فرادرساستراتژی سازمانی چیست؟ – از تعریف تا اجرا به زبان ساده
پیش از این در «مجله فرادرس» با استراتژی و انواع آن آشنا شده‌اید. راه‌های مختلفی برای رشد و توسعه کسب‌وکار وجود دارد که یکی از ثابت‌شده‌ترین موارد، تدوین و پیروی از استراتژی سازمانی است. استراتژی یا راهبرد سازمانی، نحوه چیدمان و شکل‌دهی به سازمان را تعیین کرده و نشان‌دهنده فرهنگ سازمانی است. بنا به تجربه، برنامه‌ریزی استراتژیک مناسب جهت رسیدن به استراتژی سازمانی، تاثیر جدی در موفقیت بلندمدت مجموعه داشته و برای حفظ روند رشد آن ضروری است. در مطلب حاضر به استراتژی سازمانی و اهمیت آن پرداخته و انواع آن را بررسی می‌کنیم.
استراتژی سازمانی چیست ؟
استراتژی سازمانی در نقطه تلاقی اهداف و ساختار سازمان قرار دارد. ساختار سازمانی هر کسب‌وکاری روابط میان منابع آن مجموعه را نشان می‌دهد. بر همین اساس، می‌توان گفت استراتژی سازمانی یعنی چیدمان صحیح منابع در راستای رسیدن به اهداف بلندمدت سازمان.
موضوع دیگری که از استراتژی سازمانی تاثیر مستقیم می‌پذیرد، طراحی سازمان است. در اینجا طراحی به معنی فیزیکی کلمه مورد استفاده قرار گرفته و مثلاً به محل دقیق حضور و نشستن یا کار کردن افراد در سازمان اشاره دارد. مکان هر واحد، دفاتر مختلف و ارتباط ساختمانی بین آنها از جمله مواردی است که در طراحی سازمان مطرح بوده و از نوع نگاه و مدیریت استراتژیک مجموعه ناشی میشود.
در کنار نحوه چیدمان و ارتباطات فیزیکی بخش‌های مختلف، میزان سرمایه‌گذاری زمانی و مالی در هر واحد هم نشان دهنده استراتژی اصلی سازمان بوده و اطلاعات خوبی در این زمینه می‌دهد. هرچه واحدی بزرگ‌تر باشد، نقطه تمرکز سازمان بوده و اهمیت بیشتری دارد.
به‌صورت کلی، استراتژی سازمانی چارچوب جامع اجرای مدل کسب‌وکار را از طریق تعیین نحوه تعامل اجزای مختلف باهم ترسیم می‌کند. این راهبرد بخشی از استراتژی کلی رشد کسب‌وکار بوده و از آنجا که در بطن سازمان به کار گرفته میشود، روی همه فعالیت‌های مجموعه تاثیر خواهد گذاشت.
اهمیت استراتژی سازمانی
راهبردی که برای سازمان خود تدوین می‌کنید، یکی از مهمترین مستنداتی است که باید تاثیرش در سلامت عملکرد مجموعه دیده شود. استراتژی سازمانی از آنجا اهمیت دارد که به چینش صحیح منابع کسب‌وکار در راستای دستیابی به اهداف کمک می‌کند.
فضای کار و تجارت همواره در حال تغییر است. در این بین سازمانی موفق خواهد بود که با برنامه‌ریزی عملیاتی مناسب، تدوین استراتژی سازمانی انعطاف‌پذیر و فرهنگ سازمانی مبتنی بر پذیرش تغییر، به استقبال تحولات رفته و بتواند در هر فضایی فعالیت کند.
در میان موارد فوق، راهبرد سازمانی اهمیت ویژه‌ای داشته و از سه جنبه اصلی بر موفقیت سازمان تاثیر می‌گذارد.
۱. ایجاد چارچوب تصمیم‌سازی بهتر
استراتژی سازمانی جریان اطلاعات و وظایف را مشخص کرده و به همین خاطر فرآیند تصمیم‌سازی و نتیجه‌گیری از بحث‌ها را شفاف‌تر می‌کند. بهره‌گیری از راهبرد سازمانی الزاماً تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری را آسان‌تر نمی‌کند. در واقع با مشخص کردن سلسله‌مراتب سازمانی در استراتژی، چالش‌های تصمیم برطرف نمی‌شوند بلکه چارچوب مشخصی وجود خواهد داشت که حق ارائه نظر نهایی را تعیین و ابهامات را رفع می‌کند.
۲. همراستا کردن واحدها و و تیم‌ها در رسیدن به اهداف کسب‌وکار
فرآیند تدوین استراتژی اصلی سازمان ارتباط اهداف کسب‌وکار را با تیم‌ها و واحدها تقویت می‌کند. از این مهم‌تر، راهبرد موردبحث باعث افزایش بهره‌وری در استفاده از منابع شده و از دوباره‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند. استراتژی مذکور همچنین با در نظر گرفتن ساختار کنونی و نیروهای سازمان، حوزه‌های ناکارآمد را مشخص کرده و در صورت نیاز آنها را حذف می‌کند.
۳. شفاف‌سازی مسیر و اولویت‌ها
با شفاف‌سازی سلسله‌مراتب مسئولیت در استراتژی سازمانی، مسیر و ساختار جمعی برای پیشروی به سمت جلو در مجموعه تعیین میشود. با نگاهی به چارت سازمانی هر مجموعه می‌توان اطلاعات خوبی درباره علاقه‌مندی‌ها و اولویت‌های ذینفعان آن کسب کرد. در واقع واحدهایی که جایگاه بالاتر و منابع بیشتری در اختیار دارند، قطعاً اهمیت بیشتری داشته و از اولویت بالاتری برخوردارند.
سطوح استراتژی سازمانی
برای تدوین استراتژی سازمانی، باید بدانیم که سلسله‌مراتب سازمان از سطوح مختلفی تشکیل شده که هرکدام اولویت‌ها و وظایف خود را دارند. البته همه سطوح برای رسیدن به هدف مشترک، در ارتباط با یکدیگر بوده و با هم همکاری می‌کنند.
از سوی دیگر راهبرد سازمانی به صورت مستمر نیازمند شناسایی و بهره‌گیری از فرصت‌های خلاقانه بوده به همین خاطر، انتظارات در تمامی سطوح باید به شکلی تعیین شوند که آمادگی لازم برای تطبیق با تغییرات فضای کسب‌وکار همواره وجود داشته باشد. در این راستا نحوه دستیابی به نتیجه اهمیت کمتری داشته و بیشتر خروجی فعالیت است که مورد توجه قرار می‌گیرد.
به عنوان مثال مدیرعامل شرکت به برند خودکار کارمندان بخش مالی اهمیت چندانی نمی‌دهد. بلکه آنچه که این خودکارها می‌نویسند و تاثیری که روی صاحبان سهام می‌گذارند قسمت مهم ماجراست.
برای درک بهتر نحوه ارتباط سطوح مختلف و استراتژی‌های موردنیاز آنها، راهبردهای هرکدام را به صورت جداگانه بررسی می‌کنیم.
۱. استراتژی سطح سازمان
استراتژی سطح سازمان بالاترین سطح از راهبرد در هر مجموعه است که به شکل مستقیم روی هدف اصلی و به دنبال آن، سیاست‌های سازمان در مسیر رسیدن به هدف تاثیر می‌گذارد. رهبران کسب‌وکار در این سطح روش‌ها و رویکردهای موردنیاز برای پاسخگویی به نیاز بازار و رقابت با رقبا را تعیین می‌کنند. در سطح سازمان، افرادی که مسئول تصمیم‌سازی هستند از عملکرد صحیح و منظم واحدها و تیم‌ها در راستای رسیدن به هدف سازمانی اطمینان حاصل می‌کنند.
۲. استراتژی سطح کسب‌وکار
در سطح کسب‌وکار، مدیران شرکت نحوه تعامل با بازار و ایجاد ارزش افزوده برای مشتری را شناسایی و تعیین می‌کنند. از آنجا که سطح کسب‌وکار به مشتریان و محصولات نزدیک‌تر است، مدیریت منابع برای باقی ماندن در رقابت و پاسخگویی به انتظارات مشتریان در این سطح انجام میشود. استراتژی سطح کسب‌وکار اغلب تیم‌های زیادی را درگیر می‌کند که هرکدام اهداف و اولویت‌های خود را دارند، اما در این سطح تلاش‌هایشان یکپارچه میشود.
۳. استراتژی عملیاتی
استراتژی عملیاتی همان‌طور که از نامش پیداست، با فعالیت‌های روزانه سر و کار داشته و همراستایی آنها با اهداف سطوح بالاتر را تضمین می‌کند. مدیران عملیاتی وظیفه تحقق این اهداف را بر عهده داشته و کارهای اصلی هم در این سطح انجام می‌شوند. در سطح عملیاتی، مدیران با برنامه‌ریزی عملیاتی اولویت‌ها را مشخص کرده و تیم خود را در رسیدن به هدف راهنمایی و همراهی می‌کنند.
ویژگی های کلیدی استراتژی سازمانی
در زمان تدوین استراتژی سازمانی، مواردی باید رعایت شوند تا راهبرد موردنظر موثر و کاربردی باشد. این موارد که ویژگی‌های کلیدی استراتژی سازمانی هستند، عبارتند از:
مشخص
در تدوین استراتژی، استفاده از عبارات مبهم یا کلی گویی مجاز نیست. مثلاً نمی‌توان گفت سازمان در سال جاری باید بهتر شود. بهتر در چه زمینه‌ای؟ فروش؟ خدمات؟ محصول؟ هزینه؟ با چه روشی؟ اهدافی که برای کسب‌وکار در نظر گرفته می‌شوند باید ارتباط مستقیمی با افراد یا واحدها داشته باشند. هرچه این ارتباط مشخص‌تر و شفاف‌تر باشد، تیم یا واحد مسئول بهتر وظایف خود را انجام داده و سریع‌تر به هدف خواهد رسید.
قابل اندازه‌گیری
اهدافی که در استراتژی مشخص می‌شوند باید قابل اندازه‌گیری باشند، در غیر این صورت تحقق آنها قابل مشاهده نیست. برای این منظور بهتر است از شاخص‌های کلیدی عملکرد استفاده شود. این شاخص‌ها باید به گونه‌ای انتخاب شوند که داده‌های مربوط به آنها قابل جمع‌آوری و تحلیل باشد. البته نیاز نیست که داده‌ها حتماً کمّی باشند، بلکه با رویکرد درست، داده‌های کیفی هم می‌توانند اطلاعات خوبی از وضعیت موجود در اختیار قرار دهند.
واقع‌گرایانه
در دنیای کسب‌وکار تعیین اهداف بزرگ برای تحریک و تشویق سازمان به تلاش بیشتر امری متداول است. اما از طرفی اهداف در استراتژی اصلی سازمان باید به گونه‌ای تعریف شوند که با واقعیت منطبق بوده و قابل دسترسی باشند. تعریف زنجیره‌ای از اهداف کوچک و واقع‌گرایانه برای دستیابی به اهداف بزرگ‌تر می‌تواند راهکار خوبی در این حوزه باشد.
محدود به زمان
در نهایت، باید نقطه پایانی برای استراتژی در نظر گرفت. هیچ راهبردی تا ابد کارآمد نیست و باید در مدت زمان مشخصی به اهداف معینی ختم شود. از سوی دیگر محدود بودن زمان استراتژی و رسیدن به اهداف باعث ایجاد نوعی حس موفقیت و انجام در اعضای سازمان میشود که برای حفظ روحیه و آمادگی آنها ضروری است.
انواع استراتژی سازمانی
بسته به هدفی که دارید، نوع استراتژی انتخابی برای سازمان هم تغییر می‌کند. سازمان‌های مختلف اهداف و استراتژی‌های متفاوتی دارند که به صورت کلی در چهار دسته زیر طبقه‌بندی می‌شوند.
مبتنی بر محصول یا خلاقیت
زمانی که تمرکز اصلی مجموعه روی ارائه محصول برتر در بازار است، استراتژی باید بر اساس روش‌های تشویق خلاقیت و نگاه از زوایای مختلف تدوین شود. چنین رویکردی با تکیه بر پذیرش شکست‌های سریع، ایده‌های جدید را به سرعت امتحان کرده و بدون هدررفت زمان از گزینه‌های ناکارآمد عبور می‌کند تا به محصول موردنظر دست پیدا کند.
مبتنی بر درآمد یا فروش
وقتی نگرانی اصلی سازمان فروش و درآمد باشد، در حقیقت مدیران روی اصلی‌ترین موضوع کسب‌وکار تمرکز کرده‌اند. البته برخی معتقدند چنین رویکردی موجب از بین رفتن خلاقیت در سازمان میشود. اما باید در نظر داشت که برای دستیابی به فروش و درآمد بیشتر، بهره‌گیری از خلاقیت ضروری است. در استراتژی مبتنی بر فروش، در هر تیم یا واحد حداقل یک نفر باید مسئول بررسی روزانه آمار فروش و تاثیر آن واحد در درآمد مجموعه باشد تا همه افراد با ذهنیت مشابه در راستای رسیدن به هدف تلاش کنند.
مبتنی بر خدمت
استراتژی مبتنی بر خدمت در اصل به تجربه مشتریان توجه دارد. در این حالت مدیران سازمان روی ارتباط با مشتریان تمرکز دارند و از سوی دیگر به تجربه کارکنان هم اهمیت بالاتری می‌دهند. چرا که در حوزه‌های خدماتی، ارتباطات انسانی نقش کلیدی داشته و یک کارمند ناراضی ممکن است ده‌ها مشتری را ناراضی کند. در راهبرد مبتنی بر خدمت، جایگاه‌های شغلی باید با توجه به ارتباط مستقیم بین مشتری و سازمان تعریف شوند و امکانات مجموعه در راستای خلق تجربه مثبت مورد استفاده قرار گیرند.
مبتنی بر فرآیند
راهبرد مبتنی بر فرآیند به نحوه انجام امور در کسب‌وکار تاکید داشته و مواردی مانند انطباق با قوانین، ایمنی، تاثیرات محیط زیستی و مسئولیت اجتماعی را در بر می‌گیرد. در استراتژی مبتنی بر فرآیند، جایگاه‌های شغلی مانند بازرسان و ارزیابان از قدرت بالاتری برخوردار بوده و می‌توانند در صورت عدم تطابق فعالیت‌ها با استانداردها، فرآیند کاری سازمان را متوقف کنند.
سخن پایانی
استراتژی سازمانی، رویکرد اصلی هر کسب‌وکار است که بر اساس اهداف آن تدوین میشود. راهبرد سازمانی و اهداف آن باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، واقع‌گرایانه و محدود به زمان باشند تا تاثیر خود را نشان دهند. علاوه بر این بسته به هدف اصلی سازمان، استراتژی می‌تواند مبتنی بر محصول، خدمت، فروش یا فرآیند باشد.
سوالات متداول
در انتها به سوالات متداول درباره استراتژی سازمانی می‌پردازیم.
عناصر کلیدی استراتژی سازمانی کدامند ؟
استراتژی سازمانی چهار عنصر کلیدی دارد که عبارتند از: اختصاصی بودن، قابل اندازه‌گیری بودن، واقع‌گرایانه بودن و محدود به زمان بودن.
انواع استراتژی سازمانی چیست ؟
استراتژی سازمانی بر مبنای معیارهای مختلفی تدوین میشود که چهار مورد از مهمترین آنها عبارتند از: محصول یا خلاقیت، درآمد یا فروش، خدمت و فرآیند.
