تعریف مذاکره چیست؟ – به زبان ساده
- می‌آموزید که مذاکره چگونه ابزاری برای توافق استراتژیک است.
- اهمیت research و برنامه‌ریزی پیش از شروع مذاکره را یاد می‌گیرید.
- فرایند مذاکره را از آماده‌سازی تا ثبت توافق خواهید شناخت.
- تکنیک‌های موثر چانه‌زنی و انعطاف در برخورد را یاد می‌گیرید.
- با نقش گوش دادن فعالانه و شفاف‌سازی در موفقیت مذاکره آشنا می‌شوید.
- اهمیت مستندسازی، شفافیت انتظارات و تعهدات را خواهید آموخت.
تعریف مذاکره چیست؟
این تعاریف در کنار یکدیگر، بخش اعظمی از مذاکراتی که ما در جریان زندگی شخصی و کاری و هنگام تعامل با آشنایان و غریبه‌ها پشت سر می‌گذاریم را توصیف می‌کنند.
مذاکره چطور انجام می‌شود؟
شرکت‌کنندگان معمولا سعی می‌کنند پیش از آغاز جلسه مذاکره از نقاط قوت و ضعف طرف مقابل سر در بیاورند، خود را برای دفاع از جایگاه‌شان آماده می‌کنند و به بررسی بحث‌های متقابلی مشغول می‌شوند که قادر به مطرح‌سازی آن‌ها در حین مذاکره خواهند بود.
مدت‌زمان مذاکره هم بستگی به شرایط برگزاری آن دارد. گاهی از اوقات گفتگوها ظرف تنها چند دقیقه به پایان می‌رسند، اما در موارد پیچیده‌تر می‌توانند به مراتب بیشتر زمان ببرند. برای مثال خریدار و فروشنده اتومبیل ممکن است بین چند دقیقه تا چند ساعت با یکدیگر چانه بزنند. از سوی دیگر، دولت دو یا چند کشور ممکن است برای ماه‌ها و یا سال‌ها به مذاکره ادامه دهند تا بالاخره توافق حاصل شود.
مذاکره در چه شرایطی اتفاق می‌افتد؟
بسیاری از مردم تصور می‌کنند که قیمت‌ها و پیشنهادها، نهایی و مقطوع هستند. اما چنین چیزی لزوما حقیقت ندارد. در واقع بسیاری از محصولات قیمتی انعطاف‌پذیر دارند.
مذاکره می‌تواند یکی از اصلی‌ترین ابزارهای شما برای دستیابی به توافق در سناریوهای گوناگون باشد و در چنین مواردی به شما کمک کند:
- کاهش بدهی‌ها
- پایین آوردن قیمت فروش یک خانه
- بهبود شرایط یک قرارداد
- دستیابی به توافقی بهتر هنگام خرید اتومبیل
فاکتورهای کلیدی در مذاکره
حالا که تعریف مذاکره و نحوه شکل‌گیری آن را می‌دانیم، لازم است به سراغ عناصر یا فاکتورهایی کلیدی برویم که نقشی اساسی در موفقیت مذاکرات شما ایفا می‌کنند:
- طرفین دخیل: چه افرادی در جلسه مذاکره حضور یافته‌اند و چه منافعی دارند؟ پیشینه آن‌ها چیست و چطور بر جایگاه‌شان در مباحثات اثر می‌گذارد؟
- روابط: ارتباط میان هر یک از طرفین و واسطه‌های آن‌ها در مذاکره چیست؟ دو طرف چطور به یکدیگر متصل شده‌اند و هر یک چه نقشی در پیشبرد فرایند مذاکره ایفا می‌کند؟
- برقراری ارتباط: چطور می‌توان نیازهای هر طرف را به بهترین شکل ممکن بیان کرد تا توافقی قابل پذیرش برای همه به دست آید؟ موثرترین راه برای دستیابی به نتایج مطلوب و برطرف‌سازی نیازها چیست؟ هر طرف چطور می‌تواند مطمئن شود که دغدغه‌هایش شنیده می‌شوند؟
- جایگزین‌ها: آیا جایگزینی برای آنچه هر طرف در ابتدا می‌خواهد وجود دارد؟ اگر توافق مستقیم امکان‌پذیر نیست، شاید بتوان بر سر خروجی‌های جایگزین مذاکره کرد.
- گزینه‌های واقع‌گرایانه: چه گزینه‌هایی دست یافتنی به حساب می‌آیند؟ آیا طرفین از خود انعطاف‌پذیری به نمایش می‌گذارند؟
- ادعاهای معتبر: آیا درخواست‌ها و وعده‌های هر یک از طرفین مشروع و معتبر است؟ طرف مقابل قادر به ارائه چه شواهدی است که نشان دهند خواسته‌ها و ادعاهایی صحیح دارد؟ پایبندی به مقاد قرارداد چطور تضمین می‌شود؟
- سطح تعهد: میزان تعهد مورد نیاز برای دستیابی به یک خروجی مشخص در مذاکره چیست؟ هر طرف چه خطراتی را احساس می‌کند و باید چقدر برای دستیابی به نتایج مطلوب، دست به تلاش بزند؟
مراحل مذاکره
در تعریف مذاکره باید به این نکته اشاره کنیم که مذاکره عنصری مهم در زندگی روزمره همه ما به حساب می‌آید. در واقع بسیاری از اوقات بدون اینکه خود متوجه باشیم، به مذاکره و چانه‌زنی با دیگران مشغول می‌شویم. لازم نیست حتما لباسی رسمی به تن داشته باشید و وارد اتاق کنفرانس شوید تا مذاکره‌ای را پشت سر بگذارید. یک گفتگوی ساده با فرزندتان راجع به ساعت بازگشت به منزل هم می‌تواند مذاکره‌ای تمام‌عیار به حساب آید. اگر بخواهیم به خوبی با تعریف مذاکره آشنا شویم، لازم است گام‌های مختلف این فرایند را نیز بشناسیم. این گام‌ها را در ادامه آورده‌ایم.
آماده شدن
نخستین مرحله مذاکره نیازمند انبوهی تلاش برای آمادگی کامل است. اگر به شکلی غیر آماده وارد جلسه مذاکره شوید، شانس موفقیت خود را به مقدار قابل توجهی پایین می‌آورید. معمولا در ابتدا باید فونداسیونی برای تمام موضوع بنا کرد و به چند سوال کلیدی پاسخ داد:
- انتظارات شما چیست؟
- امیدوار به کسب چه امتیازاتی هستید؟
- حاضر به چه سازشگری‌هایی خواهید بود؟
- چه می‌شود اگر به هدف غایی خود دست پیدا نکنید؟
در این مرحله لازم است راجع به استراتژی مذاکره خود و رویکردهایی که در پیش خواهید گرفت، تصمیم‌گیری کنید. آیا می‌خواهید هجومی رفتار کنید یا دوستانه و سازشگرانه؟ استراتژی شما باید براساس هدفی که در غایی‌ترین حالت به دنبال آن هستید شکل بگیرد. بنابراین دست به پژوهش زده و بیشترین اطلاعات ممکن را راجع به شخصی که آن سوی میز خواهد نشست به دست آورید.
برای مثال هنگامی که با مدیر خود ملاقات می‌کنید، تمام اطلاعات مورد نیاز برای نمایش اینکه چرا لایق افزایش حقوق هستید را با خود داشته باشید. مثال‌های ملموس از موفقیت‌هایتان و نتایج کمّی و قابل اندازه‌گیری در کنار شهادت همکاران و مشتریان باعث می‌شود شانس خود را برای دستیابی به افزایش حقوقی که به دنبالش می‌گردید، افزایش دهید.
تبادل اطلاعات
حالا که فونداسیون لازم برای برگزاری جلسه مذاکره بنا شده، نوبت به آن می‌رسد که همراه با طرف دیگری پشت میز بنشینید که احتمالا او نیز مشق‌های خود را نوشته است. در اینجاست که بحث اولیه شکل می‌گیرد و هرکسی اطلاعات ضروری را با دیگری به اشتراک می‌گذارد تا دستیابی به هدف غایی آسان‌تر شود.
در این مرحله، برقراری ارتباط موثر حرف اول و آخر را می‌زند. هدایت کردن گفتگوها در مسیری که بهترین نتایج را به همراه آورد، مهارتی بسیار مهم است. این یعنی نباید چشم‌تان را به روی جزییات ببندید و هرچه با گشاده‌رویی بیشتری مکالمه کنید، در ادامه نیازمند رسیدگی به نکات کوچک و بزرگ کمتری خواهید بود.
بنابراین اگر در حال مذاکره بر سر یک قرارداد کاری هستید، هرگونه جزییاتی که به نظرتان می‌رسد را با دیگری به اشتراک گذاشته و در عین حال خواستار اطلاعاتی کامل راجع به شرایط کاری و آنچه قرار است به انجام برسانید شوید. این کار را هم می‌توان به صورت کلامی انجام داد و هم از اسناد متنی و ارائه‌ها کمک گرفت.
شفاف‌سازی
تا این لحظه، هر دو طرف جایگاه خود را تشریح کرده‌اند. بنابراین باید تاکنون بدانید که طرف دیگر به دنبال چه می‌گردد و او نیز از خواسته شما باخبر باشد. این گام واقعا مهم است، زیرا باید اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف ذهنیتی یکسان را دنبال کرده و هیچ‌گونه سوء تفاهمی به وجود نیامده است. اگر مشکلاتی وجود دارد که باید رفع و رجوع شوند یا خواستار اطلاعاتی به‌خصوص هستید یا سوالاتی بی‌پاسخ دارید، همین حالا باید راجع به تمامی آن‌ها صحبت کنید. از سوی دیگر مطمئن شوید که تمام گره‌های ذهنی طرف روبه‌رو هم باز شده‌اند.
چانه‌زنی
اتمام کار
زمانی که هر دو طرف از نتایج گفتگوها راضی بودند، نوبت به پایان دادن به روند مذاکرات می‌رسد. برای جمع‌بندی باید به توافقی واضح برای هر دو طرف رسید و آن را چه به صورت کلامی و چه در قالب اسناد متنی، رسمی کرد. اسناد رسمی معمولا گزینه‌ای بهتر به حساب می‌آیند، زیرا جایگاه و وظایف هر طرف را به وضوح مشخص می‌کنند. بسیار مهم است که جزییات و انتظارات هر طرف کاملا واضح باشند. بد نیست به تبعات عدم پایبندی هر یک از طرفین به توافق نیز فکر و آن را در قرارداد درج کنید.
مهارت‌های ضروری برای مذاکره‌کنندگان
اما فارغ از اینکه در کدام قسمت از این طیف قرار می‌گیرید، لازم است روی چند مهارت کلیدی کار کنید. برخی از آن‌ها را در ادامه آورده‌ایم:
- مهارت‌های نرم
- شنوایی فعالانه
- تفکر انتقادی و تفکر استراتژیک
- توانایی کار کردن تحت فشار
- نظم دادن به افکار
- متقاعدسازی
- انعطاف‌پذیری
- هوشمندی و آمادگی
سخن پایانی و پاسخ به چند سوال رایج راجع به تعریف مذاکره
مذاکره‌کنندگان خوب چه ویژگی‌هایی دارند؟
از جمله ویژگی‌های برجسته و کلیدی یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای می‌توان به توانایی شنوایی فعالانه، تفکر تحت فشار، نکته‌سنجی و تمایل به سازشگری اشاره کرد. از سوی دیگر بهره‌مندی از مهارت متقاعدسازی هم بسیار مهم بوده و در حالت ایده‌آل، با دانشی عظیم راجع به طرف روبه‌رو پای میز مذاکره می‌روید.
چطور بر سر حقوق و دستمزد مذاکره کنیم؟
بهترین راه برای مذاکره بر سر حقوق و دستمزد این است که به شکلی آماده وارد جلسه شوید. به مثال‌هایی واضح و ملموس اشاره کنید که نشان می‌دهند چرا لیاقت افزایش حقوق را دارید. اگر بتوانید موفقیت خود را با آمار و ارقام به نمایش بگذارید و از همکاران و مشتریان توصیه‌نامه بگیرید، در آن صورت شانس بیشتری برای دستیابی به حقوق دلخواه‌تان خواهید داشت.
مطلبی که در بالا مطالعه کردید بخشی از مجموعه مطالب «چگونه مذاکره کنیم ؟ — آموزش رایگان مهارت مذاکره» است. در ادامه، می‌توانید فهرست این مطالب را ببینید:
- تعریف مذاکره چیست؟ – به زبان ساده(همین مطلب)
- مذاکره چیست و چگونه مهارت مذاکره را تقویت کنیم؟
- نحوه شروع مذاکره چگونه باید باشد و از کدام نقطه شروع کنیم؟
- مراحل مذاکره – ۸ مرحله مهم در فرآیند مذاکره که باید بدانید
- اصول مذاکره که باید بدانید – 13 اصل کلیدی برای مذاکره موفق
- انواع مذاکره و کاربردهای آن ها — توضیحات کامل و دانستنی های مهم
- بهترین کتاب های مذاکره که باید بخوانید – معرفی ۱۱ کتاب
- بتنا در مذاکره چیست ؟ – توضیح کامل کاربرد BATNA در مذاکره
- نقطه ترک مذاکره چیست و چه زمان به مذاکره خاتمه دهیم ؟
- قانون پل طلایی در مذاکره چیست و چه کاربرد و اثری دارد؟
- عوامل موثر بر مذاکره کدام هستند؟ — دانستنی های مهم
- فنون مذاکره چیست و چطور در مذاکره ها برنده باشیم؟ — راهنمای کاملاً کاربردی
- ۵ مهارت مذاکره که باید بدانید + ۱۵ راه بهبود و افزایش مهارت
- معرفی بهترین کتاب اصول و فنون مذاکره — عناوینی که باید بخوانید
- تکنیک های مذاکره که باید بدانید – ۱۵ تکنیک موثر + مثال
- ترفندهای مذاکره و تله های مذاکره که باید بدانید – ۴ نکته کلیدی
- آموزش مذاکره به زبان ساده — تکنیک هایی که باید بدانید
- مذاکره برد برد چیست ؟ — تعریف، روش ها و مثال
- تفاوت مناظره و مذاکره چیست؟ – کاربردها + مزایا و معایب
- اصول و فنون مذاکره در فروش — تکینکها و استراتژی هایی که باید بدانید
- آموزش مذاکره برای حقوق و دستمزد — کاربردی و گام به گام
- استراتژی کالباسی در مذاکره چیست ؟ – توضیح کامل به زبان ساده
- بازی اولتیماتوم در مذاکره چیست و چه اثر و کاربردی دارد؟
مطالب مجله فرادرس را در جستجوی گوگل سریع‌تر ببینید
