روش های حل مسئله که باید بدانید – ۲۲ تکنیک کلیدی و کاربردی

کارمندان سازمان‌های موفق اغلب مهارت حل مسئله را در خود پرورش می‌دهند و می‌توانند در برابر مشکلات مختلف پیش‌رو، راه‌حل‌های مناسبی را ارائه کنند. این مهارت ازجمله توانایی‌هایی است که با تمرین و تکرار و به تجربه به دست می‌آید اما حتی افراد بی‌تجربه با شناخت انواع مختلف روش های حل مسئله، از آن‌ها به عنوان جعبه ابزار استفاده می‌کنند و ریشه اصلی مشکلات را از میان انبوهی از اطلاعات بیرون می‌آورند. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم انواع این روش‌ها را آموزش دهیم زیرا اگر با تنوع آن‌ها آشنا باشید موانع موجود در سر راه اهداف شرکت را از بین می‌برید.

روش های حل مسئله و تصمیم گیری

اغلب گروه‌ها و سازمان‌ها در حین رشد خود با چالش‌های زیادی روبه‌رو می‌شوند که روش حل هر کدام این روش‌ها با دیگری متفاوت است. از این‌رو افراد باید با انواع روش های حل مسئله آشنا باشند. برخی از چالش‌های متداول در این بین به علت عدم وجود مهارت‌های ارتباطی رخ می‌دهند یا ممکن است بحران‌هایی در سازمان به وجود بیایند که رفع آن‌ها به تلاش و تفکر بیشتری نیاز داشته باشد.

ازجمله مشکلات متداولی که در سازمان‌ها بروز می‌کنند می‌توانیم به مشکلات حین رشد، طراحی، برخورد با مشتری، فرهنگ سازمانی و رضایت شغلی نیروها اشاره کنیم. در واقع دانستن روش های مهارت حل مسئله بخشی از مهارت‌های افراد مشغول در هر سازمان هستند که وجود آن‌ها در بخش‌های مختلف سازمان ضرورت دارد.

متدهای حل مسئله در ابتدا کمک می‌کنند که افراد بتوانند مشکلات را شناسایی کنند و ایده‌هایی برای حل مسئله ارائه دهند و بعد بهترین روش‌ را با ارزیابی روش‌های دیگر انتخاب کنند. واقعیت این است که یافتن راه‌حل اثربخش برای مشکلات پیچیده کار آسانی نیست اما اگر فرایند و تکنیک‌های درستی را انتخاب کنید می‌توانید به تیم خود برای حل مشکلاتشان کمک کنید.

پیش از آن‌که با روش های حل مسئله آشنا شوید و برای مشکلات موجود راه‌حلی ارائه کنید ابتدا باید مسئله را شناسایی و تعریف کنید و به شکل کاملا شفاف دریابید که مشکل چیست. در نظر داشته باشید که تمام اعضای مرتبط با مسئله باید این فرصت را داشته باشند که مشکل را برای خود تعریف کنند. هر کدام از افراد ممکن است از زاویه متفاوتی مشکل را ببینند و به همین علت امکان دارد برای یک مشکل راه‌حل‌های مختلفی داشته باشید. بنابراین از این فرصت استفاده کنید و به همه افراد مرتبط با موضوع اجازه اظهار نظر دهید.

با استفاده از برقراری ارتباط کلامی بسیاری از موقعیت‌های پیچیده به مسائل ساده و قابل‌حلی تبدیل می‌شوند. در مواجهه با هر مشکل باید به تجزیه و تحلیل مسائل بپردازید از این‌رو لازم است که کل افراد تفکر انتقادی را در خود پرورش دهند تا در موقعیت‌های این‌چنینی درک بهتری از مسئله داشته باشند و راحت‌تر آن را رفع کنند. در ادامه بهترین روش‌ها را برای رفع مشکلات معرفی می‌کنیم.

موثرترین روش های حل مسئله

روش های حل مسئله فقط بخش کوچکی از یک پازل کلی هستند اما اگر شیوه‌ای که انتخاب می‌کنید اثربخشی زیادی داشته باشد امکانات قابل توجهی را در اختیار شما و اعضای تیم قرار می‌دهد. با توجه به تنوع بالای روش ها حل مسئله لازم است که چند نکته را در مواجهه با هر مشکلی در نظر بگیرید. این نکات در رفع چالش‌ها به شما کمک می‌کنند و اجازه نمی‌دهند که مشکل از دید شما زیادی پیچیده یا غیر قابل حل باشد.

مشکل را به شکل واضح تعریف کنید

اگر به صورت مستقیم به سراغ حل مسئله نتیجه اثربخشی نمی‌گیرید. بنابراین بهتر است ابتدا به تعریف کاملا روشنی از مسئله دست پیدا کنید. بسیاری از مشکلاتی که پیش رویتان قرار می‌گیرند مجموعه‌ای از مشکلات کوچک‌تر هستند و اگر آن‌ها را به صورت واضح تعریف نکنید به نتیجه کارآمدی نمی‌سید.

این کار یکی از اساسی‌ترین مراحل است که احتمالا به زمان زیادی نیاز دارد اما مزیت اصلی آن این است که از دوباره‌کاری‌های بعدی جلوگیری می‌کند. بنابراین با استفاده از مهارت مدیریت زمان، فرصتی را به شناسایی ریشه‌های مشکل اختصاص دهید تا مسئله را بهتر از همیشه رفع کنید. همچنین با این روش درمی‌یابید که به چه اطلاعاتی احتیاج دارید و خود را با انبوهی از اطلاعات بیهوده سردرگم نمی‌کنید.

به‌طور مثال مشکل اصلی سازمان شما کاهش فروش محصولات در ماه‌ها اخیر است. آنچه در ظاهر به نظر می‌رسد فروشنده‌ای است که موفق به فروش بیشتر نشده است. اما مشکل اصلی این نیست و عوض کردن نیرو، جریمه کردن و پیاده‌سازی طرح‌های تشویقی ممکن است تغییری در میزان فروش ایجاد نکند. در این حالت باید به لایه‌های عمیق‌تر مشکل نفوذ کنید و تعریف درستی از آن داشته باشید. پس از آن‌که تمام جوانب را در نظر گرفتید وقت آن است که از روش های حل مسئله برای رفع آن بهره ببرید.

به سرعت نتیجه‌گیری نکنید

معمولا اعضای گروه به علت وجود هیجان ناشی از مواجهه با مشکل به دنبال ایده‌های زودبازده هستند و می‌خواهند که خیلی سریع به نتیجه برسند و مسئله را حل کنند. در حالی که استفاده از این‌روش ممکن است باعث نادیده گفتن اصل ماجرا شود و در دوره‌ها مختلف سازمان دوباره با مشکلی تکراری درگیر شود.

در این راستا باید تمام اطلاعات مهم مربوط به مشکل و راه‌حل‌های امکان‌پذیر را به‌صورت مستند، علمی و بر پایه حقیقت جمع‌آوری کنید. بهترین روش‌ها آن‌هایی هستند که شیوه‌های گذشته را به چالش می‌کشند و خلاقانه طراحی می‌شوند. بنابراین به تمام افراد مرتبط با مسئله این فرصت را بدهید که بدون شتابزدگی و با تحقیقات کافی پس از شناسایی و تعریف مسئله راه‌حل مناسبی را پیدا کنند.

رویکردهای متفاوت را امتحان کنید

مشکلاتی که به وجود می‌آیند تنوع زیادی دارند و در ابعاد متفاوتی بروز می‌کنند. بنابراین روش های حل مسئله نیز باید تا همین اندازه تنوع داشته باشند. اگر دریافتید که یک راه‌حل برای مشکل پیش‌رویتان جواب نمی‌دهد و اعضای گروه راه دیگری برای آن پیدا نمی‌کنند روش‌های موجود را با هم تلفیق کنید. ترکیب روش‌ها، شیوه خلاقانه جدیدی را به وجود می‌آورد که شگفت‌آور است و با کمک آن مسئله را حل می‌کنید.

مهارت حل اختلاف را تقویت کنید

با توجه به روحیه افراد تیم ممکن است در حین بحث درباره روش های حل مسئله کمی عصبانی شوید. البته شرکت در بحث و اظهار نظر برای رفع مسئله کار خوبی است اما باید تمامی افراد نحوه کنترل خشم را بلد باشند و اجازه ندهند که احساساتشان بیش از حد نیاز بیرون بریزد.

به یاد داشته باشید که مشکل پیش‌رو برای همه شما رخ داده است و نباید موضوعات را شخصی کنید. در این راستا باید از مهارت‌ حل اختلاف خود بهره بگیرید و اجازه ندهید که بحث به بیراهه کشیده شود.

افراد درستی را به جلسه دعوت کنید

روش های حل مسئله فقط زمانی اثربخشی لازم را دارند که تمام اعضای تیم از آن‌ها استفاده کنند. یکی دیگر از نکات مهم برای افزایش اثربخشی راه‌حل‌ها این است که افراد درستی را درگیر مسئله کنید. به‌طور مثال اگر مشکلی در واحد حسابداری شرکت رخ داده است، حضور مسئول تولید در جلسه الزامی نیست زیرا این فرد نمی‌تواند راه‌حل مرتبطی ارائه کند و در کل درک او از مسئله کامل نیست.

بنابراین این که چه افرادی را برای یافتن راه‌حل انتخاب کنید از اهمیت زیادی برخوردار است. مزیت دیگر انتخاب افراد درست این است که در شناسایی مسئله و یافتن راه‌حل‌های امکان‌پذیر عملکرد موفق‌تری خواهید داشت.

همه چیز را مستند کنید

گاهی بهترین راه‌حل‌ها را می‌توانید در برخی موقعیت‌های مشابه استفاده کنید. زیرا به‌مرور زمان، چالش‌ها در دسته‌بندی‌های مشخصی قرار می‌گیرند و در برخی مواقع راه‌حل های گذشته برای رفع این مشکلات به اندازه کافی کارآمد هستند. بنابراین عادت مستندسازی اتفاقات سازمانی در جدول مدیریت زمان را در سازمان اجرا کنید.

وجود این مستندات علاوه‌بر کارآمدی آن‌ها در موقعیت‌های مختلف، فرصتی را برای افزایش دانش کارمندان جدید فراهم می‌کند. هنگامی که نیروی جدید وارد سازمان می‌شوید در اغلب مواقع با مشکلات آن آشنا نیست و مطالعه این مستندات به او برای حل مسائل دیدگاه می‌دهد. بسیاری از راه‌حل های خلاقانه از ایجاد تغییر در روش های حل مسئله قدیمی به دست می‌آیند بنابراین مستندسازی آن‌ها بسیار کاربردی است.

کمک بگیرید

کمک گرفتن از افراد باتجربه و حرفه‌ای باعث ساده شدن مشکلات پیچیده می‌شود. وقتی با مشکلی مواجه هستید که رفع آن برایتان امکان‌پذیر نیست از فردی بی‌طرف یاری بخواهید و همراه با او برای رفع مسئله تلاش کنید.

مهارت حل مسئله خود را پرورش دهید

برای حل مسائل با پیچیدگی زیاد نیاز به زمان و تجربه زیادی دارید. در واقع هیچ کس نمی‌تواند بدون مواجهه با موقعیت‌های مختلف مسائل و چالش‌های خود یا سازمان را برطرف کند. به همین علت است که همواره افراد تازه‌کار را برای گراندن دوره‌ها کارآموزی تشویق می‌کنند زیرا در این حالت با دیدن روش های حل مسئله افاد باتجربه کم‌کم این توانایی را در خود پرورش می‌دهند و برای حضور در محیط کار واقعی آمادگی لازم را پیدا می‌کنند.

دستورالعمل مناسبی طراحی کنید

برگزاری کلاس‌های حل مسئله برای اعضای تیم به آن‌ها کمک می‌کند که هر کدام در مواجهه با مشکلات خودشان روش های حل مسئله مناسبی را پیدا کنند. البته طراحی کلاس های آموزشی مناسب هر سازمان کاری سخت و زمان‌بر است اما اگر آن را اجرا کنید بخش عمده‌ای از مشکلات بزرگ‌تر را پیشاپیش حل می‌کنید.

انواع روش های حل مسئله

در این بخش نگاهی عمیق به راه‌حل‌های موجود برای حل مشکلات می‌اندازیم و انواع روش های حل مسئله را با جدیدترین متدها بررسی می‌کنیم. دانستن این متدها به شما کمک می‌کند که مسئله را سریع‌تر از همیشه شناسایی کنید و برای حل آن راهی کاربردی پیدا کنید.

۱. روش ۶ کلاه تفکر

رویکردهای فردی حل مسئله با رویکردهای افراد در داخل تیم‌ها متفاوت است. در این حالت احتمال سوگیری و داشتن دیدگاه‌های متعصبانه افزایش می‌یابد و سیاست‌های داخلی زیادی بر مکالمه‌ها تاثیر می‌گذارند. ۶ کلاه متفکر یکی از روش‌های کلاسیک برای شناسایی مشکلی است که باید حل شود و به اعضای تیم کمک می‌کند که از زاویه‌های متفاوتی به مسئله نگاه کنند. این کار می‌تواند با تمرکز روی داده‌های موجود، ساختن راه‌حل‌های جدید یا دقت کردن به عدم کارایی یک راه‌حل انجام شود.

در این روش حل مسئله همه افراد حاضر در جلسه باید از کلاه مشابهی استفاده کنند. مثلا اگر یک نفر کلاه آبی می‌گذارد بقیه هم باید همان کلاه را بردارند که یعنی نوع تفکر افراد باید با هم هم‌راستا باشد. این کار از اعمال تفکرات سلیقه‌ای جلوگیری می‌کند. در این روش باید حتما از کلاه سیاه استفاده شود زیرا این کلاه از بقیه اهمیت بیشتری دارد و نباید از فرایند حل مسئله حذف شود. با توجه به هماهنگی افراد در انتخاب کلاه کل گروه به شکل گام‌به‌گام روی فرایند رفع مشکل با هم جلو می‌روند و به‌صورت یکپارچه مسئله را حل می‌کنند.

مانند همه چارچوب‌های حل مسئله، ۶ کلاه فکری به اعضای تیم کمک می‌کند که موانع را در حین بحث و گفتگو کنار بزنند و تمام جنبه‌های ضروری یک مسئله را ببینند. در ادامه به صورت مختصر به معرفی این ۶ کلاه تفکر می‌پردازیم.

1. کلاه آبی: این کلاه برای کنترل است و از آن برای فکر کردن درباره تفکر استفاده می‌شود. در واقع این کلاه مطمئن می‌شود که کلاه‌های دیگر عملکرد درستی داشته باشند و دستورالعمل‌ها اجرا شوند. همچنین در این بخش لازم است چکیده، نتیجه‌گیری و تصمیم‌های نهایی برای اقدامات بعدی مشخص شوند.
2. کلاه سبز: این کلاه برای تفکرات خلاقانه است و ایده‌های جدید و راهکارهای جایگزین امکان‌پذیر را معرفی می‌کند.
3. کلاه قرمز: این کلاه به احساسات و غرایز مربوط می‌شود. در واقع کلاه قرمز بدون هیچ قضاوتی احساسات را بیرون می‌کشد.
4. کلاه زرد: این کلاه برای داشتن دیدگاه مثبت است و به مزایا و ارزش‌ها مربوط می‌شود.
5. کلاه سیاه و خاکستری: این کلاه‌ها به شناسایی ریسک می‌پردازند. کاربرد این کلاه‌ بیشتر در قضاوت‌های مهم است و یکی از مهم‌ترین کلاه‌ها به شمار می‌آید.
6. کلاه سفید: این کلاه درباره اطلاعات است. این‌که چه اطلاعاتی دارید، به چه اطلاعاتی احتیاج دارید و چطور می‌توانید آن‌ها را به دست بیاورید.

۲. روش تصمیم‌گیری ناگهانی (صاعقه‌ای)

در این روش حل مسئله باید به سرعت از مهارت تصمیم گیری خود استفاده کنید. شناسایی مشکل و یافتن راه‌حل برای آن معمولا نیاز به خلاقیت دارد. در هر فرایند خلاقانه‌ای معمولا عواملی وجود دارند که تمرکز را برهم می‌زنند و اجازه نمی‌دهند که به نتیجه مطلوب برسید. اما در این روش تصمیم‌گیری صاعقه‌ای افراد شروع به نوشتن از چالش‌ها، اشتباهات و نگرانی‌هایشان می‌کنند و بعد توسط گرداننده دعوت می‌شوند تا درباره این نوشته‌ها بحث کنند. سپس اعضای حاضر رای می‌دهند که ابتدا به حل کدام مشکل بپردازند و راهنمایی می‌شوند که چه گام‌هایی را برای حل این مسائل بردارند. پس از تصمیم‌گیری و انتخاب مسئله تمامی اعضای تیم برای رفع آن هم‌راستا می‌شوند.

در واقع اگر این مرحله را طی نمی‌کردند هر کسی بر این عقیده بود که مشکل مد نظرش اهمیت بیشتری دارد و در حین حل مسائل دیگران تمرکز کافی نداشت اما در روش رعدوبرقی همه به اتفاق روی یک موضوع مهم تمرکز می‌کنند و به نتیجه می‌رسند و سپس به سراغ مشکل بعدی می‌روند.

۳. روش فرایند تعریف مسئله

با وجود این‌که برخی مسائل بسیار پیچیده به نظر می‌رسند متدهای حل مسئله در آن حد پیچیده نیستند. اگر برای تعرف مسئله زمان کافی بگذارید و پیش از در میان گذاشتن آن با بقیه مشکل را به‌درستی تعریف کنید جلوی بروز بسیاری از چالش‌ها را می‌گیرید. بنابراین متد تعریف مشکل یکی از کاربردی‌ترین روش‌ های حل مسئله به شمار می‌آید. در این راستا سوال اصلی را برای خود مطرح کنید و ۵ دسته را برای پاسخ‌دهی به آن در نظر بگیرید. نام هر کدام از این ۵ گروه را اجتناب، معکوس، اغراق، تحریف و تفکرات واهی بگذارید.

برای هر کدام از این گروه‌ها هدف خاصی در راستای حل مشکل تعیین کنید و ایده‌هایی براساس هر رویکرد ارائه دهید. افراد هر گروه باید مطابق نام تیم روی یافتم راه‌حل تمرکز کنند. در نهایت افراد گروه‌بندی شده روش های حل مسئله خود را با هم به اشتراک می‌گذارند و با طی کردن مراحل تصمیم‌گیری بهترین مورد را انتخاب می‌کنند.

۴. روش «۵ چرا»

گاهی وقت‌ها مشکل سازمان سطحی نیست و گروهی از افراد درگیر باید به دنبال ریشه به وجود آمدن آن مسئله باشند. روش «۵ چرا» متد اثربخش و ساده‌ای است که برای یافتن ریشه مشکلات به گروه‌ها کمک می‌کند. در این حالت ابتدا اعضای گروه را به جلسه دعوت می‌کنید و بالای کاغذ یا تخته اتاق مسئله را می‌نویسید.

این نوشته باید ساده و قابل درک و به‌دور از فرمول‌های پیچیده باشد. مثلا بنویسید: «هزینه‌های ما بیش از درآمد سازمان است.» یا «تعداد مشتریان ناراضی در حال افزایش است.». سپس از افراد تیم بپرسید: «چرا این مشکل به وجود آمده است؟» و از آن‌ها بخواهید که در این باره بحث و گفتگو کنند.

در گام بعدی این پرسش را دوباره و به شکل دیگری مطرح کنید و پاسخ‌های به دست آمده را مورد بررسی قرار دهید. این پرسش باید تا جایی ادامه پیدا کند که اعضای گروه ریشه مشکل را پیدا کرده باشند. وقتی علت اصلی مسئله را پیدا کردید از افراد سوال کنید که برای رفع آن چه روشی را پیشنهاد می‌کنند و با انتخاب بهترین روش پیشنهادی، مسئله را حل کنید.

۵. روش کافه جهانی

این روش یکی از متدهای بسیار قدرتمند برای حل مسئله است که به گروه‌های بزرگ برای حل مشکلات پیچیده کمک می‌کند. در رویکرد کافه جهانی فضای آرامش‌بخشی را فراهم می‌کنید که اعضای سازمان بتوانند در آن افکار خود را سازماندهی کنند و درباره مشکلات موجود وارد بحث و گفتگو شوند. معمولا در این نوع از روش های حل مسئله محیط بحث دقیقا مانند یک کافه آرام و به‌دور از تنش طراحی می‌شود و تمرکز اصلی روی رفع مشکل است. می‌توانید طی فرایند تفکر تحلیلی و تصمیم‌گیری برای مسائل چنین فضایی را برای اعضای گروه خود تهیه کنید. البته اگر قبلا هیچ پیش‌زمینه‌ای برای این کار در سازمان ایجاد نکرده باشید اجرای متد کافه جهانی ممکن است کمی برایتان چالش‌برانگیز شود. اما استفاده از این‌روش مخصوصا برای استفاده از ایده‌های افراد تازه‌کار بسیار کاربردی است.

۶. روش کشف و اقدام

یکی از بهترین روش های حل مسئله ساخت مکانی امن برای گروه است که در آن به یادگیری و اشتراک‌گذاری تمرین‌های حل مسائل مختلف مشغول شوند تا برای یافتن پاسخ هر مشکل رفتار درستی داشته باشند. این روش به افراد کمک می‌کند که اولویت‌بندی صحیحی برای حل مسائل تعیین کنند. همچنین به کمک آن بهترین روش را برای رفع مشکلات انتخاب می‌کنند. این شیوه باعث کاهش مقاومت افراد در برابر تغییرات نیز می‌شود و همه اعضا از راه‌حل ارائه شده حمایت می‌کنند.

با توجه به این‌که در این روش نظر تمام اعضا جلب می‌شود و همه از انتخاب‌های جمعی راضی هستند رویکرد مناسبی برای سازمان‌ها به حساب می‌آید.

۷. روش تکنولوژی فضای باز

تکنولوژی فضای باز نیز یکی دیگر از روش های حل مسئله است که بیشتر سازمان‌های بسیار بزرگ از این‌رویکرد برای حل مشکلات خود استفاده می‌کنند. در این فضا از افراد دعوت می‌شود تا مشکلات خود را برطرف کنند و به مدیریت جلسات فردی مشغول شوند. این روش بهترین رویکرد برای مواقعی است که افراد متخصص زیادی حضور دارند و هر کدام نظر متفاوتی برای رفع مسئله ارائه می‌دهد.

در این حالت مدیر می‌تواند با تصمیم‌گیری استراتژیک این دیدگاه‌ها را جمع‌آوری کند و بهترین راه‌حل را برای رفع مشکلاتی سازمانی خود برگزیند.

برای شروع ابتدا اعضای اصلی را فرابخوانید و به دور هم جمع کنید و روی راه‌حل‌های مد نظر آن‌ها تمرکز کنید. بعد قوانین جلسه را تعریف کنید تا به فرایند حل مسئله کمک کرده باشید و سپس از افراد بخواهید که هر نکته مرتبطی را درباره مشکل اصلی بیان کنند و بگویند که مسئولیت هر کدام این مسائل برعهده چه کسی بوده است.

برای تصمیم‌گیری و انتخاب بهترین راهکار افراد باید روش مد نظر خودشان را روی کاغذ بنویسند و آن را به گروه اعلام کنند سپس کاغذ را روی تخته داخل اتاق بچسبانند.

وقتی تخته از ایده‌ها پر شد از افراد دعوت کنید که نظر خود را درباره بهترین ایده روی تخته بدهند و درباره آن‌ها بحث و گفتگو کنند. در نهایت می‌توانند با استفاده از روش تصمیم‌گیری چند معیاره یکی از روش‌های وی دیوار را انتخاب کنند و در این گام نوبت شما است که کار را شروع کنید. در روش تکنولوژی فضای باز تمامی صحبت‌‌های داخل جلسه ضبط می‌شوند و در صورت لزوم داده‌های موجود را در اختیار اعضای دیگر خارج از جلسه قرار می‌دهند.

روش های حل مسئله در مدیریت

در کنار روش‌هایی که در بالا به آن‌ها اشاره کردیم برخی شیوه‌ها مخصوص مدیران طراحی شده‌اند. مدیریت یک مجموعه همواره با چالش‌های گوناگونی روبه‌رو می‌شود و اگر مدیری مهارت حل مسئله نداشته باشد خیلی زود سازمان را به فروپاشی می‌کشاند.

با استفاده از روش های حل مسئله می‌توانید به صورت سریع و اثربخش مسائل را شناسایی و تحلیل کنید. البته در نظر داشته باشید که این اقدامات گام‌های اول هستند و بعدها برای پیاده‌سازی تصمیم‌های گرفته شده باید گام‌های دیگری بردارید. در ادامه روش‌های شناسایی و تجزیه و تحلیل مسائل را نیز معرفی می‌کنیم تا با کمک رویکردهای بالا و این متدها مشکلات موجود را به صورت ریشه‌ای برطرف کنید.

۱. روش تلنگر

دیدگاه‌های گروهی و همچنین فردی اهمیت زیادی دارند اما گاهی لازم است که تفکرات افراد تغییر کنند. اگر آن‌ها بر عقاید قبلی خود اصرار داشته باشند هرگز نمی‌توانند رویکرد جدید حل مسئله را اجرا کنند. به‌طور مثال اگر شرکت‌های بزرگ تولیدی فقط با فروشگاه‌های حضوری قرارداد داشته باشند تعداد مشتریان زیاد و فعال در فضای آنلاین را از دست می‌دهند. به همین علت برای حل مشکل فروش پایین باید از روش‌های مختلفی برای جذب مشتری استفاده کنند.

در روش تلنگر از افراد می‌خواهیم که ترس‌ها و ناامیدی‌های خود را در مواجهه با مشکلات یادداشت کنند و سپس همین مشکلات را از زاویه امیدوارانه نگاه کنند و اعتقاد خود را در این باره بنویسند. هیچ ایده‌ای خالی از افکار متعصبانه نیست و با انجام این کار افراد تعصبات خود را درباره موضوع تشخیص می‌دهند. به این ترتیب با کمک هم می‌توانید به نحوی سریع و اثربخش مشکل را حل کنید.

۲. روش تاس خلاقیت

یکی از مهم‌ترین نکاتی که می‌توانید به اعضای گروهتان یاد بدهید این است که خلاقیت، نوآوری، انعطاف‌پذیری و ظرفیت پذیرش خود را افزایش دهند. بازی‌ها ابزارهای قدرتمندی هستند که به شما در امر پرورش این مهارت‌ها کمک می‌کنند. یکی از این بازی‌های هدفمند بازی تاس خلاقیت است.

این بازی به اعضای تیم کمک می‌کند که در حین تفکر برای یافتن روشی برای حل مسئله موانع ذهنی را برطرف کنند و دست از تفکرات خطی بردارند و مانند یک سرگرمی به سرعت به حل فرایند نزدیک شوند. در بازی تاس خلاقیت اعضای تیم دور هم جمع می‌شوند و تاس می‌اندازند تا مشخص کنند که هر ۳ دقیقه روی چه موضوعی بحث کنند. این بازی در عین کارآمدی در حل مسئله، انعطاف‌پذیری افراد را نیز افزایش می‌دهد.

۳. تحلیل به روش استخوان ماهی

حل مشکلات سازمانی در اغلب مواقع کار دشواری است و همواره باید در نظر داشته باشید که یک مشکل ممکن است نشانه‌ای از مشکلات عمیق‌تر باشد و شاید برای حل آن نیاز به تحقیقات بیشتری داشته باشید. تحلیل استخوان ماهی به گروه‌ها کمک می‌کند که مسائل را به شکل عمیق‌تری بررسی کنند و به مشکل اصلی برسند.

در این نوع از روش های حل مسئله از اعضای گروه درخواست می‌کنید که نمودار استخوان ماهی را در نظر داشته باشند. ابتدا جلوی این نمودار مشکلات مد نظر را یادداشت کنید. سپس با کمک بارش فکری ایده‌های حل مسئله را بیابید و روی استخوان‌های کوچک ماهی آن‌ها را یادداشت کنید. کشیدن این نمودار باعث می‌شود که افراد گروه از ساختار بسته ذهنی خارج شوند و نوع تفکرات همیشگی خود را تغییر دهند. به این ترتیب ایده‌های جدیدتری برای رفع مشکل ارائه خواهند داد.

۴. درخت مشکل

یکی از بهترین روش‌ها برای پیاده‌سازی استراتژی‌های حل مسئله این است که تصویر سازی ذهنی انجام دهید. با چارچوب‌بندی و شفاف‌سازی مجدد مشکل، حل آن را برای گروه آسان‌تر می‌کنید و اجازه می‌دهید که روش‌های خلاقانه‌تری ارائه کنند. در روش درخت مشکل از افراد گروه سوال می‌پرسید تا در اولین بارش فکری فهرستی از مشکلات را بیرون بیاورید و بعد پاسخ‌ها را در یک سلسله‌مراتب قرار دهید. این سلسله مراتب می‌تواند از مهم‌ترین تا کم اهمیت‌ترین مشکلات مرتب شده باشد.

کلیدی‌ترین نکته در این بازی حل مسئله این است که کارمندان راهی برای مدیریت و دسته‌بندی مشکلات می‌یابند. با وجود این دسته‌بندی مرتب و تمرکز روی مشکلات اصلی بسیاری از مسائل مهم سازمان رفع می‌شوند که خودبه‌خود بسیاری از مشکلات کوچک را نیز از بین می‌برد. به‌طور مثال اگر واحد نیروی انسانی عملکرد خوبی نداشه باشد می‌توانید این مسئله را در اولویت مشکلات خود قرار دهید و دوره‌های آموزشی مناسبی برایشان برگزار کنید یا در نهایت این افراد را با متخصصان این حوزه جایگزین کنید.

رفع این مسئله باعث می‌شود در آینده سیستم جذب و استخدام شرکت نیز بهبود یابد و افراد قوی‌تری جذب شوند. در واقع با رفع مشکل اصلی مسائل مرتبط با آن نیز به‌طور کامل حل می‌شوند.

۵. تحلیل SWOT

این مدل از روش های حل مسئله روی ۴ موضوع نقاط قوت، نقاط ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای هر سازمان تمرکز دارد. این روش هم برای رفع مشکلات شخصی و هم برای مشکلات گروهی اثربخش است. برای شروع در ذهن خود تصور کنید که می‌خواهید پس از رفع مسئله به چه خروجی‌هایی دست پیدا کنید و در واقع نتیجه مطلوب مد نظر شما چیست. هدف اصلی متد SWOT این است که دیدگاه کاملی درباره وضعیت فعلی خود یا سازمان به دست بیاورید.

در واقع به روش تحلیل SWOT ایده‌های مختلف را جمع‌آوری می‌کنید و در کنار یکدیگر قرار می‌دهید. سپس با گروه‌بندی آن‌ها به بحث درباره گروه بهتر می‌پردازید و در نهایت مسئله را حل می‌کنید.

۶. اصل اطمینان و توافق

نمی‌توانیم تمامی روش های حل مسئله را برای مشکلات پیش‌روی خود مناسب بدانیم. در همین نقطه است که اثربخشی نیروها مشخص می‌شود. در این حالت فقط سازمان‌هایی بر مشکلاتشان غلبه می‌کنند که روش حل مسئله درستی را به کار بگیرند و خود را با روش‌های نامناسب درگیر نکنند.

اصل اطمینان و توافق کمک می‌کند که افراد ماهیت چالش‌های پیش‌رویشان را بشناسند و آن‌ها را از ساده‌ترین تا دشوارترین مشکلات دسته‌بندی کنند. با این شناخت و دسته‌بندی دقیق افراد گروه می‌توانند بهترین روش های حل مسئله را به کار بگیرند و با دریافت نتایج اثربخش از بحران‌ها خارج شوند.

استفاده از این‌روش مخصوصا برای مشکلات تکراری سازمان‌ها بسیار مفید است.

۷. روش SQUID

سازمان‌دهی و چارت‌بندی فرایندهای گروه برای موفقیت در سازمان اهمیت زیادی دارد و روش SQUID نیز با تاکید بر این فرایندها در رفع مشکلات سازمانی به افراد کمک می‌کند. با این شیوه حل مسئله افراد تیم به‌طور اثربخش و در راستای یافتن پاسخ مناسب برای مشکلات پیش‌رو مهارت‌هایشان را گسترش می‌دهند و در طول فرایند به بهبود عملکردشان مشغول می‌شوند.

در این متد دو نوع یادداشت با رنگ‌ها متفاوت برای سوال‌ها و جواب‌ها وجود دارد و باید از اعضای گروه بخواهید که با توجه به مشکل، چند سوال محتمل را مطرح کنند تا شما آن‌ها را با یک رنگ روی تخته یادداشت کنید. سپس از آن‌ها بخواهید که پاسخ این سوالات را حدس بزنند و این پاسخ‌ها را با رنگ دیگری روبه‌روی سوالات بنویسید و با یک خط پرسش‌ها و پاسخ‌های مرتبط را به یکدیگر وصل کنید.

در این مرحله نوبت آن است که درباره جواب‌هایتان با یکدیگر گفتگو کنید. این نقاط اتصال به‌مرور نموداری را به وجود می‌آورند و هر چه این نمودار گسترده‌تر می‌شود افراد گروه راه‌حل بهتری می‌یابند. در تصویر زیر به‌جای بخش «Topic» می‌توانید نام مشکل یا مسئله را جایگزین کنید. «Q» نماد پرسش‌ها و «A» نماد پاسخ‌ها است که با پرکردن این بخش‌ها نمودار تکمیل می‌شود.

از طرفی وقتی در طول مکالمه همه شاهد رشد نمودار هستند ادامه بحث برایشان لذت‌بخش می‌شود و به تکمیل بهتر آن تمایل پیدا می‌کنند. به این ترتیب با این منبع بصری بیش از پیش مسئله را درک می‌کنند و درمی‌یابند که برای رفع آن باید چه اقداماتی انجام دهند.

۸. روش قایق تندرو

روش قایق تندرو فعالیتی کوتاه برای کمک به اعضای تیم است تا به‌سرعت تشخیص دهند که کارمندان، کاربران یا مشتریان با چه مشکلاتی مواجه خواهند شد و برای پیشگیری از آن‌ها، افراد را به راه‌حل‌های اثربخشی می‌رساند. این متدها برای حل مسئله بسیار ارزشمندند زیرا به اعضای گروه این امکان را می‌دهند که مشاهدات را در نظر بگیرند و با بینش کافی و سرعت بالا مشکلات پیچیده را رفع کنند.

در روش قایق تندرو، رویکرد اصلی این است که ابتدا متوجه شوید که چه چالش‌ها یا لنگرهایی سازمان را از مسیر پیشرفتش عقب نگه می‌دارد. اتفاق مثبت زمانی است که با کمک این نوع از روش های حل مسئله هر نوع کوسه‌ای (رقیب کسب و کار) را در آب شناسایی می‌کنید و ایده‌ای برای مقابله با این رقیبان می‌یابید.

برای پیاده‌سازی این روش اول شکل یک قایق را روی تخته بکشید و از افراد گروه دعوت کنید که در این بازی حل مشکل شرکت کنند. این قایق را با لنگرهای مختلف ترسیم کنید و نام آن را از روی نام مسئله مورد بحثتان انتخاب کنید. در واقع این تصویر استعاره‌ای از فعالیت‌های سازمان است.

قایق نشان‌دهنده محصولات، خدمات یا اهداف سازمان است و لنگرها نشانه مشکلاتی هستند که حرکت قایق را کند می‌کنند. در کنار قایق سوال مورد بحث را یادداشت کنید. به‌طور مثال بنویسید: «از کدام ویژگی محصول ما خوشتان نمی‌آید؟» یا «چه چیزی مانع از رسیدن سازمان به اهدافش می‌شود؟».

پس از این‌که از افراد حاضر در جلسه این سوال را پرسیدید چند دقیقه فرصت دهید تا ویژگی‌های مد نظر یا مشکلات پیرامون هدف را بیابند. سپس به آن‌ها ۵ الی ۱۰ دقیقه زمان بدهید تا این ویژگی‌ها یا موانع را روی کاغذ چسب‌دار یادداشت کنند. در صورت تمایل از افراد بپرسید که به نظر آن‌ها اگر آن ویژگی یا مانع حذف شود سرعت قایق تا چه میزان افزایش می‌یابد.

پس از پایان این فرصت از آن‌ها بخواهید که این یادداشت‌ها را روبه‌روی لنگر مدنظرشان بچسبانند. پس از اتمام کار شروع کنید به بحث درباره هر کدام از این برچسب‌ها و برای رفع آن‌ها با یکدیگر به دنبال راه‌حلی کاربردی بگردید.

در این راستا به موضوعات تکرارشونده توجه کنید زیرا ممکن است در نهایت دریابید که اصل مسائل موجود به چند مسئله ریشه‌ای و تکراری مربوط است. به این ترتیب اگر آن‌ها را حل کنید تمامی لنگرها از بین می‌روند و قایق تندروی سازمان شما دوباره با سرعت خوبی به راه خود ادامه می‌دهد.

۹. روش ۶ سوال خبرنگاری

یکی از بهترین روش های حل مسئله این است که به ایده‌های اعضای تیم اهمیت بدهید و آن‌ها را تشویق کنید که برای رفع مشکل راه‌حل‌های ذهنی خود را ابراز کنند. در دوران دانشگاه معمولا ۶ پرسش کلیدی را به دانشجویان روزنامه‌نگاری آموزش می‌دهند و این افراد باید بتوانند پاسخ‌های جدیدی برای هر کدام از این پرسش‌ها بیابند.

استفاده از این‌روش به شما در حل مشکلات گروهی کمک می‌کند و اعضا با کمک آن تصویر کاملی از مسئله را پیش روی خود می‌بینند و به این ترتیب راه‌حل‌های آن‌ها کاربردی‌تر خواهد شد.

این شش پرسش با عبارت‌های چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا، چرا و چگونه آغاز می‌شود و شجاعت افراد را برای ابراز عقیده افزایش می‌دهد. به این ترتیب می‌توانند با اعتماد به نفس کامل به صورت خلاقانه به موضوع فکر کنند. با کمک این شیوه هم‌گروهی‌هایتان مطمئن می‌شوند که شناسایی و تحلیل مشکل به صورت جامع و مدبرانه پوشش داده شده است. در این روش نوشتن گزارش‌ها در دفترچه امری اختیاری است.

۱۰. چالش لگو

لگوهای اسباب‌بازی ازجمله ابزارهای بسیار مفید برای پرورش مهارت حل مسئله هستند. تا حدی که از آن به عنوان یکی از روش‌های مواجهه با مشکلات یاد می‌کنند. بازی جدی با لگوها برای پرورش تفکر خلاقانه و یافتن راه‌حل‌های موجود بسیار مفید است. چالش لگو به این صورت است که به هر کدام از اعضای گروه تکلیفی می‌دهید که از اعضای دیگر گروه مخفی شده است و همگی آن‌ها بدون بیان کلمه‌ای به خلق ساختار جدیدی مشغول می‌شوند.

این چالش نوعی مثال سرگرم‌کننده است که در آن ذی‌نفعان بدون داشتن تعامل با یکدیگر به دنبال راه‌حل مناسبی در راستای حل مشکلات سازمانی می‌گردند. چالش اصلی در این است که هیچ‌کدام از هدف دیگری مطلع نیست و در عین حال باید بدون ارتباط کلامی با هم به ساختار درستی دست یابند. این روش به افزایش تعاملات مثبت، حل اختلاف میان اعضا و رسیدن به بهترین روش حل در گروه کمک می‌کند.

روش های پیشرفته حل مسئله

در بخش‌های قبلی انواع روش های حل مسئله را عنوان کردیم که البته به این تعدامحدود نمی‌شوند اما بقیه نیز سازوکار مشابهی دارند. در کنار آن‌ها روش‌های توسعه‌یافته‌تری وجود دارند که بسیاری از سازمان‌های جدید از این شیوه‌ها برای حل مشکلات خود استفاده می‌کنند.

میزان موفقیت فرایند حل مسئله با اندازه‌گیری راه‌حل تولید شده ارزیابی می‌شود. پس از شناساسس و تریف مسئله و بعد از آن بررسی راه‌حل‌های موجود وقت آن است که راه‌حل صحیح را از میان آن‌ها انتخاب کنید. از این‌روش حل مسئله می‌توانید برای کمک به هم‌گروهی‌های خود بهره بگیرید تا راه‌حل‌های مختلف را با هم مقایسه کنند و روش مناسبی را برگزینند. در ادامه به معرفی این تکنیک‌های حل مسئله می‌پردازیم تا با کمک آن‌ها رویکردهای درستی را برای رفع مسائل در پیش بگیرید.

۱. روش Mindspin

بارش فکری یکی از مهم‌ترین بخش‌های مهم در فرایند حل مسئله استراتژیک است که اعضای تیم را تشویق به ایده‌پردازی می‌کند. این روش نیز سازوکاری مشابه روش بارش فکری دارد. در این فرایند همه افراد درگیر این چالش می‌شوند و راه‌حل سریعی برای رفع مشکلات سازمانی می‌یابند. با روش Mindspin اعضا ایده‌هایشان را در محدوده زمانی مشخصی روی کارت‌هایشان می‌نویسند و کنار می‌گذارند.

با طی شدن چندین دوره از این فرایند تیم شما با مجموعه‌ای از راه‌حل‌های امکان‌پذیر روبه‌رو می‌شود و پیش از تصمیم‌گیری راه‌حل‌های موجود را توسعه می‌دهند.

این یکی از روش های حل مسئله بسیار کاربردی است که که استفاده از آن علاوه‌بر رفع مشکلات انرژی اعضای گروه را بالا نگه می‌دارد. در این فرایند مهم است که همه اعضا را تشویق به مشارکت کنید. وقتی همه اعضا با انرژی بالا به دنبال رفع مشکل باشند با وجود مشکلات پیچیده سازمانی همچنان رضایت شغلی دارند و دچار ناامیدی نمی‌شوند.

۲. راه‌حل‌های توسعه یافته

راه‌حل توسعه یافته به این صورت است که پس از شناسایی موفقیت‌آمیز مسئله و یافتن چند راه‌حل به نظر می‌رسد که فرایند حل مسئله طی شده است اما باید به خاطر داشته باشید که اولین راه‌حل لزوما بهترین راه‌حل نیست و با استفاده از فعالیت‌های بازخوردگیرنده و مرور تمامی روش‌ها می‌توانید از انتخاب خود و گروهتان مطمئن شوید.

همچنین در این روش برای اثربخشی بیشتر متد باید همزمان درباره چند مشکل بحث کنید و راه‌حل همه آن‌ها را در همان جلسه پیدا کنید. به این ترتیب با کمک افراد حاضر در جلسه برای تمام مشکلات سازمان بهترین راه‌حل‌ها را می‌یابید.

۳. طرح چهار مرحله‌ای

تفکر خلاقانه و ایده‌پردازی تصویری به مراحل ابتدایی حل مسئله در سازمان محدود می‌شوند. در مراحلی که ایده‌ها را روی کاغذ می‌آورید در واقع به تمرین برای توسعه روش‌های حل مسئله می‌پردازید و با استفاده از این راهکار ارتباط اعضای تیم را تقویت می کنید. در این راستا نوشته‌ها معمولا در ابتدا بسیار ساده هستند و کمی بعد به روش 8S به ترسیم ۸ تغییر در هر کدام از ایده‌ها می‌پردازید تا پیش از تولید ایده نهایی، از بهترین بودن آن مطمئن شوید.

طرح چهار مرحله‌ای برای گروه‌هایی اثربخش است که افراد آن زاویه دید متفاوتی با یکدیگر دارند، خواهان ایجاد تغییر و رسیدن به بهترین حالت هستند و برای رسیدن به اهداف سازمان با هم به بحث و گفتگو می‌پردازند. در زیر به این چهار مرحله اشاره کرده‌ایم.

1. مرور اطلاعات کلیدی.
2. شروع طراحی کار روی کاغذ.
3. در نظر گرفتن متغیرهای مختلف.
4. خلق راه‌حل همراه با جزئیات.

۳. راه‌حل‌های ۱۵٪

برخی از مشکلات ساده‌تر از مشکلات دیگر هستند و اگر روند حل مسئله درستی را در پیش بگیرید به اعضای سازمان این قدرت را می‌دهید که در زمان مناسب عملکرد درستی داشته باشند. این عملکرد سریع و درست به ایجاد تغییرات سازنده در ساختار سازمان‌ها کمک می‌کند. بخشی از جعبه‌ابزار حل مشکل استفاده از تکنیک راه‌حل‌های ۱۵٪ است که روی یافتن و پیاده‌سازی راه‌حل در سریع‌ترین زمان ممکن تمرکز دارد.

فرایند ایجاد تغییرهای سریع و کوچک می‌تواند کمی بعد به حل مشکلات پیچیده‌تر کمک کند. در واقع راهکار حل ۱۵٪ به این موضوع تاکید می‌کند که هیچ علتی برای صبر کردن، احساس ناتوانی و شکست‌خوردن وجود ندارد. به‌کارگیری این روش باعث افزایش روحیه افراد می‌شود و می‌توانید با آن به صورت انفرادی یا گروهی روی مسائل قابل تغییر متمرکز شوید.

به‌طور مثال اگر موضوعی کوچک همواره باعث ناراحت کارمندان می‌شود و تغییر آن بی‌هزینه است به مرور آن مسئله را تغییر دهید زیرا اگر این آسیب‌های کوچک با هم جمع شوند موجی از نارضایتی‌ها و استعفاهای کاری را رقم می‌زنند که این مسئله به ضرر سازمان است.

۴. ماتریس تاثیر

پیدا کردن راه‌حل برای یک مسئله، کاری است که نیاز به یادگیری این حجم از تکنیک ندارید اما برای آن‌که بهترین راه‌حل موجود را در هر موقعیت پیدا کنید بهتر است که از این‌روش‌ها آگاه باشید. وقتی مشکلی رخ می‌دهد کل اعضای متاثر از آن دور هم جمع می‌شوند تا با استفاده از قدرت تصمیم‌گیری جمعی به راه‌حل مناسبی برسند.

ماتریس تاثیر و تلاش یکی از تکنیک‌های حل مسئله است که به اعضای گروه برای ارائه راه‌حل‌های مختلف کمک می‌کند و پس از آن‌که ایده‌ها را به دست آوردند آن‌ها را در دسته‌بندی ماتریس ۲×۲ قرار می‌دهند که بر پایه تاثیرات و تلاش‌های صورت گرفته است. فعالیت‌های ساده‌ای که باعث پرورش تفکرات خلاق می‌شوند ارزش زیادی دارند. از این‌رو پیشنهاد می‌کنیم که برای یافتن بهترین راه‌حل از این ماتریس استفاده کنید تا ایده‌ها فقط ایده نباشند بلکه به راه‌حل‌های اساسی تبدیل شوند.

در حال حاضر به غیر از روش‌های بالا شیوه‌های بسیار زیاد دیگری برای حل مسئله وجود دارند که همه آن‌ها کم و بیش با موارد گفته شده مشابه هستند. از این‌رو تلاش کردیم تا با ارائه روش های حل مسئله تکراری مانع از پرورش این مهارت شما نشویم. در نظر داشته باشید که گاهی با مشکلات به‌شدت پیچیده‌ای مواجه می‌شوید و در این مواقع استفاده از یک شیوه کارساز نیست.

در این حالت لازم است که مشکل پیچیده را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و برای هر بخش آن از یک روش حل مسئله را به کار بگیرید.

جمع بندی

در این مطلب از مجله فرادرس انواع روش های حل مسئله را بررسی کردیم و دانستیم که در تمام این روش‌ها مهم‌ترین گام همان اولین گام است که مسئله را شناسایی می‌کنید. در صورتی که به شناخت درستی از مشکل برسید برای حل آن می‌توانید از انواع روش‌های گفته شده بهره بگیرید. این شیوه‌های حل مشکل اغلب برای سازمان‌ها و کارهای گروهی کاربرد دارد اما می‌توانید از آن‌ها برای رفع مشکلات شخصی خود نیز استفاده کنید.

سوالات متداول

در ادامه به برخی از سوالات متداول درباره حل مسائل پاسخ می‌دهیم.

بهترین روش حل مسئله چیست؟

برای هر مشکلی لازم است از راه‌حل خاصی استفاده کنید. حتی گاهی باید چند راه‌حل را با هم تلفیق کنید و به نتیجه برسید اما در مجموع روش ۶ کلاه متفکر یکی از بهترین روش های حل مسئله به شمار می‌رود.

آیا تمامی روش‌های حل مسئله کاربردی هستند؟

خیر. سازمان شما باید با توجه به منابع و امکانات خود روش حل مسئله را انتخاب کند زیرا گاهی برای پیاده‌سازی بری از روش‌ها شرایط و امکانات لازم را ندارد.