تکنیک های مدیریت زمان برای بهره وری – ۲۳ تکنیک کلیدی

هرکدام از ما عادت‌های رفتاری خاص خودمان را داریم و هنگامی که با حجم زیادی از کارها مواجه می‌شویم برای مدیریت زمان از شیوه‌های متفاوتی بهره می‌گیریم. به همین علت خوب است که تکنیک های مدیریت زمان را بشناسیم. در این مطلب به معرفی انواع تکنیک مدیریت زمان و اپلیکیشن‌های مخصوص آن پرداخته‌ایم تا هرکس به فراخور تیپ شخصیتی و عادت‌های روزانه خود از این روش‌ها استفاده کند و در پرمشغله‌ترین روزها طبق برنامه به همه کارهایش برسد.

تکنیک های مدیریت زمان

«تکنیک های مدیریت زمان» (Time Management Techniques) مجموعه‌ای از قوانین هستند که برای افزایش اثربخشی و بهره‌وری زمان، تصمیم‌گیری بهتر و سریع‌تر و رسیدن به دست‌آوردهای بیشتر باید مطابق این قوانین پیش بروید.

مدیریت زمان رابطه مستقیمی با مهارت تصمیم گیری دارد. در واقع شما در تکنیک مدیریت زمان انتخاب می‌کنید که کدام کارها را انجام دهید و کدام را از برنامه روزانه حذف کنید. اگر برای یکی از کارهای روزانه ارزش زیادی قائل هستید باید آن را پیش از موعد مقرر به اتمام برسانید. البته همواره زمانی از روز را به خودتان اختصاص دهید تا به معنای واقعی زمان را مدیریت کرده باشید.

بنابراین برای این‌که این کار را به بهترین نحو انجام دهید باید انواع تصمیم گیری در مدیریت و زندگی را نیز بیاموزید. در نگاه اول ایجاد این تعادل و رسیدن به اهداف، سخت یا غیرممکن است اما اگر تکنیک های مدیریت زمان را به‌درستی بیاموزید هر روز را با بالاترین سطح بهره‌وری به پایان می‌رسانید.

یکی از ساده‌ترین روش‌های مدیریت زمان انجام دقیق فرایندهای زیر است:

• کارهای مربوط به امروز را یادداشت کنید.
• ابتدا کارهای مهم و فوری را انجام دهید.
• زمان کافی برای کارهای معمول روزانه و استراحت خود ذخیره کنید.
• استرس خود را مدیریت کنید.
• افراد گروه را به خوبی مدیریت کنید.
• روند پیشرفت پروژه‌ها را رصد کنید و مشکلات آن‌ها را شناسایی کنید.

بیشتر تکنیک‌هایی که در ادامه به آن‌ها اشاره ی‌کنیم به یک یا چند مورد از نکات بالا مربوط می‌شوند. علاوه بر موارد گفته شده لازم است به مهارت‌های مرتبط با مدیریت زمان نیز آگاه باشید و انتخاب کنید که کدام روش را برای مدیریت زمان خودتان انتخاب کنید. همچنین می‌توانید تکنیک مدیریت زمان خاصی را برای محیط کار انتخاب کنید و تکنیک دیگری را برای انجام کارهای شخصی به‌کار ببرید.

مهارت های مدیریت زمان

برخی از مهارت‌ها اثربخشی مدیریت زمان و بهره‌وری را در شما افزایش می‌دهند. در این بخش به معرفی این توانایی‌ها می‌پردازیم:

• تعیین هدف SMART: قبل از برنامه‌ریزی مطمئن شوید که هدف شما دارای ویژگی‌هایی از قبیل خاص بودن (Specific)ُ، قابل اندازه‌گیری بودن (Measurable)، در دسترس بودن (Attainable)، مرتبط بودن (Relevant) و داشتن محدودیت زمان (Time-bound) است.
  

  

• برنامه‌ریزی اثربخش: مطمئن شوید که اهداف مشخصی دارید. برای این کار باید فعالیت‌های مسیر رسیدن به هدف را تعریف کنید.
• مدیریت استرس: با استفاده از استراتژی‌ تکنیک‌های دوری از استرس، اضطراب خود را مدیریت کنید و در طول انجام کارها آرامش داشته باشید.
• تقسیم کار درست: اگر کارها را بین اعضای گروه به‌درستی تقسیم کنید روند کار برای همه همکاران آسان می‌شود.
• دوری از عوامل حواس‌پرتی: عوامل حاشیه‌ای وقت مفید روزانه برای کار و حتی استراحت را از بین می‌برند بنابراین یکی دیگر از مهارت‌های مهم، توانایی دوری از این عوامل است.
• تمرکز روی یک کار: اگر در لحظه روی یک کار مشخص متمرکز شوید کیفیت نتایج کار بسیار بالاتر از اوقاتی خواهد بود که چند کار را به صورت هم‌زمان انجام می‌دهید.
• نه گفتن: این دو عبارت ساده «نه گفتن» را بپذیرید و در مواقع لزوم به دیگران نه بگویید تا زمان بیشتری برای رسیدن به وظایف روزانه خود داشته باشید.
  

  

• اولویت‌بندی: اگر اولویت‌بندی انجام دهید و عمده وقت روزانه را صرف رسیدگی به اولویت‌ها کنید به برخی از کارهای با اولویت کمتر نمی‌رسید اما نتایج بهتری می‌گیرید. به این مهارت قانون ۲۰/۸۰ نیز می‌گویند که با توجه به آن شما با انجام ۲۰ درصد کارها به ۸۰ درصد نتایج مد نظرتان می‌رسید.
  

  

• دوری از اهمال‌کاری: علت‌های اهمال‌کاری‌های را در خود بررسی کنید و مهارت دوری از آن را پرورش دهید.

برای این‌که از تکنیک مدیریت زمان استفاده کنید باید ابتدا مهارت‌های بالا را در خود پرورش دهید. مدیریت زمان فقط برای کارمندان و بزرگسالان نیست. این تکنیک‌ها برای رشد و موفقیت دانش آموزان نیز اثربخشی زیادی دارد. مهم‌ترین استراتژی‌های مدیریت زمان که دانش‌آموزان می‌توانند از آن‌ها بهره‌مند شوند در زیر آمده‌اند.

1. برنامه ریزی جامع داشته باشید: با برنامه‌ریزی جامع می‌توانید زمان‌هایی را برای مطالعه امتحانی خاص اختصاص دهید. این کار به شما در گرفتن نتایجی بهتر از امتحانات یاری می‌دهد. البته در نظر داشته باشید که مطالعه دروس حفظی را هرگز به شب‌های امتحان موکول نکنید و برای رسیدن به این نوع اهداف درسی آن‌ها را در طول سال تحصیلی با برنامه‌ای درست مطالعه کنید.
2. برای هر کدام از درس‌ها یا کتاب‌ها فوریت ایجاد کنید: به طور مثال اگر باید مقاله‌ای را تحویل دهید زمان ارسال آن را به تاریخی مشخص محدود کنید. با تعیین زمان از اهمال‌کاری دور می‌شوید و بی‌جهت انجام کارها را به تعویق نمی‌اندازید.

مشکلات رایج در مدیریت زمان

تکنیک های مدیریت زمان زیادی وجود دارند که می‌توانید از آن استفاده کنید اما همه این تکنیک‌ها برای کل مردم اثربخش نیستند. عملکرد هرکس با دیگری متفاوت است، بنابراین نحوه مدیریت زمان نیز در افراد مختلف با هم فرق دارد و هر کس متد خاص خود را برای برنامه‌ریزی و رسیدن به اهدافش انتخاب می‌کند. در این بین برخی مشکلات در میان بیشتر افراد رایج است و آن‌ها را از رسیدن به برنامه‌هایشان دور می‌کند. این مشکلات عبارت‌اند از:

• وقت‌کشی
• اهمال‌کاری
• حواس‌پرتی
• اشتباه محاسباتی
• شخصیت نجات‌دهنده
• ایده‌آل‌گرایی

بیشتر افراد بین یک تا چند عادت رفتاری اشتباه بالا را در خود احساس می‌کنند. در این بخش به بررسی هرکدام از این تیپ‌های مدیریتی زمان می‌پردازیم.

وقت‌کشی

اگر چنین عادتی داشته باشید برنامه روزانه را بر اساس نظر بقیه تنظیم می‌کنید و اهمیتی به اولویت‌های خود نمی‌دهید. علت اصلی بروز این مشکل این است که وظایف خودتان به نظر سنگین می‌آیند و ترجیح می‌هید روی کارهای دیگری متمرکز شوید. در این حالت از نظر بقیه تایید می‌شوید اما وظایف مربوط به خودتان را انجام نمی‌دهید و از درون دچار کمبود عزت نفس می‌شوید. عامل اصلی شکل‌گیری این تیپ شخصیتی انجام چند کار به صورت هم‌زمان، نرسیدن به موعدهای تحویل، برنامه‌ریزی نادرست و عدم تعیین زمان استراحت است.

اهمال کاری

افرادی که عادت به اتلاف‌وقت دارند حداقل فعالیت‌های مربوط به دیگران را انجام می‌دهند اما افراد اهمال‌کار در هرکاری مرتبط با خودشان یا دیگران تاخیر می‌کنند. برخی از آن‌ها می‌گویند که اگر تحت فشار کاری قرار بگیرند عملکرد بهتری دارند اما معمولا در لحظات آخر دچار استرس و اضطراب می‌شوند و نتیجه بدتری رقم می‌زنند. علت اصلی این شیوه رفتاری انجام ندادن کارها تا موعد مشخص، برنامه‌ریزی نادرست و انجام چند کار هم‌زمان است و درمان اهمال‌کاری تنها راه اجتناب از پیامدهای آن است.

حواس‌پرتی

افراد دارای این ویژگی در مکان درستی حضور دارند اما ذهنشان با آن‌ها همراه نیست و با کوچک‌ترین چیزی تمرکزشان را از دست می‌دهند. به طور مثال وقتی در حال انجام یک پروژه مهم هستند در صورت پاسخ به تماس تلفنی زمان زیادی پس از آن تماس از حالت متمرکز خارج می‌شوند و باید انرژی مضاعفی برای تمرکز دوباره صرف کنند. مهم‌ترین عوامل این تیپ شخصیتی نیز انجام چند کار هم‌زمان، نرسیدن به موعد تحویل کارها و برنامه‌ریزی نادرست است.

اشتباه محاسباتی

این افراد در حین برنامه‌ریزی برای هر کاری زمان اشتباهی را در نظر می‌گیرند. به طور مثال برای کاری که نیاز به ۲ ساعت زمان دارد ۱ ساعت محاسبه می‌کنند و برای کاری که یک ساعته تمام می‌شود ۳ ساعت زمان در برنامه تعیین می‌کنند. این اشتباه محاسباتی مانع از مدیریت درست زمان می‌شود و نمی‌توانند به موعد تحویل خود برسند. علت اصلی بروز این اتفاق معمولا برنامه‌ریزی نادرست است و پیامد رایج آن نرسید به موعد تحویل انجام کارها است.

شخصیت نجات‌دهنده

شخصیت نجات‌دهنده کسی است که کارها را به دیگران نمی‌سپارد و همه وظایف را خودش برعهده می‌گیرد. از این‌رو ناگهان با حجم زیادی از کارهای ریز و درشت مواجه می‌شود و همواره پرمشغله است. این شخص به‌مرور زمان و گاهی خیلی زود دچار بحران می‌شود و نمی‌تواند به ادامه کارها بپردازد. ازجمله پیامدهای این نوع رفتار نرسیدن به برنامه تدوین شده است که عامل اصلی آن معمولا نداشتن استراحت و برنامه‌ریزی نادرست است.

کمال گرایی

افراد مبتلا به کمال گرایی شبیه اهمال‌کارها و حواس‌پرت‌ها هستند با این تفاوت که علت نرسیدن به برنامه آن‌ها این است که می‌خواهند همه‌چیز را در عالی‌ترین حالت انجام دهند. آن‌ها بیش از حد کار می‌کنند و تمام انرژی خود را صرف بالا بردن کیفیت پروژه مي‌کنند.

طبیعی است که کسی نمی‌تواند بالاترین حد را تعیین کند و تلاش برای این امر باعث می‌شود که این افراد کارهایشان را به موقع انجام ندهند و معمولا کمی بعد، از شدت تلاش زیاد، وظایفشان را نیمه‌کاره رها می‌کنند.

تمامی مدل‌های اشتباه مدیریت زمان که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم قابل حل هستند و در صورتی که از تکنیک های مدیرت زمان به‌درستی استفاده کنید به تمامی برنامه‌های روزانه خود می‌رسید.

بهترین تکنیک های مدیریت زمان

این که کدام تکنیک مدیریت زمان بهترین روش است به خود شما، نحوه سازماندهی کارها و همچنین مطالعه و رسیدن به اهدافتان ربط دارد. در ادامه به اثربخش‌ترین تکنیک های مدیریت زمان می‌پردازیم تا از میان آن‌ها بهترین مدل‌ها را برای خودتان انتخاب کنید.

1. تکنیک پومودورو

فرانچسکو چیریلو (Francesco Cirillo) بنیان‌گذار تکنیک پومودورو است. در این تکنیک باید کارهای خود را در ۲۵ دقیقه انجام دهید و سپس ۵ دقیقه استراحت کنید. این تکنیک ساده اما کاربردی است. اگر مهارت مدیریت زمان را در خود پرورش دهید به صورت خودکار مهارت‌های زیر را نیز در خود می‌پرورانید:

• برنامه‌ریزی اثربخش
• مدیریت استرس
• دوری از حواس‌پرتی
• تمرکز روی یک کار مشخص
• تعیین اولویت‌ها
• نه گفتن

همچنین این مهارت‌ها از بروز مشکلاتی نظیر برنامه‌های نادرست، کمبود استراحت، انجام چند کار هم‌زمان و نرسیدن به زمان تحویل کار جلوگیری می‌کنند.

نحوه عملکرد پورومودو

برای اجرای این تکنیک لازم است مراحل زیر را با دقت طی کنید.

1. تایمر را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید.
2. طی این ۲۵ دقیقه فقط روی کارتان متمرکز شوید.
3.  قبل از این‌که تایمر به صدا در بیاید کار را متوقف کنید.
4. ۵ دقیقه استراحت کنید.
5. پس از استراحت 2۵ دقیقه دیگر به کارتان ادامه دهید.
6. پس از تکرار ۴ دوره ۲۵ و ۵ دقیقه‌ای، استراحتی طولانی‌تر داشته باشید.
7.  این فرایند را تا پایان کارهای روزانه تکرار کنید.

مزایای استفاده از تکنیک پومودورو

استفاده از این تکنیک مزایایی دارد که عبارت‌اند از:

• تخمین بهتر مدت زمان لازم برای انجام هر کار
• ثبت زمان کار و به دنبال آن افزایش تمرکز
• وجود زمان‌های استراحت برای جلوگیری از خستگی بیش از حد
• سهولت در ارزیابی میزان بهره‌وری در کار

معایب تکنیک پومودورو

در کنار مزیت‌های این تکنیک عیب بزرگ وجود دارد که نمی‌گذارد در تمامی مواقع از این روش استفاده کنید. برخی مواقع در همان دقایق اول نمی‌توانید با کار مد نظرتان ارتباط برقرار کنید و برای این‌که آن را بهتر درک کنید باید زمان بیشتری بگذارید. در این حالت وقتی غرق انجام فرایند می‌شوید ۲۵ دقیقه تمام می‌شود و ممکن است پس از ۵ دقیقه استراحت تمرکزتان به حالت اولیه بازنگردد.

به طور مثال فرض کنید که در حال یادگیری فرمول‌های ریاضی هستید و پس از دقایقی طولانی بخش از آن را درک کرده‌اید. حال اگر بین این یادگیری وقفه بیندازید احتمال بازگشت شما به آن سطح از درک مطلب کاهش می‌یابد.

2. تکنیک کانبان

کانبان یکی از تکنیک های مدیریت زمان است که می‌توانید از آن برای به تصویر کشیدن روند کار خود استفاده کنید. همچنین وقتی فعالیت‌ها را از ستونی به ستون دیگر تغییر می‌دهید پیشرفت هرکدام از آن کارها را می‌بینید. این تکنیک در سال ۱۹۶۰ در ژاپن ابداع شد تا میزان بهره‌وری ژاپنی‌ها را در ساخت اتومبیل‌های تویوتا افزایش دهد.

مهارت‌هایی که با کمک این تکنیک افزایش می‌یابند عبارت‌اند از:

• برنامه‌ریزی اثربخش
• تعیین اهداف SMART
• تعیین وظایف اعضای گروه
• انجام یک کار به صورت متمرکز

نحوه کار تکنیک کانبان

در صورت تمایل به استفاده از این روش می‌توانید برای پیاده‌سازی آن از نرم‌افزار مدیریت پروژه کانبان یا قلم و کاغذ ساده یا تخته استفاده کنید. ابتدا تعداد گام‌های انجام هر پروژه یا فعالیت را محاسبه کنید و بر اساس آن‌ها ستون‌های جدول را بکشید. سپس انتخاب کنید که کدام ستون‌ها را جزو کارهای در حال انجام قرار دهید.

به طور مثال ۴ ستون ایجاد کنید و وظایف مربوط به کار را در آن‌ها جابه‌جا کنید. نام این ستون‌ها به شرح زیر است:

• تمام کارها: در این ستون با کمک بارش فکری تمامی وظایف مربوط به خودتان را یادداشت کنید. بعدا تصمیم می‌گیرید که کدام را در ستون «انجام دادن» قرار دهید.
• انجام دادن: به این ستون وظایفی را اختصاص دهید که انجامشان می‌دهید.
• در حال انجام: در این بخش به کارهایی اشاره کنید که در حال انجامشان هستید.
• انجام شده: کارهای به اتمام رسیده را در این ستون یادداشت کنید.

مزایای تکنیک کانبان

استفاده از این تکنیک مزایایی دارد که برخی از آن‌ها در زیر آمده‌اند.

• محدودیتی برای ثبت کارها ندارید و می‌توانید جدول را کاملا شخصی‌سازی کنید.
• تصویر واضحی از موقعیت خود و کارهای مربوط به خود خواهید داشت.
• می‌توانید کارهای بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل اندازه‌گیری تقسیم کنید تا ارزیابی روند کار برایتان ساده شود.
• اعضای گره با ستون «در حال انجام» درگیر می‌شوند تا خیلی زود کارها را به ستون «انجام شده» منتقل کنند.

معایب تکنیک کانبان

در زیر به مشکلات استفاده از این روش اشاره کرده‌ایم.

• در این تکنیک هیچ جدول از پیش تعیین شده‌ای وجود ندارد و خود شما باید ستون‌ها و نام آن‌ها را ایجاد کنید که این کار کمی زمان‌بر است.
• کانبان در یافتن کارهای مهم و فوری به شما کمکی نمی‌کند و صرفا محیطی برای ورود اطلاعات است.
• تخمین زمان اتمام کارها دشوار است زیرا در کانبان اطلاعاتی درباره مقدار زمان لازم برای انجام آن‌ها داده نمی‌شود.

استفاده از جدول مدیریت زمان نیز برای پرورش این مهارت بسیار مفید است.

3. تکنیک انجام کارها (Getting Things Done)

تکنیک «سامان دادن کارها» که به طور خلاصه به آن GTD می‌گویند دارای ۵ گام است که به شما اجازه می‌دهد پس از بارش فکری وظایف خود را به لیست انجام کارها انتقال دهید. این متد را «دیوید الن» (David Allen) در کتاب «به انجام رساندن کارها» معرفی کرد.

در زیر به برخی از مهارت‌ها اشاره کرده‌ایم که با استفاده از روش GTD در خود پرورش می‌دهید:

• برنامه‌ریزی اثربخش
• تعیین اولویت‌ها
• تعیین هدف‌های SMART

همچنین این متد برنامه‌های نادرست را اصلاح می‌کند.

نحوه عملکرد تکنیک انجام کارها

برای اجرای این روش لازم است ۵ گام زیر را طی کنید.

1. گرفتن: تمامی وظایفی را که به ذهنتان خطور می‌کنند در جایی یادداشت کنید.
2. شفاف‌سازی: تعیین کنید که کدام کارها در دسترس هستند و برای رسیدن به کدام وظایف باید برنامه‌ریزی کنید.
3. سازماندهی: هر وظیفه‌ای را با برچسبی مشخص کنید تا سازماندهی شوند. به طور مثال ستونی برای کارهای منزل، ستونی مربوط به کارهای بیرون و... داشته باشید.
4. بازخورد: در دوره‌های مختلف زمانی کارهای خود را مرور کنید و دریابید که کار بعدی چیست و آیا نیازی هست که آن کار را در همین هفته انجام دهید یا خیر.
5. انجام کار: پس از انجام ۴ مرحله پیشین حالا وقت آن است که غرق در این فعالیت‌ها شوید تا این تکنیک های مدیریت زمان اثربخشی خود را نشان دهند.

مزایای متد GTD

برخی از مزایای این متد عبارت‌اند از:

• دیدگاه کاملی از تمامی کارهای خود به دست می آورید.
• ذهن خود را از تمام کارها خالی می‌کنید و دیگر نگران وظایف انبوه نیستید.
•  با استفاده از این متد چه در زندگی شخصی و چه در زندگی حرفه‌ای بهره‌وری خود را افزایش می‌دهید.

معایب متد GTD

برخی از مشکلات این روش عبارت‌اند از:

• متد GTD شما را برای حذف حواس‌پرتی‌ها هدایت نمی‌کند و خودتان هستید که برای انجام کارها باید بر عوامل حاشیه‌ای غلبه کنید.
• سازماندهی کارها به جای تمرکز بر پروژه‌ها براساس عبارت‌ها صورت گرفته است و همین امر اثربخشی این تکنیک مدیریت زمان را کاهش می‌دهد.
• تعداد زیاد کارها در لیست، اثربخشی روز را کاهش می‌دهد زیرا در بیشتر مواقع نمی‌توانید به همه آن‌ها رسیدگی کنید و همین مسئله باعث ناامیدی شما می‌شود.

۴. متد قورت دادن قورباغه

متد قورت دادن قورباغه ازجمله تکنیک های مدیریت زمان است که روی اولویت‌بندی کارها تاکید دارد. در واقع شما از میان تمام کارهایی که دارید مهم‌ترین یا سخت‌ترین وظیفه را انتخاب می‌کنید (این همان قورباغه شما خواهد بود) و آن را به عنوان اولین فعالیت فردای خود در برنامه قرار می‌دهید. پس از اتمام این فعالیت به خود اجازه انجام کارهای دیگر را در طول روز بدهید.

احتمال دارد که دلیل شما برای انتخاب این کار، سختی یا حوصله سربر بودن آن باشد اما به یاد داشته باشید که برای تمام کردن آن باید بیشترین حد تمرکز خود را به‌کار ببرید تا به اتمام برسد. به طور مثال اگر در حال مطالعه دروس امتحانی هستید ابتدا سخت‌ترین مباحث را مطالعه کنید و پس از درک کامل آن‌ها به سراغ بخش‌های دیگر بروید.

این متد را اولین بار «برایان تریسی» (Brian Tracy) در کتاب «قورباغه‌ات را قورت بده» معرفی کرد.

نحوه کار متد قورت دادن قورباغه

برای پیاده‌سازی این روش ابتدا باید تمامی وظایف خود را اولویت‌بندی کنید و به آن‌ها با توجه به اولویتشان مطابق مدل زیر برچسب بزنید.

• فعالیت A: این برچسب را به مهم‌ترین کار خود بدهید. اگر چند کار با درجه اهمیت بالایی دارید به همه آن‌ها برچسب A بدهید اما بین همان‌ها نیز اولویت‌بندی کنید.
• فعالیت B: کار مهم بعدی که باید پس از اتمام وظیفه A آن را انجام دهید برچسب B می‌گیرد. این کار ممکن است اهمیت کمتری نسبت به کار قبلی داشته باشد اما انجام آن ضرورت دارد.
• فعالیت C: کاری که باید انجام دهید اما اگر انجامش ندهید دچار مشکل نمی‌شوید.
• فعالیت D: این وظایف را معمولا باید به دیگران واگذار کنید و جزو فعالیت‌های دسته A آن‌ها تعریف‌اش کنید.
• فعالیت E: کاری که نیازی به انجام آن ندارید و می‌توانید از برنامه خود حذف کنید.

مزایای تکنیک قورت دادن قورباغه

برخی از مزیت‌های استفاده از این تکنیک در زیر آمده‌اند.

• اگر از همان ابتدای روز سخت‌ترین و مهم‌ترین کار را انجام دهید در باقی ساعات مهلت استراحت دارید و برای انجام کارهای دیگر انرژی و انگیزه خواهید داشت.
• اولویت‌بندی کارها با استفاده از این متد ساده‌تر می‌شود.
• زمان کافی برای استراحت و تفریح به دست می‌آورید.

معایب متد قورت دادن قورباغه

در کنار فواید زیاد این متد، معایبی نیز وجود دارند که در زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم.

• صبح را با کارهای سختی آغاز می‌کنید که ممکن است اعتماد به نفس شما را کاهش دهند.
• انعطاف‌پذیری برنامه با این روش کاهش می‌یابد و اگر در طول روز به کارهای مهم دیگری برخورد کنید دچار چالش در مدیریت زمان می‌شوید.

5. تکنیک تخصیص زمان (Timeboxing)

در این تکنیک مدت زمان مشخصی را به انجام کاری مشخص اختصاص می‌دهید. در این تکنیک مدیریت زمان معمولا موعد اتمام کار ثبت می‌شود به همین دلیل معمولا در مدیریت پروژه نیز از این روش استفاده می‌کنند.

روش تخصیص زمان نسبت به پومودورو عمومیت بیشتری دارد زیرا به جای تعیین ۲۵ دقیقه، دوره‌های زمانی نامشخصی دارد. اولین کسی که این روش را با جزئیات تشریح کرد «جیمز مارتین» (James Martin) بود که در یکی از فصل‌های کتاب «Rapid Application Development» به این موضوع پرداخت.

نحوه کار متد Timeboxing

برای پیاده‌سازی این روش باید مطابق گام‌های زیر پیش بروید:

1. تمامی فعالیت‌ها و وظایف خود را وارد لیست کنید.
2. هدف خود را از انجام کارها مشخص کنید و تصمیم بگیرید که به کدام‌یک برسید.
3. اگر کار مهمی دارید که تمرکز زیادی نیاز دارد زمان بیشتری به آن اختصاص دهید (مثلا یک یا دو ساعت).
4. اگر کار سختی در پیش دارید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش زمانی کوتاه در نظر بگیرید (برای مثال ۲۰ الی ۳۰ دقیقه) تا مدیریت انجام کار را آسان‌تر کنید.
5. از اولین کار شروع کنید.
6. اگر زمان تخصیص داده شده به اتمام رسید دست از ادامه کار بکشید.
7. استراحت کنید.
8. کارهای داخل لیست را مرور کنید.
9. توجهتان را روی تخصیص زمان کار بعدی متمرکز کنید.

مزایای استفاده از متد Timeboxing

این تکنیک یکی از اثربخش ترین تکنیک های مدیریت زمان است که ازجمله مزایای آن می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• وقتی چندین کار کوچک دارید که باید به اتمام برسانید این متد بسیار کارساز است زیرا ارزیابی و انجام آن‌ کارها در مد‌ت‌زمان محدود امکان‌پذیر است.
• موعد تحویل کارها در این متد اهمیت زیادی دارد بنابراین باید تا زمانی که timeboxing برایتان تعیین می‌کند تا حدی که می‌توانید کار خود را به اتمام برسانید.
• افراد کمال‌گرا وقت زیادی برای توجه به جزئیات ندارند زیرا باید طبق زمان‌بندی خیلی سریع به کار بعدی برسند. به همین علت با سرعت به همه کارهای خود می‌رسند.
• این متد به شما اجازه انجام چند کار هم‌زمان را نمی‌دهد و باید در زمانی مشخص روی کاری مشخص متمرکز شوید.

معایب استفاده از متد Timeboxing

در کنار مزیت‌های فراوانی که این متد دارد چند ایراد نیز می‌توانیم در آن بیابیم که در زیر به آن‌ها پرداخته‌ایم:

• هنگامی که غرق کاری می‌شوید اگر زمان آن کار به اتمام برسد باید انجام آن را متوقف کنید.
• در مواجهه با عوامل بیرونی ممکن است برای حفظ برنامه دچار چالش شوید. به طور مثال اگر در حین انجام کار نمی‌توانید از پاسخگویی به تماس شخص مهمی خودداری کنید و بخشی از زمان انجام را را از دست می‌دهید.
• احتمال دارد زمان مورد نیاز کارها را درست پیش‌بینی نکنید. اگر برای فعالیتی زمان کمی در نظر بگیرید آن فرایند به درستی انجام نمی‌شود و به اتمام نمی‌رسد. اگر هم زمان زیادی تعیین کنید دچار بی‌حوصلگی، حواس‌پرتی و از دست دادن تمرکز می‌شوید.

۶. تکنیک Time blocking

در این تکنیک برنامه زمانی انجام کار را مطابق زمانی مشخص متوقف می‌کنید. علت شهرت Time blocking استفاده «ایلان ماسک» (مدیر عامل شرکت تسلا و بسیاری شرکت‌های دیگر) از این روش برای مدیریت زمان است.

نحوه کار تکنیک Time blocking

برای پیاده‌سازی این تکنیک لازم است ۴ مرحله زیر را طی کنید:

1. مرحله برنامه‌ریزی: در این مرحله وظایف و فعالیت‌هایتان را تعریف کنید و اولویت‌بندی آن‌ها را انجام دهید.
2. مرحله بستن: هرکاری را با زمان مشخص آن تعیین کنید. دقیقه یا ساعت مورد نیاز، روزی که باید آن را انجام دهید و همچنین شروع و پایان آن فعالیت را در تقویم یادداشت کنید. این مدت زمان از ۱۰ تا ۹۰ دقیقه متغیر است و به سطح اولویت آن کار بستگی دارد. بنابراین لازم است برای کارهای با اولویت بالاتر زمان بیشتری در نظر بگیرید.
   همچنین زمانی از روز را به این کارهای مهم اختصاص دهید که در اوج بهره‌وری باشید. در بقیه روز که بهره‌وری کمتری دارید به بقیه کارهای موجود در برنامه‌ بپردازید. در این گام همه چیز از قبیل روز، ساعت شروع و ساعت پایان کارها را در تقویم یادداشت کنید.

   

3. مرحله اقدام: اولین کار موجود در برنامه روزانه را شروع کنید و بین کارها زمان استراحت تعیین کنید. این زمان‌های استراحت را نیز در برنامه یادداشت کنید. سعی کنید برنامه انعطاف‌پذیری داشته باشید تا اگر مجبور به انجام کاری فوری شدید در سریع‌ترین زمان ممکن اقدام به انجام آن کنید.
4. مرحله بازنگری: اگر کاری نیاز به زمان بیشتر یا کمتری دارد آن را در برنامه زمانی خود اصلاح کنید و اگر لازم بود کاری را از برنامه حذف کنید یا به آن بیفزایید.

مزایای متد Time blocking

این تکنیک مدیریت زمان مزیت‌های زیادی دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• روشی کامل و جامع برای ارزیابی روند کار روزانه است.
• به این روش انجام کارها «کار عمیق» می‌گویند که در حین آن تمرکز کامل روی انجام یک کار مشخص دارید.
• با کمک این تکنیک احساس می‌کنید که کنترل بهتری روی وظایف و فعالیت‌های خود دارید.

معایب متد Time blocking

این روش در عین اثربخشی اشکالاتی هم دارد که در زیر آن‌ها را برشمرده‌ایم.

• عوامل حواس‌پرتی غیرمنتظره ممکن است در برنامه‌ریزی شما اختلال ایجاد کنند. حتی اگر عوامل مربوط به خودتان را کنترل کنید، برخی عوامل بیرونی قابل کنترل نیستند. به طور مثال اگر در حین نوشتن مقاله در سیستم اینترنت منطقه شما اختلالی ایجاد شود تا زمان رفع مشکل نمی‌توانید کار خود را به اتمام برسانید و به ناچار باید در برنامه تغییراتی ایجاد کنید.
• همانند روش Timeboxing در این روش نیز ممکن است در تخمین زمان مورد نیاز هر کار اشتباه کنید و با مشکلاتی از قبیل کمبود زمان انجام کار یا زمان بیش از حد مواجه شوید.

۷. تکنیک Inbox-Zero

این تکنیک به مدیریت ایمیل‌های شما می‌پردازد و هدف آن خالی کردن اینباکس ایمیل است. این روش را یک متخصص بهره‌وری به نام «مرلین من» (Merlin Mann) اولین بار مطرح کرد.

نحوه کار متد Inbox-Zero

برای این‌که از این تکنیک مدیریت زمان برای خالی کردن اینباکس ایمیل استفاده کنید باید گام‌های زیر را پیش بروید:

1. مدت زمانی را برای بررسی و مدیریت اینباکس خود تعیین کنید.
2. نوتیفیکیشن‌ را خاموش کنید و اجازه ندهید که تب ایمیل روی مرورگرتان باز بماند.
3. ایمیل‌ها را اولویت‌بندی کنید.
4. به ایمیل‌های مهم پاسخ دهید و به افرادی ایمیل بفرستید که احتمالا خیلی زود پاسخ می‌دهند.
5. ایمیل‌هایی را که برای پاسخگویی به آن‌ها زمان بیشتری نیاز دارید در پوشه «نیازمند پاسخ» قرار دهید.
6. تصمیم بگیرید که برخی از ایمیل‌ها را به اعضای دیگر گروه ارجاع دهید.
7. ایمیل‌هایی را که نمی‌خواهید یا قدیمی شده‌اند از داخل اینباکس حذف کنید.

مزایای استفاده از متد Inbox-Zero

برخی از مزیت‌های این روش در زیر آمده‌اند.

• متدی عالی برای مدیریت اینباکس‌های شلوغ است.
• تعداد ایمیل‌های نخوانده را کاهش می‌دهد و به‌راحتی می‌توانید از بین آن‌ها پیام‌های مهم خود را پیدا کنید.
• اگر زمان مشخصی از روز را به مدیریت پیام‌های ایمیلی اختصاص دهید در باقی زمان روز در مواجهه با هر ایمیل تازه حواستان پرت نمی‌شود.

معایب متد Inbox-Zero

برخی از معایب این تکنیک در زیر آمده‌اند:

• برای این‌که این پیام‌ها را بفرستید و پاک کنید روزانه زمان زیادی را صرف می‌کنید.
• نمی‌شود که فقط از این تکنیک برای مدیریت زمان استفاده کنید و باید تکنیک دیگری را با آن ترکیب کنید تا به تمامی برنامه‌های خود برسید.
• افرادی که از طریق ایمیل با مشتریان یا همکارانشان در ارتباط هستند با استفاده از این شیوه ممکن است برخی پیام‌های مهم را گم کنند و چون فقط یک زمان مشخص از روز را به چک کردن ایمیل اختصاص می‌هند در پاسخگویی پیامی مهم تاخیر می‌اندازند.

۸. تکنیک Who's Got the Monkey

تاکید اصلی این متد در مدیریت زمان تخصیص کارها به اعضای گروه است به همین دلیل از این شیوه معمولا در مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود. در تکنیک «چه کسی میمون را گرفت» منظور از میمون‌ها همان وظایفی است که برای پیشبرد پروژه تعیین می‌شوند. به طور کلی ۳ نوع میمون و مدیریت زمان در این تکنیک وجود دارند:

1. زمان مخصوص رئیس: فعالیت‌هایی که رئیس از شما می‌خواهد.
2. زمان مخصوص سیستم: نیازها و پرسش‌هایی که همکاران دارند.
3. زمان مخصوص خودتان: کارها و فعالیت‌هایی که خودتان تصمیم به انجام آن‌ها می‌گیرید.

هدف اصلی شما در این تکنیک باید به پایان رساندن کارهای مربوط به اعضای گروه، کنترل نیازهای رئیس و همکاران و افزایش زمان لازم برای انجام کارهای اختیاری باشد.

این متد را «ویلیام اونکنز» (William Oncken's) در کتاب «Managing management Time: Who's Got the Monkey» مطرح کرد.

نحوه کار متد Who's Got the Monkey

برای این که این تکنیک را پیاده‌سازی کنید باید مراحل زیر را انجام دهید.

1. ابتدا باید میمون را تایید و توصیف کنید. در واقع باید توضیح دهید که وظیفه چیست و چه کارهایی برای انجام این وظیفه لازم هستند.
2. میمون را انتخاب کنید. در واقع یعنی کار را به شخص خاصی بسپارید.
3. از میمون مطمئن شوید. یعنی اطمینان داشته باشید که به شخص درستی کار را سپرده‌‌اید. اگر میمون بسیار مهمی دارید و جایی برای خطا وجود ندارد باید به طرف مقابل درباره انجام کار توضیح دهید. اگر اطمینان دارید که شخص موردنظرتان از پس انجام وظیفه برمی‌آید کار را به او بسپارید و نصیحت‌های لازم را گوشزد کنید.
4. میمون را بررسی کنید. منظور از گام چهارم این است که روند کار را بررسی کنید و مطمئن شوید که همه چیز تحت کنترل شما است.

مزایای تکنیک Who's Got the Monkey

این روش نیز ازجمله تکنیک های مدیریت زمان است که استفاده از آن فواید زیادی دارد. برخی از این فواید در زیر آمده‌اند.

• مدیران می‌توانند به صورت اثربخش از زمان خود استفاده کنند.
• این روش مسیر حل مشکلات کارمندان را ساده می‌کند.
• دیدگاه روشنی از وظایف هرکدام از افراد تیم می‌دهد و به راحتی درمی‌یابید که هرکس مشغول چه کاری است.
• روشی مناسب برای تخصیص کارها به دیگران است.

معایب استفاده از تکنیک Who's Got the Monkey

ایراد اصلی این روش این است که صرفا به سازماندهی و تخصیص کارها می‌پردازد و برای این‌که در حین استفاده از آن برای مدیریت زمان باید تکنیک دیگری را با آن ترکیب کنید تا بهره‌وری نتایج افزایش یابد.

۸. تکنیک Action Method

در این تکنیک هرچیزی به شکل پروژه تعریف می‌شود و باید آن‌ها را مدیریت کنید و به اتمام برسانید. این پروژه‌ها می‌توانند به هرکدام از شکل‌های زیر تعریف شوند:

• مدیریت مالی
• امور اداری
• شبکه‌سازی
• و...

نحوه کار تکنیک Action Method

وقتی از این تکنیک استفاده می‌کنید فعالیت‌ها، وظایف و تمامی رویدادها به شکل پروژه سازمان‌دهی می‌شوند. سپس این فعالیت‌ها را به سه دسته تقسیم می‌کنید:

1. گام‌های فعال: در این بخش وظایفی قرار می‌گیرند که باید آن‌ها را به اتمام برسانید. برای مثال فعالیت‌هایی نظیر ارسال نسخه نهایی اپلیکیشن یا رفع ایراد یک برنامه در این دسته از کارها قرار می‌گیرند.
2. منابع: در این بخش مرزها و لینک‌های مربوط به یک کار مشخص می‌شوند تا به راحتی روند دسته قبل را ارزیابی کنید. به عبارتی دیگر همه چیزهایی که به کار خاصی نیاز ندارند ولی منابع شما هستند در این دسته قرار می‌گیرند.
3. موضوعات کم‌اهمیت: تمامی ایده‌ها و برنامه‌هایی که در حال حاضر برایشان وقت نمی‌گذارید اما در آینده می‌خواهید به آن‌ها رسیدگی کنید.

مزایای تکنیک Action Method

وقتی تمام فعالیت‌های روزانه خود را به شکل پروژه می‌بینید یعنی برای انجام هرکدام از آن‌ها باید گام‌هایی را طی کنید. به این ترتیب مجبور می‌شوید که عملکردی سریع‌تر و اثربخش‌تر داشته باشید.

معایب تکنیک Action Method

این روش در کنار مزایای خود معایبی نیز دارد که در زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

• نگاه پروژه محور به تک‌تک فعالیت‌ها سخت و زمان‌بر است و پس از مدتی درمی‌یابید که وقت زیادی از روز را صرف برنامه‌ریزی کرده‌اید.
• در این روش برنامه‌ریزی خاصی برای موضوعات با اهمیت کمتر تعریف نشده است و معلوم نیست که چه زمانی و چطور قرار است آن‌ها را انجام دهید یا روندشان را ارزیابی کنید.

۹. تکنیک ماتریس آیزنهاور

یکی از تکنیک های مدیریت زمان که هم‌زمان به فوریت کارها و اولویت انجام آن‌ها اهمیت می‌دهد ماتریس آیزنهاور است. اساس این روش به این صورت است که به هرکدام از کارها برچسبی با عنوان مهم یا غیرمهم و فوری یا غیرفوری می‌زند. شما در این تکنیک باید تمامی کارها را بررسی کنید و برچسب‌های درستی را برایشان برگزینید.

ماتریس آیزنهاور از اسم یکی از رئیس جمهورهای آمریکا با همین نام برداشته شده است زیرا این شخص به بهره‌وری در محیط کار معروف بود.

نحوه کار ماتریس آیزنهاور

فعالیت‌های خود را در لیستی بنویسید و آن‌ها را به ۴ دسته زیر تقسیم کنید:

1. یک‌چهارم اول: فعالیت‌هایی که مهم و فوری هستند و باید آن‌ها را به سرعت انجام دهید.
2. یک‌چهارم دوم: فعالیت‌هایی که اهمیت زیادی دارند اما فوری نیستند و باید برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
3. یک‌چهارم سوم: کارهایی که اهمیت زیادی ندارند ولی فوری هستند. شما باید این کارها را برونسپاری کنید یا به افراد دیگر گروه اختصاص دهید.
4. یک‌چهارم آخر: کارهایی که اهمیت و فوریت چندانی ندارند که باید همه آن‌ها را از برنامه روزانه خود حذف کنید.

مزایای تکنیک ماتریس آیزنهاور

یکی از مزیت‌های این روش وجود قوانینی مشخص برای اولویت‌بندی کارها است. مزیت دیگر این تکنیک مدیریت زمان این است که به شما کارهای قابل حذف و قابل برونسپاری را نشان می‌دهد.

معایب استفاده از تکنیک آیزنهاور

این تکنیک در عین کارایی معایبی نیز دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

• انتخاب کارهای مهم و فوری از بین کارهای دیگر همیشه ساده نیست و گاهی مجبور می‌شوید که از اهمیت برخی از کارها چشم‌پوشی کنید.
• برخی مسائل باعث توقف روند این تکنیک در مدیریت زمان می‌شوند. به طور مثال ممکن است کاری فوری اما کم‌اهمیت را جایگزین انجام کاری فوری کنید و این اختلال در سرتاسر برنامه‌ روزانه شما ادامه پیدا کند.

10. تکنیک Biological Prime Time

تکنیک «بهترین زمان بیولوژیک بدن» روی زمانی از روز متمرکز است که انرژی شما در بالاترین سطح قرار دارد و می‌توانید به خوبی کارهایتان را انجام دهید. اگر این زمان طلایی بدن خود را پیدا کنید در تخصیص زمان به کارهای مهم روز و اولویت‌بندی درست آن‌ها موفق خواهید بود.

نحوه کار Biological Prime Time

برای این‌که از این تکنیک مدیریت زمان استفاده کنید باید مراحل زیر را انجام دهید:

1. عملکرد خود را در روزهای مختلف بررسی کنید و این کار را حداقل تا ۲۰ روز انجام دهید.
2. در این مدت به میزان تمرکز، انرژی، انگیزه و توجه خودتان دقت کنید.
3. بهتر است که این ارزیابی را در ساعات مشخصی از روز هر بار تکرار کنید. به طور مثال عملکرد خود را طی ۲۰ روز از ۹ صبح تا ۵ عصر بسنجید.
4. نتایج کار خود را هر روز و هر ساعت ثبت کنید. مثلا می‌توانید تعداد کارهای روزانه‌ای را که تقریبا مدت زمان یکسان دارند با تعداد کارهای روز بعد مقایسه کنید و این تعداد را جایی یادداشت کنید.
5. پس از ۲۰ روز نتایج را تجزیه و تحلیل کنید. در این تحلیل مشخص می‌شود که کدام ساعت‌ها بهترین زمان روز هستند زیرا شما در آن به کارهای بیشتری می‌رسید.
6. وقتی بهترین زمان روز را پس از این بررسی‌ها پیدا کردید وقت آن است که مطابق اولویت‌ها برنامه‌ریزی روزانه خود را انجام دهید.
7. کارهایی را که اهمیت کمتری دارند در بخشی از ساعات روز بگذارید که انرژی و تمرکز و توجه کمتری دارید.

مزایای تکنیک Biological Prime Time

این تکنیک چون کاملا شخصی‌سازی شده است مزایای زیادی دارد که ازجمله آن‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• درمی‌یابید که بهترین زمان برای انجام کارها چه زمانی است و به این ترتیب حساس‌ترین کارها را به این زمان اختصاص می‌دهید. این‌کار باعث می‌شود که به برنامه‌های مهم روزانه خود برسید و از اهمال‌کاری بپرهیزید.
• درمی‌یابید که چه زمان‌های از روز کم‌انرژی هستید و کارهای کم‌اهمیت را به آن ساعت‌ها اختصاص می‌دهید. به این ترتیب بدون صرف انرژی مضاعف به هر دو دسته کار رسیدگی می‌کنید و از برنامه عقب نمی‌مانید.

معایب تکنیک Biological Prime Time

با وجود فواید زیاد این روش برخی ایرادات نیز به آن وارد است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:

• برای این‌که بهترین زمان بیولوژیک بدنتان را پیدا کنید باید روتین روزانه را بارها تغییر دهید تا به زمان دقیقی برسید.
• اگر برای خودتان کار نمی‌کنید و رئیسی دارید که به شما کارهایی را سپرده است استفاده از این روش برای مدیریت زمان و انجام وظایف فایده‌ای ندارد زیرا باید مطابق نظر او عمل کنید و او نیز نمی‌تواند منتظر رسیدن شما به اوج انرژی‌تان بماند.
• به طور مثال ممکن است دریابید که بهترین زمان بیولوژیک بدن شما ۶ عصر است اما ساعت کاری تا ۵ به اتمام برسد. در این حالت دانستن این زمان اهمیتی ندارد زیرا عمده فعالیت‌های شما قبل از ساعت ۵ صورت می‌گیرند و خواه‌ناخواه باید روی انجام کارها متمرکز شوید و انرژی صرف کنید.

۱۱. تکنیک The Productivity Journal

دفتر خاطرات بهره‌وری شبیه دفتر خاطرات عادی است با این تفاوت که که در آن افکارتان را نمی‌نویسید بلکه بیشتر کارهای انجام شده یا کارهای تاثیرگذار را یادداشت می‌کنید. این تکنیک بر اساس کارهایی است که شما نوشته‌اید بنابراین می‌توانید:

• ایده‌ها و افکارتان ثبت کنید و بعدها آن‌ها را عملیاتی کنید.
• تمام کارهایی را بنویسید که در طول روز انجام داده‌اید.

نحوه کار متد Productivity Journals

در پیاده‌سازی این تکنیک مدیریت زمان باید گام‌های زیر را پیش بروید.

1. هرروز کارهای مربوط به آن روز را در دفتر یا اپلیکیشن برنامه‌ریزی یادداشت کنید. بهتر است که تا حد امکان این فعالیت‌ها ساده و روشن و دست‌یافتنی باشند.

2. بررسی کنید که هر فعالیتی چقدر زمان نیاز دارد.

۳. نتایج زمانی خود را تحلیل کنید و لیست کارهای بعدی را مطابق آن آماده کنید.

۴. برای این‌که بیشتر با جزئیات این تکنیک آشنا شوید به شیوه زیر عمل کنید:

• به میزان بهره‌وری خود برای هر کاری از ۱تا ۱۰ نمره بدهید.
• لیستی از عوامل حواس‌پرتی بسازید (شبکه‌های اجتماعی، تماس‌های تلفنی و... ) با این کار بهتر می‌توانید از آن‌ها دوری کنید.
• هرکدام از کارها را به بخش‌های کوچک‌تری تقسیم کنید تا مدیریت آن‌ها بهتر صورت بگیرد.
• علاوه‌بر فعالیت‌ها، اهداف حاصل از انجام این کارها را نیز مشخص کنید.

۵. با گذاشتن نظر در زیر هرکدام از کارها به آن‌ها بازخورد دهید:

• فعالیت‌هایی که با موفقیت انجام شده‌اند.
• اتفاقاتی که در حین انجام کار رخ دادند.

مزایای استفاده از متد Productivity Journal

استفاه از این روش باعث می‌شود که تاریخچه تمامی کارهای انجام شده را داشته باشید. این نوشته‌ها حاوی تمام ایده‌ها، کارهایی که باید انجام شوند و موعد تحویل پروژه‌ها است و می‌توانید همه آن‌ها را به صورت یکجا بررسی کنید. همچنین با یادداشت مسائل پیرامون خود از سطح استرستان می‌کاهید.

معایب متد Productivity Journal

یکی از بزرگ‌ترین معایب این نوع تکنیک های مدیریت زمان نبود ساختاری مشخص است. در واقع هیچ قانونی برای این روش تعریف نشده است و همه چیز به توانایی‌های خود شما بستگی دارد.

مشکل بعدی این روش این است که برای یافتن ایده‌ها یا نظراتتان باید زمان زیادی را صرف کنید و در بین یادداشت‌ها موارد مورنظرتان را بیابید.

۱۲. تکنیک The Seinfeld

این تکنیک سیستم تقویمی خاصی است و اولین بار «جری سینفیلد» (Jerry Seinfeld) در این روش عبارت «زنجیره را نشکن» را به کار برد. هرروزی که روی مهارتی کار می‌کنید باید آن را در تقویم با رنگ قرمز علامت بزنید تا به مرور زنجیره قرمزی روی تقویم ایجاد کنید. اگر یک روز آن کار را ادامه ندهید تکنیک را پیش نبرده‌اید و زنجیره شکسته می‌شود.

نحوه کار تکنیک The Seinfeld

فرض کنید که در حال یادگیری مهارت کدنویسی هستید. برای این کار باید طبق مراحل زیر پیش بروید:

1. یک خودکار قرمز و تقویمی بزرگ تهیه کنید که روزهای سال را در یک صفحه نشان دهد.
2. هر روزی که حتی برای مدتی کوتاه تمرین کدنویسی می‌کنید آن روز را با خودکار قرمز علامت بزنید.
3. هرروز که تمرین کدنویسی انجام می‌دهید علامت‌های قرمز زیادتر می‌شوند و شکل زنجیره را پیدا می‌کنند.
4. اگر یک روز کدنویسی انجام ندهید و علامت قرمز نزنید زنجیره را پاره کرده‌اید.

مزایای تکنیک Seinfeld

این تکنیک مدیریت زمان در عین سادگی مزیت‌هایی دارد که برخی از آن‌ها عبارت‌اند از:

• وقتی هر روز می‌بیند که زنجیره قرمز ادامه دارد انگیزه بیشتری برای ادامه این زنجیره پیدا می‌کنید و با اشتیاق برای یادگیری بیشتر تلاش می‌کنید.
• وقتی این هدف روزانه را برای خود تعریف می‌کنید از اهمال‌کاری و به تعویق‌انداختن کارها دور می‌شوید و تا قبل از اتمام روز طبق برنامه پیش می‌روید.

معایب تکنیک Seinfeld

این متد پیچیدگی خاصی ندارد و خیلی از مسائل را لحاظ نمی‌کند بنابراین در کنار مزایای گفته شده معایبی نیز دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• هر روز باید به دنبال فعالیتی بگردید که به اندازه کافی به مهارت شما مرتبط باشد.
• برخی روزها سخت است که به برنامه روزانه خود برسید زیرا بعضی از کارها اولویت بیشتری دارند. به همین علت مجبور به شکستن زنجیره می‌شوید.

13. تکنیک قانون ۱۰ دقیقه

این متد یکی از تکنیک های مدیریت زمان است که در آن باید برای انجام هرکاری به خودتان ۱۰ دقیقه فرصت دهید. پس از اتمام این زمان باید تصمیم بگیرید که به سراغ کار بعد بروید یا همین کار را ۱۰ دقیقه دیگر ادامه بدهید.

نحوه کار متد قانون ۱۰ دقیقه

در ادامه به بررسی مراحل اجرای این متد می‌پردازیم:

1. کار یا وظیفه‌ای را انتخاب کنید.
2. به سرعت شروع به انجام آن کنید.
3. ۱۰ دقیقه که گذشت به میزان تمرکز خود و کار انجام شده بازخورد دهید: آیا می‌خواهید به مدت ۱۰ دقیقه دیگر به ادامه کار بپردازید یا همین مقدار کافی است و به سراغ کار دیگر می‌روید؟
4. تا پایان کار، این قانون را تکرار کنید.

مزایای استفاده از متد قانون ۱۰ دقیقه

• وقتی وظیفه اصلی را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید حس خوب دستیابی به نتایج را خواهید داشت. زیرا پس از ۱۰ دقیقه کار را به اتمام رسانده‌اید.
• وقتی فقط ۱۰ دقیقه را صرف انجام کاری می‌کنید حتی اگر وظیفه سخت و دشواری باشد به هیچ عنوان دچار اضطراب نمی‌شوید.
• با صرف ۱۰ دقیقه به ادامه کار ترغیب می‌شوید. در این حالت دیگر تمایلی به اهمال‌کاری ندارید و فرایند را ادامه می‌دهید.
• در این متد باید بلافاصله پس از انتخاب کار شروع به انجام آن کنید. در این حالت دیگر فرصتی برای افکار منفی و پیش‌بینی آینده ندارید و به کارهای خود می‌رسید.
• به مرور عادت به انجام کارها در سریع‌ترین زمان می‌کنید و بهایی به اهمال‌کاری نمی‌دهید.
• از نظر روان‌شناسی انجام کار در ۹ دوره ۱۰ دقیقه‌ای ساده‌تر از انجام آن کار در ۹۰ دقیقه ممتد است.

معایب متد قانون ۱۰ دقیقه

ایراد اصلی این متد در این است که هر ۱۰ دقیقه در کار خود وقفه ایجاد می‌کنید تا برای ادامه یا توقف آن کار تصمیم بگیرید. این روش شما را دچار حواس‌پرتی می‌کند. مخصوصا اگر خود را درگیر انجام فرایند کرده باشید این توقف‌ها به روند کارتان آسیب می‌زنند.

14. تکنیک فهرست کارهای انجام شده (To-Done List)

به جای تهیه فهرستی از کارهای آینده، فهرستی از کارهای انجام شده تهیه کنید و در آن مدت زمان صرف شده برای آن‌ها را نیز لحاظ کنید.

نحوه کار فهرست کارهای انجام شده

در ادامه به نحوه کار این تکنیک مدیریت زمان پرداخته‌ایم.

1. در پایان هر هفته ۱۰ الی ۱۵ دقیقه را به نوشتن کارهای تکمیل شده اختصاص دهید.
2. در کنار هر کار تکمیل شده بنویسید که از انجام آن کار چه چیزی یاد گرفتید.
3. سپس به این فکر کنید که انجام این کار به چه شیوه‌ای بهتر بود. یادداشت کنید که در دفعات بعدی از شیوه‌ای متفاوت برای انجام آن کار بهره ببرید تا نتایج را هر دفعه بهبود ببخشید.

مزایای تکنیک To-Done List

این متد مزیت‌های درخشانی در مدیریت زمان دارد که برخی از آن‌ها در زیر آمده‌اند.

• به شما دیدگاهی درباره کارهای انجام شده و کارهای باقی‌مانده می‌دهد.
• وقتی کارهای انجام شده را همراه با مدت‌زمان آن‌ها مشاهده می‌کنید بر میزان انگیزه شما برای ادامه راه افزوده می‌شود.
• این متد راهی ساده برای ارزیابی کارها است.

معایب تکنیک To-Done List

ایراد این تکنیک مدیریت زمان در این است که شما با بررسی کارهای انجام شده مدت زمان لازم برای انجام کارهای بعدی را تخمین می‌زنید. در حالی که این نتیجه‌ بدون در نظر گرفتن جزئیات است و در زمان اجرا شما را دچار مشکل خواهد کرد.

15. تکنیک To-Don't List

برخلاف روش کلاسیک To-do List در این روش فهرستی از کارهای غیرضروری تهیه می‌کنید که انجامشان نمی‌دهید.

نحوه کار متد To-Don't List

برای ایجاد کارایی این متد لازم است مراحل زیر را طی کنید:

1. هرروز پیش از شروع کار فهرستی تهیه کنید.
2. هر وظیفه، ایده یا عادتی غیرکاربردی را در این فهرست بگنجانید.
3. این فهرست می‌تواند شامل عوامل حواس‌پرتی، ایده‌هایی که وقتی برای اجرای آن‌ها ندارید یا عادت‌های بدی باشد که قصد ترک آن‌ها را دارید.
4. پس از خودداری از انجام ارهای داخل لیست در پایان روز آن‌ها را علامت بزنید.

در ادامه چند مثال مخصوص این فهرست را ارائه می‌کنیم:

• از ساعت ۸ صبح تا ۵ عصر به شبکه‌های اجتماعی سر نزن.
• در ساعت کاری به دوست صمیمی خود زنگ نزن.
• پروژه امروز را برای فردا نگذار.
• امروز سریال جدیدی نبین.

مزایای تکنیک To-Don't List

این روش یکی از تکینک های مدیریت زمان با مزیت‌های زیاد است که برخی از آن‌ها در زیر آمده‌اند.

• وقتی می‌نویسید که چه کارهایی را انجام نمی‌دهید، ذهن شما روی کارهای مهم‌تر متمرکز می‌شود.
• این روش شما را از عادت‌های منفی مانند چک کردن مداوم شبکه‌های اجتماعی دور می‌کند.
• در این حالت راحت‌تر می‌توانید کارها را به دیگران بسپارید زیرا می‌دانید که لازم نیست روی چه کارهایی وقت بگذارید و به این ترتیب فهرست کارهای قابل برونسپاری به‌سادگی مشخص می‌شود.

معایب متد To-Don't List

ایراد این روش در این است که هیچ توضیحی برای وظایف شما نمی‌دهد و مشخص نمی‌کند که در ازای کارهای غیرضروری، انجام کدام کارها باید ضروری است. مشخصا این روش به‌تنهایی برای مدیریت زمان کارساز نیست اما می‌توانید آن را با روش‌های قبلی یا روش‌های بعدی ترکیب کنید و به شیوه درستی از مدیریت زمان دست پیدا کنید.

16. تکنیک Flowtime

در این تکنیک مدیریت زمان فرصتی بین ۱۰ الی ۹۰ دقیقه برای انجام کاری تعیین می‌کنید. اگر متوجه شدید که پس از زمان مشخص شده می‌توانید متمرکز باقی بمانید به آن کار ادامه دهید اما اگر احساس کردید که بیش از این مدت تمرکز ندارید کمی به خود استراحت دهید.

تکنیک Flowtime برگرفته از تکنیک پومودورو است اما در آن انجام کار و استراحت محدودیت‌های زمانی کمتری دارند. همچنین این روش با تکنیک Timeboxing شباهت‌های زیادی دارد ولی اگر مدت‌زمان تعیین شده به اتمام برسد مجبور به توقف فرایند نیستید و می‌توانید آن را تا تکمیل کار خود ادامه دهید.

این تکنیک را اولین بار در سال ۲۰۱۵ یک مهندس نرم‌افزار به نام «دایوناتان مورا» (Dionatan Moura) معرفی کرد.

نحوه کار تکنیک Flowtime

برای پیاده‌سازی این تکنیک مدیریت زمان لازم است مراحل زیر را انجام دهید.

1. کار یا وظیفه‌ای را انتخاب کنید.
2. مدت زمان لازم برای انجام آن کار را تعیین کنید (مثلا ۳۰ دقیقه) و تایمر را روی این زمان تنظیم کنید.
3. تا وقتی که تایمز به صدا درمی‌آید به کارتان ادامه دهید.
4. سپس بررسی کنید که آیا می‌توانید بیش از این روی کار خود تمرکز کنید یا خیر. به طور مثال ممکن است پس از اتمام ۳۰ دقیقه حس کنید که تا ۱۰ دقیقه دیگر نیز توان ادامه کار را دارید. در این حالت تایمر را روی ۱۰ دقیقه تنظیم کنید.
5. وقتی ۱۰ دقیقه به پایان رسید دوباره از خود درباره میزان تمرکز باقی‌مانده سوال کنید.
6. در هرکدام از این مراحل (چه اتمام ۳۰ دقیقه و چه اتمام ۱۰ دقیقه) اگر احساس کردید که تمرکز ندارید در همان لحظه به خودتان استراحت بدهید. در پایان، مدت زمان لازم برای انجام آن کار یا وظیفه خاص مشخص می‌شود و دفعه بعدی برای انجام آن کار همین مدت زمان را به صورت پیش فرض در نظر می‌گیرید.

مزایای استفاده از تکنیک Flowtime

این شیوه مدیریت کردن زمان فواید زیادی دارد که برخی از آن‌ها در ادامه آمده‌اند.

• از مزیت‌های تکنیک پومودورو بهره‌مند می‌شوید و هم‌زمان آزادی لازم برای تعیین مدت زمان انجام کار و استراحت را دارید.
• اگر زمان انجام کاری را زیاد در نظر گرفته‌اید قابلیت اصلاح آن را در دفعات بعدی خواهید داشت.
• با پیدا کردن بهترین زمان بهره‌وری خود کارها را طوری برنامه‌ریزی می‌کنید که در این ساعت‌های طلایی زمان بیشتری را برای انجام آن فعالیت متمرکز بمانید.

معایب تکنیک Flowtime

برخی از ایرادهای این روش در زیر آمده‌اند.

• بدون ایجاد محدودیت زمانی برای انجام فعالیت ممکن است استراحت‌کردن را فراموش کنید و نداشتن استراحت ریسک دل‌زدگی از آن فرایندها را افزایش می‌دهد. به طوری که ممکن است کاملا از انجام آن کار منصرف شوید و نیمه‌کاره رهایش کنید.
• در تقسیم کاری بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر دچار مشکل می‌شوید و در مدیریت این بخش‌ها ناموفق عمل می‌کنید.
• این روش فاقد قوانین مشخص است و آزادی عمل زیاد آن در بسیاری از مواقع باعث اهمال‌کاری و حواس‌پرتی شما می‌شود.

۱۷. تکنیک Top Goal

گفتیم که تکنیک های مدیریت زمان برای رسیدن ما به اهدافمان به وجود آمده‌اند. در تکنیک Top Goal مهم‌ترین هدف و فرایند رسیدنتان به آن را مشخص می‌کنید تا هر روز بخشی از آن را به اتمام برسانید. «گِرِگ مک کئون» (Greg McKeown) این متد را اولین بار در کتاب خود با عنوان «Essentialism» مطرح کرد.

نحوه کار تکنیک Top Goal

در این تکنیک باید مراحل زیر را پیش بروید:

1. بزرگ‌ترین هدف خود را انتخاب کنید.
2. برنامه‌ریزی کنید که هر روز ۲ ساعت از زمان خود را برای رسیدن به این هدف اختصاص دهید.
3. بهتر است که این ۲ ساعت را در ساعت‌های اولیه روز اختصاص دهید که بقیه افراد خواب هستند. به این ترتیب عوامل حواس‌پرتی را از بین می‌برید.
4. روی برنامه روزانه کنترل داشته باشید.
5. از شبکه‌های اجتماعی، یوتیوب و... در طول این ۲ ساعت دوری کنید.
6. در این ۲ ساعت فقط کارهای مرتبط با بزرگ‌ترین هدفتان را انجام دهید.
7. بقیه روز را به فعالیت‌های دیگر اختصاص دهید.

مزایای تکنیک Top Goal

۲ مزیت اصلی این تکنیک مدیریت زمان در زیر آمده‌اند.

1. اگر هر روز ۲ ساعت از زمان خود را روی کاری خاص صرف کنید به صورت ناخودآگاه ظرفیت کار عمیق را در خودتان پرورش می‌دهید و این رویه روی بقیه فعالیت‌های روزانه شما نیز تاثیر مثبت می‌گذارد.
2. وقتی کارهای مرتبط به اهداف خود را روزانه انجام می‌دهید پس از مدتی به مهم‌ترین هدف خود می‌رسید و این بزرگ‌ترین دستاورد شما از مدیریت زمان خواهد بود.

معایب تکنیک Top Goal

این تکنیک نیز مانند دیگر روش‌ها معایبی دارد که در زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم.

• ۲ ساعت زمان زیادی برای متمرکز ماندن روی یک کار است و عوامل زیادی حواس شما را پرت خواهند کرد اما در این روش هیچ راهی برای دوری از عوامل حواس‌پرتی برای این ۲ ساعت ارائه نشده است.
• در مقابل، گاهی ۲ ساعت زمان بسیار کمی برای انجام کارهای مرتبط با اهداف است و گاهی بیشتر از این‌که به این هدف‌ها برسید پس از چند روز تکرار، دچار ناامیدی می‌شوید.

به طور مثال اگر شما مهندس معماری هستید و می خواهید در آزمون نظام مهندسی قبول شوید جدا نمی‌توانید روی ۲ ساعت مطالعه در روز حساب کنید زیرا مباحث این امتحان زیاد هستند و باید وقت بیشتری را برای مطالعه آن‌ها صرف کنید.

۱۸. تکنیک تحلیل پارتو (Pareto Analysis)

اقتصاددانی ایتالیایی به نام «پارتو» (Pareto) این تکنیک مدیریت زمان را ابداع کرد. در این روش که به آن قانون 80/20 نیز می‌گویند پارتو توضیح می‌دهد که ۲۰ درصد از کارهایی که ما انجام می‌دهیم باعث به‌وجود‌ آمدن ۸۰ درصد نتایج می‌شوند.

ایده اصلی این روش یافتن فعالیت‌های کلیدی است. این فعالیت‌های کلیدی ۲۰ درصد از کل فعالیت‌های روزانه شما هستند و انجام این کارها است که در شما تغییراتی ایجاد می‌کند و اگر روی آن‌ها متمرکز شوید به ۸۰ درصد نتایج دلخواهتان می‌رسید.

نحوه کار تحلیل پارتو

در پیاده‌سازی اصول مدیریت زمان با این تکنیک لازم است فرایند زیر را طی کنید.

1. ابتدا تمام مشکلات راه موفقیت خود را یادداشت کنید. به طور مثال بنویسید که معمولا در موعد مقرر پروژه‌های خود را به اتمام نمی‌رسانید.
2. سپس علت به وجود آمدن این مشکلات را بیابید. ممکن است علت اصلی عوامل حواس‌پرتی باشند. حال دریابد که این عوامل چه هستند. آیا شبکه‌های اجتماعی شما را از انجام کارتان منحرف می‌کنند؟ آیا چت کردن با دوستان حواستان را پرت می‌کند؟
3. سپس به هرکدام از این مشکلات از ۱ تا ۱۰ امتیاز بدهید. یادتان باشد که به مهم‌ترین مشکلات بیشترین امتیاز را بدهید.
4. بعد از این مرحله، مشکلات خود را گروه‌بندی کنید. به طور مثال تمام مشکلات حاصل از چت کردن زیادی با دوستان را در یک گروه قرار دهید.
5. بعد به هرکدام از این گروه‌ها امتیاز بدهید. گروه‌های دارای بیشترین امتیاز بزرگ‌ترین مشکلات شما هستند که باید در اسرع وقت آن‌ها را رفع کنید.
6. در نهایت وقت آن است که به کارتان برسید.

مزایای استفاده از تحلیل پارتو

ازجمله مزایای این روش می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• این روش به شما در اولویت‌بندی بهتر کارها کمک می‌کند.
• این روش در پرورش مهارت حل مسئله شما تاثیرگذار است زیرا در پارتو مشکلات شبیه به هم را در یک گروه قرار می‌دهید و به یک باره آن‌ها را رفع می‌کنید.
• این تکنیک یکی از بهترین شیوه‌های آموزش انجام هرکار به صورت مستقل (Single-task) به جای انجام چند کار هم‌زمان (Multitask) است.

 

معایب استفاده از تکنیک پارتو

دو ایراد در این روش وجود دارد که عبارت‌اند از:

1. تمرکز این متد روی فعالیت‌های پیشین است و به مشکلاتی اشاره می‌کند که در گذشته با آن‌ها درگیر بوده‌اید.
2. امتیازدهی شما ممکن است به شیوه درستی انجام نشود و اگر اشتباه کنید به جای تمرکز روی مشکلات اصلی به حل مشکلات پیش پا افتاده می‌پردازید.

19. تکنیک (Rapid Planning Method (RPM

یکی از بهترین تکنیک های مدیریت زمان RPM است که اولین بار در سخنرانی انگیزشی «تونی رابینز» (Tony Robbins) مطرح شد. ایده پشت این تکنیک فکر کردن به اهداف برای رسیدن به آن‌ها است و در آن برنامه‌ریزی‌ها برای اهداف بلندمدت صورت می‌گیرند.

نحوه کار تکنیک Rapid Planning Method

برای به‌کارگیری این روش لازم است گام‌های زیر را بردارید:

1. ابتدا تمام کارهای مهم این هفته را یادداشت کنید. برای این‌که برنامه واقع‌بینانه باشد بین ۵ الی ۹ کار را بنویسید و همه کارهای باقی‌مانده را در یک هفته نگنجانید.
2.  کارهای مشابه را گروه‌بندی کنید. می‌توانید دسته‌بندی‌هایی نظیر «فعالیت‌های مربوط به محیط کار»، «فعالیت‌های غیرکاری»، «فعالیت‌های درمانی» و... داشته باشید.
   

   

3. جدولی RPM مختص خود داشته باشید. به طور مثال اگر در این هفته تمرکز خود را روی فعالیت‌های کاری گذاشته‌اید روی تکه‌ای کاغذ ۳ ستون به شرح زیر ایجاد کنید:
   نتایج: درباره نتایجی فکر کنید که از انجام این کار به دست می‌آورید. به طور مثال فرض کنید که می‌خواهید مهارت نویسندگی خود را تقویت کنید.
   هدف: چرا می‌خواهید به این نتایج برسید؟ به طور مثال می‌خواهید پس از پرورش این مهارت درخواست‌های شغلی مرتبط با آن ارسال کنید.
   برنامه کاری: درباره فعالیت‌هایی بیندیشید که به شما در رسیدن به این نتایج کمک می‌کنند. در مثال نویسندگی شما می‌توانید با شرکت در دوره‌های آموزشی ، این مهارت را طی یک ماه در خود بپرورانید. پس از انجام این کارها به سراغ دسته‌بندی بعدی بروید و برای فعالیت‌های غیرکاری این هفته برنامه‌ریزی کنید.
4. کار را شروع کنید.
5. با سوال پرسیدن از خود کارهای انجام شده را مرور کنید:

• آیا من تمام گام‌های موجود در برنامه را طی کردم؟
• آیا هدفی که انتخاب کردم انگیزه کافی برای رسیدن به این نتایج را ایجاد کرده بود؟
• آیا به طور کامل به نتایج دل‌خواهم رسیدم؟

مزایای استفاده از تکنیک RPM

برخی از مزیت‌های این تکنیک مدیریت زمان در زیر آمده‌اند.

• در این متد به اهداف بلندمدت خود می‌اندیشید و برای رسیدن به آن، اهداف کوتاه‌مدت تعیین می‌کنید.
• با اینن تکنیک قصد اصلی شما از رسیدن به این اهداف شفاف‌سازی می‌شود.

معایب تکنیک RPM

ایرادهای این روش در زیر آمده‌اند.

• برنامه‌ریزی برای کل فعالیت‌های هفته، ایجاد جدول و مرور نتایج کار بسیار زمان‌بری است.
• تفاوتی میان فعالیت‌های مهم و غیرمهم در این تکنیک وجود ندارد. از این‌رو اولویت‌بندی کارها در این روش دشوار است.

۲۰. تکنیک Pickle Jar Theory

یکی از خاص‌ترین تکنیک های مدیریت زمان Pickle Jar Theory است. کلیدی‌ترین مزیت این شیوه این است که به شما اجازه جدا کردن کارهای مفید از غیرمفید را می‌دهد. با این روش به راحتی می‌توانید به اولویت‌بندی کارهای خود بپردازید و بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

نحوه کار تکنیک Pickle Jar Theory

بطری حاوی خاک، سنگ‌ریزه و سنگ را تصور کنید. بدیهی است که اگر کف بطری پر از خاک شود سنگ‌ها روی این خاک‌ها قرار می‌گیرند. هرکدام از این نشانه‌ها به مفاهیم زیر می‌پردازند:

• خاک: فعالیت‌هایی که در طول روز حواس شما را پرت می‌کنند. به طور مثال ایمیل‌ها، پیام‌های شبکه‌های اجتماعی، تماس‌های تلفنی و... در دسته خاک‌ها قرار دارند.
• سنگ‌ریزه: این‌ها به فعالیت‌‌های مهمی مربوط مي‌شوند که باید انجام دهید اما می‌توانید انجام آن‌ها را به کس دیگری واگذار کنید یا در فرصتی دیگر به تکمیلشان بپردازید.
• سنگ: مهم‌ترین وظایف شما همین سنگ‌ها هستند و باید آن‌ها را تا پایان روز انجام دهید.

بنابراین هنگام برنامه‌ریزی برای روز به فعالیت‌های خود بیندیشید و گام‌‌های زیر را پیش بروید:

1. کارهای خود را دسته‌بندی کنید و دریابید که کدام خاک، کدام سنگ‌ریزه و کدام سنگ است.
2. سپس فهرستی از آن‌ها تهیه کنید و تمرکز اصلی خود را روی سنگ‌ها بگذارید. زیرا این سنگ‌ها هستند که کارهای اصلی روزانه شما را تشکیل می‌دهند.
3. برای انجام هر فعالیت، زمان مشخصی تعیین کنید. مجموعه این زمان‌ها نهایتا باید به ۸ ساعت برسد.
4. اگر زمانی باقی ماند، به فعالیت‌های مربوط به سنگ‌ریزه‌ها و خاک‌ها بپردازید.

مزایای استفاده از تکنیک Pickle Jar Theory

این تکنیک منحصربه‌فرد دارای مزایایی است که در زیر آمده‌اند.

• با استفاده از این تکنیک کنترل بهتری روی انجام کارها خواهید داشت. همچنین فرصت‌های اضافه برای رسیدگی به امور شخصی خود پیدا می‌کنید.
• وقتی فقط برای مهم‌ترین کارها برنامه‌ریزی می‌کنید از عوامل ایجاد حواس‌پرتی دور می‌شوید.

معایب تکنیک Pickle Jar Theory

اشکالاتی نیز به این تکنیک وارد است که در زیر آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

• ممکن است یافتن کارهای مهم و فوری در میان کارهای دیگر برایتان دشوار باشد.
• این تکنیک با کمی ریسک همراه است زیرا وقتی تمام تمرکزتان را روی فرایندهای فوری می‌گذارید ممکن است از اتمام کارهای ضروری غافل شوید.

21. تکنیک کار عمیق (Deep Work)

تکنیک کار عمیق یکی از محبوب‌ترین روش‌ها برای مدیریت زمان است که «کال نیوپورت» (Cal Newport) نویسنده کتاب «Deep Work» آن را ابداع کرد. در صورتی که با وجود حواس‌پرتی‌های اطراف همچنان روی کار اصلی متمرکز بمانید این متمرکز ماندن مهارت‌ها و همچنین ارزش‌های شما را افزایش می‌دهد. در واقع در حین انجام کار عمیق باید از تمامی عوامل انحرافی دور شوید.

نحوه کار تکنیک کار عمیق

در این تکنیک، نیوپورت کار عمیق را از کار سطحی با فعالیت‌های کمتر جدا می‌کند. به طور مثال حضور در جلسه با پاسخ دادن به ایمیل‌ها فرق دارد. فعالیت اول کار عمیق و فعالیت دوم در اغلب اوقات کاری سطحی محسوب می‌شود. معمولا حتی با وجود حواس‌پرتی‌ها می‌توانید کارهای سطحی را انجام دهید اما برای انجام کارهای عمیق این امکان وجود ندارد.

برای پیاده‌سازی کار عمیق لازم است گام‌های زیر را بردارید:

• برای انجام کارهای عمیق برنامه‌ریزی زمانی انجام دهید: در این مرحله فقط باید روی کارها و وظایف مهم خود تمرکز کنید. هم‌زمان باید به هر شیوه‌ای از بروز حواس‌پرتی بپرهیزید. به یاد داشته باشید که بهترین زمان انجام کار عمیق در ساعاتی است که بدن شما در بالاترین سطح انرژی قرار دارد.
• بخشی از زمان را به انجام کارهای سطحی اختصاص دهید: در زمان‌هایی از روز که انرژی کمتری دارید به کارهای سطحی و تکراری بپردازید. این کارها نیاز به زمان کمتری دارند. به طور مثال در طول روز آب دادن به گل‌ها کاری ساده و تکراری است که می‌توانید در بین انجام کارهای عمیق به این کار سطحی نیز بپردازید.

مزایای استفاده از تکنیک کار عمیق

با کمک این روش مطمئن می‌شوید که به دور از عوامل حواس‌پرتی با بیشترین تمرکز به انجام کارهای مهم می‌پردازید. همچنین استفاده از این تکنیک باعث پرورش توانایی شما در تکمیل کارهای مهم و رفع مشکلات پیچیده می‌شود.

معایب تکنیک کار عمیق

اگر در یک شرکت مشغول به کار هستید احتمالا نمی‌توانید از این تکنیک استفاده کنید زیرا عوامل حواس‌پرتی زیادی وجود دارند که قابل حذف نیستند.

ایراد دیگر این تکنیک این است که نمی‌توانید زمانی را برای استراحت‌های اثربخش صرف کنید. همان‌طور که پیش از این گفتیم نبود استراحت‌های کوتاه بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد و اگر آن‌ها را حذف کنید در واقع از میزان بازدهی خود کاسته‌اید.

۲۲. تکنیک ABCDE

»آلن لیکین» (Alen Lakein) در کتاب «چطور کنترل زمان و زندگی خود را به دست بگیرید» (How to Get Control of Your Time and Your Life) درباره متد ABCDE توضیح داده است. این متد شباهت زیادی با ماتریس آیزنهاور دارد با این تفاوت که دسته‌بندی‌های آن براساس میزان فوریت کارها نیست.

نحوه کار تکنیک ABCDE

برای این که از این تکنیک استفاده کنید باید فرایندها را به ۵ دسته تقسیم کنید:

• A: مهم‌ترین وظایف
• B: وظایف مهم
• C: وظایف مفید
• D: وظایف قابل برونسپاری
• E: وظایف قابل حذف

در این شیوه به راحتی می‌توانید اهداف و فعالیت‌هایتان را اولویت‌بندی کنید. برای شروع کار ابتدا فرایندهای A و B را مشخص کنید و سپس به سراغ ۳ دسته باقی مانده بروید.

مزایای استفاده از متد ABCDE

برخی از مزایای این متد عبارت‌اند از:

• این روش به شما در انتخاب کارهای قابل حذف و قابل برونسپاری کمک می‌کند.
• اولویت‌بندی وظایف برایتان آسان‌تر می‌شود. مخصوصا اگر از این شیوه هر روز استفاده کنید به نتایج قابل توجهی می‌رسید.

معایب متد ABCDE

در این متد فعالیت‌ها بر اساس فوریت مشخص نمی‌شوند و همین امر ممکن است برای شما مشکل ساز شود. به طور مثال امکان دارد کاری با فوریت بالا داشته باشید اما چون در گروه A یا B قرار ندارد انجام آن را به فراموشی بسپارید.

۲۳. تکنیک 5-3-1

تکنیک 5-3-1 به شما در مدیریت زمان کمک می‌کند. ایده‌ پشت این تکنیک این است که در هر روز کاری تمرکزتان را روی موارد زیر بگذارید:

• ۱ کار بزرگ
• ۳ کار متوسط
• ۵ کار کوچک

با به پایان رسیدن کار بزرگ احساس پیروزی می‌کنید و این احساس به شما انگیزه‌ای برای ادامه می‌دهد. هم‌زمان انجام کارهای متوسط باعث پیشرفت شما در انجام کارهای بزرگ می‌شود. در نهایت با توجه به آسان بودن کارهای کوچک برای انجام فعالیت‌های بیشتر تشویق می‌شوید.

نحوه کار تکنیک 5-3-1

همان‌طور که پیش از این اشاره کردیم، کارها را به سه دسته تقسیم کنید. در ادامه به نحوه برنامه‌ریزی با استفاده از قانون 5-3--1 می‌پردازیم:

• وظایف را رتبه‌بندی کنید: وظایف کل روز را در یک چک لیست یادداشت کنید و به آن‌ها برچسب «بزرگ»، «متوسط» و «کوچک» بزنید. اگر بیش از یک کار بزرگ در برنامه دارید بررسی کنید که کدامشان اهمیت بیشتری دارد و همان را برای امروز بگذارید و کار بزرگ بعدی را به فردا اختصاص دهید.
• کار خود را شروع کنید: ابتدا کار بزرگ را انجام دهید زیرا هنگامی که آن را به اتمام می‌رسانید احساس خوبی نسبت به خودتان پیدا می‌کنید. پس از پایان آن به انجام دیگر فعالیت‌های داخل فهرست خود بپردازید.
• انعطاف‌پذیری را فراموش نکنید: روزی که بیش از حد سرتان شلوغ است وقت زیادی برای ارزیابی کارها ندارید. در این حالت فقط روی کار بزرگ متمرکز شوید و کارهای متوسط و کوچک را حذف کنید.

مزایای استفاده از تکنیک 5-3-1

۲ مزیت این تکنیک مدیریت زمان عبارت‌اند از:

• استفاده از این متد به شما می‌آموزد که چطور فعالیت‌های موجود در لیست روزانه خود را اولویت‌بندی کنید.
• این تکنیک اجازه می‌دهد که در برنامه خود انعطاف داشته باشید. می‌توانید در مواقع لزوم تعداد فعالیت‌ها را کم و زیاد کنید.

معایب تکنیک 5-3-1

با وجود مزیت‌های این روش باید برای هر فعالیت تصمیم بگیرید که چقدر زمان اختصاص دهید و این کار کمی دشوار است. مخصوصا زمان‌هایی که وقت زیادی را برای انجام کار بزرگ در نظر می‌گیرید سختی این مسئله بیشتر نشان داده می‌شود.

بهترین تکنیک مدیریت زمان برای شما

شما ممکن است دانش‌آموز، کارمند یا خانه‌دار باشید و برای مدیریت زمان خود نیاز به کمک داشته باشید. اگر جزو افراد اصطلاحا «دقیقه نودی» هستید و تا آخرین لحظه انجام کارها را به تعویق می‌اندازید تکنیک قانون 5-3-1 و قورباغه‌ات را قورت بده برای شما مناسب خواهند بود. اگر برای تمرکز روی موضوعات دچار مشکل هستید تکنیک پومودورو و Flowtime احتمالا برایتان مفید باشند زیرا شما را در مدتی کوتاه به تمرکز وامی‌دارند و پس از هر بار استراحت نیروی کافی برای تمرکز مجدد را به دست مي‌آورید.

استفاده از تکنیک های مدیریت زمان شما را در همه جنبه‌های زندگی به موفقیت می‌رساند و جلوی بروز استرس و نگرانی را می‌گیرد زیرا هر بار که کاری را به پایان می‌رسانید اعتماد به نفس و آرامشتان افزایش می‌یابد و انگیزه بیشتری برای انجام بقیه کارها خواهید داشت.

اپلیکیشن های مدیریت زمان

یکی از مهم‌ترین عوامل حواس‌پرتی، گوشی موبایل و لپ تاپ است. این فضاهای نامحدود موجود در اینترنت انسان را ساعت‌ها سرگرم می‌کنند و او را برای مدیریت زمان به چالش می‌کشند. اما اگر اپلیکیشن مخصوص مدیریت زمان را در گوشی یا لپ تاپ خود نصب کنید در این محیط‌ها نیز از تکنیک های مدیریت زمان بهره‌مند می‌شوید.

در این بخش به معرفی بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان می‌پردازیم. اغلب این اپلیکیشن‌ها رایگان هستند و نصب ساده‌ای دارند.

۱. نرم افزار RescueTime

با توجه به این‌که ما مدت زیادی از روز را در اینترنت سپری می‌کنیم، این نرم افزار اعلام می‌کند که دقیقا چقدر و در کدام سایت یا فضا زمان خود را هدر داده‌ایم. این یادآوری ما را ترغیب می‌کند که تعادلی سالم میان بهره‌وری و استراحت خود ایجاد کنیم. داشتن گزارشی دقیق از جزيیات حضور در سایتی خاص به جای به پایان رساندن کارها به ما در مدیریت بقیه ساعت‌های روز و مدیریت زمان‌های از دست رفته کمک می‌کند.

• دانلود نسخه دسکتاپ اپلیکیشن RescueTime: «+»

2. نرم افزار Tomato Timer

نحوه عملکرد این اپلیکیشن بر اساس تکنیک مدیریت زمان پومودورو است و به شما در تمرکز روی یک کار و سپس داشتن زمان استراحتی مشخص کمک می‌کند. شما می‌توانید این نرم‌‌افزار را به صورت رایگان در سیستم عامل اندروید و همچنین دسکتاپ اجرا کنید.

• دانلود نسخه دسکتاپ نرم افزار Tomato: «+»
• دانلود نسخه اندروید نرم افزار Tomato: «+»

3. نرم افزار FocusMe

یکی از اپلیکیشن‌ها بسیار کاربردی برای افزایش بهره‌وری و دوری از عادت وب‌گردی نرم‌افزار FocusMe است. این برنامه ارزیابی می‌کند که در کدام سایت‌ها یا اپلیکیشن‌ها زمان بیشتری را صرف کرده‌اید سپس برای افزایش بهره‌وری امکان بلاک کردن آن فضا را به شما می‌دهد. این نرم‌افزار همچنین در ایجاد تعادل میان کار و زندگی و خواب به شما کمک می‌کند و می‌توانید برنامه روزانه خود را با استفاده از آن بهتر تنظیم کنید.

• نسخه دسکتاپ نرم‌افزار FocusMe: «+»
• نسخه اندروید نرم‌افزار FocusMe: «+»

4. نرم افزار todoist

با استفاده از این اپلیکیشن ذهن خود را از انبوهی از کارها پاک می‌کنید. زیرا می‌توانید تمامی کارهای روزانه را در این فضا وارد کنید تا خود نرم‌افزار به سامان‌دهی آن‌ها بپردازد. فقط باید روی کار خود در آن لحظه تمرکز کنید. می‌توانید نمودارها و جدول‌های پیشرفت خود را نیز در این نرم‌افزار ببینید.

• نسخه دسکتاپ نرم‌افزار todoist: «+»
• نسخه اندروید نرم‌افزار todoist: «+»
• نسخه iOS نرم‌افزار todoist: «+»

۵. نرم افزار Workflow

یکی از راه‌های مدیریت زمان در استفاده از گوشی و لپ‌تاپ این است که تمامی برنامه‌های موردنیاز خود را در یک قاب ببینید و فعالیت‌ نهایی مربوط به هرکدام را انجام دهید. اپلیکیشن Workflow باعث افزایش سرعت شما در انجام کارهای مربوط به اپلیکیشن‌ها می‌شود. برای مثال می‌توانید هم‌زمان موزیکی پخش کنید، پیامی بفرستید و کارهای مشابه دیگری انجام دهید. به این ترتیب برای این فضا کمتر وقت می‌گذارید و به سراغ برنامه روز خود می‌روید.

• نسخه دسکتاپ نرم‌افزار Workflow: «+»
• نسخه iOS نرم‌افزار Workflow: «+»

تکنیک های مدیریت زمان در کنکور

سال کنکور حساس و سرنوشت‌ساز است و فقط کسانی در آن موفق می‌شوند که زمان خود را مدیریت کرده باشند. در این سال حتی کوچک‌ترین عاملی باعث حواس‌پرتی کنکوری‌ها می‌شود و باید تا حد امکان برنامه‌ای درست برای خود داشته باشند. پیش از این گفتیم که شخصیت افراد متفاوت است و به همان نسبت روش‌های مدیرت زمان مختلفی به وجود آمده‌اند. اگر می‌خواهید در کنکور امسال به موفقیت برسید باید چند تکنیک را امتحان کنید و روشی را که با آن بازدهی بیشتری داشتید به عنوان تکنیک مدیریت زمان خود برگزینید.

ما در این مطلب به تکنیک‌های متنوع زیادی اشاره کردیم اما در سال کنکور که نیاز به دوره مطالب و داشتن تمرکز کافی اهمیت زیادی دارد برخی از روش‌ها، اثربخشی بیشتری دارند. این متدها عبارت‌اند از:

• پومودورو
• کانبان
• قورت دادن قورباغه
• Flowtime

البته شما می‌توانید روش‌های دیگر را نیز امتحان کنید اما روش‌های معرفی شده برای مطالعه دروس حفظی و همچنین در مواجهه با مطالب سنگین هر رشته راه‌گشا هستند. همچنین به صورت کلی و در مواجهه با حجم عظیم کارها می‌توانید انواع کتاب مدیریت زمان را مطالعه کنید و تمرین‌های موجود در آن‌ها را انجام دهید.

سوالات متداول

در ادامه به برخی از سوالات متداول در زمینه تکنیک های مدیریت زمان پاسخ می‌دهیم.

استفاده از تکنیک زمان مناسب چه افرادی است؟

همه کسانی که دچار کمال‌گرایی، حواس‌پرتی و اهمال‌کاری هستند برای پیش‌برد اهدافشان باید از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنند. همچنین کسانی که وظایف زیادی بر دوش دارند باید این روش‌ها را بیاموزند.

از چه راهی می‌توانیم تکنیک مدیریت زمان را بیاموزیم؟

حضور در دوره‌های آموزشی، مطالعه متدها و کتاب‌های مرتبط و همچنین استفاده از اپلیکیشن‌های معرفی شده در این مطلب می‌توانند به شما در تقویت این مهارت کمک کنند.

بهترین تکنیک مدیریت زمان کدام است؟

تکنیک‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارند که در بالا به بهترین روش‌ها اشاره کردیم. اما در مجموع بهترین روش را خود شما تعیین می‌کنید. هر شیوه‌ای که به شما در مدیریت زمان روزانه و به پایان رساندن کارها کمک کرد، همان روش بهترین خواهد بود.