۱۸ اپلیکیشن مدیریت زمان کاربردی – معرفی بهترین برنامه ها
بدون هیچ تردید پیشرفت تکنولوژی عملکردهای ما را بهبود داده و امکان استفاده از منابعی فراتر از تصورمان را به ما بخشیده است. با این حال میشود گفت اگر نتوانیم به درستی با این غول بزرگ درگیر شویم، دچار مشکلاتی نیز خواهیم شد. استفاده بیش از حد از شبکههای اجتماعی و از دست دادن زمان برای انجام کارهای مفید، از خطرناکترین مضرات فناوریهای نوین و مخالف اصول مدیریت زمان هستند. این درحالی است که همین مشکل را میتوانیم به کمک اپلیکیشن های مدیریت زمان و برنامههای مشابه، به راحتی حل کنیم. از این رو، در ادامه به معرفی چندی از این برنامهها پرداختهایم که به شکلی هوشمندانه کمک میکنند از زمان خود بهترین استفاده را ببریم.
بهترین راه برای انتخاب یک برنامه درست این است که به چالشهای خود در رابطه با زمان، نگاه کنید. آیا به راحتی حواستان پرت میشود و نمیتوانید هیچ کاری را به اتمام برسانید؟ یا شاید روز خود را بدون انجام کار خاصی به پایان میرسانید و نمیفهمید وقتتان چگونه گذشته است. با بررسی این لیست و آشنایی با برنامههای مدیریت زمان، امکان بازبینی در نیازهای خود در رابطه با مدیریت وقت را خواهید داشت و به این شکل، گزینهای مطمئن و درست را برمیگزینید.
مدیریت زمان خوب چگونه است؟
مدیریت زمان به شیوه درست مستلزم برنامهریزی و تصمیمگیری آگاهانه است. همچنین لازم است که متمرکز بمانید و به وظایفی که اولویتبندی کردهاید، پایبند بمانید. همچنین مهم است در این بین به عوامل حواسپرتی توجه نکرده و تا جای ممکن از آنها دور بمانید.
چرا مدیریت زمان درست مهم است؟
مهارت مدیریت زمان موثر کمک میکند بتوانید به درستی از وقت محدود خود استفاده کنید. به این ترتیب میتوانید به شکلی برای روزهای خود برنامه بریزید که امکان به پایان رساندن کارهای مهم، بدون نیاز به تلاش اضافه، برایتان فراهم شود. بدین ترتیب خواهید توانست از وقتی که در اختیار دارید، بهترین استفاده را ببرید. اگر مهارتهای کافی برای مدیریت زمان و برنامهریزی نداشته باشید احتمال اینکه مهلت تحویل پروژهها را از دست بدهید و کار بیکیفیت تولید کنید، بیشتر میشود.
مهارتهای اساسی مدیریت زمان چه مواردی هستند؟
برخی از مهارتها و قابلیتهایی که کسب آنها کمک میکند برنامهریزی و مدیریت زمان بهتری داشته باشید عبارتند از: اولویتبندی، تصمیمگیری درست، انتخاب اهداف، چند وظیفگی، حل مشکلات، تفکر استراتژیک و زمانبندی.
1. اپلیکیشن مدیریت زمان RIZE
این برنامه برای مواقعی که نمیدانید وقتتان چگونه صرف میشود و به شکلی موثر از آن استفاده نمیکنید، مناسب است و کاربردی ظاهر میشود.
اگر در انتهای روز به خود میآیید و نمیدانید وقتتان را صرف انجام چه کارهایی کردهاید، بهتر است با برنامه Rize آشنا شوید. Rize نه تنها زمان شما را پایش میکند، بلکه دیدگاه مناسبی از زمان برای بهبود بهرهوری، ساخت عادتهای بهتر و افزایش تمرکز به شما میدهد. مزیت اصلیاش نیز این است که نیازی ندارید همه چیز را به طور دستی وارد برنامه کنید، بلکه کارها به طور خودکار انجام خواهند شد.
به کمک این اپلیکیشن مدیریت زمان میتوانید ببینید که چند ساعت کار کردهاید، چه مقدار از این زمان را متمرکز بودهاید، چه مقدار برای تغییر وظیفه استفاده شده و کدام وبسایتها بیشتر از همه حواستان را پرت کردهاند. با ویژگیها و قابلیتهای این برنامه، مدیریت زمان به کاری آسان و جالب تبدیل خواهد شد.
- دانلود برنامه Rize برای دسکتاپ (+)
2. کنترل تمام وظایف با اپلیکیشن مدیریت زمان Notion
این برنامه مناسب مواقعی است که با برنامههای افزایش بهرهوری مختلف، وقت خود را هدر میدهید.
نوشن را به چشم برنامه واحدی نگاه کنید که برنامههای مختلفی برای بهبود بهرهوری دارد. این اپلیکیشن به شما کمک میکند یادداشتهای خود را به شکلی مرتب نگهداری کنید و تمام امور خود را تنها در یک مکان پیش ببرید.
نوشن همچنین این امکان را به شما میدهد که با همکاران خود در ارتباط باشید، یادداشتها را با آنان به اشتراک بگذارید و محیطی مرکزی برای افزایش دانش و آگاهی تیم خود ایجاد کنید که تمام نیازهای مدیریت پروژه را برآورده میکند.
میتوانید از این برنامه به عنوان جایگزین لیست To-Do، برنامههای مدیریت پروژه، برنامههای یادداشتبرداری، صفحه گستردهها و مانند آن، استفاده کنید. به این شکل در زمان و هزینه صرفه جویی خواهد شد و مدیریت زمان و سازمان خود را به دست خواهید آورد.
3. افزایش انگیزه برای تمام کردن کارها با برنامه Forest
برنامهای مناسب برای وقتهایی که نمیتوانید برای تمام کردن کاری تمرکز کنید. Forest یک اپلیکیشن مدیریت زمان با عملکردی کاملا منحصر به فرد است. این برنامه سرگرمکننده به شما کمک میکند متمرکز بمانید و با تکنیک Pomodoro، کارهای خود را در فواصل زمانی کوتاه و به صورت تکهتکه انجام دهید. این تکنیک برای انجام کار در فواصل کوتاهی که تمرکز بالایی وجود دارد، طراحی شده است.
در این برنامه اگر بتوانید در طول این مدت متمرکز بمانید، درخت مجازی شما رشد خواهد کرد. اما اگر تمرکز خود را از دست بدهید، درخت خشک میشود. همانطور که از نام این برنامه پیدا است، میتوانید به کمک آن درختهایی متعدد را با رسیدگی به امور خود پرورش داده و اساسا یک جنگل کامل بسازید
Forest علاوه بر اینکه واقعا جالب و سرگرمکننده است، تمرکز روی کار را نیز افزایش میدهد. این برنامه شما را تشویق به ادامه دادن و ساخت جنگل میکند. در نهایت به کمک این جنگل میتوانید به خود و دیگران ثابت کنید که امکان متمرکز ماندن را دارید.
4. انجام کارهای بیشتر در یک روز با برنامه 135List
این نرمافزاری است برای اوقاتی که نمیدانید چه چیزهایی را باید در اولویت قرار دهید.
سادگی، کلید عملی کردن امور است و در مقابل، پیچیدگی باعث تعلل میشود. این اپلیکیشن با داشتن جدول مدیریت زمان ساده شما را راهنمایی میکند تا کارهای روزانه خود را در چند مرحله اولویتبندی کنید، لیستهای متفاوت بسازید و از قانون 1 کار بزرگ، 3 کار متوسط و 5 کار کوچک پیروی کنید. به این ترتیب وقتتان و کارهایی که دارید، ترتیب بهتری خواهند داشت. وقتی کارها را گروهبندی و اولویتبندی میکنید، رسیدگی به آنها هم سادهتر میشود.
5. اپلیکیشن مدیریت زمان Freedom و مسدود کردن عوامل حواس پرتی
اگر مدام توسط سایتها و برنامههای مختلف دچار حواس پرتی میشوید، از این برنامه استفاده کنید.
یکی از بزرگترین دزدان زمان، از دست دادن تمرکز روی کاری است که در حال انجامش هستیم. مثلا حواسمان توسط شبکه اجتماعی مورد علاقهمان پرت میشود، با بیحوصلگی به مرور آن میپردازیم و مقدار زیادی از زمان را تلف میکنیم. با مسدود کردن وبسایتها و برنامههایی که میدانید حواسپرتکن هستند، میتوانید بیشتر روی کار خود تمرکز کنید.
همه ما نقطه ضعفهایی در برخورد با برخی سایتها و شبکههای اجتماعی داریم و نمیتوانیم از آنها دل بکنیم. Freedom کمک میکند زمان خود را بهتر مدیریت کنید و از عوامل حواسپرتی دور بمانید. به این شکل امکان استفاده موثرتر از زمان خود را خواهید داشت.
6. اپلیکیشن Spark برای مدیریت ایمیلها
هیچ وقت نمیتوانید به تمام ایمیلهای خود برسید و خود را برده آنها میدانید؟ برنامه Spark را امتحان کنید.
حتی با وجود صدها ابزار ارتباطی جدید، ایمیلها هنوز هم محبوبیت فراوان داشته و هنوز هم مورد استفاده قرار میگیرند. مهم نیست که شغل شما چیست، کنترل و مدیریت ایمیلها، کلید داشتن بهرهوری بیشتر است. از اینکه ببینید بدون داشتن ساختار یا اتوماسیونی برای کنترل ایمیلها، چه مقدار زمان تلف میشود، شوکه خواهید شد. طبق یک نظر سنجی که توسط Adobe انجام شده، افراد در محل کار خود، حداقل 3.1 ساعت را صرف بررسی و خواندن ایمیلها میکنند.
برنامه Spark ویژگیهای زیادی دارد، از حذف عوامل حواسپرتی گرفته تا اطلاعرسانی درباره ایمیلهای مهم و به تعویق انداختن ایمیلها. همچنین میتوانید با ارسال ایمیل به Task Manager خود، وظایف جدید را به لیست «کارهایی که باید انجام شوند» یا به اصطلاح To-Do اضافه کنید. به کمک الگوها امکان پاسخگویی سریع را دارید و همچنین با اعلانها، به شما یادآوری میشود که ایمیلها را پیگیری کنید یا برای بررسی آنها، زمانبندی بهخصوصی داشته باشید.
- دانلود برنامه Spark برای دسکتاپ (+)
7. اپلیکیشن Serene برای تمرکز روی کارهای در دست
وقتهایی که مدام حواستان پرت میشود و تمرکز ندارید، به نرمافزار Serene مراجعه کنید.
یکی از مهمترین دلایل اتلاف وقت، تسلیم شدن در برابر حواسپرتیها، انجام چند کار به صورت همزمان و در نتیجه،عدم رسیدگی به امور است. اپلیکیشن مدیریت زمان Serene میتواند در سه مرحله آسان، بهرهوری شما را یک پله بالاتر ببرد و کمک میکند کارهای بیشتری را در طول روز انجام دهید.
- دانلود برنامه Serene برای دسکتاپ (+)
این برنامه کمک میکند:
- برای روز خود برنامه داشته باشید: وظایف و اهداف هر روز خود و زمان انجام آنها را تعریف کنید.
- عوامل حواس پرتی را مسدود سازید: هنگام شروع یک وظیفه، Serene، وبسایتها را مسدود کرده و وضعیت شما را به حالت «در دسترس نیست» تغییر میدهد. به این شکل، عوامل حواسپرتی از بین میروند.
- تمرکز خود را افزایش دهید: این برنامه با تنظیم تایمر، پخش موسیقی، اختصاص دادن زمانی به استرحت و موارد مشابه، کمک میکند تمرکز خود را حفظ کنید.
8. اپلیکیشن مدیریت زمان Fathom.Video
بهتر است برای یادداشتبرداری در جلسات و تمرکز همزمان روی اطلاعات مهم، از این برنامه استفاده کنید تا وقتتان هدر نرود.
از زمان همهگیری بیماری کرونا، برنامه Zoom در سراسر جهان، میلیونها بار دانلود شده است. اگرچه این برنامه تاثیر شگرفی در افزایش بهرهوری داشته اما باید زمان زیادی را برای یادداشتبرداری و ثبت اطلاعات مهم هنگام کار با آن تلف کنید. و به این شکل، توجه خود را نسبت به آنچه واقعا در جلسه جریان دارد، از دست میدهید.
برنامه Fathom یک ابزار مدیریت زمان عالی برای جلسات بوده و استفاده از آن نیز بسیار راحت است. به کمک آن میتوانید قسمتهای مهم هر جلسه مانند تصمیمات، سوالات و موارد دیگر را نوشته و برجسته کنید.
- دانلود برنامه Fathom برای دسکتاپ (+)
تمام این موارد همراه با رونوشت جلسه، پس از اتمام کار برایتان ارسال خواهند شد. همچنین این ابزار یادداشتهای شما را با Hubspot ،Salesforce و سایر پلتفرمهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، تطبیق داده و به طور خودکار همگامسازی میکند.
9. برنامه MyLifeOrganized برای مدیریت موثر کارهای باقیمانده
برای مرتب کردن فهرست کارهای باقیمانده یا همان لیستهای To-Do و یافتن کاری که باید تمرکز خود را به آن اختصاص دهید، این برنامه را دانلود کنید.
بهترین رویکردهای مدیریت زمان شامل استفاده از لیستهای To-Do و داشتن سیستمی برای مدیریت وظایف میشوند. با این حال حتی با وجود اپلیکیشن های مدیریت زمان و کارهای ضروری هم انجام این عمل ممکن است برای افراد خستهکننده باشد. اینجاست که برنامه MLO وارد میدان میشود.
این اپلیکیشن مدیریت زمان کمک میکند روی کاری که برای رسیدن به هدف خود باید انجام دهید، متمرکز بمانید. MLO یکی از بهترین برنامههای مدیریتی برای تمرکز روی وظایف است و به طور خودکار لیستهای To-Do را همراه با اقدامات اولویتدار برای شما ایجاد میکند تا بتوانید پیشرفت خود را به شکلی ساختارمند و موثر دنبال کنید.
10. اپلیکیشن مدیریت زمان 1Password برای یادآوری تمام رمزهای عبور
اگر به طور مداوم رمز عبورهای خود را فراموش و زمان زیادی را برای یادآوری یا بازیابی آنها تلف میکنید، حتما این برنامه را بررسی کنید.
چقدر زمان صرف جستوجوی جزئیات ورود به حساب یا تنظیم رمز عبور مجدد صرف میکنید؟ 1Passwordیک اپلیکیشن مدیریت زمان ضروری است، زیرا به شما امکان میدهد تمام رمزعبورهای خود را در پایگاه دادهای رمزگذاری شده نگه دارید. پایگاه دادهای که خود با یک رمز عبور اصلی محافظت میشود.
بر اساس تحقیقات انجام شده، بیش از نیمی از افراد به طور متوسط مجبور به تنظیم مجدد پنج رمز عبور در ماه می شوند. این برنامه باعث صرفهجویی در زمان شما هنگام فراموشی رمزها و نیاز به بازیابی آنها میشود. همچنین به شما اجازه میدهد از رمزهای متفاوت برای حسابهای کاربری مختلف استفاده کنید تا امنیت بیشتری داشته باشید.
11. برنامه زنگ هشدار Alarmy
برای راحتتر از خواب بیدار شدن و گوش دادن به اولین زنگ هشدار باید از این برنامه کمک بگیرید.
زود بیدار شدن برای اینکه وقتی برای خود داشته باشید و خودتان را آماده کنید، ضروری بوده و کمک میکند بر روزتان تسلط پیدا کنید. این برنامه، با ارائه چالشها و پازلهای مختلفی که باید حل شوند، کمک میکند خواب بیش از حد و به تعویق انداختن زنگ هشدار شکلی غیر ممکن به خود بگیرد.
مثلا ممکن است برنامه از شما بخواهد یک عکس سلفی بگیرید، عملیات ریاضی انجام دهید، بازیهای مرتبط با حافظه را پشت سر بگذارید یا هر چیزی مشابه دیگری. زمانی که مشغول انجام چنین چالشی هستید، کاملا بیدار میشوید و ذهن کمکم هشیاری خود را به دست میآورد.
در نهایت باید افزود گزینههای دیگری مانند شخصیسازی صدای زنگ هشدار و امکان ضبط کردن احساستان نیز در این برنامه وجود دارد.
12. برنامه focus@will برای افزایش دامنه توجه
این برنامه برای کسانی که در متمرکز کردن توجه خود مشکل دارند، بسیار مفید ظاهر میشود.
این اپلیکیشن مدیریت زمان شگفت انگیز، علوم اعصاب و موسیقی را برای افزایش بهرهوری شما ترکیب میکند. به گفته توسعهدهندگان، میشود با استفاده از برنامه Focus@will دامنه توجه را تا 400 درصد افزایش داد. همین باعث میشود این برنامه یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان باشد.
Focus@will به خصوص برای افرادی مفید است که تمرکز کردن برای درس خواندن، کار کردن یا مطالعه، برایشان کاری طاقتفرسا محسوب میشود. به علاوه این برنامه در کنترل ADD - که یکی از انواع اختلالات یادگیری رایج است - نیز بسیار مفید واقع شده و در افزایش کارایی به شما کمک میکند.
13. نرمافزار Alfred برای ارتباط با کامپیوتر به روشی هوشمندانه
با این برنامه دیگر وقت خود را برای پیدا کردن فایلها روی کامپیوتر هدر نخواهید داد.
این ابزار کوچک و ساده این امکان را به شما میدهد که تنها با چند کلیک، به اسناد، فایلهای مربوط به پروژه، پوشهها و بوکمارکهای خود دسترسی داشته باشید.
این یکی از روشهای موثر مدیریت زمان است و کمک میکند وقت کمتری را برای جستوجوی آنچه به دنبالش هستید، هدر دهید. البته تنها مشکل این است که این برنامه فقط روی سیستم عامل macOS کار میکند.
- دانلود برنامه Alfred برای macOS (+)
14. اپلیکیشن Habitica، برنامهای برای تبدیل عادتها به بازی
این نرمافزار، ساخت عادت را به فعالیتی جالب تبدیل میکند که نمیتوانید از آن دست بکشید.
ساخت عادات جدید میتواند علاوه بر صرفهجویی در زمان، وقت شما را هدر بدهد. از طرف دیگر میزان خلاقیت شما به عادتهایتان بستگی دارد. مشکل اینجاست که هیجان و انگیزه اولیه برای ایجاد عادت جدید، سریع از بین میرود و زمانی که در این مسیر ثبات قدم وجود نداشته باشد، هرگز عادت جدیدی ساخته نخواهد شد.
- مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
در این مرحله، اپلیکیشن Habitica دستیار شما میشود تا به موفقیت برسید. این برنامه اهداف، لیستهای To-Do و عادتهای شما را پایش میکند. به کمک امکاناتی نظیر پاداشها و تنبیهها در این برنامه نیز میتوانید برای رسیدن به اهداف و عادات جدید، ثابت قدم بمانید. به علاوه مسیر لذتبخشی را نیز برای انجام کارها طی خواهید کرد.
15. برنامه تبدیل صدا به متن Google Docs
به کمک این برنامه، دست از تایپ کردن متنهای بلند بردارید و زمان بیشتری برای انجام وظایف مهم خرج کنید.
یکی از برنامههای محبوب یادداشتبرداری و نوشتن، گوگل داک (Google Docs) است. چه در حال تایپ ایمیلهای طولانی باشید، چه در حال خواندن چیزی که میخواهید تایپ کنید و چه پیادهسازی افکار خود، دیگر نیازی به صرف وقت برای تایپ کردن آنها نیست.
هر زمان که فکر کردید تایپ کردن وقتتان را میگیرد و نمیخواهید این کار را انجام دهید، کافی است دکمه تایپ صوتی را در این برنامه بزنید و شروع به صحبت کنید و گوگل همه چیز را ضبط و به متن تبدیل میکند. تنها نقطه ضعف برنامه این است که برای استفاده از آن باید با گوگل کروم کار کنید، با این حال ارزش دانلود و امتحان کردن را دارد و حتما در زمان صرفهجویی خواهد کرد.
- دانلود افزونه تایپ متنی Google Docs برای گوگل کروم (+)
16. اپلیکیشن مدیریت زمان Quire برای شکوفا کردن ایدهها
در صورتی که کار تیمی برایتان سخت است، گردش کار ندارید و وظایف سخت به نظر میرسند، این برنامه را حتما امتحان کنید.
Quire نیز یکی دیگر از اپلیکیشن های مدیریت زمان معرکه این لیست است که به افزایش بهرهوری تیمها کمک میکند. نقطه قوت این برنامه، سادگی همکاری با دیگران و به اشتراکگذاری موارد مختلف است. از طریق روشهای مختلف مدیریت زمان در این برنامه میتوانید گردش کار خود را بر اساس نیازها و ترجیحات تیم، پیش ببرید و آنها سادهسازی کنید.
17. سادهترین شکل برنامهریزی با نرمافزار Doodle
صرف زمان بیش از اندازه برای هماهنگيها و مدیریت یک روز به شکلی که همه افراد بتوانند در کنار هم کار کنند، کاری طاقتفرسا است، در این شرایط است که اپلیکیشن مدیریت زمان Doodle به کمکتان میآید.
مهم نیست که میخواهید مهمانی ترتیب دهید یا جلسه کاری مهمی برگزار کنید، Doodle گزینهها و زمانهای موجود را برای همه ارسال و انتخاب آنها را ردیابی میکند. به این شکل، تمام افراد در جریان همه رویدادهای جاری و آینده باقی میمانند. همچنین برای همکاری آسانتر تیمها، این برنامه با برخی ابزارهای شخص ثالث مانند Zoom ،Google Meet ،Outlook ،Microsoft Teams و Zapier نیز همگامسازی میشود.
- سایت رسمی دانلود برنامه Doodle برای دسکتاپ (+)
18. برنامه DropBox برای ذخیره و ارسال فایلهای حجیم
اگر نمیخواهید از این به بعد زمان زیادی را صرف ارسال فایلهای سنگین کنید، این برنامه را در لیست خود قرار دهید.
DropBox در صدر لیست برنامههایی قرار دارد که به شما کمک میکنند انواع محتوا را از کامپیوتر خود به دستگاههای دیگر منتقل کنید و از هر جای دیگری به آنها دسترسی داشته باشید. به کمک این برنامه میتوانید در کمترین زمان، فایلهای مهم را مشاهده و بررسی کنید یا به اشتراک بگذارید. این راهی آسان برای اشتراکگذاری فایلها با افراد دیگر برای بهبود بهره وری است.
سخن نهایی
لیست بالا، شامل بهترین اپلیکیشن های مدیریت زمان است. به کمک آنها میتوانید هر مشکلی را که شما را از رسیدن به اهداف و انجام کارهایتان باز میدارد، از میان بردارید. برای هر برنامه، توضیحی وجود دارد که میگوید این نرمافزار بیشتر مناسب چه نیازی است و کدام مشکل را حل میکند. به علاوه لینک دانلود تمامی نسخههای موجود از برنامهها را نیز میتوانید در هر بخش از مطلب ببینید. بنابراین پیشنهاد میکنیم گزینه مناسب را همان لحظه دانلود و امتحان کنید.