اصول مدیریت زمان که باید بدانید – ۱۶ اصل کلیدی و ضروری

حجم کارها و وظایف روزانه به‌قدری است که اگر از تکنیک های مدیریت زمان استفاده نکنید با کوهی از کارهای عقب‌مانده روبه‌رو می‌شوید. برنامه‌ریزی و مدیریت زمان اصول مشخصی دارند و شناخت این قواعد شما را از اهمال‌کاری و حواس‌پرتی دور می‌کنند. در این مطلب تمامی اصول مدیریت زمان را توضیح می‌دهیم تا با تمرین و تکرار آن‌ها بدون کمبود وقت به همه فعالیت‌های مد نظر خود برسید. همچنین در پایان برخی از بهترین کتاب‌های مخصوص این حوزه را معرفی می‌کنیم.

اصول مدیریت زمان و برنامه ریزی

«اصول مدیریت زمان» (Principles of Time Management) یعنی رعایت اصولی که انجام آن‌ها به ما در افزایش بهره‌وری و کاهش حواس‌پرتی کمک می‌کنند. این اصول شامل بخش‌های مختلفی است و بهتر است همگی آن‌ها رعایت شوند تا در طول روز بدون استرس به تمامی فعالیت‌های مورد نظر خود برسیم و هرگز کاری را عقب نیندازیم. در ادامه به معرفی این قواعد مدیریت زمان می‌پردازیم.

۱. برنامه ریزی

اولین اصل از اصول مدیریت زمان برنامه‌ریزی است که اثربخشی زمان روزانه را افزایش می‌دهد. برای این‌که برنامه خوبی داشته باشید باید تمام کارهای روزانه مهم را یادداشت کنید. ممکن است این نوشته‌ها شبیه نوشتن چک لیست یا فهرست انجام کارها شود. همچنین امکان دارد برای تخصیص وظایف دیگران در یک پروژه برنامه‌ریزی انجام دهید. برای این‌ کار کافی است در ابتدای روز چند دقیقه از زمان خود را صرف برنامه‌ریزی کل آن روز کنید.

در مسیر رسیدن به کل برنامه‌ها باید تا حد امکان عوامل حواس‌پرتی را حذف یا کنترل کنید. برای برنامه‌ریزی می‌توانید از انواع ابزارهای مخصوص مانند گوگل کلندر استفاده کنید و روند آن را سرعت ببخشید.

وقتی فهرستی از کارها را می‌نویسید یافتن اولویت‌ها برایتان ساده می‌شود و می‌توانید اولویت‌بندی درستی برمبنای اهداف خود انجام دهید. هنگام استفاده از ابزارهای برنامه‌ریزی حتما به موارد زیر توجه کنید:

• تمامی اطلاعات را ثبت کنید.
• هر روز برنامه‌هایتان را مرور کنید.
• همواره برنامه روز را با خود همراه داشته باشید تا دچار سردرگمی در میانه روز نشوید.
• در ابزار برنامه‌ریزی خود چک لیست بسازید و کارهای انجام شده را تیک بزنید.
• اگر با برنامه‌ای کامپیوتری کارها را انجام می‌دهید آن نرم افزار را روی تمامی سیستم‌های هوشمند خود سینک کنید تا در هر موقعیتی به برنامه خود دسترسی داشته باشید.

در پایان هر روز کاری، زمان کوتاهی را صرف یادداشت کارهای باقی‌مانده کنید. این عادت باعث می‌شود که روز بعد دقیقا روی انجام فعالیت‌های مهم متمرکز شوید و کارهای غیرمهم را از ذهن خود حذف کنید.

۲. سازماندهی و اولویت‌بندی

تصور کنید که رئیس شرکت از شما می‌خواهد که ظرف ۳ الی ۴ روز آینده درباره موضوعی خاص ارائه مناسبی داشته باشید. فعالیت‌های کاری این روزهای شما زیاد است و همین حالا نیز کارهای مهم بسیاری در برنامه کاری خود دارید. در این حالت موقعیت بسیار پرتنشی را تجربه می‌کنید.

بنابراین بهتر است است از تکنیک‌های مدیریت زمان نظیر ماتریس آیزنهاور استفاده کنید تا کارهای مهم و فوری را در اولویت اول قرار دهید و کارهای مهم و غیرفوری را کمی دیرتر انجام دهید. همچنین طبق این ماتریس کارهای فوری و غیرضروری را به افراد دیگر بسپارید و کارهای غیرفوری و غیرمهم را کلا از برنامه‌های خود حذف کنید. در این روش کافی است به تشخیص درستی از میزان اهمیت امور و فوریت آن‌ها برسید و مطابق آن‌ها کارهایتان را انجام دهید.

مهم‌ترین نکته در این مرحله از اصول مدیریت زمان این است که تفاوت میان فعالیت‌های مهم با کارهای فوری را بدانید و اولویت‌های خود را مطابق با آن‌ها تعیین کنید. در واقع باید بیاموزید که کارهای فوری الزاما مهم‌ترین‌ها نیستند و مهم‌ترین کارها همیشه محدودیت زمان ندارند.

بسیاری از ما اجازه می‌دهیم که کارهای فوری، کل زندگی ما را تحت تاثیر خود قرار دهند. در حالی که باید دسته‌بندی درستی از آن‌ها ایجاد کنیم و مطابق آن عمل کنیم. راحت‌ترین کار برای اولویت‌بندی استفاده از فهرست انجام کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه است که بر اساس سبک زندگی شما نوشته شده باشد.

به مواردی که در این فهرست یادداشت کرده‌اید بین اعداد بزرگ و متوسط و کوچک امتیاز دهید. سپس این نوشته‌ها را به ترتیب از امتیاز بالا به پایین تنظیم کنید و با توجه به آن‌ها برنامه بریزید. اگر پروژه ها را در خانه انجام می‌دهید این امکان را دارید که از انواع ابزار مدیریت زمان مانند ترلو استفاده کنید.

۳. اصل پارتو و مدیریت زمان (قانون ۸۰/۲۰)

قانون پارتو یا همان قانون ۸۰/۲۰ یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان است که وقتی آن را در محیط کار خود اجرا می‌کنید نتایج درخشانی می‌گیرید. در این قانون آمده‌است که اگر ۲۰ درصد از کارهای سخت روزانه را انجام دهید به ۸۰ درصد از نتایج دلخواه خود می‌رسید. بنابراین باید روی ۲۰ درصدی متمرکز شوید که بیشترین اثربخشی را با استفاده بهینه از زمان برای شما به ارمغان می‌آورد.

برای پیاده‌سازی قانون پارتو ابتدا مهم‌ترین وظایف خود را شناسایی کنید و بعد ۵ گام زیر را پیش بروید.

1. به خروجی‌های موردانتظارتان بیندیشید.
2. آن‌ها را به اقدامات لازم برای انجام کار تقسیم کنید.
3. هر فعالیت را با بیشترین دقت و توجه انجام دهید.
4. فعالیت بعدی را شناسایی کنید.
5. تا اتمام کار این روش را ادامه دهید.

برای این‌که اصول مدیریت زمان را به طور کامل رعایت کنید قانون ۸۰/۲۰ را برای تمام فعالیت‌های مهم و پیچیده خود اجرا کنید تا به بیشترین حد از اثربخشی برسید.

۴. انجام یک کار در لحظه

کسانی که تلاش می‌کنند در لحظه چند کار را به صورت همزمان انجام دهند معمولا به نتیجه خاصی نمی‌رسند. تحقیقات نشان می‌دهند افرادی که روی هدفی واحد متمرکز می‌شوند نسبت به افرادی که هم‌زمان چند هدف بزرگ را دنبال می‌کنند همواره به موفقیت‌های بیشتری می‌رسند زیرا در لحظه صرفا روی فرایند خاصی متمرکز هستند و تمام توان انرژی ذهنی و جسمی خود را به کار می‌گیرند.

وقتی می‌خواهید چند کار را هم‌زمان با هم انجام دهید کارهای شما بیشتر از همیشه طول می‌کشند و این خلاف اصول مهارت مدیریت زمان است. انجام کارهای هم‌زمان ذهن شما را تحت فشار قرار می‌دهد و معمولا وقتی تحت فشار باشید ذهن از انجام کارها فرار می‌کند. در این حالت ناگهان به جای انجام کار اصلی به مهمانی فردا شب می‌اندیشید یا به یاد دوستان می‌افتید و در گروه‌های دوستانه چت می‌کنید. برای این‌که اصول مدیریت زمان را حفظ کنید حتما روی هر کار به صورت متمرکز زمان بگذارید تا ذهن شما با فراغ بال به هر کاری به شکل جداگانه بپردازد و فرار نکند.

محققان در این زمین اصطلاح جالبی دارند که می‌گویند اگر صحبت می‌کنید فقط صحبت کنید و اگر گوش می‌دهید فقط بشنوید. در واقع منظور این است که در حال، زندگی کنید و اجازه ندهید ذهن شما در لحظه به موضوعات متفرقه بیندیشد. برای تقویت این توانایی لازم است برخی مهارت‌ها نظیر مهارت گوش دادن فعال را در خود پرورش دهید.

۵. دوری از عوامل حواس پرتی

اصول مدیریت زمان فقط در حالتی جواب می‌دهد که توانایی حذف عوامل حواس‌پرتی را داشته باشید. این کار سخت و چالش‌برانگیز است اما اگر برای رسیدن به هدف‌هایتان مصمم هستید باید برای موفقیت در آن تلاش کنید. در این راستا راهکارهای زیر می‌توانند به میزان زیادی به شما کمک کنند.

• تلفن را از خود دور کنید: برخی مواقع در برنامه روزانه تماس تلفنی مهمی را درج می‌کنید و باید به آن پاسخ دهید. اما اگر برنامه شما شامل این فرایند نمی‌شود در طول انجام کار، گوشی موبایل را از خود دور کنید. در واقع گوشی همراه را مانند چک کردن ایمیل‌ها هر ۲ الی ۳ ساعت یک بار چک کنید تا اگر تماس یا پیام مهمی داشتید به آن‌ها پاسخ دهید. البته همواره باید برخی روزها را به عنوان استثنا در نظر گرفت.
• سایت‌های باز روی لپ‌تاپ را ببندید: گاهی لازم است با کمک لپ‌تاپ پروژه‌ای را انجام دهید یا ویدیویی آموزشی تماشا کنید. در این حالت به هیچ وجه به سایت‌های متفرقه رجوع نکنید زیرا وقتی درگیر حواشی می‌شوید دیگر برای بازگشت به برنامه انرژی و تمرکز لازم را نخواهید داشت.
• هدفون بگذارید: اگر محیط کار یا فضای مطالعه شما پر از سروصدا است حتما از هدفون استفاده کنید تا صداهای مزاحم را برایتان حذف کند و بتوانید به کارهای خود برسید.
• استراحت کوتاه داشته باشید: اگر احساس می‌کنید چیزی حواستان را پرت کرده است یا خسته شده‌اید حتما زمان کوتاهی را به استراحت بپردازید. توقف کوتاه به شما در به دست آوردن آرامش و روشن شدن ذهن کمک می‌کند.

۶. تقسیم کار

تقسیم کارها یعنی برخی از کارها را به افراد دیگری محول کنید که توان انجام آن‌ها را دارند. البته در نظر داشته باشید که برای رسیدن به این مرحله ابتدا باید فرایندهای پیشین را تکمیل کرده باشید. زمانی باید به برونسپاری امور بیندیشید که کار مد نظرتان از اهمیت کمتری برخوردار باشد اما فوریت آن زیاد باشد و زمان کافی برای رسیدگی به آن نداشته باشید. به طور مثال اگر مهمان‌های زیادی دارید کیک را خودتان نپزید و آن را از بیرون تهیه کنید. یا اگر در محیط کار مطالب ارائه را آماده کرده‌اید ساخت اسلایدها را به شخص مطمئنی بسپارید.

فعالیت را به ساده‌ترین و شفاف‌ترین شکل ممکن برای دیگران تشریح کنید. از طرفی به مجری کار کمی آزادی عمل بدهید تا آن‌طور که به نظرش بهتر است کار را پیش ببرد. حتما زمانی را صرف بررسی روند انجام کار او کنید و در صورتی که نیاز به کمک داشت او را راهنمایی کنید تا نتیجه مطابق نظر شما حاصل شود. در پروژه‌های شرکتی نرم‌افزارهای تحت وب زیادی نظیر نوشن وجود دارند که روند کار را به شکل واضح نشان می‌دهند و می‌توانید با استفاده از آن با آرامش بیشتری برونسپاری امور را انجام دهید.

گفتنی است که توانایی محول کردن کارها به دیگران هنری است که مدیران موفق آن را در خود پرورش می‌دهند اما برخی افراد که درگیر کمال گرایی هستند هرگز نمی‌توانند حتی کوچک‌ترین بخش‌های کار را به افراد دیگر بسپارند. از این رو همواره در مدیریت زمان خود با مشکل روبه‌رو می‌شوند. در نظر داشته باشید که استفاده از جدول مدیریت زمان نیز در غلبه بر این حالت بسیار تاثیر دارد.

۷. خودکنترلی

بسیاری از افراد در رعایت اصول مدیریت زمان ناکام می‌شوند که علت این امر ناتوانی در خودکنترلی است. این افراد نمی‌توانند پایبند قوانین خودشان باشند. حتی اگر انواع فهرست کار و چک لیست داشته باشید مهم داشتن خودکنترلی و انجام فعالیت‌ها مطابق برنامه است. برخی افراد کمال‌گرا به دنبال ابزار مناسب، برنامه خاص یا موقعیتی خاص هستند اما کسانی که برای موفقیت تلاش می‌کنند درگیر این حواشی نمی‌شوند و بدون اتلاف وقت روی انجام وظایف روزانه تمرکز می‌کنند.

۸. حفظ سلامت و آرامش

وقتی به سلامتی خود اهمیت می‌دهید جسم و روح خود را برای داشتن بیشترین بازدهی آماده می‌کنید. افرادی که ذهن و بدن سالمی دارند توانایی به انجام رساندن فعالیت‌های روزانه خود را به شکل سریع، ساده و اثربخش خواهند داشت. بنابراین تمرین کنید که همزمان با مدیریت زمان به حفظ سلامتی بپردازید و در زمان‌های استراحت کارهای بعدی را اولویت‌بندی کنید.

اگر در مدیریت زمان ضعیف هستید و مدام با کمبود وقت مواجه می‌شوید باید با عوامل درونی نظیر تغییر حالت‌های روحی، افکار منفی، استرس و بیماری بجنگید تا قدرت لازم را برای انجام وظایف خود به دست بیاورید. برای دوری از استرس خود را مجاب کنید که در حال حاضر به دور از تفکرات پرتنش فقط وظیفه فعلی را انجام دهید.

برای موفقیت در این امر چند متد به شما معرفی می‌کنیم که اگر در طول هفته آن‌ها را تمرین کنید به موفقیت می‌رسید. هر هفته‌ای که این کار را به اتمام می‌رسانید احساس سلامتی و انرژی بیشتری می‌کنید و به این ترتیب آماده انجام فعالیت‌های روزانه خود خواهید بود.

۹. نه گفتن

یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت زمان این است که در برابر خواسته‌های متعدد دیگران توانایی نه گفتن داشته باشید تا متحمل فشار کاری بیش از حد نشوید و به جای انجام کار دیگران انرژی خود را برای پیش بردن فعالیت‌های مهم روز خود صرف کنید و از انجام آن‌ها لذت ببرید. اگر ازجمله افرادی باشید که به همه درخواست‌ها پاسخ مثبت می‌دهند خیلی زود دچار پریشانی و سردرگمی از حجم زیاد کارها خواهید شد و این به نفع هیچ کس نیست. به طور مثال در محیط کار درگیر اضطراب زیاد می‌شوید و مدیر سازمان بابت انجام نشدن کارها ناراحت می‌شود. با توجه به این مسائل «نه گفتن» عمل بسیار شایسته‌ای است که با تقویت این مهارت از بروز بحران‌های احتمالی جلوگیری می‌کنید.

۱۰. برنامه واقع‌گرایانه

قبل از شروع هفته فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کنید. برنامه ایده‌آلی نچینید زیرا هیچ کس در این جهان ایده‌آل نیست و چنین برنامه‌ای صرفا ناامیدتان می‌کند. به جای این کار تلاش خود را معطوف انجام کار در بهترین حالت کنید. در نظر داشته باشید که همواره برخی عوامل بیرونی وجود دارند که ممکن است در روند برنامه شما اختلال ایجاد کنند. بابت این موضوع ناراحت نباشید و تا حد امکان این عوامل را حذف یا کم کنید. مثبت بیندیشید و وقتی اضطراب حمله می‌کند برای ۱۰ دقیقه به خود استراحت دهید تا ادامه کار را بدون این احساسات منفی و با لذت انجام دهید.

برای داشتن برنامه‌ای واقع‌گرایانه باید همواره انرژی لازم برای انجام کارها را داشته باشید و برای رسیدن به اوج انرژی باید روی کاهش استرس، افزایش سلامت جسم،‌ خوردن غذاهای سالم و شاد بودن خود وقت صرف کنید.

۱۱. تعهد

اگر نمی‌توانید به انجام کاری متعهد شوید آن را در برنامه خود قرار ندهید و فقط کارهایی را برای روز خود در نظر بگیرید که می‌دانید توان و فرصت انجام آن‌ها را دارید. برای انتخاب کارهای روزانه واقع‌بین باشید و از کمال‌گرایی در برنامه‌ریزی اجتناب کنید. برنامه‌ریزی‌های سخت و ناممکن به مرور شما را به ناامیدی سوق می‌دهند و برنامه جدید نیز برایتان کاربردی نخواهد داشت. ممکن است این اتفاق را در گذشته تجربه کرده باشید. در صورتی که می‌خواهید برنامه قابل اجرایی بنویسید و به اصول مدیریت زمان متعهد بمانید ابتدا توانایی‌های خود را در نظر بگیرید و مطابق آن‌ها برنامه‌‌ریزی کنید.

۱۲. تفریح

تفریح کردن ازجمله ملزومات برنامه است و باید آن را بخشی از اصول مدیریت زمان بدانید. تفریح می‌تواند همراهی با دوستان، حضور در تیم ورزشی دانشگاه یا هر تفریح متداول دیگری باشد. برخی افراد در شروع مدیریت زمان تمامی تفریحات خود را حذف می‌کنند. این در حالی است که وجود آن‌‌ها عملکرد شما را در دیگر فرایندها بهبود می‌بخشد و همواره برای انجام کارهای موجود در برنامه باانگیزه خواهید بود.

۱۳. زمان

وظایف را به بخش‌های مختلف روز اختصاص ندهید بلکه زمان را برای انجام کارهای روزانه تقسیم‌بندی کنید. سخت است که مدت‌زمان انجام هر کاری را پیش‌بینی کنید. از این رو برنامه‌ریزی دقیق بر اساس این نوع زمان‌بندی کار بسیار دشواری است. اما با اطمینان می‌توانید روند کار را برعکس کنید و با تعیین فواصل زمانی مشخص هرکدام از وظایف خود را در حین برنامه‌ریزی داخل یکی از این فواصل قرار دهید و روتین ساده اما مشخصی را برای خود تعیین کنید. برای موفقیت بیشتر در این اصول مدیریت زمان هربار با خود تکرار کنید که هدف شما از انجام کارها این است که از زمان خود به نحو درستی استفاده کنید. افرادی که صرفا روی تیک زدن کارهای روزانه تمرکز دارند کیفیت پایین فعالیت‌ها را می‌پذیرند در حالی که اگر اولویت با استفاده بهینه از زمان باشد کمیت و کیفیت با هم محقق خواهند شد.

۱۴. عادت سازی

برای خلق یک عادت جدید نیاز است که کار مد نظر را ۳۰ روز پشت سرهم انجام دهید. اگر برای خود عادت‌های خوبی بسازید زندگی آسان‌تر و موفق‌تری پیش رویتان خواهد بود. در واقع وقتی عادت‌های خوب را جایگزین عادت‌های اشتباه می‌کنید در موقعیت‌های تصمیم گیری دچار چالش و اشتباهات متعدد نمی‌شوید. به طور مثال افرادی که عادت به نشستن و تمرکز روی موضوع خاصی را ندارند در انجام پروژه‌های درسی اغلب دچار مشکل می‌شوند و نمی‌توانند به اصول مدیریت زمان پایبند باشند. وقتی به پایان مهلت تحویل پروژه نزدیک می‌شوند اغلب باید تصمیم‌گیری کنند که استراحت خود را نادیده بگیرند و در زمان کوتاه باقیمانده پروژه را تکمیل کنند در حالی که ساختن یک عادت ساده می‌توانست این افراد را از رسیدن به این نقطه دور کند.

۱۵. انعطاف پذیری

اصول مدیریت زمان این نیست که برای لحظه به لحظه روز خود برنامه مشخصی را تعیین کنید. برای موفقیت باید برنامه انعطاف‌پذیری اشته باشید. حتما زمان‌هایی خالی در طول روز در نظر بگیرید. وجود این زمان‌های خالی استرس شما را کاهش می‌دهد و فرصتی برای بازیابی انرژی خود پیدا می‌کنید. همچنین با تعیین این زمان‌ها فرصت دارید که برنامه‌های جامانده را انجام دهید و نگران عقب ماندن از کارهای خود نباشید.

۱۶. پاسخ دادن

گاهی با موقعیتی روبه‌رو می‌شوید که طی آن باید برای کاری تصمیم گیری کنید. یکی از اصول مدیریت زمان این است که در تصمیم‌گیری‌ها صرفا به موضوعات واکنش نشان ندهید بلکه پاسخی مناسب برای شرایط پیدا کنید. به طور مثال وارد خانه می‌شوید و می‌بینید که لامپ اتاق سوخته است. در این لحظه نباید تصمیم شما رفتن به اتاق دیگر باشد. این یک واکنش است و مشکل به قوت خود باقی است. برای این‌که در آینده این مسائل کوچک تبدیل به مشکلات انبوهی نشوند اگر فرصت دارید در لحظه، این مشکل را با تعویض لامپ سالم حل کنید یا برای انجام این کار طی روزها‌ی آینده برنامه بذارید. اگر در مواجهه با تمامی مسائل به جای واکنش دادن پاسخ مناسبی بدهید پس از مدتی با کوهی از کارهای عقب‌افتاده روبه‌رو نمی‌شوید.

اشتباهات رایج در اصول مدیریت زمان

همه می‌دانیم که فرصت برای دستیابی به برنامه‌های روزانه محدود است و نباید از آن‌ها غافل شویم اما در عمل برخی عوامل درونی و بیرونی ما را از موفقیت در این امر باز می‌دارند. در این بخش به رایج‌ترین مسائلی اشاره می‌کنیم که ما را از این اصول دور می‌کنند.

۱. جهان دشمن ما است

یکی از اصول مدیریت زمان این است که جهان برضد شما و در خلاف جهت مدیریت زمان عمل می‌کند و روزانه می‌تواند شما را ساعت‌ها سرگرم انواع تبلیغات، خرید کردن، پیام دادن به دوستان و خبرهای کوتاه کند. بسیاری از افراد این نوع عوامل حواس‌پرتی را دزدهای زمان می‌دانند که فرصت و توجه شما را می‌دزدند و آن‌طور که می‌خواهند مشغولتان می‌کنند.

۲. همه چیز را کنترل می‌کنید

یکی از راه‌های موفقیت در اصول مدیریت زمان این است که توانایی کنترل امور را داشته باشید اما اگر در محیطی قرار بگیرید که عوامل حواس‌پرتی زیاد باشند این امر تقریبا ناممکن است. به طور مثال فرض کنید شما در یک مهدکودک فعالیت می‌کنید و می‌خواهید هم‌زمان خود را برای آزمون مهمی آماده کنید. در زمان‌های استراحت کتاب را طبق برنامه در دست می‌گیرید اما در همان لحظه یکی از کودکان شما را صدا می‌کند. به او رسیدگی می‌کنید و پس از آن با شروع مطالعه نفر دوم پیدایش می‌شود.

این‌ها عوامل بیرونی هستند و شما توان حذف آن‌ها را ندارید مگر این که خودتان را در معرض عوامل محدودتری قرار دهید و بتوانید از بیشترشان به دور باشید. مثلا در این موقعیت مشخص است که مطالعه کتاب امکان‌پذیر نیست و شاید داشتن چند فلش‌کارت، اثربخش‌تر باشد. به این ترتیب در چنین فرصتی می توانید به مطالعه دروس حفظی بپردازید.

۳. نمی‌نویسید

یکی از اشتباهات رایج افراد در مدیریت زمان این است که از نوشتن برنامه‌های خود اجتناب می‌کنند. هرچقدر هم که حافظه خوبی داشته باشید باز هم نوشتن برنامه روزانه امری ضروری است. وقتی چیزی یادداشت می‌شود تعهد فرد نسبت به اجرای آن بالا می‌رود حال اگر صرفا در حافظه خود برنامه را به خاطر بسپارید علاوه بر خطر فراموش کردن برخی موارد انعطاف بیش از حدی برای اجرای کارها خواهید داشت.

مثلا برای انجام پروژه‌ای ۲ ساعت زمان در نظر گرفته‌اید و فعالیت‌های بعدی را برای بعد از این دو ساعت اختصاص داده‌اید. حال وقتی شروع به انجام پروژه می‌کنید درگیر جزئیات بی‌مورد می‌شوید و می‌بینید که پس از ۲ ساعت هنوز کار خاصی انجام ندادید. در این حالت مجبور هستید که کمی بیشتر روی برنامه کار کنید و می‌بینید که زمان برای انجام بقیه امور به شدت کم شده است و در پایان روز صرفا به چند کار کوچک از یک پروژه بزرگ پرداخته‌اید. این در حالی است که اگر کل برنامه را می‌نوشتید ناچار بودید به آن پایبند باشید و دیگر فرصتی برای رسیدگی به حواشی و جزئیات بی‌مورد نداشتید. تکنیک‌های مدیریت زمان نظیر پومودورو نیز به همین دلیل محبوب شده‌اند. زیرا در این تکنیک‌ها فرد ملزم می‌شود که در پایان ۲۵ دقیقه یک کار هرچند کوچک را به طور کامل تمام کند.

۴. زمان بهره‌وری خود را نمی‌دانید

بسیاری از افراد بر این باور هستند که اگر ۷ صبح بیدار شوند باید از همان زمان بهره‌وری خوبی برای انجام امور داشته باشند. به همین علت مهم‌ترین کارها را برای همان ساعت در نظر می‌گیرند. در حالی که بدن انسان پس از بیداری انرژی زیادی ندارد و مدتی طول می‌کشد تا به اوج بهره‌وری خود برسد. بنابراین در برنامه‌ریزی روزانه باید مهم‌ترین کارها به جای ۷ صبح از حدود ۸ شروع شود و در بازه‌ای ۲ ساعته یعنی تا ساعت ۱۰ یا کمی بیشتر طول بکشد.

برخی افراد به نوع دیگری در این زمان دچار اشتباه می‌شوند. آن‌ها ساعت‌های اولیه روز را صرف پاسخگویی به پیام‌ها و مرور اخبار می کنند و وقتی به خودشان می‌آیند که زمان طلایی بهره‌وری به اتمام رسیده است و دیگر انرژی لازم برای انجام کارهای مهم روزانه را ندارند. در این حالت حتی اگر شروع به انجام کارها کنند کیفیت مورد انتظارشان را ندارند و از این رو لازم است وقت بیشتری صرف کنند.

۵. عوامل اصلی حواس پرتی را نمی‌شناسید

برای هرکس در هر محیط زندگی عوامل حواس‌پرتی منحصر به فردی وجود دارند اما بیشتر افراد درگیر ۴ مورد از مهم‌ترین مسائل هستند و خودشان نیز گاه از این موضوع اطلاع ندارند. در ادامه به این عوامل اشاره می‌کنیم.

1. جلسه‌ها: جلسه‌های متعددی که در شرکت‌ها برگزار می‌شوند در برخی مواقع ضروری هستند و در مواقع دیگر صرفا باعث اتلاف وقت می‌شوند. زیرا هیچ‌کدام از اولویت‌های سازمان را در برندارند و بسیاری از مطالب گفته شده می‌توانند در قالب نامه‌ای اداری به اطلاع کارمندان برسند. بسیاری از کارمندان کارهای خود را برمبنای جلسات تنظیم می‌کنند. در حالی که اولویت اول با وظایف سازمانی است و باید جلسات حول محور این کارها شکل بگیرند.
2. ایمیل و پیام: یکی از بیشترین زمان‌های تلف شده متعلق به بررسی پیام‌ها و ایمیل‌ها است. بسیاری از افراد با هر پیام جدید به گوشی موبایل رجوع می‌کنند و به مرور تا پایان روز زمان زیادی از روزشان به این شکل هدر می‌رود.
3. انجام چند کار هم‌زمان: یکی از بدترین ایده‌ها در مدیریت زمان انجام چند کار هم‌زمان است. برخی افراد از این روش استفاده می‌کنند زیرا بر این باور هستند که در زمان صرفه‌جویی می‌شود. در حالی که انجام چند کار هم‌زمان دقت امور را کاهش می‌دهد و وقتی دقت عمل پایین باشد بروز اشتباه و دوباره‌کاری امری طبیعی خواهد بود.
4. به تاخیر انداختن کارها: یکی از راه‌های متداول در اتلاف زمان این است که افراد کارهای آسان را ابتدا انجام می‌دهند و امید دارند که با انجام دادن آن‌ها انگیزه کافی برای انجام کارهای سخت‌تر را به دست می‌آورند. در حالی که در اصول مدیریت زمان دقیقا باید کارهای عمیق را از همان ابتدا انجام دهید زیرا این امور هستند که انگیزه کافی را برای ادامه راه به شما منتقل می‌کنند.

کتاب اصول مدیریت زمان

اصول مدیریت زمان ازجمله موضوعات بسیار مهم و کاربردی است و در این باره کتاب‌های زیادی تاکنون نوشته شده‌اند. می‌توانید علاوه بر مطالعه اصول گفته شده در این مطلب و گذراندن دوره‌های مرتبط، به مطالعه بهترین آثار این حوزه بپردازید. در ادامه به برخی از بهترین کتاب‌ها در خصوص اصول مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم.

کتاب ‎163 Hours

تمرکز این اثر روی افزایش بهره‌وری شما است و متدهای موجود در آن می‌آموزد که چطور در زمانی کوتاه بیشترین بازدهی را داشته باشید. بیشتر مردم بر این باور هستند که زمان کافی برای انجام کارها ندارند. اما «لورا واندرکام» (Laura Vandercam) نویسنده کتاب توضیح می‌دهد که اتفاقا ما زمان زیادی در اختیار داریم و البته این نکته را گوشزد می‌کند که وقتی می‌خواهید همه چیز را امتحان کنید به طور حتم با کمبود فرصت مواجه می‌شوید اما اگر روی یک موضوع به صورت متمرکز وقت بگذارید زمان اضافه نیز خواهید داشت.

به عقیده نویسنده بسیاری از مردم درباره این‌ که زمان روزانه خود را چطور صرف می‌کنند هیچ نظری ندارند. در این اثر همانند دستور آشپزی طبق قوانینی صریح و روشن می‌آموزید که چطور زمان روز خود را کنترل کنید و از هدر رفتن زمان و انجام کارهای غیر ضروری بپرهیزید.

کتاب به صورت متمرکز به جای روز روی هفته متمرکز است و با متدهایی که ارائه می‌کند در بهینه‌سازی روز به خواننده یاری می‌رساند. حقیقت این است که داشتن بهره‌وری بالا در هر روز هفته کار دشواری است. به هر حال برخی عوامل بیرونی یا درونی موانعی را به وجود می‌آورند به همین علت نگاه نویسنده به اصول مدیریت زمان در مقیاس یک هفته کامل است. این زمان به اندازه کافی کوتاه است که برای شروع دوباره انرژی لازم را داشته باشید و از طرفی به اندازه کافی طولانی است که بخواهید زمانی را بدون عذاب وجدان هدر بدهید و با روزهای نه‌چندان خوبتان کنار بیایید.

کتاب The Effective Executive

این اثر کلاسیک مناسب تمام افرادی است که شاغل هستند. به راحتی می‌توانیم این کتاب را یکی از بهترین نمونه‌ها درباره اصول مدیریت زمان بدانیم. نویسنده کتاب به مدیران اجرایی توصیه می‌کند همان‌طور که در برابر هزینه‌ها و بودجه شرکت پاسخگو هستند برای زمان صرف شده نیز پاسخگو باشند. پیشنهاد اصلی کتاب این است که در هفته یک روز را دورکاری کنید تا بتوانید به مدیریت زمان خود بپردازید. همچنین درباره جلسات سازمانی توضیح می‌دهد که نباید تشکیل جلسه تبدیل به رفتاری متداول شود بلکه فقط در مواقع استثنا جلسه برگزار کنید زیرا هر بار که جلسه‌ای برگزار می‌شود، زمان زیادی از روز در این راستا به هدر می‌رود.

نکته کلیدی دیگری که در این کتاب به آن پرداخته است مسئله اولویت‌بندی کارها است. در واقع مدیران و کارمندان باید اولویت‌های سازمان را بشناسند و مطابق با آن زمان روزانه خود را مدیریت کنند. به طور مثال ممکن است در روزهای نزدیک به عید فرایند انجام برخی از کارها تغییر کند تا هدف‌های شرکت برای عید نوروز به نتیجه دلخواه برسد.

به طور مثال ممکن است سازمان برای این ایام کمپین راه انداخته باشد. در این حالت بیشتر نیروهای سازمان برای جذب بیشترین مشتری بسیج می‌شوند و کارهای دیگر در اولویت‌های بعدی قرار می‌گیرند. این شفاف‌سازی‌ها باعث می‌شود افراد در موقعیت‌های این‌چنینی دچار کمبود وقت نشوند.

کتاب 18 Minutes

این کتاب روش‌های مختلفی برای رهبری و مدیریت ارائه می‌دهد اما مهم‌ترین نکات موجود در آن درباره نحوه مدیریت زمان و افزایش تمرکز است.

این کتاب نیز توصیه می‌کند که تعداد کارهای کمتری را انتخاب کنید اما روی آن‌ها عمیق شوید و فعالیت‌های مربوط به آن را به نقاط قوت خود تبدیل کنید. درباره انگیزه کافی برای کار نویسنده معتقد است که انگیزه زیادی نیاز ندارید و قدرت کافی برای شروع کار کفایت می‌کند. تا زمانی که وقت زیادی را صرف رفتن از کاری به کار دیگر نکنید در شرایط خوبی قرار خواهید گرفت. عنوان کتاب به ۱۸ دقیقه اشاره می‌کند. در ادامه فرمول این دقایق را توضیح می‌دهیم:

• ۵ دقیقه برای شروع روز و برنامه‌ریزی.
• ۱ دقیقه استراحت پس از هر یک ساعت کار (در مجموع ۸ دقیقه).
• ۵ دقیقه در پایان روز برای بازخورد گرفتن و ایجاد تغییرات لازم.

مکث‌های موجود در این برنامه بسیار کاربردی هستند زیرا به شما در تمرکز بیشتر برای ادامه راه و همچنین تغییر اشتباهات احتمالی کمک می‌کنند.

کتاب How to Live on 24 Hours a Day

این کتاب قدمت بیشتری نسبت به دیگر کتاب‌های این فهرست دارد و متعلق به سال ۱۹۰۸ است. اما پیام موجود در آن تا همیشه صدق می‌کند. آنچه در این اثر به آن می‌پردازد ۲۴ ساعت شبانه‌روز است که همه انسان‌های دنیا آن را به شکل مساوی در اختیار دارند و هیچ کس نمی‌تواند این زمان را ذخیره کند. بنابراین با توجه به این‌که این فرصت ثابت است و هرگز بیشتر نمی‌شود چاره‌ای جز رعایت اصول مدیریت زمان ندارید و باید در این بازه زمانی تا حد امکان به صورت متمرکز به انجام مهم‌ترین کارهای خود بپردازید.

اصول موجود در این کتاب پایه‌ای و بسیار کاربردی هستند. در ادامه به ۵ هشدار جالب کتاب می‌پردازیم.

• اصرار نکنید که دیگران برنامه‌های مفید شما را تقلید کنند. هرکسی نیازها و کارهای مهم خاص خودش را دارد.
• برنامه‌های خود را بی‌رحمانه تنظیم نکنید. مطمئن شوید که این برنامه به اندازه کافی قوی است و می‌توانید میزان پیشرفت خود را محاسبه کنید. اما از طرفی برنامه را انعطاف‌پذیر تدوین کنید تا فرصتی برای لذت بردن از زندگی داشته باشید.
• زندگی کردن در حالی که از وظیفه‌ای به وظیفه دیگر می‌روید زندگی واقعی نیست. تلاش نکنید که همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید و درباره محدودیت‌ها و نقاط ضعف خودتان واقع‌بین باشید.
• وقتی با کار جدیدی روبه‌رو می‌شوید آن را به آرامی شروع کنید و از همان ابتدا برای انجام سریع آن عجله نداشته باشید.

کتاب Indistractable

این کتاب یکی از بهترین آثار حوزه مدیریت زمان است و به فارسی با عنوان «ذهن حواس جمع» ترجمه شده است. این اثر به خصوص برای افراد دچار حواس‌پرتی بسیار مفید است. نویسنده کتاب «نیر ایال» (Nir Eyal) معتقد است که راه‌حل کلیدی برای متمرکز ماندن در زندگی آموختن نحوه مقابله با نارحتی‌ها است. معمولا وقتی از چیزی ناراحت می‌شویم برای بیرون آمدن از این حالت کارهای مختلفی انجام می‌دهیم و همین امر عامل اصلی حواس‌پرتی است. وقتی تمرکز کافی نداشته باشیم هیچ کدام از اصول مدیریت زمان کاربرد نخواهند داشت.

کتاب می‌گوید که در برابر این حواس‌پرتی‌ها نباید عذاب وجدان داشته باشید یا به آن‌ها پر و بال بدهید بلکه بهترین راه روبه‌رو شدن با این عوامل و رفع آن‌ها است. باید امتحان کنید که چه چیزی باعث افزایش حواس‌پرتی شما می‌شود و آن را به طور کامل ریشه‌یابی کنید.

به جای این‌که از چک کردن پیام‌ها در شبکه‌های اجتماعی اجتناب کنید این اجازه را به خود بدهید که طی ۱۰ دقیقه تمام پیام‌ها را بررسی کنید و سپس بدون نگرانی به انجام کارهای خود بپردازید. معمولا پس از این بازه زمانی حواس‌پرتی‌ها از بین می‌روند.

کتاب Deep Work

این کتاب تمایزی ظریف میان کار عمیق و کار سطحی را توضیح می‌دهد. کار عمیق زمانی صورت می‌گیرد که با تمام تمرکز خود به آن بپردازید. در حالی که در حین انجام کار سطحی می‌توانید کارهای دیگری را نیز انجام دهید. به طور مثال اگر در طول انجام کار همزمان سریال مورد علاقه خود را تماشا کنید برای آن کار کمترین تمرکز را اختصاص داده‌اید و به تفکر عمیق نپرداخته‌اید.

برخی از حقایق مهم موجود در این کتاب عبارت‌اند از:

• تعدد بسیار کمی از مردم کارها را به شکل عمیق و با تمرکز انجام می‌دهند.
• انجام کار عمیق ارزش واقعی آن کار را نشان می‌دهد.
• هرچه کارها را سطحی‌تر انجام دهید در انجام عمیق آن‌ها ناتوان‌تر می‌شوید.

با توجه به اصول مدیریت زمان نیاز است که ساختار کلی روز خود را طوری تنظیم کنید که بیشتر زمان پیش رو را به کار عمیق بپردازید. وقتی مدام از کاری به کار دیگر رجوع می‌کنید بخشی از ذهن شما همچنان درگیر کار قبلی می‌ماند و همین امر باعث می‌شود که تمرکز کافی نداشته باشید.

مطالعه این کتاب به شما در برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به شکل اصولی کمک می‌کند و ترفندهای جلوگیری از حواس‌پرتی را می‌آموزد.

در کنار آموزش‌ها و کتاب‌های این حوزه انواع اپلیکیشن مدیریت زمان نیز وجود دارند که استفاده از آن‌ها پایبندی به اصول مدیریت زمان را آسان‌تر می‌کند.

سوالات متداول

در ادامه به دو نمونه از سوالات متداول درباره اصول مدیریت زمان پاسخ می‌دهیم.

بهترین روش برای مدیریت زمان چیست؟

اولین و پایه‌ای‌ترین متد برای مدیریت زمان، برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی درست است. در صورت پایبندی به برنامه خود هرگز با مشکلاتی نظیر عقب ماندن از کارها مواجه نمی‌شوید.

سخت‌ترین کار در مدیریت زمان چیست؟

کنترل عوامل حواس‌پرتی سخت‌ترین کار طی انجام فعالیت‌ها است که در این مطلب روش‌های مقابله با این مشکل را معرفی کردیم.