زبان انگلیسی ۲۴۶۴ بازدید

ارتباطات بین‌المللی روز به روز گسترده‌تر می‌شوند و شیوه‌های جدید تعامل با افرادی دورتر از ما معرفی می‌شوند. در این میان، روش‌های متعددی برای برقراری ارتباط وجود دارد. یکی از این شیوه‌ها «ایمیل» است، که در طی چند دهه گذشته مکاتبات را ساده‌تر کرده است و در مراودات رسمی و غیررسمی به کار می‌رود. نوشتن ایمیل به‌منظور مکاتبه با دوستان، چارچوبی کاملا متفاوت با ایمیل‌هایی دارد که برای مکاتبه‌های رسمی و کاری نوشته می‌شوند. امروزه نیاز به مکاتبه و یادگیری شیوه نامه‌نگاری، نه تنها برای مکاتبه‌های کاری بلکه به‌منظور قبولی در آزمون‌های بین‌المللی زبان انگلیسی از جمله آیلتس جنرال نیز احساس می‌شود و بسیاری افراد به دنبال یادگیری این مهارت هستند. در این آموزش قصد داریم به معرفی ساختار و بررسی چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی بپردازیم.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

معمولا ایمیل رسمی را برای کسی می‌فرستیم که یا او را نمی‌شناسیم یا شخص مهمی است که باید با رعایت احترام با او مکاتبه کرد. در هر نمونه ایمیل رسمی انگلیسی، چند مورد وجود دارد که باعث رسمی به نظر رسیدن این نوع ایمیل می‌شود. ایمیل‌های رسمی معمولا به چند منظور نوشته می‌شوند. در این آموزش قصد داریم به برخی از این عناوین بپردازیم که به شرح زیر هستند.

  • نامه‌های درخواست (از جمله درخواست استخدام)
  • پاسخ به نامه‌های درخواست
  • نامه‌‌های اعتراض‌آمیز
  • پاسخ به نامه‌های اعتراض‌آمیز (نامه‌های عذرخواهی)
  • نامه‌های سفارش
  • معرفی‌نامه‌ها (Cover letter)

نکات مهم در نگارش نمونه ایمیل رسمی

برای رسمی به نظر رسیدن ایمیل‌ها، باید از ساختار ایمیل‌های دوستانه فاصله بگیریم چون این نوع ایمیل‌ها معمولا غیررسمی است. دقت داشته باشید که رسمی به نظر رسیدن ایمیل، در بررسی دقیق‌تر آن از سوی دریافت‌کننده نامه بسیار موثر است. در ادامه به اختصار به مواردی می‌پردازیم که در نگارش ایمیل رسمی باید در نظر داشت. پیش از اقدام به نوشتن نامه رسمی، باید مقدمات آن‌ را فراهم کرد. دقت در هر یک از این موارد باعث بهتر دیده شدن نامه و اثربخشی بیشتر آن خواهد شد. در مقابل، عدم رعایت این موارد ممکن است نظر گیرنده را درباره نویسنده نامه تغییر دهد.

فیلم آموزشی مرتبط

آدرس ایمیل رسمی

نخستین گام‌ها در راستای نوشتن نامه رسمی، پیش از نوشتن نامه برداشته می‌شوند. در اولین قدم باید آدرس ایمیلی بسازیم که مناسب نامه‌نگاری‌های رسمی باشد. این آدرس ایمیل معمولا شامل نام و نام خانوادگی فرد است. به این ترتیب بعد از دیدن آدرس ایمیل شما، دریافت‌کننده متوجه رسمی بودن مکاتبه و البته نام فرستنده خواهد شد. در ساخت آدرس ایمیل رسمی نباید از عباراتی استفاده کرد که مناسب نامه‌نگاری‌های دوستانه هستند.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

فونت مناسب

دومین اقدام لازم پیش از شروع نامه، انتخاب فونت مناسب است. فونت مورد نیاز برای نوشتن نمونه ایمیل رسمی انگلیسی نباید شبیه دست‌نوشته یا فونت عجیبی باشد. از میان فونت‌های مناسب برای نوشتن نامه رسمی می‌توان به «Times New Roman» یا «Arial» اشاره کرد. در اغلب موارد، این فونت‌ها را در متون رسمی مانند مقالات علمی یا صفحات شناخته شده وب می‌بینید. از سوی دیگر، استفاده از فونت‌هایی مانند «ComicSans» مناسب ایمیل‌های غیررسمی است که افراد یکدیگر را می‌شناسند و هدف از مکاتبه، چیزی غیر از احوالپرسی و روابط دوستانه نیست.

زبان رسمی

استفاده از زبان رسمی نکته مهم دیگری است که پیش از نگارش نامه باید به آن فکر کرد. البته در حین نگارش نامه نیز نباید از خاطر برد که زبان رسمی، معرف جایگاه اجتماعی شماست. در نوشتن نمونه ایمیل رسمی انگلیسی، هرگز نباید از عبارات مخفف استفاده کنیم چرا که ممکن است باعث سردرگمی خواننده شود و البته استفاده از عبارات تخصصی که ممکن است برای خواننده نامه ناآشنا باشد نیز بازخورد خوبی نخواهد داشت. باید به یاد داشته باشید که زبان ایمیل‌های رسمی، با زبان ایمیل‌های غیررسمی کاملا متفاوت است. به همین دلیل استفاد از عبارات «slang‌» نیز در نگارش این دست ایمیل‌ها درست نیست.

ساختار رسمی

آخرین کار پیش از شروع نگارش ایمیل رسمی، تصمیم‌گیری درباره ساختار این ایمیل است. در ایمیل‌ها یا نامه‌های دوستانه، معمولا ساختار چندان پیچیده‌ای وجود ندارد. افراد در هر قسمت از نامه می‌توانند به مطلب مورد نظر خود بپردازند و با هر عبارتی احوالپرسی یا خداحافظی کنند. اما در ایمیل‌های رسمی، چارچوب مشخصی وجود دارد و از عباراتی که برای شروع نامه استفاده می‌کنیم گرفته تا جایی که در انتهای نامه برای امضا در نظر گرفته شده، همگی ثابت هستند. دقت به این ساختار، به حرفه‌ای به نظر آمدن ایمیل شما و موثر واقع شدن آن کمک می‌کند.

فیلم آموزشی مرتبط

بدنه اصلی ایمیل

بعد از فراهم کردن مقدمات لازم برای نگارش نامه، باید با در نظر داشتن ساختار مناسب و استفاده از زبان مناسب، اقدام به نوشتن ایمیل رسمی کنیم. در ساختار ایمیل رسمی، چند بخش معین هست که نوشتن هر یک اصول خاص خود را دارد. این بخش‌ها به اختصار به قرار زیر هستند.

  • عنوان (Subject Line)
  • شروع نامه (Salutation)
  • تشکر از گیرنده نامه
  • بیان درخواست و هدف از نگارش این نامه
  • انتهای نامه

عنوان

عنوان ایمیل‌های رسمی باید مانند محتوای ایمیل، رسمی باشد. در نتیجه باید از خالی گذاشتن قسمت «Subject Line» خودداری کرد. بهتر است در این قسمت، از واژه‌هایی استفاده کنیم که نشان‌دهنده محتوای نامه نیز باشد. به عبارت دیگر موضوع ایمیل رسمی باید با محتوای آن هماهنگ باشد. به عنوان مثال اگر نامه برای درخواست شغل است، بهتر است همین عبارت در قسمت «Subject Line» نوشته شود.

شروع نامه

در اولین قسمت هر ایمیل، می‌بایست گیرنده نامه را مورد خطاب قرار دهیم. در ایمیل‌های غیررسمی می‌توان در کنار کلمه «Dear» از نام افراد یا نسبتی که با ما دارند استفاده کنیم. به عنوان مثال، ممکن است در شروع ایمیل غیررسمی، گیرنده را «Uncle Jack» خطاب کنیم. اما در ایمیل رسمی تنها نام گیرنده یا سمت شغلی وی به همراه کلمه «dear» کافی خواهد بود. مثلا «Dear Professor» یعنی استاد عزیز یا «Dear Mrs. Roberts» یعنی سرکار خانم رابرتز.

دقت کنید که در ایمیل‌های رسمی، مجاز به کوتاه کردن نام افراد نیستیم مثلا اگر نام گیرنده «William» باشد نمی‌توانیم او را «Willy» خطاب کنیم. در برخی مواقع از نام گیرنده نامه اطلاعی نداریم و به همین منظور به جای استفاده از کلمه «Dear»، عبارت «To whom it may concern» یعنی «مسئول مربوطه» یا «Dear Sir/Madam» یعنی «خانم یا آقای محترم» را به کار می‌بریم.

نکته: بعد از عبارت «Dear» باید ویرگول (Comma) اضافه کنیم. اما در مورد عبارت «To whom it may concern» باید «دو نقطه» (: | Colon) به کار برد.

تشکر از گیرنده

در برخی مواقع، شما شروع‌کننده مکاتبه نیستید. یعنی ایمیل فعلی، پاسخی به ایمیلی که قبلا برای شما فرستاده شده است. در این مواقع، بهتر است در ابتدای نامه از فرستنده نامه بابت مکاتبه قبلی تشکر کنیم. مثلا اگر در ایمیل قبل برای شما لیست قیمت کالاهای فروشگاه فرستاده شده، بهتر است در ابتدا، به خاطر فرستادن آن در ایمیل قبلی تشکر کنید.

ایمیل رسمی

بیان درخواست

در این قسمت، ایمیل به جریان می‌افتد و هدف از نوشتن این ایمیل مشخص می‌شود. دقت داشته باشید که در همه قسمت‌های ایمیل رسمی باید لحن رسمی را حفظ کرد. حتی در مواردی که ایمیل به‌منظور شکایت یا اعتراض نوشته می‌شود، مجاز به استفاده از لحن غیررسمی نیستیم. مهمترین نکته در این قسمت، کوتاه بودن، صریح بودن و کامل بودن جملات است. یعنی در عین ساده بودن جملات، متن ایمیل نباید نامفهوم باشد.

فیلم آموزشی مرتبط

انتهای نامه

انتهای نامه، مانند سایر قسمت‌ها، باید به طور کاملا رسمی نوشته شود. در این قسمت می‌توان نحوه مکاتبه آتی را نیز مشخص کرد. مثلا اگر منتظر پاسخ از سوی گیرنده هستیم، باید در انتهای نامه ذکر شود. برای اتمام نامه می‌توان از عباراتی مانند موارد زیر استفاده کرد.

معنی عبارت
منتظر پاسخ سریع شما هستم. I await your immediate response.
لطفا من را مطلع کنید. Please keep me informed.
خوشحال می‌شویم که با ما در ارتباط باشید. Always happy to hear from you.
از پاسخ فوری شما متشکرم. Appreciate your prompt response.
مشتاق به شنیدن بازخورد شما. Eager to hear your feedback.
اگر تا تاریخ () پاسخی از شما دریافت نکنیم، بنا را بر این می‌گذاریم که موافقید از این مسئله بگذریم. Should we not hear from you by X day, we’ll assume we're confirmed to move forward from here.
خواهشمندیم تا تاریخ () پاسخ دهید. We kindly request a response by X day.
لطفا در اولین زمان ممکن پاسخ دهید. Please respond at your earliest convenience.
ازپاسخ فوری شما متشکریم. A fast response is appreciated.
منتظر پاسخ شما هستم. Looking forward to hearing from you.

بعد از این عبارت‌ها باید از ویرگول استفاده کرد. در نهایت در انتهای نامه نیز از عبارت‌هایی به معنی «ارادتمند» یا «با احترام» کمک می‌گیریم. در ادامه به چند مورد از این عبارات توجه کنید.

  • Sincerely Yours
  • Truly Yours
  • Best Regards
  • Regards

این آخرین مرحله از نوشتن ایمیل رسمی است. بعد از اتمام نامه‌های رسمی باید یک بار دیگر، کل ایمیل را بخوانید تا از نبود هرگونه اشکال تایپی، دستوری یا لغوی اطمینان حاصل کنید.

چند نمونه ایمیل رسمی در انگلیسی

با تسلط بر اصول نامه‌نگاری، چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی با موضوعات مختلف ارائه می‌کنیم تا با ساختار و قالب هر نوع آشنا شوید.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای درخواست

همان‌طور که از نام این ایمیل‌ها برمی‌آید، هدف از نوشتن این نامه، بیان درخواست است. به این منظور، باید اطلاع تماس خود را جهت نامه‌نگاری‌های آتی در نامه قرار دهید و علاوه بر این باید جزئیات درخواست خود را به روشنی بیان کنید. در ادامه به چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای بیان درخواست می‌پردازیم.

Dear Mr. Jones,

I am writing to inquire about the Ax56 Sony laptop you had advertised last week. As an architect, I need a laptop with professional graphic features, a suitable ram size, and good processing capabilities. The item I am looking for should be easy-to-carry as well because I need to take it to different construction sites.

I would like to know if such qualities exist in Sony's product. I will appreciate being informed the soonest through an Email.

Sincerely Yours,

David Charming.

ترجمه:

جناب آقای جونز

این نامه را برای بیان درخواستی در مورد لپ‌تاپ Sony Ax56 می‌نویسم که هفته پیش آگهی کرده بودید. به عنوان یک معمار، لپ‌تاپی با ویژگی‌های گرافیکی حرفه‌ای، سایز رم مناسب، و توانایی پردازش خوب احتیاج دارم. همچنین، این کالا باید به آسانی قابل حمل باشد، چرا که لازم است آن را به سایت‌های ساخت‌وساز ببرم.

من مایل هستم که بدانم آیا این ویژگی‌ها در محصول سونی وجود دارد یا نه. در صورت امکان هر چه زودتر از طریق ایمیل اطلاع دهید.

ارادتمند شما،

دیوید چارمینگ.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی

Dear Professor Cruise

As a Ph.D. student in industrial management, I had the honor to attend your lecture at West Coast College, on February 7th, which gave me an insight into my own thesis subject.

I have been working on water wastage management in food production companies for about 6 months, and I was wondering if I could possibly have the reading-list you had suggested in the course of your speech. This way, I can make sure that the research is going on in a scientific path and will get to the appropriate result.

Eager to hear your feedback,

Regards,

James Brians.

فیلم آموزشی مرتبط

ترجمه:

جناب آقای پروفسور کروز

به عنوان یک دانشجوی دوره دکترا، این افتخار نصیبم شد که در سخنرانی شما در کالج وست کوست در روز هفتم فوریه شرکت کنم که باعث شد بینش و دیدگاهی جدید به موضوع رساله‌ام پیدا کنم.

من به مدت ۶ ماه روی موضوع مدیریت اتلاف آب در کارخانه‌های تولید موادغذایی کار کرده‌ام و در صورت امکان، خواستار لیست مطالعه‌ای پیشنهادی شما در این سخنرانی هستم. به این ترتیب می‌توانم از پیشرفت تحقیق در مسیر صحیح و کسب نتیجه مناسب اطمینان کسب کنم.

مشتاق هستم پاسخ شما را دریافت کنم.

با احترام،

جیمز براینز.

Dear Central Bank Manager,

This letter is to inquire about some information regarding the policies of your bank about a mortgage. I am planning to buy an apartment and to afford the money, I need to take a loan for the down-payment of it. Since Central Bank is a reputable organization for the low rate of interest and high customer satisfaction level, I am planning to take some measures toward the mortgage. I will really appreciate your help if you possibly send me some information about the conditions for getting a mortgage, the monthly loan payment, and the new rules about the guarantors. It will also be of great help if I get the chance to get more information on a sitting.

Thank you in advance for considering my request and I appreciate your prompt reply.

Best Regards,

David Campbell.‌

ترجمه:

مدیر محترم بانک مرکزی

این نامه را با هدف درخواست اطلاعات در مورد سیاست‌های بانک شما در زمینه وام مسکن می‌نویسم. من تصمیم دارم یک آپارتمان بخرم و به‌منظور تامین هزینه، باید وام بگیرم تا پیش‌پرداخت خرید را بپردازم. از آنجا که بانک مرکزی به پایین بودن نرخ بهره و سطح بالای رضایت مشتریان شهرت دارد، قصد دارم برای دریافت وام مسکن اقدام کنم. در صورت امکان، سپاسگزار خواهم بود اگر در زمینه شرایط اخذ وام، اقساط ماهیانه و قوانین جدید در مورد ضامنین من را مطلع سازید. همچنین فرصتی برای ملاقات حضوری و کسب اطلاعات بیشتر نیز بسیار کمک‌کننده خواهد بود.

پیشاپیش از ملاحظات شما در مورد درخواست این‌جانب و پاسخ‌دهی زودهنگام شما متشکرم.

با احترام،

دیوید کمپبل.

Dear Human Resources Manager

I am writing with reference to an advertisement in Express Times on July 16th, and I would like to express my interest in applying for the accountant position. I have also enclosed my resume and a recommendation letter from my previous employer.

The position requires professional experience and also good knowledge of accounting, both of which qualify me as a highly competitive applicant. I have also done a course of MBA at Stewart College, and have worked with professional accounting softwares such as Xero or Wave Accounting for over 5 years.

I will be grateful for your consideration and attention to my resume. I can be also reached by cell phone at 08236859756.

I appreciate your prompt response,

Yours Truly,

Brian Roberts.

فیلم آموزشی مرتبط

ترجمه:

مدیر محترم بخش منابع انسانی

من در رابطه با آگهی شما در روزنامه اکسپرس تایمز این نامه را می‌نویسم و مشتاقم تمایل خود را برای استخدام در موقعیت شغلی حسابدار بیان کنم. همچنین رزومه من به همراه توصیه‌نامه‌ای از سوی کارفرمای پیشین را به ضمیمه این نامه ارسال می‌کنم.

این موقعیت شغلی به تجربه حرفه‌ای و سطح خوبی از دانش حسابداری احتیاج دارد که در هر دو مورد واجد شرایط هستم. من یک دوره MBA در کالج استوارت گذرانده‌ام و بیش از ۵ سال با نرم‌افزارهای حرفه‌ای حسابداری مانند «Xero» و «Wave Accounting» کار کرده‌ام. از توجه و ملاحظات شما درباره رزومه‌ام متشکرم.

از پاسخگویی زودهنگام شما متشکرم.

ارادتمند شما،

برایان رابرتز.

در پاسخ به نامه‌های درخواست، ضمن تایید دریافت نامه، باید فرستنده نامه را از مراحل بعدی مطلع کنیم. در مثال زیر، بعد از دریافت درخواست استخدام، به فرستنده ایمیل در مورد مرحله بعد در روال استخدام اطلاعات داده می‌شود.

,Dear Mr. Jim Jerald

This is a confirmation that we have received your application and we are happy to see you are interested in joining us. You have applied for the position of typist. The final date of applying for the vacant position is December 2nd and after that, we will go through checking all applicants' resumes. All approved applicants will be informed through an Email which also contains the link to an online interview. For any further information regarding the job, you can reach our website at (website URL) or our page on Instagram.

Best Regards,

Jack Scott.

ترجمه:

جناب آقای جیم جرالد

این ایمیل، برای تایید دریافت فرم استخدام شماست و از اینکه می‌بینیم به این شغل علاقه‌مند هستید خوشحالیم. شما برای شغل تایپیست درخواست استخدام داده‌اید. آخرین تاریخ درخواست برای این شغل ۲ دسامبر است و بعد از آن مشغول بررسی رزومه‌های همه متقاضیان خواهیم شد. به کلیه متقاضیان مورد تایید، از طریق ایمیلی اطلاع رسانی خواهد شد که لینک مصاحبه آنلاین در آن قرار داده شده است. برای کسب هرگونه اطلاعات بیشتر در مورد این شغل می‌توانید به سایت ما به (آدرس سایت) یا صفحه ما در اینستاگرام مراجعه کنید.

با احترام،

جک اسکات.

فیلم آموزشی مرتبط

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی اعتراض‌آمیز

در نامه‌های اعتراض‌آمیز، پایبند نماندن شرکت‌ها و کارخانه‌ها به تعهدات خود یا ایراد در کالای فروخته شده ممکن است باعث عدم رضایت مشتریان شود. دقت کنید که در نوشتن نامه‌های اعتراض‌آمیز، همچنان باید لحن محترمانه جمله را حفظ کنیم و از به کار بردن عبارات هجوآمیز یا تهدیدکننده بپرهیزیم. از سوی دیگر، گاهی باید به نامه‌های اعتراض‌‌آمیز پاسخ دهیم که در این‌ صورت نیز باید با در نظر داشتن مشکل پیش‌آمده، دلیل مشکل را بیان کنیم.

بعد از بیان اعتراض یا شکایت، نوبت به گفتن اقدامی می‌رسد که انتظار داریم در ازای این تخلف صورت بگیرد. مثلا اگر کالایی خریده‌اید که به درستی کار نمی‌کند، شاید انتظار داشته باشید آن را تعویض کنند یا مبلغی را بابت خسارت پراخت کنند. در هر حالت باید آنچه به عنوان جبران این مسئله می‌خواهید را به روشنی بیان کنید.

در ادامه به چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی اعتراض‌آمیز توجه کنید.

Dear Une Morceau Public Relations office,

I wish to complain about the low-quality food I was served at Une Morceau last night. The main reason I am complaining is due to the cold and absolutely salty spaghetti I had at your restaurant. We had also ordered our stake to be well-done, which finally turned out to be burnt and crispy. This is not the first time we have come across such problems at your restaurant, and I think if they keep repeating, we need to change our mind about eating out there. To resolve this problem I would like you to provide us with a courtesy discount on our next order.

Regards,

Lucy Geralds.

ترجمه:

دفتر روابط عمومی اون مقسو

من می‌خواهم از کیفیت پایین غذایی که دیشب در رستوران «Une Morceau» دریافت کردم شکایت کنم. دلیل اصلی شکایت من، به خاطر اسپاگتی سرد و بسیار شوری است که دیشب در رستوران شما خوردم. علاوه بر این، سفارش ما استیک کاملا پخته بود اما برای ما استیک سوخته و برشته سرو شد. این اولین باری نیست که ما با چنین مشکلی در رستوران شما مواجه می‌شویم و فکر می‌کنم اگر ادامه پیدا کند، باید درباره غذاخوردن در این رستوران تجدید نظر کنیم. به‌منظور حل این مشکل، مایلیم از تخفیف در سفارش بعدی خود برخوردار شویم.

با احترام،

لوسی جرالد.

یادگیری زبان انگلیسی

Dear Customer Service Manager,

On August 7th, I bought a Silicon Power 512G memory stick at Tech Today. But unfortunately, upon connecting it to my laptop, I noticed an error that said the disk is corrupted and can't be used. I returned the memory stick back to the shop, but I didn't receive a satisfying response. The clerks believed that the device didn't work properly because it has been damaged physically which was not really the case. Therefore I am totally disappointed because I was misinterpreted and since it is not under warranty, they don't accept to change it.

To resolve the problem, I would appreciate having either the money refunded or the memory stick repaired. I have also enclosed a copy of the bill which shows the amount I have paid.

I am looking forward to a response by August 27th before asking for help from a consumer protection agency. You can also reach me at JackSmith@abc.com.

Sincerely,

Jack Smith.

ترجمه:

مدیر محترم خدمات مشتریان

در روز هفتم آگوست، من یک فلش مموری ۵۱۲ گیگابایت «Silicon Power» از فروشگاه «Tech Today» خریدم. اما متاسفانه به محض اتصال فلش مموری به لپ‌تاپم متوجه خطایی شدم که می‌گفت فلش مموری آسیب‌دیده است و نمی‌توان از آن استفاده کرد. من فلش مموری را به مغازه برگرداندم اما پاسخ رضایت‌بخشی دریافت نکردم. کارکنان فروشگاه معتقد بودند که فلش مموری به علت آسیب فیزیکی، کار نمی‌کند که البته این‌طور نبود. در نتیجه من کاملا ناامید شدم زیرا حرف من به غلط برداشت شد و چون دستگاه گارانتی تعویض ندارد، آن‌ها قبول نمی‌کنند که آن را تعویض کنند.

به‌منظور حل این مسئله، متشکر خواهم بود که یا هزینه را به من برگردانید یا فلش مموری را تعمیر کنید. همچنین یک کپی از فاکتور خرید را به این ایمیل ضمیمه کرده‌‌ام که مبلغ پرداخت‌شده را نشان می‌دهد.

من تا بیست و هفتم آگوست منتظر پاسخی از سوی شما خواهم ماند و پس از آن با موسسه حمایت از حقوق مشتری تماس خواهم گرفت. ضمنا می‌توانید از طریق ایمیل JackSmith@abc.com با من تماس بگیرید.

ارادتمند شما،

جک اسمیت.

فیلم آموزشی مرتبط

پاسخ به ایمیل‌های اعتراض‌آمیز

پاسخ به ایمیل‌های اعتراض‌آمیز بسیار مهم است. در پاسخ به این ایمیل‌ها باید چند نکته را در نظر داشت. با پاسخ‌دهی به این نوع نامه‌ها، مشتریان خود را حفظ می‌کنید و نوعی تبلیغ مثبت در ذهن مشتریان از خود به جا می‌گذارید. برای پاسخ‌گویی به این نامه‌ها، از ابتدا تا انتهای ایمیل را بخوانید و در شروع ایمیل خود، بابت عاملی که موجب عدم رضایت شده عذرخواهی کنید. در قدم بعد، دلایل احتمالی مسئله را بیان کنید و در ادامه راهکاری برای حل مشکلی که موجب عدم رضایت شده پیشنهاد دهید. در پایان، برای جبران خسارت می‌توانید امتیازاتی مانند تخفیف در خرید بعدی یا تعمیر رایگان دستگاه مورد بحث را نیز به مشتری بدهید. در ادامه به چند نمونه از این قبیل ایمیل‌ها توجه کنید.

Dear Mr. Chester

This letter is with reference to your complaint regarding the chest of tools you had ordered online on January second, 2022. The marketing team is extremely sorry that the chest of tools reached you in a bad shape. We understand that delivering the damaged item instead of the one you had purchased, might have caused inconvenience. We sincerely apologize for delivering a damaged item and we have already decided to provide you with the free delivery of an appropriate one.

Once again, please accept our sincere apologies and we look forward to serving you soon again.

Yours Sincerely,

Al Johnson, Tech Tool Marketing Manager.

ترجمه:

جناب آقای چستر

این نامه را در پاسخ به عدم رضایت شما در مورد جعبه‌ابزاری که در تاریخ دوم ژانویه 2022 به صورت آنلاین سفارش داده بودید می‌نویسم. تیم بازاریابی از اینکه جعبه ابزار به شکل نامناسبی به دست شما رسیده، متاسف است. ما متوجهیم که دریافت کالای آسیب‌دیده به جای کالایی که سفارش داده بودید ممکن است موجب ناراحتی شما شده باشد.

بابت ارسال کالای آسیب دیده واقعا عذر می‌خواهیم و تصمیم گرفته‌ایم که یک جعبه ابزار سالم، با ارسال رایگان برای شما بفرستیم. عذرخواهی ما را بپذیرید و در انتظار خدمت‌رسانی آتی به شما هستیم.

ارادتمند شما،

ال جانسون، مدیر بازاریابی Tech Tool.

نمونه ایمیل

Dear Ms. Oswald

We would like to apologize for the inconvenience you experienced on your trip on April 14th. We understand that you have gone through a frustrating experience and missed the exam due to the unfamiliarity of our driver with the district.

The drivers in our company are all equipped with Maps application, so as to find the shortest way to the destination. The application, however, doesn't perform satisfactorily on rainy days. The driver has been on his probation period and should have used other means of navigation.

We hope you accept our apologies and to make up for it, we have already decided to provide you with 4 discount codes for your next trips. At I-Taxi, customer satisfaction is something we take very seriously and anything less than ensuring you are completely happy is unacceptable. Therefore, I’m confident your next experience with us will be up to your expectations.

Best regards,

I-Taxi Public Relation Office.

ترجمه

سرکار خانم اوزوالد

پذیرای معذرت‌خواهی ما بابت ناراحتی پیش‌آمده در سفرتان در روز ۱۴ آوریل باشید. تجربه ناخوشایند شما به دلیل عدم آگاهی راننده از مسیر را درک می‌کنیم.

همه رانندگان شرکت ما به نرم‌افزار «Maps» مجهز هستند تا بتوانند نزدیک‌ترین مسیر تا مقصد را پیدا کنند. اما این نرم‌افزار در روزهای بارانی عملکرد خوبی ندارد. راننده مورد نظر نیز در دوران آزمایشی کار خود بوده است که البته باید از سایر شیوه‌های مسیریابی استفاده می‌کرده است.

امیدواریم عذرخواهی ما را بپذیرید و به‌منظور جبران این مشکل، تصمیم گرفته ایم ۴ کد تخفیف برای سفرهای آتی به شما بدهیم. در شرکت «I-Taxi» رضایت مشتری مسئله‌ مهمی است و هر کاری می‌کنیم تا رضایت کامل مشتریان حاصل شود و غیر از این قابل قبول نیست. بنابراین من اطمینان دارم تجربه بعدی شما مطابق انتظاراتتان خواهد بود.

با احترام،

دفتر روابط عمومی I-Taxi.

ایمیل برای سفارش کالا

گاهی برای سفارش کالا یا سرویسی به طور آنلاین و از طریق ایمیل مکاتبه می‌کنیم. در این نوع ایمیل‌ها نیز باید کاملا دقیق و با جزئیات سفارش خود را ثبت کنیم. پیش از هرکاری، در قسمت Subject Line از عبارت‌هایی استفاده کنید که نشان‌دهنده محتوای نامه نیز باشد. در متن ایمیل، حتما درباره نحوه پرداخت، شرایط و زمان تحویل صحبت کنید و هر نوع دستورالعمل لازم در این زمینه را ذکر کنید. در پایان نیز عنوان کنید که برای همکاری‌های آینده، بسیار مشتاق هستید. در ادامه به چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی برای سفارش کالا توجه کنید.

Dear Mr. Torres

With reference to our discussions on July 3rd, we are happy to place an order for 100 pairs of boots in black and brown for sizes 38 and 39. Here's a rewording of the conditions we agreed upon previously.

The price of each pair of boots will be $50

Shipment will be for free and it will take place within two working weeks.

In case the order doesn't get delivered by August 16th it will be canceled.

Looking forward for your prompt reply,

Ann Ley.

جناب آقای تورس

پیرو مذاکرات ما در تاریخ ۳ جولای، در نظر داریم ۱۰۰ جفت چکمه در رنگ‌های مشکی و قهوه‌ای و برای سایزهای ۳۸ و ۳۹ سفارش دهیم. در اینجا یکبار دیگر شرایط مورد توافق را بیان می‌کنیم.

  • قیمت هر جفت چکمه ۵۰ دلار خواهد بود.
  • ارسال رایگان است و در طول ۲ هفته کاری صورت خواهد گرفت.
  • در صورت عدم تحویل تا تاریخ ۱۶ آگوست، سفارش لغو خواهد شد.

لطفا در ضمیمه نامه به چکی به مبلغ ۲۵۰ دلار به عنوان پیش پرداخت دقت کنید.

منتظر پاسخ فوری شما هستم،

آن لی.

نامه‌نگاری

Dear Sales Department Manager

With reference to our business meeting, held on September 8th, and further Email correspondence, on October 2nd, we are delighted to place our first order on you for HP printers. A copy of the document containing the details about price, terms of purchase and delivery, and shipment price list which were agreed upon, is enclosed herewith.

We are quite hopeful to be have started long-term business interactions with you which will hopefully broaden due to the high quality of the merchandise.

For any further clarification, you can contact us at 6789087.

Sincerely Yours,

David Thomas.

فیلم آموزشی مرتبط

ترجمه:

پیرو ملاقات کاری که در روز هشتم سپتامبر برگزار شد، و نامه‌نگاری‌های بعد در تاریخ دوم اکتبر، خوشحایم که اولین سفارش پرینتر HP را به شما می‌دهیم. یک کپی از سندی شامل جزئیات قیمت، شرایط خرید و تحویل، و لیست هزینه‌های حمل‌و‌نقل مورد توافق به ضمیمه آمده است.

ما امیدواریم همکاری‌های بلند‌مدتی را با شما آغاز کرده باشیم که با کیفیت بالای کالاها گسترده‌تر شود.

برای اطلاعات بیشتر می‌توانید با شماره ۶۷۸۹۰۸۷ تماس بگیرید.

ارادتمند شما،

دیوید توماس.

نمونه ایمیل رسمی انگلیسی معرفی نامه یا Cover Letter

این نمونه ایمیل رسمی انگلیسی را می‌توان پرکاربردترین نوع ایمیل رسمی برای افرادی دانست که قصد مهاجرت و ادامه تحصیل یا کار در کشور دیگری را دارند. این نوع ایمیل‌ها معمولا به همراه رزومه ارسال می‌شوند و در آن‌ها نویسنده، یکبار دیگر خود را معرفی می‌کند و هدف خود از ارسال رزومه را بیان می‌کند. به عبارت دیگر، این نامه تا حدی شبیه به نامه‌های درخواست استخدام است. در ادامه به چند نمونه از این ایمیل‌ها توجه کنید.

نمونه ایمیل انگلیسی توصیه نامه

در برخی موارد شخص دیگری این نامه را برای دانشجو می‌نویسد مثلا استاد دانشگاه یا فردی که به سبب درجه علمی، قابل اعتبار و استناد به شمار می‌آید. این نوع‌ایمیل‌ها را توصیه‌نامه یا «Recommendation Letter» می‌نامیم.

Dear Capitan Stewart

As a fourth-year student in English translation, I got to know that your company is offering a job position for bilingual flight attendants, in the Times journal. While looking for more details, I got to know that the staff in your company are mostly capable of giving first aid and completely familiar with self-defense. Thus I found myself both interested and competent of benefit to Madrid Airlines.

As a native Spanish, I have done a comprehensive course in English translation and medicine. As the enclosed resume states, I graduated from university in July 2021 and have been working as a karate instructor at New Madrid Summer School. These all can serve me as an asset in that I can easily handle medical or security challenges during a flight.

I will be in Madrid next Wednesday and Thursday and I will be looking for an opportunity to discuss the flight attendant position in a sitting. Thanks for reviewing and considering my qualifications. Should you have any questions, you can reach me using the contact information listed in my resume.

Sincerely Yours,

Emma Watson.

ترجمه:

به عنوان دانشجوی سال چهارم در رشته مترجمی زبان انگلیسی، از طریق مجله تایمز متوجه شدم که شرکت شما فرصت شغلی برای مهماندار دوزبانه هواپیما ارائه می‌دهد. در خلال جستجو برای اطلاعات بیشتر، متوجه شدم که اغلب کارکنان شرکت شما در کمک‌های اولیه و دفاع‌شخصی توانمند هستند. به همین دلیل خود را شایسته و علاقه‌مند به استخدام در خطوط هوایی مادرید یافتم.

به عنوان یک اسپانیایی بومی، من دوره جامع مترجمی زبان انگلیسی و پزشکی را گذرانده‌ام. همان طور که از رزومه ضمیمه شده من پیداست، من در ماه جولای سال ۲۰۲۱ از دانشگاه فارغ‌التحصیل شدم و در سمت مربی کاراته در مدرسه تابستانی «نیو مادرید» کار کرده‌ام. همه این قابلیت‌‌ها می‌توانند من را به سرمایه کاری تبدیل کنند چرا که می‌توانم به راحتی در طول پرواز چالش‌های امنیتی یا درمانی را مدیریت کنم.

من چهارشنبه و پنجشنبه هفته آینده در مادرید خواهم بود و به دنبال فرصتی هستم که در جلسه‌ای درباره جایگاه شغلی مهماندار هواپیما صحبت کنیم. بابت مطالعه و ملاحظه توانمندی‌هایم از شما متشکرم. در صورت وجود هر گونه سوال با استفاده از اطلاعات موجود در رزومه با من تماس بگیرید.

ارادتمند شما،

اما واتسون.

فیلم آموزشی مرتبط

جمع‌بندی

در این آموزش به بررسی شیوه نگارش ایمیل رسمی و نمونه ایمیل رسمی انگلیسی پرداختیم. در ابتدا شیوه نگارش ایمیل رسمی بیان شد. در نگارش هر ایمیل رسمی، پیش از هر کار دیگر لازم است. آدرس ایمیل رسمی، موضوع معین در قسمت «Subject Line» و فونت مناسب نامه رسمی داشته باشیم. در ادامه به ضرورت کوتاه و دقیق بودن جملات، حفظ احترام و رعایت چارچوب نامه اشاره شد.

در ادامه به بررسی انواع نامه‌ و ایمیل رسمی انگلیسی پرداخته شد که به ترتیب برای سفارش و خرید کالا، درخواست، پاسخ به درخواست، شکایت و اعتراض و پاسخ به اعتراض هستند. در چند نمونه ایمیل رسمی انگلیسی، مشاهده کردید که برای بیان انواع درخواست باید روشن اما خلاصه، خواسته خود را بیان کنید. در مرحله بعد باید از گیرنده نامه بخواهید درباره مرحله بعد از نامه‌نگاری به شما اطلاع دهند.

در ایمیل‌هایی که برای بیان اعتراض هستند، لازم است با حفظ لحن محترمانه، درباره مشکل و راه حل پیشنهادی خود، بنویسید. در ایمیل‌هایی که در پاسخ به نامه‌های اعتراض‌آمیز هستند، در ابتدا عذرخواهی کنید و سپس دلیل مشکل را بیان کنید. در پایان نیز راهکاری برای حل مشکل ارائه دهید. نوع دیگر ایمیل‌های رسمی، برای سفارش دادن کالا یا خدمات نوشته می‌شوند که باید در مورد تاریخ و نحوه تحویل کالا و همچنین نحوه پرداخت هزینه به طور شفاف صحبت کرد.

در نهایت، معرفی‌نامه‌ها معمولا به همراه رزومه برای درخواست شغل یا تحصیل نوشته می‌شوند و باید دربردارنده دلیل علاقه شما به تصاحب آن جایگاه کاری یا تحصیلی باشند. توصیه‌نامه‌ها ‌نیز توسط استادان یا اشخاص معتبر، برای اعتبار بخشیدن به افراد در دانشگاه یا محل کار جدید نوشته می‌شوند و باید شاخصه‌های اخلاقی و حرفه‌ای فرد را عنوان کنند.

مطلبی که در بالا مطالعه کردید بخشی از مجموعه مطالب «مباحث متفرقه زبان انگلیسی» است. در ادامه، می‌توانید فهرست این مطالب را ببینید:

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

بر اساس رای ۱۰ نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
شما قبلا رای داده‌اید!
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

«مهدیه معیا»، فارغ‌التحصیل مقطع کارشناسی ارشد زبان و ادبیات انگلیسی است. فعالیت‌های او در زمینه تدریس، ترجمه و تولید محتوای انگلیسی بوده است و در حال حاضر با «مجله فرادرس» همکاری می‌کند.

نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

برچسب‌ها

مشاهده بیشتر