کانبان چیست؟ – توضیح و کاربرد به زبان ساده

کانبان یک روش بسیار محبوب برای تعریف، مدیریت و بهبود سرویس‌هایی است که بر دانش‌ورزی تمرکز دارند. با این بستر می‌توان به تصویرسازی کارها مشغول شد، بهره‌وری را به بالاترین مقدار رساند و به صورت مداوم به بهبود محصولات و خدمات پرداخت. کارها در جایی به نام «برد کانبان» به نمایش در می‌آیند و اجازه می‌دهند امور را میان چندین تیم بهینه‌سازی کنید و حتی پیچیده‌ترین وظایف را نیز در محیطی واحد پیش ببرید. این مفهوم که ابتدا در کارخانه‌ها به کار گرفته شد، در گذر زمان قلمرویی تازه را پدید آورد که تحت تصرف تیم‌های توسعه نرم‌افزار چابک (Agile) است. این روزها در بسیاری از صنایع جهان کسب‌وکارهایی را داریم که کانبان را در آغوش گرفته‌اند.

همین‌طور که دانش مردم راجع به کانبان بیشتر می‌شود، چند سوال اساسی شکل می‌گیرد:

• کانبان چیست؟
• چه قواعد و رویکردهایی دارد؟
• به‌کارگیری کانبان چه مزایایی با خود به همراه می‌آورد؟

در ادامه این مقاله به این سوالات و انبوهی سوال دیگر راجع به کانبان پاسخ می‌دهیم، تمام اجزای آن را به صورت یک به یک بررسی می‌کنیم و در نهایت نیز مقایسه‌ای با رویکرد دیگر مدیریت چابک، یعنی اسکرام خواهیم داشت. به مطالعه ادامه دهید.

کانبان چیست؟

عبارت ژاپنی «کانبان» (kanban) به معنای «تخته بصری» یا «نشان»، از دهه ۱۹۵۰ میلادی تاکنون برای توصیف یک فرایند استفاده شده است. این فرایند برای نخستین بار توسط تویوتا توسعه یافت و به کار گرفته شد. در سمت دیگر ماجرا هم کلمه «Kanban» تصاحب شده‌ای داریم که به ظهور «روش کانبان» از سال ۲۰۰۷ میلادی به بعد اشاره می‌کند.

واحد Toyota Production System برای اولین بار از کانبان برای ساخت یک سیستم زمان‌بندی دقیق در فرایند تولید «ناب» (Lean) خود استفاده کرد. این شرکت اواخر دهه ۱۹۴۰ از فرایند تولید «درست به موقع» (Just in-time) پرده برداشت. این رویکرد، در واقع یک سیستم زنجیره تامین کششی بود. این یعنی تولید کاملا بر تقاضای مشتریان متکی بود و تویوتا دیگر از رویکردهای استاندارد برای تولید محصول و عرضه انبوه آن به بازار پیروی نمی‌کرد.

سیستم تولید منحصربه‌فرد و نبوغ‌آمیز آن‌ها بستر را برای «تولید لین» (تولید ناب) یا خیلی ساده «لین» فراهم آورد. فلسفه غایی تولید لین، کمینه‌سازی ضایعات بود، آن هم بدون این‌که فرایند تولید فدا شود. هدف اصلی هم ارزش‌سازی برای مشتریان است، بدون این‌که هزینه‌های بیشتری بر دوش سازمان بیفتد.

فیلم آموزش سیستم کانبان Kanban در تولید ناب در فرادرس

کلیک کنید

روش کانبان

در ابتدا قرن ۲۱ میلادی، بازیکنان کلیدی در صنعت نرم‌افزار به سرعت متوجه این شدند که کانبان می‌تواند تغییری بزرگ و مثبت در چگونگی ارائه محصولات و خدمات ایجاد کند. با تمرکز مضاعف بر بهینگی و به‌کارگیری تکنولوژی‌های پیشرفته کامپیوتری، کانبان از قلمروی صنعت خودرو خارج و با موفقیت هرچه تمام‌تر در بخش‌های تجاری پیچیده‌تر مانند فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و موارد مشابه پیاده‌سازی شد.

بنابراین آنچه ما امروز تحت عنوان «روش کانبان» می‌شناسیم در ابتدای سال ۲۰۰۷ میلادی ظهور پیدا کرد. روش کانبان نتیجه‌ سال‌ها تست، آزمایش و تلاش‌های مشترک بازیگران جوامع لین و چابک است. اما روش کانبان چطور کار می‌کند؟

قواعد کانبان

بیایید در موضوع عمیق‌تر شویم و ببینیم کانبان چه قواعد بنیادینی دارد.

قواعد مدیریت تغییر

ادغام کردن فرایندهای از پیش تثبیت شده با ساز و کارهای شرکت به شکلی غیر مخرب، دنبال کردن تغییرات تدریجی و بهبود مداوم. بیایید نگاهی دقیق‌تر به قواعد مدیریت تغییر کانبان بیندازیم.

قاعده ۱: کار را آنچه اکنون می‌دانی شروع کن

کانبان این آزادی عمل را در اختیار شما می‌گذارد که روش‌شناسی‌اش را روی جریان‌های کاری، سیستم‌ها و فرایندهای کنونی خود سوار کنید و در عین حال خللی در کارکردهای قبلی به وجود نیاید. در این روش درک می‌شود که فرایندها، سمت‌های شغلی و عناوین، برای خود ارزشمند بوده و معمولا می‌ارزد که دچار تغییر نشوند. اما طبیعی است که برخی مشکلات در سازمان شکلی برجسته‌تر به خود می‌گیرند و از سوی دیگر برخی برنامه‌ها و چشم‌اندازها باید دچار تغییر شوند تا این گذار به کانبان به غیر مخرب‌ترین شکل ممکن صورت بگیرد.

قاعده ۲: در پی تغییرات تدریجی و تکاملی باش

روش کانبان به‌گونه‌ای طراحی شده که باید با کم‌ترین مقاومت روبه‌رو شود. این روش شما را به پیاده‌سازی تغییرات تدریجی و تکاملی کوچک در فرایندهای کنونی ترغیب می‌کند و از شما می‌خواهد بسترهای بهینه‌تری برای همکاری و دریافت بازخورد فراهم آورد. به صورت معمول باید از ایجاد تغییرات ناگهانی و بنیادین اجتناب کرد، زیرا به خاطر ترس یا عدم قطعیت، به طور یقین با مقاومت روبه‌رو خواهند شد.

قاعده ۳: رهبری در تمام سطوح را تشویق کن

رهبری در تمامی سطوح سازمان باعث می‌شود بتوان از خرد روزمره مردم استفاده کرد و راهکارهایی را در پیش گرفت که منجر به بهبود امور می‌شود. با این‌که اهمیت موضوع در نگاه نخست آنقدرها به چشم نمی‌آید، اما هر بینش کوچک و اضافه‌ای منجر به بهبود مداوم ذهنیت می‌شود و می‌توان به عملکردی بهینه در تمام سطوح تیمی یا دپارتمانی یا سازمانی دست پیدا کرد.

قواعد ارائه خدمات

کانبان قرار است رویکرد شما در توسعه را «سرویس-محور» کند. بنابراین از شما خواسته می‌شود که درکی عمیق از نیازهای مشتریان به دست آورید، شبکه‌ای از خدمات بسازید که باعث می‌شود کارمندان خود قادر به منظم‌سازی امور باشند و اطمینان حاصل کنید که این سیستم به صورت مداوم به تکامل می‌رسد.

قاعده ۱: بر نیازها و انتظارات مشتری متمرکز باش

ارزش‌سازی برای مشتریان باید فلسفه مرکزی هر سازمانی باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان باعث می‌شود به کیفیت خدماتی که می‌رسانید و ارزشی که ایجاد می‌کنید، توجه نشان دهید.

قاعده ۲: کار را مدیریت کن، نه کارگر را

مدیریت کارها در شبکه خدمات باعث می‌شود قادر به اعتماد کردن به نیروها باشید و اجازه دهید خودشان به امور نظم بدهند. به این ترتیب می‌توانید روی خروجی مطلوب متمرکز باشید و دیگر درگیر «نویزهای» مدیریت خرد کوچک‌ترین امور مربوط به کارمندان نخواهید بود.

قاعده ۳: شبکه خدمات را مدام بازبینی کن

بعد از اتمام رویه توسعه، لازم است رویکردی سرویس-محور در پیش گرفته شود و مدام به بازبینی خدمات بپردازید تا فرهنگ خدمت‌رسانی به مشتری شکل بگیرد. از طریق بازبینی مداوم شبکه سرویس‌ها و سنجش قوانین کار پیاده‌سازی شده، کانبان شما را به بهبود همیشگی خروجی ترغیب می‌کند.

گام‌های عملی در کانبان

هنگام پیاده‌سازی روش کانبان، هر سازمانی باید به فکر گام‌های عملی هم باشد. شش گام عملی اصلی باید برداشته شوند تا پیاده‌سازی کانبان با موفقیت صورت بگیرد. گرچه رسیدن به درجه استادی در این گام‌ها ضروری است، داریم راجع به فرایندی دائم در حال تکامل صحبت می‌کنیم. نزدیک به ۴۰ درصد از شرکت‌ها می‌گویند گام‌ها را به شکلی برداشته‌اند که هنوز نیاز به بلوغ هرچه بیشتر دارند. بیایید موضوع را از نزدیک‌تر بررسی کنیم و ببینم گام‌های عملی کانبان چه هستند.

• تصویرسازی جریان کاری
• محدود کردن کارهای در جریان
• مدیریت جریان
• شفاف‌سازی قوانین فرایند
• پیاده‌سازی چرخه‌های بازخوردگیری
• همکاری برای بهبود

‍۱. تصویرسازی جریان کاری

برای تصویرسازی فرایند کار با سیستم کانبان لازم است یک برد با چند کارت و ستون داشته باشید. هر ستون در برد نشان‌دهنده گامی در جریان کاری شما به حساب می‌آید. هر کارت کانبان هم هر وظیفه را به نمایش می‌گذارد. خود برد کانبان هم تصویری کلی از وضعیت واقعی جریان کاری شما ترسیم می‌کند، همراه با تمام خطرات و پیش‌نیازها.

اولین و مهم‌ترین چیزی که باید درک کنید، مدت زمان تبدیل شدن یک درخواست به محصولی قابل ارائه است. تشخیص این‌که جریان کاری در سیستم شما چه شکلی و شمایلی دارد باعث می‌شود در مسیر بهبود مداوم قرار بگیرید، عمدتا بدین خاطر است که همه‌چیز را پایش کرده و تغییرات ضروری را به وجود می‌آورید.

وقتی شروع به کار روی هر موردی می‌کنید، آن را از ستون «کارهایی که باید انجام شوند» بیرون می‌کشید و وقتی هم که به پایان می‌رسد، به ستون «انجام شده» منتقل می‌کنید. به این ترتیب می‌توانید به سادگی روند پیشرفت را پایش و گلوگاه‌ها را شناسایی کنید. طبیعتا برد کانبان شما می‌تواند ظاهری متفاوت داشته باشد و همه‌چیز وابسته به نیازها و فرایندهای به‌خصوص خود شماست.

۲. محدود کردن کارهای در جریان (WIP)

یکی از کارکردهای اصلی کانبان، حصول اطمینان از این است که شمار کارهای در جریان و فعال تیم در هر زمان، در مقداری قابل مدیریت باقی می‌ماند. اگر هیچ «محدودیت کارهای در جریانی» نداشته باشید، اصلا از کانبان استفاده نمی‌کنید. تغییر دادن نقطه تمرکز تیم در میانه راه معمولا به فرایند آسیب می‌زند و چندکاری هم باعث می‌شود اتلاف وقت و انرژی فراوان داشته باشید.

محدود کردن کارهای در جریان (Works in Progress یا WIP) به معنای پیاده‌سازی یک سیستم کششی روی بخش‌هایی از جریان کاری، یا تمام آن است. تعیین کردن تعداد محدودی از موارد در هر مرحله از توسعه باعث اطمینان از این می‌شود که یک کارت تنها زمانی به گام بعد انتقال می‌یابد که ظرفیت لازم در دسترس باشد. چنین محدودیت‌هایی به سرعت مشکلات موجود در جریان کاری شما را نمایان می‌کنند تا قادر به شناسایی و برطرف کردن آن‌ها باشید.

۳. مدیریت جریان

مدیریت جریان راجع به مدیریت امور است، نه کارمندان. وقتی می‌گوییم جریان، منظورمان جابه‌جایی امور کاری در یک فرایند تولید است، آن هم با سرعتی پایدار و قابل پیش‌بینی.

یکی از اصلی‌ترین اهداف پیاده‌سازی سامانه کانبان، فراهم آوردن جریانی روان و سالم است. به جای مدیریت خرد افراد و تلاش برای سرگرم نگه داشتن آن‌ها در تمام اوقات، باید تمرکزتان را روی مدیریت فرایند کاری و درک این بگذارید که چطور می‌توان از طریق سیستم، سریع‌تر به کارها رسیدگی کرد. این یعنی سیستم کانبان شما با سرعت بالاتری ارزش‌سازی می‌کند.

۴. شفاف‌سازی قوانین فرایند

هیچوقت قادر به بهبود دادن چیزی که به خوبی درکش نکرده‌اید نخواهید بود. به همین خاطر است که فرایند شما باید به شکلی واضح تشریح، توزیع و اجتماعی شده باشد. مردم تا زمانی که باور نداشته باشند چیزی کارآمد است، تمایلی به مشارکت و همکاری بر سر آن نشان نخواهند داد.

وقتی همه با هدف مشترک تیم و سازمان آشنا باشند، می‌توانند به‌گونه‌ای کار کنند و دست به تصمیماتی بزنند که اثری مثبت می‌گذارند. قوانین کاری که واضح بوده و به خوبی توصیف شده باشند - و از سوی دیگر، در زمان ضرورت قابل تغییر باشند - می‌توانند قدرت خودسازماندهی امور را به مردم بدهند.

۵. چرخه‌های بازخورد

برای تیم‌ها و شرکت‌هایی که می‌خواهند چابک‌تر ظاهر شوند، پیاده‌سازی «چرخه‌های بازخورد» (Feedback Loops) یکی از ضروری‌ترین گام‌هاست. این چرخه‌ها اطمینان حاصل می‌کنند که سازمانی به خوبی به تغییرات بالقوه پاسخ می‌دهد و دانش را با تمام ذینفعان پروژه به اشتراک می‌گذارد.

در روش کانبان پیشنهاد می‌شود که از چرخه‌های بازخورد هم در سطح تیمی استفاده شود و هم چرخه‌هایی کاملا خدمات‌محور داشته باشید.

یک مثال از چرخه بازخوردگیری سطح تیمی، جلسات روزانه کانبان در تیم است که وضعیت و جریان کار در آن‌ها پایش می‌شود. با این جلسات می‌توانید ظرفیت‌های کنونی و پتانسیل بالا بردن سرعت ارائه محصول را بسنجید. این جلسه در مقابل برد کانبان انجام می‌شود و هر یک از اعضای تیم به دیگران می‌گویند که طی روز قبلی چه کرده‌اند و امروز نیز مشغول به چه کاری خواهند شد.

چرخه‌های خدمات‌محور مانند عملیات‌ها، ارائه خدمات و جلسات مدیریت ریسک، همگی می‌خواهند منجر به همگام‌سازی شده و خدمات را به خوبی ارائه کنند. خروجی چنین بازنگری‌هایی - مانند درک این‌که چه چیزی بر ارائه خدمات تاثیر می‌گذارد - باید تبدیل به اصلی‌ترین داده برای تصمیم‌گیری‌ها شود تا شبکه خدمات شما همواره در حال بهبود باقی بماند.

اگرچه جلسات متمرکزی که شرکت‌کنندگان کمتری دارند در گذر زمان جزو بهینه‌ترین رویکردها به حساب آمده‌اند، دفعات برگزاری جلسات بازخوردگیری کانبان به درون‌مایه شرکت، ابعاد تیم و حوزه کاری بستگی دارد.

۶. همکاری برای بهبود (با روش‌های علمی و مدل‌های گوناگون)

راه دستیابی به بهبود دائمی و تغییرات پایدار در یک سازمان، پیاده‌سازی مشارکتی تغییرات است، البته با استفاده از روش‌ها، بازخوردها و معیارهای اثبات شده و علمی.

فراهم آوردن فرهنگی سازمانی که در آن به تمام نظریه‌های اثبات شده و اثرات منفی یا مثبت آن‌ها توجه شود، گامی حیاتی برای پرورش داده ذهنیتی متمرکز بر بهبود، از طریق تغییرات تکاملی به حساب می‌آید.

• مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
  • اسکرام چیست؟ | راهنمای جامع Scrum — به زبان ساده
  • مدیریت محصول چیست؟ — آنچه باید بدانید + مسیر یادگیری
  • توسعه محصول چیست؟ — توضیح از صفر و به زبان ساده
  • مراحل توسعه محصول جدید چیست؟ — شرح فرآیند از صفر تا صد
  • تکنیک پوکایوکه (Poka-Yoke) چیست؟ — به زبان ساده
  • ترلو چیست و چگونه از Trello استفاده کنیم؟ — راهنمای رایگان و کامل

۶ مزیت کانبان

بنابر آنچه در نخستین گزارش «وضعیت کانبان» منتشر شده، اصلی‌ترین دلایل بهره‌گیری از روش کانبان، نیاز به شفافیت هرچه بیشتر امور و بهبود دائمی بوده است. بیایید از برخی از اصلی‌ترین مزایای کانبان پرده برداریم.

شفافیت بالاتر جریان امور

ایده بنیادین کانبان، تصویربرداری تک‌تک امور است. بدین ترتیب برد کانبان شما تبدیل به یک مرکز اطلاعاتی می‌شود و همه ذهنیتی یکسان به دست می‌آورند. تمام وظایف قابل مشاهده هستند و هیچوقت گم نمی‌شوند که این شفافیت را به تمام فرایند می‌آورد. تمام اعضای تیم می‌توانند به سرعت از آخرین وضعیت تک‌تک پروژه‌ها و وظایف باخبر شوند.

سرعت بالاتر ارائه

کانبان روش‌های گوناگونی برای پایش و اطلاعات مربوط به توزیع کارها در اختیار مدیر پروژه و مدیر محصول می‌گذارد. با داشتن نگاهی بالا به پایین بر کارهایی که در مدت‌زمانی مشخص به پایان رسیده‌اند، مراحل طولانی‌تر فرایند توسعه و همین‌طور گلوگاه‌ها شناسایی می‌شوند. تیم‌ها می‌توانند با استقبال از چنین چالش‌هایی، جریان کاری خود را بهبود دهند و در نتیجه به نرخ بالاتر ارائه دست پیدا کنند.

همسویی اهداف تجاری و اجرا

افزایش شفافیت، ترغیب ذینفعان به ارائه بازخورد و برگزاری جلسات مداوم. رویکردهای کانبان اجازه می‌دهند اهداف استراتژیک شرکت را با کارهای روزمره همسو کنید. این همسویی میان جهت‌دهی تجاری و اجرا، شرکت شما را چابک‌تر می‌کند. تیم نیز می‌تواند با اولویت‌های دائما در حال تغییر و تغییرات ناشی از دگرگون شدن بازار یا نیازهای مشتریان تطبیق پیدا کند.

پیش‌بینی‌ بهتر

زمانی که برد کانبان را می‌سازید و شروع به افزودن موارد مختلف به آن می‌کنید، می‌توانید فرایند را به شکلی عمیق‌تر و با استفاده از معیارهای درست جریان کار درک کنید. تحلیل مدت‌زمانی که وظایف در جریان کاری به خود می‌دهند (زمان چرخه) اجازه می‌دهد به‌خوبی پیش‌بینی کنید که در آینده چه میزان کار باقی مانده است. درک ثبات نرخ ارائه شما (توان عملیاتی) باعث می‌شود پیش‌بینی‌هایی دقیق‌تر داشته باشید و تصمیمات هم براساس داده‌های پیشین اتخاذ می‌شوند.

امکان مدیریت بهتر ابعاد و وابستگی‌ها

ماهیت اصلی کانبان که تصویرسازی داده است، راه خود را به دنیای نقشه‌برداری و مدیریت وابستگی‌ها هم باز می‌کند. شروع کردن با آنچه اکنون در اختیار دارید، به معنای تصویرسازی وابستگی‌ها و مدیریت جریان میان آن‌ها است. مدیریت وابستگی‌ها باعث می‌شود هم دانش بیشتری راجع به جریان کارها و هم ایده‌هایی برای بهبود به دست آورید. از سمت دیگر، اجازه می‌دهد شفافیت کامل در فرایند مدیریت استراتژیک شکل بگیرد و ارتباط میان تیم‌ها تحکیم شود.

افزایش رضایت مشتری

رضایت مشتری در واقع ریشه اصلی روش کانبان است: همان سیستم کششی که می‌گوید کار باید زمانی انجام شود که تقاضا باشد. به عبارت دیگر، کانبان شما را به سمت اتلاف انرژی و هزینه کمتر هدایت می‌کند، زیرا به شکل متمرکز به سراغ اموری می‌روید که همین حالا نیازشان حس می‌شود. با به‌کارگیری تکنیک‌های تصویرسازی و تعیین محدودیت کارهای در جریان می‌توانید اطمینان حاصل کنید که نتیجه کار با انتظارات مشتریان هم سازگار است.

اصلی‌ترین اصطلاحات دنیای کانبان که باید بدانید

کانبان در غایی‌ترین حالت قرار است به شما در بهینه‌سازی جریان کارها و ارزش‌سازی‌ها کمک می‌کند و این فرایندی است که از زمان ایده‌پردازی آغاز شده و تا زمان ارائه خدمات به مشتریان ادامه پیدا می‌کند. اگرچه بهبود دادن فرایندهای کاری شما از این طریق آسان به نظر می‌رسد، کانبان در موارد بیشتری نسبت به تصویرسازی امور به شما یاری می‌رساند. برای این‌که بهترین و بیشترین استفاده را از این روش ببرید، لازم است به جزییات دقت کرده و با مهم‌ترین اصطلاحات آشنا شوید. در ادامه برخی از این اصطلاحات را به صورت موجز بررسی می‌کنیم.

• برد کانبان (Kanban Board): برد کانبان یکی از اصلی‌ترین اجزای روش کانبان به حساب می‌آید و میزبان تمام تصویرسازی‌های شما از امور باقی‌مانده و انجام شده خواهد بود. این برد باید به حداقل ۳ بخش مختلف تقسیم شود: «کارهای درخواستی»، «کارهای در جریان» و «کارهای انجام شده» که هرکدام نمایانگر مراحل مختلف فرایند هستند.
• کارت کانبان (Kanban Card): کارت‌های کانبان نشان‌دهنده وظایف و کارهای مختلفی هستند که در سراسر برد کانبان جابه‌جا می‌شوند. این کارت‌ها حاوی اطلاعات مختلف مربوط به یک وظیفه هستند، چیزهایی مانند توضیحات، تاریخ تحویل، ابعاد و موارد این چنینی.
• ستون‌ها (Columns): ستون‌ها برد کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هرکدام نشان‌دهنده یک مرحله مجزا در جریان کاری شما هستند. هر برد کانبان از سه ستون پیش‌فرض تشکیل شده: کارهای درخواستی، کارهای در جریان و کارهای انجام شده. بسته به پیچیدگی فرایند کار، این مراحل می‌توانند خود شامل ستون‌های کوچک‌تر نیز باشند.
• خطوط مسئولیت (Swimlanes): این‌ها خطوطی افقی هستند که برد را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنند. تیم‌ها از این خطوط مسئولیت برای جدا کردن انواع کارها از یکدیگر به شکل بصری استفاده می‌کنند و در واقع به دسته‌بندی وظایف مشغول می‌شوند.
• زمان چرخه (Cycle Time): زمان چرخه درست در لحظه‌ای آغاز می‌شود که وظیفه‌ای جدید در مرحله «در جریان» قرار می‌گیرد و یک یا چند نفر شروع به کار روی آن می‌کنند.
• زمان لید (Lead Time): زمان لید در لحظه‌ای آغاز می‌شود که درخواست کار روی وظیفه‌ای مشخص پدید می‌آید (مهم نیست که کسی روی آن کار می‌کند یا خیر) و تا زمان اتمام آن وظیفه و جدا شدنش از سیستم ادامه می‌یابد.
• توان عملیاتی (Throughput): شمار کارهای (به پایان رسیده) که در بازه زمانی مشخصی از درون یک سیستم یا فرایند عبور می‌کنند. توان عملیاتی یکی از اصلی‌ترین نشانگرهای میزان بهینگی تیم شما در گذر زمان است.
• محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP Limits): محدود کردن کارهای در جریان به معنای محدود کردن شما وظایفی است که تیم به صورت همزمان به سراغ آن‌ها می‌رود. هدف از این کار جلوگیری از سنگین شدن کار و جهیدن میان مفاهیم مختلف است.
• نرم‌افزار کانبان (Kanban Software): به سیستمی دیجیتالی اشاره دارد که اجازه می‌دهد رویکردها و قواعد کانبان را در تیم‌ها و سازمان‌های مختلفی با ابعاد گوناگون پیاده‌سازی کنید.

فیلم آموزش مدیریت و کنترل پروژه در فرادرس

کلیک کنید

برد کانبان چیست و چطور از آن استفاده کنیم؟

در این بخش از مقاله به سراغ برد Kanban می‌رویم، نکات بنیادین مربوط به آن را از نظر رد می‌کنیم و به جزییات مهمی می‌پردازیم که لازم است به خوبی آن‌ها را درک کنید، خصوصا اگر در این حوزه تازه‌کار به حساب می‌آیید. برد کانبان مسیری طولانی را پشت سر گذاشته تا به آن چیزی که امروز هست تبدیل شود. بیایید کار را با یک تاریخچه کوتاه آغاز کنیم.

تاریخچه کوتاه برد کانبان

کانبان در ابتدا یک سیستم زمان‌بندی بصری در خط تولید تویوتا بود. چند دهه بعد و در سال ۲۰۰۷ میلادی، دیوید اندرسون ایده‌های بنیادین «روش کانبان» را شکل داد و از برد کانبان رونمایی کرد. اما این در واقع درن دیویس (همکار اندرسون) بود که پیشنهاد داد جریان کاری باید به شکلی بصری و روی یک وایت‌برد به نمایش درآید. بدین شکل بود که تخته کانبان در معنای امروزی‌اش پدید آمد و تبدیل به یکی از اصلی‌ترین ابزارهای مدیریت چابک برای کارهای دانش‌ورزی تبدیل شد. این روزها تیم‌های چابک به شکلی گسترده از این برد استفاده می‌کنند و گاهی می‌شنوید که به این برد، «تخته وظایف چابک» نیز گفته می‌شود.

برد کانبان چه ویژگی‌ها و اجزایی دارد؟

بردهای کانبان از کارت‌ها، ستون‌ها، خطوط مسئولیت و محدودیت‌های کارهای در جریان استفاده می‌کنند تا تیم‌ها هم قادر به تصویرسازی امور خود باشند و هم به شکلی موثر، جریان کاری را مدیریت کنند. بیایید هرکدام از این اجرا را به صورت جداگانه بررسی کنیم.

• کارت‌ها: این‌ها نمایه‌ای بصری از تک‌تک وظایف هستند. هر کارت اطلاعاتی راجع به وظیفه و وضعیت آن را شامل می‌شود و برای مثال می‌توان به تاریخ تحویل، شخص مسئول، توضیحات و چیزهایی از این دست اشاره کرد.
• ستون‌ها: هر ستون در برد نشان‌دهنده یک مرحله متفاوت در جریان کاری شما است. کارت‌ها آنقدر در جریان کاری و میان ستون‌ها جابه‌جا می‌شوند تا بالاخره به پایان برسند.
• محدودیت‌های کارهای در جریان: این محدودیت‌ها، میزان وظایف موجود در هر یک از مراحل جریان کاری شما را مدیریت می‌کنند. با پیاده‌سازی محدودیت‌های صحیح می‌توانید کاری کنید که تیم تنها روی تعداد مشخصی از وظایف متمرکز باشد و با سرعت بیشتری به آن‌ها رسیدگی کند.
• خطوط مسئولیت: این‌ها خطوطی افقی هستند که اجازه می‌دهند فعالیت‌ها، تیم‌ها، نوع سرویس‌ها و موارد این چنینی را از یکدیگر جدا و در واقع دسته‌بندی کنید.
• نقطه تعهد (Commitment Point): نقطه تعهد جایی در فرایند کاری است که یک مورد به‌خصوص به پایان رسیده و برای پیاده‌سازی درون سیستم آماده است.
• نقطه ارائه (Delivery Point): نقطه‌ای در جریان کاری که موارد و وظایف مختلف، پایان‌یافته در نظر گرفته می‌شوند.

انواع برد کانبان

به صورت کلی دو نوع برد کانبان داریم: دیجیتالی و فیزیکی.

• برد کانبان فیزیکی ساده ترین برد ممکن به حساب می‌آید و تیم‌ها می‌توانند از استیکرها (برای وظایف) و یک تخته سفید (به عنوان برد) استفاده کنند. فازهای کاری با ستون‌ها نمایش داده می‌شوند و برچسب‌ها نیز از یک مرحله به مرحله بعدی جابه‌جا خواهند شد.
• برد کانبان دیجیتالی از سوی دیگر یک راهکار نرم‌افزاری به حساب آمده و شکلی دسترس‌پذیرتر از همتای فیزیکی خود دارد. این شکل از بردها می‌توانند تقریبا هرجایی و روی هر پلتفرم و دستگاهی در دسترس باشند تا همکاری میان اعضای تیم تسهیل شود. برخی راهکارهای دیجیتال بسیار انعطاف‌پذیر نیز ظاهر می‌شوند و به مدیران اجازه می‌دهند به صورت همزمان به پایش چندین جریان کاری پرداخته و کارها را براساس دسته‌بندی‌های مختلف منظم کنند.

برد کانبان چه مزایایی دارد؟

همین‌طور که در حال پیاده‌سازی این روش هستید، می‌توانید کارها را کوچک شروع کرده و سپس قدم به قدم به سمت بهبودهایی پایدار و طولانی‌مدت در فرایندهای خود حرکت کنید. در نتیجه به سطوح بالاتری از بهره‌وری دست پیدا می‌کنید، میزان استرس نیروها را کاهش می‌دهید و مهم‌تر از همه این‌که کیفیت بالاتر را به خدمات و محصولات خود می‌آورید. از جمله مزایای برد کانبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• شفافیت بالاتر امور
• بهره‌وری بالاتر تیم‌ها
• انعطاف‌پذیری بی‌نظیر
• بهبود تمرکز تیم بر امور مهم
• کاهش اتلاف انرژی، زمان و پول
• همکاری بهتر میان اعضا
• پیش‌بینی‌پذیری بالاتر
• همسویی کارها با ارزش‌های شرکت

چطور از برد کانبان استفاده کنیم؟

هنگام ساخت و فراهم آوردن برد کانبان، لازم است کار را با ساختاری ساده شروع کنید و سپس با بهبودهای مداوم، یک سیستم مدیریت جریان کاری به وجود آورید. هفت گامی که باید در این فرایند در پیش بگیرید را در ادامه آورده‌ایم.

۱. تصویرسازی جریان کاری روی برد

از برد کانبان برای کشیدن نقشه تمام مراحل موجود در فرایند کاری خود استفاده کنید. هنگام نگاه کردن به برد باید بتوانید درکی کاملا واضح از رویه کارها به دست آورید. بنابراین کار را با یک ساختار ساده شروع و برد را به چند بخش تقسیم کنید که هرکدام مراحل مختلف را به تصویر می‌کشند.

۲. گلوگاه‌های جریان کاری را پیدا کنید

برد کانبان ابزاری بی‌نظیر برای تصویرسازی مشکلات بالقوه در فرایند شما به حساب می‌آید. منطق پشت ماجرا ساده است: اگر ستونی را می‌بینید که وظایف با سرعت‌ بالایی به آن افزوده و با سرعت کمی از آن خارج می‌شوند، به طور یقین باید منتظر تلنبار شدن کارها باشید و مشکلات برای تمام تیم نیز عیان می‌شود. این موضوع می‌تواند هم ناشی از یک مشکل موقتی در فرایند باشد و هم یک گلوگاه بزرگ.

پیشنهاد می‌کنیم نقشه جریان کاری خود را به دقیق‌ترین شکل ممکن ترسیم کنید تا تصویری واضح از مشکلات به دست آید.

برای مثال در یک برد کانبان ساده که تنها یک بخش «کارهای در جریان» دارد و انبوهی کارت وظایف در صف انتظار باقی مانده‌اند، تشخیص این‌که چرا کارها پیش نمی‌روند و چه چیزی دارد تمام فرایند را دچار مشکل می‌کند چالش‌برانگیز می‌شود. از سوی دیگر با کشیدن نقشه جریان کاری با بیشترین جزییات ممکن و ستون‌هایی مخصوص به تمام مراحل، می‌توانید در یک نگاه متوجه شوید که کدام بخش از فرایند نیاز به بهبود دارد.

به محض این‌که از وجود ستون‌ها و گلوگاه‌های دردسرساز باخبر شدید، دست به کار شوید و از وقوع مجدد مشکل جلوگیری کنید. ساده‌ترین کار می‌توانید محدود کردن کارهای در جریان در مراحل ابتدایی‌تر باشد. به این ترتیب زمان بیشتری در اختیار «صاحبان» آن مرحله از فرایند می‌گذارید و اجازه می‌دهید گلوگاه را برطرف کنند. یک گزینه دیگر هم می‌تواند توزیع دوباره مسئولیت‌ها و پیش‌نیازهای تیمی باشد. کانبان برای دستیابی به بالاترین سطح از انعطاف‌پذیری طراحی شده و بنابراین شما هم در صندلی راننده باید برای اتخاذ تصمیماتی حیاتی آماده شوید.

۳. تمرکز و محدود کردن کارهای در جریان

برد کانبان راهی عالی برای جلوگیری از چندکاری یا مولتی‌تسکینگ در تیم به حساب می‌آید و برای دستیابی به این مهم لازم است بسته به ظرفیت‌های خود، از محدودیت‌های کارهای در جریان (WIP Limits) استفاده کنید. برای مثال هم می‌توانید مجموع وظایفی که به صورت همزمان در برد قرار می‌گیرند را محدود کنید یا این‌که محدودیت‌هایی تک‌به‌تک روی هر یک از مراحل جریان کاری اعمال کنید.

اگر می‌خواهید نرخ ارزش‌سازی برای مشتریان خود را بالاتر ببرید، لازم است تمام تیم‌ها روی به پایان رساندن کارها متمرکز باشند و دائما کارهایی تازه را کلید نزنند.

به این ترتیب، از شروع شدن وظایف تازه جلوگیری می‌شوند و تمام تمرکز و توجه روی به پایان رساندن موارد قبلی معطوف خواهد بود. این‌که هرکسی بتواند ببیند هر یک از اعضای تیم روی چه چیزی کار می‌کند، انگیزه‌ای معرکه برای دستیابی به عملکرد بالاتر نیز به حساب می‌آید.

۴. استفاده از داشبورد کانبان برای کاهش اتلاف وقت در جلسات غیر ضروری

یکی از بزرگ‌ترین مزایای به‌کارگیری برد کانبان این است که وقتی که قرار است در جلسات، گزارش‌های پیشرفت و بسیاری دیگر از اختلالات غیر ضروری تلف شود را ذخیره می‌کنید. بنابراین از این برد به عنوان یک مخزن همیشگی برای اطلاعات بهره ببرید. این برد نشان می‌دهد که هرکسی در هر زمانی مشغول به چه کاری است. از سوی دیگر، هم شما و هم دیگر اعضای تیم از روند پیشرفت امور باخبر خواهید بود. بدین ترتیب نیاز به جلسات کمتری برای بررسی میزان پیشرفت پروژه خواهید داشت.

5. تصویرسازی موانع کاری

برد کانبان به شما اجازه می‌دهد مشکلاتی را تصویرسازی کنید که باعث می‌شوند تیم قادر به پایان دادن به کارهای خود نباشد. در یک برد فیزیکی معمولی، موانع معمولا با یک علامت یا پین قرمز رنگ به نمایش درمی‌آیند.

از سوی دیگر نرم‌افزارهای دیجیتالی راه‌های پیشرفته‌تری برای نمایش موانع دارند (برای مثال یک علامت توقف روی کارها می‌گذارند). وقتی چیزی از ادامه دادن کارها روی یک وظیفه به‌خصوص جلوگیری می‌کند، می‌توانید علامت مسدود شدن را روی آن وظیفه بگذارید و به سراغ کاری دیگر بروید، بدون این‌که محدودیت‌های کارهای در جریان شکسته شوند.

۶. اتوماسیون فرایندهای کاری

اتوماسیون و خودکار کردن عملیات‌ها راهی عالی برای فراهم آوردن یک سیستم مدیریت جریان کاری بالغ است. تیم‌ها معمولا باید با وظایف تکراری سر و کله بزنند، تغییرات فوری را به همکاران خود اطلاع دهند، یادآورهایی برای ددلاین‌ها تنظیم کنند و وظایف را به نرم‌ترین شکل ممکن با یکدیگر تقسیم کنند. تمام این کارها وقت زیادی می‌گیرند، انرژی را هدر می‌دهند و اگر به صورت دستی انجام شوند، تمام سیستم را به آشوب می‌کشند.

به همین خاطر است که در بردهای کانبان مدرن می‌توانید قوانینی برای اتوماسیون وظایف تعیین و جریان آن‌ها را در سیستم بهینه‌ کنید. به صورت معمول این قوانین با ساختار «اگر چنین بود، در آن صورت چنین شود» نوشته می‌شوند و می‌توانید از برد دیجیتالی خود بخواهید که هر زمان اتفاقی مشخص افتاد، رویکردی از پیش تعیین شده را در پیش بگیرد.

بدین شکل فرایندهای تکراری به صورت کاملا خودکار پیش می‌روند، اعضای تیم از رسیدگی به اموری که وقت و انرژی را هدر می‌دهند بی‌نیاز می‌شوند و در مجموع شاهد بهینگی هرچه بیشتر سیستم مدیریت جریان کار خواهید بود.

۷. پایش معیارهای کلیدی جریان کاری و بهبود

بردهای دیجیتالی می‌توانند به صورت خودکار اطلاعات مربوط به چرخه زمان وظایف، زمان لید و دیگر معیارهای کلیدی سنجش عملکرد را جمع‌آوری کنند. بدین شکل قادر به اتخاذ تصمیماتی داده‌محور خواهید بود و نسبت به فرایند جمع‌آوری دستی داده، حسابی در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنید.

علاوه بر این با آشنایی کامل با بردهای کانبان می‌توانید اولویت‌بندی وظایف را نیز به شکلی بسیار بهتر پیش ببرید. با تصویرسازی همه‌چیز در نقطه‌ای واحد، تمام تیم‌ ذهنیتی واحد به دست می‌آورد. در بخش‌های بعدی مقاله بیشتر راجع به نحوه اولویت‌بندی وظایف صحبت خواهیم کرد.

مطلب پیشنهادی:

ترلو چیست و چگونه از Trello استفاده کنیم؟ — راهنمای رایگان و کامل

شروع مطالعه

کارت کانبان چیست و چطور از آن استفاده کنیم؟

در دهه ۱۹۴۰ میلادی و زمانی که تویوتا برای نخستین بار از روش کانبان استفاده کرد، کارت‌ها در واقع دست‌نوشته‌هایی کاغذی بودند که روی یک برد فیزیکی قرار می‌گرفتند. کارگران تویوتا از این سیستم کارتی برای ساخت فرایندی شفاف بهره می‌بردند که در نهایت اتلاف وقت و انرژی را نیز به حداقل می‌رساند. این کارکرد امروز هم بی‌تغییر باقی مانده و کارت‌های کانبان برای پایش عناصر کاری در سراسر یک فرایند کامل استفاده می‌شوند.

کارت کانبان چیست؟

کارت کانبان در واقع نمایه‌ای بصری از یک وظیفه است. این یکی از اصلی‌ترین اجزای سیستم کانبان به حساب می‌آید، چرا که کارهایی را نشان می‌دهد که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده یا اصلا همین حالا به جریان افتاده‌اند. هر کارت حاوی اطلاعاتی ارزشمند راجع به ماهیت وظیفه و وضعیت آن است، برای مثال نیز می‌توان به شرح وظیفه به صورت خلاصه، شخص مسئول، موعد سررسید و مواردی از این دست اشاره کرد.

از کارت‌ها عمدتا برای تصویرسازی روند پیشرفت هر وظیفه استفاده می‌شود، درست از لحظه‌ای که درخواست رسیدگی به آن‌ها ثبت شده تا لحظه‌ای که پایان یافته تلقی می‌شوند. هدف اصلی ارائه اطلاعات مربوط به یک وظیفه به شکلی کاملا متمرکز است تا همه اعضای تیم ذهنیتی واحد داشته و به سرعت مشکلات را شناسایی کنند. به کمک کارت‌های کانبان می‌توانید:

• یک مرکز اطلاعاتی برای تمام امور کاری فراهم آورید.
• نیاز به جلسات گزارش وضعیت را کاهش دهید.
• شفافیت در تمام فرایندهای کاری را بالاتر ببرید.

ماهیت‌های کارت‌های کانبان دیجیتال

به کمک یک راهکار دیجیتال و نرم‌افزاری، می‌توانید گسترده وسیعی از کارها و وظایف را روی کارت‌های کانبان خود تصویرسازی کنید. اساسا کارت‌های دیجیتال یک بخش جلویی و یک بخش پشتی دارند که تیم‌ها می‌توانند جزییات مربوط به کار را در آن‌ها وارد کنند. به این ترتیب راجع به مزیتی بزرگ، هم برای نیروهای دورکار و هم نیروهای حاضر در اداره، صحبت می‌کنیم و هرکسی می‌تواند به سرعت کارها را درک کرده و به مشارکت موثر در آن‌ها مشغول شود.

• روی کارت اطلاعاتی بنیادین راجع به وظیفه در اختیارتان می‌گذارد، مانند توضیحات، عنوان، شخص یا اشخاص مسئول، زمان چرخه، اولویت‌ها و وظایف خردتر. این بخش از کارت روی برد کانبان قابل مشاهده است و فرصتی برای بررسی سریع کارهای باقی مانده فراهم می‌آورند.
• پشت کارت برای ثبت و ضبط معیارها و اطلاعات ارزشمند، حین پیشروی کارت در مراحل مختلف استفاده می‌شود. تیم شما در اینجا قادر به اضافه کردن کامنت، ضمیمه کردن فایل‌ها و لینک‌های خارجی و بررسی داده‌های پیشین است. این بخش از کارت زمانی قابل مشاهده است که کارت را در ابزار خود باز کنید.

پیکربندی کارت کانبان

اعضای مختلف تیم، به روش‌های متفاوتی اطلاعات را رصد و هضم می‌کنند. برخی ترجیح می‌دهند تمام اطلاعات مربوط به یک وظیفه را همزمان با رسیدگی به آن دریافت کنند، برخی دیگر دوست دارند که تنها روی مرتبط‌ترین اطلاعات به سمت شغلی و مسئولیت خود متمرکز باشند.

بنابراین با در نظرگیری این موضوع باید به سراغ نرم‌افزار کانبانی بروید که گزینه‌های برای پیکربندی شخصی کارت‌ها داشته باشد. این یعنی تک‌تک اعضای یک برد می‌توانند نمای کارت را به گونه‌ای تعیین و پیکربندی کنند که با تمایلات خودشان سازگار باشد. برای مثال یک پیکربندی کارت ساده در کانبان، اطلاعات بنیادینی را شامل می‌شود که برای جلسات تیمی روزانه مناسب خواهند بود. بدین شکل تمام اعضای تیم می‌توانند به سرعت کلیات مربوط به وظایف کنونی را از نظر رد کنند و نیازمند دقت به جزییات فراوان نباشند.

از سمت دیگر، تمام اعضای تیم هنگام کار کردن روی وظایف به‌خصوص نیازمند دریافت اطلاعات بیشتر خواهند بود. در نتیجه یک سیستم پیکربندی کارت شخصی که بیشترین اطلاعات ممکن را به نمایش در می‌آورد، فرایند کار را آسان می‌کند، شفافیت و مشاهده‌پذیری را بالا می‌برد و تیم را به مشارکت ترغیب می‌کند.

کارت‌های کانبان را به می‌توان به اشکال مختلف پیکربندی کرد تا اطلاعات ارزشمندی مانند ددلاین، زمان چرخه، فایل‌های ضمیمه، وظایف خرد و انبوهی مورد دیگر را به نمایش درآورند. شما نیز لازم است آن پیکربندی‌ای را بیابید که بیشترین سازگاری را با عادات کاری شما دارد.

قالب‌های کارت کانبان

یکی از مزایای استفاده از راهکارهای نرم‌افزاری این است که می‌توانید قالب‌های مختلفی برای کارت‌های کانبان بسازید. وقتی صحبت از وظایف تکراری در جریان کاری شما باشد، این قابلیتی بسیار کارآمد به حساب می‌آید. این قابلیت را می‌توانید در اصل نوعی استانداردسازی در نظر بگیرید که باعث می‌شود کارهایی که جنس و ابعاد یکسان دارند، در شرایطی یکسان وارد جریان کاری شوند و با سرعت بالاتر به پایان برسند.

قالب‌های کارت کانبان به شما کمک می‌کنند که مجبور به دوباره‌کاری نشوید. قالب‌ها درکی واضح از آنچه باید انجام شوند و همین‌طور نوعی حس آشنایی به اعضای تیم می‌دهند. البته قرار نیست که با قالب‌های خشک و از پیش آماده، خلاقیت اعضای تیم را از بین ببریم. در عوض می‌خواهیم به اعضای تیم اجازه دهیم که به شکلی موثر و سریع قادر به مدیریت کارهای خود و همین‌طور وظایف سپرده شده باشند.

هنگام استفاده از راهکارهای کانبان آنلاین، سخن نهایی این است که می‌توانید قالب‌های مختلفی بسازید که هرکدام به انواع وظایف اختصاص یافته‌اند و روی موضوعی به‌خصوص تمرکز می‌کنند. برای مثال می‌توانید یک قالب برای «باگ شناسایی شده توسط مشتریان» داشته باشید و هر بار که باگی جدید از راه می‌رسد، قادر به بارگذاری قالب و ساخت کارت جدید خواهید بود.

یا می‌توانید یک قالب برای «قابلیت‌ها» بسازید و هر زمانی که قابلیتی جدید برای توسعه دارید، کارت را در قالب مربوطه قرار دهید. بدین شکل، شخصی که مسئولیت کارت را برعهده گرفته دقیقا می‌داند باید چه گام‌هایی بردارد و لازم است به چه نکاتی توجه کند.

فیلم آموزش مبانی توسعه نرم افزاری Agile چابک در فرادرس

کلیک کنید

محدودیت کارهای در جریان چیست و چرا اهمیت دارد؟

اگر بخواهیم به صورت کاملا خلاصه بگوییم، محدود کردن کارهای در جریان منجر به دستیابی به کیفیت بالاتر و همین‌طور سرعت بیشتر در ارائه خدمات یا محصول می‌شود. عمل محدود کردن کارهای در جریان به شما کمک می‌کند که ظرفیت‌های خود را بهینه‌سازی کنید و در واقع تنها زمانی به سراغ کارهای تازه بروید که ظرفیت لازم مهیا باشد.

در این بخش از مقاله به سراغ محدودیت کارهای در جریان یا WIP Limits می‌رویم، مزایای آن را از نظر رد می‌کنیم و در نهایت از این می‌گوییم که شما چطور قادر به محدود کردن کارهای در جریان در فرایند خود خواهید بود.

معنای WIP

عبارت WIP مخفف «Work In Progress» یا «کارهای در جریان» است. WIP به شمار وظایفی گفته می‌شود که تیم هم‌اکنون روی آن‌ها کار می‌کند. بنابراین داریم راجع به چارچوبی صحبت می‌کنیم که ظرفیت‌های جریان کاری تیم شما را در هر لحظه به نمایش می‌گذارد.

محدود کردن کارهای در جریان یکی از بنیادین‌ترین مسائل روش کانبان به حساب می‌آید و اجازه می‌دهد فرایند خودتان را به شکلی روان مدیریت و از تلنبار شدن کارها جلوگیری کنید.

چرا تیم‌های چابک از محدودیت WIP استفاده می‌کنند؟

محدودیت کارهای در جریان یا WIP در واقع بیشینه کارهایی که باید در مراحل مختلف جریان کاری (یا ستون‌های برد کانبان) انجام شوند را تعیین می‌کند. این محدودیت‌ها هم می‌توانند روی اشخاص اعمال شوند، هم بر مراحل مختلف و هم بر تمام سیستم. پیاده‌سازی محدودیت‌های WIP به شما اجازه می‌دهد کارهای واحد را با سرعت بیشتری انجام دهید. زیرا اطمینان حاصل می‌شود که تیم کاملا بر رسیدگی و به پایان رساندن کارهای فعلی متمرکز است و به صورت همزمان کارهایی تازه را کلید نمی‌زند.

مهم‌ترین نکته این است که با پیاده‌سازی محدودیت‌های WIP، تیم شما فرصتی برای شناسایی گلوگاه‌های مختلف در فرایندهای خود خواهد داشت و بنابراین با موانع کاری برخورد نمی‌کند.

محدودیت‌های WIP یکی از مهم‌ترین پیش‌نیازها برای ارزش‌سازی برای مشتریان با بالاترین سرعت ممکن به حساب می‌آیند. بنابراین داریم راجع به یکی از ارزشمندترین ابزارهای شما در روش کانبان صحبت می‌کنیم.

چطور محدودیت‌های کارهای در جریان را تعیین کنیم؟

بنابر آنچه در گزارش «وضعیت کانبان» آمده، محدود کردن کارهای در جریان یکی از بنیادین‌ترین رویکردهایی است که در روش کانبان باید به کار بست. اما دقیقا چطور می‌توان محدودیت‌ها را تعیین کرد؟ در کانبان، محدودیت‌های کارهای در جریان باید در صورت نیاز قابل تغییر باشند. بنابراین هیچ فرمول از پیش تعیین شده‌ای نداریم که به شما بگوید باید با فلان معیار محدودیت‌های خود را محاسبه کنید. اما در ادامه به سراغ ۳ نکته‌ای می‌رویم که در این مسیر به شما یاری خواهند رساند.

یک شروع خوب می‌تواند بازنگری در این باشد که چطور سرویس‌های خود را در سطح تیمی ارائه می‌کنید و موارد و وظایف مختلف چه روندی را در برد شما طی می‌کنند.

پیش از اعمال محدودیت‌های WIP بر برد کانبان - چه فیزیکی و چه نرم‌افزاری - باید این را در نظر داشته باشید که جریان کاری شما به صورت پویا دچار تغییر می‌شود، زیرا یک سیستم ایزوله و بسته نیست.

در نتیجه لازم است به پایش مداوم جریان کاری تیم‌ها و کنترل چگونگی محدود کردن کارهای در جریان بپردازید که به فاکتورهایی دائم‌التغییر مانند پیش‌نیازهای جدید کسب‌وکارها، تقاضاهای مشتریان، ابعاد و ظرفیت تیم، مشکلات فنی غیر منتظره و موارد مشابه وابسته است.

برای حصول اطمینان از این‌که سیستم کانبان برای تمام تیم جواب می‌دهد، به محدودیت‌هایی که اعمال کرده‌اید احترام بگذارید. یک رویکرد معرکه این است که هیچوقت از محدودیت‌های WIP فراتر نروید، مگر این‌که دلیل واقعا خوبی برای این کار داشته باشید (مثلا وظیفه‌ای ضروری از راه برسد که اولویتی بالاتر از هرچیز دیگر دارد). در غیر این صورت تمام هدف‌گذاری شما برای فراهم آوردن یک جریان کاری روان که بهینگی را در تیم بالاتر می‌برد، بیهوده خواهد بود. برای این است که باید مطمئن شوید تمام اعضای تیم قوانین و رویکردهای بنیادین کانبان را درک می‌کنند.

طبیعتا محدودیت‌های شما براساس ظرفیت‌های کاری کنونی تیم تعیین می‌شوند. با این حال وقتی قوانین را تنظیم کردید، باید به پایش فرایند کاری مشغول شوید و در صورت نیاز، محدودیت‌ها را دچار تغییر کنید. هرچه نباشد تمام جریان‌های کاری به صورت پویا دچار تغییر می‌شوند و نیازمند بهبود مداوم هستند.

مزایای استفاده از محدودیت‌های WIP

اکنون که با کلیات مربوط به محدودیت‌های کارهای در جریان آشنا شده‌ایم، بیایید ببینیم چرا در پیش‌گیری این رویکرد در روش کانبان باعث می‌شود تمام فرایند بهینه‌تر و بهتر باشد.

۱. دستیابی به روند کاری بهینه

محدودیت‌های WIP به تیم شما کمک می‌کند که روند کاری بهینه‌ای داشته باشد و از ظرفیت‌های خود فراتر نرود. در دنیای بردهای کانبان، محدودیت WIP مثل دروازه‌ای می‌ماند که اطمینان حاصل می‌کند تنها به اندازه خروجی خود به سراغ کارهای تازه بروید. این مهم از تلنبار شدن کارهای ناقصی که مثل سیلابی در جریان کاری شما می‌مانند جلوگیری شود.

۲. پرده‌برداری از موانع فرایند

علاوه بر مورد بالا، با پیاده‌سازی محدودیت WIP در برد خود می‌توانید از موانع کاری در فرایند خود پرده بردارید و از جابه‌جایی دائمی اعضای تیم میان وظایف مختلف جلوگیری کنید. این گام‌ها تاثیری مهم و شگرف روی بهینگی می‌گذارند و بهره‌وری تمام تیم شما را بالاتر می‌برند.

۳. جلوگیری از چندکاری

در تیمی دو نفره، پیاده‌سازی محدودیت کارهای در جریان و محدود کردن هر شخص به تنها یک وظیفه باعث می‌شود خبری از جابه‌جایی میان کارها نباشد و تفاوتی که در نرخ توان عملیاتی به وجود می‌آید نیز به سرعت مشهود خواهد بود. در چنین شرایط‌هایی، عبور از محدودیت‌ها نشان‌دهنده نیاز به بازنگری در فرایند و شاید یافتن راه‌هایی تازه برای افزایش ظرفیت در مراحل دشوارتر کار خواهد بود.

۴. ارزش‌سازی سریع‌تر

پیاده‌سازی محدودیت برای کارهای موجود در سیستم و آزمون و خطا براساس آنچه پیشتر رصد کرده‌اید، نشان می‌دهد که شما به صورت مداوم در حال رشد و بهبود هستید. افزودن محدودیت‌های WIP به شما کمک می‌کند که کارهای در جریان را با سرعت بالاتری به سرانجام برسانید. این بدان خاطر است که هرچه کارهای فعال بیشتری در سیستم خود داشته باشید، با سرعت کمتری برای مشتریان ارزش‌سازی خواهید کرد. علاوه بر این، محدود کردن WIP، نرخ ارائه (یا توان عملیاتی) شما را هم افزایش می‌دهد، زیرا به صورت مداوم با انتظارات مشتریان همگام باقی می‌مانید یا از آن‌ها فراتر ظاهر می‌شوید.

پارادوکس محدودیت‌های WIP

داشتن محدودیت‌های WIP دست بالا بدین معناست که تیم شما احتمالا به چندین وظیفه رسیدگی می‌کند، دائما در حال جابه‌جایی میان امور مختلف است و به موعدهای مقرر خود نمی‌رسد. از طرف دیگر محدودیت‌های بیش از اندازه سختگیرانه باعث می‌شوند وقتی یک وظیفه در انتظار رسیدگی از سوی شخصی ثالث است، اعضای تیم‌ شما باید صبر کنند و بی‌کار باقی بمانند.

آنچه این دو سناریو را به یکدیگر شبیه می‌کند، بهره‌وری و بهینگی پایین تیم شما است. برای فرار از این پارادوکس لازم است با دقت هرچه تمام «شاخص کلیدی عملکرد» خود را به هنگام افزایش یا کاهش محدودیت‌ها پایش کنید. اگر محدودیت‌های WIP تیم خود را تغییر دهید و شاخص کلیدی عملکرد در جهت خلاف آنچه انتظار دارید حرکت کند، احتمالا تبدیل به یکی از قربانیان این پارادوکس شده‌اید و باید عملیات‌های تیمی را از نزدیک‌تر بررسی کنید تا جریانی روان پدید آید.

محدودیت WIP به صورت خلاصه

محدودیت کارهای در جریان در واقع راهی برای ساخت یک سیستم کششی است و احتمالا بزرگ‌ترین وجه تمایز بهترین اپلیکیشن‌های کانبان با دیگر اپلیکیشن‌های مدیریت پروژه‌ای که این روزها در بازار می‌یابید.

هیچ راه مشخص و سختگیرانه‌ای برای تعیین محدودیت‌ها وجود ندارد. این سفری است که فقط با گام گذاشتن در آن می‌توانید به بالاترین سطح از مهارت برسید. تنظیم کردن محدودیت‌های WIP درست، بخشی از همان فرایند بهبود دائمی است. محدودیت‌ها در گذر زمان و با آمد و شد اعضای مختلف در تیم دچار تغییر می‌شوند و فاکتورهای دیگری مانند بهینگی هم بر آن‌ها تاثیر می‌گذارند. بنابراین وقتی لازم است محدودیت‌ها را دستخوش تغییر کنید، هوشیارانه و صادقانه رفتار کنید.

پیاده‌سازی محدودیت‌های WIP اجازه می‌دهد یک جریان کاری روان پدید آورید و از ظرفیت‌های تیم در سطوحی بهینه استفاده کنید. این مهم با موارد زیر امکان‌پذیر می‌شود:

• جلوگیری از تلنبار شدن فرایندهای کاری
• شناسایی موانع کاری و گلوگاه‌های موجود در جریان کاری
• فراهم آوردن فرصتی برای ارزش‌سازی به مشتریان، با بالاترین سرعت ممکن
• جلوگیری از جابه‌جایی دائمی میان وظایف و کارهای مختلف

مطالب پیشنهادی برای مطالعه:

• بارش فکری چیست و چگونه یک طوفان فکری موفق داشته باشیم؟
• نقشه ذهنی چیست؟ — راهنمای رسم مایند مپ Mind Map

اولویت‌بندی وظایف با کانبان

استفاده از روش کانبان برای مدیریت جریان کاری به شما کمک می‌کند که وظایف را به شکلی دقیق اولویت‌بندی کنید. این روش شما را در مسیر مرتب‌سازی وظایف براساس اهمیت قرار می‌دهد و می‌گذارد با بیشترین سرعت ممکن مشکلات فوری را از پیش رو بردارید. تمام آن‌چه نیاز دارید تعیین چند قانون بنیادین برای برد کانبان و حصول اطمینان از این است که تیم از قوانین پیروی می‌کند.

چطور با ستون‌ها به اولویت‌بندی کارها مشغول شویم؟

به صورت معمول تمام بردهای کانبان با ستونی به نام «تراکم کار» (Backlog) یا بک‌لاگ آغاز می‌شوند. این همان جایی است که تمام کارها و ایده‌های آتی خود را در آن قرار می‌دهید.

سپس نوبت به ستون «درخواستی» (Reuqested) یا «آماده شروع» (Ready to Start) می‌رسد که نقطه ورود موارد مختلف به جریان کاری شما به حساب می‌آید. تمام وظایف کانبانی که تیم متعهد به رسیدگی به آن‌ها شده، بسته به اولویت خود از اینجا آغاز می‌شوند.

با این حال بسته به کارکردهای تیم شما، ممکن است شاهد انواع مختلفی از ستون‌های انتظار در جریان کاری کانبان شما باشیم. برای هر یک از این ستون‌ها، تیم شما باید از قاعده‌ای کلی پیروی کند که آن، رسیدگی به کارت‌هایی است که در بالاترین نقاط قرار دارند. به این ترتیب، وظایفی که از بیشترین اهمیت برخوردار هستند با بالاترین سرعت ممکن به پایان می‌رسند.

از جمله مثال‌های ستون‌های انتظار در کانبان می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• در انتظار تایید (Waiting for Approval) - این شکل از ستون‌های صف کانبان برای وظایفی مناسب است که نیازمند نوعی تایید هستند (مثلا پرداخت‌ها، فروش و موارد این چنینی)
• در انتظار بازنگری (Waiting for Review) - این ستون می‌توان در مرحله‌ای از جریان کاری شما باید که وظایف باید دوباره سنجیده شوند. در واقع این ستون مثل فیلتری می‌ماند که پیش از دریافت بازخورد و حرکت وظیفه به سمت مراحل پایانی وارد میدان می‌شود تا بهبودهایی هرچه بیشتر به وجود آورد. چنین ستونی نقشی حیاتی در کیفیت نهایی محصول یا سرویس ایفا می‌کند (مثلا در توسعه محصول، محتوا نویسی، طراحی و موارد این چنینی)
• در انتظار فعالیت بیرونی (Waiting for External Activity) - این شکل از ستون‌های کانبان به درد وظایفی می‌خورند که در انتظار کاری از سوی یک شخص ثالث هستند. این ستون معمولا زمانی به کار می‌آید که تیم درحال همکاری با واحدهایی بیرون از شرکت باشد (مثلا در همکاری‌ها، برنامه‌های فروش افیلیت و موارد این چنینی)

زمانی که وظایف آتی را درون یک ستون انتظار کانبان قرار می‌دهید، لازم است اطمینان حاصل کنید که همیشه بالاترین موارد از بالاترین میزان اهمیت برخوردار هستند.

هر زمان که یکی اعضای تیم تصمیم به بیرون کشیدن وظیفه‌ای تازه می‌گیرد، باید به سراغ موردی برود که بالاترین اولویت را دارد. اما این نباید بدان معنا باشد که وظایف اولویت بالا دائما وظایف اولویت پایین‌تر را زیر سایه خود قرار دهند و از رسیدگی به آن‌ها جلوگیری کنند. در واقع تنها زمانی باید وظایف را از بالا به ستون اضافه کنید که در حال صحبت راجع به کاری واقعا فوری و ضروری باشیم.

اولویت‌بندی وظایف با خطوط مسئولیت

گذشته از بهبود شفافیت، خطوط مسئولیت می‌توانند ابزاری ارزشمند برای اولویت‌بندی وظایف در برد شما باشند. درحالی که ستون‌ها جریان کاری شما را به مراحل مختلف (مانند توسعه، بازنگری و آماده برای ارائه) تقسیم می‌کنند، از خطوط مسئولیت یا Swimlanes می‌توان به روش‌های مختلف استفاده کرد:

• گروه‌بندی وظایف براساس نوع کار - مثلا توسعه وب، قابلیت‌های فنی، محتوا و موارد مشابه
• گروه‌بندی وظایف براساس توسعه محصول - مثلا کار کردن روی محصول الف، کار کردن روی محصول ب و کار کردن روی محصول پ
• گروه‌بندی وظایف براساس اولویت آن‌ها - مثلا اولویت پایین، اولویت متوسط و اولویت بالا

با استفاده از خطوط مسئولیت برای اولویت‌بندی وظایف، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که ارزشمندترین و مهم‌ترین وظایف، پیش از سایر موارد به پایان می‌رسند. علاوه بر این، تمام فرایند تصویرسازی به شما در شناسایی نقاط ضعف جریان کاری و بهبود دائمی آن کمک خواهد کرد.

تراکم کار کانبان

«تراکم کار» (Backlog) فضایی است که کارها یا ایده‌هایی که باید در آینده نزدیک یا دور به سراغ‌شان رفت را در آن قرار می‌دهید. با این حال هیچ تضمینی وجود ندارد که در نهایت به تمامی موارد موجود در بک‌لاگ رسیدگی شود. موارد موجود در این ستون بیشتر مثل گزینه‌هایی اضافی می‌مانند که تیم می‌تواند در آینده به سراغ آن‌ها برود. اما هیچ تعهدی به انجام دادن آن‌ها شکل نمی‌گیرد.

اولویت‌بندی تراکم کار

بک‌لاگ شاید جایی باشد که تیم در آن به برنامه‌ریزی برای تمام کارهای آتی خود مشغول می‌شود، اما در عین حال می‌تواند به فضایی درهم‌ریخته با انبوهی ایده مختلف نیز تبدیل شود. به همین خاطر است که تیم شما باید در تمام موارد موجود در بک‌لاگ بازنگری کند تا مطمئن شود تنها گزینه‌های درست باقی ماند‌ه‌اند و سپس به خوبی‌ اولویت‌بندی شده‌اند. این باید فعالیتی مداوم باشد.

برخی از کارهایی که تیم می‌تواند در فرایند بازنگری به انجام رساند به شرح زیر است:

• حذف کردن وظایف نامرتبط
• افزودن وظایف جدیدی که پیش‌نیازهای تازه کشف شده دارند
• ادغام وظایف
• خرد کردن وظایفی که بیش از حد بزرگ هستند

علاوه بر این می‌توانید زیرستون‌هایی در بک‌لاگ خود داشته باشید که وظایف برنامه‌ریزی شده برای برهه‌های زمانی مختلف (مثلا یک سه‌ماهه از سال) را از یکدیگر جدا می‌کنند.

اولویت‌بندی وظایف با علائم رنگی

استفاده از علائم رنگی یکی از رایج‌ترین راه‌ها برای اولویت‌بندی کارها است. نرم‌افزارهای کانبان معمولا به شما اجازه می‌دهند که از رنگ‌های مختلف و سفارشی برای نمایش سطوح اولویت استفاده کنید.

برای مثال کارتی که به رنگ قرمز باشد، اولویت بسیار بالا را نشان می‌دهد و کارتی سبزرنگ هم اولویتی متوسط دارد. علاوه بر این می‌توانید از کدهای رنگی برای موارد مختلف مانند باگ‌ها و پیش‌نیازهای تغییر کرده استفاده کنید. این علائم رنگی از جایی به بعد به راحتی از سوی تمامی اعضای تیم شناسایی می‌شوند.