مهارت های ارتباطی در مصاحبه – ۱۲ نکته طلایی برای افزایش شانس استخدام
مهارت های ارتباطی در مصاحبه شامل تواناییهایی مانند گوش دادن فعال و بیان شفاف ایدهها در قالب خاطرات است. این مهارتها تأثیر زیادی بر نحوه ارزیابی مصاحبهکنندگان و شکلگیری اعتماد به کارجو دارد. همچنین، برخورد حرفهای و توجه به زبان بدن میتواند نقش مهمی در تقویت مهارتهای تعامل و ارتباط و ایجاد تصویری مثبت از مصاحبه شونده داشته باشد. در این مطلب از مجله فرادرس، با اصلیترین مهارت های ارتباطی در مصاحبه شغلی آشنا میشویم و در انتها، تمام تکنیکهای ارتباطی را در جدول جمعبندی مرور میکنیم.
- با مهارت های ارتباطی در مصاحبه آشنا میشویم.
- با مثالهای عینی، کاربرد این نکات را در مصاحبه متوجه میشویم.
- در جدول جمعبندی انتهای مطلب، تمام نکات عملیاتی را مرور میکنیم.
- به سؤالات متداول در این حوزه پاسخ میدهیم.
مهمترین مهارت های ارتباطی در مصاحبه چیست؟
مهمترین نکات مربوط به مهارت های ارتباطی در مصاحبه را در زیر مشاهده میکنیم.
- به سؤالات مصاحبه در چارچوب STAR پاسخ دهیم.
- موفقیتها را در قالب خاطرات بیان کنیم.
- ارتباط غیرکلامی موثر داشته باشیم.
- با پوشش مناسب در جلسه حاضر شویم.
- واضح و شمرده صحبت کنیم.
- از تکنیکهای گوش دادن فعال استفاده کنیم.
- دیدگاه محترمانهای از کارفرماهای گذشته ارائه دهیم.
- از حاشیهپردازی اجتناب کنیم.
- حالت دفاعی در پاسخ به سؤالات دشوار نگیریم.
- صحبتهای خود را با فرهنگ سازمانی هماهنگ کنیم.
- پرسشهای هوشمندانه مطرح کنیم.
- در جلسه آنلاین بر مهارتهای تکنولوژی مسلط باشیم.
حال که میدانیم مهمترین مهارت های ارتباطی در مصاحبه چیست، در ادامه هر کدام از آنها را بهطور دقیق توضیح میدهیم.
پیش از شروع، پیشنهاد میکنیم با مشاهده فیلم آموزش مهارت های برقراری ارتباط موثر در سازمان ها از فرادرس، با اصول و نکات ارتباط موثر آشنایی پیدا کنید.
۱) پاسخ به سوالات در چارچوب STAR
بسیاری از پرسشهای کارشناسان جذب و استخدام در فرآیند مصاحبه با هدف شناسایی رفتار کارجو در موقعیتهای مختلف پرسیده میشوند. برای پاسخ دادن به این نوع از پرسشها، میتوانیم از مدل STAR استفاده کنیم. در زیر اجزای این مدل را توضیح میدهیم.
- «موقعیت» (Situation): توضیح شرایطی که اتفاق افتاده است.
- «وظیفه» (Task): شفاف کردن مسئولیتی که در آن موقعیت بر عهده داشتهایم.
- «عملکرد» (Action): توضیح دقیق اقداماتی که در آن موقعیت داشتهایم.
- «نتیجه» (Result): بیان روشن نتیجه نهایی که از اقدامات ما بهدست آمد.
کارجویان با استفاده از شیوه STAR، تمام اطلاعات مورد نیاز مصاحبهکننده را بدون نیاز به سؤالات بیشتر در اختیار او قرار میدهند و مسیر جلسه را هموار میکنند. این تجربه خوب به افراد دارای مهارت های ارتباطی در مصاحبه کمک میکند تا شانس پذیرش خود را افزایش دهند.
مثال از پاسخدهی با چارچوب STAR
کارجویی در جلسه مصاحبه برای موقعیت شغلی «کارشناس حسابداری»، با سؤال مصاحبهکننده در مورد «نحوه واکنش به اختلاف» مواجه شد. در زیر گفتگوی آنها را توضیح میدهیم.
مصاحبهکننده سؤال میکند که «هنگام اختلاف نظر با همکاران، چه واکنشی نشان میدهید؟». در جواب، کارجو تلاش میکند تا با ساختار STAR، یکی از موقعیتهای چالشبرانگیز را از تجربیات گذشته توضیح دهد.
در زیر پاسخ این کارجو را مبتنی بر ساختار STAR بیان میکنیم.
- موقعیت: در شرکت قبل ما انتهای هر دادههای مالی طول ماه را گردآوری میکردیم و گزارش مالی را به مدیرعامل ارائه میدادیم.
- وظیفه: این فرآیند با فعالیت مشترک تمام تیم مالی انجام میشد اما همکارم چند بار اطلاعات موردنیاز تیم را با تأخیر ارسال کرد و این موضوع زمانبندی گزارشدهی را تحت تأثیر قرار داده بود.
- عملکرد: من بدون قضاوت اولیه و ابراز خشم، شیوه فعالیت همکارم را ارزیابی کردم و متوجه شدم او به بخشی از اطلاعات دسترسی منظمی ندارد. بنابراین با کمک او، یک فایل مشترک و با زمانبندی مشخص برای بهروزرسانی اطلاعات ایجاد کردیم.
- نتیجه: آمادهسازی فایل مشترک به ما کمک کرد تا در هر زمان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی داشته باشیم و در نتیجه، تأخیرهای بعدی کاهش پیدا کرد و از آن زمان به بعد، فرآیند گزارشدهی به مدیرعامل طبق زمانبندی به پایان رسید.
در این شیوه پاسخدهی، کارجو صرفاً ادعا نمیکند که مهارت کنترل بر احساسات، حل مسئله یا حل تعارض دارد، بلکه با توضیح ساختارمند و استفاده از مهارت های ارتباطی در مصاحبه، توانمندی عینی و تجربه خود را به تیم منابع انسانی شرکت جدید نشان میدهد.
۲) بیان موفقیت ها در قالب خاطرات
ذهن انسان مفاهیم موجود در داستانها و احساساتی که در آن لحظات تجربهکردهاند را سادهتر میپذیرد و کارجویان موفق، با تعریف داستانهایی ساده و کوتاه از زندگی، انواع مهارتهای نرم خود را به مصاحبهکننده نشان میدهند. داستانهای موفق بهطور معمول شامل سه بخش زیر هستند.
- چالش: بیان موقعیت و چالش ایجاد شده در آن
- اقدام: فعالیتهای انجام شده برای برطرف کردن چالش
- نتیجه: تغییرات مثبت ناشی از اقدامات
در ابتدا برای تقویت این مهارت میتوانیم پیش از شروع جلسه مصاحبه، چند مورد از خاطراتی که با مهارتهای کلیدی ما پیوند داشته را تمرین کنیم. این تمرینها میتواند با تعریف کردن خاطرات برای دوستان یا روبروی آینه باشد اما با کسب تجربه و آمادگی ذهنی، بهمرور زمان، میتوانیم در لحظه خاطرهای را مبتنی بر شرایط انتخاب کنیم و توانایی مورد نظر رو بر آن اساس توضیح دهیم.
مثال از بیان موفقیتها در قالب خاطرات
در جلسه مصاحبهای برای موقعیت شغلی «کارشناس پشتیبانی مشتریان»، فرد مصاحبهکننده از «توانمندیها» یا «نقاط مثبت» سؤال میپرسد و کارجو تصمیم میگیرید تا به «مهارت حل مسئله» خود اشاره کند. در زیر جزییات این گفتگو را توضیح میدهیم.
- مصاحبهکننده: با توجه به تجربیات کاری که داشتهاید، از دیدگاه شما متمایزترین نقطه مثبت یا توانمندی شما چیست؟
- کارجو: با توجه به فراز و نشیبهای زیاد کاری، من همواره تلاش کردهام تا «مهارت حل مسئله» خودم را تقویت کنم. برای مثال به یاد میآورم که روزی در شرکت قبلی متوجه وجود مشکل تکراری در تأخیر ارسالها شدم و بعد از ارزیابی دقیق، فهمیدم که دلیل این مشکل، سیستم کاری است. در نتیجه، یک فرایند جدید برای پیگیری طراحی کردم که با دور زدن مشکل قبلی، تأخیرها را تا ۲۰٪ کاهش داد.»
این روش میتواند مصاحبهکننده را با جوانب مختلف زندگی آشنا و پیوندی احساسی با تجربیات قبلی شما ایجاد کند. البته داستانها نباید غیرمرتبط یا بیش از اندازه طولانی باشند. همچنین بیان خاطرات باید در جای درست و میان سایر صحبتها قرار بگیرد.
۳) ارتباط غیرکلامی موثر
بسیاری از پیامهای ارتباطی در تعاملات انسانی به شیوه غیرکلامی و ضمنی است و افراد آگاه به مهارت های ارتباطی در مصاحبه بر روی تکنیکهای غیرکلامی و بهویژه تکنیکهای زبان بدن نیز مسلط میشوند.
در زیر مهمترین شیوههای تعامل ضمنی را معرفی میکنیم.
- «واکنش آینهای» (Mirroring): تقلید طبیعی و ضمنی حالات بدن و استفاده از الگوی کلامی مصاحبهکننده باعث ایجاد احساس همدلی بیشتر و همذاتپنداری در مصاحبهکننده میشود و سرعت جلب اعتماد را افزایش میدهد.
- همسو نشستن با مصاحبهکننده: قرار دادن جهت بدن در راستای شیوه نشستن مصاحبهکننده نشاندهنده احترام به مخاطب است و بر روی نتیجه جلسه مصاحبه تأثیر میگذارد.
- اندکی تمایل بدنی به سمت جلو: اندکی خود را به سمت جلو هماهنگ کنیم تا اشتیاق غیرکلامی خود را به گفتگو نشان دهیم.
- نداشتن حالت دفاعی: انواع حالات دفاعی مانند نشستن دستبهسینه یا اندختن پاها بر روی یکدیگر در مصاحبه نشاندهنده وجود خطر و اضطراب در کارجو است.
- منقبض نکردن عضلات: داشتن حالت منقبض مانند جمع کردن بدن یا قوز کردن نشان از تجربه استرس و ضعف در اعتمادبهنفس است.
- تکان ندادن بیش از حد دست یا پا: حرکت بیش از حد پا یا ضرب گرفتن انگشتان بر روی پا یا میز نیز یکی از پیامهای غیرکلامی منتقلکننده استرس است و مصاحبهکننده را حساس میکند.
- پوشش مناسب: پوشیدن لباسهای رسمی، تمیز و مرتب در مصاحبه کاری یکی از مهمترین شیوههای نشان دادن عزتنفس، انضباط شخصی و مسئولیتپذیری به مصاحبهکننده است.
- لبخند زدن: داشتن لبخند اجتماعی در تمام جوامع و فرهنگها نشاندهنده احساس امنیت و رضایت خاطر است و باعث احساس خوشایندی در مصاحبهکننده میشود.
تأثیر ارتباط غیرکلامی بر جلب اعتماد مصاحبهکننده بیشتر از تعاملات کلامی است و بهطور مستقیم بر روی موفقیت در مصاحبه تأثیر میگذارد. برای آشنایی کاملتر با اصول زبان بدن، میتوانید فیلم آموزش مقدماتی زبان بدن به زبان ساده و همراه با گواهینامه از فرادرس را تماشا کنید.
۴) پوشش مناسب
پوشش کارجو در جلسات مصاحبه یکی از اولین منابع اطلاعاتی برای کارشناسان جذب و استخدام است. مواردی مانند تمیزی، میزان چروک، رنگ یا مدل لباس نیز دادههای قابل توجهی را نشان میدهد. در ادامه مهمترین مؤلفههای پوشش مناسب را معرفی میکنیم.
- تمیزی و اتودار بودن لباس: کارجویان دارای پوشش کثیف یا چروک، به مصاحبهکنندگان نشان میدهند که نظم و مسئولیتپذیری کمتری دارند.
- رنگ لباس: پوشیدن رنگهای شاد میتواند شیوه تفکر و روحیه مثبت افراد را نشان دهد اما این پوشش برای سمتهای بالا و در شرکتهای سنتیتر، میتواند بهعنوان ساختارگریزی یا عدم پختگی برآورد شود. در نتیجه پوشیدن لباسهای با رنگ خنثی یا رنگهای تیرهتر، برآورد بهتری از اعتمادبهنفس، قاطعیت و نفوذ اجتماعی ایجاد میکند.
- مدل لباس: پوشیدن لباسهای بسیار رسمی مانند کت و شلوار برای شرکتهای نیمهرسمی یا نوآور میتواند نشاندهنده عدم انعطافپذیری باشد، درحالیکه در سازمانهای بزرگ و سنتی بسیار قابل پذیرش و مطلوب است. در نتیجه، مدل لباس خود را با فرهنگ سازمانی هماهنگ کنیم.
رعایت پوشش مناسب به کارجویانی که میدانند مهارت های ارتباطی چیست کمک میکند تا با تلاش کمتری بتوانند اعتماد مصاحبهکننده را جلب کنند و تصویری مثبت و حرفهای از خود در ذهن مصاحبهکننده بسازند.
برای نصب اپلیکیشن رایگان مجله فرادرس، کلیک کنید.
۵) واضح و شمرده صحبت کردن
توانایی گفتگوی واضح و روشن یکی از ضروریترین مهارتها برای تحت تأثیر قرار دادن مصاحبهکننده است و برخی از کارجویان دارای تواناییهای فنی و مهارتهای سخت، به دلیل ضعف در مهارت فن بیان، نمیتوانند استعدادهای خود را به مصاحبهکننده نشان دهند و در نتیجه، مردود میشوند.
در زیر مؤلفههای گفتگوی واضح را معرفی میکنیم.
- گفتگوی ساختارمند: در تعامل خود از جملات سالم و با ساختار استاندارد استفاده کنیم و همچنین، از باز گذاشتن پایان جملات یا شاخه به شاخه شدن در توضیحات اجتناب کنیم.
- سرعت مناسب کلام: سرعت زیاد کلمات میتواند نشانهای از استرس باشد و بر روی تمرکز مخاطب تأثیر منفی بگذارد و از آنسو، گفتگوی آهسته نیز میتواند برای مخاطب خستهکننده باشد و به کلافگی مصاحبهکننده در جلسه منجر شود.
- تلفظ درست کلمات: تلفظ درست کلمات بهویژه هنگام بیان واژههای تخصصی، میتواند بر روی اعتبار کارجو تأثیر مثبت بگذارد.
- مکثهای بهجا: افراد مسلط به فن بیان در هنگام گفتگو، مکثهایی را ایجاد میکنند تا اهمیت عبارات بعدی را نشان دهند. این مکثهای بهجا به مخاطب وقت میدهد تا جملات قبلی را تببین کند و برای ادامه گفتگو آماده شود.
- تغییر حجم صدا: بالا و پایین آوردن حجم صدا در گفتگو نیز یکی از شیوههای جلوگیری از خستگی و کلافگی است. این شیوه به افراد کمک میکند تا توجه مخاطب را به گفتگو حفظ کنند و جلسه جذابتر و غنیتری داشته باشند.
کارجویان در جلسات مصاحبه مانند فروشندگان، مهارتها و تجربیات خود را برای کارشناسان جذب و استخدام توضیح میدهند. در این فرآیند افراد دارای مهارت های ارتباطی در مصاحبه، شانس موفقیت خود را بهشکل چشمگیری افزایش میدهند و ضعفهای احتمالی خود در مهارتهای سخت را نیز میتوانند جبران کنند.
۶) گوش دادن فعال به صحبت های مصاحبه کننده
گوش دادن اصولی کارجو در هنگام گفتگو با مصاحبهکننده به اندازه صحبت کردن سرنوشتساز است. بهبیان دقیقتر، گوش دادن فعال نشان دهنده توجه کامل کارجو به مسیر گفتگو، انگیزه کاری و احترام به جلسه مصاحبه است. در زیر میتوانیم اصول گوش دادن فعال را مشاهده کنیم.
- تماس چشمی: ایجاد ارتباط چشمی یکی از بهترین شیوههای انتقال احساس امنیت و جلب اعتماد مخاطب است. همچنین عدم برقراری تماس چشمی نیز به عنوان پوشاندن حقیقت در نظر گرفته میشود.
- تکان دادن سر: حرکت سر هنگام بیان موضوعات مهم به معنای همراهی عمیق و توجه دقیق به گفتگو است و این پیام را به مخاطب اعلام میکند که تمایل داریم تا تعامل خود را ادامه دهیم.
- اصوات یا عبارات تأییدی: بیان اصوات تأییدی مانند «آها، اوهوم» یا عبارات تأییدی مانند «درسته»، «بله» و «متوجه شدم» میتواند همراهی آشکار و کلامی ما را نشان دهد.
- جمعبندی انتهایی: بیان جمعبندی کوتاه از صحبتهای مخاطب پیش از شروع گفتگوی جدید نیز یکی از بهترین شیوههای همسو شدن و جلوگیری از سوءتفاهم است. برای مثال، فردی میگوید: «آنطور که متوجه شدم فرهنگ سازمانی شرکت شما به این شکل است».
- احترام به گفتگو: افرادی که در موقعیتهای نامناسب مانند خیابان یا محیطهای عمومی جلسات مصاحبه آنلاین را برگزار میکنند، فرایند گوش دادن فعال را سختتر میکنند و بر این اساس، شانس بسیار کمتری برای پذیرفته شدن دارند.
البته توجه کنیم که استفاده از گوش دادن فعال در مهارت های ارتباطی در مصاحبه نباید بیش از حد و افراطی شود. زیرا حالتی مصنوعی میگیرد و کاربرد خود را از دست میدهد.
برای آشنایی بیشتر با نحوه افزایش مهارت در ارتباط چشمی، پیشنهاد میکنیم مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید:
۷) گفتگوی احترامآمیز در مورد کارفرماهای گذشته
بهطور کلی تیم منابع انسانی شرکتها نسبت به بدگویی افراطی کارجویان از شرکتهای گذشته مانند توهین، افشاگری یا تخریب مدیر و همکاران حساسیت بالایی دارد. این رفتارها از سوی کارشناس جذب و استخدام بهعنوان نشانههایی از بیثباتی هیجانی یا ضعف در مدیریت تعارض در نظر گرفته میشود. بر این اساس، تیم منابع انسانی برآورد میکنند که این بدگوییها در آینده برای شرکت آنها نیز میتواند رخ دهد و در نتیجه، شانس جذب کارجو بسیار کاهش پیدا میکند.
مثال از گفتگوی احترامآمیز در مورد کارفرماهای گذشته
در جلسه مصاحبه، کارشناس جذب از کارجو سؤالی در مورد دلیل خروج از شرکتهای قبلی میپرسد. در زیر سؤال و پاسخ را توضیح میدهیم.
- سؤال مصاحبهکننده: دلیل خروج شما از شرکت قبلی چیست؟
- پاسخ کارجو: در شغل قبلی، سبک مدیریت و اولویتهای سازمان با مسیر حرفهای موردنظر من همراستا نبود. به همین دلیل تصمیم گرفتم به دنبال محیطی باشم که در آن فرصت بیشتری برای یادگیری و مشارکت در پروژههای بینواحدی داشته باشم.
البته نیازی به تعریف غیرواقعی یا پوشاندن حقیقت نیست، بلکه افراد دارای مهارت های ارتباطی در مصاحبه بر مشکلات سازمانی گذشته پافشاری یا اطلاعات حساس آنها را فاش نمیکنند. بهبیان دیگر، شاغلین با تجربه تلاش میکنند تا با حفظ آرامش و بهشکلی منصفانه و در کمال احترام، توضیحی صادقانه و حرفهای از دلایل خروج خود داشته باشند.
۸) بیان پاسخ مستقیم و اجتناب از حاشیه پردازی
کارشناسان جذب و استخدام بهصورت روزانه در جلسات متعددی شرکت میکنند و این جلسات در بازههای زمانی محدود انجام میشود. در نتیجه تیم منابع انسانی زمان زیادی برای برگزاری جلسه مصاحبه ندارد. بر این اساس اگر حاشیهپردازی زیادی در پاسخ به سؤالات داشته باشیم، مصاحبهکننده تلاش میکند تا گفتمان را همسو با سؤالات خود کند و صرف انرژی بیشتر منجر به تجربه ناخوشایند از جلسه مصاحبه میشود. در نتیجه تلاش کنیم تا در مواجهه با هر سؤال، صرفاً اطلاعات مفید و مورد نظر تیم منابع انسانی را در اختیار آنها قرار دهیم و از حاشیهپردازی بیش از اندازه اجتناب کنیم.
مثال از پاسخ مستقیم به سؤال مصاحبهگر
در جلسه مصاحبه، کارشناس جذب سؤال زیر را از کارجو میپرسد. در زیر گفتگوی آنها را توضیح میدهیم.
- سؤال مصاحبهکننده: با توجه به توضیحات قبلی، پروژه شما در شرکت قبلی در بازه زمانی مورد نظر تمام نشد. بهنظر شما دلیل این مشکل چیست؟
- پاسخ مستقیم کارجو: در آن پروژه، برآورد اولیه من از زمان موردنیاز دقیق نبود و این موضوع باعث فشردگی برنامه شد. بعد از آن، یاد گرفتم پیش از اعلام زمانبندی، ریسکها و وابستگیهای پروژه را با اعضای تیم بررسی کنم. در پروژههای بعدی، همین روش به کاهش خطا در برآورد زمان کمک کرد.
در این شیوه پاسخدهی، فرد دارای مهارت های ارتباطی در مصاحبه مسئولیت خود را در فعالیتهای گذشته میپذیرد، تجربیات بهدست آمده را توضیح میدهد و دلیل اتفاقات را بهطور کوتاه و دقیق مشخص میکند. برای آشنایی بیشتر با انواع سوالات، پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش آشنایی با سوالات رایج در مصاحبه های کاری و پاسخ های مناسب همراه با گواهینامه از فرادرس را ببینید. لینک آن را برای دسترسی بهتر شما در زیر آوردهایم.
صفر تا صد یادگیری مهارت های ارتباطی در مصاحبه با فرادرس
یادگیری مهارتهای ارتباطی صرفاً با یادگیری تکنیکهای مختلف و تمرین و تکرار آن روشها در زندگی امکانپذیر است. در این مطلب با مفهوم مهارت های ارتباطی در مصاحبه و نقش آن در جذب و استخدام موفقیتآمیز آشنا شدهایم، حال میتوانیم با کمک دورههای آموزشی، آشنایی عمیقتری از این مهارت بهدست بیاوریم و با کمک انواع تکنیکهای ارتباطی، مهارت خود را در این زمینه افزایش دهیم. در ادامه مسیر یادگیری این مهارت را بهطور کامل توضیح میدهیم.
- فیلم آموزش مهارت های برقراری ارتباط موثر در سازمان ها از فرادرس
- فیلم آموزش آشنایی با سوالات رایج در مصاحبه های کاری و پاسخ های مناسب با گواهینامه از فرادرس
- فیلم آموزش فن بیان با تمرین جملات کاربردی با گواهینامه از فرادرس
- فیلم آموزش آمادگی مصاحبه آزمون دستگاه های اجرایی از فرادرس
- فیلم آموزش آمادگی برای مصاحبه ورودی دانشگاه فرهنگیان با گواهینامه از فرادرس
- فیلم آموزش رایگان مهارتهای ارتباطی از فرادرس
- فیلم آموزش رایگان تکنیکهای تقویت مهارتهای ارتباطی از فرادرس
- فیلم آموزش رایگان ارتباط مؤثر و تکنیکهای رابطه موفق از فرادرس
- فیلم آموزش رایگان ارتباط چشمی و راهکارهای تقویت آن از فرادرس
- فیلم آموزش رایگان یادگیری زبان بدن برای مذاکره از فرادرس
برای دسترسی به آموزشهای بیشتر، پیشنهاد میکنیم به صفحه زیر مراجعه کنید:
حال که بهطور کامل میدانیم مسیر آموزش مهارت های ارتباطی در مصاحبه چیست، از همین امروز میتوانیم یادگیری خود را آغاز کنیم.
۹) نگرفتن حالت دفاعی در پاسخ به سوالات دشوار
در برخی جلسات مصاحبه جذب، کارشناسان سؤالاتی حساس را با هدف ارزیابی میزان تابآوری و مدیریت احساسات میپرسند. این پرسشها بهطور کلی در مورد موضوعات چالشبرانگیز زیر است.
- شکست کاری
- اخراج از شرکتهای قبلی
- فاصله گرفتن از حرفه شغلی
- سابقه کاری پراکنده و نامنظم
- ضعفهای موجود شناساییشده
- تعارضات موجود در سازمانهای قبلی
در این موقعیتها، واکنش تدافعی یا مقصرکردن دیگران میتواند تصویر نامطلوبی در ذهن مصاحبهکننده ایجاد کند. درحالیکه توضیح کوتاه و شفاف واقعیتهای قبلی و پذیرش مسئولیتهای مربوط به خود، میتواند جایگاه حرفهای ما را در جلسات نشان دهد. همچنین، باید تجربیاتی که آموختهایم را توضیح دهیم و نشان دهیم که در موقعیتهای جدید، چه واکنشی متفاوتی خواهیم داشت.
۱۰) هماهنگی چارچوب صحبت ها با فرهنگ سازمانی
تعامل سازمانی حرفهای همواره در چارچوب گفتمان متناسب با سطح شغلی و نوع مصاحبه تعریف میشود. این چارچوب بسته به فرهنگ سازمانی، سطح موقعیت شغلی و شخصیت برند شرکتها میتواند متفاوت باشد. در نتیجه پیش از شروع جلسه، ارزیابی از فرهنگ سازمانی و شخصیت اعضای تیم منابع انسانی شرکت مورد نظر داشته باشیم و متناسب با موقعیت شغلی مورد نظر خود، فضای تعاملی با کارشناس جذب و استخدام را در جلسه مصاحبه طراحی کنیم.
مثال از هماهنگی چارچوب صحبتها با فرهنگ سازمانی
در ادامه مثالهایی از فرهنگهای سازمانی متفاوت را معرفی میکنیم.
- مصاحبه با شرکت فناور نوآور: در مصاحبههای این شرکتها، بهطور معمول میتوانیم لحن غیررسمیتری داشته باشیم و در چارچوب راحتتری گفتگو را ادامه دهیم و همچنین، لحن بیش از حد رسمی یا استفاده از واژههای سنتیتر میتواند منجر به فاصله با مصاحبهکننده شود.
- مصاحبه برای موقعیت مدیریتی: در بیشتر مواقع جلسات مصاحبه برای موقعیتهای مدیریتی با حضور افراد ارشد مانند مدیر منابع انسانی یا مدیرعامل برگذار میشود. در نتیجه لحن بیش از حد غیررسمی یا استفاده از واژهها یا تلفظهای صمیمانه میتواند زننده یا حتی توهینآمیز شمرده شود.
- مصاحبه برای مشاغل تعاملمحور: در مصاحبه برای موقعیتهای شغلی تعاملی مانند «کارشناس پشتیبانی مشتریان» یا «کارشناس روابط عمومی»، داشتن شخصیت برونگرا و مهارتهای اجتماعی برای تیم منابع انسانی اهمیت ویژهای دارد و گفتمان پرانرژی و صمیمانه میتواند شانس موفقیت را بهطور چشمگیری افزایش دهد.
افراد دارای مهارت های ارتباطی در مصاحبه با رعایت این جزئیات، احتمال موفقیت خود را تا حد زیادی افزایش میدهند. البته همانطور که تا اینجا روشن شد، ارتباط حرفهای لزوماً بهمعنای استفاده افراطی از واژههای رسمی و پیچیده نیست، بلکه باید بتوانیم انتظار سازمان را از ارتباط درونسازی و شخصیت حرفهای خود برآورده کنیم.
۱۱) بیان پرسش های هوشمندانه
کارشناسان جذب و استخدام بهطور معمول در انتهای جلسات مصاحبه به کارجویان اجازه میدهند تا سؤالات مد نظر خود را بپرسند. این موقعیت در ظاهر شرایط را برای پرسیدن سؤالات تکمیلی فراهم میکند اما مصاحبهکنندگان حرفهای از این موقعیت نیز استفاده میکنند تا مبتنی بر سؤالات کارجویان، اطلاعات عمیقتری از آنها بهدست بیاورند. بهبیان دقیقتر، پرسشهای ما در انتهای جلسه مصاحبه، به تیم منابع انسانی نشان میدهد که چقدر درباره نقش، سازمان و مسیر موفقیت در آن موقعیت فکر کردهایم و بر شرایط تسلط داریم.
مثال برای بیان پرسشهای هوشمندانه
در زیر مثالهایی از پرسشهای مناسب برای انتهای جلسات مصاحبه معرفی میکنیم. البته این سؤالات برای جلسه فنی با سرپرست تیم تخصصی بسیار مناسبتر است.
- تیم مربوط به این موقعیت شغلی چند نفر است؟
- شرایط فعالیت شما صرفاً حضوری است یا امکان فعالیت دورکاری یا هیبرید نیز وجود دارد؟
- آیا سازمان شما «مسیر شغلی» (Career Path) مشخص دارد؟
- آیا سازمان شما یا امکانات مربوط به آموزش سازمانی برای بروزرسانی آموختهها در طی دوره همکاری دارد؟
- مهمترین اولویتهای این نقش در سه ماه نخست چیست؟
- آیا برای این موقعیت شغلی در سازمان شما، مؤلفههای KPI یا OKR هم طراحی شده است؟
- عملکرد موفق در این موقعیت چگونه ارزیابی میشود؟
- با توجه به چارت سازمانی موجود در شرکت شما، این موقعیت شغلی با چه تیمهایی بیشتر تعامل دارد؟
- در حال حاضر بزرگترین چالش فعلی تیم چیست؟
- فرایند ادامه استخدام و زمانبندی تصمیمگیری چگونه خواهد بود؟
بسیار مهم است که در ابتدای گفتگو یا هنگام پرسیدن سؤالات، تمرکز ما بر روی حقوق و مزایا نباشد. همچنین ممکن است پاسخ مربوط به برخی از سؤالات در آگهی استخدامی یا سایت شرکت وجود داشته باشد. در این صورت پرسیدن سؤالاتی که پاسخ داده شدهاند نتیجه معکوس دارد.
۱۲) نشان دادن تسلط به تکنولوژی در جلسه آنلاین
مصاحبه آنلاین علاوه بر مهارتهای نرم و سخت مورد نیاز، به مدیریت محیط و فناوری نیز نیاز دارد. اگر در این شرایط بتوانیم امکانات مورد نیاز برای برگزاری جلسه آنلاین استاندارد را فراهم کنیم، تأثیر چشمگیری بر ایجاد دیدگاه مثبت بر مصاحبهکننده میگذاریم.
در زیر فهرستی از نکات مورد نظر برای اطمینان از کیفیت جلسه آنلاین را توضیح میدهیم.
- آزمایش اینترنت و دوربین پیش از جلسه
- قرار دادن نام کاربری و تصویر پروفایل حرفهای
- انتخاب محیط آرام و منظم
- تأمین نور مورد نیاز برای دیده شدن چهره
- خاموش کردن صداهای اعلان
- در دسترس قرار دادن اطلاعات سازمان و رزومه خود
- چند دقیقه ورود زودتر به جلسه مصاحبه
همچنین در طول جلسه مصاحبه تلاش کنیم تا هنگام گفتگو، گاهی به دوربین نگاه کنیم تا ارتباط چشمی موجود در جلسه حضوری تا حدودی بازنمایی شود و بعلاوه اگر صدا قطع شد، به آٰرامی و شفاف این مسئله را توضیح دهیم تا از سوءتفاهمها یا ناهماهنگیهای احتمالی پیشگیری شود. افراد توانمند در مهارت های ارتباطی در مصاحبه با رعایت این جزئیات در جلسه مصاحبه آنلاین، میزان مسئولیتپذیری و تسلط بر موقعیت خود را به مصاحبهکننده نشان میدهند.
جدول جمعبندی انواع مهارت های ارتباطی در مصاحبه
تا اینجا با انواع تکنیکهای ارتباطی در جلسات مصاحبه آشنا شدهایم و میدانیم که هر کدام را چگونه اجرا کنیم. اکنون برای مرور مطالب، میتوانیم تمام آنها را در یک نگاه مشاهده کنیم.
| جدول نکات مربوط به مهارت های کلیدی در مصاحبه | |
| ۱) پاسخ به سؤالات در چارچوب STAR | الف) موقعیت |
| ب) وظیفه | |
| ج) عملکرد | |
| د) نتیجه | |
| ۲) بیان موفقیتها در قالب خاطرات | توضیح مصداقهای روشن از گذشته |
| ۳) ارتباط غیرکلامی مؤثر | الف) واکنش آینهای |
| ب) همسو نشستن با مصاحبهکننده | |
| پ) اندکی تمایل بدنی به سمت جلو | |
| ت) نشستن دستبهسینه | |
| ث) اجتناب از انداختن پاها بر روی یکدیگری | |
| ه) تکان ندادن بیش از حد دستها | |
| ی) لبخندزدن | |
| ۴) پوشش مناسب | توجه به تمیزی، اتوداری و خنثی بودن رنگ |
| ۵) واضح و شمرده صحبت کردن | الف) گفتگوی ساختارمند |
| ب) سرعت مناسب | |
| ج) تلفظ درست کلمات | |
| د) مکثهای بهجا | |
| ی) تغییر در حجم صدا | |
| ۶) گوش دادن فعال به صحبتها | الف) تماس چشمی |
| ب) تکان دادن سر | |
| ج) استفاده از اصوات یا عبارات تأییدی | |
| ۷) صحبت محترمانه از شرکتهای قبلی | تمرکز بر نیاز به پیشرفت و تجربیات جدید |
| ۸) اجتناب از حاشیهپردازی | پاسخ مستقیم به سؤالات |
| ۹) نگرفتن حالت دفاعی در برابر سؤالات دشوار | پذیرش مسئولیت خویش و بیان تجربیات |
| ۱۰) هماهنگی لحن با فرهنگ سازمانی | هماهنگی شیوه بیان و انتخاب واژگان با موقعیت |
| ۱۱) بیان پرسشهای هوشمندانه | بیان سؤالات حرفهای از ساختار سازمانی و اهداف |
| ۱۲) تسلط به تکنولوژی در جلسه آنلاین | توجه به فعالیت ابزارها پیش از شروع جلسه |
سوالات متداول
حال که بهطور دقیق میدانیم مهارت های نرم در مصاحبه چیست و با مصداقهای واقعی آن در جلسات مصاحبه آشنا شدهایم، در زیر سؤالات رایج این حوزه را پاسخ میدهیم.
۱) مهارت های ارتباطی در مصاحبه چه اهمیتی دارند؟
مهارت ارتباطی قوی یکی از ضروریترین مهارتها برای پیشرفت در مصاحبه استخدامی و محیط کاری است. افرادی که بهروشنی مهارتها و ایدههای خود را در تعاملات روزمره بیان میکنند، جذابتر به نظر میرسند و احتمال ایجاد سوءتفاهمها در هنگام گفتگو را نیز کاهش میدهند. همچنین افراد دارای فن بیان در مصاحبه با دفاع بهجا از حقوق خود، درگیر سرکوب خشم و خودخوری بعد از جلسه مصاحبه نمیشوند.
این افراد از دیدگاه مصاحبهکننده بهعنوان شخصیتهای کاریزماتیک و با اعتمادبهنفس شناخته میشوند و بهمرور زمان و پس از جذب در شرکت، محبوبیت زیادی پیدا میکنند. در نهایت، داشتن مهارت های ارتباطی در مصاحبه به ایجاد اعتماد در کارشناس جذب و استخدام کمک میکند و این کارجویان را از سایر متقاضیان متمایز میسازد.
۲) مهارت های برقراری ارتباط موثر در محیط کار چیست؟
این مهارتها شامل گوش دادن فعال و همدلانه برای درک دقیق نیازها و بازخوردها و همچنین بیان شفاف، دقیق و شمرده مقاصد بهمنظور پیشگیری از سوءتفاهم است. علاوه بر این، تسلط بر ارتباطات غیرکلامی حرفهای یا زبان بدن، هوش هیجانی در مدیریت تعارضات و توانایی ارائه بازخورد سازنده متناسب با فرهنگ سازمانی نیز از ارکان اصلی تعامل سازنده در محیط کار محسوب میشوند.
مطالب مجله فرادرس را در جستجوی گوگل سریعتر ببینید
