فرادرسچگونه می‌توان در یک جلسه، مناظره موفقیت آمیزی داشت؟
محل‌های کار امروزی پر از جلسات مختلف است که بیشتر آن‌ها وحشت آورند. در نتیجه بیشتر مردم از در جمع بودن متنفر هستند. مشکل این است که نکته اصلی ملاقات‌ها، گفتگو کردن است و هیچ راه دیگری جز این ندارید. با این حال بیشتر ملاقات‌ها از مباحثه‌ی کافی برخوردار نیستند.
برای بهبود بخشیدن به جلساتی که اجرا می‌کنید و استفاده کردن از جلساتی که در آن‌ها حضور دارید، بر روی قوی‌تر کردن بحث تمرکز کنید. وقتی تیم‌ها در طول جلسات مبارزه خوبی دارند که اعضای تیم در مورد مسایل و مشکلات بحث کنند، جایگزین‌ها را در نظر بگیرند، همدیگر را به چالش بکشند، به دیدگاه اقلیت‌ها توجه کنند و فرضیات را موشکافی بکنند.
هر شرکت کننده می‌تواند بدون ترس از مجازات و کاملا آزادانه سخن بگوید. با این حال بیشتر مردم از این درگیری‌ها خجالت می‌کشند، ادغام کردن مخالفت و مذاکره با حملات شخصی؛ در واقع این نوع اختلاف نظرها باعث بهترین تصمیم‌ها می شوند. در مطالعه اخیر اثبات شده است که بهترین بازیگران در عرصه مذاکره، مهارت خاصی در ایجاد بحث‌های خیلی دقیق، در جلسات گروهی دارند. این نمونه شامل مدیران ارشد و مدیران جوان و افراد شرکت‌کننده از طیف وسیعی از صنایع در شرکت‌های آمریکایی است. هدف از این تحقیق شناخت عادت‌های کاری است که به کارایی بالاتر می‌انجامد.
حال چگونه باید در مذاکره، یک مبارزه خوب داشت؟ در اینجا به 6 توصیه ی کاربردی می‌پردازیم:
1- با پرسیدن یک سوال شروع کنید، نه با اظهار کردن نظرتان
می‌بینیم که در برخی جلسات، کارفرما با این جملاتی نظیر این جمله شروع می‌کند که :« من فکر میکنم باید فلان کار را انجام دهیم، دوست دارم نظرتان را بدانم » و بعد پشت میز می‌نشیند و همه‌ی اعضای جلسه دستشان را در حمایت از او بالا می‌بردند، بدون هیچ اعتراضی! اگر یک مباحثه‌ی واقعی می‌خواهید، با یک سوال شروع کنید. چرا؟ چون اولا این سوال مشکلی که باید مورد مناظره قرار گیرد را مشخص می‌کند. اگر مشکل خیلی کلی است، مناظره به همه‌ی جنبه‌های مختلف کشیده می‌شود؛ و اگر مشکل خیلی جزئی باشد، گزینه‌های روی میز را محدود می‌کند. پس روی فکر کردن به بهترین سوال ممکن وقت بگذارید و مطمئن شوید که این سوال باعث انحراف نشود، یعنی به جواب‌های متعصبانه منتهی نشود. ثانیا، این نشان می‌دهد که شما قصد یک مناظره ی واقعی را دارید، نه فقط یک ادا. ثالثا، این کار باعث تشویق شدن کسانی که نظرات مخالف دارند به اظهار نظر می‌شود.
2- به افراد کم‌حرف کمک کنید که در بحث شرکت کنند (و اجازه ندهید که فقط افراد پر حرف بر جلسه مسلط شوند.)
حتی با سوال‌های خوب، خیلی از افراد از اظهار نظر کردن خودداری می‌کنند. بعضی از این کار ترس دارند، به‌خصوص کسانی که تازه استخدام شده‌اند و یا جوان هستند. بقیه افراد از مجازات و عواقب حرف‌هایشان می‌ترسند، بعضی‌ها نظر واقعی‌شان را به دلایل سیاسی بیان نمی‌کنند و افراد برونگرا ناراحتی و رنج حاصل از بحث های سخت و پر فراز و نشیب با صدا‌های بلند را دوست ندارند. با این حال بسیاری از این افراد نقش مهمی دارند که باید ایفا کنند.
برای اینکه آن‌ها را ترغیب به حرف زدن کنید، می‌توانید قبل از جلسه با آن‌ها گرم و دوستانه برخورد کنید، همان‌طور که یکی از بهترین اعضای این مطالعه این کار را انجام می‌داد:
گاهی اوقات من برای بهتر شدن جلسه و قبل از آن، با افراد حرف می‌زدم و می‌گفتم ما داریم می‌ریم که این جلسه رو برگزار کنیم، میدونم که نقطه نظر خاصی داری و فکر میکنم که خیلی مهمه که تو جلسه شنیده بشه، پس دوست دارم که نظرتو توی جلسه بیان کنی و بعد حمایت خودتون رو بهش نشون بدین؛ مثلا با گفتن عباراتی مثل «ممنون که این نظر رو بیان کردی.»
اینکه سعی کنید تا افراد مختلف نظر های خود را در جلسات گروهی بیان کنند، خیلی بهتر از بحث‌های تک به تک است. وقتی که شما کاری می‌کنید تا دیگران در جلسات گروهی اظهار نظر کنند، حاصل آن سود بردن از خرد جمعی است. پس افراد می توانند باعث ایجاد اظهار نظرات دیگران نسبت به ایده‌های یک‌دیگر شوند.
3- ریسک کردن را برای افراد آسان کنید - اجازه ندهید که کوسه‌ها حکومت کنند!
یک جو امن از نظر روانی ایجاد کنید، همان طور که استاد دانشگاه هاروارد، پروفسور «ایمی ادموندسون» (Amy Edmondson) این را «فضایی که افراد در آن احساس آزادی در بیان ایده‌های مربوط به کار و احساساتشان می‌کنند.» طبق تحقیق انجام شده حدود یک پنجم از شرکت کنندگان (۱۹%) در ایجاد چنین شرایطی مهارت داشتند. همان‌طور که داده‌ها نشان می‌دهند، کسانی که امتیاز بالایی در انجام نقششان داشتند (همبستگی ۰.۶۳ بود ؛ همبستگی کامل ۱ و احتمال تصادفی بودن ۰ است). تحقیقی که در زمینه «کارایی تیمی» در گوگل انجام شده است هم همین را نشان می‌دهد.
برای ساختن چنین فضایی، کاری کنید تا دیگران ایده بدهند (من یک ایده ی پر ریسک دارم ..)؛ کسانی که تلاش به این کار می‌کنند را حمایت کنید (واقعا از نظری که دادی سپاسگزارم ..) و با کسانی که آن‌ها را تمسخر می‌کنند، برخورد کنید (من نمی‌خواهم که در جلسه کسی این طور صحبت کند...)
4- دیدگاه‌های مخالف را بررسی کنید.
«هاروی گلاب» (Harvey Golub)، مدیر عامل شرکت «اچ. بی. اس.» (HBS)، می گوید که گاهی اوقات دیدگاه‌های مخالفی را دریافت می‌کند. اگر جلسه در مورد افزایش قیمت خدمات بود، او ممکن بود که به جلسه برود و بپرسد که آیا باید قیمت‌ها را کاهش بدهند یا نه. این باعث می‌شد که افراد دلایل واقعا محکمی برای نقطه نظراتشان بیاورند. یکی از بهترین افراد تحت مطالعه، از روشی مشابه این روش استفاده می‌کرد تا دیگران را تحریک به واکنش کند:«من گاهی اوقات نظرات کاملا غیر منطقی می‌دادم؛ و بعضی افراد شروع به واکنش نشان دادن می‌کردند مثلا می‌گفتند چنین چیزی اصلا با عقل جور در نمی‌آید.»
شما همچنین می‌توانید از یک همکار بخواهید که نقش مدافع شیطانی را بازی کند و وقتی شما دیدگاه غیر منطقی خود را بیان می‌کنید، دیدگاه شما را تایید کند. اما مطمئن شوید که حتما نظرات مخالف نظر شما هم مطرح شوند.
5- سه مورد از اساسی ترین نظریه‌ها را به دقت بررسی کنید.
در عملیات معروف «خلیج خوک‌ها» (Bays of Pigs) تیم رییس جمهور آمریکا، «جان اف. کندی» (John F. Kennedy)، یک عملیات ناموفق علیه کوبا راه اندازی کرد، تیم او در موشکافی یک فرضیه مهم شکست خورد. فرضیه این بود که این عملیات توسط 1400 کوبایی تبعیدی ممکن است باعث یک قیام عمومی علیه رژیم فیدل کاسترو شود. اگر کندی به عیب‌های این نقشه آگاه بود احتمالا آن را لغو می‌کرد. برای اجتناب از موارد این‌چنینی، فرضیه‌ها را جوری دنبال کنید که انگار یک پرونده جنایی هستند و شما کارآگاه هستید؛ به خودتان رجوع کنید، از متخصصین دیگر کمک بخواهید و تیم را کامل بخواهید و دائما از اعضا بپرسید که فرضیه اساسی آن‌ها چیست و چه چیزی آن را نقض می‌کند؟
6- حامیان‌تان را تقویت کنید (و از شر hard sellers خلاص شوید)
هنگامی که شما یک ماشین دست دوم می‌خرید، فروشنده همه نکات مثبت آن را به شما می‌گوید اما هیچ چیز بدی در مورد ماشین به شما نمی گوید این فرد یک hard seller است. مردم با تائیدهای متعصبانه گمراه می‌شوند،مشکل این جاست که معمولا افراد گرایش دارند تا به جای این که شفاف باشند (نقشه خود را مطرح کنند، و مشکلات را نشان دهند) به فروشنده یک ماشین دست دوم تبدیل شوند. بدین ترتیب با تعصب بی جا مخاطب خود را گمراه کنند، مثلا فقط به آن داده هایی توجه می کنند که نظرشان را تایید می کند و با تداوم دفاع از نقشه های خود حتی در مواجهه با اطلاعات منفی، باعث کاهش ارتباطات خود می شوند. شما می‌توانید با نشان دادن نکات منفی این تمایل را از بین ببرید. و مثلا به کارمندتان بگویید :«فردا که می‌خواهی ارائه بدهی، من می‌خواهم ۵ تا از بزرگ‌ترین ریسک‌هایی که هست را توضیح بدهی.» یا مثلا بگویید :«فرض بر این است که ایده شما خواهد خورد، دلایل کلیدی شکست خود را بیان کنید.» هدف جلسات داشتن یک مباحثه برای رسیدن به بهترین نتیجه است. رفتار شما در آن جلسات، چه به عنوان مدیر و چه به عنوان شرکت کننده تاثیر بزرگی خواهد داشت. از جلسات متنفر نباشید، آن‌ها را بهتر کنید.
