چگونه در سال جدید از هوش مصنوعی برای صرفه جویی در زمان استفاده کنیم؟

زمان ارزشمند‌ترین دارایی ما است و در دنیای پرشتاب امروز، هر دقیقه‌ای که از دست می‌دهیم، می‌تواند فرصتی برای کار مفید یا لذت بردن از فعالیت‌های مورد علاقه باشد. شروع سال جدید فرصت بسیار خوبی برای برنامه‌ریزی صحیح و بهره بردن از زمان است. با توجه به اینکه در سال‌های اخیر ابزار‌های هوش مصنوعی به یکی از اصلی‌ترین روش‌های صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری تبدیل شده‌اند، تعطیلات نوروز فرصت بسیار خوبی برای شناخت این ابزار‌ها و کاربرد‌های آن‌ها است. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم ببینیم صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی با کمک چه ابزار‌هایی و از چه روش‌هایی امکان‌پذیر است تا بتوانیم سال پربارتری را شروع کنیم، استرس کمتری برای انجام کارها داشته باشیم و زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر در اختیار داشته باشیم.

صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی

«هوشمندانه‌تر کار کنید نه بیشتر!» پرکاربردترین اصطلاح در دنیای شتابان امروز است. زندگی با سرعت هرچه بیشتر در حال عبور است و تمرکز برای انجام کارها با وجود این همه حواس‌پرتی به یک چالش جدی تبدیل شده است. چالشی که باعث شده بیشتر از آنکه بتوانیم برای افزایش بهره‌وری تلاش کنیم، درگیر اهمال‌کاری شویم.

برای حل این مشکل می‌توانیم در انجام بهتر و سریع‌تر کارهای زیر از ابزار‌ها و چت‌بات‌های مبتنی بر AI کمک بگیریم:

• پرسش و پاسخ سریع
• جستجوی سریع اطلاعات
• تولید انواع مختلف محتوای متنی
• ویرایش و بازنویسی متن‌ها
• ساخت و ویرایش ویدیو
• ساخت عکس
• تبدیل متن به صوت و ساخت آهنگ
• مدیریت اسناد و اطلاعات
• برنامه‌ریزی و زمان‌بندی کارها
• ساخت رزومه
• مدیریت ایمیل‌ها
• ساخت اسلاید‌های ارائه
• ساخت رونوشت و برگزاری جلسات

در ادامه در مورد روش‌های صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی و بهترین ابزار‌هایی را که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید، معرفی می‌کنیم. پیش از شروع پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با بهترین ابزار‌های هوش مصنوعی و کاربرد‌های هرکدام، به صفحه مجموعه فیلم آموزش ابزار‌‌های کاربردی هوش مصنوعی از سطح مقدماتی تا پیشرفته از فرادرس مراجعه کنید.

پرسش و پاسخ سریع با هوش مصنوعی

در وهله اول، نباید از یاد ببریم که همان ویژگی که ابزار‌‌های هوش مصنوعی را تا حد سر زبان‌ها انداخت این بود که امکان گفتگوی موثر با بزرگ‌ترین مدل‌های زبانی جهان را فراهم کرده بودند. چت‌بات‌های برتری مانند ChatGPT یک محیط گفتگو در اختیار ما قرار می‌دهند که به کمک آن می‌‌توانیم سوالات خود را بیان کنیم و در کسری از ثانیه به پاسخ خود برسیم. پاسخی که بر اساس الگوریتم‌های پیشرفته استدلال و منطق، کدنویسی و محاسبات ریاضی پیشرفته ارائه می‌شوند. ابزار ChatGPT، ابزار Claude و ابزار از بهترین گزینه‌های موجود هستند.

ابزار ChatGPT

پرچم‌دار چت‌بات‌‌های آنلاین مبتنی بر AI در حال حاضر ابزار چت‌جی‌پی‌تی «+» است. این ابزار که در حال حاضر از مدل‌های استدلالی GPT-4o، 4o-mini و o1 قدرت می‌گیرد، استفاده بسیار راحتی دارد. دریافت پرامپت‌های متنی، دریافت فایل‌های متنی، دریافت و ساخت تصویر و امکان گفتگو به صورت صوتی ازجمله اصلی‌ترین قابلیت‌های چت‌جی‌پی‌تی هستند.

ابزار Claude

ابزار Claude «+» چت‌بات رایگان، امن و خلاق شرکت آنتروپیک است که به کمک آن می‌توانید کدنویسی کنید و رابط‌های کاربری ساده بسازید، متن بنویسید یا حتی بازی طراحی کنید. محیط Claude بسیار ساده و کاربرپسند است و می‌توانید فهرست چت‌های مختلف خود را در سمت چپ رابط کاربری آن ببینید.

جستجوی سریع اطلاعات با AI

پیدا کردن اطلاعات و منابع معتبر اغلب در گوگل زمانبر است و ابزار‌های هوش مصنوعی نیز ممکن است اطلاعات نادرستی به ما ارائه دهند. خبر خوب این است که اخیرا برخی از این ابزار‌ها، امکان جستجو در منابع معتبر اینترنت را فراهم کرده‌اند و همراه با پاسخ، منابعی را که برای رسیدن به آن پاسخ ارائه کرده‌اند، نمایش می‌دهند. این ویژگی باعث می‌شود بتوانیم از آن‌ها به‌عنوان موتور جستجو استفاده کنیم.

ابزار‌های Perplexity، قابلیت Google AI Overviews و Arc Search بهترین گزینه‌های انجام این کار هستند.

ابزار Perplexity

ابزار Perplexity «+» بهترین گزینه برای جستجو بین منابع معتبر و دریافت پاسخ‌های باکیفیت بر اساس آن‌ها است. پرپلکسیتی حتی در صورت پرسیدن چند سوال دنباله‌دار در مورد یک موضوع، ارتباط موضوعی پاسخ‌‌های خود را حفظ می‌کند.

پرپلکسیتی برای ارائه پاسخ سوالات کاربران، از ترکیبی از نتایج جستجوی موتور‌های جستجوی گوگل و بینگ و سیگنال‌های رتبه‌بندی آن‌ها استفاده می‌‌کند تا بهترین پاسخ ممکن را به شما ارائه کند. به همین دلیل است که توصیه می‌شود برای موضوعات پیچیده، از این ابزار در کنار جستجوی سنتی در گوگلاستفاده کنیم تا به منابع بهتر و بیشتری برسیم.

قابلیت Google AI Overviews

ابزار مهم دیگر که اخیرا و در زمان جستجو در گوگل می‌توان به پاسخ‌های آن دسترسی پیدا کرد، ابزار Google AI Overview است. این قابلیت که هنوز به همه زبان‌ها فعال نشده است، به این صورت عمل می‌کند که پس از جستجوی عبارت‌های خاصی، چکیده‌ای از پاسخ‌های مربوط به آن را برای کاربران تولید می‌کند. البته گوگل ممکن است نتوانسته باشد منابع را به‌خوبی و به طور کامل در این مرحله پیدا و از آن‌ها استفاده کند، به همین دلیل بهتر است قبل از استفاده هر اطلاعاتی در این بخش، صحت آن‌ها را چک کنید.

ابزار Arc Search

ابزار Arc Search «+» یکی از بخش‌های پروژه مرورگر Arc browser برای موبایل است که از قابلیت‌های هوش مصنوعی برای جستجوی اطلاعات استفاده می‌کند. برای استفاده از این ابزار فقط کافی است سوال خود را در این ابزار وارد کنید و روی گزینه Browse for me to» begin» کلیک کنید. Arc Search می‌تواند خیلی سریع منابع معتبر را جمع‌آوری کند، آن را بخش‌بندی کند و پاسخ سوال شما را به‌صورت ساختارمند فراهم کند. منابع نیز در کنار پاسخ این ابزار به شما نمایش داده می‌شوند تا بتوانید همزمان به همه اطلاعات دسترسی داشته باشید.

برای آشنایی کامل با نحوه استفاده از چت‌جی‌پی‌تی در حوزه جستجوی حرفه‌ای و هدفمند، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش ChatGPT در جستجوی حرفه ای و هدفمند از فرادرس را مشاهده کنید.

صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی با تولید محتوا

نوشتن محتوای متنی با‌کیفیت کار زمانبری است و بسیاری از نویسندگان محتوا با چالش «سد نویسنده» (Writer's Block) در این فرآیند مواجه می‌شوند. استفاده از ابزار‌های هوش مصنوعی برای تولید محتوای متنی می‌تواند هم از لحاظ زمانی و هم از نظر فکری بسیار مفید باشد. کافی‌ست یک پرامپت متنی مناسب به این ابزار‌ها بدهید تا هر نوع متنی را از پست‌های وبلاگی، پست شبکه‌های اجتماعی، مقاله‌های طولانی و ... برای شما تولید کنند. به این ترتیب یک دستیار نویسنده پرسرعت در کنار خود خواهید داشت که می‌تواند در ایده‌پردازی، ساختاربندی نوشته‌ها و تولید متن به شما کمک کند.

ابزار‌هایی مانند Jasper، Anyword و Writer به صورت تخصصی برای تولید محتوا با AI توسعه داده شده‌اند.

ابزار Jasper

ابزار Jasper «+» یک پلتفرم پیشرفته AI برای تولید محتوا است که می‌تواند محتوای متنی را در حجم بالا تولید کند. بزرگ‌ترین مزیت Jasper این است که از هزاران پیش‌نویس و الگوی آماده برای نوشتن متن‌های مختلف استفاده می‌کند و با اتصال به اینترنت منابع معتبر هر حوزه را در پاسخ‌های خود دخیل می‌‌کند. Jasper امکان ساخت عکس هم دارد و به‌خوبی می‌تواند تمام نیاز‌های محتوایی شما را پوشش دهد.

ابزار Anyword

ابزار Anyword «+» کاربرد ویژه‌ای برای تولید محتوای بازاریابی دارد چون به کمک آن می‌توانید فرآیند تولید محتوا را در چند بخش انجام دهید. در اولین مرحله و با وارد کردن پرامپت، به چند عنوان اصلی برای موضوع می‌رسید، سپس می‌توانید عنوان‌های بهتر را انتخاب کنید و بر اساس آن‌ها یک طرح کلی از ابزار بگیرید. ابزار در ادامه، می‌تواند محتوای مورد نیاز شما را به صورت بخش بخش برای هر عنوان اصلی تولید کند.

ابزار Writer

ابزار Writer «+» یکی از ابزار‌های حرفه‌ای برای تولید محتوای برند است که تمرکز زیادی روی تولید محتوای درست و معتبر دارد. به کمک این ابزار می‌توانید صدای برند را در محتواهای خود تنظیم کنید و آن را در انواع محتوای تولید شده توسط اعضای تیم، به‌خوبی به کار بگیرید.

ابزار Storm AI

نوشتن مقاله‌های علمی با AI نیز یکی از کاربرد‌های اصلی بعضی از این ابزار‌ها است. یکی از ابزار‌های بسیار قدرتمند هوش مصنوعی برای تولید مقالات علمی با استناد‌های دقیق، ابزار Storm AI محصول دانشگاه استنفورد است که نسخه آزمایشی آن به‌تازگی به کاربران ارائه شده است. از ویژگی‌های جالب‌توجه این دستیار نویسنده می‌‌توان به جمع‌‌آوری اطلاعات از منابع معتبر سطح وب، ایجاد نقشه فکری و تولید گزارش‌ها و مقاله‌هایی متناسب با نیاز پژوهشگران است.

یادگیری کار با ابزار‌های هوش مصنوعی با فرادرس

همان‌طور که در بخش‌های مختلف این مطلب گفتیم، ابزار‌های هوش مصنوعی زیادی برای انجام کارهای مختلف معرفی و ارائه شده‌اند که بسیاری از آن‌ها نسخه‌های کاملا رایگان دارند و از زبان فارسی نیز پشتیبانی می‌کنند. با استفاده از این ابزار‌ها می‌توانیم مدیریت زمان و به دنبال آن بهره‌وری بالاتری داشته باشیم. البته دریافت نتیجه مناسب از این ابزار‌‌ها، به دستور یا پرامپتی که برای آن‌ها می‌نویسیم، بستگی دارد.

بر اساس یک قانون کلی کار با این ابزار‌‌ها، هرچه پرامپتی که برای یک دستیار هوش مصنوعی می‌نویسیم، توصیف دقیق‌تر از درخواست ما ارائه کند، خروجی بهتری از ابزار دریافت خواهیم کرد. بنابراین به نظر می‌رسد آشنایی با اصول پرامپت‌نویسی به یکی از شروط اصلی کار با این ابزار‌ها تبدیل شده است.

این دانش را می‌توانید با مشاهده آموزش‌های زیر از فرادرس به دست بیاورید:

• فیلم آموزش چت با هوش مصنوعی ChatGPT و جمینای به‌همراه توضیح پرامپت نویسی اصولی از فرادرس
• فیلم آموزش مهندسی پرامپت با توضیح بهینه‌سازی عملکرد پرامپت‌ها در مدل‌های زبانی در فرادرس
• فیلم آموزش رایگان شکل‌دهنده‌های پرامپت برای بهبود پاسخ‌های هوش مصنوعی در فرادرس
• فیلم آموزش رایگان بهترین ربات های هوش مصنوعی چت بات همراه با اصول پرامپت‌ نویسی از فرادرس

برای دسترسی به آموزش‌های بیشتر حتما به صفحه زیر مراجعه کنید:

• مجموعه فیلم آموزش چت با هوش مصنوعی از صفر تا صد در فرادرس

ویرایش و بازنویسی متن‌ها با AI

روش دیگر برای صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی، بهبود متن‌ها است.  ویرایش متن‌ها از نظر املایی، دستوری و ساختاری از آن دسته فعالیت‌هایی است که به دقت و زمان زیادی نیاز دارد. ابزار‌های هوش مصنوعی در این حوزه هم وارد شده‌اند و نه‌تنها می‌توانند غلط‌های نگارشی و ساختاری ساده را در متن‌ها تشخیص دهند، بلکه این توانایی را دارند که پیشنهاداتی برای ساده‌تر کردن لحن و زبان پیچیده متن‌ها ارائه کنند.

ابزار‌های گرامرلی، Wordtune و ابزار ProWritingAid بهترین‌های این حوزه هستند. برای آشنایی کامل با ابزار‌های رایگان AI، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان بهترین سایت‌‌های رایگان AI با کاربردهای مختلف در فرادرس را مشاهده کنید.

ابزار Grammarly

ابزار Grammarly «+» یک ابزار تخصصی شناسایی غلط‌های دستوری و ساختاری متن است که اخیرا قابلیت تولید متن با هوش مصنوعی را نیز ارائه کرده است. این ابزار در حال حاضر از زبان فارسی پشتیبانی نمی‌کند ولی می‌توانید متن‌های خود را به چند زبان زنده دنیا ازجمله انگلیسی، از نظر درستی گرامر، لحن محتوا و ... بررسی کنید و پیشنهاداتی برای بهبود رسایی متن بگیرید. گرامرلی با افزونه و اپلیکیشن اختصاصی در دسترس است.

ابزار Wordtune

ابزار Wordtune «+» یکی از ابزار‌های مشهور ویرایش متن است که می‌تواند جایگزین‌های مناسبی برای جملات بدون تغییر معنای اصلی آن‌ها ارائه کند. پس از دادن متن به این ابزار، می‌توانید به راحتی واژگان هم‌معنی مختلف برای کلمات را مرور کنید، از ابزار بخواهید جملات را برای شما بازنویسی کند و از پیشنهادات شما برای ایجاد نسخه نهایی متن استفاده کند.

ابزار ProWritingAid

ابزار ProWritingAid «+» یکی از رقیبان جدی ابزار گرامرلی است که با دادن متن به آن می‌توانید ارزیابی دقیقی از جنبه‌های مختلف متن مانند گرامر، سبک و غلط‌های نگارشی ببینید. یکی از بزرگ‌ترین مزایای این ابزار در مقایسه با گرامرلی، برنامه دائمی آن است که با خرید آن با صرف هزینه کم، می‌توانید از تمام قابلیت‌های این ابزار استفاده کنید.

ساخت و ویرایش ویدیو با هوش مصنوعی

راهکار مهم دیگر برای صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی، استفاده از ابزار‌های ساخت ویدیو است زیرا ساخت و ویرایش ویدیو کار زمانبر و هزینه‌بری است. ابزار‌های هوش مصنوعی ساخت ویدیو از ایده‌پردازی تا تدوین ویدیو را در زمان کوتاه‌تری برای شما انجام می‌دهند. بهبود کیفیت ویدیو، حذف دقیق پس‌زمینه و حتی اضافه کردن چند تصویر به فریم‌های مختلف یک ویدیو، فقط چند مورد از کارهایی است که می‌توانید با هوش مصنوعی انجام دهید.

ابزار Runway

ابزار Runway «+» چوب جادویی برای تولید ویدیو است که با مدل جدید خود یعنی Gen-3 Alpha به یکی از کارآمدترین ابزار‌های ساخت ویدیو تبدیل شده است. به کمک این ابزار می‌توانید متن را به ویدیو تبدیل کنید، فریم‌های مختلف را در کنار هم قرار دهید و بخش‌های مختلف فریم‌ها را با کمک پرامپت‌های متنی ویرایش کنید.

ابزار Descript

ابزار Descript «+» ویدیو‌های شما را به متن تبدیل می‌کند و به جای استفاده از خط زمانی برای برش صدا و تصویر که کار نسبتا پیچیده‌ای است، امکان ویرایش متن ویدیو را برای شما فراهم می‌کند. یعنی تغییراتی که در متن ویدیو ایجاد می‌کنید، در خط زمانی ویدیو اعمال می‌شود. به این ترتیب کار ویرایش ویدیو با سرعت بسیار بالاتری انجام می‌شود.

ابزار Wondershare Filmora

نرم‌افزار Wondershare Filmora «+» یکی از قدیمی‌ترین ابزار‌های ویرایش ویدیو است که اخیرا چند قابلیت مبتنی بر AI به امکانات خود اضافه کرده است. حذف پس‌زمینه ویدیو‌ها، بهبود صدای ویدیو‌های با کیفیت پایین و بهبود کیفیت صدا ازجمله قابلیت‌های این ابزار هستند.

برای آشنایی کامل با نحوه کار با این نرم‌افزار، می‌توانید فیلم آموزش نرم افزار Wondershare Filmora برای ویرایش فیلم از فرادرس را مشاهده کنید.

ساخت عکس با هوش مصنوعی

هوش مصنوعی ساخت انواع تصاویر را بسیار آسان و سریع کرده است. ابزار‌های تبدیل متن به تصویر AI، با دریافت یک پرامپت ساده از شما، آن را تحلیل و در مدت زمان کوتاهی،‌ تصاویر مورد نیاز شما را آماده می‌کنند. قابلیتی که هم بسیار سرگرم‌کننده و هم بسیار کاربردی است. ابزار‌های DALL.E 3، میدجورنی و Ideogram در حال حاضر بهترین ابزار‌های تبدیل متن به عکس هستند.

ابزار‌های DALL.E 3

ابزار DALL.E 3 «+» متعلق به شرکت OpenAI یعنی شرکت سازنده چت‌جی‌پی‌تی است. این ابزار استفاده بسیار آسانی دارد و از داخل رابط کاربری چت‌جی‌پی‌تی نیز در دسترس است. خوبی این ابزار این است که نیازی نیست حتما پرامپت‌های حرفه‌ای به او بدهید و با نوشتن یک توصیف ساده از موضوعات نیز می‌توانید به تصاویر باکیفیتی برسید.

ابزار Midjourney

ابزار میدجورنی «+» در تبدیل متن به عکس خارق‌العاده عمل می‌کند و تقریبا هر ایده یا پرامپت ساخت تصویر را به بهترین شکل ممکن به تصویر تبدیل می‌کند. حتی اگر متنی که در اختیار ابزار قرار می‌دهید، چندان دقیق و درست نباشد. در ابزار میدجورنی امکان ویرایش و تغییر اندازه تصاویر در بستر ساخت تصویر نیز وجود دارد که باعث می‌شود از ابزار‌های دیگر بی‌نیاز شوید.

در مطلب زیر از مجله فرادرس به‌طور کامل در مورد نحوه استفاده از این ابزار توضیح داده‌ایم:

ابزار Ideogram

یکی از مشکلات جدی ابزار‌های ساخت تصویر هوش مصنوعی این است که در صورت نیاز به متن در تصاویر، نمی‌توانند حروف آن را به درستی ایجاد کنند. ابزار Ideogram «+» این مشکل را برطرف کرده است و به کمک آن می‌توانید تصاویر متن‌داری تولید کنید که متن آن‌ها بدون اشکال است و کیفیت قابل قبولی هم دارند. این ابزار یک بخش ویرایشگر تصاویر نیز دارد که با کمک آن می‌توانید تغییرات دلخواه خود را در تصاویر ایجاد کنید.

ساخت آهنگ و تبدیل متن به صوت با AI

روش جالب دیگر برای صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی، استفاده از ابزار‌های تبدیل متن به صوت AI و ساخت آهنگ یا محتوای صوتی در کوتاه‌ترین زمان ممکن است. بنابراین اگر در یوتیوب یا شبکه‌های اجتماعی تولید محتوا می‌کنید، حتما از این قابلیت برای صرفه‌جویی در زمان استفاده کنید.

بهترین ابزار‌ها برای تبدیل صوت به متن عبارت‌اند از:

• ابزار ElevenLabs
• ابزار Suno
• ابزار AIVA

در ادامه این ابزار‌ها را به صورت مختصر بررسی می‌کنیم تا اهمیت آن‌‌ها را در صرفه جویی در زمان بهتر درک کنید.

ابزار ElevenLabs

ابزار ElevenLabs «+» یکی از بهترین ابزار‌های هوش مصنوعی برای تبدیل متن به صوت است. این شهرت بی‌‌دلیل نیست و کیفیت بالای صدای تولید شده توسط این ابزار، امکان تولید افکت روی صدا و بیشتر از ۳۰۰ صدا برای بیان متن که بسیاری از آن‌ها مربوط به شخصیت‌های واقعی هستند، نشان‌دهنده کاربردی بودن این ابزار هستند.

ابزار Suno

به یک قطعه موسیقی کوتاه نیاز دارید ولی زمان و بودجه کافی برای ضبط کردن آن در استودیو را ندارید؟ ابزار Suno «+» بهترین گزینه برای انجام این کار است. برای استفاده از این ابزار کافی است یک پرامپت متنی بنویسید و قطعه مورد نظر خود را توصیف کنید. ابزار پس از دریافت پرامپت یک آهنگ برای شما می‌سازد و در صورت لزوم به آن ترانه اضافه می‌کند.

ابزار AIVA

کاربرد اصلی ابزار AIVA‌ «+» نیز ساخت آهنگ است ولی به‌جای دریافت پرامپت متنی، از روش‌های زیر برای ساخت آهنگ استفاده می‌کند:

• انتخاب سبک موسیقی از اکستر‌های حماسی تا عملی‌-تخیلی
• بر اساس تعیین توالی آکورد‌ها
• با بارگذاری یک مرجع صوتی به‌عنوان منبع الهام

پس از ساخت آهنگ توسط ابزار، امکان ویرایش بخش‌های مختلف آن در یک ویرایشگر دارای خط زمانی در بستر ابزار وجود دارد و می‌توانید با اضافه کردن یا حذف کردن صداهای مختلف، نسخه مورد نظر خود را تولید کنید.

برای آشنایی کامل با این ابزار، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش ساخت آهنگ و ملودی با هوش مصنوعی AIVA به‌همراه گواهینامه در فرادرس را مشاهده کنید.

مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد با هوش مصنوعی

صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی از طریق مدیریت بهتر دانش نیز امکان‌پذیر است. ابزار‌های هوش مصنوعی می‌توانند دستیار‌های قدرتمندی برای پیدا کردن اطلاعات و اسناد مورد نیاز شما باشند. با اتصال یکی از این ابزار‌ها به داده‌های شخصی و فضای کاری خود، می‌توانید در کسری از ثانیه اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید و این اطلاعات را به صورت زبان طبیعی دریافت کنید.

به این ترتیب به جای اینکه ساعت‌ها وقت صرف بررسی یادداشت‌های خود کنید، می‌توانید به راحتی به چکیده‌ای از اطلاعات مهم خود دسترسی پیدا کنید. ابزار‌های زیر در این زمینه بسیار کارآمد هستند.

ابزار Mem

ابزار Mem «+» با قابلیت تگ‌گذاری و مرتبط کردن یادداشت‌ها به هم، مرتب کردن و سازماندهی آن‌ها را برای شما در زمان کوتاه‌تری انجام می‌دهد. برای استفاده از این ابزار فقط کافی است اطلاعات را جمع‌آوری کنید، آن‌ها را ذخیره کنید و به قابلیت‌های مبتنی بر هوش مصنوعی ابزار Mem اعتماد کنید تا اطلاعات پراکنده را برای شما سازماندهی کند. پس از مرتب کردن اطلاعات، می‌توانید با جستجو کردن در ابزار، با کمک گرفتن از تگ‌ها، یادداشت‌ها و اطلاعات مربوط به هر موضوع را به سرعت پیدا کنید.

ابزار Notion AI برای صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی

ابزار نوشن «+» یکی از شناخته‌شده‌ترین ابزار‌های مدیریت و برنامه‌ریزی وظایف است که با اضافه کردن قابلیت هوش مصنوعی خود یعنی «Notion AI Q&A»، عملکرد بهتری در مدیریت اسناد ارائه می‌کند. به این صورت که می‌توانید با ذخیره کردن داده‌‌ها در آن و نوشتن پرامپت مناسب، پاسخ‌هایی بر اساس داده‌ها و منابع شما ارائه می‌کند و شما را به منبع مورد استفاده راهنمایی می‌کند.

برای آشنایی کامل با نحوه کار با این برنامه، پیشنهاد می‌کنیم حتما فیلم آموزش نرم افزار نوشن برای یادداشت و مدیریت کارهای شخصی و شغلی از فرادرس را مشاهده کنید.

ابزار Personal AI

برخلاف دو ابزار قبلی که بیشتر روی یادداشت‌ها و اسناد تمرکز می‌کنند، ابزار Personal AI «+» روی پیام‌رسانی تمرکز می‌کند. زمانی که داده‌ها و اطلاعات خود را در این ابزار وارد می‌کنید، نرم‌افزار آن‌ها را به بلوک‌های حافظه تبدیل می‌کند. به این صورت هر بار که کسی پیامی را برای شما ارسال می‌کند، این ابزار پاسخی را بر اساس داده‌های شما برای او ارسال می‌کند. البته امکان ویرایش پیام‌ها، تغییرات جزییات و ارسل فوری آن‌ها نیز وجود دارد.

این ابزار قابلیت ارسال خودکار پیام نیز دارد که می‌توانید وقتی هوش مصنوعی موجود در آن به شناخت کافی از شما رسید، از آن استفاده کنید تا از مزایای آن برای صرفه جویی در زمان بیشتر بهره‌مند شوید.

برنامه‌‌ریزی و زمان‌بندی بهتر کارها با هوش مصنوعی

زمان‌بندی بهتر کارها یکی دیگر از راهکار‌های صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی است. در جهانی ایده‌آل کافی‌ست فقط به تقویم شخصی خود نگاه کنیم تا از تمام کارهایی که باید در طول آن روز انجام دهیم، باخبر شویم. هوش مصنوعی در این حوزه هم وارد شده تا دیگر لازم نباشد زمان زیادی را صرف برنامه‌ریزی برای کارها کنیم و برنامه‌ریزی برای ما به یک چالش تبدیل شود.

بهترین ابزار‌هایی که در این زمینه به ما کمک می‌کنند شامل Reclaim، Motion و Clockwise هستند که در ادامه معرفی کوتاهی از آن‌ها ارائه می‌کنیم.

ابزار Reclaim

ابزار Reclaim «+» کاربرد زیادی برای به خاطر سپردن عادت‌های روزانه و هفتگی شما دارد. به این ترتیب به هیچ عنوان اهداف ورزشی یا مطالعه خود را از دست نمی‌دهید. همچنین، این ابزار می‌تواند بر اساس مدت زمان مورد نیاز برای انجام وظایف مهم‌تر، برنامه و جدول زمانی شما را دوباره از نو تنظیم کند.

ابزار Motion

ابزار Motion «+» بیشتر روی مدیریت پروژه متمرکز است و به شما کمک می‌کند تمام کارهایی را که هنوز تکمیل نکرده‌اید، پیگیری کنید. در Motion با مشخص کردن اولویت انجام کارها، به هوش مصنوعی اطلاع می‌دهید فعالیت مورد نظر را در کدام بخش از تقویم قرار دهد و بقیه وظایف را نسبت به آن چطور تنظیم کند.

ابزار Clockwise

ابزار Clockwise «+» یکی از کاربردی‌ترین ابزار‌های هوش مصنوعی برای تیم‌ها است که به گفته شرکت سازنده می‌تواند یک ساعت در هر هفته در زمان شما صرفه‌جویی کند. این ابزار به محض شروع استفاده یک ساعت زمان استراحت برای شما تنظیم می‌کند. در ادامه مسیر کار با این برنامه، می‌توانید تنظیمات کاری را متناسب با برنامه‌ها و فعالیت‌هایی که دارید شخصی‌سازی کنید تا تعادل کاری بهتری بین کار، استراحت و زندگی شما ایجاد شود.

برای آشنایی کامل با روش‌های مدیریت زمان و اصول آن، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش مدیریت زمان جهت بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای در فرادرس را مشاهده کنید.

ساخت سریع رزومه با هوش مصنوعی

پیدا کردن شغل مناسب به اندازه کافی زمانبر است چون باید به‌طور دائم موقعیت‌های شغلی مناسب را جستجو کنید، رزومه‌های ویژه‌ای برای هر موقعیت شغلی آماده کنید و «نامه‌های پوششی» (Cover Letter) ویژه هر کمپانی بنویسید. ابزار‌های هوش مصنوعی می‌توانند در انجام سریع‌تر این کارها  به شما کمک کنند. بهترین ابزار‌های رزومه‌نویسی با هوش مصنوعی شامل Teal، ابزار Enhancv و ابزار Kickresume هستند که در ادامه آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

ابزار Teal

ابزار Teal «+» روی اهداف کاربر متمرکز است. پس از ورود و ایجاد حساب کاربری در این ابزار، سوالاتی در مورد تجربیات، موقعیت شغلی و میزان درآمد مورد انتظار از شما می‌پرسد. در مرحله بعدی می‌توانید رزومه خود را به ابزار بدهید و جمع‌بندی از فرصت‌های شغلی که برای آن‌ها درخواست می‌دهید، در اختیار او قرار دهید. Teal AI می‌تواند مهارت‌های شما را با شغل‌های تطبیق دهد و پیشنهاداتی برای ویرایش و تغییر رزومه برای اثرگذاری بیشتر آن ارائه کند.

ابزار Enhancv

ابزار Enhancv «+» یک دستیار هوش مصنوعی در کنار رزومه شما قرار می‌دهد تا با توجه به پیشنهادات آن، رزومه خود را بهبود دهید. در فرآیند بهینه‌سازی رزومه این امکان وجود دارد که تجربه کاری خود را به صورت دستی به رزومه اضافه کنید یا اطلاعات حساب کاربری لینکدین خود را در آن بارگذاری کنید. همچنین، امکان نوشتن بخش معرفی خود و تحلیل آن توسط هوش مصنوعی، بهبود بخش توانمندی‌ها در رزومه و ارائه پیشنهاد برای بهبود رزومه نیز وجود دارد.

نکته جالب در مورد این ابزار، گزینه ATS Check است که رزومه شما را از نظر هماهنگی آن با سیستم‌های ATS امتیاز می‌دهد.

ابزار Kickresume

ابزار Kickresume «+» برای زمانی مناسب است که رزومه‌ای نداشته باشید و بخواهید از نو برای خود رزومه بسازید. پس از ورود به این برنامه، لازم است اطلاعات مربوط به تحصیلات و تجربه کاری خود را وارد کنید. همزمان با وارد کردن اطلاعات، ابزار رزومه شما را ایجاد می‌کند. بزرگ‌ترین مزیت این ابزار این است که می‌تواند رزومه شما را بر اساس صنعت و حوزه کاری بهینه کند. سیستم امتیازدهی، پیشنهادات یادگیری منابع و نقد توسط AI ازجمله قابلیت‌‌های جالب این ابزار است.

نکته مهم در مورد استفاده از این ابزار این است که باید حتما اطلاعات موجود در رزومه را از لحاظ درستی بررسی کنید. برای آشنایی با اصول رزومه‌نویسی نیز پیشنهاد می‌کنیم از مجموعه فیلم آموزش رزومه‌نویسی در فرادرس استفاده کنید.

مدیریت ایمیل‌ها با هوش مصنوعی

بر اساس آمارها، افراد سالیانه حدود یک سال را صرف مدیریت ایمیل‌های موجود در «صندوق ورودی» (Inbox) خود می‌کنند که زمان قابل‌توجهی است. به کمک ابزار‌های هوش مصنوعی که به‌طور ویژه برای مدیریت ایمیل‌ها ایجاد شده‌اند، می‌توان این زمان را تا حد زیادی کاهش داد. ابزار Shortwave، ابزار Microsoft Pro Copilot و ابزاری Gemini for Gmail بهترین گزینه‌ها برای انجام این کار هستند که در ادامه معرفی مختصری از آن‌ها ارائه می‌کنیم.

ابزار Shortwave

ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی Shortwave «+» علاوه بر تولید متن ایمیل‌ها و خلاصه کردن رشته ایمیل‌ها، می‌تواند رویداد‌های مهم را برای شما برنامه‌ریزی کند. علاوه بر این، امکان جستجوی حرفه‌ای ایمیل‌ها در اینباکس نیز به طور کامل فراهم شده است. این ابزار در حال حاضر فقط با جیمیل کار می‌کند.

ابزار  Microsoft Pro Copilot for Outlook

ابزار Microsoft Pro Copilot for Outlook «+» که یکی از اعضای خانواده مایکروسافت ۳۶۵ است، تمام قابلیت‌های پایه مورد نیاز برای مدیریت ایمیل‌‌ها را در اختیار شما قرار می‌دهد. این ابزار خلاصه کردن رشته ایمیل‌ها را با ارائه منبع ایمیل‌ها انجام می‌دهد تا در صورت لزوم بتوانید به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

قابلیت جالب دیگر، ویژگی Coaching است که به وسیله آن می‌توانید لحن، محتوا و ساختار ایمیل خود را بهبود دهید و پیشنهاداتی برای اثرگذاری بیشتر آن دریافت کنید.

ابزار Gemini for Gmail

گوگل با هوش مصنوعی جمنای «+» قابلیت‌های مختلفی را در زمینه‌های مختلف ارائه می‌کند که در بخش‌های مختلف فضای کاری خود می‌توانید از آن‌‌ها استفاده کنید. فقط کافی است آیکون ستاره را در گوشه بالا و سمت راست صفحه انتخاب کنید و به دریایی از ابزار‌های مختلف دسترسی داشته باشید.

ازجمله مهم‌ترین قابلیت‌های ابزار ویژه ابزار جمنای برای مدیریت جیمیل‌ها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• خلاصه کردن رشته ایمیل‌ها
• خلاصه کردن متن ایمیل‌های دریافتی
• تولید پاسخ برای ایمیل‌های دریافتی

ساخت اسلاید‌های ارائه با هوش مصنوعی

در محیط‌های کاری و درسی اغلب نیاز به ارائه اسلایدی وجود دارد و برای درست کردن فایل‌های ارائه جذاب و باکیفیت باید زمان زیادی را صرف کنید یا کار حرفه‌ای با نرم‌افزار‌هایی مانند پاورپوینت را یاد بگیرید. خبر خوب اینکه چند ابزار هوش مصنوعی مخصوص ساخت اسلاید وجود دارند که با استفاده از آن‌‌ها می‌توان این کار را در مدت زمان بسیار کمتری انجام داد. ابزار‌های Tome ، Beautiful AI و Slidesgo در ساخت اسلاید بسیار کاربردی هستند.

ابزار Tome

برای کار با این ابزار فقط کافی است یک پرامپت به آن بدهید و بقیه مراحل را به Tome «+» بسپارید. همچنین، می‌توانید از کتابخانه الگو‌های اسلاید این ابزار یک مورد را انتخاب کنید تا اسلاید‌های شما نیز بر اساس آن‌ها ساخته شوند. ابزار Tome ابتدا یک طرح کلی از اسلاید‌ها ارائه می‌کند و پس از تایید کاربر، اسلاید‌ها را ایجاد می‌کند. ویرایش جزییات اسلاید‌ها نیز بسیار آسان و طوری است که انگار با ترکیبی از نوشن و نرم‌افزار ویرایش ارائه‌های اسلایدی سروکار دارید.

ابزار Beautiful AI برای ساخت اسلاید و صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی

ابزار Beautiful AI «+» همان‌طور که از نام آن مشخص است، بسیار زیبا عمل می‌کند. به کمک این ابزار می‌توانید در فرآیندی ساده اسلاید‌های فایل ارائه را با چیدمان‌ها و سبک‌های مختلف طراحی کنید. انتخاب رنگ، پیدا کردن تصاویر مرتبط از کتابخانه داخلی ابزار و تنظیم جزییات اسلاید‌ها به راحتی با کمک Beautiful AI امکان‌پذیر است. همچنین، در‌صورتی‌که داده‌های مربوط به ارائه به طور مداوم تغییر می‌کنند، با اضافه کردن اسلایدر و جدول، امکان به‌روزرسانی مقادیر به‌صورت خودکار توسط خود ابزار وجود دارد.

ابزار Slidesgo

به کمک ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی Slidesgo «+»، می‌توانید همزمان با تعیین موضوع اسلاید‌ها، لحن متن و فایل الگوی اسلاید‌ها را نیز مشخص کنید. ابزار پس از دریافت این اطلاعات از شما، تمام بخش‌های اسلاید‌های ارائه را تکمیل می‌کند و شما می‌توانید در ادامه مسیر محتوای مورد نظر خود را در ابزار وارد کنید و تنظیمات مربوط به اسلاید را هر طور که می‌خواهید، تغییر دهید. تولید متن، ساخت عکس یا ساخت اسلاید‌‌های جدید نیز از دیگر ویژگی‌های این ابزار هستند.

تهیه رونوشت و برگزاری جلسات با هوش مصنوعی

یادداشت‌برداری در جلسات کاری تمرکز شما را بهم می‌زند و وقت شما را می‌گیرد؟ با کمک ابزار‌‌های مبتنی بر هوش مصنوعی می‌توانید صحبت‌های بیان شده در جلسات را به متن تبدیل کنید تا بعدا با دقت بیشتری آن‌ها را بررسی کنید. چند ابزار کاربردی در این زمینه عبارت‌اند از: ابزار Fireflies، ابزار Avoma و ابزار tl;dv که در این بخش نگاهی به ویژگی‌های آن‌ها خواهیم داشت تا اهمیت این ابزار‌ها را در صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی بهتر درک کنید.

ابزار Fireflies

ابزار Fireflies «+» برای یادداشت برداشتن و نوشتن رونوشت‌ها بسیار کاربردی است و این امکان را دارد که موضوعات مطرح شده در مکالمات را مانند یک شنونده فعال دنبال کند. این ابزار باتی به نام Fred دارد که وظیفه او خلاصه کردن محتوای جلسات، تولید متن و جستجو در تاریخچه رونوشت‌ها برای پیدا کردن پاسخ سوالات شما است.

ابزار Avoma

تهیه رونوشت از بحث‌های انجام شده در جلسات کاری فقط بخشی از کاری است که ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی Avoma «+» می‌تواند انجام دهد. ردیابی آمارهای گفتگو‌ها، میزان صحبت کردن هر فرد و نسبت صحبت کردن به نسبت سکوت افراد حاضر در جلسه ازجمله قابلیت‌های شگفت‌انگیز این ابزار است.

با کمک ابزار Avoma می‌توانید موضوعاتی را که افراد در جلسات آنلاین در مورد آن‌ها صحبت می‌کنند ضبط کنید و موضوعات مهم‌تر را برای بررسی بیشتر تشخیص دهید.

ابزار tl;dv

ابزار tl;dv «+» می‌تواند موضوعات و گفتگوهای مطرح شده در جلسات راه دور شما را به خلاصه‌های خواندگی و جذاب تبدیل کند. این ابزار می‌تواند تمام جلسات شما را در حافظه خود نگهداری کند. نکته جالب دیگر در مورد این ابزار اینجاست که به کمک آن می‌توانید ویدیوک کلیپ‌های کوتاهی از جلسات بسازید و برای تاکید بر نکات یا به‌روز کردن اطلاعات تیم برای اعضای آن ارسال کنید.

مزایای استفاده از ابزار‌های هوش مصنوعی در مدیریت زمان و بهره‌وری

در این مطلب از مجله فرادرس با روش‌های صرفه جویی در زمان با هوش مصنوعی آشنا شدیم و بهترین ابزار‌های هر حوزه را شناختیم. با استفاده از این ابزار‌‌ها می‌توانیم بسیاری از فعالیت‌ها و وظایف روزانه خود را سریع‌تر انجام دهیم تا زمان بیشتری برای استراحت یا رسیدگی به کارهای مهم‌تر داشته باشیم. اگر هنوز در مورد استفاده از این ابزار‌ها تردید دارید، در فهرست زیر به چند مورد از مزایای آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

• انجام وظایف تکراری: به کمک ابزار‌های هوش مصنوعی می‌توان وظایف و کارهای تکراری را روی حالت خودکار تنظیم کرد.
• بهبود بهره‌وری: ابزار‌های مبتنی بر هوش مصنوعی با سرعت بخشیدن به فرآیند پردازش اطلاعات، مدت زمان انجام کارهای مختلف را تا حد زیادی کاهش می‌دهند.
• امکان تحلیل و تصمیم‌گیری بهتر داده‌ها: ابزار‌های هوش مصنوعی می‌توانند حجم بالایی از داده‌ها را تحلیل کنند و با شناسایی الگو‌ها و ترند‌های بین گروه‌های مختلف داده‌ها، به شما در تصمیم‌گیری و ارزیابی بیشتر داده‌ها کمک کنند.
• ایجاد جریان‌های کاری پیوسته و موثر: ابزار‌های هوش مصنوعی با قابلیت ادغام شدن با ابزار‌های دیگر و دسترسی به منابع اطلاعات، جریان‌های کاری منظم و موثری را برای کاربران ایجاد کرده‌اند.

البته مزایای استفاده از هوش مصنوعی برای صرفه جویی در زمان و مدیریت بهتر روند انجام کارها نباید باعث شود از بعضی از معایب این ابزار‌ها غافل شویم. بسیاری از کاربران نگران خطا و سوگیری‌های سیستمی AI، به خطر افتادن حریم خصوصی و داده‌های کاربران و امکان تولید محتوای نادرست توسط این ابزار‌ها هستند که لازم است حتما آن‌ها را مدنظر قرار دهیم.