زبان انگلیسی

طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی – از صفر تا صد

۹۶۴۰ بازدید

آخرین به‌روزرسانی: ۱۳ خرداد ۱۴۰۲

زمان مطالعه: ۱۵ دقیقه

در عصری زندگی می‌کنیم که ارتباطات در سراسر دنیا محدود به کلیک روی یک کلید است. دوره نامه‌های کاغذی سپری شده است و مکاتبات افراد چه در یک شهر چه در چند قاره از طریق نامه‌نگاری اینترنتی صورت می‌گیرد که اصطلاحا «ایمیل» نامیده می‌شود. ارسال ایمیل، کار بسیار ساده‌ای است. اما برای نوشتن ایمیل باید به اصول زیادی دقت کرد و جزئیات مهمی را به کار بست تا نتیجه کار قابل قبول باشد. در این آموزش قصد داریم به شیوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی با ارائه مثال بپردازیم.

فهرست مطالب این نوشته

نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

آدرس الکترونیکی مناسب

استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل به انگلیسی

عبارت مناسب در Subject Line

شیوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

قسمت اول یا مقدمه

کلمه Dear به همراه نام یا سمت شغلی گیرنده نامه

کلمه Dear به همراه کلمه خانم و آقا

کلمه Dear برای گیرنده نامشخص

بدنه اصلی ایمیل رسمی

تشکر از دریافت‌کننده نامه

بیان مطلب اصلی

لحن در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

انتهای نامه

سوالات رایج درباره طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

کاربرد ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

لحن در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چگونه است؟

جمع‌بندی

نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

گاهی پیامی را در قالب ایمیل به دوست یا همکاری می‌فرستیم. در این‌ صورت نیازی به استفاده از ساختار خاصی نخواهد بود. در این مواقع، هدف ما، احوالپرسی و گفت‌و‌گویی دوستانه است. اما در روابط کاری و آکادمیک باید به نوشتن ایمیل رسمی و اصول نگارش آن مسلط بود. ایمیل‌های رسمی ممکن است برای درخواست استخدام، شکایت و اعتراض، پیام به مدیر خود یا مکاتبات کاری بین دو شرکت دیگر باشد. در نتیجه رعایت ترتیب نوشتن هر بخش و دقت به اصول نامه‌نگاری ضروری است.

فیلم آموزش رایتینگ تسک ۱ آیلتس آکادمیک IELTS – به زبان انگلیسی در فرادرس

کلیک کنید

برای نوشتن ایمیل مانند سایر مکاتبات اداری، باید از ساختار معینی استفاده کرد. ساختار ایمیل با ساختار نامه کمی متفاوت است. در نامه‌های رسمی، نوشتن آدرس گیرنده، آدرس فرستنده و تاریخ نگارش نامه ضروری است.

اما در ایمیل، این بخش‌ها به کلی حذف شده‌اند. یعنی با توجه به اینکه ایمیل به صندوق الکترونیکی افراد فرستاده می‌شود، دلیلی برای نوشتن آدرس گیرنده وجود ندارد. تاریخ ارسال نامه نیز در زمان دریافت نامه در صندوق الکترونیکی ثبت می‌شود. اما شروع، بدنه اصلی و خاتمه نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی یکسان است.

نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

برای نوشتن ایمیل رسمی نکات مهمی وجود دارد که باید پیش از شروع کار به دقت بررسی شوند. دقت نکردن به این نکات گاهی باعث می‌شود نویسنده ایمیل چندان حرفه‌ای به نظر نرسد. در ادامه به نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌پردازیم.

آدرس الکترونیکی مناسب

نخستین قدم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، داشتن آدرس الکترونیکی مناسب است. افراد ممکن است آدرس‌های اینترنتی مختلفی داشته باشند که مناسب مراوده با دوستان یا مکاتبات غیررسمی است. یک آدرس الکترونیکی مناسب باید تنها شامل نام و نام خانوادگی فرد باشد. در ادامه دو نمونه ایمیل ذکر شده که یکی مناسب مکاتبات رسمی و دیگری برای مرادودات دوستانه مناسب است.

EmilySmith@abc.com	Redrose_($)@abc.COM
درست	نادرست

استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل به انگلیسی

دومین نکته مهمی که نباید فراموش کرد، استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی است. از میان فونت‌های مناسب برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌توان به فونت‌های زیر اشاره کرد.

Calibri
Times New Roman
Georgia
Helvetica
Arial

این فونت‌ها معمولا در متون رسمی مانند کتاب‌ها و روزنامه‌ها به چشم می‌خورند و به همین دلیل برای نوشتن ایمیل رسمی نیز مناسب هستند. از سوی دیگر برخی فونت‌ها تنها برای مکاتبات دوستانه مناسب هستند که استفاده از آن‌ها باعث خواهد شد گیرنده نامه به معتبر بودن نامه شک کند. مثلا فونت‌هایی مانند «Comic Sans» یا «Bradley Hand» برای نوشتن متون رسمی نامناسب هستند. به یاد داشته باشید، فونت‌های جدید و خاص ممکن است در سایر دستگاه‌ها پشتیبانی نشوند و گیرنده ایمیل در نهایت نتواند نامه شما را بخواند.

عبارت مناسب در Subject Line

نکته مهم دیگری که پیش از شروع ایمیل باید در نظر داشت، استفاده از عنوان مناسب در قسمت «Subject Line» است. ننوشتن عنوان و فرستادن ایمیل بدون موضوع مشخص، گیرنده را از خواندن متن نامه منصرف می‌کند. چون اولا این احتمال می‌رود که ایمیل حاوی ویروس باشد و دوما اگر نامه موضوع مهمی داشت، حتما ذکر می‌شد.

بعضی کارشناسان معتقدند در بهترین حالت در قسمت «Subject Line» باید بین ۶ تا ۱۰ کلمه نوشته شود. در واقع هدف از نگارش هر ایمیل به‌طور مختصر در این قسمت عنوان می‌شود. موضوع نامه باید به صراحت و به طور دقیق در این قسمت ذکر شود. اگر در موضوع، نشانه‌ای از محتوا وجود داشته باشد، دریافت‌کننده نامه با آمادگی ذهنی، آن را مطالعه خواهد کرد و احتمالا به زودی به آن نامه پاسخ خواهد داد. بنابراین بهتر است چند عنوان در نظر داشته باشید و با توجه به محتوای نامه، بهترین موضوع را برای «Subject Line» انتخاب کنید.

شیوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

بعد از آماده کردن همه مقدمات از جمله ساختن پست الکترونیک مناسب، انتخاب فونت و نوشتن موضوع مرتبط در قسمت «Subject Line»، نوبت به نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌رسد.

فیلم آموزش رایتینگ تسک ۱ آیلتس آکادمیک IELTS – به زبان انگلیسی در فرادرس

کلیک کنید

هر ایمیل از چند بخش مختلف تشکیل شده است. در ادامه به بررسی بخش‌های مختلف و بایدها و نبایدهای آن خواهیم پرداخت.

قسمت اول یا مقدمه

در این بخش باید با استفاده از واژه‌ای مناسب، گیرنده نامه را مورد خطاب قرار دهیم. این واژه، بنا بر شرایط مختلف متفاوت خواهد بود اما باید دقت داشت حتی در نامه‌های دوستانه نیز انتخاب واژه‌ای برای گیرنده نامه ضروری است. در ادامه به چند موررد از این واژه‌ها دقت کنید.

کلمه Dear به همراه نام یا سمت شغلی گیرنده نامه

در نامه‌ها و ایمیل‌های غیررسمی،‌ از کلمه «Dear» برای مخاطب قرار دادن گیرنده استفاده می‌شود. در برخی موارد نیز می‌توان از «Hey» یا «Hello» استفاده کرد. اما برای نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی باید از کلمه «Dear» کمک گرفت. در این نامه‌ها بعد از کلمه «Dear» معمولا اسم کوچک افراد یا نسبت آن‌ها با نویسنده ذکر می‌شود. اما در نامه‌های رسمی، می‌توان از این کلمه در کنار نام خانوادگی افراد استفاده کرد. دقت کنید که اگر در پاسخ به نامه‌ای دیگر این نامه را می‌نویسید، باید از همان اسم استفاده کنید که نویسنده در انتهای نامه قبل نوشته است. مثلا اگر در قسمت امضا (Signature) در نامه قبل، خود را «Dave» نامیده، نباید در پاسخ او را «David» خطاب کنید. به چند مثال توجه کنید.

معنی	عبارت
جک اسمیت عزیز	Dear Jack Smith
مدیر محترم منابع انسانی	Dear Human Resources Director
استاد محترم	Dear Professor
سربازان عزیز	Dear Soldiers

کلمه Dear به همراه کلمه خانم و آقا

از کلمه «dear» می توان به همراه واژه‌های مخصوصی که برای خانم‌ها و آقایان در نظر گرفته شده استفاده کرد. در جدول مقابل به این کلمات دقت کنید.

عبارت

Dear Mr. Stevens

Dear Miss Clark

Dear Mrs. Sharks

Dear Ms. Stewart

اگرچه ممکن است از هر سه عبارت «.Miss/Mrs./Ms» در نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی برای خانم‌ها استفاده شود، اغلب تلاش می‌شود از عبارت «.Ms» برای بانوان استفاده شود. دقت کنید که هر چهار کلمه «.Ms.» ،«Mrs» و «.Mr» با حرف بزرگ شروع می‌شوند و در انتهای آن‌ها از نقطه استفاده می‌شود.

کلمه Dear برای گیرنده نامشخص

در برخی موارد که نه نام گیرنده را می‌دانیم و نه حتی می‌دانیم چه کسی نامه را خواهد خواند، می‌توانیم از دو عبارت استفاده کنیم. در جدول زیر به این عبارات توجه کنید.

معنی	عبارت
خانم یا آقای محترم	Dear Sir / Madam
گیرنده محترم	To whom it may concern

در نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی که شناختی از دریافت‌کننده نامه نداریم، یکی از این دو عبارت استفاده خواهد شد.

بدنه اصلی ایمیل رسمی

مهم‌ترین بخش هر نامه، چه رسمی و چه غیررسمی، بدنه آن است. بدنه هر ایمیل نیز چند بخش دارد که باید به ترتیب و با دقت نوشته شود. جابه‌جایی هر یک از این بخش‌ها یکپارچگی ایمیل را به هم می‌ریزد. در ادامه به توضیح این‌ بخش‌ها دقت کنید.

تشکر از دریافت‌کننده نامه

در نوشتن ایمیل‌ رسمی در انگلیسی، نیازی به سلام و احوالپرسی معمول در نامه‌های دوستانه و غیررسمی نیست. در نوشتن این دست نامه‌ها در ابتدا باید از دریافت‌کننده نامه بابت نامه‌ای که پیش از این فرستاده تشکر کرد. مثلا ممکن است این نامه در پاسخ به نامه دیگری باشد که به منظور شکایت از موضوعی نوشته شده است یا نویسنده قصد دارد با نوشتن این نامه برای استخدام در فرصت شغلی اقدام کند. به چند نمونه در ادامه توجه کنید.

Dear Mr. Hamilton,

Thank you for contacting Powers Company.

جناب آقای همیلتون

از مکاتبه شما با شرکت پاورز متشکریم.

Dear Human Resources Director,

Thanks for your prompt reply about the necessary documents.

مدیر محترم منابع انسانی

از پاسخ‌گویی سریع شما درباره مدارک لازم متشکرم.

در مواردی که برای اولین بار با گیرنده مکاتبه می‌کنیم دلیلی برای تشکر وجود ندارد و نویسنده می‌تواند به بخش بعد، که دلیل نگارش نامه است بپردازد. در نتیجه این قسمت تنها در نامه‌ها و ایمیل‌هایی کاربرد دارد که بیش از یک‌ بار مکاتبه صورت گرفته است.

بیان مطلب اصلی

بعد از تشکر بابت مکاتبه قبلی (در صورت وجود)، دلیل نگارش این ایمیل را مطرح می‌کنیم. به این منظور عبارات خاصی در انگلیسی وجود دارد که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.

I am writing with regard to a job vacancy notice, published in Jobs.com on February 1st.

پیرو آگهی استخدامی که در یکم فوریه در وب‌سایت Jobs منتشر شد، این نامه را می‌نویسم.

I am writing in connection with a wrong piece of information on your website, and I hope you will correct it as soon as possible.

من درباره اطلاعات غلطی که در وبسایت شما منتشر شده نامه می‌نویسم و امیدوارم هر چه سریع‌تر آن‌ را تصحیح کنید.

I am writing in reference to a commercial I watched on TV about one your services.

این نامه را پیرو آگهی تبلیغاتی درباره یکی از سرویس‌های شما در تلویزیون می‌نویسم.

در بعضی موارد، هدف ما از نوشتن نامه، پاسخ به نامه‌ای است که پیش از این دریافت کردیم و قصد داریم اطلاعات یا اخبار خاصی را در پاسخ به آن ارسال کنیم. به چند مثال توجه کنید.

I am writing to let you know we are opening a new branch in your area.

این نامه را به منظور اطلاع‌رسانی درباره شعبه جدید ما در منطقه شما می‌نویسم.

I am delighted to tell you that we have found the new edition of the book you had previously ordered.

خوشحالم که به شما اطلاع دهم چاپ جدید کتابی که قبلا سفارش داده بودید را پیدا کرده‌ایم.

I regret to inform you that the chance to use your bargain code is over and we can't apply it anymore.

متاسفم که باید به شما اطلاع دهم فرصت استفاده از کد تخفیف به اتمام رسیده و نمی‌توانید از آن استفاده کنید.

اگر این ایمیل رسمی را در پاسخ به ایمیل قبلی می‌نویسید، نیز باید در همین قسمت قید کنید که این ایمیل پاسخی به ایمیلی است که پیش از این از طرف آن‌ها دریافت کرده‌اید. مثال‌های زیر در همین مورد هستند.

I am writing in response to your complaint about the poor services of our operators in your area.

این نامه را در پاسخ به شکایت شما در مورد خدمت‌رسانی ضعیف عوامل ما در منطقه شما می‌نویسم.

I am writing in reply to your application form.

این نامه را در پاسخ به نامه درخواست استخدام شما می‌نویسم.

I am writing to thank you for the complements you had made about our performance during Corona crisis.

این نامه را برای تشکر از قدرشناسی شما درباره عملکرد ما در بحران کرونا می‌نویسم.

بعد از این قسمت، نوبت بیان مطالب اصلی نامه است که در هر مورد متفاوت خواهد بود. نکته مهم این است که بدون در نظر گرفتن موضوع نامه، جملات باید در همه موضوع‌ها ساده، کوتاه، روشن و دقیق باشند. از نوشتن واژه‌های مخففی که ممکن است برای گیرنده نامه غیر قابل‌درک باشند خودداری کنید. در عین حال سعی کنید مفهوم مورد نظر خود را به شکل مختصر بیان کنید و اگر نمی‌توانید، از تصویری به ضمیمه ایمیل استفاده کنید. در صورت طولانی شدن مطلب، می‌توانید در انتها مجددا درخواست، سوال یا مطلب مورد نظر خود را با جمله‌بندی متفاوت بیان کنید.

لحن در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، لحن نویسنده بسیار مهم است. باید دقت داشت که در زبان انگلیسی استفاده از واژه‌های مناسب و انتخاب دقیق کلمات نقش مهمی در تاثیرگذاری کلمات دارد. در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی باید دقت داشت که لحن رسمی و محترمانه باشد. به دو مثال توجه کنید.

فیلم آموزش رایتینگ زبان انگلیسی – نگارش یا Writing پیشرفته در فرادرس

کلیک کنید

When done, gimme a call.

وقتی تموم شد بهم زنگ بزن.

∗∗∗

give us a call as soon as you are done with the task.

به محض اتمام کار با ما تماس بگیرید.

Gotta talk to you all. see ya at 11:00.

باید با همه‌ شما صحبت کنم. ساعت ۱۱ می‌بینمتون.

∗∗∗

It is necessary that the CEO talk to all staff concerning financial issues. Please attend the meeting at 11:00.

لازم است که مدیر با همه کارکنان در خصوص مسائل مالی صحبت کند. لطفا در جلسه ساعت ۱۱:۰۰ شرکت کنید.

در هر دو مثال، یک پیام به شکل رسمی و غیررسمی منتقل شده است. با دقت به هر مثال متوجه می‌شوید که بیان یک جمله با دو لحن رسمی و غیررسمی کاملا متفاوت است و در نتیجه تاثیر متفاوتی بر دریافت‌کننده نامه خواهد داشت. باید دقت کنید که لحن جملات تا انتهای ایمیل، رسمی بماند. در انتها باید همه جملات را مجددا بخوانید تا از نبود غلط‌های دیکته‌ای، نگارشی، تایپی و دستوری مطمئن شوید، چرا که هیچ چیز به اندازه این قبیل اشتباهات غیرحرفه‌ای بودن نویسنده نامه را تصدیق نمی‌کند.

انتهای نامه

بعد از اطمینان از بیان همه نکات مورد نظر، باید نامه را به پایان برد. به این منظور، با توجه به محتوای نامه باید جمله‌ای نوشته شود که بیان‌کننده مرحله بعدی ارتباط است. مثلا ممکن است در نامه خواسته باشید که به زودی به درخواست شما پاسخ داده شود، یا اطلاعاتی ارائه داده باشید که بخواهید خواننده در صورت نیاز در آن مورد از شما سوال کند. در این صورت باید به خواننده نامه گفته شود که در قدم بعد چه کاری باید انجام دهد. به چند مثال توجه کنید.

looking forward to hearing from you.

منتظر مکاتبات آتی هستیم.

Thanks for your consideration in advance.

پیشاپیش از ملاحظات شما متشکرم.

Incase of any questions, don't doubt to contact us.

در صورت وجود هر سوالی، بدون درنگ با ما تماس بگیرید.

در مرحله بعد برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، از عبارات مودبانه‌ای استفاده می‌شود که با نامه‌های غیررسمی کاملا متفاوت است. برای اتمام نامه‌های غیررسمی معمولا از عباراتی مانند «Best Wishes» یعنی «با بهترین آرزوها» یا «All the Best» یعنی با آرزوی بهترین‌ها استفاده می‌شود. اما در ایمیل‌ها و نامه‌های رسمی نمی‌توان از چنین عباراتی استفاده کرد. در این قبیل نامه‌ها می‌توان از عبارات زیر استفاده کرد.

معنی	عبارت
با احترام	Kind Regards
با بهترین احترام‌ها	Best Regards
با احترام	Regards
ارادتمند شما	Yours Faithfully
ارادتمند شما	Yours Sincerely

بعد از این عبارات باید از علامت نگارشی «ویرگول» استفاده کرد و در نهایت در خط بعدی نام نویسنده و عنوان شغلی وی ضروری است. در ادامه به چند نمونه ایمیل رسمی توجه کنید تا هر چه بیشتر با نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی آشنا شوید.

Subject: Delay in Delivering Your Merchandise

Dear Ms. Rose,

We regret to let you know that we won't be able to respect the date we had previously agreed upon for delivering your merchandise. There have been some problems at the customs and we are currently engaged on the issue but committed to looking at options that support our full range of services.
Please accept our apologies.
Warm regards,
Jack Strong
Home and Life Sales Representative

ترجمه متن نامه

موضوع: تاخیر در تحویل کالا

متاسفانه باید به اطلاع برسانیم که نمی‌توانیم در تاریخی که پیش از این توافق کرده بودیم کالا را به شما تحویل دهیم. مشکلاتی در گمرک وجود داشته و در حال حاضر مشغول بررسی این مسئله و متعهد به حمایت از مشتریان در راستای برخورداری از طیف کامل خدمات هستیم.

عذرخواهی ما را پذیرا باشید.

جک استرانگ

نماینده فروش در شرکت هوم اند لایف

Subject: Complaining about the Poor Service at Oak Restaurant

To whom it May Concern:

I am writing to complain about the poor service I received at your restaurant last Wednesday. I had already booked a table for two the day before but the waiter was completely regardless of it, and seated us next to another couple. We asked for the reason but we received a very disrespectful treatment.

I hope to have this issue considered and I appreciate to be provided with compensation in the form of a gift discount on a future meal.

Looking forward to hearing from you soon.

Regards,

Joe Luise

ترجمه متن نامه

موضوع: شکایت از سرویس‌دهی ضعیف در رستوران اوک

قابل توجه مسئول مربوطه

این نامه را به منظور شکایت از سرویس‌دهی ضعیف روز چهارشنبه گذشته در رستوران شما می‌نویسم. من از روز قبل یک میز دو نفره رزرو کرده بودم اما پیشخدمت بی‌توجه به این مسئله ما را در کنار زوج دیگری نشاند. ما دلیل این کار را جویا شدیم اما در پاسخ رفتار بسیار بی‌ادبانه‌ای دریافت کردیم.

امیدوارم این موضوع مورد بررسی قرار داده شود و متشکر خواهم بود به منظور جبران، تخفیفی در مراجعات بعدی ما به رستوران شما در نظر گرفته شود.

منتظر پاسخ شما هستم.

با احترام

جو لوئیز

Subject: A Request for the Transportation Price List

Dear Marketing Manager,

Thanks for your prompt reply. I am writing in connection with the list of goods you had provided us with in your previous E-mail. I was wondering if you could also give us an estimate or even a rough idea of how much the transportion to different branches of our company will cost us. We will be really thankful to have the price list as soon as possible to make up our mind the soonest.

Truely Yours,

Edward Robinson

ترجمه متن نامه

موضوع: درخواست لیست هزینه‌های حمل‌ونقل

مدیر محترم بازاریابی

از پاسخ زودهنگام شما متشکریم. این نامه را پیرو لیست کالاهایی که در ایمیل قبلی ارسال کرده بودید می‌فرستم. در صورت امکان فاکتور یا حتی قیمت تقریبی نرخ حمل‌ونقل کالا به شعب مختلف شرکت ما را نیز بفرمایید. در صورت امکان لیست هزینه‌ها را هر چه سریع‌تر بفرستید تا به زودی در این مورد تصمیم بگیریم.

ارادتمند

ادوارد رابینسون

Subject: Cybershot Camera Weight.

Dear Steve Roberts

Thanks for your purchase and we hope you will enjoy working with it. I am writing in response to your question regarding the Cybershot camera weight. The camera benefits from the latest lens technology which has reduced its weight to 120 grams. Also the rechargeable batteries are manufactured according to the the lithium technology which makes the whole thing a light, nifty breakthrough in photography.

In case of any other questions, don't hesitate to contact us.

Kind regrads,

Julia Reeds

Sales department manager

ترجمه متن نامه

موضوع: وزن دوربین سایبرشات

جناب آقای استیو رابرتر

از خرید شما متشکریم و امیدوارم از کار با این کالا لذت ببرید. این ایمیل را در جواب به سوال شما درباره وزن دوربین سایبرشات می‌نویسم. با بهره‌گیری از آخرین فناوری لنز، این دوربین وزنی کمتر از 120 گرم دارد. ضمنا باطری‌های این دوربین با قابلیت شارژ مجدد بر پایه فناوری لیتیوم ساخته شده‌اند که در کل این دستگاه را به ابزاری سبک و خوش‌دست در زمینه عکاسی تبدیل کرده است.

در صورت داشتن هر گونه سوال، بی‌شک با ما تماس بگیرید.

با احترام

جولیا ریدز

مدیر واحد فروش

Subject: Job Request

Dear Sir/ Madam,

I am writing with regard to the job vacancy ad, published in Times, September 18th. I found myself competent for the position because I have been working as a sales assistant for over 10 years and I have already experienced working in gold market. I have also done a course of marketing at Gold and Jewelry College which qualifies me for such a position. I have enclosed a recommendation letter from my present employer which confirms my performance.

Sincerely Yours,

Jack Jeweler

ترجمه نامه

موضوع: درخواست استخدام

خانم/ آقای محترم

این نامه را پیرو آگهی استخدام شما در روزنامه تایمز که در روز ۱۸ سپتامبر منتشر شده می‌نویسم. من خود را شایسته این جایگاه شغلی می‌دانم چون بیش از ۱۰ سال به عنوان دستیار فروشنده کار کرده‌ام و تجربه کار در بازار طلا را دارم. همچنین یک دوره بازاریابی در کالج گولد اند جولری گذارانده‌ام که همگی مرا واجد شرایط برای این شغل می‌کنند. توصیه نامه‌ای از سوی کارفرمای کنونی‌ام به همین نامه ضمیمه کرده‌ام که تایید‌کننده عملکرد من است.

ارادتمند شما

جک جولر

Subject: Complaining about Low Quality and Improper Service

Dear WePlay Manager

I purchased an MP3 player at We Play on Tuesday, June 25th. But on the way home, I realized that the earphones weren't working. Unfortunately, the staff neither accepted to replace the device nor returned the money.

I’m really frustrated and of course deeply disappointed not just for the low quality of the good I purchased, but mainly due to the disrespectful treatment I encountered. I hope to have this issue resolved and get my money back, otherwise, I will have to legally sue you.

In case of any further information I will be available at 47627908

ترجمه نامه

موضوع: شکایت از کیفیت پایین و سرویس‌دهی نامناسب

مدیر محترم وی پلی

من در روز سه‌شنبه ۲۵ ژوئن از فروشگاه وی پلی یک دستگاه MP3 Player خریدم و در مسیر برگشت به منزل متوجه شدم که گوشی‌ها کار نمی‌کنند. متاسفانه کارکنان فروشگاه نه قبول کردند که دستگاه را تعویض کنند و نه پول من را پس دادند.

من نه تنها از کیفیت پایین کالایی که خریدم بلکه از رفتار غیر محترمانه‌ای که دیدم واقعا خسته و عمیقا ناامید شدم. امیدوارم این مسئله را حل کنید و پول من را پس بدهید در غیر این صورت مجبور به شکایت قانونی خواهم بود.

در صورت هر نوع سوال با من از طریق شماره 4767908 تماس بگیرید.

سوالات رایج درباره طریقه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی

در ادامه این مطلب سعی کرده‌ایم به تعدادی از پرسش‌های رایج در خصوص نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی پاسخ دهیم.

کاربرد ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

نکات مهم برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی رعایت کردن برخی نکات مانند آدرس الکترونیکی مناسب و استفاده از فونت مناسب برای نوشتن ایمیل به انگلیسی است. همچنین لازم است از عبارت‌های مناسب در Subject Line کمک بگیریم.

نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چیست؟

هر ایمیل از چند بخش مختلف تشکیل شده است. بخش اول مقدمه است که باید با استفاده از واژه‌ای مناسب، گیرنده نامه را موردخطاب قرار دهیم. برای مثال می‌توانیم از «Dear» همراه با عنوان آقا و خانم استفاده کنیم. پس از مقدمه، بدنه اصلی ایمیل رسمی را باید بنویسیم. بدنه هر ایمیل نیز چند بخش دارد که باید به ترتیب و با دقت نوشته شود. جابه‌جایی هر یک از این بخش‌ها یکپارچگی ایمیل را به هم می‌ریزد.

ایمیل باید با جمله‌ای تمام شود که بیان‌کننده مرحل بعدی ارتباط باشد. برای مثال می‌توانید در انتهای نامه بنویسید که منتظر پاسخ هستید. یا اطلاعاتی در ایمیل در اختیار مخاطب قرار داده باشید که به پاسخ نیاز داشته باشد.

لحن در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چگونه است؟

در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، لحن نویسنده بسیار مهم است. باید دقت داشت که در زبان انگلیسی استفاده از واژه‌های مناسب و انتخاب دقیق کلمات نقش مهمی در تاثیرگذاری کلمات دارد.

در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی باید دقت داشت که لحن رسمی و محترمانه باشد.

جمع‌بندی

در این آموزش به بررسی شیوه نوشتن ایمیل رسمی در انگلیسی پرداختیم و در ابتدا، اصول کلی که پیش از نگارش نامه ضروری هستند، بررسی شدند. نخستین قدم برای نگارش یک ایمیل رسمی، ایجاد آدرس ایمیل مناسب، فونت شناخته شده و موضوع مرتبط و دقیق است. در ادامه با استفاده از واژه «Dear» در کنار نام یا سمت افراد، ایمیل را آغاز می‌کنیم و اگر از نام دریافت‌کننده ایمیل اطلاع نداریم، باید از عباراتی مانند «To Whom it May Concern» استفاده شود.

در ادامه ضمن تشکر بابت ایمیل قبلی، باید هدف از ارسال این ایمیل به روشنی گفته شود. بعد از نگارش بدنه اصلی ایمیل، باید درخواست شما در مورد تماس بعدی اعلام شود. در پایان از عباراتی مانند «Regards» استفاده می‌شود و زیر آن، نام و سمت نویسنده ایمیل ذکر می‌شود.

مطلبی که در بالا مطالعه کردید بخشی از مجموعه مطالب «مباحث متفرقه زبان انگلیسی» است. در ادامه، می‌توانید فهرست این مطالب را ببینید:

بر اساس رای ۳۵ نفر

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟

شما قبلا رای داده‌اید!

اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

ثبت نظر

منابع:

English Live Wall Street English Tatus Plus

مهدیه معیا (+)

«مهدیه معیا»، فارغ‌التحصیل مقطع کارشناسی ارشد زبان و ادبیات انگلیسی است. فعالیت‌های او در زمینه تدریس، ترجمه و تولید محتوای انگلیسی بوده است و در حال حاضر با «مجله فرادرس» همکاری می‌کند.