تابع Choose در گوگل شیت – آموزش استفاده به زبان ساده – تصویری

عملکرد گوگل شیت تا حدی شبیه به مغز ما است و با انجام کارهای مختلف روی مقدار زیادی داده، در نهایت به یک نتیجه یا تصمیم می‌رسد. بیشتر این کارها به صورت خودکار انجام می‌شوند و برای بهبود این فرایند ما می‌توانیم از فرمول‌ها و توابع مختلف استفاده کنیم. تابع Choose در گوگل شیت هم، چنین کاری را انجام می‌دهد و در این مطلب با نحوه کار با آن آشنا می‌شویم.

از این تابع برای یافتن داده‌ای خاص در بین مجموعه‌ای از داده‌ها استفاده می‌شود و عملکرد آن به SWITCH-CASE در زبان‌های برنامه‌نویسی شباهت دارد. نگران نباشید، کار با Choose سخت نیست و اگر در ادامه با آموزش تصویری ما همراه باشید، به سادگی با مفهوم و کارکرد آن آشنا خواهید شد.

کاربرد تابع Choose

کار این تابع درست مثل معنی فارسی آن، «انتخاب کردن» است. ما یک «Index» یا «فهرست» یا «اندیس» برای آن تعریف می‌کنیم، سپس Choose بر اساس همان اندیس، داده‌ای را در مجموعه پیدا می‌کند و نمایش می‌دهد. در واقع می‌توانیم آن را نسخه ساده‌تری از تابع VLOOKUP در نظر بگیریم. البته شاید کار با Choose راحت‌تر باشد اما نمی‌توانیم آن را برای مقادیر زیاد به کار ببریم، چون تنها تا 29 داده را پشتیبانی می‌کند.

فرمول تابع Choose در گوگل شیت

قبل از بررسی مثال‌ها، بهتر است ببینیم این تابع چگونه نوشته می‌شود. برای استفاده از Choose حداقل به دو پارامتر نیاز داریم. اما می‌شود پارامترهای بیشتر هم در صورت نیاز به آن اضافه کرد.

• اندیس یا index: این پارامتر در واقع شماره اندیسی است که تابع بر اساس آن، داده خاصی را پیدا می‌کند.
• مقدار 1 یا option1: اولین مقدار یا داده‌ای است که در فرمول ما وجود دارد. این پارامتر و مقدارهای بعدی، نشان‌دهنده مجموعه‌ای هستند که می‌خواهیم در بین آن‌ها جست و جو کنیم.

فراموش نکنید که نوشتن حداقل یک ورودی برای هر دوی این پارامترها ضروری است. به عنوان مثال، Choose(2,"Sara","Zahra","Maryam") یعنی انتخاب دومین مورد از این مجموعه داده. پس خروجی، «Zahra» خواهد بود.

• مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
  • نمایش کامل متن درون سلول های گوگل شیت |‌ به زبان ساده
  • زدن صفر قبل عدد در گوگل شیت — به زبان ساده
  • رسم نمودار گانت در گوگل شیت — به زبان ساده
  • رسم نمودار در گوگل شیت — به زبان ساده
  • ماکرو در گوگل شیت — از صفر تا صد

نحوه استفاده از تابع Choose در گوگل شیت

در حال حاضر، فرمول تابع Choose در گوگل شیت را یاد گرفته‌ایم و می‌دانیم که چه زمانی از آن استفاده می‌شود. در این مرحله نحوه کار با این تابع را در گوگل شیت یاد می‌گیریم.

ساده ترین روش کار با Choose

در این مثال از آسان‌ترین روش کار با این تابع استفاده می‌کنیم. یعنی index و optionها را درون خود فرمول می‌نویسیم.

1. ابتدا یک سلول را برای نمایش نتیجه انتخاب می‌کنیم. سپس قسمت اول فرمول را داخل آن می‌نویسیم: =Choose(
2. بعد باید ایندکس موردنظر و داده‌های خود را وارد کنیم. در اینجا ایندکس را 2 قرار داده‌ایم.
3. برای جدا کردن پارامترها، از کاما (,) استفاده می‌کنیم. اگر چنین نکنید، فرمول کار نمی‌کند.
4. حال باید Option یا مقدارها را وارد کنیم. ما در این مثال، سه مورد از آن‌ها یعنی «سارا، زهرا و مریم» را اضافه کرده‌ایم. اگر مقدارهای شما ارجاعی نیستند و مانند مثال ما، اسم هستند، باید حتما آن‌ها را در علامت نقل قول یا " " قرار دهید و به کمک علامت کاما (,) از هم جدا کنید.
5. پرانتز را می‌بندیم.

بعد از زدن دکمه Enter، تابع به‌دنبال دومین مورد این فهرست می‌گردد و سپس نتیجه، یعنی «زهرا» را در سلول نهایی نشان می‌دهد. اگر ایندکس 1 بود نتیجه مقدار اول، یعنی «سارا» می‌شد. به همین ترتیب اگر ایندکس 3 بود، سومین مقدار، یعنی «مریم» در خروجی نشان داده می‌شد.

استفاده از Choose برای اشاره به سلول‌ها

مثال قبلی روش خوبی برای درک بهتر تابع Choose در گوگل شیت بود اما شیوه مناسبی برای استفاده در دنیای واقعی نیست و محدودیت‌هایی دارد. در ادامه می‌بینیم که چطور می‌شود با این فرمول به سلول خاصی اشاره و مقدار آن را انتخاب کرد.

در مثال زیر، فرض می‌کنیم معلمی هستیم که باید 7 دانش‌آموز را در کلاس‌های ورزشی مختلف ثبت‌نام کند. برای اینکه همه‌چیز منصفانه باشد، از آن‌ها می‌خواهیم عددی بین 1 تا 7 انتخاب کنند. بعد مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

ابتدا نام دانش‌آموزان و عدد انتخابی آن‌ها را در جدولی مانند عکس زیر وارد می‌کنیم. سپس در جای دیگری از صفحه، جدولی شامل نام ورزش‌ها می‌سازیم و به هر کدام از آن‌ها عددی از 1 تا 7 اختصاص می‌دهیم.

سپس در یکی از سلول‌های ستون «ورزش انتخابی» کلیک می‌کنیم و قسمت اول فرمول را می‌نویسیم.

بعد باید پارامتر ایندکس را وارد کنیم، یعنی عددی که بر اساس آن، یک ورزش از جدول دوم انتخاب می‌شود. در این روش به‌جای استفاده مستقیم از عدد، به سلول مربوط به آن اشاره می‌کنیم. در مثال ما، این سلول، B2 است.

سپس باید مقدارها را انتخاب کنیم که در این مثال، یک مورد از جدول ورزش‌ها است. برای این کار از روش «ارجاع مطلق» (Absolute References) به‌عنوان یکی از روش های ارجاع دادن در اکسل و گوگل شیت استفاده می‌کنیم. به این منظور، قبل از نام ردیف و ستون مربوطه، علامت $ را قرار می‌دهیم. مثلا برای اشاره به سلول G2 عبارت زیر را می‌نویسیم:

$G$2

تمام سلول‌های جدول ورزش را به همین ترتیب در قسمت مقدارها وارد می‌کنیم.

پرانتز را می‌بندیم و Enter را می‌زنیم. در این مرحله، کادر پر کردن خودکار ظاهر می‌شود که در صورت تایید شما، باقی سلول‌های مربوطه را نیز به همین شکل پر می‌کند. در نهایت هر دانش‌آموز بر اساس عدد انتخابی، به یک کلاس ورزشی خواهد رفت.

ترکیب تابع Choose با توابع دیگر

می‌توانیم تابع Choose را با تابع‌های دیگر ترکیب کنیم. در ادامه، ستون جدیدی برای مثال بالا ایجاد می‌کنیم. قصد داریم این بار انتخاب ورزش برای هر دانش‌آموز را به صورت تصادفی پیش ببریم. به همین دلیل از تابع دیگری به نام RANDBETWEEN کمک می‌گیریم. این تابع برای انتخاب یک عدد تصادفی در اکسل کاربرد دارد.

در ابتدا مانند قبل سلول نتیجه را انتخاب می‌کنیم و فرمول را می‌نویسیم.

سپس به‌جای پارامتر اول، تابع RANDBETWEEN را فراخوانی می‌کنیم. برای این کار تنها کافی است نام این تابع را درون پرانتز تابع Choose بنویسیم.

سپس باید بازه‌ای برای این تابع تعیین کنیم. ما 5 عدد داریم، پس در پرانتز جلوی RANDBETWEEN پارامتر اول را «1» و بعد از گذاشتن کاما (,)، پارامتر دوم را «5» قرار می‌دهیم. به این ترتیب، تابع RANDBETWEEN، ایندکس را با انتخاب تصادفی بین 1 تا 5 به دست می‌آورد.

در این‌جا، بعد از کاما (,)، گزینه‌ها را مانند مثال قبل وارد می‌کنیم.

همان‌طور که در عکس زیر می‌بینید، ورزش‌هایی که به صورت تصادفی انتخاب شده‌اند با ستون دیگر تفاوت دارند. با این حال بعضی نام‌ها تکرار شده‌اند. پس اگر نمی‌خواهید داده تکراری در جدول شما باشد، این روش را به کار نبرید.

جایگزین های تابع Choose در گوگل شیت

همان‌طور که گفتیم، تابع Choose در گوگل شیت برای انتخاب یک مورد از بین گزینه‌های محدود کاربرد دارد اما تابع‌های دیگری مثل INDEX و MATCH هم هستند که همین کار را بدون محدودیت انجام می‌دهند.

تابع بعدی Vlookup است که به صورت عمودی در بین ستون‌ها می‌گردد و اگر گزینه مور‌دنظر شما را پیدا کرد، داده‌های مربوط به ردیف آن را نشان می‌دهد. به‌طور معمول این تابع به Choose ارجحیت دارد. Vlookup همچنین به‌جای ارجاع به سلولی خاص، با مجموعه‌ای از آن‌ها کار می‌کند. استفاده از VLOOKUP روی بازه ای از مقادیر در اکسل هم امکان‌پذیر است و به روشی مشابه انجام می‌شود.

تابع Vlookup و Choose در گوگل شیت

مهم‌ترین فرق بین این دو تابع گوگل شیت در اندازه داده‌های آن‌ها است. یعنی درحالی‌که Choose می‌تواند تنها بین 29 داده جست و جو کند، Vlookup قادر است مجموعه‌های بیشتری را بگردد. به همین دلیل زمانی که داده‌های زیادی داریم باید دومی را به کار ببریم. در ادامه با یک مثال کار با Vlookup را یاد می‌گیریم.

اینجا جدولی حاوی 4 ستون و 5 ردیف داریم. می‌خواهیم به کمک Vlookup بفهمیم کتاب مربوط به «نویسنده 2» چه موضوعی داشته است.

ابتدا نام «نویسنده 2» را در یک سلول می‌نویسیم. سپس روی سلولی خالی می‌رویم تا فرمول را وارد کنیم.

همان‌طور که می‌بینید، فرمول مربوط به این جست و جو به شکل زیر است:

• در این فرمول، «F2» نشانگر مقداری است که می‌خواهیم بر اساس آن جست و جو کنیم.
• «A2:D5» بیانگر مجموعه‌ای از سلول‌ها است که می‌خواهیم جست و جوی خود را آن‌جا انجام دهیم: یعنی از A2 تا D5.
• عدد «4» یعنی بعد از پیدا کردن ردیف، چهارمین مورد آن را نمایش دهد.
• «false» هم یعنی عبارت با شباهت کامل جست و جو شود.

سخن پایانی

در این مقاله با تعریف ساده تابع Choose در گوگل شیت آشنا شدیم. این تابع برای انتخاب یک گزینه خاص در بین یک مجموعه استفاده می‌شود. کار با آن ساده است و می‌توانید به کمک این آموزش تصویری، به طور کامل با این تابع کاربردی آشنا شوید. در نهایت برخی تابع‌های مشابه هم معرفی شده‌اند تا اگر در کار با Choose با محدودیت مواجه شدید، آن‌ها را به کار ببرید.