه کافی نیست، بلکه شخص موردنظر باید علاقه پذیرش مسئولیت و البته زمان کافی برای رسیدگی به آن را داشته باشد.
اشتباهات رایج در تفویض اختیار
مدیران ممکن است در زمان تفویض اختیار دچار اشتباهاتی شوند که بعضی از رایج‌ترین خطاها در ادامه آورده شده‌اند.
۱. عدم تعیین دقیق انتظارات از اعضای تیم
اگر در زمان تفویض اختیار انتظارات به صورت کامل و شفاف مشخص نشوند، ممکن است شخصی که مسئولیت را بر عهده گرفته نتواند به درستی نتیجه مطلوب مدیر را ارائه کند. با تعیین دقیق و واضح انتظارات موقع انتقال مسئولیت، همه اعضای تیم تصور یکسانی از برنامه‌های پیش رو داشته و در راستای هدف مشترک گام برمی‌دارند. علاوه بر این، وقتی انتظارات از همان ابتدا مشخص باشند، در ادامه مسیر تعارض و چالش‌های کمتری در انتظار مجموعه خواهد بود.
۲. ارائه راهنمایی یا پشتیبانی ناکافی
در صورتی که اطلاعات و راهنمایی‌های کافی در زمان تفویض اختیار ارائه نشود، افراد دچار سردرگمی شده و ممکن است زمان و انرژی زیادی را در مسیر اشتباه صرف کنند. با پشتیبانی مداوم و کافی از اعضای مسئول، درک صحیحی از وضعیت و خواسته‌ها برای ایشان ایجاد شده و از بروز مشکلات یا عدم تحقق اهداف پیشگیری می‌شود.
۳. صبور نبودن در مواجهه با افراد
همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، بعضی از افراد برای تطبیق با شرایط جدید و پذیرش مسئولیت‌ها به زمان بیشتری نسبت به سایرین نیاز دارند. در برخورد با چنین افرادی، مخصوصاً زمانی که مهارت یا تجربه خاص یا مهمی دارند، بهتر است صبر پیشه کرده و با صرف زمان، آنها را در مسیر دلخواه هدایت کنید. ارائه بازخورد و تشویق به تقویت مهارت‌ها می‌تواند در این زمینه کمک کننده باشد.
۴. عدم تفویض اختیار متناسب با مهارت‌ها
اگر فردی که برای تفویض مسئولیت و اختیار انتخاب می‌کنید، در حوزه مربوطه تجربه و مهارت کافی و لازم را نداشته باشد، به احتمال بسیار زیاد وظایف به خوبی انجام نشده و هدف سازمانی محقق نخواهد شد. به همین خاطر باید از انتقال مسئولیت به افرادی که در آن زمینه تخصص کافی ندارند پرهیز کرده و در اصطلاح کار را به کاردان بسپارید.
جمع‌بندی
تفویض اختیار موثر، یکی از مهارت‌های اصلی رهبران موفق است که باعث کاهش فشار کاری و افزایش تمرکز آنها روی مسائل مهم و استراتژیک می‌شود. با انتقال مسئولیت به اعضای سازمان، خلاقیت و بهره‌وری افزایش یافته و افراد حس تعلق بیشتری به سازمان پیدا می‌کنند. البته فرآیند تفویض اختیار چندان هم ساده نیست و باید با رعایت اصول و دوری از خطاهای احتمالی همراه باشد.
سوالات متداول
در انتها به سوالات متداول درباره تفویض اختیار می‌پردازیم.
تفویض اختیار در سازمان چه مزایایی دارد ؟
افزایش بهره‌وری، بهبود روحیه تیمی، تصمیم‌سازی بهتر و افزایش خلاقیت از جمله مزایای تفویض موثر اختیارات و مسئولیت‌ها در سازمان هستند.
تفویض اختیار موثر چه ویژگی هایی دارد ؟
تفویض اختیاری موثر است که بر اساس برنامه راهبردی سازمان انجام شود و نتیجه‌گرا باشد. ایجاد فرصت یادگیری برای اعضای سازمان نیز ویژگی مهم دیگری است که باعث می‌شود تفویض مسئولیت و اختیار در بلندمدت تاثیر خود را حفظ کند.
