جدول مدیریت زمان چیست و چطور از آن استفاده کنیم؟ + نمونه آماده

شبانه‌روز ۲۴ ساعت است و ما برای انجام تمام وظایف خود به زمان بیشتری نیاز داریم. افزایش زمان فعلی امکان‌پذیر نیست اما می‌توانیم با استفاده از اصول مدیریت زمان به نحو درستی وظایف خود را انجام دهیم و تا پایان روز بسیاری از آن‌ها را تکمیل کنیم. یکی از روش‌های مدیریت زمان استفاده از جدول مدیریت زمان است. این جدول‌ها انواع مختلفی دارند و هرکس به فراخور وظایف خود می‌تواند یک یا چند مورد از آن‌ها را استفاده کند. در این مطلب به توضیح این روش مدیریت زمان می‌پردازیم و فایل نمونه هرکدام از جدول‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهیم.

جدول مدیریت زمان و برنامه ریزی

اگر زندگی ایده‌آلی داشته باشیم باید ۸ ساعت از آن را بخوابیم، ۸ ساعت کار کنیم و ۸ ساعت به امور متفرقه نظیر تفریح و مهارت‌آموزی بپردازیم. اما معمولا این تعادل وجود ندارد. یعنی میزان خواب ما هر روز کم و زیاد می‌شود. همچنین بسته به شرایط ساعت‌های بیشتری از روز را به کار می‌پردازیم و زمان کمتری داریم که مشغول کارهای دلخواهمان شویم. بنابراین بهتر است دنیای ایده‌آل را رها کنیم و تا جایی که می‌توانیم با علم به این‌که مدیریت زمان چیست، برنامه‌ای متناسب با موقعیت و شرایط خودمان بنویسیم. واضح است که برنامه‌ریزی شخصی از برنامه‌ریزی برای همه، بسیار ساده‌تر و واقع‌بینانه‌تر است. در نظر داشته باشید که اگر گروهی را در اختیار دارید و باید برای اعضای این گروه برنامه بنویسید کار کمی دشوار می‌شود.

در ادامه می‌آموزید که چطور با توجه به موقعیت زندگی خودتان و اعضای گروه به صورت گام به گام برنامه‌های اثربخش و کارآمدی بنویسید. با کمک این برنامه‌ها می‌توانید پس از یک روز کاری، فرصت کافی برای انجام فعالیت‌های دلخواهتان را داشته باشید. کافی است مطابق گام‌های زیر پیش بروید.

فهرست تمام وظایف و کارها را بنویسید

نوشتن وظایف و کارها کمک می‌کند که دریابید باید چه کارهایی را تا پایان روز انجام دهید. این نوشته‌ها تمرین‌های بسیار مفیدی برای روشن‌شدن ذهن هستند. با این کار درمی‌یابید هیچ نکته‌ای از قلم نمی‌افتد. بهترین روش برای فهرست‌نویسی استفاده از چک لیست است. در چک لیست با اتمام هر فعالیت آن را تیک می‌زنید که این کار به اعتماد به نفس شما برای ادامه کار کمک می‌کند.

اگر چند مورد از وظایف شما مربوط به پروژ‌ه‌ای بزرگ است باید درباره انجام آن کار با بقیه اعضای تیم هماهنگ اشید. زیرا اگر آن‌ها همگام با شما وظایف خود را انجام ندهند احتمالا مجبور به دوباره‌کاری می‌شوید یا باید تغییراتی اعمال کنید که وقت زیادی از شما بگیرند. بنابراین درباره این قبیل فعالیت‌ها حتما فکر کنید و برنامه جداگانه از اعضای تیم نداشته باشید.

همچنین اگر خود شما سرگروه هستید در این مرحله دقت کنید که کاری از قلم نیفتد یا به دو نفر کاری مشابه را نسپرده باشید. با این عمل درمی‌یابید که به چه منابعی برای انجام کارهای موجود در فهرست نیاز دارید. تمامی این اطلاعات در جدول مدیریت زمان اهمیت ویژه‌ای دارند و به کمک آن‌ها می‌توانید برنامه درستی داشته باشید.

از جدول مدیریت زمان آیزنهاور استفاده کنید

در این مرحله باید مشخص کنید که کدام وظایف از اهمیت بیشتری برخوردار هستند. برای تعریف این نوع اولویت‌بندی می‌توانید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید که در ادامه درباره این ماتریس توضیح می‌دهیم.

• مهم و فوری: این نوع کارها را باید خودتان به سرعت انجام دهید و نمی‌توانید انجام آن‌ها را به تعویق بیندازید.
• مهم و غیرفوری: این نوع کارها ازجمله فعالیت‌های مهمی هستند که کسی به غیر شما نمی‌تواند آن‌ها را انجام دهد اما لازم نیست همین امروز انجامشان بدهید و می‌توانید برای آن‌ها در جدول مدیریت زمان جایگاهی را اختصاص بدهید. در صورتی که مطابق جدول این کار را طی روزهای آینده به اتمام نرسانید به‌مرور از حالت غیرفوری به حالت فوری تغییر وضعیت می‌دهد.
• غیرمهم و فوری: در فهرست وظایف معمولا کارهایی وجود دارند که باید حتما همین امروز انجام شوند اما لزومی ندارد که خود شما این وظیفه را برعهده بگیرید. در واقع بهتر است این قبیل کارها را تا حد امکان به بقیه بسپارید تا تمرکز خودتان روی کارهای مهم و فوری بماند.
• غیرمهم و غیرفوری: این نوع کارها ارزش زیادی ندارند و می‌توانید به راحتی آن‌ها را از فهرست خود حذف کنید.

زمان انجام هر کار را تخمین بزنید

تخمین کارهای شخصی سخت نیست زیرا معمولا این فعالیت‌ها تکراری هستند و برای انجام بیشتر آن‌ها می‌توانید حدس دقیقی بزنید اما برای انجام پروژه‌ها مخصوصات اگر به صورت گروهی به آن‌ها می‌پردازید باید با کمک اعضای گروه برای انجام هرکدام از فعالیت‌ها تخمین درستی بزنید تا در نهایت زمان تقریبا دقیقی را به کارفرما اعلام کنید. برای تخمین زمان دقیق پروژه می‌توانید از یکی از روش‌های زیر استفاده کنید.

1. بهره‌گیری از مشاور باتجربه

وقتی پروژه کاملا جدید است و هیچ نظری درباره آن ندارید از فردی که قبلا نمونه مشابه آن را کارکرده است در این باره کمک بگیرید. تجربه این افراد کمک می‌کند که زمانی منطقی برای اتمام پروژه به کارفرما اعلام کنید و در برابر این زمان احساس مسئولیت کنید.

2. تخمین تقریبی

در این حالت باید به پروژه‌های قبلی خودتان رجوع کنید. به طور مثال به‌روزرسانی اطلاعات در پروژه قبلی در نهایت ۳۰ دقیقه زمان نیاز داشت بنابراین برای به‌روزرسانی اطلاعات این پروژه نیز همین زمان را در نظر بگیرید.

3. تخمین مقیاس پذیر

این نوع تخمین کاملا مشابه نوع تقریبی است با این تفاوت که در این روش می‌توانید به نسبت زمان مورد نیاز هر فعالیت، فعالیت دیگری را محاسبه کنید. به طور مثال اگر برای چمن‌زنی ۱۰۰ متر زمین ۲ ساعت زمان نیاز داشته باشید برای ۲۰۰ متر ۴ ساعت نیاز خواهید داشت.

4. تخمین PERT

در این تکنیک باید از متوسط وزن سه عدد برای تعیین زمان نهایی استفاده کنید که این سه عدد به ترتیب زیر هستند:

• خوش‌بینانه‌ترین حالت (O)
• بدبینانه‌ترین حالت (P)
• محتمل‌ترین حالت (M)

برای محاسبه تخمین نهایی باید فرمول زیر را در نظر بگیرید:

$$\frac{(O+P+4times M)}{6}$$

به طور مثال تخمین می‌زنید که یک فعالیت طی ۱۰ ساعت به اتمام برسد. در حالت خوش‌بینانه اگر همه کارها ایده‌آل پیش برود فرایند طی ۶ ساعت به اتمام می‌رسد. در بدترین حالت که همه چیز بد پیش می‌رود نیز فعالیت ۲۰ ساعت به طول می‌انجامد. حال محاسبه تخمین زمان مورد نیاز برای این فعالیت به شکل زیر انجام می‌شود:

$$\frac{(6+20+4times10)}{6}=\frac{66}{6}=11$$

بنابراین عدد نهایی ۱۱ ساعت است و باید در جدول مدیریت زمان بنویسید که حداقل زمان لازم برای انجام این پروژه ۱۱ ساعت است. مدیریت زمان در پروژه مهارتی است که به‌مرور و با تمرین و تکرار به دست می‌آید.

زمان اضطراری را برنامه ریزی کنید

حتما برای پرورش بهتر مهارت مدیریت زمان بخشی از جدول مدیریت زمان خود را خالی نگه دارید. در این زمان‌ها خالی می‌توانید پروژه‌های جدید را اضافه کنید اما در نظر داشته باشید که برنامه شما نباید پر از فعالیت‌های مهم باشد زیرا از حالت واقع‌گرایانه خارج می‌شوید و حجم زیاد کارها به شما فشار می‌آورد و ممکن است به‌جای رسیدگی به وظایف خود، درگیر اهمال‌کاری شوید.

واقعیت این است که همواره ممکن است عواملی از بیرون یا درون مانع از انجام کارهای شما شوند بنابراین وجود زمانی خالی و برنامه‌ریزی نشده در جدول مدیریت زمان امری ضروری است. از طرفی شما زمان انجام تمام کارها را تخمین زده‌اید و نمی‌دانید که هرکدام آن‌ها چقدر دیگر به زمان احتیاج دارند به این ترتیب می‌توانید از این زمان خالی برای تکمیل کارهای خود استفاده کنید.

کم‌کم با تکرار فعالیت‌های مشابه تجربه شما برای تخمین زمان‌ها بهتری می‌شود و جدول مدیریت زمان دقیق‌تری ایجاد می‌کنید. هرچه فعالیت‌های موجود در برنامه برایتان جدیدتر باشد باید زمان خالی بیشتری را در این جدول لحاظ کنید.

برای زمان اختیاری برنامه ریزی کنید

به زمان‌هایی که در طول روز باقی‌ می‌مانند زمان‌های اختیاری گفته می‌شود. در واقع به این زمان‌ها هیچ فعالیت یا وظیفه‌ای تخصیص نداده‌اید. در این فرصت می‌توانید به کارهای شخصی بپردازید، پیام‌های شبکه‌های اجتماعی را پاسخ دهید، برنامه‌هایتان را مرور کند، برای جلسات آماده شوید، به فعالیت‌های مهم و غیرفوری برسید و... .

تصویر برنامه خود را بکشید

هنگام برنامه‌ریزی بهتر است تصویری از آن را رسم کنید. می‌توانید از گوگل کلندر استفاده کنید یا جدول مدیریت زمان خود را به شکل تایم‌لاین بکشید.

با وجود نمای تصویری از برنامه می‌توانید با نگاهی کوتاه دریابید که چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را انجام ندهید. همچنین برای درک سریع اولویت آن‌ها می‌توانید از کد رنگی استفاده کنید. مثلا کارهای بسیار مهم را با ماژیک قرمز علامت بزنید و کارهای با ضرورت کمتر را سبز کنید. برای انتخاب درست رنگ‌ می‌توانید از روانشناسی رنگ ها استفاده کنید تا به افزایش بهره وری خود و اعضای تیم کمک کرده باشید.

مهم‌ترین بخش ترسیم جدول مدیریت زمان این است که همواره به آن رجوع کنید. اگر مدام به تقویم و جدول خود نگاه نکنید طی روز ممکن است برخی از وظایف را فراموش کنید و همچنین امکان دارد کارهای مهم را نیمه‌کاره رها کنید.

برنامه و فعالیت‌های خود را تحلیل کنید

بدیهی است که اولین جدول زمان‌بندی شما ممکن است کیفیت بالایی نداشته باشد. برنامه‌ریزی‌هایتان معمولا با تکامل پروژه‌ها تغییر می‌کنند. بنابراین نیاز است که آن‌ها را تحلیل کنید تا دریابید که چه فعالیت‌هایی مناسب هستند و کدام یک را باید تغییر دهید.

به طور مثال ممکن است زمان اختیاری شما کافی نباشد و مدام در حال انتقال کارهای امروز به هفته‌های بعد باشید. در این حالت باید به عقب برگردید و ببینید که آیا انجام همه وظایف موجود در یک روز ضرورت دارد یا خیر. درباره واقع‌بینانه بودن زمان انجام هرکار بیندیشید و بررسی کنید که آیا می‌توانید بخشی از کارها را به افراد دیگر بسپارید یا خیر.

اگر با وجود تمام این تغییرات باز هم زمان اختیاری کمی داشتید باید درباره حجم کاری خودتان تجدید نظر کنید یا در این باره با افراد بالادستی مذاکره کنید تا بخشی از کارها را به صورت اتوماسیونی انجام دهند یا برونسپاری کنند.

انواع جدول مدیریت زمان

داشتن مهارت مدیریت زمان فواید بسیار زیادی دارد و بر روی موفقیت شما در زندگی شخصی و همچنین کاری اثرگذار است. حال که نحوه برنامه‌ریزی در جدول مدیریت زمان را می‌دانید با انواع این جدول‌ها آشنا شوید تا در موقعیت‌های شخصی، کاری، پروژه‌ای، گروهی و... از بهترین نمونه متناسب با آن موقعیت استفاده کنید.

در ادامه ۱۰ نوع جدول مدیریت زمان را همراه با شکل آن‌ها توضیح می‌دهیم تا با استفاده از آن‌ها در هر موقعیتی جدول مخصوص به همان موقعیت را استفاده کنید.

۱. گزارش فعالیت ۲۴ ساعته

این گزارش دارای بخش‌های زیادی است که با استفاده از آن‌ها می‌توانید دقت برنامه را افزایش دهید و راحت‌تر بر عملکرد خود نظارت داشته باشید. در این جدول می‌توانید درباره هر فعالیت، زمانی که هر روز هفته برای انجام آن کار صرف می‌کنید و کل زمان مصرفی برای انجام آن را محاسبه می‌کنید. همچنین می‌توانید در بخشی از آن نکات مرتبط را یادداشت کنید.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان ۲۴ ساعته: «+»

۲. ارزیابی وظایف و فعالیت ها

این جدول مدیریت زمان، کمی از مدل قبلی پیچیده‌تر است و گزینه‌های بیشتری دارد که می‌توانید با استفاده از آن هرکدام از وظایف خود یا گروهتان را ردیابی کنید. این جدول شامل بخش‌هایی نظیر تیتر وظایف، میزان تکمیل فرایندها، اولویت، روز شروع، روز تحویل، درصد تکمیل کارها و بخش نظردهی در هر سطر می‌شود.

با وجود مزیت‌ها، این جدول دارای معایبی نیز هست. به طور مثال، با وجود آن نمی‌توانید روند کار را به صورت ساعتی بررسی کنید و فقط زمان شروع و پایان کارها مشخص است. از طرفی این که اولویت‌بندی‌ها و همچنین درصد کارهای تکمیل شده را می‌بینید یکی از مزیت‌های بسیار خوب این جدول مدیریت زمان است. زیرا با مراجعه به آن، بینش بسیار روشنی از روند کلی پروژه به دست می‌آورید.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان ارزیابی وظایف و فعالیت‌ها: «+»

۳. برنامه روزانه

اگر از جدول مدیریت زمان برای برنامه‌های روزانه خود استفاده کنید بهره‌وری شما تا حد قابل توجهی افزایش می‌یابد.

در نظر داشته باشید که جدول برنامه روزانه باید گزینه‌های زیر را داشته باشد:

• بخش جداگانه برای هر روز
• تاریخ
• بخش‌های فهرست وظایف
• اولویت‌های بالا
• مکان‌ها
• کارهای مربوط به روزهای بعد

حال اگر به این بخش‌ها، بخش ساعت را نیز اضافه کنید جدول بسیار کاربردی و مناسبی برای زندگی یا محل کار ایجاد کرده‌اید.

۴. جدول زمانی کارمندان

بسیاری از افراد کارآفرین هستند و به دنبال جدول زمانی مناسبی می‌گردند که بتوانند در آن وظایف کارمندان را با کمک روش‌های مدیریت زمان بگنجانند. این جدول شامل برگه‌هایی است که برای هر روز به صورت مجزا تعریف شده‌اند. همچنین نقاطی در آن برای قرار گرفتن نام کارمندان و بخش‌هایی برای ساعت کاری آن‌ها وجود دارد.

این برگه‌ها هر روز کاری در اختیار شما قرار می‌گیرد. با استفاده از گزینه‌های زیاد آن می‌توانید موارد نیاز مخصوص شغل خودتان را تغییر دهید. همچنین در این جدول می‌توانید تعداد ساعت‌های مورد انتظارتان از حضور کارمندان را درج کنید و در نهایت عملکرد آن‌ها را ارزیابی کنید. در واقع وجود همین جدول ساده به شما در مدیریت کارکنان کمک بسیار زیادی خواهد کرد.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای کارمندان: «+»

۵. چک لیست سفرهای کاری

اگر جزو افرادی هستید که مدام به سفرهای کاری می‌روید باید جدولی برای مدیریت زمان داشته باشید که ردیابی عملکردتان را ساده کند. این چک لیست ساده شامل نام شما، مقصد سفر، تاریخ‌های حرکت، زمان‌های بازگشت، هدف سفر، وظایفی که در طول سفر باید انجام دهید، تاریخ شروع، تاریخ پایان کار و یادداشت برای هرکدام از وظایف سفر می‌شود.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای چک لیست سفرهای کاری: «+»

این جدول بسیار مفید است زیرا به شما در ردیابی تک‌تک کارهایتان کمک می‌کند. می‌توانید با نگاهی به آن از زمان حرکت و ساعت بازگشت مطلع شوید. همچنین قرارهای ملاقات پیش‌رو در آن وجود دارند و در طول سفر ذهن خود را برای هر موقعیتی آماده می‌کنید.

این نوع جدول همچنین برای محاسبه هزینه‌های سفر نیز کاربردهای زیادی دارد. افرادی که به مدیریت مالی شخصی اهمیت می‌دهند همواره در هنگام سفر با استفاده از این برگه‌ها خود را از خریدهای اضافه دور می‌کنند.

۶. برنامه ریزی هفتگی

اگر به دنبال جدول مدیریت زمان ساده، قابل درک و در عین حال کاربردی هستید این نوع جدول به شدت مناسب شما است. این جدول شامل ۲۴ ساعت روز و ۷ روز هفته است.

سطر اول آن به هرکدام از روزهای هفته تعلق دارد و ستون اول، هر روز را به ساعت‌های مختلف می‌شکند. اگرچه هربخش برای هر ساعت فضای کمی دارد باید به‌گونه‌ای جدول را ترسیم کنید که در همان فضا شرح مختصری از کار خود را یادداشت کنید.

این نوع جدول مدیریت زمان برای افرادی که می‌خواهند آن را به دیوار بزنند بسیار مناسب است زیرا با نگاهی مختصر وضعیت خود را ارزیابی می‌کنند و متوجه می‌شوند که تا چه میزان به برنامه خود رسیده‌اند.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی هفتگی: «+»

۷. تقویم ۹۰ روزه

این نوع جدول برای شرکت‌هایی مناسب است که هزینه‌های بیشتری برای مدیریت زمان می‌پردازند. این جدول‌ها ۶ سطر دارند که هرکدام مخصوص یک ماه است و روبه‌روی آن ۶ روز هفته وجود دارند. می‌توانید برای ساختن از تقویم عادی نیز کمک بگیرید.

این نوع برنامه‌ریزی‌های طولانی‌مدت برای شرکت‌هایی مناسب هستند که یا بسیار بزرگ‌اند یا برای چند ماه بعد، کاری را آماده می‌کنند. این جدول همچنین فضایی برای یادداشت‌های هفتگی دارد که شرکت‌ها می‌توانند در آن بخش راهنمایی‌های لازم برای اجرای بقیه وظایف هفته را بنویسند. این کار باعث رشد و پیشرفت افراد و کل شرکت مطابق با زمان‌بندی‌ها خواهد شد.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی ۹۰ روزه: «+»

۸. برنامه ریزی پروژه

اگر شرکت شما در طول سال چند پروژه بزرگ را اجرا می‌کند این جدول مدیریت زمان کاملا مناسب شما است. این جدول یک سال کامل را شامل می‌شود و در آن می‌توانید روند پیشرفت پروژه را ردیابی کنید. برخی از مواردی که در این جدول قابل مشاهده هستند در زیر آمده‌اند:

• توسعه
• تحقیق
• اجرا
• آزمودن
• ایجاد

در این جدول می‌توانید چند روز را در حالت مسدود در نظر بگیرید و فقط روی بخشی از پروژه متمرکز شوید و کنترل کامل کار را در دست بگیرید. یکی از نکات منفی این جدول عدم نمایش پیشرفت ساعتی پروژه است. همچنین این نوع از جدول مدیریت زمان به سادگی نمونه‌های پیشین نیست و نمی توانید با یک نگاه وضعیت پروژه را متوجه شوید.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی پروژه: «+»

البته این پیچیدگی جدول نشان می‌دهد که برای پروژه‌های بزرگ و مهم بسیار کاربردی است و ردیابی فرایندهای آن باید با دقت خاصی انجام شود.

۹. ارزیابی هفتگی

ردیابی میزان پیشرفت پروژه و ارزیابی کیفیت نهایی کار اهمیت بسیار زیادی دارد. برخی مشاغل به این خودارزیابی نیاز دارند بنابراین جدول ارزیابی هفتگی برای این نوع کسب و کارها بسیار کاربردی است.

این جدول به شما در ارزیابی فعالیت‌های تکمیل شده، فعالیت‌های در حال انجام، کارهایی که هفته آینده شروع می‌شوند، مشکلات ناگهانی و بخش‌های خودارزیابی کمک می‌کند.

البته این جدول بخش خاصی برای ساعت‌های روز و همچنین روزهای جداگانه در هفته ندارد. با این حال نگاه کردن به آن دیدگاه کلی بصری از موقعیت کنونی را برایتان ایجاد می‌کند. در بخش‌های خودارزیابی آن فرصت دارید که مدت زمان انجام هرکدام از فعالیت‌های خود را تخمین بزنید و مطمئن شوید که مطابق برنامه پیش می‌روید.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای ارزیابی هفتگی: «+»

۱۰. مطالعه زمان کسب و کار

وقتی می‌خواهید به ارزیابی نحوه مدیریت کسب و کار خود بپردازید از این جدول استفاده کنید. می‌توانید شرح فعالیت و تعداد دقیقه‌هایی را که در طول هفته صرف مطالعات خود می‌کنید در گوشه‌ای از این جدول جمع بزنید و یادداشت کنید.

اگر می‌خواهید زمان تحقیق و مطالعه خود را بر روی کسب و کار با دقت بیشتری ارزیابی کنید این جدول جزئیات بسیار خوبی را در اختیارتان قرار می‌دهد. همچنین با استفاده از آن می‌توانید تمام زمان در دسترس خود را برای ساده‌سازی، به بخش‌های کوچک‌تری بشکنید و بهتر درک کنید که خودتان و کارمندان سازمان چطور از زمان روزانه استفاده می‌کنید.

• دانلود فایل اکسل جدول مدیریت زمان برای برنامه‌ریزی در هفته: «+»

برای رسم جدول مدیریت زمان می‌توانید از نمونه‌های موجود در این مطلب استفاده کنید. ازجمله روش‌های ساده و کاربردی دیگر بهره‌گیری از انواع اپلیکیشن مدیریت زمان است که جدول‌های آماده را در اختیارتان قرار می‌دهد و کافی است تاریخ و اطلاعات مورد نیاز را در آن وارد کنید تا میزان پیشرفت شما را طی انحام فرایند نشان دهد.

نرم افزار ترلو (Trello)

یکی از متداول‌ترین اپلیکیشن‌ها برای مدیریت پروژه، نرم‌افزار ترلو (Trello) است که معمولا در بسیاری از شرکت‌های پروژه‌محور از آن استفاده می‌کنند.

در این اپلیکیشن تمامی اعضای تیم می‌توانند مکراحل کار خود و دیگران را مشاهده کنند و دریابند که گام بعدی پروژه چیست. همچنین کارفررما با نگاهی کوتاه متوجه میزان پیشرفت پروژه می‌شود.

جمع بندی

جدول مدیریت زمان به شما در برنامه‌ریزی و پیگیری فعالیت‌های پروژه کمک شایانی می‌کند. اگر در طول روز با وظایف گوناگونی روبه‌رو هستید از این جدول‌ها برای تسهیل روند انجام کارهایتان استفاده کنید. آنچه در این مطلب عنوان شد ۱۰ نمونه از معتبرترین جدول‌های مدیریت زمان بود که فایل اکسل آن‌ها برایتان قابل دانلود است. برای انتخاب بهترین جدول ابتدا شرایط خود را بررسی کنید. اگر سرگروه هستید جدول‌های مرتبط با اعضای گروه را استفاده کنید. اگر مدیر هستید از جدول‌های ردیاب بهره ببرید و اگر برای برنامه‌های شخصی به جدول مدیریت زمان نیاز دارید از جدول برنامه‌های روزانه استفاده کنید تا از ساعاتی که در اختیار دارید به بهترین نحو بهره ببرید.

سوالات متداول جدول مدیریت زمان

در ادامه به برخی از سوالات مربوط به جدول مدیریت زمان می‌پردازیم.

جدول مدیریت زمان برای چه افراد مناسب است؟

این جدول‌ها انواع مختلفی دارند و شما می‌توانید از آن‌ها هم در محیط کار و هم در برنامه‌ریزی‌های روزمره استفاده کنید.

اصلی‌ترین مزیت استفاده از جدول مدیریت زمان چیست؟

بهترین راه برای ارزیابی روند انجام کارها استفاده از جدول مدیریت زمان است زیرا با نگاهی کوتاه متوجه ل روند کار می‌شوید و می‌توانید برای رشد بهتر شرایط برنامه را تغییر دهید.