فرادرس
عادات بد مدیران — کار در ساعات غیر اداری و چندوظیفگی در جلسات کاری
مدیریت، کار بسیار دشواری است و مدیران، مسئولیت بسیار سختی دارند. هماهنگ کردن عملکرد افراد درون یک گروه کاری، هم‌راستا کردن این عملکردها با اهداف شرکت، خدمت به عنوان مبدأ اصلی پیشرفت حرفه‌ای کارمندان، بازتاب نتایج و تعداد زیادی از کارهای حیاتی و مهم دیگر بر عهده مدیران است. نکته‌ی مهم در مورد مدیریت این است که حتی مدیران بزرگ هم از تأثیر عادات کاری‌شان بر زیردستان خود به طور کامل آگاه نیستند. اخیراً تحقیقاتی در راستای کمی سازی تأثیر عادات نامطلوب در ایجاد اثرات موجی (پیامدهای متعاقب انجام یک کار) انجام شده است.
ارتقا درجه یک فرد از کارمند ساده به مدیر، تأثیر گسترش عادات کاری آن فرد را افزایش می‌دهد. هر چه ارتقا شغلی بیشتر شود، تأثیر رفتار و عادات نیز افزایش می‌یابد. متأسفانه، مدیران درک محدودی از نحوه تأثیر رفتارشان بر گروه کاری خود و چگونگی عکس‌العمل افراد گروه دارند. تحلیل‌های آماری صورت گرفته بر روی داده‌های تجمعی جلسات، ایمیل‌ها، منابع انسانی و دیگر منابع اطلاعاتی یک شرکت، به ما در درک بهتر اثرات رفتاری مدنظر کمک می‌کنند. از این تحلیل‌های آماری برای مطالعه ده‌ها هزار مدیر در شرکت‌های بزرگ استفاده شده است. برخی از نتایج، الگوهای ثابت و مشابه ای را از خود نشان می‌دهند.
در این مقاله، دو تأثیر غیرعمدی که عادات کاری مدیران می‌تواند بر گروه خود داشته باشد را معرفی می‌کنیم. در ادامه، توصیه‌هایی نیز برای کاهش عواقب ناخواسته هر یک از این عادات ارائه خواهد شد.
کار کردن بعد از ساعات اداری
کار کردن بعد از ساعات اداری، این احساس را در بین کارمندان به وجود می‌آورد که «زمانی که مدیر بعد از ساعات اداری در حال کار کردن است، کارمند نیز باید این گونه باشد». بر اساس نتایج تحلیل‌ها، بین میزان زمان اختصاصی مدیران به ارسال ایمیل و سازمان‌دهی جلسات در ساعات غیر اداری (کار در آخر شب، تعطیلات و غیره) و زمان اختصاصی زیردستان مدیران به همین کارها، رابطه قابل توجه و ثابتی وجود دارد.
به عنوان مثال، در مطالعه بر روی 100 شرکت مرتبط با فناوری مشخص شد که به ازای هر ساعت کار مدیر در ساعات غیر اداری، زیردستان مدیر، زمان 20 دقیقه را صرف کار در ساعات غیر اداری می‌کنند. اعداد و ارقام برای شرکت‌های مختلف تغییر می‌کنند اما چنین رابطه‌ای بین چندین شرکت دیگر نیز برقرار است.
تحلیل بر روی الگوی ایمیل‌های جمعه‌شب (یک روز قبل از شروع هفته کاری) نیز همین روند را نشان می‌دهد. شروع بخشی از کارهای هفته در جمعه‌شب‌ها، در بین مدیران رایج است. معمولاً افرادی که چنین کاری را انجام می‌دهند، هیچ‌گونه قصدی در دریافت سریع پاسخ ایمیل خود از گیرندگان ایمیل ندارند. متأسفانه، اتفاقی که رخ می‌دهد، چیز دیگری است. تحلیل‌ها نشان می‌دهند که اگر مدیری کار خود را از جمعه‌شب شروع کند، زیردستان او نیز این کار را انجام خواهند داد.
مدیرانی که به طور مداوم کارهای خود را در آخر شب انجام می‌دهند، یک پیام عمدی یا غیرعمدی به افراد گروه خود ارسال می‌کنند. این پیام به گروه کاری مدیر می‌گوید که «مدیر نیز از شما انتظار کار در آخر شب را دارد». این امر چیز خوبی نیست. بر اساس یک نظرسنجی اجتماعی عمومی، 48 درصد از کارمندان بیان کرده‌اند که کار آن‌ها در برخی از اوقات یا اغلب اوقات با زندگی شخصی‌شان تداخل پیدا می‌کند. به احتمال زیاد، عادت کار در خارج از ساعات اداری، یکی از مهم‌ترین عامل‌های دخیل در تداخل زمان کار و زندگی است. اثرات منفی این عادات نشان می‌دهد، کارمندانی که زمان زیادی را به انجام وظایف مختلف کاری خارج از ساعات عادی اداری اختصاص می‌دهند، بیشتر از افراد دیگر در معرض استرس بالا قرار می‌گیرند.
کاری که مدیران باید انجام دهند
- یک مدیر باید در مورد انتظارات خود با افراد گروه صحبت کند. باید به این نکته اشاره شود که اگر یک مدیر قصد کار در اواخر شب و یا آخر هفته‌ها را دارد، چنین انتظاری از دیگران نمی‌رود. یک مدیر باید از رساندن پیام‌های گیج‌کننده (با رفتار خود)، مانند تشویق افراد به کار نکردن در ساعات غیر اداری و سپس انتظار پاسخگویی سریع در همان ساعات، خودداری کند. صداقت و ثبات در رفتار، بسیار ضروری هستند.
- اگر ایمیلی در شب آماده می‌شود، زمان ارسال آن برای صبح تنظیم شده و یا آن ایمیل برای ارسال در روز بعد، در پوشه پیش‌نویس ذخیره شود.
- تعداد افراد درون فهرست توزیع (یکی از ویژگی‌های ارسال ایمیل جمعی) مدیر باید به حداقل برسد. این امر همیشه یک عادت خوب به حساب می‌آید، مخصوصاً در زمان‌های خارج از ساعات اداری. همان‌گونه که تصویر پایین نشان می‌دهد، کاهش افراد دخیل در توالی ارسال ایمیل، تأثیر چشمگیری بر تشکیلات شما دارد.
پیامدهای انجام چندوظیفگی در جلسات کاری
انجام چندوظیفگی (انجام چندین کار هم‌زمان) در جلسات کاری، به دیگر کارکنان این پیام را می‌رساند که «اگر به موضوعات جلسه توجهی نداشته باشید، اشکالی ندارد». بر اساس نتایج تحقیقات، مدیرانی که در حین برگزاری جلسات به طور مداوم در حال ارسال پیام با گوشی خود یا ارسال ایمیل هستند، زیردستان آن‌ها حدود 2.2 برابر بیشتر از دیگران احتمال انجام چندوظیفگی در جلسات را دارند.
دلیل این امر این است که انجام چندوظیفگی یک استراتژی برای نجات روزهایی با جلسات زیاد و پشت سر هم است. با این حال، تحلیل‌های صورت‌گرفته قادر به اثبات چندوظیفگی به عنوان یک استراتژی نیستند. چندوظیفگی به نظر یک عادت یا انتخاب می‌آید نه یک امر اجتناب‌ناپذیر. در نمودار زیر هر نقطه نمایانگر یک مدیر است. محور X، تعداد ساعات اختصاص‌یافته به جلسات در هر هفته و محور Y، درصد زمان اختصاص‌یافته به چندوظیفگی را نشان می‌دهند. تحلیل‌ها، انحراف نمایانگر معیار گسترده‌ای در بازه 0 تا 70 درصد در زمینه نرخ چندوظیفگی هستند. این بازه بیانگر عدم ارتباط بین چندوظیفگی و مدت‌زمان جلسات است. مدیرانی که 10 تا 15 ساعت در هفته جلسه برگزار می‌کنند به اندازه‌ی مدیرانی که بیش از 30 ساعت در هفته جلسه برگزار می‌کنند در معرض چندوظیفگی قرار دارند.
با این که در برخی از موارد، چندوظیفگی باعث بهبود بهره‌وری می‌شود، اکثر افراد با قرارگیری در کنار افرادی که در حال انجام چندوظیفگی در جلسات هستند، دچار حواس‌پرتی می‌شوند. به عنوان مثال، تمرکز بر روی موضوعات جلسه در حالی که یک نفر در کنار شما مشغول تایپ کردن یا ارسال ایمیل باشد، سخت خواهد بود. به طور کلی، چندوظیفگی باعث حواس‌پرتی می‌شود.
چندوظیفگی شامل تغییر کار نیز می‌شود. زمانی که شخصی در حال ارسال یک ایمیل در حین برگزاری جلسه باشد، آن قسمت از بحث را از دست خواهد داد. شاید خیلی از افراد متوجه این موضوع نشوند اما از دست دادن قسمت‌های از بحث جلسات می‌تواند باعث اخلال در درک کلی ما از هدف جلسه شود. این امر می‌تواند منجر به تفسیر اشتباه بحث و گفتگو، از دست دادن فرصت برای ارائه راهنمایی‌های مهم یا پیگیری اشتباه از طریق موافقت‌نامه‌های عملی شود. علاوه بر همه این‌ها، چندوظیفگی این پیام را به دیگران می‌رساند که «برای زمان و مشارکت خود ارزشی قائل نباشید». زمانی که چنین رفتاری در شما و گروه کاریتان وجود داشته باشد، خروجی خوب کمی حاصل خواهد شد.
کاری که مدیران باید انجام دهند
- یک مدیر می‌تواند به مدت یک یا دو هفته، زمان‌های چندوظیفگی خود و دلیل انجام آن‌ها را یادداشت کند. اگر دلیل این کار، غیرضروری بودن حضور مدیر در جلسه است، می‌توان از رئیس جلسه درخواست کرد تا مدیر در جلسات غیرضروری حضور نداشته باشد.
- می‌توان جلسات 60 دقیقه‌ای را به 45 دقیقه کاهش داد. با کوتاه کردن مدت‌زمان جلسات، دو مزیت به وجود می‌آید. اول، جلسات با تمرکز بیشتری برگزار می‌شوند. دوم، 15 دقیقه زمان اضافی برای انجام کارهای دیگر وجود خواهد داشت.
- جلسات به چند بخش در روز یا چند روز در هفته تقسیم شوند. این کار، زمان‌های زیادی برای تمرکز بر روی اتمام کارها و در دسترس بودن برای انجام یک صحبت 5 دقیقه‌ای سریع با افراد گروه کاری را به وجود می‌آورد. در غیر این صورت، این روند به ارسال یک سری ایمیل‌های کاری پیچیده و یا برگزاری یک جلسه 30 دقیقه‌ای منجر می‌شود.
- مدیر می‌تواند یک جلسه 10 دقیقه‌ای با زیردستان خود راجع به این موضوع برگزار کند. یک توافق مشترک با افراد گروه برقرار شود تا همه به صورت کامل و با تمرکز کافی در جلسات هفتگی حضور داشته باشند. گزارش تجربه جلسات بعدی نیز مورد سؤال و بررسی قرار گیرد.
- در زمان برگزاری جلسات اینترنتی، از ویدیو کنفرانس استفاده شود. این کار، تمایل به چندوظیفگی را کاهش می‌دهد.
هر مدیری، حتی بهترین مدیرها نیز می‌توانند درگیر ارسال ایمیل در اواخر شب و همچنین انجام چندوظیفگی در حین جلسات شوند. چنین رفتاری ظاهراً عادی و بدون مشکل به نظر می‌آید اما تحقیقات نشان داده‌اند که حتی کوچک‌ترین عوامل نیز می‌توانند تأثیر بسیار بزرگی بر یک گروه کاری داشته باشند. هر رهبر و مدیر، باید در هنگام بررسی یا ارسال ایمیل در زمان‌های نامناسب، از عواقب منفی این کار آگاه باشد.
