صنایع، مدیریت، مهندسی 99 بازدید

دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای، بدون مدیریت صحیح وظایف و فعالیت‌ها حاصل نمی‌شود. پروژه‌های حرفه‌ای، در مقیاس‌های کوچک تا بزرگ، نیز از این قضیه مستثنی نیستند. مدیران پروژه و مسئولین واحدهای مختلف، وظیفه برنامه‌ریزی مناسب و نظارت مداوم بر روی نحوه پیشرفت فعالیت‌ها را بر عهده دارند. مدیریت ناکارآمد، نه تنها پروژه را از رسیدن به اهداف تعیین شده باز می‌دارد، بلکه باعث تحمیل ضررهای مالی و هدر رفتن زمان، به عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل موثر بر پیشرفت پروژه می‌شود. مدیریت زمان در پروژه مهارت ارزشمندی است که امکان دستیابی به اهداف پروژه، مطابق با برنامه زمان‌بندی و در چارچوب منابع تخصیص یافته را فراهم می‌کند. در این مقاله، مبانی، مزایا، مراحل اجرا، روش‌های بهبود، ابزارها، نرم افزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان در پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهیم. در انتها نیز، عوامل موثر بر مدیریت زمان در پروژه های عمرانی را به طور خلاصه مرور می‌کنیم.

فهرست مطالب این نوشته پنهان کردن

مدیریت پروژه چیست ؟

«مدیریت پروژه» (Project Management)، استفاده بهینه از دانش، مهارت، ابزار و تکنیک‌های موجود برای دستیابی به یک هدف مشخص است. توسعه نرم افزار، ساختمان‌سازی، امدادرسانی به نواحی آسیب‌دیده از بلایای طبیعی، توسعه بازارهای بین‌المللی و بسیاری دیگر از پروژه‌ها، نیازمند مدیریت مناسب برای رسیدن به اهداف مورد نظر هستند. تمام پروژه‌ها، از واحدهای مختلف با وظایف متفاوت تشکیل می‌شوند. در پروژه‌های حرفه‌ای، واحد مدیریت و کنترل پروژه، وظیفه نظارت بر روی عملکرد دیگر واحدها و پیشرفت فعالیت‌های اختصاص یافته به آن‌ها را بر عهده دارد. این وظیفه، با مدیریت زمان در پروژه انجام می‌گیرد.

کنترل فعالیت‌ها و عملکردها از وظایف مدیران پروژه است.
کنترل فعالیت‌ها و عملکردها از وظایف مدیران پروژه است.

مدیریت زمان چیست ؟

به تخصیص بازه زمانی مشخص برای انجام هر فعالیت، «مدیریت زمان» (Time Management) می‌گویند. مدیریت کارآمد زمان، امکان اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهمیت و تعیین بازه زمانی مناسب برای اجرای هر یک از آن‌ها را فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، مدیریت زمان، استفاده بهینه از زمان موجود برای دستیابی به اهداف تعیین شده است.

مدیریت زمان، از مهارت‌های ضروری برای پیشرفت محسوب می‌شود.
مدیریت زمان، از مهارت‌های ضروری برای پیشرفت محسوب می‌شود.

مدیریت زمان از مهارت‌های بسیار مهم و کارآمد در حوزه‌های مختلف نظیر توسعه فردی و پروژه‌های حرفه‌ای به شمار می‌رود. از فعالیت‌های موجود در مدیریت زمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • برنامه‌ریزی موثر و کارآمد
  • تعیین اهداف
  • تعیین مهلت مورد نیاز برای رسیدن به اهداف
  • واگذاری وظایف و اختیارات
  • اولویت‌بندی فعالیت‌ها با توجه به اهمیت
  • صرف زمان مناسب برای انجام فعالیت مهم

مدیریت زمان در پروژه چیست ؟

مدیریت زمان در پروژه، مجموعه‌ای از فرآیندها و تکنیک‌هایی است که به منظور تحلیل فعالیت‌های پروژه و تهیه برنامه زمان‌بندی برای تکمیل به موقع آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. بهره‌گیری از اصول مدیریت زمان، باعث بهبود روند دستیابی به اهداف پروژه و جلوگیری از موانع احتمالی می‌شود. این اصول، امکان شناسایی فعالیت‌های مهم و نحوه تخصیص زمان/منابع مورد نیاز را نیز فراهم می‌کنند.

مدیریت زمان در پروژه، ریسک‌های ناشی از موانع پیش بینی نشده را کاهش می‌دهد.
مدیریت زمان در پروژه، ریسک‌های ناشی از موانع پیش بینی نشده را کاهش می‌دهد.

مزایای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

کاهش تنش، افزایش بهره‌وری، کاهش اشتباهات، بهبود کارایی، افزایش فرصت‌ها، صرف هزینه‌ها بر اساس بودجه و دستیابی به اهداف تعیین شده از مزایای مدیریت زمان در پروژه هستند. در ادامه، هر یک از این موارد را به اختصار توضیح می‌دهیم:

  • کاهش تنش: هر چه تعداد فعالیت‌های اتمام یافته در بازه‌های زمانی مشخص شده بیشتر باشد، استرس کارکنان و تنش‌های ناشی از عدم رسیدن به اهداف کاهش می‌یابند. به این ترتیب، عوامل درگیری در پروژه‌، فعالیت‌های خود را با آرامش و تمرکز بیشتری انجام می‌دهند.
  • افزایش بهره‌وری: الویت‌بندی فعالیت‌ها و زمان اجرای آن‌ها، باعث افزایش تمرکز و بهره‌وری برای برطرف کردن نیازهای استراتژیک پروژه می‌شود.
  • کاهش اشتباهات: تمرکز بر روی یکی از جنبه‌های پروژه، امکان رخ دادن خطا را کاهش می‌دهد. به این ترتیب، اتمام فعالیت مورد نظر با دقت کافی و به صورت صحیح انجام می‌گیرد.
  • بهبود کارایی: استفاده از برنامه زمان‌بندی برای اجرای فعالیت‌های پروژه، یک دید کلی از مکان و زمان فعالیت کارکنان واحدهای مختلف را فراهم می‌کند. این موضوع، باعث کارایی بهتر افراد و واحدها می‌شود.
  • افزایش فرصت‌ها: هر چه کارایی و بهره‌وری تیم‌های فنی و اجرایی در به اتمام رساندن پروژه طی برنامه زمان‌بندی بیشتر باشد، فرصت‌های بیشتری برای اجرای پروژه‌های دیگر پس از اتمام پروژه فعلی به وجود می‌آیند.
  • صرف هزینه‌ها بر اساس بودجه: حفظ روند پیشرفت پروژه بر اساس برنامه زمان‌بندی، مانع از صرف هزینه‌های اضافی می‌شود. ضرب المثل «وقت طلا است»، از شعارهای اصلی مدیریت زمان در پروژه به شمار می‌رود.
  • دستیابی به اهداف: مدیریت زمان در پروژه، علاوه بر اجرای مناسب فعالیت‌های بر اساس برنامه‌های تعیین شده، بر روی دستیابی به اهداف شخصی و حرفه‌ای نیز تاثیر می‌گذارد. در واقع، به کارگیری این مهارت و اجرای اصولی آن، به نحوی به تمام افراد حاضر در پروژه سود می‌رساند.

در رابطه با مدیریت زمان در پروژه های شخصی و حرفه‌ای، فرادرس، یک فیلم آموزشی خلاصه و مفید را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری مقدمات این مهارت کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

مدیریت زمان در پروژه چگونه انجام می‌شود؟

مدیریت زمان در پروژه طی شش فرآیند اصلی شامل برنامه‌ریزی، تهیه زمان‌بندی، تعریف فعالیت‌ها، تعیین وابستگی‌ها، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و تخمین/تخصیص زمان و منابع انجام می‌‌گیرد.

مرحله اول: تدوین برنامه پروژه

برنامه‌ریزی، یکی از حساس‌ترین و حیاتی‌ترین فرآیندهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود. مطابق با تعریف موسسه مدیریت پروژه، «برنامه پروژه» (Project Plan)، سندی است که نحوه اجرا، نظارت، کنترل و به اتمام رساندن پروژه را تعیین می‌کند. مدیر پروژه، وظیفه تدوین این برنامه را بر عهده دارد. برنامه پروژه، اهداف مورد نظر را تعیین می‌کند. این سند، به عنوان مرجع رسمی برای کارکنان حاضر در پروژه، مدیران و حتی سهامداران در نظر گرفته می‌شود. تدوین یک برنامه پروژه دقیق، جلوگیری از هدر رفت زمان و انرژی تمام افراد را در پی دارد.

برنامه‌ریزی، باعث تسهیل مدیریت زمان در پروژه می‌شود.
برنامه‌ریزی، باعث تسهیل مدیریت زمان در پروژه می‌شود.

در پروژه‌‌های بزرگ و پیچیده، فعالیت‌ها، معمولا به صورت «ساختار شکست کار» (Work Breakdown Structure) یا به اختصار «WBS» درمی‌آیند. ساختار شکست کار، فهرستی سلسله مراتبی است که به منظور نمایش فعالیت‌های اصلی و فرعی مورد استفاده قرار می‌گیرد. بسیاری از نرم افزارهای مدیریت پروژه، از WBS برای تعریف فعالیت‌ها و برنامه‌ریزی پروژه استفاده می‌کنند.

مرحله دوم: ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه

«زمان‌بندی پروژه» (Project Schedule)، برنامه‌ای است که بازه زمانی و منابع سازمانی مورد نیاز برای شروع و اتمام پروژه را تعیین می‌کند. تمام اعضای پروژه باید به این برنامه دسترسی داشته باشند. بسیاری از افراد، زمان‌بندی پروژه را با یک تقویم ساده اشتباه می‌گیرند. در صورتی که هدف اصلی زمان‌بندی، انتقال اطلاعات مهم مرتبط با بازه اجرای فعالیت‌ها و فازهای مختلف پروژه است. از این‌رو، برنامه‌زمان‌بندی باید دارای ساختار جامع و اطلاعات قابل فهم برای تمام افراد باشد.

تهیه برنامه زمانبندی، بخش جدایی ناپذیر مدیریت زمان در پروژه است.
تهیه برنامه زمانبندی، بخش جدایی ناپذیر مدیریت زمان در پروژه است.

بسیاری از مراحل ایجاد برنامه زمان‌بندی پروژه، به طور مستقیم با مدیریت زمان در ارتباط هستند. از این‌‌رو، ابزارها و تکنیک‌های مدیریت زمان در پروژه می‌توانند به مدیران برای تدوین بهترین برنامه زمان‌بندی کمک کنند. در رابطه با اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان، فرادرس، یک فیلم آموزشی جامع و کاربردی را توسط اساتید مجرب تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری این مهارت در سطوح فردی و پروژه‌ای به شما کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

مرحله سوم: تعریف فعالیت های پروژه

به هر یک از مراحل موجود در برنامه مدیریت و زمان‌بندی پروژه، «فعالیت» (Activity) می‌گویند. هر فعالیت، از یک یا چند زیرمجموعه تشکیل می‌شود. اتمام هر فعالیت، به معنای شروع فعالیت بعدی پروژه است. مجموعه فعالیت‌های موجود در یک پروژه، خروجی نهایی را تعیین می‌کنند. از وظایف تیم کنترل و مدیریت پروژه می‌توان به تعریف فعالیت‌ها اشاره کرد. به این منظور، فهرستی از فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به هدف پروژه ایجاد می‌شود.

رسیدن به اهداف پروژه، با تکمیل چندین فعالیت انجام می‌گیرد.
رسیدن به اهداف پروژه، با تکمیل چندین فعالیت انجام می‌گیرد.

مرحله چهارم: تعیین وابستگی ها در پروژه

اجرای بسیاری از فعالیت‌ها در پروژه، به تکمیل فعالیت‌های دیگر بستگی دارد. به عنوان مثال، در یک پروژه ساختمان‌سازی، تا زمانی که اسکلت سازه تکمیل نشود، نمی‌توان بام ساختمان را اجرا کرد. علاوه بر این، اجرای بام، نیازمند تامین مصالح مورد نیاز است. از این‌رو، پس از تعریف تمام فعالیت‌های پروژه، رابطه بین آن‌ها یا «وابستگی» (Dependency) را تعیین می‌شود. تعیین دقیق وابستگی‌ها، بر روی زمان‌بندی پروژه و جلوگیری از تاخیرهای احتمالی تاثیر می‌گذارد. به عبارت دیگر، وابستگی‌ها، از عوامل موثر بر مدیریت زمان در پروژه هستند.

مدیریت موثر زمان در پروژه، بدون تعریف دقیق وابستگی‌ها ممکن نیست.
مدیریت موثر زمان در پروژه، بدون تعریف دقیق وابستگی‌ها ممکن نیست.

مرحله پنجم: اولویت بندی فعالیت ها در پروژه

پس از تعیین تمام وابستگی‌ها، نوبت به مرتب کردن فعالیت‌های پروژه می‌رسد. در این مرحله، اهمیت هر فعالیت و اولویت شروع آن مد نظر قرار می‌گیرد. توجه داشته باشید که هنگام اولویت‌بندی، هیچ زمانی (ساعت کاری یا تاریخ شروع و اتمام) به فعالیت‌ها اختصاص داده نمی‌شود. تمرکز اصلی فرآیند اولویت‌بندی فعالیت‌ها، بر روی بهترین جریان کار ممکن برای دستیابی به هدف مورد نظر است.

با اولویت بندی صحیح فعالیت‌ها، درصد زیادی از پروژه در مدت زمان کمتری تکمیل می‌شوند.
با اولویت بندی صحیح فعالیت‌ها، درصد زیادی از پروژه در مدت زمان کمتری تکمیل می‌شوند.

مرحله ششم: تخصیص بازه زمانی و منابع مورد نیاز

«بازه زمانی» (Duration)، مدت زمان مورد نیاز برای اتمام فعالیت‌های اصلی و فرعی پروژه است که معمولا با واحد ساعت، روز، هفته یا ماه بیان می‌شود. بازه زمانی، به دسترسی و ظرفیت منابع پروژه بستگی دارد. بهترین راه برای تخمین بازه زمانی و منابع مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت‌های پروژه، استفاده از داده‌های پروژه‌های مشابه است. در صورت عدم دسترسی به داده‌های پروژه‌های مشابه و استانداردهای مرتبط، سناریوهای مختلف مورد بررسی قرار می‌گیرند. سپس، با استفاده از میانگین‌گیری از بدترین و بهترین حالت ممکن، زمان و منابع مورد نیاز، به فعالیت‌ها اختصاص می‌یابند.

تخصیص اصولی منابع، به مدیریت زمان در پروژه کمک می‌کند.
تخصیص اصولی منابع، به مدیریت زمان در پروژه کمک می‌کند.

تخصیص منابع، بر روی برنامه زمان‌بندی و مدیریت زمان در پروژه تاثیر می‌گذارد. به عنوان مثال، در صورت سپردن وظیفه انجام چندین فعالیت به یک واحد یا یک فرد، امکان به اتمام رساندن همزمان فعالیت‌ها کاهش می‌یابد. این مسئله، برنامه زمان‌بندی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. تکنیک‌های متعددی برای اجرای اصولی مراحل معرفی شده در این بخش وجود دارند. در بخش بعدی، به معرفی این تکنیک‌ها می‌پردازیم.

تکنیک های مدیریت زمان چه هستند؟

تکنیک‌های مدیریت زمان، مجموعه‌ای از قواعد و اصول مورد استفاده برای افزایش بهره‌روی و به کارگیری موثر زمان در اجرای فعالیت‌ها هستند. این تکنیک‌ها، سرعت و کیفیت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهند و باعث دستیابی به اهداف بیشتر با صرف زمان و انرژی کمتر می‌شوند. به منظور اجرای بهتر هر یک از مراحل مدیریت زمان در پروژه، تکنیک‌های متعددی وجود دارند که در این بخش به معرفی آن‌ها می‌پردازیم. علاوه بر این،‌ مبانی برخی از متداول‌ترین تکنیک‌های موجود را به طور خلاصه توضیح می‌دهیم.

تکنیک های برنامه ریزی برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

برنامه‌ریزی، اولین فرآیند در مدیریت زمان در پروژه محسوب می‌شود. از شناخته‌شده‌ترین تکنیک‌های برنامه‌ریزی پروژه می‌توان به ساختار شکست کار، اختصاص زمان برای برنامه ریزی روزانه، استفاده موثر از تقویم، نمودار گانت، تکنیک دیولی و روش برنامه ریزی سریع اشاره کرد.

ساختار شکست کار چیست ؟

برنامه‌ریزی پروژه‌های کوچک یا بزرگ، در نگاه اول، امری دشوار و پیچیده به نظر می‌رسد؛ چراکه فعالیت‌های بسیاری برای رسیدن به اهداف هر پروژه وجود دارند. از این‌رو، برخی از پروژه‌ها، بدون توجه به پارامترهای تاثیرگذار و امید به رفع سریع مشکلات در هنگام رخ دادن آن‌ها شروع می‌شوند. این رویکرد، احتمال صرف هزینه‌های اضافی، هدر رفتن زمان و حتی شکست پروژه را افزایش می‌دهد. تکنیک ساختار شکست کار یا WBS، راه‌حل مناسبی برای تهیه برنامه اولیه و مدیریت زمان پروژه است. در این تکنیک، هر فعالیت، به فعالیت‌های کوچک‌تر تقسیم می‌شود.

نمونه‌ای از یک ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل برای یک پروژه ساختمانی
نمونه‌ای از یک ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل برای یک پروژه ساختمانی

کتاب پیکره دانش مدیریت پروژه، تکنیک ساختار شکست کار را به تجزیه سلسله مراتبی کار، برای تبدیل پروژه به فعالیت‌های کوچک قابل اجرا توسط کارکنان تعریف می‌کند. به طور کلی، رویکردهای اجرایی WBS به دو روش شامل روش مبتنی بر اقلام قابل تحویل و روش فازبندی تقسیم می‌شوند:

  • ساختار شکست کار مبتنی بر اقلام قابل تحویل: نمایش رابطه مشخص بین اقلام پروژه نظیر محصولات، سرویس‌ها یا خروجی مورد نظر با اهداف پروژه (به اتمام رساندن هر کار)
  • ساختار شکست کار مبتنی بر فازبندی: تقسیم‌بندی فعالیت‌ها به فازهای مختلف و سطح‌بندی المان‌های پروژه (به عنوان مثال، المان سطح 1 برای فازهای پروژه، المان سطح 2 برا اقلام منحصر به فرد و المان‌های پایین‌تر برای تمام اقلام قابل تحویل)

تکنیک های هدف گذاری برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

پس از تهیه برنامه کلی پروژه، نوبت به هدف‌گذاری می‌رسد. تکنیک تعیین اهداف SMART، تکنیک اولویت‌بندی اهداف، تعیین مهم ترین هدف، حذف اهداف کم اهمیت و تکنیک OKR از روش‌های متداول هدف گذاری برای مدیریت زمان در پروژه هستند.

هدف گذاری به روش اسمارت چیست؟

«اسمارت» (SMART)، یکی از تکنیک‌های متداول هدف‌گذاری برای مدیریت زمان در پروژه‌ است. بر اساس این تکنیک، هدف تعیین شده باید «مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و قابل زمان‌بندی» (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely) باشد.

ویژگی‌های هدف در روش SMART
ویژگی‌های هدف در روش SMART

ویژگی‌های یک هدف‌گذاری خوب در تکنیک اسمارت عبارت هستند از:

  • مشخص: اهداف پروژه باید به سمت یک خروجی مشخص اشاره کنند و پاسخ واضحی به سوالات مرتبط بدهند.
  • قابل اندازه‌گیری: اهداف پروژه باید به صورت عددی یا قابل تبدیل به کمیت‌های قابل اندازه‌گیری باشند.
  • قابل دستیابی: تعیین هدف باید به صورت واقع‌گرایانه (بر اساس منابع و محدودیت‌های موجود) صورت گیرد.
  • مرتبط: اهداف تعریف شده باید با دیگر اهداف سازگاری داشته باشند تا بتوان رسیدن به آن‌ها را ارزشمند تلقی کرد.
  • قابل زمان‌بندی: امکان تعریف بازه زمانی و حداکثر مهلت مورد نیاز برای دستیابی به اهداف وجود داشته باشد.

معرفی فیلم آموزش مدیریت زمان و تکنیک های آن

فیلم مدیریت زمان و تکنیک ها

اهمیت زمان در پروژه‌های مختلف، زندگی شخصی و حرفه‌ای افراد، سبب توسعه تکنیک‌های متعددی برای مدیریت این پارامتر حیاتی شده است. این تکنیک‌ها، امکان تعیین اهداف، اولویت‌بندی فعالیت‌ها، تخصیص زمان مناسب به هر فعالیت و بهره‌گیری از قدرت واقعی مدیریت زمان را فراهم می‌کنند. از این‌رو، فرادرس، یک فیلم آموزشی جامع و کاربردی را به مدت 7 ساعت و در قالب 8 درس تهیه کرده است.

درس‌های این فرادرس، به ترتیب به آموزش مقدمات مدیریت زمان، مبانی مدیریت زمان، تکنیک‌های برنامه ریزی، تکنیک‌های هدف‌گذاری برای مدیریت زمان اثربخش، تکنیک‌های لیست برداری، تکنیک‌ای اولویت دهی در مدیریت زمان و تکنیک‌های تخصیص زمان می‌پردازد. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

تکنیک های لیست برداری برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

از تکنیک‌های تعیین فهرست فعالیت‌های موجود در یک پروژه می‌توان به تکنیک GTD، تکنیک TDL1، تکنیک TDL2، تکنیک TDL3، تکنیک لیست های چهارگانه، تکنیک لیست فرایندی و تکنیک دفترچه یادداشت اشاره کرد.

تکنیک سامان دادن به کارها

«سامان دادن به کارها» (Getting Things Done) یا به اختصار «GTD»، روشی است که به منظور مدیریت زمان در پروژه توسط لیست‌برداری مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، فعالیت‌های موجود بر روی کاغذ نوشته شده و هر یک از آن‌ها به آیتم‌های قابل اجرا تقسیم می‌شوند. تکنیک GTD، تمرکز اجرای پروژه و ترس افراد از فعالیت‌های بزرگ را کاهش می‌دهد.

مراحل مدیریت زمان در پروژه با سامان دادن به کارها
مراحل مدیریت زمان در پروژه با سامان دادن به کارها

مراحل کلی تکنیک سامان دادن به کارها به عبارت هستند از:

  • شناسایی و ثبت فعالیت‌ها
  • مشخص کردن قابلیت اجرا: اقدام به تکمیل، واگذاری یا برنامه‌ریزی فعالیت‌ها، در صورت قابل اجرا بودن آن‌ها
  • مرتب‌سازی: اولویت‌دهی فعالیت‌ها بر اساس نیازها
  • مرور: بررسی فهرست ایجاد شده به منظور تعیین فعالیت قابل اجرای بعدی و به‌روزرسانی فعالیت‌های به اتمام رسیده
  • اقدام: انجام فعالیت‌های قابل اجرا در سریع‌ترین زمان ممکن

تکنیک های اولویت دهی برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

تکنیک پارتو (قاعده 80-20)، تکنیک خوردن قورباغه، تکنیک ماتریس آیزنهاور، تکنیک ABCDE، تکنیک کوزه شیشه‌ای، تکنیک چراغ راهنمایی، تعیین اولین کار در روز، تکنیک مسکو و تکنیک گروه‌بندی فعالیت‌های مشابه، برخی از تکنیک‌های اولویت‌دهی برای مدیریت زمان در پروژه هستند.

اصل پارتو چیست ؟

«اصل پارتو» (The Pareto principle) یا قانون 80/20، یکی از روش‌های کارآمد برای اولویت‌دهی فعالیت‌ها و مدیریت زمان در پروژه محسوب می‌شود. مطابق با این قانون، دستیابی به 80 درصد از اهداف پروژه، به انجام 20 درصد از فعالیت‌های موجود در آن بستگی دارد. به منظور بهره‌مندی از اصل پارتو، هنگام شروع پروژه و تعریف هر یک از مراحل آن، باید وظایفی با بیشترین اهمیت و تاثیر بر روی اهداف را شناسایی کرد. اگر در هر مرحله از پروژه، تعادل بین زمان اختصاص یافته و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بهم بخورد، باید اولویت‌بندی را مورد بررسی مجدد قرار داد. سپس، در صورت نیاز، تغییرات مناسب بر روی ترتیب اجرای فعالیت‌ها اعمال شود.

نمایش تصویری رابطه بین علت و معلول مطابق با اصل پارتو
نمایش تصویری رابطه بین علت و معلول مطابق با اصل پارتو

مجله فرادرس، چندین مقاله در زمینه مبانی ریاضی و کاربردهای اصل پارتو تهیه کرده است که مطالعه آن‌ها را به شما پیشنهاد می‌کنیم:

تکنیک های تخصیص برای مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

تخصیص زمان به فعالیت‌ها، از اصول مدیریت زمان در پروژه به حساب می‌آید. از تکنیک‌های تخصیص زمان می‌توان به روش تعیین محدودیت زمانی، تکنیک پومودورو، تکنیک باکس‌های زمانی، تکنیک بلوک‌های زمانی، تکنیک زمان شناور، تکنیک بسته‌های کاری، تکنیک زمان طلایی، تکنیک FoF، تکنیک زمان تحویل مجازی، تکنیک کشف ستاپ تایم، تکنیک مدیریت تاخیر و جریان سازی مستمر اشاره کرد.

تکنیک پومودورو چیست ؟

«تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique)، از روش‌های شناخته شده برای مدیریت زمان در پروژه است که به منظور به حداکثر رساندن بهره‌وری پروژه توسط اختصاص زمان‌های متمرکز مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، زمان اجرای فعالیت‌ها، معمولا به بازه‌های مشخص تقسیم می‌شود. در طول این بازه، تمرکز افراد باید فقط و تنها فقط بر روی به انجام رساندن فعالیت تعریف شده باشد. پس از اتمام زمان، یک وقفه کوتاه و اجباری در نظر گرفته می‌شود. با اتمام زمان وقفه و استراحت، فعالیت ادامه می‌یابد. وجود وقفه‌های اجباری در این تکنیک، توجه به فعالیت‌های انحرافی را کاهش می‌دهد و بهره‌وری را به حداکثر می‌رساند.

عبارت پومودورو از عنوان تایمرهای کوچک شبیه به گوجه (پومودورو در زبان ایتالیایی) گرفته شده است.
عبارت پومودورو از عنوان تایمرهای کوچک شبیه به گوجه (پومودورو در زبان ایتالیایی) گرفته شده است.

پیکره دانش مدیریت پروژه چیست ؟

«پیکره دانش مدیریت پروژه» (Project Management Body of Knowledge) یا به اختصار «پم‌باک» (PMBOK)، مجموعه‌ای از فرآیندها، رویکردها، اصطلاحات و دستورالعمل‌های استاندارد در حوزه مدیریت پروژه است. PMBOK، یک مرجع ارزشمند به منظور بررسی رویکردهای اتخاذ شده و جلوگیری از شکست پروژه محسوب می‌شود. با توسعه تکنیک‌های مدیریتی، متولیان انتشار این مرجع، فرآیند استاندارد به کارگیری هر تکنیک و اصطلاحات مورد استفاده در آن را به این مرجع اضافه می‌کنند.

آشنایی نحوه به کارگیری PMBOK، باعث بهبود قابل توجه فرآیند مدیریت زمان در پروژه می‌شود. از این‌رو، فرادرس، یک فیلم آموزشی جامع را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری مبانی استفاده از این راهنما به شما کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

ویژگی ابزارهای مدیریت زمان در پروژه چیست؟

امروزه، ابزارهای متعددی در اختیار کاربران قرار دارند که با بهره‌گیری از تکنیک‌های مدیریت زمان، امکان افزایش بهره‌وری پروژه را فراهم می‌کنند. بهترین ابزارهای مدیریت پروژه، از قابلیت مدیریت جریان کار، ردیابی زمان و کار گروهی بهره می‌برند. در ادامه، به معرفی تاثیر این قابلیت‌ها بر مدیریت زمان در پروژه می‌پردازیم.

مدیریت جریان کار

جریان کار، مجموعه‌ای از فعالیت‌های ترتیبی است که بر اساس اولویت و برنامه زمان‌بندی ایجاد می‌شود. ابزارهای متعددی برای مدیریت جریان کار وجود دارند. «تخته کانبان» (Kanban Board)، ابزاری برای نمایش کلیت پروژه و وظایف موجود در آن است. این تخته، به منظور مدیریت پروژه توسط المان‌های بصری مورد استفاده قرار می‌گیرد. وظایف هر واحد یا شخص بر روی تخته کاربان قرار دارد. هر فعالیت، بر روی یک کارت نمایش داده می‌شود. این کارت‌ها، حاوی اطلاعات ضروری نظیر افراد موظف به اجرای فعالیت و زمان تحویل آن فعالیت است.

تخته کانبان، از ابزارهای بهبود جریان کار و مدیریت زمان در پروژه
تخته کانبان، از ابزارهای بهبود جریان کار و مدیریت زمان در پروژه

کارکنان با نگاه کردن به تخته کاربان و کارت‌های روی آن، با کلیت پروژه و وظایف آن آشنا می‌شوند. در رابطه با اصول کانبان، فرادرس، یک فیلم آموزشی را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری مفاهیم اولیه این سیستم به شما کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

ردیابی زمان

اتمام کلیه فعالیت‌های پروژه، نیاز به صرف زمان دارد. با این وجود، یکی از مسائل مهم در انتهای پروژه، زمان صرف شده برای هر فعالیت است. این کار توسط ثبت زمان تکمیل فعالیت‌ها انجام می‌گیرد. ردگیری زمان، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا با بررسی داده‌های جمع‌آوری شده، زمان مناسبی را به فعالیت‌های موجود در پروژه‌های مشابه اختصاص دهند. جمع‌اوری داده‌های زمانی، علاوه بر بهبود مدیریت زمان در پروژه به تخمین هزینه‌ها و برنامه‌ریزی دقیق نیز کمک می‌کند.

ردیابی زمان توسط نرم افزار مایکروسافت پراجکت
ردیابی زمان توسط نرم افزار مایکروسافت پراجکت

کار گروهی

ابزارهای مختلفی نظیر ایمیل، تلفن، شبکه‌های اینترنتی و غیره برای ایجاد ارتباط و مشارکت بین افراد و واحدهای مختلف یک پروژه وجود دارند. در برخی از موارد، تعدد این ابزارها، باعث سردرگمی افراد و صرف زمان اضافی می‌شود. در طرف مقابل، استفاده نکردن از ابزارهای ارتباطی نیز نتیجه مشابهی را در پی خواهد داشت. ایجاد کانال‌های ارتباطی موثر و کارآمد، از جنبه‌های مهم مدیریت زمان در پروژه به شمار می‌رود.

همکاری بر روی مدیریت و کنترل پروژه برای مدیریت بهتر زمان در پروژه
همکاری بر روی مدیریت و کنترل پروژه برای مدیریت بهتر زمان در پروژه

در بسیاری از پروژه‌ها، سیستم‌های کامپیوتری واحدهای مختلف، به یک شبکه داخلی متصل هستند. این شبکه، امکان به اشتراک گذاشتن فایل و ایجاد ارتباط بین واحدهای مختلف را فراهم می‌کند. در مجموع، به منظور مدیریت زمان در پروژه باید ابزارهای مناسب برای کنترل جریان کار، ردگیری زمان و ایجاد کانال‌های ارتباطی بین واحدهای مختلف را انتخاب کرد. برخی از نرم افزارهای تخصصی مدیریت پروژه، ابزارهای لازم برای بهره‌مندی از این موارد را فراهم می‌کنند.

در رابطه با مفاهیم تئوری و نرم افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه، فرادرس، چندین فیلم آموزشی جامع و کاربردی را تهیه کرده است که می‌توانند در یادگیری این مهارت به شما کمک کنند. لینک مشاهده این فیلم‌ها در ادامه آورده شده است:

بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان در پروژه کدام هستند؟

امکان ردیابی تاریخ فعالیت‌ها، زمان صرف شده برای انجام هر فعالیت، نمایش تاثیر تاخیرهای احتمالی بر روی روند پروژه، امکان همکاری گروهی، قابلیت مرتب‌سازی داده‌ها، نمایش قابل فهم خروجی‌ها و بهره‌مندی از ابزارهای تعریف ساختار پروژه، برخی از ویژگی‌های بهترین نرم افزارهای مدیریت زمان در پروژه هستند.

مایکروسافت پراجکت

«مایکروسافت پراجکت» (Microsoft Project)، «ام‌اس پراجکت» (MS Project) یا به اختصار «MSP»، یکی از شناخته‌شده‌ترین و محبوب‌ترین نرم افزارهای مورد استفاده برای مدیریت پروژه‌های بزرگ است. این نرم افزار، به طور گسترده در حوزه‌های مهندسی مورد استفاده قرار می‌گیرد. ابزارها و قابلیت‌های متعدد مایکروسافت پراجکت، امکان توسعه طرح، اختصاص منابع، کنترل روند پیشرفت، مدیریت هزینه& تحلیل حجم کاری و گزارش گیری را فراهم می‌کنند.

رابط کاربری MSP
نمای خط زمانی فعالیت‌های پروژه در محیط نرم افزار مایکروسافت پراجکت

از ویژگی‌های MSP برای مدیریت زمان در پروژه می‌توان به تهیه برنامه زمان‌بندی، ردیابی زمان صرف شده بر روی فعالیت‌ها، امکان کار گروهی، گزارش گیری از خط زمانی پروژه و غیره اشاره کرد. در رابطه با مدیریت و کنترل پروژه با استفاده از نرم افزار مایکروسافت پراجکت، فرادرس، یک فیلم آموزشی جامع را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری این مهارت نرم افزاری به شما کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

پریماورا

«پریماورا» (Primavera)، از دیگر نرم افزارهای شناخته‌شده و پرکاربرد در زمینه مدیریت و کنترل پروژه‌های بزرگ است. در واقع، این نرم افزار را می‌توان به عنوان رقیب اصلی مایکروسافت پراجکت در نظر گرفت. پریماورا از قابلیت‌های پیشرفته‌ای برای مدیریت زمان در پروژه بهره می‌برد. به علاوه، این نرم افزار، امکان کار گروهی، برنامه‌ریزی منابع انسانی، تخصیص منابع، نظارت بر روی روند فعالیت‌ها، ارزیابی عملکرد واحدها، تحلیل ریسک و گزارش‌گیری را نیز فراهم می‌کند.

رابط کاربری نرم افزار پریماورا
رابط کاربری نرم افزار پریماورا به همراه نمودار گانت و جداول تعریف فعالیت‌ها

کار با پریماورا نسب به MSP پیچیده‌تر است. با این وجود، بهره‌مندی از پایگاه داده و ابزارهای قدرتمند، ریسک‌های برنامه‌ریزی توسط این نرم افزار را نسبت به دیگر گزینه‌ها کاهش می‌دهد. در رابطه با مدیریت و کنترل پروژه توسط نرم افزار پریماورا، فرادرس، دو فیلم آموزشی جامع و کاربردی در سطوح مقدماتی تا پیشرفته را تهیه کرده است که می‌توانند در یادگیری این مهارت نرم افزاری به شما کمک کنند. لینک مشاهده این فیلم‌ها در ادامه آورده شده است:

ترلو

«ترلو» (Trello)، یک نرم افزار تحت وب در زمینه مدیریت یکپارچه فعالیت‌های موجود در پروژه‌های کوچک تا متوسط است. این نرم افزار قدرتمند، ابزارهای متنوعی را در زمینه کار گروهی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. ترلو، از رابط کاربری ساده بهره می‌برد. استفاده از تخته‌ها، فهرست‌ها و کارت‌های مخصوص در این نرم افزار، امکان ایجاد جریان کار، تقسیم وظایف و سازمان‌دهی فعالیت‌ها را فراهم می‌کند.

رابط وب اپلیکیشن ترلو (نمودار گانت و وابستگی فعالیت‌ها)
رابط وب اپلیکیشن ترلو (نمودار گانت و وابستگی فعالیت‌ها)

از محدودیت‌های اصلی ترلو می‌توان به نبود قابلیت گزارش‌گیری و ویژگی ردیابی زمانی اشاره کرد. امکان اضافه کردن قالبیت‌های این نرم افزار به مرورگر کامپیوتر در قالب افزونه وجود دارد. در رابطه با ابزارهای ترلو و نحوه به کارگیری این نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب، فرادرس، یک فیلم آموزشی کاربردی را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری این مهارت به شما کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

همچنین در مجله فرادرس نیز مطلب مفصلی درباره نحوه استفاده از ترلو منتشر شده است که می‌توانید از آن به عنوان یک راهنمای شروع به کار با این ابزار بهره بگیرید.

جیرا

«جیرا» (Jira)، نام نرم افزاری است که به منظور مدیریت و کنترل پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در گذشته، کاربرد این نرم افزار به منظور یافتن باگ‌های موجود در پروژه‌های توسعه نرم افزار و ردیابی مشکلات موجود در روند اجرای پروژه‌های دیگر به کار گرفته می‌شد. امروزه، جیرا، یکی از ابزار پرکاربرد مدیریت پروژه در حوزه‌های مختلف، مخصوصا مدیریت چابک پروژه به شمار می‌رود. این نرم افزار از فریم‌ورک‌های معرفی نظیر کانبان و اسکرام نیز پشتیبانی می‌کند.

نمایی از تخته کانبان ایجاد شده در جیرا برای مدیریت بهتر زمان در پروژه
نمایی از تخته کانبان ایجاد شده در جیرا برای مدیریت بهتر زمان در پروژه

در زمینه آشنایی با قابلیت‌ها ابزارهای نرم افزار JIRA، فرادرس، یک آموزش مقدماتی را تهیه کرده است که می‌تواند به شما در شروع یادگیری این مهارت نرم افزاری کمک کند. لینک مشاهده این نرم افزار در ادامه آورده شده است:

مایکروسافت اکسل

«اکسل» (Excel)، نام محبوب‌ترین نرم افزار صفحه گسترده و از محصولات شرکت مایکروسافت است. با وجود کاربری عمومی اکسل در انجام محاسبات، ایجاد جدول، رسم نمودار، برنامه‌نویسی ماکرو، گزارش‌نویسی و غیره، ابزارهای متنوع و قدرتمند این نرم افزار، امکان به کارگیری آن برای مدیریت زمان در پروژه را فراهم می‌کنند. مدیریت پروژه در اکسل، توسط رسم نمودارهای زمانی فعالیت‌های و تشکیل جداول زمان‌بندی انجام می‌گیرد.

استفاده از اکسل برای مدیریت و کنترل پروژه
استفاده از اکسل برای مدیریت و کنترل پروژه

به دلیل قابلیت‌های گسترده اکسل، در برخی از پروژه‌ها، این نرم افزار به عنوان ابزار اصلی مدیریت و کنترل پروژه در نظر گرفته می‌شود. در رابطه با کاربرد اکسل در مدیریت پروژه، فرادرس، دو فیلم آموزشی جامع و کاربردی را تهیه کرده است که می‌توانند در یادگیری این مهارت تخصصی به شما کمک کنند. لینک مشاهده این فیلم‌ها در ادامه آورده شده است:

سرویس های آنلاین مدیریت زمان در پروژه

ابزارهای معرفی شده در بخش‌های قبلی می‌توانند اغلب نیازهای شما برای مدیریت زمان در پروژه‌های کوچک تا بزرگ را برطرف کنند. با این وجود، سرویس‌های آنلاین مدیریت پروژه، به دلیل قابلیت‌های یکپارچه در ردیابی زمان انجام فعالیت‌ها و امکانات متنوع در زمینه کار گروهی، نظر بسیاری از مدیران را به خود جلب کرده‌اند. از بهترین نرم افزارهای تحت وب مدیریت پروژه با قابلیت ردیابی زمان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • Asana
  • Wrike
  • Monday
  • Mavenlink
  • ProofHub
  • Smartsheet
  • Hubstaff Tasks
  • Replicon
  • Trigger
  • 5pm
  • Avaza
  • Harvest
  • Dovico

معرفی مجموعه فیلم‌های آموزش مدیریت و کنترل پروژه

فیلم های مدیریت پروژه

مدیریت و کنترل پروژه از مهم‌ترین واحدهای فنی در اغلب پروژه‌ها مهندسی به شمار می‌رود. در تمام پروژه‌های بزرگ، وظیفه نظارت بر روی نحوه اجرای فعالیت‌ها، تدوین برنامه‌های زمانبندی، برنامه‌های اجرایی و غیره، بر عهده کارکنان واحد مدیریت و کنترل پروژه است. مهندسان صنایع، به عنوان گزینه اول برای فعالیت در این واحد در نظر گرفته می‌شوند. با این وجود، مدیریت پروژه، مهارت ارزشمندی است که تمام افراد می‌توانند از آن بهره ببرند. در صورت تسلط بر روی این مهارت و یادگیری نحوه کار با ابزارهای آن، فرصت‌های شغلی بسیار زیادی پیش روی شما قرار می‌گیرند.

فرادرس، مجموعه‌ای از فیلم‌های آموزشی جامع و کاربردی را در زمینه مفاهیم تئوری و نرم افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه تهیه کرده است. مشاهده این فرادرس‌ها می‌توانند در کسب این مهارت پرمتقاضی به شما کمک کنند. لینک مشاهده فیلم‌های این مجموعه در ادامه آورده شده است:

روش های بهبود مدیریت زمان در پروژه چه هستند؟

از کارآمدترین راهکارهای بهبود مدیریت زمان در پروژه می‌توان به تهیه فهرست وظایف، اولویت‌بندی، پرهیز از فعالیت‌های انحرافی، واگذاری وظایف و شناسایی گلوگاه‌ها اشاره کرد. توجه داشته باشید که این موارد، مکمل تکنیک‌های معرفی شده در بخش‌های قبلی هستند.

تهیه فهرست وظایف

تهیه فهرست وظایف (جدای از فهرست فعالیت‌های پروژه) می‌تواند مدیریت زمان در پروژه را به میزان قابل توجهی بهبود بخشد. مدیران و کارکنان واحدهای مختلف، با تهیه فهرست وظایف روزانه خود، زمینه تمرکز بیشتر برای تکمیل هر یک از کارها و افزایش بهره‌وری را فراهم می‌کنند.

تهیه فهرست وظایف و انجام آن‌ها مطابق با اولویت
تهیه فهرست وظایف و انجام آن‌ها مطابق با اولویت

اولویت بندی به روش آیوی لی

«آیوی لی» (Ivy Lee)، یک کارشناس روابط عمومی بود که یک راهکار موثر را برای افزایش بهره‌وری افراد ارائه داد. این راهکار، شامل پنج مرحله زیر می‌شود:

  1.  در پایان هر روز کاری، شش مورد از مهم‌ترین وظایف روز کاری بعدی را یادداشت کنید.
  2. وظایف یادداشت شده را به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنید.
  3. با شروع روز کاری، تمرکز خود را فقط بر روی وظیفه شماره 1 منعطف کنید. هیچ یک از وظایف بعدی (وظیفه شماره 2 تا 6) نباید پیش از اتمام کامل وظیفه شماره 1 شروع شوند.
  4. مرحله بالا را به ترتیب برای وظیفه شماره 2 و دیگر وظایف تکرار کنید. در صورت رخ دادن وقفه‌های اضطراری، در سریع‌ترین زمان ممکن به انجام وظایف خود باز گردید.
  5. در پایان روز، فهرستی از وظایف اولویت‌بندی شده روز بعدی را تهیه کنید. وظایف باقی‌مانده از روز فعلی را نیز در این فهرست جای دهید.

بیشتر از صد سال، روش بالا، توسط افراد مختلف، برای انجام کارهای روزانه مورد استفاده قرار گرفته است. از این‌رو، این رویکرد ساده اما مطمئن می‌تواند به مدیریت زمان در پروژه نیز کمک کند.

پرهیز از عوامل ایجاد حواس پرتی

تمرکز، مهمترین عامل به اتمام رساندن فعالیت‌ها و از عوامل موثر بر مدیریت زمان در پروژه است. باید زمان مشخصی را برای انجام هر فعالیت اختصاص داد. هیچ وقفه غیر اضطراری، در این بازه زمانی مشخص قابل توجیه نیست. به عنوان مثال، اگر کارکنان یک واحد، در حال انجام یک فعالیت مشخص در یک بازه زمانی تعیین شده مطابق با برنامه زمان‌بندی هستند، اختصاص وظایف غیر اضطراری به کارکنان و ایجاد وقفه در فعالیت برنامه‌ریزی شده، برنامه زمانی را با مشکل مواجه خواهد کرد. در نتیجه، تمرکز فردی و گروهی، از پارامترهای مهم برای مدیریت زمان در پروژه محسوب می‌شود.

عدم اتخاذ راهکار مناسب برای مقابله با عوامل حواس‌پرتی، مدیریت زمان در پروژه را با مشکل مواجه می‌کند.
عدم اتخاذ راهکار مناسب برای مقابله با عوامل حواس‌پرتی، مدیریت زمان در پروژه را با مشکل مواجه می‌کند.

واگذاری وظایف و اختیارات

اگر زمان کافی برای اتمام فعالیت‌های بر اساس برنامه زمان‌بندی را ندارید، برخی از وظایف را به دیگر افراد تیم محول کنید. انجام صحیح مدیریت زمان در پروژه، به معنای تکمیل تمام فعالیت‌ها توسط یک فرد، یک واحد و یا حتی یک شرکت نیست. مدیریت صحیح پروژه، به معنای تکمیل مناسب فعالیت‌های اولویت‌دار، در بازه زمانی تعیین شده و توسط افراد واجد شرایط است.

واگذاری صحیح وظایف، نه تنها نقطه ضعف نیست، بلکه نشان از یک رویکرد مدیریتی اصولی است.
واگذاری صحیح وظایف، نه تنها نقطه ضعف نیست، بلکه نشان از یک رویکرد مدیریتی اصولی است.

شاید اصطلاح برون‌سپاری، فریلنسینگ یا پیمانکاری به گوشتان خورده باشد. در بسیاری از پروژه‌ها، در صورت عدم وجود منابع کافی (نیروی انسانی متخصص یا تجهیزات مورد نیاز)، مدیران، وظیفه انجام برخی از فعالیت‌ها را به افراد متخصص خارج از پروژه (فریلنسرها یا پیمانکاران) می‌سپارند. با این کار، فعالیت‌های پروژه، مطابق با برنامه زما‌بندی به پیش می‌رود. در نتیجه، واگذاری و یا برون‌سپاری وظایف، از گزینه‌های کارآمد برای اجرای مناسب مدیریت زمان در پروژه است.

شناسایی گلوگاه های پروژه

در مدیریت و کنترل پروژه، به فعالیت‌هایی که باعث کند شدن و یا توقف روند اجرای فعالیت‌های وابسته شوند، اصطلاحا «گلوگاه» (Bottleneck) می‌گویند. گلوگا‌های پروژه، سرعت و ظرفیت جریان کار را کاهش می‌دهند. البته وجود ظرفیت‌های محدود، یکی از دلایل ایجاد گلوگاه است. در صورت عقب ماندن مداوم از برنامه زمان‌بندی، مدیر پروژه، باید گلوگاه‌های موجود را شناسایی کند. در اغلب موارد، گلوگاه، به دلیل سپردن وظایف بیش از حد به یک فرد یا واحد رخ می‌دهد. مدیریت زمان در پروژه بدون کسب تجربه در زمینه شناسایی گلوگاه‌ها ممکن نیست.

وجود گلوگاه‌های متعدد، باعث اختلال در جریان کار و مدیریت زمان در پروژه می‌شود.
وجود گلوگاه‌های متعدد، باعث اختلال در جریان کار و مدیریت زمان در پروژه می‌شود.

معرفی فیلم‌های آموزش نرم افزار Microsoft Project

فیلم آموزش MSP

«مایکروسافت پراجکت» (Microsoft Project)، از شناخته‌شده‌ترین نرم افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه است. این نرم افزار، به طور گسترده در پروژه‌های عمرانی و معدنی مورد استفاده قرار می‌گیرد. تسلط بر روی مایکروسافت پراجکت، فرصت‌های شغلی متعددی را پیش روی دانشجویان و مهندسان علاقه‌مند به حوزه مدیریت و کنترل پروژه قرار می‌دهد. فرادرس، چندین فیلم آموزشی جامع و کاربردی در زمینه سطوح مقدماتی تا پیشرفته و عمومی تا تخصصی را تهیه کرده است. لینک مشاهده این فیلم‌ها در ادامه آورده شده است:

مدیریت زمان در پروژه های عمرانی

مدیریت زمان، فرآیند سازمان‌دهی و به کارگیری یک استراتژی مناسب برای تعیین زمان مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت‌های یک پروژه است. مدیریت موثر زمان در پروژه، دستیابی به اهداف، مطابق با بودجه را در پی دارد. در پروژه‌های بزرگ، نظیر پروژه‌های عمرانی، کارفرما، معمولا از شرکت‌های مشاور برای تهیه برنامه تفصیلی پروژه استفاده می‌کند. در صورت برون‌سپاری اجرای پروژه، وظیفه تهیه برنامه اجرایی بر عهده پیمانکار قرار می‌گیرد. به طور کلی، مدیریت زمان در پروژه های ساختمانی و دیگر پروژه‌های عمرانی، تفاوت چندانی با اصول معرفی شده در بخش‌های قبلی ندارد. با این وجود، برخی از پارامترهای موثر بر مدیریت پروژه در حوزه‌های مختلف، منحصر به فرد هستند.

مدیریت زمان در پروژه های ساختمانی

در فاز برنامه‌ریزی، تمام فعالیت‌ها، به خوبی شناسایی و با جزئیات دقیق تعریف می‌شوند. این کار، تخصیص بهتر منابع و کاهش احتمال مواجهه با عدم قطعیت‌ها را در پی دارد. تعیین بازه زمانی مورد نیاز برای تکمیل هر فعالیت نیز از دیگر وظایف تیم برنامه‌ریزی است. از پارامترهای مهم و قابل توجه برای مدیریت زمان در پروژه های عمرانی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

  • رابطه بین فعالیت‌ها (وابستگی)
  • تیم مدیریت پروژه
  • رابطه با عوامل خارج از پروژه نظیر شهرداری
  • فرآیند تصمیم‌گری و صدور مجوز از طرف کارفرما
  • آموزش کارکنان
  • نحوه برخورد با حوادث و مسائل اضطراری
  • جلسه‌های داخلی و خارجی
  • تعطیلات رسمی و مرخصی‌ها
  • فعالیت‌های مرتبط با تامین‌کنندگان و پیمانکاران دست دوم
  • احتمال خرابی تجهیزات
  • تاخیر در تحویل مصالح از طرف تامین‌کنندگان
  • ایجاد وقفه‌های ناشی از شرایط آب و هوایی
  • بازرسی، آزمایش و دیگر فعالیت‌های مرتبط با کنترل کیفیت

موارد بالا، فعالیت‌ها و جنبه‌هایی از پروژه‌های عمرانی را نمایش می‌دهند که به نحوی بر روی مدیریت زمان در پروژه تاثیرگذار هستند. امکان تفاوت این موارد در پروژه‌های مختلف وجود دارد. وجود پارامترهای جانبی، باعث استفاده از مفهوم شناوری در تعیین بازه اجرای فعالیت‌ها می‌شود.

در رابطه با مدیریت و کنترل پروژه های ساختمانی، فرادرس، یک آموزش کاربردی را تهیه کرده است که می‌تواند در یادگیری این مهارت به دانشجویان و مهندسان عمران یا صنایع کمک کند. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است:

اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:

بر اساس رای 8 نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

«حسین زبرجدی دانا»، کارشناس ارشد مهندسی استخراج معدن است. فعالیت‌های علمی او در زمینه تحلیل عددی سازه‌های مهندسی بوده و در حال حاضر آموزش‌های مهندسی عمران، معدن و ژئوتکنیک مجله فرادرس را می‌نویسد.

نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *