فرادرسکاربرد اکسل چیست؟ – ۲۱ استفاده مهم که باید بدانید
درحالی که بیش از یک میلیارد نفر در سراسر جهان از ابزارهای مجموعه آفیس مایکروسافت استفاده می‌کنند، برنامه اکسل تبدیل به ابزاری استاندارد برای متخصصان حاضر در ادارات گوناگون شده و برای تقریبا هر کارِ نیازمند مدیریت داده، استفاده می‌شود. اما اگر فکر می‌کنید کاربرد اکسل فقط به وارد کردن اعداد و گزارش‌های مالی خلاصه شده، لازم است ذهنیت خود را دگرگون کنید. کاربرد اکسل برای کسب‌وکارهای گوناگون بسیار متنوع است و این‌طور نیست که صرفا صفحاتی گسترده بسازیم که مجموعه داده‌های مشخصی را تصویر می‌کنند. در واقع به نظر می‌رسد موارد کاربرد اکسل عملا نامحدود است.
دقیقا به خاطر همین و برای نمایش میزان انعطاف‌پذیری ابزار ارزشمند مایکروسافت، در این مقاله قصد داریم روش‌های مختلفی که می‌توان از اکسل استفاده کرد را شرح دهیم. این رویکردها هم می‌توانند به صورت سازمانی و هم برای نیازهای شخصی استفاده شوند. به مطالعه ادامه دهید تا شما را تنها با برخی از دسته‌بندی‌های کلی کاربرد اکسل آشنا کنیم. ناگفته نماند اگر قصد دارید اکسل را بهتر و بیشتر یاد بگیرید می‌توانید به سراغ فیلم‌های آموزش اکسل فرادرس بروید و اگر نسخه متنی را ترجیح می‌دهید نیز مقاله آموزش اکسل برای شما نوشته شده است. پیش از شروع لازم است یادآور شویم که اگر نمی‌دانید یادگیری اکسل را باید از کجا شروع کنید، در مطلبی با عنوان چگونه اکسل یاد بگیریم، بهترین مسیر یادگیری اکسل را توضیح داده‌ایم.
۱. محاسبات ریاضیاتی
مجبور شده‌اید یک فرایند محاسباتی واحد را بارها و بارها تکرار کنید؟ در این صورت می‌توانید با نوشتن فرمول‌های متنوعی که اکسل در اختیار کاربران گذاشته، یک ماشین حساب سفارشی شده برای خود بسازید. به این ترتیب صرفا اعداد را وارد می‌کنید و اکسل به شکلی آنی، پاسخ را در اختیارتان می‌گذارد. نیازی هم نیست که خودتان آستین بالا بزنید. برای آشنایی با فرمول‌نویسی در اکسل، مطالعه مطالب زیر پیشنهاد می‌شود.
- مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
۲. حسابداری
برنامه‌ریزی برای بودجه، پیش‌بینی، رصد مخارج، تهیه گزارش‌های مالی، ساخت حسابگرهای وام و مواردی از این دست را نیز می‌توان با اکسل انجام داد. اکسل اساسا طراحی شده تا پاسخگوی نیازهای گوناگون در دنیای حسابداری باشد. با توجه به این حقیقت که ۸۹ درصد از شرکت‌ها نیز از اکسل برای رسیدگی به امور حسابداری خود استفاده می‌کنند، مشخصا با ابزاری کاملا شایسته روبه‌رو هستیم.
اکسل حتی قالب‌های مختلفی برای صفحات گسترده دارد تا تمام فرایندها به شکلی آسان‌تر و سریع‌تر پشت سر گذاشته شوند. پیش از ادامه مطلب باید اشاره کنیم اگر می‌خواهید آشنایی بهتر و بیشتری با مباحث حسابداری داشته باشید، می‌توانید از مجموعه آموزش کاربردی حسابداری فرادرس استفاده کنید.
۳. رسم نمودار
نمودارهای دایره‌ای، خطی، ستونی، میله‌ای و انبوهی نمودار دیگر را می‌توان در اکسل رسم کرد. اگر نیازمند راهی برای نمایش بصری داده‌های خود هستید تا شکلی قابل هضم‌تر به خود بگیرند، اکسل می‌تواند اعداد موجود در ردیف‌ها و ستون‌های صفحه گسترده شما را تبدیل به نمودارهایی زیبا کند که از ساختن و شخصی‌سازی آن‌ها خسته نمی‌شوید.
به دنبال اطلاعات هرچه بیشتر راجع به نحوه انجام این کار می‌گردید؟ مطلب «رسم نمودار در اکسل» مجله فرادرس از صفر تا صد رسم تمام نمودارهای اکسل را به شما می‌آموزد. از سوی دیگر اگر نمی‌دانید برای داده خود باید به سراغ کدام نمودار بروید، می‌توانید از مطلب «کاربرد انواع نمودارها در اکسل» کمک بگیرید.
۴. انبارداری
انبارداری و بررسی موجودی محصولات گوناگون می‌تواند سرسام‌آور باشد. خوشبختانه اکسل برای کارمندان، صاحبان کسب‌وکار و حتی افراد عادی، موقعیتی را فراهم کرده است تا بتوانند کنترل امور را به دست بگیرند و از اشتباهات مهلک جلوگیری کنند.
۵. تقویم‌ها و زمان‌بندی‌ها
لازم است یک تقویم محتوایی برای بلاگ یا حساب شبکه اجتماعی خود بسازید؟ کلاس درسی دارید که نیاز به زمان‌بندی مشخص دارد؟ می‌خواهید کارمندان روی برنامه زمانی مشخصی به امور رسیدگی کنند؟ شاید هم می‌خواهید صرفا یک برنامه روزانه برای خودتان و خانواده تدارک ببینید؟ وقتی صحبت از ساخت تقویم‌های گوناگون باشد، اکسل به طرز غافلگیرکننده‌ای کاربرد خود را نشان می‌دهد.
۶. چیدمان صندلی
چه در حال صحبت راجع به مراسم شروع به کار یک سازمان بزرگ باشیم و چه رسیدگی به مهمانان یک عروسی، برنامه‌ریزی برای چیدمان صندلی‌ها می‌تواند عذاب‌آور باشد. اکسل این کار را هم به سادگی آب خوردن انجام می‌دهد. اگر اندکی دقت و مهارت به خرج دهید، می‌توانید با استفاده از یک صفحه گسترده که حاوی دعوت‌نامه‌های مراسم است، چیدمان صندلی‌های خود را نیز تعیین کنید.
۷. کاربرگ برنامه‌ریزی اهداف
از اهداف حرفه‌ای گرفته تا اهداف مربوط به تناسب اندام و امور مالی، روش خوبی است که یک کاربرگ داشته باشید تا هم متمرکز باقی بمانید و هم روند پیشرفت را پایش کنید. اینجاست که اکسل زیبایی خود را به نمایش می‌گذارد. با استفاده از این ابزار می‌توان چندین کاربرگ و اسناد برنامه‌ریزی فراهم آورید تا هم مسیر پیشرفت رصد شود و هم بتوانید از خط پایان عبور کنید.
۸. ساخت ماکت
وقتی بحث طراحی پیش کشیده می‌شود، احتمالا نخستین پلتفرمی که به ذهن می‌آید اکسل نباشد. اما چه باور کنید و چه نه، برخی از این ابزار برای ساخت ماکت و نسخه‌های آزمایشی یا همان پروتوتایپ‌ها استفاده می‌کنند. در واقع اکسل ابزاری بسیار محبوب برای ساختن وایرفریم و داشبورد وب‌سایت‌ها به حساب می‌آید.
۹. ساخت لیست وظایف
دیگر وقت آن رسیده که با فهرست وظایف کاغذی و قلم خود خداحافظی کنید. با اکسل نه‌تنها می‌توانید فهرست وظایف بسیار پیچیده‌تر و جامع‌تری بسازید، بلکه قادر به پایش وظایف بزرگ‌تری که هنوز بر دوش دارید نیز خواهید بود.
۱۰. ساخت چک‌لیست
مشابه بالا، اکسل به شما اجازه می‌دهد چک‌لیست‌هایی ساده بسازید و وقتی محصولی را خریدید یا کاری را به انجام رساندید، آن را تیک بزنید. این چک لیست می‌تواند حاوی هرچیزی باشد، از اغذیه‌ای که باید برای منزل تهیه کرد تا کارهایی که باید برای پشت سر گذاشتن یک کمپین مارکتینگ موفقیت‌آمیز انجام شوند.
۱۱. نمودارهای مدیریت پروژه
پیش‌تر به این حقیقت پرداختیم که اگر بخواهید به ترسیم نمودار مشغول شوید، اکسل ابزاری حقیقتا کاربردی خواهد بود. همین موضوع راجع به رسم نمودارهای مرتبط با مدیریت پروژه هم صدق می‌کند. از نمودارهای آبشاری برای مدیریت روند پیشرفت تیم گرفته تا بردهای کانبان (مانند آنچه در ترلو یافت می‌شود) برای منظم نگه داشتن امور، راه‌های زیادی برای استفاده بهینه از اکسل وجود دارد تا پروژه را در مسیر درست نگه دارید.
۱۲. گزارش زمانی
همه ما می‌دانیم که پایش زمان یکی از بهترین رویکردها برای افزایش بهره‌وری در هر کاری به حساب مب‌آید. اگرچه در حال حاضر بی‌شمار اپلیکیشن و ابزار مختلف پیدا می‌شود که می‌توانند به این نیاز رسیدگی کنند، اکسل یکی از قدیمی‌ترین و اولین ابزارهای جهان برای «گزارش‌ها» (Logs) و پایش زمان به حساب می‌آید و هنوز هم کاربرد خود را حفظ کرده است.
۱۳. ساخت فرم
چه به دنبال فرم‌هایی ساده باشید و چه بسیار پیچیده، کاربرد اکسل در اینجا نیز خود را نشان می‌دهد. حتی می‌توانید چندین منوی کشویی مختلف درون فرم‌های خود تعبیه کنید تا کاربران از میان گزینه‌هایی از پیش تعیین شده، یکی از را انتخاب کنند. مقاله «ساخت فرم در اکسل» هرآنچه لازم است در این‌باره بدانید را به شما آموزش می‌دهد.
۱۴. ساخت کوییز
می‌خواهید دانش خودتان یا کسی دیگر را راجع به سوژه‌ای مشخص بسنجید؟ در این صورت می‌توانید مخزنی از پرسش‌ها و پاسخ‌ها را درون یک کاربرگ فراهم آورید و اکسل را به گونه‌ای تنظیم کنید که آن‌ها را در قالب کوییز در اختیار شما بگذارد.
۱۵. مدیریت ارتباط با مشتری
آیا نیازمند پلتفرمی سبک و قابل دسترس برای «مدیریت ارتباط با مشتری» (CRM) هستید تا همیشه از آخرین نقطه‌نظر‌های آن‌ها با خبر باشید؟ اکسل بار دیگر هوایتان را دارد. بهترین نکته نیز آن است که می‌توانید پلتفرم مدیریت ارتباط با مشتریان خود را به شکلی کاملا قابل شخصی‌سازی طراحی کنید.
۱۶. ساخت فهرست ارسال ایمیل
داده‌های موجود در یک صفحه گسترده اکسل قرار نیست صرفا به اعداد و ارقام محدود شوند. اکسل ابزاری عالی برای مدیریت و سامان‌دهی انبوهی از نام‌ها و آدرس‌های مختلف نیز هست. بدین ترتیب گزینه‌ای عالی برای آن‌هایی به حساب می‌آید که یک فهرست دعوت برای مهمانی خود می‌خواهند یا قصد دارند فهرستی برای ارسال انبوه ایمیل فراهم آورند. با استفاده از اکسل حتی می‌توان از قابلیت «ادغام ایمیل» (Mail Merge) هم استفاده کرد که تمام فرایند ارسال ایمیل برای شمار زیادی از مخاطبان را بسیار آسان‌تر می‌کند.
۱۷. گزارشات دوره‌ای
چه بخواهید به پایش محصولات مختلفی بپردازید که در گذر زمان آزموده‌اید، چه حرکات ورزشی خود در طول یک ماه و چه هر چیز کاملا متفاوت دیگری، اکسل ارزشمندترین ابزار شما برای جمع‌آوری داده‌های تاریخی در یک نقطه و سپس بررسی دوباره آن‌ها در هر زمانی به حساب می‌آید.
- مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
۱۸. معمای سودوکو
آیا شما هم مثل ما عاشق حل معمای سودوکو هستید؟ آیا می‌دانستید که کاربرد اکسل فقط به موارد تخصصی محدود نشده و می‌توانید با کارهایی مانند ساخت معمای سودوکو از آن برای تفریح هم استفاده کنید؟ از طرف دیگر، اگر احساس کردید که در مسیر حل کردن یک پازل سودوکو گیر کرده‌اید، می‌توانید از اکسل برای حل کردن آن کمک بگیرید.
۱۹. ابر کلمات
ابر کلمات یا «ابر برچست» (Tag Cloud) را شاید نتوان علمی‌ترین و دقیق‌ترین راه ممکن برای نمایش داده به حساب آورد، اما در هر صورت ساخت چنین ابزارهایی بسیار سرگرم‌کننده است و باعث می‌شود درک کنید کدام کلمات بیش از هر چیز دیگر در مجموعه‌ای از داده‌ها استفاده شده‌اند. این کاربرد اکسل بدون تردید یکی از سرگرم‌کننده‌ترین موارد است.
۲۰. هنر و انیمیشن
همانطور که احتمالا خودتان تا به این لحظه متوجه شده‌اید، کاربرد اکسل بسیار فراتر از آن‌چیزی است که در ابتدا انتظار می‌رود. در واقع بسیاری از مردم از این ابزار مایکروسافت برای ساخت آثار هنری معرکه استفاده می‌کنند، از پرتره‌های پیکسلی گرفته تا انیمیشن.
۲۱. برنامه‌ریزی برای سفر
آیا سفری در پیش دارید که باید برای آن برنامه ریزی کنید؟ در این صورت لازم است پیش از اینکه چمدان‌های خود را ببندید و به جاده بزنید، به تمام امور ضروری فکر و رسیدگی کنید. اکسل یک قالب بسیار عالی برای برنامه‌ریزی سفر دارد که می‌توان از آن برای فراموش نکردن موارد مختلف استفاده کرد؛ از رسیدگی به بودجه گرفته تا مدیریت اطلاعات پرواز.
سخن پایانی راجع به کاربرد اکسل
در نهایت باید گفت که این لیست بسیار گسترده‌تر و طویل‌تر از آن چیزیست که بتوانید تصور کنید و آنچه تاکنون در مقاله آورده‌ایم صرفا برخی از بدیهی‌ترین و رایج‌ترین کاربردهای ابزار اکسل مایکروسافت را به نمایش می‌گذارد. از فهرست‌ها و نمودارها گرفته تا طراحی ماکت، به نظر می‌رسد موارد کاربرد اکسل عملا نامحدود هستند. تمام این اطلاعات باعث شده‌اند به وحشت بیفتید؟ جای هیچ نگرانی نیست و با مقاله «آموزش اکسل» می‌توانید ابعاد این نرم‌افزار را به صورت جامع و گسترده بیاموزید.
