شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی — به زبان ساده

امروزه در بیشتر امور تجاری، برای سهولت در تصمیم‌گیری و سیاست‌گذاری از داشبوردهای مدیریتی استفاده می‌شود. در این بین شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی نقش مهمی ایفا می‌کند. در این نوشتار پس از معرفی این مفهوم کاربردهای آن را در تهیه گزارشات مدیریت بازگو خواهیم کرد. مدیران اغلب براساس شاخص‌های کلیدی عملکرد (Key Performance Indicators) که به اختصار KPI‌ نامیده می‌شود، وضعیت حال حاضر سازمان یا کسب و کار را درک کرده و قادر به اتخاذ تصمیمات مناسب در کوتاه‌ترین زمان با بیشترین بازده خواهند بود.

شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) به شما کمک می‌کنند تا با ارزش‌ترین دارایی سازمان که همان کارمندان هستند را ارزیابی کرده و در هزینه اصلی سازمان صرفه‌جویی کنید. داشبورد KPI روشی کارآمد برای بررسی چگونگی پیشرفت تیم شما نسبت به اهداف خاص یا فرآیندهای تجاری، مانند منابع انسانی، پیشرفت فروش، بازاریابی یا اهداف تولید فراهم می‌کند.

فیلم آموزش شاخص های کلیدی عملکرد استارتاپ Startup در فرادرس

کلیک کنید

هنگامی که از داشبورد KPI استفاده می‌کنید، مدیریت منابع و هزینه‌ها بسیار ساده‌تر خواهد شد و این امکان فراهم می‌شود که تصویر دقیقی از مکان خود و جایگاه مدیریتی کسب کنید.

شاخص کلیدی عملکرد داشبورد مدیریتی چیست؟

KPI‌ یا همان شاخص کلیدی عملکرد، یک ابزار برای ارزیابی فاکتورهای کسب و کار است که رسیدن به اهداف سازمان و دست‌یابی به موفقیت را مشخص می‌کند. البته با توجه به تنوع کسب و کارها و شیوه‌های مدیریتی، شاخص‌های KPI‌ نیز متنوع هستند. برای مثال ممکن است در یک شرکت خصوصی، میزان وفاداری مشتریان ملاک کارایی سازمان باشد ولی در نهادهای نظارتی مانند دولت و ادارات دولتی، کاهش نرخ بیکاری ملاک عملکرد صحیح آن سازمان در نظر گرفته شود.

شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی نیز روشی آسان برای ایجاد دریچه‌ای به سوی فعالیت‌های شما است تا بتوانید امور و نتایج کارهای خود را ارزیابی کنید. این داشبوردها حاصل از اطلاعات جمع‌آوری شده از سازمان بوده، بطوری که به خوبی بازتاب عملکرد کارکنان و بخش‌های مختلف را نشان می‌دهند. در نتیجه بهتر است نتایج حاصل از داشبوردها را با دیگر اعضای گروهتان بررسی کنید و بهترین راه‌کار برای دستیابی به موفقیت را انتخاب کنید.

متاسفانه ایجاد داشبوردهای KPI را نمی‌توان به دست دیگران سپرد زیرا آنچه در سازمان شما رخ می‌دهد منحصر به نوع فعالیت و نحوه سیاست‌گذاری‌های کلان شما به عنوان مدیر سازمان است. در نتیجه بهتر آن است که دست به کار شده و خودتان چنین داشبوردهایی را ایجاد کنید. از طرفی اطلاعات شرکت شما بسیار محرمانه است. برای تهیه داشبوردها بهتر است اطلاعات‌تان را به شکلی در بیاورید که رقیب‌های تجاری شما از آن با خبر نشده و نتوانند استراتژی‌های شما را حدس بزنند.

چه کسی داشبوردهای KPI مدیریتی را اختراع کرد؟

اغلب از «پیتر دراکر» (Peter Drucker) به عنوان پدر شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی نام می‌برند. او که یک مشاور مدیریت،‌ نویسنده و به قول خودش یک «زیست‌شناس اجتماعی» (Social Ecologist) است، روشی مدیریتی و تعاملی برای سازمان‌ها و افراد را معرفی کرد که به نظر بسیار کارا می‌رسد. از گفته‌های معروف او می‌توان به این جمله اشاره کرد: «استراتژی بدون شاخص و ارزیابی چیزی جز یک آرزو نیست و ملاک‌های ارزیابی که بدون استراتژی ایجاد شوند ناکارآمد هستند.»

فیلم آموزش کاربرد شاخص عملکرد (KPI) در داشبوردهای مدیریتی اکسل (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

با توجه به تکنولوژی بالا و وجود نرم‌افزار و سخت‌افزارهای مختلف در قرن بیستم، داشبوردها بعد از سال ۱۹۹۰ به کار گرفته شدند زیرا تا قبل از آن امکانات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری مناسب برای پیاده‌سازی آن‌ها وجود نداشت. در حدود سال‌های ۱۹۹۳، شاخص‌های کلیدی عملکرد، مطرح و لزوم به کارگیری آن‌ها توسط رابرت کاپلان (Robert Kaplan) معرفی شد.

امروزه استفاده از فرم‌های مختلف داشبوردها به عنوان یک ابزار مهم در مدیریت براساس اهداف (Management by Objective) در آمده است. اصول اولیه مدیریت براساس اهداف، به کارگیری سیستم‌های اطلاعاتی بوسیله تعریف روشن اهداف و کسب حمایت مدیریت و کارکنان از طریق اهداف سازمان‌دهی شده است. مزایای به کارگیری MBO شامل انگیزه دادن به کارکنان به کمک تشویق‌ها و ارتباط بهتر مدیریت با کارکنان است.

شناسایی شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی

قبل از ایجاد داشبوردهای KPI، لازم است که شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی را برای سازمان خود تعریف و روشن کنید. به این ترتیب ابزاری برای شناسایی هویت سازمان و رفتار با مشتریانتان پیدا کرده‌اید. در نتیجه دسترسی به اهداف سازمان قابل اندازه‌گیری شده و با توجه به استراتژی‌هایتان می‌توانید مقدارهای مناسب و بهینه برای این شاخص‌ها را مشخص کنید. در ادامه با مراحلی آشنا خواهید شد که با در نظر گرفتن آن‌ها قادر به ایجاد KPI های مشخص و کاربردی هستید.

۱- ملاکی برای شناسایی تلاش و فعالیت‌های تیمی ایجاد کنید. این ملاک‌ها باید درک کارکنان از اهداف شرکت و نقش آن‌ها در رسیدن به این اهداف را تشریح کنند. کارکنان باید بدانند که به چه میزان سازمان به عملکرد آن‌ها اهمیت داده و کارایی آن‌ها چقدر در پیشبرد اهداف موثر است. به این ترتیب تلاش تیمی کارکنان همگی قابل اندازه‌گیری و سنجش شده و به آن‌ها برای تلاش بیشتر، انگیزه می‌دهد.

۲- ملاک‌ها را براساس پنج اصلی اولیه بنا کنید. این اصول در ادامه آمده‌اند:

• اصل اول: ملاک‌ها باید شفاف و مشخص باشند و جای هیچگونه ابهام نداشته باشند (Specific).
• اصل دوم: ملاک‌ها باید قابل اندازه‌گیری باشند (Measurable).
• اصل سوم: ملاک‌ها باید قابل دستیابی باشند (Achievable).
• اصل چهارم: انتخاب ملاک‌ها و سطوح مقادیر آن‌ها باید مرتبط با اهداف موفقیت و استراتژی‌های شرکت باشند (Relevant).
• اصل پنجم: بازه زمانی دستیابی و حتی به روز رسانی این ملاک‌ها نیز مشخص شود (Time-Bound).

این اصول را گاهی به اختصار SMART نیز می‌نامند. بنابراین باید ملاک‌هایی که برای ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد انتخاب می‌کنید SMART باشند.

۳- اولویت برای اهداف قائل شوید و حداکثر سه شاخص‌ کلید عملکرد برای هر هدف در نظر بگیرید. توجه داشته باشید که نحوه ارتباط بین شاخص‌ها عملکرد و اهداف نیز مشخص باشند تا اولویت‌ها به درستی تعیین شوند.

۴- در مقابل اضافه کردن معیارهای مزاحم مقاومت کنید. ارزیابی و شناسایی KPI باید به صورت فعال و پویا صورت گیرد. به همین علت ممکن است گاهی اوقات شاخص‌های ارزیابی جدید به سیستم اضافه شوند. ولی همیشه سعی کنید ملاک‌هایی را در نظر بگیرید که بیشتری اولویت و ارتباط با اهداف را دارند.

۵- ساختار‌های پایه را مرور کنید. در طول بازه‌های زمانی مختلف، رفتار کسب و کار، حتی فعالیت‌های شرکت شما، دچار تغییر می‌شوند. لازم است که شاخص‌های  کلیدی عملکرد نیز براین اساس به روز شوند. هنگام تغییر و به روزرسانی KPI‌ها عدم تناقض با مراحل قبلی را فراموش نکنید.

۶- نظرات همکاران و تیم‌های درگیر در تولید KPI‌ را همواره در نظر بگیرید. این کار به حفظ انگیزه و پیشبرد و دستیابی به تولید KPI های موثر کمک شایانی می‌کند. در ضمن در صورتی که تیم‌ها با مشکلاتی مواجه شده و امکان تشخیص KPI‌ها را نداشته باشند، حضور شما و روشن کردن اهداف سازمان در اصلاح فعالیت‌های تیمی موثر خواهد بود.

پنج عنصر برای ایجاد داشبوردهای KPI مناسب

در اصل داشبورد مربوط به خودرو و داشبوردهای ناوبری است که اطلاعات مربوط به حرکت و وسیله نقلیه را نمایش می‌دهد. معمولا نحوه نمایش اطلاعات در داشبوردها به صورت تصویری است.

فیلم آموزش تحلیل علل ریشه ای RCA در رویدادهای نامطلوب سازمانی – سطح تحلیلگری در فرادرس

کلیک کنید

به همین شیوه داشبوردهای KPI باید چنین خصوصیاتی داشته باشند تا بتوانند عملکرد درست و مناسبی داشته باشند. در طراحی چنین داشبوردهایی نکات و عناصر زیر را در نظر بگیرید.

1. درک ساده و خوانا بودن داشبورد: سادگی داشبورد و حذف اضافه‌ها در طراحی داشبورد از اهمیت زیادی برخوردار هستند. این کار تمرکز بیننده را از بین نمی‌برد و در ارسال سریع اطلاعات حیاتی کمک شایانی می‌کند.
2. به روز رسانی ساده: باید بازه زمانی ثبت و ارائه اطلاعات شاخص‌ها مناسب انتخاب شود تا مدیریت با اطلاعات سوخته مواجه نشود. در نتیجه برای هر یک از شاخص‌های KPI در داشبورد یک بازه زمانی به روز رسانی مناسب در نظر بگیرید.
3. ثبت و نگهداری مقادیر حساس و روند تغییرات KPI‌ در طول زمان: برای نمایش روند تغییرات در سازمان و تعیین سرعت رسیدن به اهداف تعیین شده سازمان، بهتر است تاریخچه تغییرات KPI ها نیز نشان داده شوند.
4. حفظ کارآمدی در عین سادگی: در طراحی داشبورد‌های خودروهای سواری و سنگین، از اصلی سادگی در عین کفایت استفاده می‌کنند به این معنی که باید بیشترین اطلاعات در بهترین شرایط و با حفظ اولویت در برابر دیدگان مدیریت قرار گیرد. هر چه داشبورد را ساده‌تر طراحی کنید، انتقال اطلاعات ساده‌تر و کارآمدی داشبورد بیشتر خواهد بود.
5. امکان تصمیم‌گیری سریع به کمک داشبوردهای مدیریت: در طراحی داشبوردها این نکته را هم رعایت کنید که باید علاوه بر بازتاب عملکرد سازمان، راه‌کارهایی برای دستیابی بهتر به اهداف تعیین شده، معرفی شود.

انواع داشبوردهای KPI

اکنون که KPI ها و شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی را شناختید و راه‌کارهای ایجاد داشبوردها را شناختید، می‌توانید مجموعه داده‌ها و ابزارهای پردازش آن‌ها را به کار گرفته و مطابق با جداول، نمودارهای خطی، نمودارهای میله‌ای، شاخص‌های کلیدی عملکرد را در داشبورد دنبال کنید و تشخیص دهید که عملکرد سازمان شما در رسیدن به اهداف و استراتژی‌ها چگونه است. در ادامه با انواع داشبوردها آشنا خواهیم شد.

معمولا با سه نوع اصلی از داشبوردها سروکار داریم:

1. داشبوردهای اجرای/استراتژیک: مدیران اجرایی و استراتژی در همه سطوح سازمان، می‌توانند اطلاعات مربوط به سلامت عملکرد سازمان را مشاهده کنند. داشبوردهای استراتژیک ملزم به نمایش همه اطلاعات نیستند زیرا تصمیم‌گیری را پیچیده و طولانی می‌کنند در عوض چنین داشبوردهایی باید نتایج حاصل از جمع‌بندی‌ها و فیلترهای موثر را نمایش دهند.
2. داشبوردهای تحلیلی: داده‌ها به منظور تشخیص روند تغییرات و مقایسه در طول زمان جمع‌بندی و به صورت نمودارهایی ظاهر می‌شوند که محور افقی آن‌ها زمان است. داشبوردهای تحلیلی برای شناخت چنین تغییراتی، مناسب هستند. به این ترتیب داشبوردهای تحلیلی دارای جزئیات بیشتری نسبت به داشبوردهای اجرایی/ استراتژیکی هستند. هر چه تصویرسازی اطلاعات در این داشبوردها بیشتر باشد، مشاهده نمودارها به داده‌ها جان و روح داده و آن‌ها را وادار به سخن گفتن می‌کند. روش‌های تصویرسازی (Data Visualization) در این سطح از داشبوردها بیشترین کاربرد را دارد.
3. داشبوردهای عملکردی: چنین داشبوردهایی معمولا به صورت بلادرنگ (Real Time) تغییرات و انحراف از عملکرد ایده‌آل را برای قسمت‌های مختلف سازمان نشان می‌دهند. معمولا این داشبوردها دارای علائمی هستند که به منزله اخطار بوده و باید به سرعت مشکلات را نشان دهند تا کارکنان عملیات را به حالت عادی برگردانند و اخطارها را از بین ببرند.

در مطالب بعدی که در مورد داشبوردهای مدیریت ارائه خواهیم داد، با نحوه ایجاد و طراحی شاخص کلیدی عملکرد در داشبوردهای مدیریتی و KPI‌ در اکسل آشنا خواهیم شد. در تصویر زیر یک نمونه از داشبورد مدیریت و KPI که در محیط اکسل طراحی شده است را مشاهده می‌کنید. همانطور که مشخص است، بیشتر اطلاعات در قالب نمودارها نمایش داده شده‌اند. فرمول نویسی و قالب‌بندی شرطی همچنین ترسیم نمودارها در اکسل از ابزارها اولیه تهیه داشبوردهای مدیریت و KPI محسوب می‌شود.

اگر مطلب بالا برایتان مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

• مجموعه آموزش‌های نرم‌افزار مایکروسافت اکسل
• مجموعه آموزش‌های مدیریت
• آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل
• مجموعه آموزش‌ها نرم‌افزارهای آفیس
• ایجاد و رسم نمودار در اکسل – راهنمای کاربردی
• اکسل و راه‌های انتخاب مجموعه‌ای از سلول‌ها در آن

^^