فرادرسهمهچیز درباره مشاوره مدیریت سازمان — بخش سوم
در قسمت قبل، به اهمیت ایجاد تعامل سازنده بین مشاور و مدیر پرداختیم و درباره مشارکت اعضای سازمان در فرایند تشخیص مشکل باهم صحبت کردیم. در ادامه این مقاله، با ما همراه باشید.
ایجاد همبستگی برای حل مشکل
ازنظر آرتور ترنر (Arthur N. Turner) استاد رفتارهای سازمانی در مدرسه بازرگانی هاروارد، مشاوره موثر به معنای قانع کردن یک مشتری برای انجام اقدامات است. اما این تنها نوک یک کوه یخی است. آنچه از این مشاوره پشتیبانی می‌کند و اقدامی منطقی به شمار می‌رود ایجاد یک توافق کافی در داخل سازمان است. به‌عبارت‌دیگر، این توافق درونی نه تنها مشتری را به حرکت تشویق می‌کند بلکه از درون، حمایت کافی برای تکمیل این جنبش دریافت می‌کند. برای انجام این کار، یک مشاور نیاز به تکنیک‌های حل مسئله فوق‌العاده و توانایی برای متقاعد کردن مشتری از طریق منطق تحلیل خود دارد. علاوه بر این، مشاور باید بازیکنان کافی در هیئت‌مدیره داشته باشد. در حقیقت، مشاور باید فرآیندی را ایجاد کند که از طریق آن بتواند به شکلی موثر، مشکل سازمان را برطرف کند.
مشاوران می‌توانند با توجه به سوالات زیر، آمادگی و تعهد مشتری را تغییر و توسعه دهند.
- مشتری چه اطلاعاتی را می‌پذیرد و در مقابل چه اطلاعاتی مقاومت می‌کند؟
- چه انگیزه‌های غیر‌متعارفی برای جست‌وجوی یک راه‌حل در مشتری وجود دارد؟
- این نوع مشتریان چه نوع داده‌ای را عرضه می‌کنند؟ چرا؟
- اعضای سازمان چگونه می‌توانند در فرایند حل مشکل سازمان به‌صورت جداگانه یا گروهی با ما همکاری کنند؟
- چگونه می‌توانیم فرآیند را شکل دهیم و رابطه‌ها را تحت تأثیر قرار دهیم تا آمادگی مشتری برای اقدام اصلاحی موردنیاز افزایش یابد؟
- آیا این مدیران مایل به یادگیری روش‌ها و شیوه‌های جدید مدیریت هستند؟
- آیا کسانی که در سطح بالاتر مدیریت هستند به نظر دیگران گوش می‌دهند؟ آیا آنها تحت تاثیر پیشنهادهای افراد سازمان قرار می‌گیرند؟
- اگر پروژه باعث افزایش ارتباط بین اعضای سازمان شود مدیران سطح بالا چه پاسخی خواهند داد؟
- تا چه اندازه این مشتری در مورد اثربخشی و سازگاری کلی سازمان به‌عنوان یک هدف مشروع و مطلوب، توجه می‌کند؟
مدیران نباید حتما انتظار شنیدن تک‌تک این پرسش‌ها را از مشاوران خود داشته باشند. اما باید انتظار داشته باشند که مشاوران در طول هر مرحله از تعامل، مسائل مربوط به این نوع را موردتوجه قرار دهند.
یک واسطه مفید!
علاوه بر افزایش تعهد از طریق درگیر شدن مشتری در هر فاز، مشاور ممکن است با کمک یک فرد واسط از طرف سازمان، اشتیاق لازم را برای اجرای توصیه‌ها ایجاد کند. هر چه این فرد واسط، به سازمان نزدیک‌تر باشد هدف‌ها و مشکل‌ها را بهتر درک می‌کند. مشاور با داشتن چنین حامی می‌تواند در ارائه دیدگاهش در مورد عملکرد شرکت، منابع جدید اطلاعات یا نقاط ضعف سازمان، آسان‌تر عمل کند. این نقش شبیه به خبرنگار یا همکار در تحقیقات میدانی است و آن‌قدر موفق عمل می‌کند که مشاور کار را باوجود او ترجیح می‌دهد. اگر این کار به‌صورت ماهرانه انجام شود مصاحبه برای جمع‌آوری داده‌ها می‌تواند همزمان اعتماد و آمادگی را برای پذیرفتن نیاز به تغییر در سراسر سازمان ایجاد کند. رویکرد مشاور باید نشان دهد که دلیل مصاحبه‌ها کشف سیستم غلط در سازمان و تشویق ایده‌های سازنده برای بهبود عملکرد کل سازمان است و نه برای سرزنش یا بازجویی آنها.
با ایجاد این روحیه بین اعضای سازمان، مصاحبه‌ها به مشاور در انتخاب اقدام‌های اصلاحی کاربردی کمک خواهند کرد. تقریبا همیشه راه‌حل‌های درست، با این روش انتخاب می‌شوند. به‌این‌ترتیب انتظار می‌رود مدیران تمایل بیشتری برای حل مشکل سازمان پیدا کنند. مشاوران شایسته یاد می‌گیرند که «مقاومت به تغییر» اغلب نشان‌دهنده منابع مهم و غیرقابل‌دسترس در سازمان هستند. ارتباط با مشتری به‌ویژه در ایجاد توافق و تعهد اهمیت دارد. از همان ابتدا یک رابطه موثر به جستجوی مشارکتی برای رسیدن به پاسخ‌های قابل‌قبول در مورد نگرانی‌های واقعی مشتری می‌پردازد.
مشاوره موفقیت‌آمیز گران است نه تنها به این دلیل که هزینه مشاوران خوب بالا است بلکه به این دلیل که مدیران ارشد باید در طول فرآیند مشاوره شرکت کنند.
۷ – تسهیل یادگیری مشتری
افزایش توانایی مشتریان برای مقابله با مسائل فوری و کمک به آنها برای یادگیری روش‌های موردنیاز برای مقابله با چالش‌های آینده، موضوع بسیار مهمی است. البته به این معنی نیست که مشاوران خود را از چرخه کار خارج می‌کنند. مشتریان در مورد کیفیت کار آنها صحبت خواهند کرد و دفعه بعدی هم آنها را دعوت می‌کنند. مشاوران، از طریق مشارکت اعضای سازمان در فرایندهای تخصصی حل مسئله، آنها را آموزش می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، نشان دادن یک روش مناسب یا توصیه یک کتاب بیش از انجام تجزیه‌و‌تحلیل، کارساز خواهد بود.
هنگامی‌که حل مسئله به راهکاری نیاز دارد که خارج از تخصص حرفه‌ای اعضای سازمان است مدیران شرکت از مشاوران دیگر، دعوت به همکاری می‌کنند یا برنامه‌های آموزشی را برای اعضای سازمان تدوین می‌کنند. بااین‌حال، برخی از اعضای مدیریت ممکن است نیاز به مهارت‌های پیچیده‌ای داشته باشند که آنها را تنها از طریق تجربه و راهنمایی در طول زمان به‌دست می‌آورند. با مشارکت قوی مشتری در کل فرایند، فرصت‌های زیادی برای کمک به اعضای سازمان و پر کردن خلاء یادگیری نیازهای حرفه‌ای به وجود خواهد آمد. در اغلب موارد یک مشاور می‌تواند در اجرای طرح‌های یادگیری مانند روش‌های برنامه‌ریزی کار، تخصیص وظایف نیروی کار، فرایندهای تعیین هدف و ... کمک کند.
اگرچه حرفه‌ای شدن در یک زمینه، با یادگیری اجرایی در طول تعامل بین افراد صورت می‌گیرد. اما شاید راه عاقلانه برای مشاوران این باشد که آن را به‌عنوان یک هدف صریح ذکر نکنند. مدیران ممکن است ایده «تدریس مدیریت» را دوست نداشته باشند. بااین‌وجود صحبت‌های فراوانی درباره فرایند یادگیری مشتری صورت می‌گیرد.
برای مشاهده بخش های دیگر این مطلب، می‌توانید از لینک‌های زیر استفاده کنید:
- همه‌چیز درباره مشاوره مدیریت سازمان — بخش اول
- همه‌چیز درباره مشاوره مدیریت سازمان — بخش دوم
- همه‌چیز درباره مشاوره مدیریت سازمان — بخش سوم
- همه‌چیز درباره مشاوره مدیریت سازمان — بخش چهارم
اگر تمایل به مطالعه بیشتر در مورد این موضوعات را داشته باشید؛ شاید آموزش های زیر نیز برای شما مفید باشند:
#
