اکسل چیست؟ — کاربرد، مزایا، معایب و نحوه یادگیری

کاربران نرم‌افزار کاربردی اکسل (MS-Excel) آن را محبوب‌ترین نرم‌افزار می‌شناسند. همانطور که می‌دانید، اکسل یک «صفحه گسترده» (Spreadsheet) است. در این متن قصد داریم به این پرسش پاسخ دهیم که اکسل چیست و کاربردهای آن کدام است؟ همچنین به بعضی از مزایا و معایب آن اشاره کرده و منابعی را برای آموزش سریع و ساده آن در فرادرس به شما معرفی خواهیم کرد تا با بهترین مسیر برای یادگیری اکسل آشنا شوید. به این ترتیب گام و مراحل یادگیری اکسل را برایتان مشخص خواهیم کرد. با طی کردن این مسیر می‌توانید به یک دانشمند داده (Data Scientist) و تحلیل‌گر اطلاعات شده و از ابزار اکسل بیشترین بهره را ببرید.

اکسل چیست ؟

با ظهور «رایانه‌های شخصی» (Personal Computer) یا به اختصار PC، سیستم عامل‌های مختلفی نیز به بازار آمد. سیستم عامل مانند «مایکروسافت ویندوز» (MS-Windows) امروزه به پراستفاده‌ترین سیستم عامل تبدیل شده است. همانطور که می‌دانید، سیستم عامل (Operating System) یک برنامه رایانه‌ای و نرم‌افزاری است که ارتباط بین کاربر و سخت‌افزار را برقرار کرده و از طرفی امکان مدیریت منابع کامپیوتر و فایل‌ها و همینطور حافظه‌های جانبی را میسر می‌سازد. همچنین برنامه‌های «کاربردی» (Application) یا «برنامه‌های کمکی» (Utility) تحت نظر سیستم عامل، فعالیت می‌کنند.

از آنجایی که کامپیوتر برای اجرای دستورات تکراری و انجام محاسبات با دقت و ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات طراحی شده، شاید بتوان بیشترین کاربرد آن را در بدو تولد رایانه‌های شخصی، در حوزه حسابداری و مدیریت مالی در نظر گرفت.

تهیه دفترهایی که در حسابداری با ساختاری جدولی (مانند جدول سود و زیان، جدول معین و جدول کل) تولید می‌شوند، کار سخت و دقیقی است. به همین جهت تولید کنندگان رایانه‌های شخصی اولین هدف خود را حسابداران در نظر گرفتند و برای تسهیل در اجرای عملیات آن‌ها، صفحه گسترده‌ها را به بازار ارائه کردند. ولی سوال مهم آن است که صفحه گسترده و همچنین اکسل چیست؟ در ادامه به این سوال پاسخ داده و ویژگی‌های چنین نرم‌افزارهایی را مرور خواهیم کرد.

صفحه گسترده چیست؟

می‌دانید که جدول‌ها، ساختار منظمی از اطلاعات را ارائه می‌کنند. هر جدول از تعدادی «سطر» (Row) و «ستون» (Column) تشکیل شده که محل تقاطع هر سطر و هر ستون، «خانه» (Cell)  یا سلول‌های جدول را می‌سازند.

می‌توان سلول‌های جدول را به مانند متغیرها در نظر گرفت که مقادیر مختلفی را می‌پذیرند. این مقادیر می‌تواند «متن» (Text)، «عدد» (Number)، «تاریخ» (Date) و یا «زمان» (Time) باشد. هدف از ایجاد ساختار جدولی برای ثبت اطلاعات، امکان محاسبات سطری و ستونی است. پس در اکسل این امکان وجود دارد که به کمک متغیرهای معرفی شده، محاسبات و فرمول‌نویسی کنیم. بنابراین هدف اصلی برای ایجاد صفحه گسترده‌ها، انجام این گونه محاسبات است. معمولا در این حالت، جمع‌بندی یا محاسبات روی سطرها یا ستون‌ها اجرا می‌شوند.

نکته: منظور از اصطلاح گسترده (Spread)، وجود تعداد سطرها و ستون‌های متعدد است. جدول یا دفتر روزنامه یا دفتر معین نیز، شامل چندین ستون و چند صد سطر است. همین وضعیت را در کاربرگ‌های الکترونیک هم شاهد هستیم.

براساس این ساختار، «صفحه گسترده‌های الکترونیکی» (Electronic Spreadsheets) نیز ظهور کرد و برای کمک به فعالیت‌های کاربران، بخش اجرای محاسبات سطری و ستون و همچنین ذخیره‌سازی اطلاعات به صورت متنی و رقمی را به عهده گرفت.

نرم‌افزار VisiCalc که مخفف (Visible Calculator) بود، یکی از نرم‌افزارها صفحه گسترده پیشرو محسوب می‌شود که برای «رایانه‌های اپل» (Apple Computer) توسط شرکت (VisiCrop) در سال ۱۹۷۹ معرفی شد. در سال‌های بعد شرکت مایکروسافت، صفحه گسترده خود را به نام Multiplan و شرکت بُرلند، نرم‌افزار صفحه گسترده QuatroPro را به صورتی تجاری عرضه کردند که در محیط سیستم عامل داس (Dos Operating System) قابل اجرا بودند. «اکسل مایکروسافت» (MS-Excel) نیز در سال ۱۹۸۵ به همراه معرفی گروه «نرم‌افزارهای آفیس» (MS-Office) برپایه سیستم ویندوز معرفی و به بازار صفحه گسترده‌های الکترونیکی وارد شد.

نسخه‌های مختلف اکسل چه هستند؟

برای آنکه بفهمیم که اکسل چیست و چگونه رشد کرد به تاریخچه و نسخه‌های آن اشاره خواهیم کرد. در بدو ورود اکسل به بازار تجاری، نسخه ۱٫۰ آن در سال 1985 برای «کامپیوترهای اپل» (Apple Macintosh) ارائه شد. البته این امر به علت حکم دادگاهی بود که شرکت مایکروسافت را به تقلب در تولید ویندوز متهم کرده بود. به این ترتیب شرکت مایکروسافت موظف شد که نسخه‌های اکسل را برای این گونه کامپیوترها نیز تولید کند. در ادامه به مشخص می‌کنیم که گونه یا نسخه‌های مختلف اکسل چیست. نسخه ۲٫۰ برای کامپیوترهای مبتنی بر «پردازنده اینتل» (Intel Processor) آماده شد و در سال 1987 روانه بازار گردید.

نسخه 3٫0 در سال ۱۹۹۰ معرفی شد و ویژگی‌هایی مانند رسم «نمودارهای سه بُعدی» (3D Charts) و همچنین امکان «ترسیم اشکال» (Drawing Objects) و «نوارهای ابزار» (Toolbars) به آن اضافه شد. نسخه ۴٫۰ در سال ۱۹۹۲ با ویژگی «پرکردن خودکار» (AutoFill) به بازار آمد.

نسخه ۵٫۰ برای زبان‌های راست به چپ (فارسی یا عربی) بهینه شد و شرکت‌های ایرانی به فارسی کردن آن پرداختند. این نسخه به همراه مجموعه Office در سال 1993 بیشترین کاربرد را در بین صفحات گسترده پیدا کرد. اضافه شدن زبان برنامه نویسی VBA در این نسخه به کار گرفته و امکان ایجاد ماکرو نیز به امکانات اکسل ۵٫۰ افزوده شد. این نسخه از اکسل روی پردازنده های x86 و ویندوز ۳٫۱ و همچنین نسخه ۳۲ بیتی روی ویندوز NT 3٫51 به خوبی کار می‌کرد.

نسخه بعدی اکسل با نام Excel 95 در سال ۱۹۹۵ راهی بازار شد و به همراه Windows 95 به کار رفت. سرعت بیشتر و همچنین ۳۲ بیتی بودن آن باعث شد که کاربران از قابلیت‌های «پردازشگرهای پنتیوم» (Intel Pentium) بهرمند شوند. این نسخه را گاهی با v7.0‌ نیز نشان می‌دهند.

پس از نسخه ۵٫۰، نسخه‌های بعدی بیشتر به منظور سعی و خطای شرکت مایکروسافت برای شناخت نیازهای کاربران بود تا اینکه نسخه ۲۰۰۷ براساس افزایش کارایی سخت‌افزار ظهور کرد.

نسخه ۲۰۰۷ اکسل برمبنای بهره‌گیری از امکاناتی سخت‌افزاری و حافظه بیشتری که دستگاه‌های رایانه‌ای داشتند، برنامه‌نویسی شد. به طوری که تعداد سطرها و ستون‌ها افزایش داشته ( ۱۰۴۸۵۷۶ سطر و ۱۶۳۸۴ ستون) و حتی قالب ذخیره‌سازی فایل نیز تغییر کرد. استفاده از ریبون (Ribbon) به جای «فهرست دستورات» (Menu Bar) از ویژگی‌های بارز در رابط کاربری اکسل در این نسخه محسوب می‌شود.

در نسخه‌های بعدی یعنی ۲۰۱۱ و ۲۰۱۳، ویژگی‌های جدید مانند به کارگیری از پردازنده ۶۴ بیتی و پردازش موازی، بهینه‌سازی جدول محوری (PivotTable) و چند تابع جدید بود. همچنین امکاناتی نظیر FlashFill و Power Pivot نیز در نسخه ۲۰۱۳ به بعد اضافه شد.

در نسخه ۲۰۱۶ معرفی توابعی برای «پیش‌بینی» (Forecasting Functions) و همچنین به کارگیری Power Query در اکسل امکان‌پذیر شد.

در نسخه ۲۰۱۹ نیز توابعی برای اجرای عملیات چند شرطی مانند IFS و Switch برای استفاده از مسائلی که از چندین محدوده یا شرط استفاده می‌کنند معرفی شده است. «بردارهای پویا» (Dynamic Arrays) از توابعی است که به صورت برداری ثبت شده و امکان کار روی نواحی خاصی از کاربرگ را به صورت پویا می‌دهد. این امکان شاید بزرگترین تغییر ساختاری بعد از اکسل ۲۰۰۷ باشد. استفاده از فایل‌های اشتراکی و کار همزمان روی یک پرونده توسط چندین کاربر، از ویژگی‌های اکسل ۲۰۱۹ محسوب می‌شود.

جدیدترین نسخه اکسل که به صورت آنلاین قابل دسترس است، به اکسل ۳۶۵ معروف است که در محیط اینترنتی مورد استفاده قرار گرفته و قابلیت‌های بیشتری نسبت به نسخه‌های رومیزی دارد.

ویژگی‌های اصلی اکسل چیست ؟

در ادامه ویژگی و قابلیت‌های اصلی اکسل را در نسخه نهایی آن یعنی اکسل ۲۰۱۹ بازگو خواهیم کرد. البته توجه داشته باشید که بسیاری از این ویژگی‌ها در اکسل ۳۶5 نیز که نسخه اینترنتی اکسل محسوب می‌شود وجود دارد.

آدرس سلول در اکسل چیست ؟

از ابتدا براساس استاندارد VisiCalc، آدرس سلول‌های صفحه گسترده به شکلی تعیین شد که ستون‌ها با حروف الفبای لاتین نام‌گذاری شدند. همچنین سطرها نیز با شماره به ترتیب مشخص می‌شوند. در تصویر زیر نمونه‌ای از کاربرگ اکسل ۲۰۱۹ را مشاهده می‌کنید. هر سلول در این تصویر با نام ستون و سپس شماره سطر معرفی می‌شود. بنابراین اولین خانه جدول (سمت راست بالا) با آدرس A1 به کار گرفته خواهد شد.

به همین ترتیب سلول‌های ردیف‌های بعدی به صورت A2, A3 و غیره مشخص می‌شوند. سلول‌های ستون‌های بعدی هم با آدرس B1 ,C1 و غیره نام‌گذاری می‌شوند. آخرین ستون با نام XFD و آخرین سطر نیز با شماره ۱۰۴۸۵۷۶ تعیین خواهند شد. پس می‌توان آدرس آخرین سلول کاربرگ را به صورت XFD1048576 مشخص کرد. به این ترتیب می‌توان تعداد کل سلول‌های یک صفحه یا جدول کاری در اکسل را برابر با 17,179,869,184 بدست آورد. پس اگر اسامی تمامی ساکنین کره زمین را در سلول های یک کاربرگ وارد کنیم، باز هم جای خالی در این صفحه خواهیم داشت.

هر جدول کاری در اکسل را با نام «کاربرگ» (Worksheet) می‌شناسیم. از طرفی پرونده‌های اکسل که از یک یا چند کاربرگ تشکیل شده باشند، یک «کارپوشه» (Workbook) خواهند بود. در حقیقت فایل‌های ذخیره شده اکسل را کارپوشه می‌نامیم.

نکته: در نرم‌افزار لوتوس ۳-۲-۱، استاندارد آدرس‌دهی برای سلول‌ها به صورت R1C1 بود. در اکسل این امکان وجود دارد که شیوه آدرس دهی مطابق با لوتوس (Lotus 1-2-3) شود. در تصویر زیر نحوه دسترسی به این تغییر دیده می‌شود.

فرمول در اکسل چیست ؟

شما می‌توانید یک فرمول ساده برای جمع، تفریق، ضرب یا تقسیم مقادیر در صفحه کاری (Worksheet) خود ایجاد کنید. فرمول‌های ساده معمولا با علامت تساوی (=) شروع می‌شوند و به دنبال آن ثابت‌هایی که مقادیر عددی (Numbers) یا متنی (Text) هستند به همراه عملگرهای محاسباتی دیگر نوشته می‌شوند. البته از + یا – برای شروع فرمول نویسی نیز می‌توان استفاده کرد. برای مثال به تصویر زیر دقت کنید. در سلول A1 جمع اعداد ۲ و ۳ محاسبه شده است. واضح است که برای شروع فرمول از علامت «=» استفاده کرده‌ایم.

نکته: فرمول‌های برداری

پس از فشردن کلید Enter از صفحه کلید، فرمول ثبت شده و نتیجه (5) درون سلول ظاهر خواهد شد. این شیوه فرمول نویسی باعث ایجاد «سلول‌های مستقل» (Independent) خواهد شد. به این معنی که اگر مقادیر مربوط به سلول‌های دیگر کاربرگ را تغییر دهیم، در نتیجه محاسبه سلول A1 تغییری بوجود نخواهد آمد. البته استراتژی ما هنگام کار با اکسل ایجاد سلول‌های وابسته است که شیوه ورود چنین فرمول‌های را در ادامه شرح خواهیم داد.

برای مشخص کردن پارامترهای یک فرمول یا محاسبه، از آدرس سلول‌ها نیز می‌توان کمک گرفت. به تصویر زیر نگاه کنید. در سلول A3 مجموع مقادیر سلول‌های A1 و A2 بدست آمده است. این شیوه فرمول نویسی باعث بوجود آمدن «سلول وابسته» (Dependent) می‌شود. در این حالت سلول‌های A1 و A2 را «سلول‌های پیش‌نیاز» (Predecessors) برای سلول A3 می‌گویند. ممکن است یک سلول پیش‌نیاز، خود یک سلول وابسته یا مستقل باشد.

با توجه به دو تصویر قبل، سلول A1 یک سلول پیش‌نیاز برای A3‌ است که خود یک سلول مستقل محسوب می‌شود. به این ترتیب با نگاه کردن به فرمول درون یک سلول، مشخص می‌شود که سلول وابسته یا مستقل و پیش‌نیاز در کاربرگ اکسل چیست.

دکمه AutoSum در اکسل چیست ؟

برای جمع کردن سریع ستون یا سطر با مقادیر عددی می‌توانید از دکمه «جمع خودکار» (AutoSum) استفاده کنید. سلولی را در مجاورت سلول‌هایی عددی که جمع آن‌ها را نیاز دارید، انتخاب کنید. سپس روی دکمه AutoSum در برگه Home کلیک کنید، کلید Enter را فشار دهید. جمع در سلولی انتخابی ظاهر خواهد شد. محل قرارگیری این دکمه در تصویر زیر دیده می‌شود.

در ادامه مثالی را برای آشنایی با نحوه کار با AutoSum ارائه کرده‌ایم. برای جمع‌کردن هزینه‌های سرگرمی در ماه Jun (ژانویه)، از سلول B7 استفاده کرده‌ایم. مشخص است که این سلول بلافاصله بعد از مقادیر هزینه‌های صورت گرفته، در ناحیه B3 تا B6 قرار دارد. روی AutoSum کلیک کنید. یک فرمول در سلول B7 ظاهر می شود و Excel سلول‌هایی را که در ناحیه بالای سلول B7 قرار دارند را با یکدیگر جمع کرده است.

برای بدست آوردن نتیجه کافی است Enter را فشار دهید تا نتیجه (95٫94) در سلول B7 نمایش داده شود. همچنین می‌توانید فرمول را در نوار فرمول (Formula Bar) در بالای پنجره Excel مشاهده کنید. به تصویر زیر دقت کنید. همانطور که مشخص است در نوار فرمول، نحوه محاسبه یا فرمول محاسباتی سلول انتخاب شده ظاهر شده ولی در سلول، مقدار فرمول دیده می‌شود.

اگر قرار است به جای جمع از توابع دیگر محاسباتی مانند میانگین (Average)، حداقل (Min) یا شمارش تعداد (Count) استفاده شود، کافی است روی دکمه کناری AutoSum که به شکل ∇ است، کلیک کرده تا فهرستی از این گونه توابع نمایان شود. با انتخاب هر یک، محاسبات مورد نظرتان درست به مانند Sum، اجرا خواهد شد. این توابع نحوه محاسبه آن‌ها در جدول زیر دیده می‌شود.

جدول معرفی توابع دکمه Autosum یا جمع‌خودکار

نکته: در اکسل ۲۰۱۹ بیش از ۴۸۴ تابع (Function) وجود دارد که در نسخه ۲۰۱۰ فقط ۳۶۰ تابع قابل استفاده بود. افزودن توابع شخصی به کمک زبان برنامه‌نویسی VBA نیز میسر است.

رسم نمودار با اکسل

اکسل قادر است نمودارها (Charts) را برحسب داده‌ها ترسیم کند. البته ابزار ترسیم نمودار در اکسل یک ابزار توکار نیست بلکه برنامه مستقلی به نام MS-Chart‌ است که برمبنای کاربرگ اکسل، داده‌ها را دریافت کرده و نمودار را رسم می‌کند. این برنامه همچنین از «نمودارهای محوری» (Pivot Chart) که براساس جدول محوری ساخته می‌شوند، پشتیبانی می‌کند و اجازه می‌دهد نمودار به طور مستقیم به یک جدول پیوند شود. این کار امتیاز بزرگی محسوب می‌شود زیرا با تغییر داده‌ها و به روز رسانی جدول محوری، نمودارها نیز به روز شده و نتیجه حاصل از جدول به صورت تصویری یا گرافیکی نمایش داده می‌شود.

واضح است که به دلیل وجود وابستگی بین نمودار و سلول‌های کاربرگ، در صورت تغییر محتوای سلول‌ها، نمودارهای اکسل به صورت پویا، به روز می‌شوند. در ادامه با چند نمونه از نمودارهای اکسل و تصویر آن‌ها آشنا خواهید شد.

در فهرست زیر نیز اسامی نمودارها و همچنین شکل‌های ایجاد شده توسط آن‌ها برای داده‌های فرضی را می‌بینید.

• نمودار ستونی (Column Chart): برای مقایسه یک یا چند متغیر در بین چندین طبقه یا گروه مناسب است. داده‌هایی را که در ستون‌ها یا ردیف‌های صفحه کاری چیده شده‌اند، می‌توانند در این نمودار، ارتفاع ستون‌ها را مشخص کنند. نمودار ستونی معمولاً دسته‌ها را در امتداد محور افقی (دسته) و مقادیر را در امتداد محور عمودی (مقدار) نشان می‌دهد.

مشابه نمودار ستونی، نمودار میله‌ای (Bar Chart) نیز وجود دارد که جای محورها در آن عوض شده است. در زیر یک نمونه از نمودار میله‌ای را مشاهده می‌کنید.

• نمودار خطی (Line Chart): به منظور نمایش روند تغییرات قابل استفاده است. داده‌هایی که در ستون‌ها یا ردیف‌های کاربرگ چیده شده‌اند، می‌توانند در یک نمودار خطی ترسیم شوند. در یک نمودار خطی، داده‌های مشخص کننده گروه یا دسته‌ها به طور مساوی در امتداد محور افقی توزیع می‌شوند و تمام داده‌های مربوط به مقادیر روی محور عمودی تقسیم‌ و مقیاس‌بندی خواهند شد. نمودارهای خطی می‌توانند داده‌های پیوسته را در طول زمان که در محور افقی قرار می‌گیرد را نمایش دهد. به این ترتیب این نمودار را می‌توان برای نشان دادن روند داده‌ها در فواصل برابر مانند ماه‌ها، فصل‌ها یا سال‌های مالی ایده آل به کار گرفت.

• نمودار پراکندگی (XY Scatter): داده‌هایی که در ستون‌ها و ردیف‌های کاربرگ چیده شده‌اند، می‌توانند در نمودار xy (پراکندگی) یا نمودار نقطه‌ای ترسیم شوند. درون کاربرگ، مقادیر x را در یک ردیف یا ستون قرار دهید و سپس مقادیر مربوطه y را در ردیف‌ها یا ستون‌های مجاور وارد کنید. در یک نمودار پراکندگی، هر دو محور مربوط به مقادیر عددی هستند. محور افقی (x) به یک ستون و محور عمودی (y) به ستون دیگر از کاربرگ اختصاص دارد. مقادیر x و y را به صورت داده‌های زوج مرتب در نظر بگیرید. به این ترتیب نمودارهای پراکندگی معمولاً برای نمایش و مقایسه مقادیر عددی مانند داده‌های علمی، آماری و مهندسی بخصوص برای نمایش توابع ریاضی استفاده می‌کنند.

نمودار نگاشت درخت (Treemap Chart): نمودار treemap نمایی سلسله مراتبی از داده‌ را نشان می‌دهد. به این ترتیب امکان مقایسه در سطوح مختلف یک متغیر قابل اجرا است. نمودار treemap دسته‌ها را بر اساس رنگ و همچنین مجاورت نمایش می‌دهد و به راحتی می‌تواند داده‌های زیادی خلاصه کرده و به کاربر ارائه دهد. این کار هنگام رسم نمودارهای دیگر بسیار دشوار است. نمودار treemap را حتی زمانی که سلول‌های خالی در ساختار سلسله مراتبی وجود داشته باشد می‌توان رسم کرد. از نمودار treemap برای مقایسه نسبت در سلسله مراتب استفاده می‌شود. توجه داشته باشید که این نمودار فقط از نسخه ۲۰۱۶ به بعد در دسترس است. گاه به چارت، نمودار نقشه درختی نیز می‌گویند.

نمودار ترکیبی (Combo Chart): نمودارهای ترکیبی، دو یا چند نوع نمودار را برای درک آسان داده‌ها با هم ادغام می‌کنند. این امر به ویژه هنگامی که داده‌ها بسیار متنوع و با مقیاس‌های مختلف (مانند کیلوگرم و متر) هستند مناسب است. در این حالت، نمودار با یک محور ثانویه (Secondary Axis) نشان داده می‌شود و خواندن مقادیر روی دو محور آسان‌تر خواهد شد. در تصویر زیر یک مثال از ترکیب نمودار ستونی و خطی را نشان داده‌ایم تا تعداد خانه‌های فروخته شده (Recent Home Sales) بین ژانویه و ژوئن را براساس «میانگین قیمت فروش» (Average Price per Home) و «تعداد فروش» (Number of Homes) را مقایسه کنیم.

این نمودار هم در اکسل ۲۰۱۳ معرفی شده و به سادگی قابل رسم است.

افزونه‌ها (Add-ins) در اکسل چه هستند؟

در اینجا بعد از اینکه متوجه شدیم که اکسل چیست بهتر است با ابزارها و افزونه‌های آن نیز آشنا شویم. ویژگی‌های اضافی در اکسل با استفاده از افزونه‌ها در دسترس هستند که چندین مورد آن درون اکسل و به صورت پیش‌فرض ارائه شده است، افزونه‌های استاندارد اکسل در ادامه معرفی شده‌اند.

• افزونه Analysis ToolPak: ابزار تجزیه و تحلیل داده‌ها را برای تجزیه و تحلیل آماری و مهندسی (شامل تجزیه و تحلیل واریانس و تحلیل رگرسیون) فراهم می‌کند.
• افزونه Analysis ToolPak VBA: توابع VBA برای Analysis ToolPak را در محیط اکسل بارگذاری کرده و برای کاربر قابل دسترس می‌کند.
• ابزارهای ارزی یورو: تبدیل و قالب‌بندی برای واحد پولی یورو.
• افزونه Solver: ابزارهایی برای بهینه سازی و حل معادلات.

افزونه‌هایی که در بالا به آن اشاره کردیم، به صورت استاندارد در اکسل وجود داشته و کاربر فقط باید آن‌ها را فراخوانی کند. ولی انبوهی از افزونه‌ها نیز توسط افراد و شرکت‌های مختلف به منظور تسهیل در کارهای تخصصی وجود دارد که می‌توانید به اکسل اضافه کرده و از آن‌ها بهره ببرید.

اکسل برای چه کسانی مناسب است؟

بعد از آنکه متوجه شدیم اکسل چیست حال این سوال مطرح می‌شود که اکسل برای چه کسانی قابل استفاده است. به طور کلی هر فردی که با اطلاعات و داده‌ها سروکار دارد، نیازمند به کارگیری اکسل است. همینطور که گفتیم، برای سازماندهی و مدیریت داده‌ها، استفاده از صفحه گسترده‌ها، بسیار مناسب است. به همین جهت اکسل به منظور مرتب‌سازی، جمع‌بندی، دسته‌بندی و رسم نمودارها به کار گرفته می‌شود. به این ترتیب کسانی که اولویت اول برای استفاده از اکسل هستند در فهرست زیر آمده‌اند.

• مدیران استراتژیک و تصمیم‌گیران عالی شرکت و سازمان‌ها به منظور اتخاذ بهترین استراتژی و مقایسه آن‌ها با یکدیگر.
• مدیران و مدیران اجرایی سازمان‌ها و شرکت‌ها به منظور مرتب‌سازی و دسته بندی کردن عملیات و ایجاد شاخص‌های ارزیابی.
• مدیران مالی شرکت‌های بورسی برای ایجاد گزارش‌های ماهانه یا سالانه برای سهام‌داران و هیئت مدیره.
• حسابداران و حسابرسان شرکت‌ها به منظور تولید داشبوردهای مدیریتی برای اطلاع رسانی به مدیریت.
• دانشمندان داده (Data Scientist) و کاربران کاربرگ‌های الکترونیک هوش تجاری مانند Power BI به منظور تجمیع و تجزیه و تحلیل داده و استخراج اطلاعات با کارایی بالا.
• کارشناس‌های بودجه برای تقسیم و دسته‌بندی منابع در دسترس و هزینه‌های صرف شده.
• کارشناسان امور اداری برای ثبت اطلاعات پرسنل و سوابق کاری.
• کارشناسان بخش ستاد و برنامه‌ریزی تولید به منظور اتخاذ برنامه بهینه تولید و جلوگیری از تولید ضایعات و بالا بردن بهره‌وری تولید.

مزایا و معایب نرم‌افزار اکسل چیست ؟

بیشتر کسانی که در جهان با داده‌ها سروکار دارند، اکسل را به عنوان ابزار تحلیل خود انتخاب کرده‌اند. شاید علت فراوانی کاربران اکسل مواردی مانند زیر باشد.

• سهولت یادگیری
• سابقه زیاد در این حوزه و درک نیازهای کاربران
• محیط ساده و کاربر پسند
• وجود راهنما (Wizard) برای اجرای عملیات پیچیده
• جدول بزرگ با تعداد سلول‌های زیاد
• سایت‌ها راهنما و انجمن‌های کاربران فعال

در مقابل بعضی از مشکلات نیز از نسخه‌های پیشین اکسل به نسخه‌های جدید منتقل شده است که هنوز شرکت مایکروسافت برای آن راه‌کاری ارائه نداده است. برای مثال می‌توان به مواردی مانند زیر اشاره داشت.

• پیچیده بودن بعضی از توابع و پارامترهای آن
• تغییر در ساختار توابع قبلی و ایجاد توابع جدید. به این ترتیب انبوهی از توابع تکراری ایجاد می‌شود که به منظور سازگاری با نسخه‌های قدیمی لازم به نظر می‌رسند.
• کُندی و سرعت کم هنگام کار با داده‌های حجیم که متناقض با فضای کاری اکسل با ابعاد جدول بزرگ است.
• عدم به کارگیری بعضی از قابلیت‌های مرسوم در صفحه گسترده‌های دیگر در اکسل. برای مثال انتخاب قطری یا پر کردن سلول‌های مجاور به صورت قطری در بعضی از کاربرگ‌های الکترونیکی دیگر مرسوم است که هنوز در اکسل وجود ندارد.
• مشکل در ثبت تاریخ‌های قدیمی و کامل نبودن محدوده تاریخ میلادی.
• مشکل در ثبت تاریخ‌ها براساس گاه‌شمارهای کشورهای دیگر (تقویم شمسی یا تقویم قمری) در نسخه ۲۰۱۹ برای تاریخ شمسی به نحوی اصلاح صورت گرفته است.
• مشکل در ثبت تاریخ‌های کبیسه در توابع مربوطه.
• مشکل در محاسبات اعشاری و دقت نمایش اعداد.
• مشکل در هماهنگ سازی با زبان‌های برنامه‌نویسی دیگر در محیط اکسل.

برای موضوع آخر بهتر است به تصویری که در ادامه قابل مشاهده است، توجه کنید. همانطور که می‌بینید، نتیجه تقسیم 1 بر ۹۰۰۰ به صورت صحیح محاسبه شده است. ولی با اضافه و کم کردن یک واحد به آن، نتیجه متفاوت شده است. این ضعف محاسباتی در اکسل در زمان به کارگیری اعداد بزرگ نیز ممکن است ظاهر شود. پس بهتر است همیشه هنگام کار با مقادیر اعشاری با دقت زیاد، مراقب رفتار اکسل و محاسبات آن باشید.

در ادامه متن اکسل چیست به گام‌های یادگیری اکسل با آموزش‌های فرادرس خواهیم پرداخت.

چگونه اکسل را یاد بگیریم؟ — معرفی فیلم های آموزش اکسل فرادرس

اکسل دارای کاربردها و البته جنبه‌های مختلفی است. بهتر است برای یادگیری آن اولویت‌بندی کنید تا به سرعت و سادگی به آن مسلط شوید. در ادامه لیستی از مراحل یا گام‌های یادگیری اکسل را بازگو خواهیم کرد. در این بین منابع و فیلم‌های آموزشی برای هر یک از این گام‌ها که توسط فرادرس منتشر شده است را هم معرفی خواهیم کرد تا به این وسیله متوجه شویم که چگونه اکسل را یاد بگیریم.

معرفی فیلم های آموزش مقدماتی اکسل فرادرس

در این مرحله، یا محیط اکسل آشنا شده و بعضی از کاربردهای آن مانند ایجاد جدول‌های محاسباتی ساده (فاکتور فروش) یا قالب‌بندی جدول‌ها، مدیریت فایل‌های اطلاعاتی اکسل، تنظیمات چاپ و همچنین به کارگیری بعضی از توابع ساده مانند جمع، میانگین و غیره را می‌آموزید. مهم است که به درک مناسبی از سلول وابسته و مستقل رسیده و قادر به استفاده از فرمول‌نویسی براساس سلول‌های پیش‌نیاز و وابسته باشید. به این منظور آموزش‌های زیر برای پاسخ به پرسش اکسل چیست به شما پیشنهاد می‌شود.

معرفی فیلم آموزش اکسل 2013 (Microsoft Office Excel 2013)

هر چند زمان این آموزش ۲ ساعت و ۳ دقیقه است ولی با مشاهده آن بسیاری از امکانات را فراگرفته و متوجه می‌شود که اکسل چیست. مدیریت کاربرگ، فرمول‌نویسی، رسم نمودار و ویرایش آن به همراه ورود دنباله‌های عددی و متنی از مباحث مهم این آموزش محسوب می‌شوند.

• برای دیدن فیلم آموزش اکسل ۲۰۱۳ (Microsoft Office Excel 2013) در سایت فرادرس + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش اکسل 2016 (Microsoft Office Excel 2016)

این فیلم آموزشی شامل ۹ ساعت و ۱۵ دقیقه محتوایی ویدیویی است و از ده درس تشکیل شده. البته مفاهیم پیشرفته اکسل مانند توابع Vlookup و ایجاد ماکرو نیز در این مجموعه قرار دارد. هر بخش به همراه مثال و مفاهیم اولیه، مورد بررسی قرار گرفته تا فراگیر بیشترین بهره را از این فیلم آموزشی ببرد. همانطور که مشخص است، مبنا، نسخه ۲۰۱۶ اکسل در نظر گرفته شده.

• برای دیدن فیلم آموزش اکسل ۲۰۱۶ (Microsoft Office Excel 2016) + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش Excel 2019 – مقدماتی

در این فیلم آموزشی، اکسل ۲۰۱۹ و امکانات جدیدی که در آن برای کاربران فراهم شده، آموزش داده می‌شود. البته از آنجایی که این آموزش مقدماتی اکسل است، از ابتدا فرض بر این است که فراگیر با اکسل آشنایی نداشته و می‌خواهد مبانی اصلی را بیاموزد. ذکر مثال‌های متعدد و کاربردی از مزایایی این آموزش محسوب می‌شود. این فیلم ویدیویی به مدت ۸ ساعت و ۳۷ دقیقه تهیه شده که شامل یازده درس است. مشاهده این فیلم، شما را در پاسخ به سوال اکسل چیست یاری می‌رساند.

• برای مشاهده فیلم آموزش Excel 2019 – مقدماتی + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم های فرمول نویسی با اکسل و آشنایی با ابزارهای آن در فرادرس

در این گام با ابزارها و همچنین فرمول‌نویسی برداری و ترکیب توابع آشنا می‌شوید. همچنین کار با داده‌های حجیم به کمک Power Pivot نیز مورد توجه است.

معرفی فیلم آموزش پیاده سازی هوش تجاری در اکسل

در این فیلم آموزشی، با DAX یا فرمول نویسی برای تحلیل داده‌ها را فرا می‌گیرید. این شیوه در محاسبات مربوط به Power Pivot مورد استفاده قرار می‌گیرد. معرفی Power Map، Power View و ایجاد صفحه‌ها یا داشبوردهای مدیریتی از مزایای این آموزش محسوب می‌شود. این فیلم آموزشی شامل ۴ ساعت و ۳۴ دقیقه محتوایی ویدیویی است که در مدت کوتاهی، طرفدار زیادی پیدا کرده است.

• برای مشاهده فیلم آموزش پیاده سازی هوش تجاری در اکسل + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل

اکسل شامل ابزارها و همچنین افزونه‌های کاربردی است. در این آموزش، این گونه امکانات اکسل مورد توجه بوده، شیوه‌های مختلف مرتب‌سازی (Sort)، تجمیع داده‌ها (Data Consolidation) و فیلتر (Filter) همچنین Solver و Goal Seek مورد بحث قرار می‌گیرد. این فیلم آموزشی ۴ ساعت و ۶ دقیقه طول دارد و با ذکر مثال‌های متعدد در این زمان کوتاه، بسیاری از مطالب را بازگو می‌کند.

• برای مشاهده فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل + اینجا کلیک کنید.

معرفی آموزش نمایش داده ها و ترسیم نمودار در اکسل

نمودار و ترسیم داده‌ها، کاری است که اکسل به خوبی از عهده آن برمی‌آید. وجود طیف وسیعی از نمودارها و امکان ترکیب آن‌ها با یکدیگر از مواردی است که در فیلم آموزش نمایش داده ها و ترسیم نمودار در اکسل به آن پرداخته است. معرفی نمودارها و ویژگی‌های هر یک از آن‌ها به همراه موارد استفاده، موضوع اصلی ترسیم نمودارها است. این فیلم آموزشی شامل ۵ ساعت و ۵۱ دقیقه محتوایی ویدیویی است.

• به منظور مشاهده فیلم آموزش نمایش داده ها و ترسیم نمودار در اکسل + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم های آموزش تکنیک و کاربردهای خاص اکسل در فرادرس

بعد از اینکه با مفاهیم و شیوه‌های فرمول نویسی اکسل آشنا شدید و توانستید ابزارهای آن را فرا بگیرید، بهتر است کاربردهای آن در عمل نیز مشاهده کنید. به این منظور نیز فرادرس آموزش‌هایی را تهیه کرده است که در ادامه معرفی می‌شوند.

معرفی فیلم آموزش انبارداری با اکسل

انبارداری و کنترل انبار یکی از وظایفی است که توسط کاربرگ‌های کاغذی صورت گرفته و کنترل آن‌ها به سادگی میسر نیست. پیاده‌سازی انبارداری با اکسل یکی از کاربردهای مهم این نرم‌افزار محسوب می‌شود. در این آموزش فرادرس، موضوع انبارداری و ساخت کاردکس انبار در اکسل در این فیلم، آموزش داده شده. زمان این فیلم آموزشی ۳ ساعت و ۳۲ دقیقه است.

• برای مشاهده فیلم آموزش انبارداری با اکسل + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش رسم نمودارهای پیشرفته در اکسل

همانطور که گفته شد، رسم نمودارها به درک درست داده‌ها کمک شایانی می‌کند. در این آموزش از فرادرس، شیوه‌های ترسیم نمودارهای پیشرفته و کاربردی به همراه نکاتی در مورد داشبوردهای مدیریتی مورد توجه قرار گرفته است. با مشاهده این فیلم آموزشی، ترفندهایی را خواهید آموخت که رسم نمودارها را برایتان ساده کرده و قادر به نمایش داده‌های پیچیده به شکل ساده خواهید بود. مدت زمان این آموزش ۲ ساعت بوده ولی با ذکر مثال‌های متعدد، از زمان به شکل مناسبی استفاده شده است. بهتر است برای آشنایی بیشتر با این آموزش به صفحه اختصاصی آن در سایت فرادرس مراجعه کنید.

• برای مشاهده فیلم آموزش رسم نمودارهای پیشرفته در اکسل + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش برنامه نویسی VBA در اکسل – مقدماتی

به منظور افزایش قابلیت‌های اکسل، بهتر است با زبان برنامه‌نویسی VBA آشنا شوید. زبان VBA که مخفف Visual Basic for Application است، برای ایجاد ماکرو‌ها و حتی تعریف توابع جدید و سفارشی در اکسل به کار می‌رود. اگر به VBA مسلط باشید می‌توانید از آن در محیط Word‌ و Access نیز استفاده کنید. فیلم آموز برنامه نویسی VBA در اکسل برای شروع برنامه‌نویسی برای نرم‌افزارهای گروه Office بسیار مناسب است و شما را توانمند می‌کند تا بر محدودیت‌های این نرم‌افزارها غلبه کنید.  مدت زمان آموزش در این فیلم ویدیویی، ۴ ساعت و ۵۱ دقیقه است.

• برای مشاهده فیلم آموزش برنامه نویسی VBA در اکسل – مقدماتی + اینجا کلیک کنید.

معرفی فیلم آموزش اکسل محاسبات آماری در اکسل

کاربرد اکسل در محاسبات آماری بر کسی پوشیده نیست. در فیلم آموزش محاسبات آماری در اکسل، به ابزارهای محاسباتی اکسل و همچنین توابعی که برای تولید اعداد تصادفی یا بدست آوردن مقدار توزیع احتمال یا چندک‌های یک توزیع احتیاج است اشاره می‌شود. همچنین اجرای رگرسیون خطی و تحلیل واریانس در اکسل نیز از مواردی است که در این آموزش گنجانده شده. مدت زمان این آموزش ۲ ساعت و ۵ دقیقه است و برای اکسل کارانی که به محاسبات آماری نیاز داشته ولی با نرم‌افزارهای آماری (مانند SPSS) آشنایی ندارند، بسیار مناسب است.

• به منظور مشاهده فیلم آموزش اکسل (Microsoft Office Excel 2016) + اینجا کلیک کنید.

معرفی مجموعه فیلم های آموزش نرم افزار اکسل (Excel)

با توجه به رشد کاربران اکسل، فرادرس فهرست فیلم‌های آموزشی که برای اکسل تهیه کرده است را در لینک زیر قرار داده است. با مراجعه به لینک زیر می‌توانید تمامی آموزش‌های فرادرس در زمینه کاربردهای اکسل و معرفی قابلیت‌های آن را مشاهده کنید تا مشخص شود که اکسل چیست و چه کاربردهایی دارد.

• برای مشاهده مجموعه فیلم های آموزش نرم افزار اکسل (Excel) فرادرس + اینجا کلیک کنید.

نوشتارهای مرتبط با اکسل در مجله فرادرس

در مجله فرادرس، بخش‌های زیادی از کاربردها و همچنین ابزارها و توابع اکسل معرفی شده‌اند. شاید با مراجعه به آن‌ها بتوان پاسخ مناسبی برای پرسش اکسل چیست پیدا کرد. این مطالب را در اینجا هم به سه دسته تقسیم کرده‌ایم. دسته مطالب پایه (Basic)، مطالب تخصصی (Advanced) و مطالبی که به کاربرد خاصی از اکسل (Application) اشاره می‌کنند. در ادامه این نوشتارها را معرفی کرده و نحوه دسترسی به آن‌ها را مشخص خواهیم کرد.

مطالب دسته پایه اکسل در مجله فرادرس

هر چند مطالب منتشر شده در مجله فرادرس برای اکسل که به صورت پایه‌ای به آموزش این نرم‌افزار می‌پردازند، بسیار هستند ولی در این مجال به مهمترین آن‌ها اشاره خواهیم کرد تا به پرسش اکسل چیست پاسخ داده باشیم.

• آموزش اکسل — به زبان ساده
• کار با زبانه های کاربرگ (Worksheet) در اکسل – به زبان ساده
• جمع در اکسل — از صفر تا صد
• فریز کردن ردیف ها و ستون ها در اکسل
• کشیدن جدول در اکسل — راهنمای گام به گام و تصویری
• مدیریت نوار (Ribbon) اکسل با چهار ترفند کاربردی
• تقسیم در اکسل — از صفر تا صد
• ضرب در اکسل — از صفر تا صد
• حالت ویرایشی در اکسل — به زبان ساده
• فرمول نویسی در اکسل — به زبان ساده
• راست به چپ کردن کاربرگ اکسل — به زبان ساده
• اکسل و نمایش صفرهای ابتدای عدد در آن
• راهنمای جامع چاپ صفحات گسترده در اکسل

مطالب دسته تخصصی اکسل در مجله فرادرس

مباحث تخصصی در اکسل در اکثر مواقع به فرمول‌ها و توابع و همچنین به کارگیری ابزارهای آن مربوط می‌شود. در ادامه مطلب اکسل چیست به بعضی از مطالب مجله فرادرس که در این جهت ارائه شده‌اند، اشاره کرده‌ایم.

• گرد کردن اعداد اعشاری در اکسل
• تابع IF در اکسل — به زبان ساده
• شناسایی داده های تکراری در اکسل — به زبان ساده
• فرمول نرخ رشد در اکسل — آموزش محاسبه به زبان ساده
• تبدیل ریال به تومان در اکسل — از صفر تا صد
• جمع سفارشی در اکسل — راهنمای کاربردی
• فرمول چند شرطی در اکسل — به زبان ساده
• تابع VLOOKUP در اکسل و کاربردهای آن — راهنمای جامع
• توابع INDEX و MATCH در اکسل برای جست‌وجوی سریعتر
• اکسل و سه فرمول شگفت‌انگیز آن

مطالب کاربردی اکسل در مجله فرادرس

در این بخش از متن اکسل چیست به مطالبی از مجله فرادرس اشاره خواهیم داشت که مربوط به یک کاربرد خاص هستند یا به استفاده از ابزارهای اکسل برای انجام عملیات مورد نظر کاربر اختصاص دارند.

• آنالیز واریانس یک طرفه در اکسل — راهنمای کاربردی
• برنامه نویسی VBA در اکسل
• سیمپلکس در اکسل — راهنمای کاربردی
• معادله منحنی در اکسل | به زبان ساده
• ساخت فاکتور فروش در اکسل — از صفر تا صد
• توابع مثلثاتی در اکسل — از صفر تا صد
• ایجاد بانک اطلاعاتی در اکسل — راهنمای کاربردی
• مدل سری زمانی در اکسل — به زبان ساده
• ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل | راهنمای گام به گام
• حل معادله در اکسل — آموزش گام به گام

خلاصه و جمع‌بندی مطلب اکسل چیست

در این متن به صورت عمده به پرسش اکسل چیست پاسخ دادیم و بنابراین با نرم‌افزار اکسل آشنا شدید و مزایای و معایب آن را نیز مطالعه کردید. همانطور که در مطلب اکسل چیست مشخص شد، می‌توان اکسل را قدیمی‌ترین صفحه گسترده نامید که تا به امروز نیز طرفداران خود را حفظ کرده است. به روزرسانی و بهینه‌سازی و سازگاری با سخت‌افزارهای جدید، فعالیت‌هایی است که شرکت مایکروسافت برای محبوبیت بخشیدن به این نرم‌افزار به کار بسته است. همچنین ابزارهایی مانند توابع جدید برای حل مسائل چند شرطی، به کارگیری Power Table‌ و Power View از دیگر نکاتی است که اکسل را برای تحلیل داده‌های حجیم در بین صفحه گسترده‌های دیگر متمایز می‌کند. شاید برای پاسخ به سوال اکسل چیست لازم باشد که مقایسه‌ای نیز با دیگر صفحه گسترده‌های مطرح انجام شود. ولی این کار متن را طولانی‌تر کرده و ممکن است که از حوصله خواننده خارج باشد. به همین جهت در متن اکسل چیست فقط به معرفی ویژگی‌ها و خصوصیات این نرم‌افزار پرداختیم.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

• مجموعه آموزش‌های نرم افزارهای اکسل (Excel)
• آموزش داشبوردهای مدیریتی اکسل (Excel)
• مجموعه آموزش‌های عمومی
• آدرس نسبی و مطلق سلول در فرمول اکسل — راهنمای کاربردی
• کاربرد توابع Cells و Range در اکسل – به زبان ساده