عمومی, کاربردی 314 بازدید

یک کاربرگ اکسل را در نظر بگیرید که در آن یک فاکتور فروش ساخته شده است. می‌خواهیم با اضافه کردن یک قلم جدید به کاربرگ فاکتور، شماره ردیف نیز در ستون کناری، ایجاد شود. این کار شماره گذاری خودکار نامیده می‌شود. اگر بخواهیم شماره زن اتوماتیک در اکسل ایجاد کنیم، باید از یک فرمول به منظور تعیین شماره اولی کمک بگیریم. البته به حضور یک تابع شرطی برای تعیین اینکه آیا به شماره انتهایی رسیده‌ایم یا خیر هم محتاج هستیم. در ادامه شماره زن اتوماتیک در اکسل را به دو شیوه پیاده سازی خواهیم کرد.

ممکن است بعضی از موضوعاتی که در این متن به آن اشاره خواهیم کرد، در مطالب دیگر مجله فرادرس مانند دنباله در اکسل — از صفر تا صد و اکسل چیست ؟ — کاربرد، مزایا، معایب و نحوه یادگیری به کار رفته باشد، بنابراین اگر با اکسل آشنایی ندارید، بهتر است به عنوان مقدمه آن‌ها را مطالعه کنید. همچنین خواندن نوشتارهای توابع جدید اکسل ۲۰۱۹ — راهنمای کاربردی و مجموعه آموزش‌ های قابلیت های جدید آفیس ۲۰۱۹ نیز خالی از لطف نیست.

شماره زن اتوماتیک در اکسل

لیست‌های اطلاعاتی معمولا دارای یک شماره ردیف هستند. فاکتور فروش، لیست انبار و غیره همگی دارای یک ستون به عنوان شماره ردیف هستند. می‌خواهیم به کمک ابزار و توابع اکسل، چنین لیستی از اعداد در کنار اقلام اطلاعاتی دیگر به طور خودکار ایجاد کنیم. به این معنی که به محض ورود یک قلم در یک سلول، در ستون قبلی آن که به نام ردیف مشخص کردیم، شماره‌ای متناسب با جایگاه آن در جدول ایجاد شود.

این کار را به دو روش انجام می‌دهیم. یکی از تکنیک‌ها با استفاده از فرمول نویسی و تابع‌های اکسل است و روش دیگر، با کدنویسی و ایجاد یک دکمه برای فرم‌ها است که یک سطر به همراه شماره ردیف ایجاد می‌کنند. برای هر یک از آن‌ها نیز مثال‌هایی ساخته و در یک فایل اکسلی، در اختیار خوانندگان قرار می‌دهیم.

کاربرگی به صورت زیر را در نظر بگیرید که در ستون اول (ستون A) می‌خواهیم در صورت وجود مقداری در ستون B، شماره ردیف درج کنیم. البته این موضوع را هم در نظر بگیرید که در صورت حذف یک سطر از این لیست، باید به طور خودکار شماره ردیف‌ها به روز شده و از نوع ساخته شوند.

کاربرگ اصلی برای شماره گذاری خودکار
تصویر ۱: جدول اطلاعاتی برای شماره زن اتوماتیک در اکسل

البته توجه دارید که شماره‌های ستون A فعلا به طور دستی وارد شده ولی می‌خواهیم ورود آن‌ها را به طور خودکار یا اتوماتیک درآوریم. در ادامه متن از همین کاربرگ برای شماره گذاری خودکار استفاده خواهیم کرد.

شماره زن اتوماتیک در اکسل با تابع و فرمول

برای آنکه بتوانیم به کمک فرمول یا تابع، یک شماره زن اتوماتیک در اکسل ایجاد می‌کنیم سه تکنیک معرفی می‌کنیم. البته توجه دارید که می‌خواهیم این شماره‌ها، در صورت ایجاد یک قلم در لیست، ایجاد یا اضافه شوند.

ابتدا با کمک تابع شرطی IF این کار را انجام می‌دهیم. یک روش دیگر استفاده از تابع COUNTA و یا IF است. البته این راه‌کار برای خود محدودیت‌هایی نیز دارد که در ادامه به آن اشاره خواهیم کرد. به منظور بعضی از محدودیت‌ها، از ترکیب تابع‌های ISBLANK و COUNTA به همراه تابع IF استفاده می‌کنیم. همچنین تکنیک دیگر به کمک تابع ROW صورت می‌گیرد که موقعیت یک سطر را مشخص کرده و به عنوان شماره ردیف به کار می‌برد. این روش بسیاری از محدودیت‌ها را از بین می‌برد. البته نیاز است که این تابع را با یک شرط و تابع IF‌ ترکیب کنیم تا نتیجه نهایی مناسب شود.

شماره زن اتوماتیک با تابع IF

به طور معمول زمانی که نیاز است مقدار یک سلول را براساس شرط تعیین کنیم، از تابع IF کمک می‌گیریم. در اینجا هم اولین تکنیک فرمولی نویسی برای شماره زن اتوماتیک استفاده از تابع IF است. یکی از محدودیت‌هایی که دراین روش داریم، آن است که باید حتما برای اولین قلم، شماره ردیف را درج کنیم. به این منظور در سلول A2، مقدار 1 را نوشته‌ایم. پس باید فرمول را از سلول بعدی آغاز کنیم. فرمول نوشته شده در سلول A3 به صورت زیر است.

=IF(B3<>””,A2+1,””)

با کپی کردن این فرمول برای سطرهای بعدی از ستون A، (مثلا تا سطر ۱۱ام کاربرگ) شماره گذاری خودکار در اکسل صورت می‌گیرد. از طرفی اگر لیست اقلام را در سلول‌های ستون B نیز ادامه دهیم، شماره‌دار شده و یک لیست ترتیبی حاصل می‌شود.

نکته: منظور از “”، عبارت نال (NULL) یا خالی است. به این معنی که تابع IF هیچ مقداری را در صورت ناصحیح بودن شرط، برنمی‌گرداند.

به تصویر زیر توجه کنید. شماره‌گذاری در ستون A از ردیف سوم به بعد، خودکار صورت گرفته.

شماره زن خودکار با تابع IF
تصویر ۲: شماره‌ زن خودکار با تابع IF

نکته: هر چند این روش ساده به نظر می‌رسد، ولی حذف کردن یک سطر در بین لیست، فرمول را دچار خطا کرده و به علت از بین رفتن آدرس پیش‌نیاز، در سلول مربوط به ستون A، پیغام خطای !REF# ظاهر می‌شود. از طرفی اضافه کردن یک سطر در بین لیست، باید به همراه کپی کردن فرمول در آن سلول هم باشد تا شماره‌گذاری به درستی صورت گیرد.

در یکی از آموزش‌های فرادرس که مختص اکسل محسوب می‌شود، به ترفندها و ابزارهای کاربردی اکسل اشاره شده است. لینک دسترسی به این فیلم آموزشی در ادامه متن آمده است.

شماره زن اتوماتیک با تابع COUNTA

احتمالا با تابع «شمارش» (COUNT) در اکسل آشنایی دارید. تابع COUNTA نیز به مانند همین تابع، عمل شمارش را انجام می‌دهد و در یک ناحیه، تعداد سلول‌های عددی و متنی را شمارش می‌کند، در حالیکه تابع COUNT فقط سلول‌هایی را می‌شمارد که عددی باشند.

از طرفی آدرس مرجع نسبی و مطلق را هم باید بشناسید تا نحوه ایجاد شماره زن اتوماتیک را بهتر درک کنید. به یاد دارید که مثلا به کار بردن آدرس $$\text{\$B\$2}$$ در یک فرمول یا تابع (سلول وابسته) نشانگر آن است که با کپی شدن سلول وابسته (فرمول)، این آدرس تغییری نخواهد کرد و در محل جدید نیز به سلول B2 اشاره خواهد داشت.

با این مقدمه، فرمول زیر را در سلول A2 می‌نویسیم.

=COUNTA($B$2:B2)

فرمول گفته شده را در سلول‌های A3 تا مثلا A11 کپی می‌کنیم. نتیجه مطابق با تصویر زیر خواهد بود.

شماره زن خودکار در اکسل
تصویر ۳: شماره زن خودکار در اکسل با تابع COUNTA

مشکلی که در اینجا با آن برخورد خواهیم کرد، آن است که با اینکه در سلول‌های B7‌ تا B11 مقدار وجود ندارد، شماره ردیف ظاهر شده ولی همگی یکسان هستند. این کار یک مشکل برای شماره زن اتوماتیک در اکسل ایجاد خواهد کرد.

بهتر است برای رفع این مشکل از یک تابع IF استفاده کنیم و در صورتی که سلول مجاور در ستون B، مقداری داشت، فرمول به کار رفته و در غیر اینصورت، مقدار خالی جایگزین شود. در نتیجه فرمول جایگزین به صورت زیر خواهد بود.

=IF(B2<>””,COUNTA($B$2:B2),””)

واضح است که علامت <> نشانگر عملگر مقایسه‌ای «مخالف» است. به این ترتیب اگر سلول B2 و سلول‌های متناظر با آن، خالی باشند، شماره زن متوقف شده و مقدار خالی (NULL) برای شماره سطر مورد نظر، نمایان می‌شود. ولی در صورت وجود یک عبارت، شماره گذاری صورت گرفته و براساس تعداد سطرهای قبلی و جاری، شماره زن خودکار عمل می‌کند.

نکته: یکی از مزایایی که این راه حل دارد، هنگام حذف یک سطر از لیست ظاهر می‌شود. با این کار، به طور خودکار شماره‌گذاری از ابتدا صورت گرفته، و شماره ردیف‌ها به روز می‌شوند. ولی در صورت اضافه کردن یک سطر در بین لیست، باید دوباره فرمول را کپی کرده تا شماره ردیف جدید، ثبت شود. البته به طور خودکار شماره‌های بعدی به روز شده و فقط باید جای سلول خالی را با فرمول پر کرد.

شماره زن اتوماتیک با تابع ISBLANK و COUNTA

این روش هم به مانند تکنیک قبلی است و همان مزایای را دارد، فقط به جای استفاده از تابع IF، از تابع ISBLANK و NOT استفاده کرده‌ایم. فرمولی که در سلول A2 نوشته می‌شود، به صورت زیر است.

=NOT(ISBLANK(B2))*COUNTA($B$2:B2)

نکته: تابع NOT یا نقیض، یک تابع منطقی است که ارزش هر گزاره منطقی را به صورت نقیض آن در می‌آورد. از طرفی تابع ISBLANK، خالی بودن یک آدرس را مورد بررسی قرار می‌دهد. در صورتی که پارامتر آن مقداری نداشته باشد، مقدار TRUE و در غیر اینصورت مقدار FALSE را برمی‌گرداند. به این موضوع نیز توجه داشته باشید که هنگام ضرب یک عدد در مقادیر منطقی TRUE یا FALSE باعث می‌شود که مقدار منطقی، صفر یا یک در نظر گرفته شوند.

نتیجه اجرای این فرمول را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید. البته مشکلی که هنگام به کارگیری این فرمول ظاهر می‌شود، آن است که برای سطرهایی که ستون B آن‌ها خالی است، مقدار صفر ظاهر می‌شود. نتیجه را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.

شماره زن خودکار
تصویر ۴: شماره زن اتوماتیک با تابع ISBLANK و COUNTA به همراه NOT

شماره زن اتوماتیک با تابع ROW و IF

این بار به کمک یک تابع جدید به نام ROW‌، شماره ردیف خودکار را درج می‌کنیم. تابع ROW، شماره ردیف مربوط به یک سلول را در کاربرگ، مشخص می‌کند. بنابراین می‌توانیم آن را به عنوان شمارنده به کار ببریم. ولی به یاد داریم که می‌خواهیم این شماره‌ها، برحسب وجود مقداری در ستون مجاور صورت گیرد. تابع و فرمول زیر برای شماره زن اتوماتیک در اکسل نوشته شده است.

=IF(B2=””,””,ROW()-1)

تابع IF در ابتدا چک می‌کند که آیا سلول مجاور مربوط به سطر جاری، مقدار دارد یا خیر. اگر سلول خالی باشد، شماره‌گذاری صورت نمی‌گیرد. ولی اگر سلول مجاور، مقدار داشته باشد، تابع ROW و محاسبات مربوطه اجرا خواهد شد. همانطور که می‌بینید، تابع ROW بدون هیچ پارامتری به کار رفته است. این امر به این معنی است که شماره ردیف مربوط به سلول جاری و سلولی که به عنوان فرمول وابسته به کار رفته، توسط این تابع نمایش داده می‌شود.

نکته: چون می‌خواهیم سطر دوم کاربرگ، شماره ردیف ۱ داشته باشد، مقدار ۱ را از تابع ROW کم کرده‌ایم تا سطر دوم، با شماره ۱ مشخص شود. نتیجه را در تصویر زیر خواهید دید.

شماره گذاری با ROW
تصویر ۵: شماره گذاری با تابع ROW و IF

نکته: در این روش نیز در صورت حذف یک سطر، به طور خودکار شماره‌ها به روز می‌شوند ولی اگر سطر جدیدی اضافه کنیم، باید خودمان فرمول‌ را کپی کرده تا شماره ردیف ایجاد شود.

شماره زن اتوماتیک در اکسل با VBA

در اغلب موارد، امکاناتی که در اکسل برای کاربران بوسیله فرمول یا توابع فراهم نمی‌شود، توسط کد نویسی یا ماکروها، قابل دستیابی است. در این قسمت می‌خواهیم به روش کدنویسی در محیط VBA اکسل، یک کاربرگ را برای ایجاد سطر جدید و شماره‌گذاری آن ایجاد کنیم. پس شماره زن اتوماتیک در اکسل را به کمک کدهای برنامه‌نویسی ایجاد کرده و از توابع درون این کد استفاده خواهیم کرد.

همانطور که می‌بینید، در قطعه کد VBA که در ادامه آورده شده، با توجه به ناحیه ستون B وضعیت شماره‌گذاری در ستون A صورت می‌گیرد و به ترتیب شماره‌گذاری می‌شوند. متاسفانه در صورتی که سطری از لیست حذف شود، شماره‌ها به روز نمی‌شوند ولی در هر کجایی از ستون B، اگر متنی نوشته شود، به طور خودکار از آخرین شماره، ستون A مقدار دهی می‌شود.

در بخش اول کد، مشخص است که این برنامه اختصاص به تغییرات در کاربرگ دارد. به بیان دیگر به محض تغییری در محتویات کاربرگ، این کد فعال می‌شود. اگر تغییرات مربوط به ستون‌هایی به غیر از ستون B‌ باشد، هیچ عملی صورت نگرفته ولی در صورتی که مقداری به ستون B اضافه شود، به طور خودکار در ستون A یک شماره ردیف ایجاد می‌شود.

البته مشکلی که در این کد وجود دارد، آن است که به محض حذف یا اضافه کردن یک ستون، شماره‌گذاری از آخرین شماره تولید شده، آغاز می‌شود. به همین جهت، به روزرسانی به درستی صورت نمی‌گیرد. اشکال نیز در مربوط به خط یا دستور زیر است.

Range(“A” & cell.Row).Value = Application.Max(Range(“A:A”)) + 1

از آنجایی که همیشه شماره جدید براساس افزایش یک واحد به بزرگترین مقدار ستون A صورت گرفته، شماره ردیف صحیح در صورت حذف یا اضافه کردن سطر جدید، انجام نمی‌شود.

بهتر است به جای تابع Max از تابع زیر (NextNumber) استفاده کنید تا این مشکل برطرف شود. به این ترتیب یک شماره زن اتوماتیک در اکسل ایجاد خواهید کرد.

به این ترتیب شماره‌گذاری خودکار بدون آنکه از فرمول یا تابعی در کاربرگ اکسل استفاده شود، صورت گرفته و ستون A‌ شماره زن اتوماتیک در اکسل خواهد داشت.

به منظور دسترسی به کد و توابع مورد استفاده در این متن، فایل کارپوشه کاری با نام excel autonumbering.xlsm در اختیارتان قرار می‌گیرد. فقط توجه داشته باشید که هنگام باز کردن این فایل، گزینه Enable Macro را فعال کنید تا کدهای VBA قابل اجرا باشند. برای دریافت این فایل اینجا کلیک کنید، سپس فایل را از حالت فشرده خارج و در اکسل بارگذاری کنید.

معرفی فیلم آموزش ابزارهای کاربردی اکسل

امروزه بسیاری از تحلیل‌گرهای داده،‌ علاوه بر نرم‌افزارهای اختصاصی، از اکسل نیز بهره می‌برند. از آنجایی که اکسل ابزاری همه منظوره محسوب می‌شود، برای تجزیه و تحلیل داده‌های جدولی بسیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. فیلترها و روش‌های مرتب سازی متنوع و کارا در اکسل باعث شده است که دسته بندی و جمع بندی در آن به شکل ساده صورت گرفته و کاربران احساس راحتی با ابزارهای آن داشته باشند. البته فرمول نویسی و همچنین بهره‌گیری از ماکرو و VBA از جنبه‌های دیگر به کارگیری اکسل برای تحلیل داده است. در این آموزش ترفندهایی که برای کار با اکسل ضروری به نظر می‌رسند معرفی شده و بعضی از افزونه‌های اکسل نیز به کار گرفته می‌شوند. رئوس مطالب مطرح شده در این مجموعه آموزشی، در لیست زیر قابل مشاهده است. این آموزش شامل پنج درس است که در ۱ ساعت و ۵۴ دقیقه محتوایی ویدیویی آماده شده است.

درس یکم: ورود و کنترل مقادیر ورودی، کنترل ایجاد محدودیت در ورود داده های عددی و متنی به کمک Data Validation، ایجاد فرم برای ورود داده ها، ورود اطلاعات از منابع دیگر، تبدیل متن به جدول و برعکس، شناسایی داده های تکراری، پر کردن سلول های خالی در یک لیست و شیوه‌های مختلف نمایش کاربرگ و برگه View. درس دوم: محاسبات و کنترل آن ها، بررسی شیوه محاسبه فرمول، نام گذاری سلول ها و مزایای استفاده از آن، استفاده از قالب بندی شرطی در کنترل محاسبات. درس سوم: دسته بندی و مرتب سازی سلسله مراتبی، مرتب سازی سفارشی، مرتب سازی سطری، فیلتر به عنوان ابزار دسته بندی، گروه بندی، ایجاد زیرگروه ها و جمع بندی به کمک دستور Consolidate و دستور Subtotal به همراه فیلتر پیشرفته (Advanced Filter). درس چهارم: جدول محوری و کار بر روی داده های OLAP – Online Analytic Process، دسته بندی به کمک جدول محوری، تنظیمات جدول محوری، ایجاد فیلد محاسباتی در جدول محوری و نمایش یا مخفی سازی اجزای جدول محوری. درس پنجم: ابزارهای مدل سازی در اکسل، سناریو و شیوه ایجاد آن و تعیین تابع هدف و حل نقطه بهینه – دستور Goal Seek به همراه بهینه سازی خطی به روش سیمپلکس (Simplex) – دستور Solver از بسته‌های Add Ins.

این آموزش بخصوص برای دانشجویان صنایع و همچنین مدیریت و همچنین کسانی که به تحلیل داده می‌پردازند، مناسب است. وجود مثال‌های کاربردی و همچنین سادگی مباحث مطرح شده از مزایای این آموزش محسوب می‌شود.

خلاصه و جمع‌بندی

لیست‌های شماره‌دار از مواردی است که در ورد وجود داشته ولی در اکسل از آن خبری نیست. البته این موضوع ضعف اکسل را نشان نمی‌دهد، زیرا به سادگی می‌توانیم یک شماره زن خودکار در اکسل ایجاد کنیم. همانطور که خواندید، این کار را به دو شیوه و به شکلی ساده اجرا کردیم. نمایش تصاویر گام به گام برای انجام این کار، به درک روش کار کمک می‌کند که در این متن نیز چنین کاری صورت گرفت. همچنین کدهای VBA نیز در این متن گنجانده شد تا شماره گذاری خودکار به راحتی و سادگی در کاربرگ‌های اکسل صورت گیرد.

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

«آرمان ری‌بد» دکتری آمار در شاخه آمار ریاضی دارد. از علاقمندی‌های او، یادگیری ماشین، خوشه‌بندی و داده‌کاوی است و در حال حاضر نوشتارهای مربوط به آمار و یادگیری ماشین را در مجله فرادرس تهیه می‌کند.

بر اساس رای 1 نفر

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟

نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *