فرادرسچگونه اکسل یاد بگیریم؟ – راهنمای یادگیری آسان و سریع
مایکروسافت اکسل یکی از آن ابزارهای برجسته‌ای است که هر کاربر تازه‌کاری را به وحشت می‌اندازد. کاربرد های اکسل بسیار و هستند و اغرق نیست اگر بگوئیم یک نرم‌افزار بسیار پیچیده است که انبوهی قابلیت و ویژگی مختلف را درون منوهای تودرتوی خود جای داده. بنابراین کاملا قابل درک است که چرا کاربران تازه‌کار ممکن است تا جای ممکن از اکسل دوری کنند. اما در این مقاله قصد داریم به سوالی مهم پاسخ دهیم: این‌که چگونه اکسل یاد بگیریم و اصلا کار را از کجا شروع کنیم؟
اصلی‌ترین نکته به هنگام یادگیری اکسل این است که فرایند یادگیری را به بخش‌های خردتر تقسیم کنیم و در هر لحظه تنها روی سوژه‌ها و موضوعات مشخصی متمرکز باشیم. یاد گرفتن اکسل در یک روز یا حتی یک هفته غیرممکن است، اما اگر ذهن خود را برای یادگیری یک به یک فرایندها آماده کنید، خیلی زود دانشی عمیق راجع به این نرم‌افزار به دست خواهید کرد.
بنابراین در ادامه مقاله چگونه اکسل یاد بگیریم با ما همراه باشید تا به صورت جز به جز به سراغ هر یک از مسائلی که باید بیاموزیم برویم و سپس منابع آموزشی مرتبط با هر یک را نیز در اختیارتان بگذاریم. برخی از منابعی که در این مقاله آورده‌ایم به صورت متنی آماده شده‌اند، اما خبر خوب این‌که انبوهی دوره آموزشی ویدیویی نیز داریم که کار را برای شما آسان می‌کنند. ضمنا اگر مایل هستید که پیش از آغاز به کار مروری اجمالی بر قابلیت‌های اکسل و کارکرد هر یک داشته باشید، مقاله «آموزش اکسل» دقیقا برای شما نوشته شده.
اکسل چیست و چه کاربردی دارد؟
پیش از هر چیز لازم است به ساده‌ترین و بنیادین‌ترین سوال ممکن پاسخ بدهیم. نرم‌افزار Microsoft Excel در دسته‌بندی برنامه‌های «صفحه گسترده» یا «Spreadsheet» قرار می‌گیرد. به کمک چنین برنامه‌هایی می‌توانید داده‌های خود را در سطرها و ستون‌های مختلف قرار دهید، آن‌ها را منظم کنید و حتی به پیاده‌سازی فرمول‌ها و محاسبات ساده یا پیچیده روی آن‌ها مشغول شوید. اما قابلیت‌های موجود در اکسل به همین موارد محدود نشده و می‌توان از آن برای ساخت جداول، نمودارها و فرمول‌ها و توابعی نیز استفاده کرد که محاسبات دشوار و تصویرسازی داده را امکان‌پذیر می‌سازند.
اکسل این امکان را فراهم کرده که انواع داده‌ها را (از قبیل متن، تصویر و حتی ویدیو) درون «دفتر کار» (Workbook) یا صفحه گسترده خود قرار دهید و هرجور که خود دوست دارید و لازم می‌بینید، آن‌ها را مدیریت کنید. بدین ترتیب، از اکسل می‌توان برای رسیدگی به امور گوناگونی از قبیل «مدیریت بودجه شخصی یا کاری»، «مدیریت فاکتورها و رسیدهای پرداخت»، «مدیریت پروژه‌ها، مشتریان و کارفرمایان»، «ساخت تقویم و برنامه‌ریزی»، «ساخت چک لیست و لیست وظایف» و حتی «انبارداری» استفاده کرد.
- مطلب پیش رو برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه پیشنهاد می‌شود: اکسل چیست؟ — کاربرد، مزایا، معایب و نحوه یادگیری
چگونه اکسل یاد بگیریم - مسیر یادگیری
در بخش نخست مقاله چگونه اکسل یاد بگیریم به سراغ موارد پایه‌ای می‌رویم که شما را با ساز و کارهای کلی اکسل آشنا می‌کنند و باعث می‌شوند یادگیری موارد پیشرفته‌تر آسان شوند. این نکات عمدتا بسیار ساده هستند، اما بسیار مهم است که تمامی آن‌ها را به صورت کامل فرا گرفته و تمرین کنید تا قادر به رسیدگی به وظایف پیچیده‌تر باشید.
ساخت کاربرگ و مدیریت آن
کاربرگ در واقع همان سندی است که شما درون نرم‌افزار اکسل باز کرده و صفحات گسترده و داده‌های خود را در آن وارد و مدیریت می‌کنید. بنابراین داریم راجع به اولین چیزی صحبت می‌کنیم که هنگام باز کردن نرم‌افزار اکسل با آن سر و کار خواهید داشت. رابط کاربری اکسل گرچه در نگاه نخست پیچیده و گیج‌کننده به نظر می‌رسد، اما واقعا سرراست از آب درآمده و فقط لازم است بدانید هر دکمه چه کار می‌کند و چطور می‌توان با استفاده از ترفندها و میانبرهای گوناگون، به هر ابزار دسترسی یافت.
اصطلاحات گوناگونی درون اکسل وجود دارد که به عنوان مثال می‌توان به «سلول‌ها»، «سطرها»، «ستون‌‌ها» و «ریبان» اشاره کرد. بدین ترتیب آشنایی با نحوه ساخت و مدیریت کاربرگ، آشنایی با رابط کاربری نرم‌افزار و در نهایت آشنایی با اصطلاحات اصلی، نخستین گام‌هایی خواهند بود که باید در این مسیر بردارید و دوره‌های آموزشی زیر به شما یاری خواهند رساند:
- فیلم‌های آموزش ایجاد و مدیریت کاربرگ در اکسل: این فیلم‌های آموزشی رایگان ابتدا شما را با مفهوم کاربرگ در اکسل و سپس چگونگی ویرایش داده‌های کاربرگ و حرکت میان آن‌ها آشنا می‌سازد. در ادامه نیز می‌توانید منتظر دروسی نظیر روش انتخاب سلول‌ها، نحوه مدیریت صفحه گسترده، محافظت از صفحه گسترده، پنهان کردن و موارد این چنینی باشید. این فیلم‌ها تنها ۲۴ دقیقه به طول می‌انجامند، اما انبوهی از اطلاعات ارزشمند را در اختیار شما می‌گذارند. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
- فیلم‌های آموزش داشبوردهای مدیریتی در اکسل: این فیلم‌های آموزشی با مدت زمان ۷ ساعت و ۳۵ دقیقه، دقیقا همان چیزی هستند که برای آشنایی جامع و کامل با اکسل نیاز دارید. این فیلم‌ها گستره وسیعی از موضوعات مانند فرمول‌نویسی، قالب‌بندی بندی شرطی، روش‌های رسم نمودار، داشبوردها و ابزارها را در بر می‌گیرند و بنابراین تا پایان دوره با برجسته‌ترین قابلیت‌های اکسل و نحوه استفاده از هر یک کاملا آشنا خواهید بود. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
- فیلم‌های آموزش ترفندهای کاربردی اکسل: با مدت‌زمانی نزدیک به ۲ ساعت، فیلم‌های آموزش ترفندهای کاربردی اکسل اساسا به شما کمک خواهند کرد که چالش‌های خود را به بهینه‌ترین و سریع‌ٰترین شکل ممکن از میان بردارید و در استفاده از اکسل به یک متخصص کامل تبدیل شوید. این فیلم‌ها در قالب دو درس تهیه شده‌اند. درس نخست شیوه کار با کاربرگ و تمام تنظیمات مربوط به آن را پوشش می‌دهد و درس دوم نیز با محوریت قالب‌بندی تهیه شده تا بتوانید صفحات گسترده خود را به بهترین شکل شخصی‌سازی کنید. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
استفاده از ریبان و نوار ابزار
اگر از ما بپرسید که باید چگونه اکسل یاد بگیریم، به شما خواهیم گفت که یکی از اولین گام‌ها، آشنایی با «ریبان» (Ribbon) و «نوار ابزار دسترسی سریع» (Quick Access) است که دو مرجع اصلی شما برای دسترسی یافتن به ابزارهای گوناگون در اکسل به حساب می‌آیند. بنابراین لازم است اندکی وقت گذاشته و خودتان را با آن‌ها آشنا کنید. درست مثل آنچه در دیگر ابزارهای خانواده آفیس یافت می‌شود، ریبان حاوی چند ده دکمه گوناگون می‌شود که از طریق «زبانه‌ها» یا «Tab» های مختلف در دسترس قرار می‌گیرند. وقتی دانشی کلی راجع به این داشته باشید که در «ریبان» و نوار «دسترسی سریع» چه گزینه‌هایی قرار گرفته، در مراحل بعدی راحت‌تر می‌توانید آنچه نیاز دارید را بیابید و به کار ببندید.
- فیلم‌های آموزش ابزارهای کاربردی در اکسل: جمع‌بندی و دسته‌بندی، مرتب‌سازی و فیلتر کردن، استفاده از دستورهای بدون فرمول‌نویسی و موارد مشابه، همگی از ابزارهایی هستند که تحلیل داده به کمک اکسل را برای شما آسان خواهند کرد. به این منظور مشاهده فیلم‌های آموزش ابزارهای کاربردی در اکسل را به شما پیشنهاد می‌کنیم تا بتوانید از طریق سرفصل‌های گوناگونی نظیر «ورود و کنترل مقادیر ورودی»، «محاسبات و کنترل آن‌ها»، «دسته‌بندی و مرتب‌سازی» و «ابزارهای مدل‌سازی در اکسل»، به بهترین شکل ممکن از توانایی‌هایی که در اختیارتان قرار گرفته سر در آورید. این فیلم‌ها ضمنا مدت‌زمانی معادل ۴ ساعت و ۶ دقیقه دارند. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
- فیلم‌های آموزش ترسیمات گرافیکی در اکسل: همینطور که مشغول به آموختن روش‌های مدیریت کاربرگ و نحوه استفاده از ابزارهای مختلف بودید، بد نیست که با چگونگی ترسیمات گرافیکی در اکسل نیز آشنا شوید. فیلم‌های آموزشی ترسیمات گرافیکی اکسل تنها ۲۲ دقیقه از وقت شما را گرفته و به صورت رایگان هم عرضه شده‌اند، اما در عوض شما را با ویژگی‌های مهمی نظیر «درج تصویر در کاربرگ»، «ترسیم خطوط و اشکال»، «قالب‌بندی اشکال ترسیمی و تصاویر» و بالاخره «استفاده از SmartArt» آشنا می‌کنند تا از همین ابتدای کار، توجهی ویژه به عناصر بصری صفحه گسترده خود نشان دهید و آن‌ها را دلچسب‌ٰتر کنید. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
ریاضیات ساده
بسیاری از کاربران بدین خاطر به سراغ نرم‌افزار اکسل می‌روند که بتوانند ریاضیات ساده یا پیچیده را در کمترین زمان ممکن و عمدتا به صورت خودکار به انجام برسانند. بنابراین شما نیز می‌توانید به عنوان یکی از نخستین گام‌ها، کارهای ساده مانند جمع، تفریق، ضرب، تقسیم و میانگین‌گیری را بیاموزید. مجله فرادرس در گستره وسیعی از مطالب خود به صورت جداگانه به تمامی این موارد پرداخته است. تمامی این مطالب شامل یک فیلم آموزشی نیز می‌شوند تا هرطور که خود راحت هستید دروس را فرا بگیرید.
- جمع در اکسل — از صفر تا صد + فیلم آموزش رایگان
- تفریق در اکسل — از صفر تا صد (+ دانلود فیلم آموزش رایگان)
- ضرب در اکسل — از صفر تا صد
- تقسیم در اکسل — از صفر تا صد
فرمول‌ها و توابع
مواردی که در بخش بالایی به آن‌ها پرداختیم، عناصر زیر مجموعه دو کارکرد بسیار مهم در اکسل به حساب می‌آیند: فرمول‌ها و توابع. فرمول‌نویسی در اکسل یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که می‌توانید هنگام کار با این ابزار به دست آورید و هرچه زمان بیشتری برای یادگیری و تمرین کردن آن بگذارید، هنگام کار با اکسل نیز توانمندی بیشتری از خود به نمایش خواهید گذاشت.
فرمول‌ها و توابع هم به شما اجازه می‌دهند که محاسباتی ساده درون سلول‌های خود داشته باشید و هم از فرمول‌های بسیار پیچیده‌ای استفاده کنید که پردازش داده‌های کلان و به ظاهر بی‌انتها را امکان‌پذیر می‌کنند. با دستیابی به این مهارت، شما به انتخاب نخست هر شرکت و کارآفرینی تبدیل خواهید شد که به صورت روزانه از اکسل استفاده می‌کند.
اگر فرمول‌ها و توابع کاملا برای شما تازگی دارند، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا به سراغ محاسباتی بسیار ساده بروید که مطابق بخش پیشین، ضرب، تقسیم، جمع و تفریق را در ساده‌ترین حالت ممکن شامل می‌شوند. سپس می‌توانید به سراغ توابعی (Functions) بروید که به صورت پیش‌فرض درون اکسل قرار گرفته‌اند و به شما در رسیدگی به امور گوناگون مانند یافتن داده، شمارش داده و دسته‌بندی داده یاری می‌رسانند. آموزش کار با برخی از پرکاربردترین توابع اکسل را در مقالات زیر خواهید یافت:
- تابع MATCH در اکسل — آموزش با مثال‌های کاربردی
- تابع IF در اکسل — به زبان ساده
- تابع VLOOKUP در اکسل و کاربردهای آن — راهنمای جامع
- تابع جمع بندی AGGREGATE در اکسل — راهنمای کاربردی
- فرمول نویسی در اکسل — به زبان ساده
- فرق فرمول و تابع در اکسل — به زبان ساده + فیلم آموزشی رایگان
- ۱۶ فرمول اکسل برای حل مشکلات روزمره (+ دانلود فیلم آموزش رایگان)
زمانی که با نوشتن فرمول‌ها احساس راحتی کنید، دیگر قادر به انجام تقریبا هرکاری در اکسل خواهید بود. از فرمول‌ها حتی می‌توان در «قالب‌بندی شرطی»، «نمودارها» و دیگر قابلیت‌های اکسل نیز استفاده کرد تا شکلی قدرتمندتر به خود بگیرند.
- فیلم‌های آموزش استفاده از توابع و فرمول‌نویسی: برخلاف آنچه در نگاه نخست به نظر می‌رسد، اکسل صرفا ابزاری برای ساخت جدول یا در نهایت رسم نمودار نیست. در واقع اصلی‌ترین علت شهرت اکسل، قدرت محاسباتی آن در عین سادگی پیاده‌سازی فرمول‌ها است. فرادرس در فیلم‌هایی آموزشی با مدت‌زمان ۵ ساعت و ۵۱ دقیقه، به سراغ دروسی از قبیل «ورود و ویرایش فرمول»، «توابع در اکسل» و «توابع خاص» می‌رود و هرآنچه لازم است در این باره بدانید را پوشش می‌دهد. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
قالب‌بندی شرطی
«قالب‌بندی شرطی» (Conditional Formatting) همانطور که از نامش پیداست به شما اجازه می‌دهد سلول‌ها را براساس اطلاعات موجود در آن‌ها قالب‌بندی و دچار تغییر کنید. مثلا فرض می‌کنیم می‌خواهید اعداد به خصوصی در صفحه گسترده خود را که بالاتر از میانگین هستند را علامت بزنید تا به شکلی برجسته به نمایش درآیند. در این حالت هیچ ابزاری بهتر از قالب‌بندی شرطی پیدا نخواهید کرد.
اما این تنها یک مثال بسیار ساده از انبوه کارهایی بود که می‌توانید با ویژگی قالب‌بندی شرطی به انجام برسانید. در واقع می‌توانید به تعیین شروطی بپردازید که نشان می‌دهند به یک هدف به خصوص دست یافته‌اید، یا ددلاین یک وظیفه به پایان رسیده تا حتی میزان فروش کسب‌وکار کمتر از بازه مشخصی شده است.
مطلب پیشنهادی برای مطالعه: قالب بندی شرطی (Conditional Formatting) با اکسل (+ دانلود فیلم آموزش گام به گام)
- فیلم‌های آموزش قالب‌بندی در اکسل: این فیلم‌ها که به صورت رایگان و با مدت‌زمان ۴۸ دقیقه در دسترس علاقه‌مندان قرار گرفته‌اند، هرآنچه لازم است راجع به قالب‌بندی در اکسل بدانید را پوشش می‌دهند. بدین ترتیب می‌توانید منتظر آشنایی با موضوعاتی نظیر «خط‌کشی و قالب‌بندی سلول، سطر و ستون»، «قالب‌بندی سلول‌های حاوی محتویات عددی»، «استفاده از سبک برای قالب‌بندی سریع»، «استفاده از Flash Fill برای بالا بردن سرعت وارد کردن دنباله‌ها» و قابلیت «Paste Special» و موارد مشابه باشید. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
رسم جدول
در ادامه مقاله چگونه اکسل یاد بگیریم باید گفت که به صورت کلی در ابزار اکسل مایکروسافت قادر به رسم دو نوع جدول هستید. نوع نخست، جداول عادی هستند که به شما اجازه می‌دهند قادر به منظم کردن داده‌های خود باشید و به شکلی بسیار ساده هم رسم می‌شوند.
از سوی دیگر نیز «جداول محوری» (Pivot Tables) را داریم که یکی از معرکه‌ترین ابزارهای اکسل به حساب می‌آیند. این جدول‌ها در اصل به شما در خلاصه کردن مجموعه داده‌های بزرگ کمک می‌کنند و باعث می‌شوند تمام این فرایند مثل آب خوردن باشد. از یک جدول محوری می‌توان به عنوان مثال برای خرد کردن فهرست‌های بزرگ فروش براساس منطقه یا حتی رسیدگی به آمار فروش یک محصول خاص در هر منطقه مشغول شد.
در مجموع جداول اکسل نه‌تنها بسیار قدرتمند هستند، بلکه به آسانی ساخته و مدیریت می‌شوند. مقالات و دوره‌های آموزشی فرادرس که در پایین آورده‌ایم، شما را در مسیر یادگیری این قابلیت‌ها یاری می‌کنند.
- ایجاد و رسم جدول در اکسل — به زبان ساده
- جدول محوری (Pivot Table) در اکسل ۲۰۱۹ (+ دانلود فیلم آموزش گام به گام)
رسم نمودار و تصویرسازی داده
اگر قرار باشد مطلب چگونه اکسل یاد بگیریم را با اشاره به یک قابلیت دیگر در این نرم‌افزار به پایان برسانیم، آن بدون هیچ تردید قابلیت رسم نمودار و تصویرسازی داده خواهد بود. نمودارها اصلی‌ترین ابزار شما برای بصری و قابل هضم‌تر کردن اطلاعات کلان به حساب می‌آیند و باعث می‌شوند بتوانید مفاهیم پیچیده را به ساده‌ترین شکل ممکن به مخاطبان خود انتقال دهید.
اکسل انبوهی نمودار مختلف با چیدمان و طراحی‌های گوناگون را در خود جای داده که هرکدام برای تصویرسازی شکل خاصی از داده به کار می‌آیند. بنابراین پیش از این‌که به سراغ رسم نمودار بروید، باید با کاربرد انواع نمودارها در اکسل آشنا شوید و بدانید هر نمودار در چه شرایطی مورد استفاده قرار می‌گیرد.
پس از این‌که از گزینه‌های موجود و میزان آزادی عمل خود باخبر شدید، کار کردن با نمودارهای اکسل بسیار آسان می‌شود. فرادرس در مقالات و دوره‌های آموزشی گوناگون خود به تفصیل این موضوع را پوشش داده و به عنوان مثال می‌توانید از مقاله جامع «رسم نمودار در اکسل» استفاده کنید که نحوه رسم تک‌تک نمودارهای موجود در اکسل را توضیح می‌دهد. اما اگر دوره‌های آموزشی ویدیویی را ترجیح می‌دهید نیز هیچ مشکلی نیست و می‌توانید به سراغ دوره‌هایی که در پایین معرفی کرده‌ایم بروید:
- فیلم‌های آموزش نمایش داده‌ها و ترسیم نمودار در اکسل: دکتر آرمان ری بد در فیلم‌هایی با مدت ۴ ساعت و ۵۸ دقیقه تمام نکات بنیادینی که باید راجع به نمایش داده و ترسیم نمودار در اکسل بدانید را آموزش می‌دهد. این فیلم‌ها ابتدا به شیوه رسم نمودار به کمک داده‌های ورودی می‌پردازد و در فصل‌های بعدی می‌توانید ویژگی‌های نمودارهای خود را دستخوش تغییر کنید. اگر بخواهیم دقیق‌تر باشیم، این فیلم‌ها سرفصل‌هایی نظیر «کاربرگ و انواع اطلاعات ورودی در سلول»، «ورود لیست و خصوصیات آن‌ها»، «انواع نمودارها و شیوه ایجاد نمودار» و «ویرایش نمودارها» را در بر می‌گیرند. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
- فیلم‌های آموزش رسم نمودارهای پیشرفته در اکسل: زمانی که تمام مقدمات لازم برای ترسیم نمودار را فرا گرفتید، با استفاده از فیلم‌های آموزش رسم نمودارهای پیشرفته با مدت‌زمان ۲ ساعت، می‌توانید مهارت‌های خود را یک گام فراتر ببرید و نمودارهایی حقیقتا تخصصی و جامع رسم کنید. این فیلم‌ها نگاهی دقیق‌تر و جامع‌تر به مواردی نظیر «ابزار سربرگ Developer»، «رسم نمودار Gauge»، «نمودار دایره‌ای پیشرفته»، «رسم نمودار Bullet» و «رسم نمودار با Error Bars» می‌اندازند. برای مشاهده فیلم‌ها + اینجا کلیک کنید.
