فنون مذاکره چیست و چطور در مذاکره ها برنده باشیم؟ — راهنمای کاملاً کاربردی

اگر قرار باشد مذاکره را به عملی دیگر تشبیه کنید، کدام یک از این دو گزینه را انتخاب می‌کنید؟ الف) رفتن به دندان‌پزشکی یا ب) بازی کردن؟ انتخاب شما در اینجا اهمیت فراوان دارد، آیا به مذاکرات به چشم اتفاقی شرورانه و آزاردهنده نگاه می‌کنید یا به چشم چالشی سرگرم‌کننده؟ زمانش رسیده که به مذاکرات به چشم چالشی سرگرم‌کننده نگاه کنید. به این دلیل ساده که می‌توانید در آن‌ها پیروز شوید. فقط لازم است به ابزارهای درست مجهز و از فنون مذاکره باخبر باشید.

این مقاله قرار است راهنمای شخصی شما در زمینه فنون مذاکره باشد و بهترین مهارت‌ها و تاکتیک‌ها برای مذاکره بر سر حقوق، مذاکره بر سر شغلی جدید یا هر موضوع دیگری که می‌تواند شکلی جدال‌آمیز به خود بگیرد را به شما آموزش خواهد داد.

همه ما مذاکره‌کننده‌هایی کاریزماتیک هستیم، حتی اگر خودمان از موضوع خبردار نباشیم. چه بخواهیم اتومبیلی جدید بخریم، چه از افزایش حقوق برخوردار شویم و چه بر لباس‌های گران‌قیمتی که خریده‌ایم چانه بزنیم. همه ما به صورت مداوم می‌خواهیم بهترین معامله ممکن را برای خود بیابیم. اما همه ما مذاکره‌کنندگان خوبی نیستیم. بنابراین لازم است که با فنون مذاکره آشنا شویم و آن‌ها را در زندگی روزمره خود تمرین کنیم. تنها به این شکل است که می‌توانیم در تمام معامله‌ها، طرف پیروز باشیم.

مقاله‌ای که پیش روی شما است به دو بخش تقسیم شده: در بخش نخست به ۴ مهارتی می‌پردازیم که برای دستیابی به بهترین مذاکرات به آن‌ها نیاز دارید و در بخش دوم، به سراغ فنون مذاکره موثری می‌رویم که باید آن‌ها را در روند مذاکرات به کار بگیرید تا شرایط بهتری برای خود رقم بزنید. چه خریدار باشید و چه فروشنده، چه مدیر و چه کارمند، باید فنون مذاکره را بیاموزید. این چیزی است که بر سر آن نمی‌توان بحث کرد.

۴ مهارت مهم در مذاکرات

۱. هدف خود را از مذاکره را مشخص کنید

شاید فکر کنید که این یکی از بدیهی‌ترین فنون مذاکره است، اما در حقیقت اکثر افرادی که وارد مذاکره می‌شوند پیش‌تر به آنچه به عنوان خروجی انتظار را می‌کشند فکر نکرده‌اند.

فیلم آموزش اصول و فنون مذاکره در فرادرس

کلیک کنید

برای اینکه اهداف را به شکلی واضح در ذهن خود ترسیم کنید، باید به طرح این سه پرسش بپردازید:

الف) بهترین خروجی ممکن چیست؟ بیایید فرض کنیم که در حال فروش یک محصول، یک سرویس یا یک شرکت هستید. در واقع‌گرایانه‌ترین حالت ممکن باید در پی چه چیزی باشید؟ آیا ۵۰ میلیون تومان برای قرارداد ارائه سرویس می‌خواهید؟ یا شاید ۵ میلیارد تومان برای فروش شرکت کافی باشد.

ب) بدترین حالت چیست؟ این یعنی در حداقلی‌ترین حالت حاضر به پذیرش چه شرایطی هستید. اگر فروشنده باشید، در کمترین حالت چه رقم یا پیشنهادی را خواهید پذیرفت؟ و اگر خریدار هستید، در بیشترین حالت حاضر به پرداخت چه رقمی می‌شوید؟

پ) نقشه دوم چیست؟ راجر فیشر و ویلیام اوری، اعضای پروژه مذاکره هاروارد و نویسندگان کتاب Getting to Yes نام «BATNA» را برای این موضوع انتخاب کرده‌اند که مخفف «بهترین گزینه جایگزین برای توافق در مذاکره» است. اگر به با طرف دیگر به توافق نرسید چه خواهید کرد؟

البته که پاسخ‌های دو پرسش نخست را نباید با طرف روبه‌رو به اشتراک بگذارید، اما باید برای آن‌ها پاسخی در ذهن خود داشته باشید تا بدانید گام بعدی چیست. حتی اگر به صورت تمام و کمال از پاسخ‌های خود اطمینان ندارید، کافی است ذهنیتی کلی از ماجرا داشته باشید. هرچه پاسخی واضح‌تر برای این سوالات بیابید، مذاکره به شکلی آسان‌تر پیش خواهد رفت. بنابراین همینطور که به مذاکره با افراد بیشتر و مهم‌تری می‌پردازید، باید زمان بیشتری را هم صرف تفکر به این سه سوال و یافتن بهینه‌ترین پاسخ ممکن کنید.

۲. امضای خود در مذاکره را درک کنید

شما درست مانند امضایی که زیر مستندات می‌زنید، یک «امضا» نیز در فنون مذاکره خود دارید. این امضا، عادات رایج شما در یک مذاکره است.

بعضی از افراد سعی می‌کنند طرف مقابل را در توافق بر سر قیمت شکست دهند. برخی دیگر به وحشت می‌افتند، کم‌حرف هستند و از خواستن هرچیزی می‌ترسند. این گروه از مردم به شکلی نرم مذاکره می‌کنند و هرآنچه پیشنهاد می‌شود را می‌پذیرند. گروهی دیگر هم داریم که می‌توانند ارتباطی دوستانه با طرف روبه‌رو برقرار کنند اما درست در لحظه‌ای که مکالمه به سمت قیمت‌ها و شروط توافق حرکت می‌کند، آن ارتباط دوستانه هم از بین می‌رود. این افراد به شکلی خودآگاه از حالت گفتگو به حالت مذاکره سوییچ می‌کنند.

فیلم آموزش طراحی سخنرانی در فرادرس

کلیک کنید

با درک امضای پیش‌فرض خود در مذاکرات، دقیقا خواهید دانست که شرایط چطور پیش خواهد رفت. این قدمی مهم به سمت تسلط بر فنون مذاکره و تبدیل شدن به بهترین مذاکره‌کننده ممکن است. پس شروع به شناخت شخصیت، استایل و تمایلات خود کنید. تشخیص دهید که در گذشته به صورت پیش‌فرض چه رفتارهایی از خودتان نشان داده‌اید و چقدر احساس راحتی یا ناراحتی کرده‌اید.

۳. انگیزه بسازید

یکی از قدرتمندترین فنون مذاکره ای که در اختیار شما قرار گرفته، شناسایی این است که شخص مقابل چه دلایلی برای به توافق رسیدن با شما دارد. برای این کار می‌توانید به طرح پرسش‌های گوناگون پرداخته و ریشه‌های مذاکره را بدوانید.

برای مثال اگر در حال خرید سرویس از یک شرکت فعال در حوزه تکنولوژی هستید، می‌توانید چنین چیزی بگویید: «راجع به سرویس‌هایت به من بگو. من هر روز ایمیل‌های مختلفی از سرویس‌های آی‌تی دریافت می‌کنم. سرویس شما چطور متمایز از سرویس‌های دیگران ظاهر می‌شود؟»

با پرسیدن سوالاتی راجع به رقبا و چرایی تمایل طرف مقابل به توافق با شما، اساسا قادر به ایجاد انگیزه در شخص روبه‌رو خواهید بود.

۴. نقش طرف مردد را بازی کنید

ذات انسان این‌گونه است که در هر مذاکره‌ای، یک طرف اشتیاق دارد و طرف دیگر مردد است. این موضوع شاید در تمام موارد اتفاق نیفتد، اما احتمالا در ۸۰ درصد مواقع مصداق داشته باشد. بسیاری از ما از قمار کردن متنفریم، اما اگر شانسی ۸۰ درصدی برای موفقیت داشته باشیم حاضر می‌شویم چند شبانه‌روز به لاس وگاس برویم و روی تمام میزها بازی کنیم. بنابراین فرض را بر این بگذارید که مذاکره شما هم مثل اکثر مذاکرات دیگر است: یک طرف اشتیاق دارد و طرف دیگر از خود تردید نشان می‌دهد. حالا اگر از سه تاکتیکی که در ادامه توضیح می‌دهیم استفاده کنید، می‌توانید نقش شخص مردد را در مذاکره ایفا کنید:

الف) برای نمایش تردید، از زبان بدن خود استفاده کنید. به این فکر کنید که اشخاص مشتاق چه ویژگی‌هایی دارند. تنش در بدن آن‌ها زیاد است و به‌گونه‌ای به جلو خم می‌شوند که انگار می‌خواهند با پایی که زیر صندلی تا شده در هر لحظه به هوا بپرند.

در طرف دیگر ماجرا، افراد مردد با آرامش به صندلی تکیه می‌دهند، از میز دور می‌شوند و تنش را در بدن خود نگه می‌دارند. این افراد پاهای خود را با زاویه ۹۰ درجه در مقابل بدن قرار می‌دهند، شانه‌های خود را صاف می‌کنند و به انتقال این حس می‌پردازند که تمایل چندانی به دستیابی به توافق ندارند.

فیلم آموزش مقدماتی زبان بدن در فرادرس

کلیک کنید

ب) به این فکر کنید که چطور با کنترل کردن صدای خود می‌توانید مرددتر به نظر برسید. درحالی که اشخاص مشتاق سریع و با صدایی بلندتر صحبت می‌کنند، اشخاص مردد آرام و نرم حرف می‌زنند. این اشخاص تن صدای خود را پایین‌تر می‌آورند و بیش از پیش مردد به نظر می‌رسند.

پ) به این دقت کنید که افراد مردد از ادبیاتی تعدیل‌کننده استفاده می‌کنند. آن‌ها چیزهایی از این دست می‌گویند: «نمی‌دانم که قادر به انجام فلان کار هستیم یا خیر» یا «اگر ما چنین کاری کنیم، شرایط برای شما مناسب خواهد بود؟» این افراد سوالات زیادی می‌پرسند و چالش‌های زیادی پیش روی طرف مقابل قرار می‌دهند. آن‌ها هیچوقت نمی‌گویند «بسیار خب، بیایید انجامش دهیم!». آن‌ها هیچوقت از خود هیجان نشان نمی‌دهند.

با قرار گرفتن در نقش شخص مردد، می‌توانید حریف را مجبور به قرار گرفتن در نقش شخص مشتاق کنید.

اصلی‌ترین فنون مذاکره که باید در مذاکرات استفاده کنید

حالا که با بنیادین‌ترین مهارت‌ها برای ورود به مذاکرات آشنا شدید، زمانش رسیده که به سراغ استراتژی‌هایی برویم که باید هم قبل و بعد از مذاکره و هم در حین آن در پیش بگیرید. این‌ها استراتژی‌هایی علمی و کلاسیک هستند که همواره از سوی بزرگ‌ترین مذاکره‌کنندگان جهان به آن‌ها اشاره شده.

فیلم آموزش اصول و فنون مذاکره در فرادرس

کلیک کنید

۱. آیا واقعا فکر می‌کنید می‌توانید مذاکره‌کننده‌ای بهتر باشید؟

این سوالی بسیار مهم است. پاسخ شما نباید چیزی مثل «نمی‌دانم، شاید؟» باشد. باید بگویید «قطعا!». می‌پرسید چرا؟ چون وقتی به سراغ این مقاله آمده‌اید یعنی می‌خواهید به مذاکره‌کننده‌ای عالی تبدیل شوید و همین حالا در مسیر هستید. محققان دانشگاه کالیفرنیا برکلی دریافته‌اند افرادی که باور دارند می‌توانند در گذر زمان و با یادگیری نکات بیشتر، فنون مذاکره خود را بهبود ببخشند، موفق‌تر از افرادی ظاهر می‌شوند که فنون مذاکره را وابسته به ویژگی‌های شخصیتی ثابت تلقی می‌کنند.

اصل مطلب: اگر باور داشته باشید که می‌توانید مذاکره‌کننده‌ای بهتر باشید، به احتمال بیشتری به این هدف خود دست خواهید یافت.

صادقانه بگوییم: اگر خجالتی هستید یا از لحاظ اجتماعی به خوبی با دیگران ارتباط برقرار نمی‌کنید و فکر می‌کنید هیچوقت تبدیل به مذاکره‌کننده خوبی نخواهید شد، این تفکر به حقیقت تبدیل می‌شود. با این همه اگر به پیشرفت باور داشته باشید، وقت خود را صرف مطالعه مقاله‌هایی از این دست کنید و توصیه‌های حرفه‌ای را به کار ببندید، به مرور زمان موفق شدن در مذاکرات را خواهید آموخت. موضوع همین‌قدر ساده است.

گام‌ عملی: لازم است ذهن خود را برای مذاکره آماده کنید؟ پس باید یک «آیین پیش از عملکرد» برای خود به وجود آورید. این روتین یا عادتی است که بازیگران یا ورزشکاران یا افراد ماهر در هر حوزه‌ای انجام می‌دهند تا عملکرد خود را بهبود ببخشند، از لحاظ روانی آماده شوند و بر اعصاب خود تسلط پیدا کنند.

آیین پیش از عملکرد گزینه‌ای ایده‌آل برای هر شرایطی است که منجر به استرس فزاینده، رفتارهای عصبی یا نگرانی می‌شود و برای بسیاری از ما، مذاکرات هم در دسته‌بندی چنین شرایط‌هایی جای می‌گیرند. یکی از رایج‌ترین ایده‌ها برای آیین پیش از عملکرد، استفاده از قدرت نوستالژی است. بیایید یک تمرین با یکدیگر انجام دهیم. یک کاغذ و قلم به دست بگیرید و چند جمله راجع به زمانی بنویسید که احساس قدرت و توانمندی می‌کردید.

حالا چه احساسی دارید؟

بنابر پژوهش‌های آدام گالینسکی، پروفسور دانشگاه کلمبیا، این تمرین ساده یکی از بهترین راه‌ها برای آماده کردن ذهن پیش از ورود به رویداد استرس‌زا است. او در پژوهش خود از گروهی از مردم خواست که پیش از شرکت در یک مصاحبه ماک، برای چند دقیقه دست به قلم شوند. یک گروه راجع به زمانی نوشت که احساس قدرت می‌کرد و دیگری راجع به زمانی که احساس ضعف داشت. نتیجه واضح بود: گروهی که راجع به دوران توانمندی خود نوشت در جریان مصاحبه احساس آرامش بیشتر داشت و امتیاز بیشتری از سوی مصاحبه‌کننده دریافت کرد.

• مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
  • مذاکره برد برد چیست ؟ — تعریف، روش ها و مثال
  • آموزش مذاکره به زبان ساده — تکنیک هایی که باید بدانید
  • اصول و فنون مذاکره در فروش — تکینک‌ها و استراتژی هایی که باید بدانید

۲. جسارت خود را بسنجید

در مذاکرات خود چقدر جسارت به خرج می‌دهد؟ پژوهش‌ها نشان می‌دهند که شما نیز مثل خیلی‌های دیگر قادر به پاسخ دادن به این سوال نیستید. بنابر پژوهش صورت گرفته از سوی مدرسه تجاری کلمبیا، یکی از اصلی‌ترین دلایل ناکامی در مذاکرات این است که مردم معمولا نمی‌دانند از نگاه شخص مقابل، چقدر جسارت به خرج می‌دهند. چه در مذاکرات بسیار جسور باشید و چه بسیار سرد، احتمالا خودتان را عکس آنچه در حقیقت اتفاق می‌افتد تصور می‌کنید.

یک راه آسان برای شناسایی میزان جسارت این است که با افرادی که می‌شناسید مذاکره کرده و نظر آن‌ها را نسبت به خود جویا شوید. کاری ترسناک به نظر می‌رسد، اما برای اینکه به اعتماد به نفس هرچه بیشتر در مذاکرات دست پیدا کنید ضروری است. برای مثال سعی کنید در مذاکره با دوستان تصمیم بگیرید که چه کسی مسئولیت مهمانی تعطیلات بعدی را برعهده دارد یا زمانی که در حال صحبت با پشتیبانی یک سرویس هستید، اجازه دهید کسی دیگر به مکالمات گوش بسپارد. هدف تشخیص این است که پیش از حد منفعل عمل می‌کنید یا بیش از حد پر رو هستید. فقط به سراغ افرادی بروید که نظر خود را راجع به فنون مذاکره شما صادقانه بیان می‌کنند.

موضوع بررسی: بیایید فرض کنیم که از رییس خود درخواست افزایش حقوق دارید. از یک دوست یا یکی از اعضای خانواده که ویژگی‌های شخصیتی مشابه به رییس‌ شما دارد کمک بگیرید. از آن‌ها بخواهید که یک جلسه را نقش‌آفرینی کنند تا شما هم قادر به طرح خواسته‌های دشوار از شخصی واقعی باشید.

همینطور که به یادگیری ادامه می‌دهید، مهم است که فنون مذاکره را به بوته آزمایش بگذارید. محققان دریافته‌اند که یادگیری فنون مذاکره و به‌کارگیری آن‌ها در مذاکرات ماک می‌تواند اعتماد به نفس را بالا ببرد، تاکتیک‌های مذاکره را بهبود ببخشد و باعث شکل‌گیری استایل‌های جدید در مدیریت مذاکره شود.

گام عملی: یک راه برای بهبود جسارت این است که با اعتماد به نفس به نظر رسیده و بهتر صحبت کنید. با یافتن بهترین طنین ممکن در صدای خود، به بهینه‌ترین نقطه از جسارت دست پیدا کنید.

۳. پیشاپیش لطف کنید

پژوهش صورت گرفته در دانشگاه سانتا کلارا نشان می‌دهد افرادی که لطفی ناخواسته یا داوطلبانه دریافت کرده‌اند، به احتمال بیشتری حاضر به کمک به کسی می‌شوند که این لطف را به آن‌ها کرده است. تحلیل‌های چندین پژوهش به این نتیجه رسیده‌اند که مردم احساسی قوی برای جبران لطف خواهند داشت. وقتی کسی برای شما کاری می‌کند، احساس می‌کنید که باید در ازای آن شما هم کاری انجام دهید. این یعنی یکی از موثرترین راه‌ها برای به دست آوردن چیزی که می‌خواهید (برای مثال افزایش حقوق) این است که پیش از طرح خواسته، به رییس‌ خود لطفی کنید. به این ترتیب آن‌ها پیش از مذاکره احساس می‌کنند که می‌خواهند به شما یاری برسانند.

موضوع بررسی: بیایید فرض کنیم که می‌خواهید بر سر ساعات کاری چانه بزنید تا بتوانید زمان بیشتری را با همسر و فرزندان خود بگذرانید. پیش از ملاقات با رییس، به او کمک کنید و به سراغ فعالیت‌هایی بروید که فراتر از وظایف شغلی مشخص هستند. در جریان مذاکره، طرف مقابل تلاش شما را به یاد آورده و می‌خواهد در ازای آن به شما کمک کند.

گام عملی: به کسی که می‌خواهید در آینده نزدیک با او مذاکره کنید، یک کمک داوطلبانه برسانید.

۴. روزی خوب را برای مذاکره انتخاب کنید

وقتی برای مذاکره آماده می‌شوید، آب‌وهوا احتمالا آخرین چیزی باشد که به آن فکر می‌کنید، اما این دست از فاکتورهای بیرونی هم نقشی اساسی در شانس موفقیت شما ایفا می‌کنند. محققان دانشگاه ساوثرن بریتانی به تحلیل چندین پژوهش روی آب‌وهوا و تاثیری که روی مود افراد می‌گذارد پرداختند و متوجه شدند مردم در روزهای آفتابی سخاوتمندتر می‌شوند.

فیلم آموزش اصول مذاکره به زبان انگلیسی در فرادرس

کلیک کنید

موضوع بررسی: بیایید فرض کنیم که می‌خواهید اثاثی تازه برای منزل بخرید و از آن‌جایی که قیمت گرانی دارند، در صدد چانه زدن برای قیمتی پایین‌تر بر می‌آیید. روزی به خرید بپردازید که آب‌وهوا خوشایند است. به احتمال فراوان هم شما و هم فروشنده در مود بهتری هستید و این حس مثبت در هر دو طرف باعث می‌شود به معامله‌ای بهتر دست پیدا کنید.

گام عملی: اگر به انعطاف‌پذیری لازم برای تعیین زمان مذاکره دسترسی دارید، بهترین روز هفته را انتخاب کنید.

۵. اول غذا بخورید، سپس مذاکره کنید

بسیار خب، این از آن فنون مذاکره عجیب است که البته اهمیت فراوان دارد. اکثر مردم فکر می‌کنند که به محض ورود به دفتر رییس یا هرکس دیگر مذاکره آغاز می‌شود. اما مذاکره می‌تواند مدت‌ها قبل‌تر و با فعالیت‌های زودهنگام آغاز شود. تا به امروز بی‌شمار پژوهش مختلف نشان داده‌اند که صرف غذا با طرف مقابل پیش از آغاز مذاکره باعث می‌شود هر دو شخص احساس ارتباط نزدیک‌تری با یکدیگر داشته باشند.

در پژوهش «آیا باید هنگام مذاکره غذا خورد؟»، پژوهشگری به نام لاکشمی بالاکاندرا به بررسی وضعیت گروهی شامل ۱۳۲ دانشجوی مدیریت در مذاکرات مختلف پرداخت. او متوجه شد دانشجویانی که حین مذاکره با یکدیگر در رستوران بودند یا در اتاق کنفرانس باهم غذا می‌خوردند، به نتایجی به مراتب ثمربخش‌تر نسبت به افرادی که بدون غذا مذاکره کردند دست یافتند. یافته‌های او نشان می‌دهد که «غذا خوردن هنگام اتخاذ تصمیمات مهم باعث می‌شود مکالمه‌ای ثمربخش و دوطرفه، همراه با مزایای قابل اندازه‌گیری حاصل شود».

به ماهیت مذاکره خود فکر کنید. آیا مذاکره شما شکلی رقابتی دارد (مانند مذاکره بر سر یک موقعیت شغلی) یا همیارانه (مانند تصمیم‌گیری راجع به جایی که با دوستان سفر می‌کنید)؟ محققانی به نام مارگارت نیل و پیتر بلمی دریافته‌اند که صرف غذا باعث می‌شود به معامله‌ای ارزشمندتر در مذاکرات رقابتی دست پیدا کنید. اما در مذاکراتی که ماهیت همیارانه دارند، مثلا زمانی که دو طرف با یکدیگر دوست هستند، صرف غذا می‌تواند منجر به کاهش ارزش کلی توافق شود.

گام عملی: آیا می‌توانید پیش از آغاز مذاکره به صرف غذا با طرف مقابل بپردازید؟ آیا می‌توانید یک غذا را با او به اشتراک بگذارید؟ آیا می‌توانید پیش از اینکه مکالمه شکلی جدی به خود بگیرد راجع به موضوعات کم‌اهمیت‌تر صحبت کنید؟ تمام این فنون مذاکره باعث می‌شود طرف مقابل احساس نزدیکی بیشتری به شما داشته باشد و دیگر صرفا دشمن تجاری شما نباشد.

۶. اجازه دهید بدن‌تان مذاکره کند

این یکی از قدرتمندترین فنون مذاکره است و باید بر آن تسلط کامل بیابید. پیش از آغاز مذاکره، اکثر افراد به آنچه که می‌خواهند بگویند فکر می‌کنند، نه به روشی که برای بیان موضوع در پیش می‌گیرند. شدیدا مهم است که به زبان بدن خود فکر کنید تا اطمینان حاصل شود که نشانه‌های کلامی و غیر کلامی کاملا با یکدیگر هم‌سو بوده و پیام و تمایلات شما را به شکلی موثر و واضح انتقال می‌دهند.

اگر در حال مذاکره بر سر پیشنهادهای شغلی چند شرکت مختلف هستید و می‌خواهید از فنون مذاکره گوناگون برای به دست آوردن حقوق مطلوب خود استفاده کنید، توجه نشان دادن به زبان بدن بزرگ‌ترین لطفی است که می‌توانید به خود کنید.

بیایید به مرور برخی از ایده‌ها راجع به زبان بدن بپردازیم:

با زاویه بنشینید: تریسی براون، متخصص زبان بدن و مقابله با کلاه‌برداری و سرقت هویت پیشنهاد می‌کند که هنگام مذاکره با طرف مقابل، به جای اینکه به صورت صاف روی صندلی بنشینید، با زاویه بنشینید. وقتی به صورت صاف و مستقیم روبه‌روی اشخاص می‌نشینیم، نوعی ناراحتی غیر کلامی در اتاق جلسه شکل می‌گیرد که همچون رویارویی به نظر می‌رسد. صندلی خود را در زاویه‌ای قرار دهید که باعث می‌شود گشاده‌روتر و پذیراتر به نظر برسید.

دست خود را مشت نکنید: پژوهش‌های صورت گرفته برای مقاله «قدرت مشت در محیط کار» نشان می‌دهد که مشت کردن دست یک علامت غیر کلامی منفی است. محققان متوجه شده‌اند که انسان‌ها وقتی احساس می‌کنند تهدید شده‌اند، دست خود را مشت می‌کنند: مانند خانمی که به کیف خود چنگ می‌زند یا کسی که دسته صندلی را محکم می‌گیرد. دست‌های خود را در دید طرف مقابل و به شکل ریلکس نگه دارید.

تنها یک کیف به دست بگیرید: پژوهش‌ها نشان می‌دهند که افرادی که بیش از یک قلم با خود حمل می‌کنند غیر مسئولیت‌پذیر یا تنبل در نظر گرفته می‌شوند. کت خود را در رسپشن تحویل دهید و غذا را در اتومبیل رها کنید. تنها یک کیف به دست بگیرید. به این ترتیب بی‌عیب و نقص‌تر به نظر می‌رسد و گویی برای مذاکره آماده هستید.

یک راهنمای اضافه: آیا به فکر مذاکره تلفنی یا از طریق ایمیل افتاده‌اید؟ به هیچ وجه چنین کاری نکنید. محققان دریافته‌اند که ارتباط چهره به چهره به تسهیل فرایند دستیابی به توافق منجر می‌شود و خروجی بهتر از مذاکره را به همراه می‌آورد. هر زمان که امکان‌پذیر است، به صورت حضوری یا حداقل از طریق چت ویدیویی مذاکره کنید.

۷. به زبان بدن دیگران واکنش نشان دهید

حالا که استفاده از زبان بدن به عنوان یکی از مهم‌ترین فنون مذاکره را آموخته‌اید، بیایید راجع به این صحبت کنیم که در نشانه‌های غیر کلامی طرف مقابل باید دنبال چه چیزهایی بود. همینطور که مشغول صحبت راجع به موضوعات گوناگون در مذاکره هستید، یادداشتی ذهنی از رفتارهایی که مشاهده می‌کنید بردارید. برخی نشانه‌های زبان بدن مثبت هستند و به معنای توافق و همکاری، برخی دیگر منفی هستند و نشان‌دهنده عدم توافق و عدم تمایل.

فیلم آموزش مقدماتی زبان بدن در فرادرس

کلیک کنید

رایج‌ترین نشانه‌های غیر کلامی که باید به آن‌ها توجه کنید به شرح زیر است:

نشانه مثبت: سر تکان دادن

اگر وقتی توضیح می‌دهید که چرا لیاقت افزایش حقوق یا کاهش یافتن ساعات کاری را دارید و طرف مقابل سر تکان می‌دهد، این یعنی که با دلایل شما موافق است و به احتمال زیاد به توافق نظر رسیده‌اید.

نشانه مثبت: متمایل شدن به جلو

اگر وقتی مشغول صحبت هستید شخص به جلو متمایل شد، این نشانه‌ای غیر کلامی از همکاری و توافق نظر است. به کار خود ادامه دهید.

نشانه منفی: مسدود کردن حد فاصل

اگر شخص مقابل حد فاصل میان شما و خود را مسدود کند، مثلا با دست یا با یک لیوان قهوه، این نشانه‌ای هشداردهنده است که صحبت‌های شما مورد استقبال قرار نگرفته‌اند. می‌توانید با ترفندهای گوناگون به این رفتار او خاتمه دهید، مثلا می‌توانید یک گزارش متنی به او تحویل دهید. این باعث می‌شود شخص از کار پیشین خود دست کشیده و بار دیگر روی شما تمرکز کند.

نشانه منفی: بی‌حرمتی

اگر یک طرف دهان شخص مقابل بالا می‌رود یا به شما پوزخند می‌زند باید حواس خود را جمع کنید. این علامت بی‌حرمتی است که می‌تواند به معنای تنفر یا تحقیر باشد. درست در همان لحظه مکالمه را متوقف کنید و به نکته قبلی بازگردید تا قادر به ارائه جزییات بیشتر و شفاف‌سازی باشید.

گام عملی: دانستن اینکه شخص مقابل با شما توافق نظر دارد یا خیر، پیش از اینکه پاسخ خود را ارائه کند، راهی عالی برای شناسایی این است که آیا باید از رویکردی متفاوت در مذاکرات خود استفاده کنید یا خیر. یا شاید هم باید در انتخاب کلمات خود دقت بیشتری نشان دهید.

فیلم آموزش مقدماتی فن بیان و اصول سخنوری و سخنرانی در فرادرس

کلیک کنید

فن بیان یکی از مهم‌ترین ابزارهای شما برای دستیابی به موفقیت در هر مذاکره‌ای است. فرادرس مجموعه ویدیوهایی با مدت زمان ۶ ساعت و ۱۷ دقیقه تدارک دیده که هرآنچه لازم است راجع به اصول سخنوری بدانید را به شما آموزش می‌دهند.

این دوره آموزشی در ۹ بخش ارائه می‌شود. در بخش‌های اول تا سوم دوره با نکات مقدماتی فن بین، انواع ارتباط و همین‌طور آفات بیان آشنا خواهید بود. درس‌های چهارم تا ششم به بهبود مهارت‌های کلی شما پرداخته و موانع سخنوری، تکنیک‌های تقویت بیان و اصول تنفس و صداسازی را در بر می‌گیرند. در نهایت نیز راهکارهایی ذهنی و فیزیکی برای غلبه بر استرس دریافت می‌کنید و قادر به آغاز تمرین‌ها در آخرین فصل خواهید بود.

۸. صندلی مناسب را انتخاب کنید

در استراتژی شماره ۶ توضیح دادیم که چطور می‌توانید با تنظیم زاویه صندلی، از میزان تنش در مذاکرات بکاهید. اما هنگامی که صندلی‌های مختلفی در اتاق قرار گرفته چطور صندلی درست را انتخاب کنیم؟ این‌طور نیست که همواره جلسات درون اتاق‌های کنفرانس و پشت میزهای مخصوص دنبال شوند. در یک دفتر کار معمولی، ممکن است گزینه‌های مختلفی برای نشستن وجود داشته باشد.

مبل کم ارتفاع

مراقب مبل باشید! هنگامی که وارد مذاکره می‌شوید، مبل بدترین انتخاب ممکن است چون در فضای فیزیکی، شما را در جایگاهی پایین‌تر از طرف مقابل قرار می‌دهد و به این ترتیب شخص روبه‌رو قدرت روانی و فیزیکی بیشتری نسبت به شما دارد. تنها زمانی به سراغ مبل بروید که همتای مذاکره نیز کنارتان بنشیند یا مبلی در مقابل را انتخاب کند.

آلن پیز در کتاب خود به نام «زبان بدن: چطور افکار دیگران را با ژست‌های آن‌ها بخوانیم» می‌نویسد که افرادی که در جایگاه قدرت هستند، احتمالا به سراغ صندلی‌های مرتفع‌تر و بزرگ‌تر می‌روند. زیرا افرادی که فضای بیشتری اشغال می‌کنند با اعتماد به نفس‌تر به نظر می‌رسند. او این بحث را پیش می‌کشد که هرچه پشتی صندلی بلندتر باشد، جایگاه اجتماعی شخص بالاتر به نظر می‌رسد.

صندلی گردان

صندلی‌های گردانی که دورتادور میزهای اتاق کنفرانس قرار می‌گیرند عالی هستند. برقراری ارتباط چشمی با این صندلی‌ها بسیار آسان است. اما اگر جزو افرادی هستید که بدن یا پاهای خود را روی صندلی تکان می‌دهید، به هیچ وجه به سراغ این دست از صندلی‌ها نروید یا اگر مجبور هستید، بدن خود را کنترل کنید. حرکت دادن دائمی بدن باعث می‌شود غیر قابل کنترل و حواس‌پرت به نظر برسید.

کوسن‌ها و اشیای مشابه

از لحاظ روان‌شناختی هیچ‌کدام از ما دوست نداریم که مانعی بین خودمان و طرف مقابل باشد. بنابراین از قرار دادن کوسن، لپ‌تاپ یا هرچیز مشابهی در مقابل خودتان اجتناب کنید. دلتان نمی‌خواهد که به صورت اتفاقی حد فاصل خود و شخص مقابل را مسدود کنید.

میزها

اگر انتخاب فضای مذاکره برعهده شما است، محققان دریافته‌اند که میزهای گرد می‌توانند روند مذاکره را تسهیل کنند. ۵۴ درصد از مشارکت‌کنندگان در یک پژوهش میزهای گرد را ترجیح می‌دادند و ۵۷ درصد عقیده داشتند که شکل دایره‌ای میز می‌تواند از میزان تنش موجود در فضا بکاهد. در پژوهشی دیگر مشخص شد که وقتی اصلا میزی میان دو طرف نباشد، احساس نزدیکی بیشتری شکل می‌گیرد.

۹. صدای خود را کنترل کنید

طنین صدای شما نقشی اساسی در مذاکرات ایفا می‌کند. تحقیقات حاکی از این بوده‌اند افراد به فاصله چند ثانیه از شنیدن صدای شما، تصمیم می‌گیرند که با شخصیتی چقدر برتری‌جو یا قابل اعتماد طرف هستند. با قضاوت‌هایی که اینقدر سریع صورت می‌گیرند، اساسا فرصت چندانی برای گرم کردن در مذاکرات ندارید.

فیلم آموزش آشنایی با فن بیان و گویندگی در فرادرس

کلیک کنید

اگر می‌خواهید مردم به شما گوش دهند و به ایده‌هایی که طرح می‌کنید احترام بگذارند، باید روی صدای خود کنترل داشته باشید و این یکی از آن فنون مذاکره ای است که تمرین فراوان می‌طلبد.

تقلید طنین صدا

محققانی به نام‌های الکس پنتلند و جرد کورهن به بررسی متغیرهای گوناگون پرداختند و امیدوار به تاثیرگذاری روی خروجی مذاکرات مختلف بودند. آن‌ها متوجه شدند که وقتی مدیران میانی به تقلید از طنین صدای شخص مصاحبه‌کننده می‌پردازند، در مذاکرات بیشتری پیروز می‌شوند.

گام عملی: با پیروی از الگوها، طنین و حجم صدای اشخاص، قادر به تقلید از آن‌ها خواهید بود. اما در این کار زیاده‌روی نکنید تا آدمی تقلبی یا عجیب به نظر نرسید.

صحبت کنید!

الکس پنتلند به اندازه‌گیری مدت‌ زمان صحبت و برون‌گرایی نیز پرداخت و متوجه شد که هردو ارتباطی مستقیم با شانس پیروزی در مذاکره دارند.

گام عملی: اگرچه نمی‌توانید میزان برون‌گرایی خود را تغییر دهید، از بیان آنچه در ذهن دارید نترسید. مذاکره‌کنندگان خوب حرف خود را می‌زنند.

کنترل نوای گفتار

افزون بر موارد بالا، محققان نگاهی به نوای گفتار نیز انداخته‌اند که به معنای تغییرات موجود در تن و حجم صدای فرد است. آن‌ها متوجه شدند که هرچه نوای گفتار در پنج دقیقه آغازین مذاکره بیشتر باشد، نشان‌دهنده احساساتی بودن بیش از حد است و به کار مذاکره‌کننده آسیب می‌زند. این یافته‌ای بسیار مهم است و بدین معنا که می‌توانیم در نوای گفتار خود تغییر ایجاد کنیم. اما تمام تغییرات باید به شکلی ایجاد شوند که نشان‌دهنده بی‌ثباتی احساسی نباشند.

گام عملی: در پنج دقیقه نخست مذاکره بهتر است صدایی قوی و باثبات داشته باشید و تغییرات در نوای گفتار و احساسات می‌توانند پس از آن از راه برسند.

۱۰. گزینه‌هایی دیگر داشته باشید

محققان دانشگاه‌های کالیفرنیای جنوبی و استنفورد متوجه شده‌اند افرادی که گزینه‌های خود را پیش از آغاز مذاکره سر و سامان می‌دهند قدرت بیشتری در چانه زدن دارند. با دسترسی به گزینه‌های جایگزین، عملکردی مستقل از طرف روبه‌رو خواهید داشت و اساسا آن‌ها را تهدید به خروج از جلسه و مذاکره با شخصی دیگر می‌کنید.

فیلم آموزش آداب تجاری و مذاکره حرفه ای + فرهنگ مذاکرات بین المللی در فرادرس

کلیک کنید

موضوع بررسی: اگر در حال خرید اتومبیل هستید، با فروشندگان گوناگون صحبت کنید. وقتی می‌خواهید از قیمت انتخاب اصلی خود بکاهید، در صورت اشاره به فروشنده دیگری که تخفیفی عالی روی اتومبیلی مشابه می‌دهد شانس بیشتری برای به دست آوردن معامله‌ای بهتر خواهید داشت.

گام عملی: پیش از مذاکره با انتخاب اصلی خود، اطلاعاتی حدودی راجع به دو یا سه گزینه جایگزین به دست آورید تا قادر به اشتراک‌گذاری آن‌ها با شخصی که انعطاف‌پذیری چندان نشان نمی‌دهد باشید. نکته مهم این است که در صورتی که با گزینه‌های جایگزین راحت نیستید نباید از این تاکتیک استفاده کنید. زیرا اگر مذاکره اصلی به خوبی پیش نرود، هیچ‌چیز عایدتان نخواهد شد.

پاسخ به سوالات رایج راجع به فنون مذاکره

در ادامه و در بخش پایانی مقاله، به سراغ برخی از سوالات رایج کاربران راجع به فنون مذاکره رفته و به آن‌ها پاسخ می‌دهیم.

مذاکره به چه معناست؟

مذاکره به معنای گفتگویی استراتژیک پیرامون یک یا چند موضوع مشخص است که برای تمام طرفین دخیل در این فرایند، قابل پذیرش به حساب می‌آیند. به صورت معمول، سازشگری اصلی‌ترین پیش‌نیاز هر مذاکره‌ای به حساب می‌آید. ناگفته نماند که مذاکره می‌تواند بین یک خریدار و یک فروشنده، یک کارفرما و یک کارمند بالقوه و یا حتی دولت کشورهای مختلف صورت بگیرد.

چطور هدف خود را از مذاکره مشخص کنیم؟

برای اینکه بتوان اهداف را به شکلی واضح برای خود و همینطور طرف دیگر مذاکره ترسیم کرد، لازم است سه پرسش کلیدی از خود داشته باشید: «بهترین خروجی ممکن چیست؟»، «بدترین حالت چیست؟» و «نقشه دوم چیست؟». پاسخ دو پرسش ابتدایی را نباید با طرف روبه‌رو به اشتراک گذاشت، اما باید پاسخی واضح در ذهن داشت تا بدانید گام بعدی چه خواهد بود.

زبان بدن چه تاثیری بر مذاکره می‌گذارد؟

وقتی می‌خواهید از فنون گوناگون برای به دست آوردن نتیجه مطلوب‌تان استفاده کنید، توجه به زبان بدن باید در بالاترین اولویت باشد. فاکتورهای گوناگونی مانند زاویه نشستن، مشت کردن یا ریلکس کردن دست‌ها، کیفی که با خود حمل می‌کنید و حتی نحوه مذاکره (مثلا به صورت حضوری یا تلفنی یا ایمیلی)، روند و نتیجه گفتگوها را دگرگون می‌سازند. در این مقاله، تمامی این موارد را به صورت کامل بررسی کردیم.

استراتژی مذاکره چیست؟

استراتژی مذاکره شما در واقع رویکردی از پیش تعیین‌ شده یا برنامه‌ای از پیش چیده شده برای دستیابی به هدفی مشخص است. این هدف ساختاری کاملا مرتبط به توافق یا قرارداد نهایی دارد و بر امتیازهایی که به دست می‌آورید، تاثیر می‌گذارد.