تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی – معرفی ابزارها و روش ها
در نسخه مایکروسافت ۳۶۵ اکسل چند ابزار هوشمند برای تحلیل داده وجود دارد. با این ابزارها میتوانیم دادههای تکراری یا ناهماهنگ را بهصورت خودکار شناسایی کنیم یا از آنها در مواردی مانند پیشبینی روند دادهها، نوشتن فرمولهای پیچیده و رسم نمودار استفاده کنیم. تحلیل هوشمند دادهها بهخصوص در حوزههای مالی، بازاریابی، فروش، منابع انسانی و آموزش دقت انجام کار را افزایش میدهد و راهنمای خوبی در تصمیمگیریها است. در اکسل، ابزار داخلی هوشمند «Analyze Data» و دستیارهای هوش مصنوعی «ChatGPT» و «Copilot» برای تحلیل داده مورد استفاده قرار میگیرند. در این مطلب از مجله فرادرس روش تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی از طریق این ابزارها را با مثال توضیح میدهیم.
- روش تحلیل دادههای اکسل با ابزار Analyze Data را یاد خواهید گرفت.
- روش تحلیل دادههای اکسل با Copilot را همراه مثال میآموزید.
- روش تحلیل دادههای اکسل با افزونه ChatGPT را یاد میگیرید.
- با مهمترین کاربردهای ابزارهای هوش مصنوعی در تحلیل دادههای کسب و کار آشنا میشوید.
- محدودیتها و چالشهای کار با ابزارهای هوش مصنوعی اکسل در تحلیل داده را درک میکنید.

ابزارهای تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی
در اکسل یک ابزار داخلی و دو دستیار هوش مصنوعی زیر برای تحلیل دادهها در نسخه مایکروسافت ۳۶۵ وجود دارد که در فهرست زیر آنها را آوردهایم:
- ابزار داخلی هوشمند Analyze Data
- دستیار هوش مصنوعی Copilot
- افزونه GPT for Excel
در بین این ابزارها، «Analyze Data» بهصورت رایگان داخل محیط اکسل وجود دارد. تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی «ChatGPT» نیز بعد از نصب افزونه انجام میگیرد. اما برای استفاده از «Copilot» نیاز به خرید لایسنس مایکروسافت ۳۶۵ داریم.

هوش مصنوعی یکی از ابزارهای تحلیل داده در اکسل و مکمل سایر روشها است. یادگیری هر دو این روشها به حرفهایتر شدن تحلیلها بهخصوص در کسب و کار کمک میکند. بنابراین در کنار مطالعه ادامه بحث، برای تکمیل این مسیر پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش تحلیل دادههای کسب و کار با اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
یادگیری تکمیلی تحلیل انواع داده در اکسل با فرادرس
تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی روشی سریع و ساده است. با این حال این ابزارها همیشه دقیق نیستند و نتیجه کار به کیفیت دادههای ورودی مانند مرتب بودن و واضح بودن آنها بستگی دارد. ضمن اینکه در تعداد دادههای زیاد یا تحلیلهای پیشرفته آماری ابزارها و روشهای هوش مصنوعی در اکسل جوابگو نیستند. بنابراین، یادگیری سایر روشهای تحلیل داده در اکسل ضروری است. برای این کار استفاده از مجموعه فیلمهای آموزشی فرادرس راهنمایی کامل است. تنوع اطلاعات، یکپارچه بودن، استفاده از اساتید شناخته شده و امکان دریافت گواهینامه معتبر دو زبانه از مهمترین ویژگیهای این آموزشها است.
پیشنهاد اول برای یادگیری تکمیلی تحلیل انواع دادهها مشاهده فیلمهای آموزشی منتخب زیر است.
- فیلم آموزش استفاده از توابع و فرمول اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش جداول محوری در اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش طراحی داشبورد مدیریتی در اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش رسم انواع نمودار در اکسل همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش تحلیل دادههای اکسل در کسب و کار همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش مدلسازی مالی با اکسل برای تحلیل پروژههای اقتصادی همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش پیشبینی در اکسل با تابع فورکست همراه گواهینامه در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتر حسب علاقهمندی وجود دارد.
- مجموعه فیلم آموزش اکسل برای کسب و کار در فرادرس
- مجموعه فیلم آموزش ابزارهای کاربردی هوش مصنوعی در فرادرس
تحلیل دادهها با ابزار داخلی هوشمند Analyze Data
ابزار «Analyze Data» در نسخه ۳۶۵ اکسل یک ابزار داخلی مبتنی بر هوش مصنوعی است که از آن میتوانیم برای تحلیل داده، پیشبینی الگوها و روندها استفاده کنیم. این ابزار قابلیت تحلیل سریع داده با استفاده از رسم نمودار، جداول محوری و خلاصه کردن دادهها را دارد. در نسخههای قدیمیتر این ابزار با نام «Idea» شناخته میشود.
روش دسترسی
در حالت معمولی برای دسترسی به «Analyze Data» کافی است از زبانه «Home» در قسمت سمت راست نوار ابزار اکسل روی دکمه مربوط کلیک کنیم.

بعد از این کار یک باکس در سمت راست صفحه باز میشود که با وارد کردن داده در جدول میتوانیم تحلیلهای مختلف را انجام دهیم.

اما اگر دکمه «Analyze Data» را در نوار ابزار اکسل ندیدیم، برای دسترسی به آن در قسمت «Search» نام «Analyze Data» را مینویسیم. اگر این ابزار در نسخه اکسل فعال باشد، بهراحتی در جستجو پیدا میشود.

البته در این حالت برای دسترسی سریعتر میتوانیم از زبانه «File» بخش «Options» و سپس «Customized Ribbon» دکمه «Analyze Data» را به نوار ابزار اضافه کنیم.
مثال تحلیل داده
فرض میکنیم جدول درآمد فروش چند نماینده شرکت را بر اساس منطقه فعالیت و تاریخ فروش محصولات به شرح تصویر زیر داریم.

برای تحلیل دادههای این جدول با ابزار «Analyze Data» مراحل زیر را انجام میدهیم.
۱. کل دادهها را انتخاب میکنیم و همزمان دکمه Ctrl+T را فشار میدهیم. با این کار دادهها به شکل جدول اکسل در میآیند. تبدیل کردن به فرمت جدول برای تحلیل دینامیک دادهها ضروری است.

۲. روی دکمه «Analyze Data» کلیک میکنیم. این ابزار بهصورت خودکار یک جدول محوری یا «Pivot Table» میسازد که در آن نمودارهای مختلف مانند تصویر زیر رسم شدهاند.

حال اگر در بالاترین باکس عبارت «کل فروش بر حسب منطقه فعالیت چقدر است» را بنویسیم، بهصورت خودکار مانند تصویر زیر نمودار مربوط تولید میشود.

به همین ترتیب با توجه به دادههای جدول میتوانیم تحلیلهای مورد نیاز خود را به شکل نمودار داشته باشیم.
برای یادگیری تکمیلی سایر کاربردهای جداول محوری پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش جداول محوری در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
برای نصب اپلیکیشن رایگان مجله فرادرس، کلیک کنید.
تحلیل دادهها با دستیار هوش مصنوعی Copilot
کوپایلوت دستیار هوش مصنوعی اکسل است که در نسخه پولی مایکروسافت ۳۶۵ وجود دارد. این ابزار فقط با فایلهای ذخیره شده در «OneDrive» یا «SharePoint» کار میکند. بنابراین قبل از شروع کار، فایل اکسل را از زبانه «File» بخش «Save As» در «OneDrive» ذخیره میکنیم. سپس مراحل زیر را به ترتیب انجام میدهیم.
۱. کل دادهها در کاربرگ را انتخاب میکنیم و دکمه Ctrl+T را فشار میدهیم تا یک جدول اکسل بسازیم. سپس روی دکمه «Copilot» کلیک میکنیم.

یک پنل در سمت راست صفحه ایجاد میشود که در آن میتوانیم با هوش مصنوعی کوپایلوت گفتگو کنیم.

۲. پرامپت دلخواه خود را در باکس مربوط مینویسیم یا یکی از پیشنهادهای کوپایلوت را انتخاب میکنیم. بهعنوان مثال پرامپت برای مثال فرضی تصویر عبارت زیر است.
۳. با فشردن دکمه «Enter» کوپایلوت نتیجه را در جدول اکسل نشان میدهد.

۴. در صورت نیاز میتوانیم با کلیک روی دکمه «View prompts» در قسمت پایین سمت راست باکس گفتگوی کوپایلوت، نوع پرامپت را تغییر دهیم.

کوپایلوت کاربردهای دیگری مانند فرمولنویسی نیز دارد که در مطلب زیر آن را توضیح دادهایم.
تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی ChatGPT
اکسل افزونهای رایگان بهنام «Gpt for Excel Word» دارد که با اضافه کردن آن میتوانیم دادههای جدول را تحلیل کنیم. این افزونه علاوه بر تحلیل داده برای خودکارسازی انجام کارهای تکراری مانند دستهبندی، استخراج اطلاعات، خلاصهسازی و ترجمه دادهها نیز کاربرد دارد. البته برای استفاده از برخی قابلیتهای «Gpt for Excel Word» نیاز به پرداخت داریم.
مراحل نصب و تنظیم افزونه
برای نصب افزونه کافی است از قسمت «Add-in» در نوار ابزار اکسل عبارت «Gpt for Excel» را جستجو کنیم. از بین گزینههای نشان داده شده افزونه «Gpt for Excel Word» را انتخاب میکنیم.

بعد از آن با فشار دادن دکمه «Add» افزونه در نوار ابزار اکسل نصب میشود.

تحلیل داده با افزونه
تحلیل داده با افزونه «GPT for Excel» بسیاری از کارهای پیچیده را ساده و سریع میکند. فعالیتهای مختلفی با این افزونه میتوانیم انجام دهیم که در این بخش به چهار مورد پرکاربرد آن میپردازیم.
رسم نمودار
بعد از ورود به افزونه با اکانت گوگل یا مایکروسافت، برای تحلیل داده به بخش «Agent» میرویم. در باکس گفتگوی این بخش میتوانیم خواسته مورد نظر را بنویسیم. بهعنوان مثال در جدول فرضی قبلی عبارت «کل فروش بر حسب منطقه فعالیت چقدر است» را مینویسیم. چتجیپیتی ابتدا نتیجه را در یک جدول مجزا نشان میدهد.

بعد از آن عبارت « کل فروش بر حسب منطقه فعالیت را بهصورت نمودار نشان بده» را مینویسیم. مانند تصویر زیر افزونه ابتدا دادهها را تحلیل میکند.

سپس نمودار ستونی را رسم میکند.

حال اگر بخواهیم نمودار به شکل دایرهای باشد، همین درخواست را در باکس گفتگو مینویسیم. نتیجه به شکل تصویر زیر در میآید.

به همین شکل میتوانیم سایر تحلیلهای مورد نیاز را در باکس گفتگو بنویسیم.
آمادهسازی دادهها
این افزونه تابعی به نام GPT_FORMAT() دارد که با آن میتوانیم تاریخها، واحدهای پولی، آدرسها و نامها را فرمتبندی کنیم. در تصویر زیر نمونهای از این کار برای استانداردسازی تاریخ بر اساس قوانین ISO را آوردهایم.

استخراج دادهها
تابع GPT_EXTRACT( ) در افزونه این قابلیت را دارد که عبارتهای متنی را بر اساس الگوهای مشخص استخراج کند. بهعنوان مثال در تصویر زیر آدرس ایمیل را استخراج کردهایم.

تحلیل احساسات
تحلیل احساسات (Sentiment Analysis) یک نوع طبقهبندی داده است. در این حالت با استفاده از تابع GPT_CLASSIFY( ) میتوانیم یک متن را از لحاظ حس مثبت، منفی یا خنثی طبقهبندی کنیم. این کار در طبقهبندی بازخورد مشتریان بسیار کاربرد دارد. نمونه تحلیل را در تصویر زیر نشان دادهایم.

برای یادگیری تکمیلی پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش ChatGPT در خدمات مشتری در فرادرس را مشاهده کنید.
تحلیل تصویر
آخرین نسخه ChatGPT در اکسل تابعی بهنام GPT_VISION ) دارد که با آن میتوانیم اطلاعات مهم از عکس یا ویدئو را استخراج کنیم. بهعنوان مثال در تصویر زیر نام فرد از عکس استخراج شده است. ساختار کلی فرمول بسته به مدل هوش مصنوعی متفاوت است و در این مثال نوشتن نشانی اینترنتی عکس هم لازم است.

سایر قابلیتهای افزونه
دومین بخش افزونه «Bulk tools» است. در این بخش همانطور که در تصویر زیر مشخص است میتوانیم از قابلیت ترجمه، دستهبندی و استخراج داده استفاده کنیم.

بهعنوان مثال اگر بخواهیم ستون «نام نماینده» را به انگلیسی ترجمه کنیم، ابتدا روی دکمه «Translate» کلیک میکنیم. سپس در باکس باز شده مانند تصویر زیر ستون مورد نظر برای ترجمه، محل قرارگیری و زبان دلخواه را مینویسیم.

نتیجه به شکل زیر در میآید.

در بخش سوم یعنی «Gpt Functions» توابع دیگری برای بازنویسی متن، ترجمه، خلاصهسازی، امتیازدهی و جستجوی وب وجود دارد. این توابع مانند فرمول داخل یک سلول مشخص تعریف میشوند. به این شکل بعد از نوشتن فرمول داخل سلول با کشیدن آن به سمت پایین عملیات در سلولهای دیگر نیز تکرار میشود.

متداولترین توابع مورد استفاده در این افزونه به شرح زیر هستند.
تابع ( )GPT
سادهترین تابع برای شروع استفاده از افزونه در اکسل است. برای کار با آن کافی است پرامپت یا دستور مورد نظر را به شکل نمونه =GPT ("این متن را به فارسی ترجمه کن") داخل پرانتز بنویسیم. در این حالت اکسل نتیجه را در یک سلول انتخابی نشان میدهد. البته اگر متن یا عبارتی داخل یک سلول اکسل نیز باشد، می توانیم فقط آدرس سلول را به شکل =GPT(A1) داخل پرانتز بنویسیم.
تابع () GPT_TRANSLATE
این تابع بهصورت خاص برای ترجمه ماشینی عبارتهای متنی کاربرد دارد و از ۸۰ زبان پشتیبانی میکند. برای استفاده از تابع متن، زبان دلخواه برای ترجمه و زبان فعلی متن را داخل ساختار زیر وارد میکنیم.
=GPT_TRANSLATE(text, target_language, source_language, instructions)در این ساختار عبارت instructions دستور اضافی دلخواه برای انجام بهتر ترجمه است. مثلا اگر بخواهیم ترجمه رسمی باشد، آن را داخل گیومه مینویسیم.
تابع ( )GPT_SUMMARIZE
این تابع نیز برای خلاصه کردن سریع عبارتهای متنی طولانی در زبانهای مختلف کاربرد دارد. ساختار کلی فرمول به شکل زیر است.
=GPT_SUMMARIZE(text, instructions)در این فرمول عبارت instructions دستور دلخواه برای خلاصه کردن متن است. بهعنوان مثال اگر بخواهیم متن نوشته شده در سلول A2 را به زبان فارسی و در چهار جمله خلاصه کنیم، فرمول زیر را مینویسیم.
=GPT_SUMMARIZE(A2,"خلاصه را در چهار جمله به زبان فارسی بنویس")برای یادگیری نکات بیشتر پیشنهاد میکنیم سایر کاربردهای این ابزار برای تحلیل داده را در فیلم آموزش هوش مصنوعیGPT برای مدیریت پایگاه داده در فرادرس مشاهده کنید.
مهمترین کاربردهای تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی
قابلیتهای هوش مصنوعی اکسل برای تحلیل داده در بخشهای مختلف کسب و کار قابل استفاده است. حوزههای مالی، فروش، مدیریت پروژه، تحقیقات بازار، منابع انسانی مهمترین آنها هستند.
تحلیل مالی
مواردی مانند پیشبینی روند، شناسایی الگوها و ترسیم نمودار از موارد بسیار کاربردی تحلیل دادهها با ابزرهای هوش مصنوعی در اکسل است. این ابزارها با تبدیل و سازماندهی دوباره دادههای خام به کسب و کارها کمک میکنند تا عملکرد مالی خود را با دقت بیشتری پیشبینی کنند. همچنین شناسایی روندهای درآمد یا هزینهها و استفاده از آن در برنامهریزی بودجه شرکت دیگر کاربرد مهم هوش مصنوعی اکسل در تحلیلهای مالی است.
مدیریت پروژه
کاربردهای اصلی تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی در مدیریت پروژه، شامل ایجاد جدول زمانی، پیگیری میزان پیشرفت پروژه و شناسایی چالشهای احتمالی است. با این ابزار میتوانیم بخشهایی که نیاز به توجه بیشتری دارند را شناسایی کنیم. همچنین با توجه به امکان اتصال و یکپارچهسازی آسان دادهها با نرمافزارهای سازمانی مدیریت پروژه یا نرمافزارهای همکاری تیمی، تحلیل دادهها یکپارچهتر میشود.
تحلیل دادههای فروش
بررسی دادههای فروش، شناسایی محصولات یا خدمات پرفروش، تحلیل روند فروش و مقایسه عملکرد دورههای مختلف مهمترین کاربرد هوش مصنوعی اکسل در این بخش است. این ابزار کمک میکند تا الگوهای فروش را بهتر شناسایی کنیم و برنامهریزی دقیقتری برای تصمیمهای تجاری داشته باشیم.
منابع انسانی
اکسل در تحلیل بسیاری از دادههای منابع انسانی مانند اطلاعات پرسنل، میزان غیبت، ارزیابی عملکرد و دادههای حقوق و مزایا کاربرد دارد. با ابزارهای هوش مصنوعی میتوانیم تصمیمگیری بهتری درباره نیروی انسانی داشته باشیم.
داشبوردهای مدیریتی
قابلیتهای هوش مصنوعی در اکسل فرایند تحلیل داده و استخراج اطلاعات مهم را سادهتر میکند. به این شکل مدیران میتوانند با سازماندهی دادهها، روندهای مهم را سریع تر شناسایی کنند. همچنین امکان دریافت گزارش اطلاعات کلیدی در قالب نمودار تصمیمگیری را برای مدیران سادهتر میکند.
تحقیقات بازار
تحقیقات بازار فرایندی شامل جمعآوری و تحلیل داده برای درک رفتار مصرف کنندگان، روندهای بازار و وضعیت رقبا است. این کار با کمک قابلیتهای هوش مصنوعی اکسل سازمانیافتهتر و کارآمدتر میشود. تحلیل سریع دادههای حاصل از نظرسنجی و شناسایی موضوعات یا الگوهای مشترک از مهمترین این کاربردها است. برای آشنایی کاملتر با فرایند تحقیقات بازار، پیشنهاد میکنیم مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید.
چالشهای تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی
تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی بسیار ساده و سریع است. با این حال چالشهایی نیز در این مسیر وجود دارد. امکان دریافت پاسخهای نادرست و مشکل در تحلیل دادههای پیچیده و تعداد بالا استفاده از این ابزارها را محدود میکند. ضمن اینکه گاهی این ابزارها نتایج یکسانی در همه موارد ارائه نمیکنند. البته این موارد دلیلی برای عدم استفاده از آنها نیست. بلکه با ارزیابی و مدیریت صحیح دادهها میتوانیم این چالشها را تا حد زیادی برطرف کنیم.
مهمترین محدودیتهای تحلیل دادهها با هوش مصنوعی در اکسل به شرح زیر هستند.
- احتمال تولید پاسخ نادرست
- یکسان نبودن نتایج در تکرار تحلیل
- وابسته بودن نتیجه به کیفیت داده
- امنیت پایین دادهها

۱. احتمال تولید پاسخ نادرست
ابزارهای هوش مصنوعی ممکن است پاسخی کاملا حرفهای و دقیق ارائه کنند. اما در عین حال احتمال دارد این اطلاعات از نظر محاسباتی و تحلیل اشتباه باشد. بنابراین در گزارشهای مالی، بودجهبندی و حسابداری لازم است همیشه نتایج را با دادههای اصلی اعتبارسنجی کنیم.
۲. یکسان نبودن نتایج در تکرار تحلیل
یک پرامپت یکسان در ابزارهای هوش مصنوعی اکسل ممکن است در دو اجرا، پاسخهای متفاوتی بدهد. این حالت برای تحلیل اولیه و ایدهپردازی قابل قبول است. اما در گزارشهای رسمی یا تحلیل دادههای مالی نباید فقط به هوش مصنوعی تکیه کنیم.
۳. وابسته بودن نتیجه به کیفیت داده
هوش مصنوعی قادر به اصلاح دادههای اشتباه نیست و معمولا همان خطاها را به شکل قانعکنندهای در تحلیل خود ارائه میکنند. بنابراین اگر دادههای جدول ناقص، تکراری یا نادرست باشند، نتیجه نهایی تحلیل گمراهکننده خواهد بود. به همین جهت لازم است قبل از استفاده از این ابزار، دادهها را پاکسازی و اعتبارسنجی کنیم.
۴. امنیت پایین دادهها
در برخی از ابزارها مانند کوپایلوت امنیت اطلاعات تا حد زیادی به تنظیمات تعیین شده توسط شرکت بستگی دارد. به این شکل که کوپایلوت مطابق مجوزها و سطح دسترسی مشخص شده توسط کاربر عمل میکند. برای به حداقل رساندن ریسک اشتراکگذاری فایلها، بهتر است اطلاعات محرمانه را بهصورت مستقیم در پرامپت ننویسیم. همچنین نباید بدون تایید مدیر شرکت، دادههای حساس را وارد ابزارهای هوش مصنوعی کنیم.
جمع بندی پایانی
ابزارهای هوش مصنوعی که در نسخه مایکروسافت ۳۶۵ اکسل وجود دارند، ابزارهایی مناسب برای تحلیل سریع دادههای اکسل هستند. در این مطلب از مجله فرادرس کار با ابزار داخلی «Analyze Data»، دستیار هوش مصنوعی «Copilot» و افزونه «GPT for Excel» را یاد گرفتیم. با این ابزارها میتوانیم انواع نمودار برای تحلیل دادهها را رسم کنیم، الگوها و روندها را شناسایی کنیم یا حتی بازخورد مشتریان را ارزیابی کنیم. تحلیل داده های اکسل با هوش مصنوعی ممکن است در برخی موارد پاسخ دقیقی ندهد و نتیجه به کیفیت داده بستگی دارد. بنابراین اعتبارسنجی نتایج و مدیریت صحیح دادهها به خصوص در تحلیلهای مالی اهمیت دارد. به همین دلیل آشنایی با سایر روشهای تحلیل داده با اکسل ضروری است. در این مسیر علاقهمندان می توانند یادگیری خود را در مجموعه فیلم آموزش اکسل برای کسب و کار در فرادرس تکمیل کنند.
مطالب مجله فرادرس را در جستجوی گوگل سریعتر ببینید













