بهبود مهارت مذاکره تجاری نیازمند توجه به نکاتی گوناگون است. مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای به ما می‌گویند که مهارت‌های نرم، شنیدن فعالانه، آمادگی از پیش و درک رویکردهایی که در قبال مذاکره در پیش می‌گیرید از مهم‌ترین عوامل موثر بر مذاکرات به حساب می‌آیند. خبر خوب اینکه مهارت مذاکره به‌هیچ‌وجه ذاتی نیست و هرکسی با آموزش صحیح و تمرین مداوم می‌تواند به مذاکره‌کننده‌ای حرفه‌ای تبدیل شود.

مشکلات گوناگونی ممکن است همین حالا مهارت‌های مذاکره شما را تحت تاثیر قرار داده باشند. برخی از این می‌ترسند که نتوانند به بهترین قرارداد ممکن دست پیدا کنند و همین ترس، باعث ناکامی آن‌ها می‌شود. برخی دیگر از همکاری با افراد خاصی لذت نمی‌برند و بنابراین با اشتیاق کافی پا به جلسه مذاکره نمی‌گذارند. بعضی‌ها هم یا نمی‌دانند که باید در هر مذاکره به خصوص به سراغ چه مواردی بروند یا آنقدر غرق در جزییات می‌شوند که اصلا فراموش می‌کنند برای دستیابی به چه هدفی پای میز مذاکره آمده‌اند. اگر شما هم یکی از همین افرادی هستید که بالاتر توصیف کردیم، در این مطلب با ۵ مهارت مذاکره آشنا خواهید شد که بسیاری از نگرانی‌ها و دغدغه‌های شما را برطرف می‌سازند. پس از این نیز به سراغ ۱۵ روشی می‌رویم که با بهره‌گیری از آن‌ها قادر به بهبود و افزایش مهارت مذاکره خود خواهید بود. به مطالعه ادامه دهید.

مهارت مذاکره شماره ۱: مراقب مقدار سازش‌ها باشید

۵ مهارت مذاکره

بسیاری از افراد در حالی وارد جلسه مذاکره می‌شوند که عملا نمی‌دانند قرار است چه اتفاقی بیفتد. این افراد به عنوان مثال در جلسه‌ای که راجع به مذاکره برای حقوق و مزایا است، به تعیین آنچه که می‌خواهند مشغول می‌شوند و سپس رقم مورد نظر را بین ۱۰ الی ۱۵ درصد بالاتر می‌برند. چنین مذاکره‌کنندگان سپس دست به مجموعه‌ای از سازشگری‌ها می‌زنند تا بالاخره به نتیجه مورد نظر خود برسند. آن‌ها کاملا بر جایگاه خود متمرکز بوده و به دنبال دستیابی به بیشترین ارزش ممکن هستند.

هدف بسیاری از مردم این نیست که به نتیجه‌ای رضایت‌بخش برای هر دو طرف دست یابند. در عوض آن‌ها می‌خواهند خودشان تنها برنده در روند مذاکره باشند. به همین ترتیب، رایج‌ترین اتفاق این است که مذاکره از نقطه نظر «جایگاه‌ها» انجام می‌شود. اکثر مذاکره‌کنندگان هیچوقت برای حتی یک لحظه درنگ و به «چرایی» خواستن چیزی فکر نمی‌کنند. از سوی دیگر، حتی به ذهن‌شان خطور نمی‌کند که چرا طرف دیگر وارد مذاکره شده است.

راجر فیشر و ویلیام ال. یوری، نویسندگان کتاب «هنر بله گرفتن» که احتمالا بهترین کتاب اصول و فنون مذاکره حال حاضر باشد، می‌گویند که مذاکره ماهرانه به معنای «برقراری ارتباطی رفت و برگشتی است که در آن برخی منافع مشترک به حساب می‌آیند و برخی دیگر در نقطه مقابل یکدیگر قرار می‌گیرند». هدف اصلی از مذاکره، تشخیص این است که آیا می‌توانید از طریق یک توافق به منافع خود دست‌یابید یا خیر. آنچه به عنوان «منافع» می‌شناسیم، در واقع «چرایی» خواستن چیزی از سوی شما است، نه دقیقا همان چیزی که می‌خواهید. وقتی مذاکره‌کنندگان شروع به صحبت از نقطه‌نظر منافع می‌کنند، قادر به همکاری با طرف دیگر و یافتن راهکارهای بالقوه خواهند بود.

بسیاری از مذاکره‌کنندگان از گفتن اینکه چیزی را می‌خواهند احساس شرم یا ناراحتی می‌کنند. اما مذاکره نباید راجع به بحث بر سر این باشد که کدام طرف به منافع بیشتری دست می‌یابد. رویکرد ماهرانه‌تر این است که دو طرف با هم مشارکت کرده و در صدد حل مشکلات برآیند. بسیار مهم است که به خاطر داشته باشید معمولا نمی‌توان مشکلات را به گونه‌ای حل کرد که رضایت کامل هر دو طرف را به همراه بیاورد، مگر اینکه هر دو طرف درکی جامع از شرایط داشته باشند.

وقتی مذاکره‌کنندگان بدانند «چرا» چیزی را می‌خواهند، تازه آن موقع است که فرایند حل مسئله آغاز می‌شود.

مهارت مذاکره شماره ۲: همه‌چیز راجع به ارتباط با مردم است

  • پیش از هر چیز باید بدانید که رفتار شما چگونه بر دیگران تاثیر می‌گذارد.
  • سپس باید درک کنید که هرکسی راه و روش خود را برای برقراری ارتباط دارد. این را نیز درک کنید که رویکردهای بقیه با رویکردهای شما متفاوت است.
  • مذاکره‌کنندگان ماهر می‌توانند روش ارتباطی خود را تغییر دهند تا با نیازهای شنونده سازگار شوند.

افراد گوناگون براساس مشخصه‌های فردی و مهارت‌های ارتباطی خود در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار می‌گیرند. بنابراین لازم است بدانید طرف مقابل در کدام دسته‌بندی قرار می‌گیرد و چطور می‌توان ارتباطی موثر با او برقرار کرد:

افراد چیره

افرادی که در دسته‌بندی «چیره» (Dominant) قرار می‌گیرند:

  • مهارت فراوان در تصمیم‌گیری دارند.
  • می‌خواهند محیط پیرامون خود را کنترل کنند. برای دستیابی به این مهم، آن‌ها به حل مسئله پرداخته و مستقیما به سراغ چالش‌ها می‌روند.
  • رویکردی سرراست و رک دارند.
  • از اعتماد به نفس کافی برخوردار هستند. با این همه گاهی ممکن است در نظر دیگران رعب‌آور یا مغرور جلوه کنند.

سوال پرسیدن و گوش سپردن خصیصه‌ای طبیعی در افراد چیره نیست. آن‌ها معمولا بدون اینکه به چند راهکار یا خروجی فکر کنند به سراغ اهداف می‌روند. به همین خاطر، دیگران معمولا افراد چیره را عجول یا بی‌فکر به حساب می‌آیند. رویکرد معمول افراد چیره این است که حرف آخر را می‌زنند. آن‌ها مهارت فراوان در بیان این دارند که چرا رویکردی خاص جواب نمی‌دهد. در نتیجه، ممکن است آن‌ها را فردی منفی‌نگر در نظر بگیرید. برای افراد چیره، نتایج اهمیت بسیار بیشتری نسبت به احساسات درونی مردم دارند.

افراد تاثیرگذار

افرادی که در دسته‌بندی «تاثیرگذار» (Influencer) قرار می‌گیرند:

  • درست مثل افراد چیره به خوبی سخن می‌گویند. با این حال آن‌ها روش‌هایی کمتر مستقیم را در پیش می‌گیرند. تاثیرگذاران می‌خواهند شما را متقاعد کرده و انگیزه‌ای کافی به شما بدهند. آن‌ها نمی‌خواهند شما را مجبور به انجام کاری کنند.
  • به جای تمرکز کامل بر وظایف، آن‌ها متمرکز بر به انجام رساندن وظایف در همکاری با مردم هستند.
  • فرصت‌های موجود در یک برنامه یا مفهوم را دیده و معمولا به سراغ موانع و چاله‌ها نمی‌روند.
  • در بهترین حالت، افرادی دوراندیش به حساب می‌آیند.

افراد تاثیرگذار ممکن است افراد حاضر در دسته‌بندی «چیره» را منفی‌نگر به حساب آورند. از سوی دیگر، افراد چیره هم به تاثیرگذاران به چشم «غیرواقع‌گرا» یا حتی «سیاست‌مدار» نگاه می‌کنند. هر دو می‌خواهند تصمیم‌گیری کرده و نقش رهبر را ایفا کنند. تاثیرگذاران دوست دارند تصویری جذاب از خود به نمایش بگذارند و در صدد برقراری ارتباط برمی‌آیند. البته ممکن است از دور مثل افرادی احساسی یا سربه‌هوا به نظر برسند. برای آن‌ها، توجه به جزییات رویکردی آن‌قدرها کارآمد نیست: تاثیرگذاران ترجیح می‌دهند تصویر بزرگ‌تر را ببینند. از سوی دیگر، آن‌ها بسیار اجتماعی بوده و معمولا افراد زیاد را می‌شناسند. تاثیرگذاران به دنبال کسب نتیجه هستند، اما تمرکز را بر انگیزه دادن به دیگران می‌گذارند تا بتوان به نتیجه‌ای گروهی دست یافت.

۵ مهارت مذاکره

افراد باثبات

افرادی که در دسته‌بندی «باثبات» (Steady) قرار می‌گیرند:

  • درست مثل تاثیرگذاران، جنبه‌های مثبت ایده‌های جدید را می‌بینند. با این حال، برخلاف تاثیرگذاران، آن‌هایی که در دسته‌بندی «باثبات» جای می‌گیرند آنقدرها به استقبال تغییرات نمی‌روند، نه‌ حتی تغییرات مثبت.
  • اعتقاد دارند که قدرت‌شان از پیرامون‌شان کمتر است. آن‌ها احساس می‌کنند که اگر همه صرفا سخت‌تر کار کرده و به همکاری با یکدیگر مشغول شوند، همه‌چیز خوب پیش خواهد رفت.
    شنوندگانی بی‌نظیر هستند که پیش از پاسخ دادن، عادت به بررسی جوانب مختلف ماجرا دارند.
  • بار دیگر درست مثل تاثیرگذاران، افراد «باثبات» روی دیگران تمرکز می‌کنند. آن‌ها شدیدا متکی بر دیگران بوده و یک بازیکن عالی برای تیم به حساب می‌آیند.

آن‌هایی که رویکردهای «چیرگی» و «تاثیرگذاری» را در مذاکرات در پیش می‌گیرند باید مراقب نحوه مذاکره خود با افراد «باثبات» باشند. افرادی که این دو سبک را به کار می‌بندند انتظار پاسخ‌هایی فوری دارند، اما افراد باثبات ترجیح می‌دهند پیش از پاسخ دادن اندکی تامل کنند. آن‌ها روش‌های خاص خود را داشته و بسیار تودار ظاهر می‌شود. در واقع دسته‌بندی باثبات را می‌توان نقطه مقابل چیره و تاثیرگذار به حساب آورد.

فیلم آموزشی مرتبط

افراد محتاط

افرادی که در دسته‌بندی «محتاط» (Conscientious) قرار می‌گیرند:

  • مثل افراد باثبات تودار و درون‌گرا به حساب می‌آیند.
  • با این حال مثل افراد چیره، بر وظایف و کنترل داشتن بر اوضاع تمرکز می‌کنند.
  • انتظار دارند بیانیه‌ها متکی بر حقیقت بوده و به نتیجه‌ای خاص منتهی شوند.
  • کمال‌گرا هستند.
  • رویکردی غیر مستقیم، تودارانه، شبه تجاری و دیپلماتیک در پیش می‌گیرند.
  • معمولا به سادگی تغییرات را نمی پذیرند، مگر اینکه دلایلی منطقی و حقیقت‌محور به آن‌ها بدهید.
  • باور دارند که پیروی از فرآیندها و رویکردها بسیاری از مشکلات را حل می‌کند. در نتیجه، تغییر رویکرد برای آن‌ها غیر ضروری به نظر می‌رسد.
  • باور دارند که حقایق و فرآیندها از بیشترین میزان اهمیت برخوردار هستند. بنابراین دیگران را در اولویت دوم قرار می‌دهند.

وقتی یک شخصیت تاثیرگذار به مذاکره با فردی محتاط مشغول می‌شود، باید به نکاتی دقیق و حقیقی اشاره کند. از سوی دیگر، او احتمالا نیازمند طرح اطلاعات هرچه بیشتری باشد که از نقطه نظر‌هایش حمایت می‌کنند.

افراد چیره احتمالا نیازمند صبوری بیشتری با افراد محتاط باشند. این بدان خاطر است که شخص چیره می‌خواهد تصمیمی را اتخاذ کرده و به سرعت کارها را کلید بزند. اما شخص محتاط با نیاز همیشگی به بررسی کردن حقایق، این رویه را کند می‌کند. همین باعث می‌شود افراد محتاط گاهی بی‌اراده و مردد به نظر برسند.

مشخصات کلاسیک

جدا از این‌که کدام ویژگی‌ها برجسته‌تر از سایرین ظاهر می‌شوند، تقریبا همه ویژگی‌هایی که در پایین آورده‌ایم را در خود دارند. ویژگی‌های موجود در فهرست پایین تحت عنوان «مشخصات کلاسیک» شناخته می‌شوند. با بررسی این مشخصات در افراد دیگر، می‌توان چگونگی تعامل با آن‌ها را شناسایی کرد. در واقع مذاکره‌کننده تصویری جامع از رفتارهای معمول طرف مقابل به دست می‌آورد و می‌فهمد که چطور می‌توان ارتباطی موثر با او برقرار کرد. به همین شکل، با مشخصات کلاسیک می‌توانید به خودشناسی هم برسید و ببینید کدام ویژگی‌ها در وجود شما برجسته‌تر از سایرین ظاهر می‌شوند:

  • عواطف و احساسات
  • اهداف
  • قضاوت دیگران
  • تاثیرگذاری بر دیگران
  • میزان ارزش برای یک سازمان
  • نقطه نظرهایی که می‌توانند بیش از حد مورد استفاده قرار گیرند
  • رفتار در وضعیت تنگنا
  • ترس‌ها
  • چگونگی افزایش اثرگذاری

شما ممکن است در فرایند مذاکره از یک یا چند مورد از این ویژگی‌ها بهره ببرید. یادگیری اینکه چطور می‌توان از این ویژگی‌ها در زمان درست استفاده کرد، بخشی مهم از رویه توسعه مهارت‌های مذاکره موثر به حساب می‌آید.

وقتی مردم با تیپ‌های شخصیتی گوناگون به تعامل با یکدیگر مشغول می‌شوند، شرایط می‌تواند شکلی منفی به خود بگیرد. در یک مثال، یک شخصیت تاثیرگذار در حال مذاکره با یک شخصیت محتاط است. فرد تاثیرگذار با اشاره به آمار و ارقامی جزیی، نظری راجع به کیفیت یک محصول می‌دهد. شخصیت محتاط این نظر را زیر سوال برده و به این نتیجه می‌رسد که حقایق چندانی در پشت آن یافت نمی‌شود.

در مثالی دیگر، رویکرد باثبات در حال مذاکره با رویکرد چیره است و می‌خواهد پاسخی برای سوالات خود بیابد. درحالی‌که شخص باثبات در حال تفکر است، شخص چیره شروع به صحبت کرده و فشاری مضاعف برای دریافت یک پاسخ یا تصمیم وارد می‌کند.

هنگام مذاکره با شخصیت چیره، شخص تاثیرگذار احتمالا به سوالات با یک داستان پاسخ دهد و رویکردی کوتاه‌تر و مستقیم‌تر نداشته باشد. این جزییات به ظاهر کوچک اگر به دست یک مذاکره‌کننده ماهر بیفتند، شکلی بسیار برجسته به خود خواهند گرفت. برای بهبود مهارت مذاکره خود لازم است در شناسایی هر رویکرد مذاکره تمرین کنید. علاوه بر این، لازم است عادت‌های خود را بشناسید و در زمان مناسب، انعطاف‌پذیر باشید.

برای اینکه بتوانید به مذاکره‌کننده‌ای تاثیرگذار تبدیل شوید، نخست باید شنونده بسیار خوبی باشید. 

مهارت مذاکره شماره ۳: شنیدن

۵ مهارت مذاکره

گوش سپردن به دیگران به شما کمک می‌کند که از تمایلات اشخاص روبه‌رو باخبر شوید. برخی رویکرد‌ها بهتر از بقیه به دیگران گوش می‌دهند. با این حال، بسیاری از ما معمولا شنوندگان فعالی به حساب نمی‌آییم. اکثر مردم به سخنان طرف دیگر گوش می‌دهند تا پاسخی به آن دهند، نه اینکه گفته‌ها را درک کنند.

برای اینکه درکی بهتر از ماجرا به دست آورید، می‌توانیم به پژوهش دکتر آلبرت محرابیان از دانشگاه کالیفرنیا بپردازیم. او در تحقیقات خود به این نتیجه رسیده که هنگام بروز یک ناهماهنگی یا اختلاف در مکالمه، روش‌های برقراری ارتباط ما بدین شکل است:

  • کلمات: ۷ درصد
  • تن صدا: ۳۸ درصد
  • زبان بدن: ۵۵ درصد

یک مهارت مذاکره که شنوندگان خوب به کار می‌گیرند، سوال پرسیدن و گوش سپردن به کلمات است. با این حال وقتی یک ناهماهنگی ارتباطی رخ می‌دهد، کلمات تنها ۷ درصد از رویکردهای ارتباطی ما را شامل می‌شوند. بنابراین ۹۳ درصد از رویه برقراری ارتباط، غیر کلامی است. بنابراین جای تعجب ندارد که انبوهی از اطلاعات در مسیر لب‌های گوینده تا گوش‌های شنونده از دست می‌رفتند. ارتباطات غیر کلامی در شناسایی رویکرد مذاکره گوینده نیز مهم به حساب می‌آیند.

طرح پرسش ماهرانه

استفاده از طراح پرسش ماهرانه، نخستین گام در یادگیری تمایلات طرف مقابل به حساب می‌آید. برای اینکه بتوان به شکلی موثر سوال پرسید، ایده‌آل است که:

  • درک کنید سوال شما به چه چیزی منتهی می‌شود. اکثر مردم سوالاتی کاملا اتفاقی می‌پرسند تا طرف دیگر را سراسیمه کنند و این باعث می‌شود مردم به شما اعتماد نکنند.
  • از طرف دیگر بپرسید که آیا مشکلی با پاسخ دادن به سوالات شما دارد یا خیر.
  • سپس خواستار اطلاعاتی که می‌خواهید شوید.

شنوایی ماهرانه

برای به دست آوردن اطلاعات مورد نظر خود، لازم است از سه سطح از شنوایی ماهرانه بهره بگیرید:

  • شنوایی گزینشی: ما چیزهایی را می‌شنویم که باور داریم به موضوع بحث مرتبط به حساب می‌آیند.
  • شنوایی واکنش‌گرا: واکنش‌گرایی باعث می‌شود که طرف دیگر بداند شما تمام توجه خود را به او داده‌اید. این رویه شامل بازخوردهای فیزیکی و کلامی می‌شود. به عنوان مثال می‌توانید سر خود را به علامت تایید تکان دهید یا از او بخواهید که در مورد موضوعی خاص بیشتر توضیح دهد.
  • شنوایی تکرارگر: آنچه فکر می‌کنید شنیده‌اید را تکرار کرده و خواستار تایید طرف مقابل شوید. خوب است که بعد از این سوالی دیگر نیز بپرسید که همه‌چیز را تایید می‌کند. برای مثال می‌توانید بگویید: «آیا هرآنچه لازم بوده را شنیده‌ام یا ممکن است چیزی فراموش شده باشد؟»

همینطور که مشغول به برطرف‌سازی مشکلات متعدد در جلسه مذاکره هستید، استفاده از شنوایی تکرارگر می‌تواند تا حدی به موضوعات گوناگون خاتمه دهد. با این کار، بازگشت دوباره به برخی مسائل در آینده دشوارتر می‌شود. برای مثال زمانی که شخص مقابل مجددا به همان موضوع می‌پردازد چنین دیالوگی مناسب خواهد بود: «متوجه نشدم. وقتی پیشتر درباره‌اش صحبت کردیم، به توافق رسیدیم. چیزی را از قلم انداخته‌ام؟ لازم است بیشتر در این باره صحبت کنیم تا بهتر متوجه اهمیت موضوع برای شما شوم؟»

مهارت‌های طرح پرسش و شنیدن می‌توانند راهکاری برای مشکلات متعدد شما در جلسه مذاکره باشند. با به حرف کشیدن طرف مقابل و شنیدن سخنان او، پیامی مثبت ارسال می‌کنید. این کار باعث می‌شود اعتماد افزایش یابد و تنش در کمترین میزان ممکن باقی بماند. مردم وقتی شما را «قابل اعتماد»، «ماهر در حل مسئله» و «ارزش‌ساز برای ارتباطی دو طرفه» به حساب آورند، میل بیشتری نیز به مذاکره تجاری با شما خواهند داشت.

تلاش برای کسب اطلاعات بیشتر از طریق مهارت‌های طرح پرسش و شنوایی باعث می‌شود چنین نقطه نظر‌هایی را راجع به خود در ذهن دیگران به وجود آورید.

مهارت مذاکره شماره ۴: برنامه‌ریزی کردن

وقتی از بسیاری از افرادی که به صورت معمول وارد جلسات مذاکره می‌شوند می‌پرسید که چطور خود را برای این مهم آماده می‌کنند، پاسخ‌هایی دریافت خواهید کرد که نشان می‌دهند برنامه‌ریزی چندان عمیقی ندارند. درباره چیزهایی مانند اینکه چقدر می‌توان هزینه کرد یا فلان پروژه چقدر زمان می‌برد صحبت نمی‌کنیم. در حال صحبت راجع به یک برنامه دقیق برای سر در آوردن از آنچه طرف مقابل می‌خواهد و چرایی پشت آن هستیم.

برنامه شما باید شامل موارد زیر باشد:

  • تلاش برای شناسایی رویکرد مذاکره طرف مقابل. در صورتی که طرف مقابل را براساس دسته‌بندی‌هایی که بالاتر آوردیم بشناسید، به شکلی بهتر قادر به برقراری ارتباط خواهید بود. بعد از شناسایی رویکرد، لازم است که وارد فرایند تایید صحت موضوع شوید. اگر هیچ شناختی از طرف مقابل ندارید، براساس شواهد حدسی زده و کار را پیش ببرید.
  • تمایلات من/ما چیست؟ در مورد این صحبت نمی‌کنیم که شما چه چیزی می‌خواهید و در عوض از چرایی پشت آن می‌گوییم. اطمینان حاصل کنید که تمام منافع و علایق خود را از نظر رد کرده باشید، چرا که ممکن است به چیزهایی بیشتر از تنها یک مورد علاقه‌مند باشید.
  • تمایلات طرف مقابل چیست؟ یک بخش مهم از فرایند مذاکره، تعیین تمایلات طرف دیگر است. بار دیگر به تعریف فیشر و یوری از مذاکرات باز می‌گردیم. در تعریف آن‌ها، برخی تمایلات مشترک بوده و برخی دیگر در مقابل یکدیگر قرار می‌گیرند. تمایلات متضاد همان چیزهایی هستند که باید بر سر آن‌ها مذاکره کرد.
  • چه چیز قابل معامله‌ای در اختیار دارم که برای من کم‌ارزش و برای طرف دیگر ارزشمند به حساب می‌آید؟ با فکر کردن به چنین گزینه‌هایی می‌توانید رویه مذاکرات را برای خود کمتر استرس‌آور کنید. آن‌هایی که مهارت مذاکره پایین‌تری دارند ممکن است پیش از ورود به جلسه به چنین چیزهایی فکر نکنند. مذاکره کنندگان نه‌چندان ماهر ممکن است به جای درنظرگیری چنین مواردی، در صدد سازش گسترده با طرف روبه‌رو برآیند.
  • حداقلی‌ترین شرط قابل پذیرش در مذاکره چیست؟

پس از این باید به تعیین «بهترین جایگزین برای توافقی که بر سر آن مذاکره می‌شود» بپردازید.

بهترین جایگزین برای توافقی که بر سر آن مذاکره می‌شود یا BATNA

‌‌BATNA (مخفف ‌Best Alternative to a Negotiated Agreement) عنصری مهم است که مهارت مذاکره شما را به شکل چشمگیری بهبود می بخشد. BATNA از آن جهت ضروری است که باعث می‌شود از پذیرفتن یک خروجی بدتر از آنچه حاضر به تن دادن به آن هستید، اجتناب کنید.

در واقع BATNA شما کاری است که می‌توانید یا ممکن است در صورت عدم دستیابی به یک توافق، انجام دهید. آنچه حاضر به پذیرش آن می‌شوید، باید بهتر از BATNA شما باشد. در غیر این صورت اصلا چرا وارد باید جلسه مذاکره شد؟

از خودتان بپرسید که BATNA طرف دیگر چه می‌تواند باشد. چرا او به مذاکره با شما می‌پردازد؟ چه چیزی باعث شده که او راهکار مورد نظر خود را به تنهایی یا با مشارکت شخصی دیگر نیابد؟

برنامه‌ریزی هرچه بیشتر

در پاییز سال ۲۰۰۴ میلادی، نشریه Negotiator Magazine یک نظرسنجی جالب ترتیب داد و یکی از سوالات آن راجع به برنامه‌ریزی بود. نتایج نشان دادند که ۴۰ درصد از زمانی که صرف مذاکره می‌شود، متعلق به رویه‌های داخلی است. در واقع گاهی از اوقات سخت‌ترین بخش از برنامه‌ریزی و مذاکره، مربوط به تیم خودتان می‌شود.

اگر از پیش به تفکر و برنامه‌ریزی مشغول شوید، می‌توانید ببینید که مباحثات چقدر همسو با برنامه‌های شما پیش می‌روند. از سوی دیگر به احتمال کمتری حاضر به تن دادن به خروجی‌های غیر قابل پذیرش خواهید شد. اگر احساس می‌کنید که برنامه‌ریزی آنقدرها خوب پیش نمی‌رود، می‌توانید به خود استراحت داده و مجددا به جایگاه خود و طرف مقابل فکر کنید.

فیلم آموزشی مرتبط

مهارت مذاکره شماره ۵: ده فاکتور برتر برای دستیابی به موفقیت در مذاکرات

۵ مهارت مذاکره

مهارت پنجم و پایانی در این مقاله، به یاد سپردن ده فاکتوری است که شما را به سمت مذاکراتی موفقیت‌آمیز سوق می‌دهند. این فاکتورها را به یاد داشته باشید، تمرین کنید و به کار ببندید:

۱‍. بدانید چه می‌خواهید: هرچه تمایلات و اهداف واضح‌تری داشته باشید، شانس بیشتری هم برای دستیابی به موفقیت خواهید داشت.

۲. طرف دیگر را بشناسید: تا جایی که می‌توانید راجع به طرف مقابل بیاموزید. رویکرد مذاکره و مهارت‌های او را شناسایی کنید. علاوه بر این، به بررسی سوابق، امیدها، نگرانی‌ها، انگیزه‌ها و تمایلات او مشغول شوید. همین جزییات کوچک گاهی می‌توانند همه‌چیز را تغییر دهند.

۳. به زمان‌بندی و روش مذاکرات فکر کنید: از تمایلات استفاده کنید و نه جایگاه دو طرف در جلسه مذاکره. به این ترتیب قادر به حل مسئله ماهرانه و پشت سر گذاشتن یک مذاکره برد برد بود.

۴. تمام موارد را از پیش آماده کنید: آن‌هایی که آمادگی بیشتری دارند معمولا بهتر از آن‌هایی که برنامه‌ای نریخته‌اند ظاهر می‌شوند.

۵. مزایایی برای پذیرش پیشنهاد خود در نظر بگیرید: اگر مزایایی در اختیار طرف مقابل بگذارید، شانس بیشتری برای نهایی کردن توافق خواهید داشت. با خود فکر کنید که «پیشنهاد من چه مزیتی برای او به همراه می‌آورد؟»

۶. مذاکرات خود را حول یک یا دو نکته کلیدی پیش ببرید: شرایط را تا جایی ممکن ساده نگه دارید. تعیین چارچوبی ساده باعث می‌شود روند همانطور که از قبل پیش‌بینی کرده‌اید طی شود. از سوی دیگر به شکلی بهینه‌تر قادر به دستیابی به توافق خواهید بود.

۷. BATNA خود را بشناسید: مذاکره‌کنندگان ماهر می دانند که چه زمانی باید از جلسه مذاکره خارج شد. آن‌ها از سوی دیگر می‌دانند که چطور بدون خراب کردن روابط و پل‌ها، از جلسه بیرون آیند.

۸. گزینه‌هایی برای منافع مشترک آماده کنید: از تفکر خلاق خود استفاده کنید. به جستجو برای راه‌های منحصر به فردی بگردید که باعث می‌شوند هر دو طرف به منافعی تازه دست پیدا کنند.

۹. گوش سپردن قدرتمندترین مهارت مذاکره است: گوش سپردن به شما کمک می‌کند که از تمایلات طرف دیگر باخبر شوید و نقاط اشتراک و اختلاف را شناسایی کنید. با دانستن منافع طرف دیگر نیز می‌توانید به شکلی موثرتر به سمت یک خروجی رضایت‌بخش برای هر دو طرف حرکت کنید.

۱۰. چرک‌نویسی را دست کم نگیرید: همواره توافق‌های حاصل شده را روی کاغذ بیاورید.

در مجموع باید گفت که تغییر دادن تفکراتی که راجع به مذاکره دارید، نخستین گام برای بهبود عملکرد و افزایش هرچه بهتر مهارت مذاکره است. برای این کار، می‌توان به جای دست زدن به مجموعه‌ای از سازش‌های غیر ضروری، به صورت مشترک به حل مسئله مشغل شد. تشخیص دلایل پشت رفتارهای مردم و همینطور توانایی برقراری ارتباط موثر با گستره وسیعی از افراد گوناگون این امکان را به مذاکره‌کنندگان ماهر می‌دهد که به شکلی پیوسته‌تر، خروجی‌های رضایت‌بخش داشته باشند.

۱۵ راه بهبود و افزایش مهارت مذاکره

۵ مهارت مذاکره

همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم، مهارت مذاکره را می‌توان آموخت و برای این کار لازم است از پیشنهادات و توصیه‌های آن‌هایی که در این حوزه خبره به حساب می‌آیند استفاده کنید. در ادامه به ۱۵ موردی می‌پردازیم که باعث می‌شوند قادر به بهبود مهارت مذاکره خود باشید. این‌ موارد در واقع استراتژی‌هایی هستند که که توسط ۱۵ مذاکره‌کننده ماهر به اشتراک گذاشته شده‌اند:

۱. تمایلات طرف دیگر را کشف کنید

به جای تمرکز بر جایگاه طرف دیگر یا آنچه به زبان می‌آورد، سوالاتی بپرسید که به شما کمک می‌کنند از تمایلات حقیقی او سر در بیاورید. به سراغ لایه‌های زیرین رفته و حقیقتا درک کنید که شخص مقابل می‌خواهد پس از پشت سر گذاشتن فرایند مذاکره به چه چیزی دست یابد. به این شکل است که می‌توان راهکاری برد-برد یافت. با دستیابی به شرایط برد-برد، هر دو طرف احساس خوبی داشته و آن‌چه نیاز دارند را به دست می‌آورند.

۲. متخاصم نباشید

با ذهنیتی متخاصم و رقابتی وارد جلسه مذاکره نشوید. در عوض رویکردی را در پیش بگیرید که باعث می‌شود مذاکره به یک خروجی رضایت‌بخش برای هر دو طرف منتهی شود. به‌گونه‌ای رفتار کنید که گویی اطمینان دارید اگر شما و طرف حاضر در سمت دیگر میز با هم همکاری کنید و رویکردی تیمی در پیش بگیرید، به نتایجی خارق‌العاده دست پیدا خواهید کرد. حفظ ذهنیت مثبت و رفتار محترمانه و دوستانه از مهم‌ترین کارهایی است که باید در جلسه انجام دهید.

۳. به ارزشی که خلق می‌کنید باور داشته باشید

اگر به‌گونه‌ای وارد جلسه شوید که انگار طرف دیگر در صورت موافقت با افزایش حقوق یا سرمایه‌گذاری روی کارهای شما در واقع به شما لطف کرده، از همان ابتدا بازنده خواهید بود. با دانستن ارزشی که خلق می‌کنید، می‌توانید با اعتماد به نفس کامل در صدد دفاع از منافع خود برآیید. خودتان را جای طرف دیگر بگذارید و به این فکر کنید که چه چیزی راجع به کسی که خواستار پول بیشتری شده شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

۴. پژوهش و تمرین کنید

بسیار مهم است که بدانید اگر در حال مذاکره بر سر حیات خود نیستید، به احتمال فراوان نکات زیادی وجود دارد که از آن‌ها باخبر نباشید. هیچکس دوست ندارد به شکلی هیجان‌زده به موافقت با سمتی شغلی بپردازد که بعدا متوجه می‌شود چند میلیون تومان بیشتر در ماه می‌ارزد. بنابراین اطمینان حاصل کنید که از تمام منابع استفاده می‌کنید و در عین حال به پژوهش و تمرین مشغول می شوید.

۵. همواره خواستار چیزی بیشتر شوید

وقتی صحبت از مذاکره می‌شود، همواره باید خواستار چیزی بیشتر باشید. اگر کارمندان خواستار درآمد بیشتر می‌شوند، شما هم خواستار بهره‌وری بالاتر شوید. اگر مشتری می‌خواهد قیمت محصول را کاهش دهید، محصولات بیشتری به او بفروشید. مذاکره کردن در زمانی که طرف دیگر احساس پیروزی می‌کند آسان‌تر می‌شود. اجازه دهید ابتدا طرف دیگر پیروز شود و بعد او آنقدر از نتیجه کار خوشحال خواهد بود که اجازه می‌دهد دو یا سه نوبت بعدی نیز شما پیروز شوید.

فیلم آموزشی مرتبط

۶. آنچه واقعا امکان‌پذیر است را شناسایی کنید

مردم نمی‌توانند بر سر چیزی که در اختیار ندارند مذاکره کنند. بنابراین به شناسایی این بپردازید که طرف دیگر از امکان فراهم آوردن چه چیزهایی برخوردار است. برای مثال ممکن است در بسیاری از مذاکرات خود متوجه شوید که طرف مقابل توانایی لازم برای تغییر دادن خروجی مذاکره و تصمیم‌گیری به جای بالادستان خود را ندارد.

۷. خودتان را مدیریت کنید

تبدیل شدن به مذاکره‌کننده‌ای ماهر در هر وضعیتی، ابتدا با مدیریت غرور و همینطور دهان شخص آغاز می‌شود. مذاکره‌کنندگان خوب با رفتارها و ذهنیت‌های خود آشنایی کامل دارند و بنابراین چیزی نمی‌گویند یا کاری نمی‌کنند که بعدا به منافع‌شان آسیب برساند یا مذاکره را از روند دستیابی به شرایطی برد-برد خارج کند.

۸. جای طرف دیگر نقش‌آفرینی کنید

اگر پیش از ورود به جلسه مذاکره به تمرین مشغول می‌شوید، لازم است از تکنیک‌هایی اضافه بهره ببرید. خودتان را در نقش شخصی که روبه‌روی شما قرار می‌گیرد قرار دهید، او را درک کنید و ذهنیتی شفاف به دست آورید. حین یا حتی قبل از جلسه، نکات مد نظر طرف مقابل را درک کنید. با این کار می‌توانید منطقی متقاعدکننده‌تر برای خود فراهم آورید و برای مباحثات عمیق‌تر آماده شوید.

۹. ابتدا بر ترس خود فائق آیید

در اکثر مواقعی که مذاکره برای شما دشوار می‌شود، یا از بروز تعارض وحشت دارید یا از اینکه با پاسخ منفی روبه‌رو شوید. پیش از هر چیز باید به شناسایی این بپردازید که از چه چیزی می‌ترسید. سپس از خود بپرسید که «اگر این اتفاق بیفتد، آیا حال خوبی خواهم داشت؟» با این کار ذهن شما آسوده‌تر شده و می‌توانید نقشی موثرتر در مکالمات داشته باشید. بنابراین پیش از اینکه وارد جلسه مذاکره شوید، برای خودتان راجع به این بنویسید که چرا استحقاق آنچه می‌خواهید به دست آورید را دارید.

۱۰. ارتباط چشمی برقرار کنید

ارتباطات چشمی خود را افزایش دهید و آن را به عنوان یک مهارت مذاکره ضروری به خاطر بسپارید. با نگاه کردن به چشمان طرف دیگر، این سیگنال را می‌دهید که جدی و به ایده‌های خود پایبند هستید. ارتباط چشمی ضمنا تحلیل زبان بدن و ژست‌های طرف دیگر را نیز آسان‌تر می‌کند. به این ترتیب خواهید دانست که نظر طرف دیگر راجع به شما چیست و چطور می‌توانید پیام خود را به گوش او برسانید.

۱۱. به یاد داشته باشید که مذاکره مکالمه‌ای شخصی نیست

مردم معمولا نگران این است که بعد از ورود به فرایند مذاکره، افرادی طمع‌کار، پرتوقع یا نمک‌نشناس جلوه کنند، اما مذاکره مکالمه‌ای شخصی نیست. مذاکرات فرصتی برای تمام افراد دخیل به حساب می‌آیند تا آنچه می‌خواهند را به دست آورند. با اعتماد به نفس کامل خواستار خروجی مطلوب خود شوید و هیچگونه وابستگی عاطفی به هیچ‌چیز و هیچ‌کس نداشته باشید. وقتی متوجه شدید که طرف دیگر چه می‌خواهد و چه حرفی برای گفتن دارد، می‌توانید به نقطه میانی خواسته‌های خود و او برسید.

۱۲. بدانید که حاضر به از دست دادن چه هستید

یک نکته کلیدی در هر مذاکره‌ای، نه‌تنها توانایی دانستن چیزی است که می‌خواهید، بلکه دانستن چیزی که حاضر به از دست آن خواهید بود نیز هست. آیا حاضر هستید در ازای سهمی بیشتر از شرکت خودتان، یک سرمایه‌گذار را از دست بدهید؟ آیا حاضر هستید در ازای زمان بیشتر برای مسافرت، شانسی برای برندسازی را از دست بدهید؟ اگر بدانید که حاضر به رها کردن یا از دست دادن چه چیزی هستید، آمادگی بیشتری برای اعمال فشار و به دست آوردن آن چیزی که نمی‌خواهید از دست دهید خواهید داشت.

۱۳. شنونده خوبی باشید

هرچقدر روی این نکته تاکید کنیم کم است. برای اینکه مذاکره به شکلی موفقیت‌آمیز پیش برود، دو طرف باید دست به همکاری و سازش بزنند. بهترین مذاکره‌کنندگان درخواست خود را مطرح کرده و سپس واقعا به بازخورد طرف دیگر گوش می‌سپارند. آن‌ها به دنبال نکات و سرنخ‌هایی می‌گردند که به اطلاعات موجود در ذهن‌شان ساختار می‌بخشند و سپس مذاکره را براساس همان داده‌ها پیش می‌برند. وقتی هر دو طرف احساس کنند که به منافع خود نزدیک شده‌اند، نهایی کردن کار آسان‌تر می‌شود.

۱۴. مذاکره را به یک مکالمه عادی تبدیل کنید

همه ما به صورت همیشگی در حال مذاکره کردن هستیم. مثلا هنگام تصمیم‌گیری راجع به اینکه ناهار را در کدام رستوران صرف کنیم یا چقدر روی یک پروژه زمان بگذاریم. بنابراین ما همواره در حال پشت سر گذاشتن خرده مذاکراتی با خودمان و دیگران هستیم. برای اینکه احساس راحتی بیشتری داشته باشید، به خاطر بسپارید که شما خیلی ساده در حال برقراری یک مکالمه عادی هستید و می‌خواهید دریابید که چه چیزی برای شما و همینطور طرف دیگر «درست» است.

۱۵. از آخرین تاکتیک‌های مذاکره باخبر باشید

قویا پیشنهاد می‌کنیم که به سراغ پادکست‌ها، کتاب‌ها و حتی دوره‌های آموزشی گوناگون بروید تا از آخرین تاکتیک‌های مذاکره باخبر باشید. بسیاری از مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای، ساعاتی مشخص در هفته را به تمرین مذاکره اختصاص می‌دهند و شما نیز باید دقیقا دست به همین کار بزنید.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

بر اساس رای ۰ نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
شما قبلا رای داده‌اید!
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

شایان ضیایی دانش‌آموخته مترجمی زبان است. فعالیت‌های کاری او در حوزه تکنولوژی، ویدیوگیم و دانش بوده و در حال حاضر گستره متنوعی از مقالات مجله فرادرس را می‌نویسد.