واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی – جامع + معرفی، ساختار و وظایف

واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی یکی از واحدهای سازمانی است که مسئولیت تهیه کردن برنامه‌های همسو با اهداف سازمانی، نظارت بر اجرای آن‌ها و تعیین بودجه‌های مالی یک سازمان را بر عهده دارد. با توجه به این نقش کلیدی، در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم که با نحوه فعالیت این واحد به طور کامل آشنا شویم؛ بنابراین در ابتدا معرفی کلی از آن ارائه داده و اهمیت حضور واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی در سازمان‌ها را بیان می‌کنیم.

در گام دوم به سراغ معرفی دقیق‌تر فعالیت و وظایف واحد برنامه ریزی و بودجه‌ریزی می‌رویم و با مواردی مانند پیش‌بینی مالی، مدل‌سازی مالی، تهیه و تدوین بودجه جامع و غیره آشنا می‌شویم. بررسی ساختار و جایگاه سازمانی واحد به ما کمک می‌کند تا نظم سازمانی را افزایش دهیم و در صورت کار کردن در این واحد، با جایگاه و حیطه اختیارات خود آشنا باشیم، بنابراین پیش از معرفی شاخص‌های کلیدی عملکرد به معرفی ساختار و جایگاه واحد پرداخته‌ایم.

معرفی واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

«واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی» (Planning and Budgeting Department) یکی از واحدهای سازمانی است که مسئولیت‌های متعددی بر عهده دارد اما به طور کلی می‌توان فعالیت‌های این واحد را در سه مورد زیر خلاصه کرد.

1. برنامه‌ریزی برای واحدهای مختلف به نحوی که فعالیت‌های واحدها همسو با اهداف سازمانی باشند.
2. این واحد بر شیوه اجرای برنامه‌ها نظارت دارد تا فرایندهای اجرایی درست پیش بروند.
3. واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی مسئولیت تعیین بودجه واحدهای مختلف، برنامه‌ها و پروژه‌های مختلف را نیز بر عهده دارد.

اهمیت فعالیت واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی را می‌توان در این موضوع دانست که فرایندهای برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی و پیش‌بینی‌های مالی و سازمانی به طور معمول برای تعیین و ترسیم اهداف مالی کوتاه‌مدت و بلندمدت یک سازمان هستند. برنامه‌ریزی چهارچوبی برای اهداف مالی یک کسب‌وکار فراهم می‌کند که در اکثر مواقع برای بازه‌ زمانی بین سه تا پنج سال آینده تعیین می‌شود. بودجه‌بندی شامل جزئیاتی در مورد شیوه اجرای ماه به ماه برنامه‌های تعیین شده است و به موارد زیر می‌پردازد.

• درآمد
• هزینه‌ها
• جریان نقدینگی بالقوه
• کاهش بدهی

با این توضیحات متوجه می‌شویم که بودجه‌بندی با شناسایی سرمایه فعلی و به دست آوردن تخمینی از هزینه‌ها، روند اجرا و سودهای احتمالی برنامه‌ها و سازمان را پیش‌بینی می‌کند. با توجه به اهمیت این بودجه‌ریزی برای شرکت‌ها، پیشنهاد می‌دهیم برای یادگیری اصولی روند بودجه‌ریزی عملیاتی از فیلم آموزش مقدماتی بودجه ریزی عملیاتی شرکت ها فرادرس استفاده کنید که لینک آن در کادر زیر درج شده است.

شرکت‌ها و سازمان‌ها به طور سنتی یک سال مالی را تعریف می‌کنند و برای آن سال برنامه‌ریزی مالی انجام می‌دهند. بودجه تعیین شده در این برنامه‌ریزی مالی ممکن است با توجه به درآمد واقعی اصلاح شود یا ممکن است برای ارزیابی و انطباق برنامه‌های سازمان، صورت‌های مالی با بودجه تعریف شده مقایسه شوند؛ انجام چنین فعالیت‌هایی بر عهده واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی و کارشناسان فعال در این واحد است.

در نهایت از پیش‌بینی‌های مالی و سازمانی نام بردیم که با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده در گذشته و مطالعه شرایط کنونی بازار هدف کسب‌و‌کار انجام می‌شود. در طی این مطالعات پیش‌بینی می‌شود که روند درآمدزایی سازمان در ماه‌ها یا سال‌های آینده چگونه خواهد بود.

یادگیری مدیریت مالی با فرادرس

مدیریت مالی یکی از مهم‌ترین ارکان هر سازمان یا شرکت است، زیرا دانش مالی و برنامه‌ریزی مالی به شرکت کمک می‌کند که به سمت اهداف خود حرکت کند و به سوددهی برسد. متخصصان مالی می‌توانند در رشته‌های مختلف حسابداری یا مدیریت مالی تحصیل کرده باشند اما به طور کل می‌توان گفت که بین دروس هر دو رشته شباهت‌هایی وجود دارد که باعث می‌شود به این نتیجه برسیم که داشتن توانایی‌های مشخصی برای هر فرد فعال در حوزه مالی ضروری است.

ما در این مطلب به معرفی واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی پرداخته‌ایم بنابراین کارشناسان و مدیران این واحد باید دانش کافی در زمینه مسائل مالی، ابزارهای مدیریت مالی و نحوه برنامه‌ریزی بهینه برای بودجه، سود، زیان و دیگر موارد را داشته باشند؛ یادگیری این اطلاعات و کسب چنین مهارت‌هایی نیازمند دسترسی به آموزش‌هایی اصولی و کاربردی است که توسط متخصصان باتجربه تهیه شده باشند، به همین دلیل فرادرس با شناسایی نیازهای افراد فعال در این زمینه شروع به تهیه و انتشار فیلم‌های آموزشی مختلفی کرده است که در ادامه تعدادی از آن‌ها را به شما معرفی می‌کنیم.

• فیلم آموزش اصول مدیریت مالی یک فرادرس
• فیلم آموزش مدیریت مالی و حسابداری پروژه‌ فرادرس
• فیلم آموزش تحلیل مالی با هوش مصنوعی ChatGPT به همراه مثال‌های عملی فرادرس
• فیلم آموزش اقتصاد سنجی فضایی و برآورد آن با استاتا Stata فرادرس

وظایف و فعالیت‌های واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی وظایف متعددی را بر عهده دارد که در ادامه با نه مورد از مهم‌ترین وظایف آن آشنا می‌شویم.

1. تهیه و تدوین بودجه جامع
2. تهیه گزارش بودجه و مدیریت آن
3. بازبینی بودجه پس از گذشت نیمی از سال مالی
4. پایش عملکرد سازمان و تیم‌های مختلف
5. تعیین بودجه چرخشی چند ساله
6. حصول اطمینان از پوشش داده شدن هزینه‌های جاری توسط منابع داخلی
7. تحقیق در مورد طرح‌های جدید و نوآوری‌ها
8. انجام پیش‌بینی‌های مالی
9. مدل‌سازی سناریوهای مالی مختلف

برای برنامه‌ریزی و تعیین بودجه فعالیت‌ها یا واحدهای سازمانی مختلف باید به بازه زمانی که بودجه برای آن بسته می‌شود توجه داشت، به عنوان مثال می‌توان ابتدا به این سوال پاسخ داد که برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی باید برای یک سال انجام شود یا برای بازه‌های زمانی سه ماهه یا حتی شش ماهه. نوشتن یک «برنامه بودجه» کارآمد در طی یک مسیر انجام می‌شود که در ادامه قدم به قدم این مسیر را با هم بررسی می‌کنیم.

• زمان‌بندی جلسات تعیین بودجه
• جمع‌آوری و تهیه گزارش‌هایی از سوابق مالی گذشته
• مشخص کردن اهداف مالی
• تدوین بودجه اولیه
• بازنگری بودجه اولیه
• تائید بودجه
• تهیه گزارش بودجه
• نظارت بر روند اجرا
• بازنگری در بودجه

تهیه و تدوین بودجه جامع

«بودجه جامع» (Master Budget) یک سند مالی است که اطلاعات کاملی در مورد میزان درآمد و هزینه‌های یک سازمان در طول یک سال مالی ارائه می‌دهد. در این سند به طور معمول اطلاعات مالی به صورت ماهانه یا فصلی درج شده است. علاوه بر این، ممکن است توضیحاتی در مورد این که بودجه تعیین شده چگونه می‌تواند به تحقق اهداف راهبردی سازمان کمک کند، در آن گنجانده شود.

هدف سازمان‌ها و شرکت‌ها از تدوین بودجه جامع، ردیابی هزینه‌ها و درآمدهای کل سازمان است، زیرا این بودجه حاصل جمع بودجه‌ واحدهای سازمانی یا پروژه‌های مختلف است. با توجه به این که بودجه‌ی جامع در طول سال ثابت باقی می‌ماند، امکان تحلیل واریانس را فراهم می‌سازد. در این‌جا منظور از تحلیل واریانس، تحلیل تفاوت میان درآمدها و هزینه‌های واقعی در مقایسه با برآوردهای اولیه است.

در بسیاری از شرکت‌ها، فرایند تدوین بودجه‌ی جامع با دریافت بازخورد از کارکنان و بازنگری در سطوح مختلف همراه است، همان‌طور که گفتیم تهیه و تدوین بودجه جامع بر عهده واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی است اما به طور معمول تصویب نهایی آن وظیفه مدیریت ارشد است.

پایش عملکرد سازمان

«پایش عملکرد» (Process Monitoring) بخش مهمی از تحلیل عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن است، زیرا به کسب‌و کار کمک می‌کند تا روند فعالیت‌های خود را تحت نظر داشته باشد و در مسیر فعالیت خود به طور پیوسته رشد کند. پایش عملکرد کسب‌و‌کار یک بازبینی و تحلیل فعالانه از اجرای فرایندهای مختلف سازمانی برای شناسایی و بررسی موارد زیر است.

• عوامل احتمالی کند کننده سرعت اجرای برنامه‌ها، پروژه‌ها و وظایف مختلف
• سازگاری‌ها
• فرصت‌های رشد

برای پایش عملکرد سازمانی از معیارهای اجرایی استفاده می‌شود تا بتوان میزان اثرگذاری فرایندهای اجرایی را اندازه‌گیری و تحلیل کرد، به این ترتیب با بهبود فرایندهای اجرایی می‌توان به سازمان در دستیابی به اهداف اصلی خود کمک قابل توجهی کرد. به طور کل پایش عملکرد سازمانی مزایای زیادی برای سازمان دارد که در ادامه تعدادی از آن‌ها را نام می‌بریم.

1. شناسایی و اجتناب از مشکلات احتمالی
2. اندازه‌گیری و اطمینان از سازگاری فرایندهای مختلف
3. صرفه‌جویی در زمان و منابع مالی به کمک وظایف بهینه شده

تعیین بودجه چرخشی چند ساله

«بودجه چرخشی» (Rolling Budget) نوعی خاص از بودجه‌بندی است که در طی آن به جای این که بودجه فقط یک بار در سال تنظیم شود، به صورت ماهانه یا فصلی به‌روزرسانی می‌شود. بودجه چرخشی هم‌زمان که از داده‌های پیشین استفاده می‌کند، نگاهی رو به آینده دارد و تمرکز آن بیشتر بر تصمیم‌گیری‌های کوتاه‌مدت و متناسب با شرایط فعلی است. این ویژگی باعث می‌شود که کارشناسان واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی بتوانند در طول سال مالی یا دوره‌های حسابداری، بودجه را متناسب با شرایط پیش آمده به نحوی بهینه تنظیم کنند.

حالا که با تعریف بودجه چرخشی آشنا شدیم می‌توانیم منظور از تعیین بودجه چرخشی چند ساله را بیان کنیم. بودجه چرخشی چند ساله نوعی سیستم بودجه‌ریزی است که در آن برنامه‌ریزی مالی برای چند سال آینده، به عنوان مثال ۳ تا ۵ سال، انجام می‌گیرد، اما این بودجه هر سال بازنگری و به‌روزرسانی می‌شود.

انجام پیش‌بینی‌های مالی

منظور از پیش‌بینی مالی شامل تحلیل داده‌ها و شرایط مالی گذشته، حال و آینده به‌منظور شکل‌دهی به تصمیم‌گیری‌ها و سیاست‌گذاری‌های راهبردی است. «پیش‌بینی‌های مالی» (Financial Forecasting)، چهارچوبی است که برآوردهایی از وضعیت‌های مالی گذشته، فعلی و آینده ارائه می‌دهد. فرایند پیش‌بینی‌های مالی در موارد متفاوتی به کسب‌و‌کارها کمک می‌کند، در ادامه به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. شناسایی هزینه‌ها و درآمدهای آینده که می‌توانند بر اهداف راهبردی، سیاست‌ها یا خدمات کوتاه‌مدت یا بلندمدت کسب‌و‌کار اثر بگذارند.
2. ارتباط واحد مالی یا واحد برنامه و بودجه با کل سازمان را تقویت می‌کند.
3. فرایند تصمیم‌گیری در بودجه‌ریزی سالانه را بهبود می‌بخشد.

مدل‌سازی سناریوهای مالی

«مدل‌سازی مالی» (Financial Modeling) فرایندی است که در طی آن خلاصه‌ای از هزینه‌ها و درآمدهای کمپانی است که به صورت «کاربرگ» (Spreadsheet) ارائه می‌شود و می‌توان از آن برای محاسبه تاثیر اتفاقات یا تصمیمات آینده بر کسب‌وکار استفاده کرد. مدل‌های مالی مزایای زیادی برای مدیران سازمان دارند، به عنوان مثال تحلیل‌گران مالی در اکثر مواقع از این مدل‌ها برای تجزیه، تحلیل و پیش‌بینی چگونگی اثر اتفاقات مختلف و تصمیم‌های مدیریت بر تغییرات سهام شرکت استفاده می‌کنند.

ساختار و جایگاه سازمانی واحد

واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی برای رسیدن به اهداف خود باید با تمام واحدهای سازمانی همکاری نزدیکی داشته باشد تا بتواند عملکرد مالی هر واحد را به طور دقیقی بسنجد و با توجه به میزان درآمد سازمان به واحدها و فعالیت‌های مختلف بودجه مورد نیاز را اختصاص دهد، اما ارتباط این واحد با واحد مالی یا واحد حسابداری بیش از دیگر واحدها است، زیرا کارشناسانی که مسئولیت برنامه‌ریزی سازمانی را برعهده دارند باید به داده‌های مالی واقعی دسترسی داشته باشند.

با توجه به فعالیت واحد برنامه‌ریزی و بودجه‌ریزی، این واحد یکی از واحدهایی است که به طور معمول در چارت سازمانی زیر نظر مدیر مالی یا معاونت مالی سازمان قرار دارد و در هنگامی که مدیران ارشد باید تصمیم‌گیری‌هایی مهم و اساسی داشته باشند، این واحد مدل‌ها و تحلیل‌های مالی مختلفی را در اختیار آن‌ها می‌گذارد.

مانند دیگر واحدهای سازمانی، واحد برنامه و بودجه نیز دارای جایگاه‌های شغلی متفاوتی است که متخصصان مختلف با مشغول شدن به کار شدن در آن‌ها وظایف متفاوتی را بر عهده می‌گیرند. از جمله عنوان‌های شغلی که برای این واحد تعریف شده‌اند، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد.

1. مدیر بودجه
2. کارشناس ارشد تحلیل مالی
3. کارشناس تحلیل مالی
4. کارشناس بودجه‌

مدیر بودجه

«مدیر بودجه» (Budget Manager) شخصی است که مدیریت امور مالی شرکت، به عنوان بخشی از مسئولیت‌های شغلی او شناخته می‌شود، بنابراین یکی از افرادی که عناوین شغلی زیر را دارند را می‌توان به عنوان مدیر بودجه نیز شناخت.

• «کنترل کننده‌های مالی» (Financial Controllers)
• کارشناس‌های «برنامه‌ریزی و تحلیل مالی» (FP&A)
• حسابداران
• «مدیر ارشد مالی» (CFO)

تمام افراد نام برده در بالا جزء واحدهای مالی شرکت هستند اما مدیر بودجه می‌تواند از واحدهای دیگر نیز باشد؛ به عنوان مثال سرپرستان تیم‌ها، مدیران واحدها و دیگر مدیران اجرایی مانند مدیر بازاریابی و مدیر IT می‌توانند در صورت لزوم مسئولیت مدیریت امور مالی را بر عهده بگیرند و به عنوان مدیر بودجه هم شناخته شوند. در مورد فعالیت‌های مدیران بودجه باید گفت که تفاوت‌هایی میان فعالیت‌های مدیران بودجه مختلف وجود دارد اما به طور کل وظایف مشابه آن‌ها را می‌توان شامل موارد زیر دانست.

• فرایند برنامه‌ریزی و تدوین بودجه را توسعه داده و بر آن نظارت دارند.
• درخواست‌های افراد یا تیم‌ها در زمینه بودجه را بررسی و تائید می‌کنند.
• منابع مالی را بین فعالیت‌‌ها، پروژه‌ها و افراد تقسیم می‌کنند.
• هزینه‌های خرج شده از بودجه‌ها را تحلیل می‌کند.
• بر اساس داده‌های هزینه‌کرد و عملکرد، بودجه‌ها را بهینه‌سازی می‌کنند.

مدیران بودجه‌ای که به کار خود مسلط هستند مهارت‌های تحلیل قوی و تفکر انتقادی سریع دارند. علاوه بر این می‌توان گفت که بهتران مدیران بودجه از فرایندهای شفاف و موثر برای تدوین و اجرای برنامه‌های بودجه استفاده کنند و به این منظور از اعضای تیم و پتانسیل‌های آن برای نوآوری در فرایند تعیین بودجه یا حتی تخصیص آن به موارد مختلف استفاده می‌کنند، این مدیران با به‌روزرسانی دانش خود به دنبال خودکارسازی بسیاری از فرایندها به کمک نرم‌افزارهای موجود نیز هستند و به این ترتیب باعث افزایش بهره‌وری تیم خود می‌شوند.

کارشناس تحلیل مالی

کارشناس تحلیل مالی یا «تحلیل‌گر مالی» (Financial Analyst) فردی است که وظایف متفاوتی برعهده دارد، در ادامه با این وظایف آشنا می‌شویم.

• ارزیابی داده‌ها و صورت‌های مالی
• تحلیل روندهای موجود در بازار و رشد بازار
• بررسی وضعیت مالی فعلی سازمان
• تعیین مدل‌های مالی برای پیش‌بینی عملکرد سازمان در آینده

با توجه به این وظایف متوجه می‌شویم که تحلیل‌گران مالی باید توانایی بالایی در ریاضیات، تحلیل داده و آمار داشته باشند.

کارشناس بودجه

کارشناس بودجه یا «تحلیل‌گر بودجه» (Budget Analyst) یکی از کارشناسان مالی سازمان است که وظیفه او بررسی و ارزیابی بودجه سازمان و بودجه‌های واحدها و ارائه پیشنهاداتی درباره شیوه تخصیص منابع مالی به پروژه‌ها، واحدها یا کل سازمان است. تحلیل‌گران بودجه بسته به میزان وسعت وظایفی که بر عهده دارند، ممکن است به‌صورت مستقل یا در قالب تیمی از مشاوران مالی فعالیت کنند. وظایف اصلی تحلیل‌گران مالی را می‌توان موارد زیر دانست.

1. نظارت بر هزینه‌های سازمانی
2. ارائه پیشنهاداتی برای تصمیم‌های مالی با استفاده از برآوردهای به دست آمده از بودجه
3. مدیریت درخواست‌های تامین مالی
4. شناسایی واحدهایی که در آن‌ها منابع به درستی استفاده نمی‌شوند.
5. همکاری با سایر واحدهای سازمان برای یافتن راهکارهایی جهت کاهش هزینه‌ها و افزایش کارآیی
6. ارائه پیشنهادهایی برای بهبود بهره‌وری سازمان

نقش تحلیلگر بودجه در سلامت مالی شرکت‌ها پررنگ است؛ زیرا آن‌ها کمک می‌کنند تا منابع مالی به‌درستی مدیریت شوند و سازمان در مسیر رشد مالی و استفاده موثر از منابع قرار گیرد.

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها مسئله آموزش سازمانی است، زیرا برای هماهنگی بین واحدهای مختلف نیازمند آموزش‌های حرفه‌ای نیروی انسانی است. سازمان‌های فعال در حوزه‌های مختلف نیازمند آموزش‌های متفاوتی هستند؛ به عنوان مثال گاهی سازمان‌های مالی اهداف متفاوتی نسبت به سازمان‌های فعال در حوزه تکنولوژی دارند، بنابراین دسترسی به آموزش‌های تخصصی اهمیت بالایی برای مدیران تصمیم گیرنده داشته و دارد.

فرادرس با در نظر گرفتن تمام نکات مهم در مورد نیاز سازمان‌ها، پلتفرم آموزش سازمانی خود را طراحی کرده و دوره‌های آموزشی آنلاین را با تخفیف‌های منحصر به فرد ارائه کرده است. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس اشاره می‌کنیم.

• کاهش خطاهای انسانی با افزایش علمی و مهارتی کارکنان
• ارتقای هم‌زمان مهارت‌های نرم و سخت کارکنان
• تامین نیاز به منابع انسانی متخصص با آموزش کارکنان
• افزایش بهره‌وری با استفاده از روش‌های بهینه و نوآورانه

علاوه بر این مزایای آموزشی، پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس دارای سه ویژگی کلیدی است که استفاده از آن را برای سازمان‌ها مقرون به صرفه می‌کند.

1. سنجش میزان پیشرفت مطالعاتی هر فرد
2. امکان تعریف کاربران نامحدود برای هر سازمان
3. دسترسی به ۵,۰۰۰+ عنوان آموزش در حوزه مهارت‌های نرم و سخت

شاخص کلیدی عملکرد واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

«شاخص کلیدی عملکرد» (Key Performance Indicator) معیاری برای تحت نظر داشتن عملکرد واحد بر اساس یک هدف مشخص در طول زمانی مشخص است. تعیین شاخص کلیدی عملکرد واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی برای ارزیابی پیشرفت در مسیر اهداف مالی و اطمینان از تخصیص موثر منابع ضروری است. اکثر این شاخص‌ها را می‌توان در دو دسته اصلی گروه‌بندی کرد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.

1. شاخص‌های کلیدی عملکرد مالی (Financial KPIs): این دسته از شاخص‌ها شامل مواردی مانند میزان پایبندی به بودجه، تحلیل واریانس، هزینه هر واحد، نسبت‌های سودآوری، جریان نقدینگی عملیاتی و سرمایه در گردش است.
2. شاخص‌های کلیدی عملکرد اجرایی (Operational KPIs): در این دسته از شاخص‌ها مواردی مانند دقت پیش‌بینی، زمان چرخه، تعداد بازبینی‌ها، کارآیی فرایند و میزان استفاده از منابع بررسی می‌شوند.

بجز مواردی که در این دو دسته ارزیابی می‌شوند، موارد دیگری مانند میزان رضایت کارمندان و بازخورد ذی‌نفعان‌ها نیز در هنگام بررسی عملکرد واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی مورد توجه قرار می‌گیرند. برای آن که با جزئیات هر دسته بیشتر آشنا شویم، در ادامه بخش‌هایی مجزا را به موارد نام برده شده اختصاص می‌دهیم.

میزان پایبندی به بودجه

واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی باید به نحوه برای واحدهای مختلف بودجه‌بندی کند که هزینه‌های واقعی سازمان و واحدها با بودجه تعیین شده تطابق داشته باشد، بنابراین در صورتی که میزان تطابق این دو مورد بالا باشد، می‌توان متوجه شد که این واحد مدیریت موثری بر بودجه‌ سازمان داشته و دارد.

تحلیل واریانس

در «تحلیل واریانس» (Variance Analysis) به بررسی تفاوت میان ارقام پیش‌بینی شده و ارقام واقعی مربوط به موارد زیر می‌پردازند.

• درآمد
• هزینه‌ها
• سایر شاخص‌های مالی

تحلیل واریانس به واحد کمک می‌کند تا میزان انحراف عملکرد از برنامه تعیین شده را مشخص کند.

هزینه هر واحد

«هزینه هر واحد» (Cost per Unit) به میزان هزینه‌ای اشاره دارد که سازمان یا شرکت برای تولید هر واحد از خدمت یا محصول خود متحمل می‌شود. این شاخص برای تصمیم‌گیری‌ در مورد قیمت و کنترل هزینه اهمیت زیادی دارد.

نسبت‌های سودآوری

نسبت‌هایی مانند حاشیه سود ناخالص، حاشیه سود خالص و «بازده حقوق صاحبان سهام» (Return On Equity | ROE) نقش واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی را در سودآوری کلی سازمان ارزیابی می‌کنند. برای آشنایی کامل با ماهیت و انواع نسبت‌های مالی، پیشنهاد می‌دهیم مطلب «نسبت های مالی چیست؟ – معرفی انواع و نحوه محاسبه» از مجله فرادرس را مطالعه کنید.

جریان نقدینگی عملیاتی

«جریان نقدینگی عملیاتی» (Operating Cash Flow | OCF) به کل سرمایه‌ای اشاره دارد که از طریق فعالیت‌های داخلی و معمول شرکت به دست می‌آید. این شاخص کلیدی عملکرد می‌تواند به مدیریت شرکت نشان دهد که آیا شرکت منابعی برای آغاز روند توسعه شرکت را در اختیا دارد یا نیاز است که هزینه‌ها کاهش یافته و جریان نقدینگی افزایش یابد.

سرمایه در گردش

«سرمایه در گردش» (Working capital) توانایی شرکت برای پرداخت تعهدات کوتاه‌مدت را نشان می‌دهد. این شاخص از طریق تفریق دارایی‌های جاری و بدهی‌های جاری محاسبه می‌شود.

دقت پیش‌بینی

منظور از دقت پیش‌بینی این است که باید میزان تطابق پیش‌بینی‌های واحد با نتایجی که در طی انجام فعالیت‌ها به دست می‌آیند، اندازه‌گیری شود؛ زیرا تعیین این مقدار می‌تواند به برنامه‌ریزی‌های موثر در آینده منتهی شود. علاوه بر آن به کمک نتایج به دست آمده در طی بررسی دقت پیش‌بینی‌های واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی می‌توان منابع حیاتی سازمان را به روش‌های نوین و کارآمدتری به برنامه‌های مختلف اختصاص داد.

زمان چرخه

به کمک این شاخص کلیدی عملکرد می‌توان متوجه شد که برای انجام فرایندهای خاص بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی چه مدت زمانی نیاز بوده است؛ هرچه زمان چرخه کوتاه‌تر باشد، کارآیی واحد بیشتر است.

تعداد بازبینی‌ها

این شاخص فراوانی اصلاحات بودجه را بررسی می‌کند. تعداد بالای بازبینی‌ها میتواند نشان دهنده ضعف در برنامه‌ریزی اولیه یا تغییرات غیرمنتظره در محیط کسب‌وکار باشد.

کارآیی فرایند

کارآیی فرآیند بهره‌وری فرایندهای بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی، مانند زمان تهیه بودجه را ارزیابی می‌کند.

میزان استفاده از منابع

این شاخص نیز نشان می‌دهد که منابع مختلف سازمان، یعنی نیروی انسانی، فناوری‌های موجود، داده‌های در دسترس و غیره، تا چه اندازه به‌صورت موثر در فرایند بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی به‌کار گرفته شده‌اند.

ابزارها و تکنولوژی های مورد نیاز واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

نرم‌افزارهای برنامه‌ریزی و بودجه‌ریزی ابزارهای بسیار مهمی هستند که به کسب‌و‌کارها کمک می‌کنند تا با استفاده از داده‌های گذشته و حال، به شیوه دقیق‌تری بودجه‌های سازمانی تعیین کنند و پیش‌بینی‌های مالی ارائه شده توسط واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی نیز قابل اتکاتر خواهند بود. کارشناسان این واحد می‌توانند با استفاده از این ابزارها، وظایفی مانند جمع‌آوری داده و تولید گزارش را به‌صورت خودکار انجام دهند، در نتیجه، خطاهای احتمالی کاهش می‌یابند و می‌توان زمان بیشتری را صرف فعالیت‌های دیگر کرد.

در هنگام انتخاب ابزارهای مناسب باید به این توجه کرد که بهترین ابزارها، می‌توانند با سایر سامانه‌ها هماهنگ شوند و امکان سازگاری سریع‌تر کسب‌وکار با تغییرات را فراهم می‌سازند. بنابراین کسب‌وکارها می‌توانند این ابزارها را برای ارائه اطلاعات مربوط به شرایط مالی فعلی و آینده به صورت مستمر به ذی‌نفعان به کار گیرند. نرم‌افزارهایی که برای بودجه‌بندی استفاده می‌شوند را می‌توان در دو گروه مختلف قرار داد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم.

1. «نرم‌افزارهای بودجه‌ریزی تجاری» (Business Budgeting Software)
2. «نرم‌افزارهای بودجه‌ریزی شخصی» (Personal Budgeting Software)

نرم افزارهای بودجه‌ریزی شخصی همان‌طور که از نام آن‌ها قابل پیش‌بینی است، برای افراد یا خانواده‌ها با هدف مدیریت درآمد، هزینه‌ها و پس‌اندازها طراحی شده‌اند. نرم‌افزارهای بودجه‌ریزی تجاری هدف اصلی ما در این مطلب هستند زیرا این نوع نرم‌افزارها به شرکت‌ها کمک می‌کند تا مخارج، درآمد و سایر مسائل مالی خود را تحت نظر داشته باشند و بر اساس آن‌ها برنامه‌ریزی کنند.

واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی می‌تواند به کمک داده‌های مربوط به امور مالی، بودجه ریزی واقع‌بینانه‌ای برای واحدها و به طور کلی، سازمان داشته باشد تا برنامه‌های طراحی شده علاوه بر هم‌راستایی با اهداف و اولویت‌های کسب و کار، متناسب با بودجه تعیین شده نیز باشند.

ویژگی های کلیدی نرم‌افزارهای بودجه بندی و پیش بینی مالی

بدون برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی دقیق و موثر، رشد و توسعه کسب‌وکار امری دشوار است. نرم‌افزارهای بودجه‌بندی و پیش‌بینی مالی در کنار دقت داده‌هایی که به آن‌ها ارائه می‌دهید، بر کیفیت برنامه‌ریزی و بودجه‌ریزی نهایی اثرگذار هستند؛ بنابراین انتخاب نرم‌افزارهای مناسب و به‌روز بسیار مهم است. در ادامه تعدادی از ویژگی‌هایی که باید در حین انتخاب تکنولوژی‌های واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی به آن‌ها توجه داشته باشیم را معرفی می‌کنیم.

1. اتوماسیون آسان و گردش‌کارهای مبتنی بر هوش مصنوعی
2. پیش‌بینی‌ها و بودجه‌بندی‌های چرخشی
3. قابلیت اتصال به ابزارهایی مانند «اکسل» (Excel) و «گوگل شیت» (Google Sheets)
4. تجزیه و تحلیل گزارش‌های مالی
5. داشتن داشبوردهایی برای شاخص کلیدی عملکرد مالی
6. برنامه ریزی مالی
7. مدل‌سازی مالی

نرم‌افزارهای گوناگونی تاکنون ساخته شده‌اند که همه یا بسیاری از این ویژگی‌ها را دارند، در این شرایط باید دقت بیشتری در انتخاب نرم‌افزارها گرفت بنابراین در ادامه به تعدادی از نکاتی می‌پردازیم که باید در حین انتخاب ابزارهای مناسب و کاربردی واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی به آن‌ها توجه داشته باشید.

• شناسایی نیاز‌ها: با شناخت کامل و دقیق نیازهای سازمان می‌توان فهرستی از نرم‌افزارهای مناسب را تهیه کرد.
• داشتن امکان اتصال به برنامه‌های دیگر مورد استفاده توسط سازمان: نرم‌افزار انتخابی باید بتواند در صورت لزوم با ابزارهای واحدهای دیگر مانند ابزارهای «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» (ERPs)، ابزارهای «مدیریت ارتباط با مشتری» (CRMs)، ابزارهای «انبار داده» (Data Warehouses) و غیره هماهنگ شده و به آن‌ها متصل شود.
• تجربه کاربری ساده: انتخاب نرم‌افزاری که رابط کاربری ساده داشته باشد، انتخاب بهتری نسبت به نرم‌افزارهای بسیار پیچیده است. در این مورد توجه داشته باشید که نرم‌افزارهای مختلف امکان پشتیبانی و آموزش را فراهم می‌کنند، بنابراین می‌توانید به کمک این شاخص، گزینه‌های نامطلوب را از فهرست خود کنار بگذارید.
• توسعه‌پذیری هم‌راستا با رشد سازمان: برای انتخاب نرم‌افزار باید اهداف بلندمدت سازمان را در نظر داشته باشید، زیرا نرم‌افزاری که بتواند همراه با رشد کسب‌وکار شما توسعه یابد و با افزایش حجم داده‌ها و پیچیدگی‌ها، عملکرد خود را حفظ کند، در درازمدت ارزش بیشتری نسبت به یک راه‌حل ارزان قیمت و موقتی خواهد داشت.

ابزارهای برنامه ریزی و بودجه ریزی شناخته شده

ابزارهای متعددی برای استفاده کسب‌و‌کارها به منظور برنامه‌ٰریزی و بودجه‌ریزی وجود دارند اما تعدادی از آن‌ها محبوبیت بیشتری میان کارشناسان مالی دارند، زیرا همان‌طور که در بخش پیش اشاره کردیم ویژگی‌هایی در ابزارهای بودجه‌بندی و پیش‌بینی مالی وجود دارند که باعث می‌شوند نیازهای گوناگون واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی پاسخ داده شود. در ادامه تعدادی از این ابزارها را معرفی می‌کنیم.

1. نرم‌افزار «مایکروسافت اکسل» (Microsoft Excel)
2. نرم‌افزار «کوئیک بوکس» (QuickBooks)
3. نرم‌افزار «زوهو بوکس» (Zoho Books)
4. نرم‌افزار «اکسیرو» (Xero)
5. نرم‌افزار «Sage Intacct»
6. نرم‌افزار «آناپلن» (Anaplan)
7. نرم‌افزار «تبلو» (Tableau)
8. نرم‌افزار «پرت‌مستر» (Pertmaster)

مهارت های مورد نیاز واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

در بخش قبل به بررسی اهمیت استفاده از نرم‌افزارهای مختلف در فرایندهای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی پرداختیم اما کارشناسان این واحد تنها نباید در استفاده از فناوری‌های روز متبحر باشند، بلکه مهارت‌های سخت و نرم زیادی هست که با توجه به اهمیت فعالیت این واحد می‌توان انتظار داشت که کارمندان این واحد به آن‌ها مسلط باشند.

منظور از مهارت‌های سخت، دانش فنی و تخصصی افراد است که در معرفی کارشناسان واحد برنامه و بودجه به مهارت‌های مورد نیاز برای هر یک از آن‌ها اشاره کردیم اما مهارت‌های نرم به مهارت‌های اجتماعی آن‌ها اشاره دارند؛ در ادامه تعدادی از مهم‌ترین مهارت‌های نرمی که باید در کارشناسان واحد برنامه‌ و بودجه ببینیم را معرفی می‌کنیم.

1. مهارت بالا در تحلیل و تفکر انتقادی
2. دقت و توجه بالا به جزئیات، به خصوص در حین کار با داده‌های مالی
3. توانایی گرفتن تصمیمات سریع و دقیق یا همان «هوش تجاری» (Business Acumen)
4. توانایی مذاکره
5. توانایی حل مسائل پیچیده مالی
6. بی‌طرفی و توانایی ارائه تحلیل‌های دقیق و مستند
7. توانایی برقراری موثر با دیگر همکاران سازمانی
8. مدیریت زمان
9. اخلاق حرفه‌ای

یادگیری روش برنامه ریزی و بودجه ریزی

به طور معمول واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی را در سازمان‌های بزرگ می‌بینیم، زیرا با توجه به گستردگی فعالیت‌های سازمانی باید از مزایای سیستم مدیریت عملکرد استفاده کرد. سیستم مدیریت عملکرد، ابزاری برای هدایت سازمان به سوی اهداف آن از طریق برنامه‌ریزی، کنترل و بهبود عملکرد است. در این فرایند، ابتدا اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین می‌شوند، سپس رصد عملکرد و مقایسه آن با KPI انجام می‌شود و در نهایت، با ارزیابی دوره‌ای عملکرد و شناسایی نقاط قوت و ضعف و فرصت‌ها و تهدیدها، اصلاح برنامه‌ها مورد بررسی قرار می‌گیرند. در فیلم‌های آموزشی زیر می‌توانید مواردی را یاد بگیرید که به شما برای رسیدن به سیستم مدیریت عملکرد کاربردی کمک می‌کنند.

• فیلم آموزش برنامه‌ ریزی، کنترل و ارزیابی عملکرد سازمان
• فیلم آموزش مقدماتی بودجه ریزی عملیاتی شرکت ها
• فیلم آموزش جامع برنامه ریزی تولید

برای برنامه‌ریزی و بودجه‌ریزی پروژه‌ها، می‌توان از نرم‌افزارهای مختلفی استفاده کرد که به نیازهای ما پاسخ می‌دهند. به عنوان مثال نرم‌افزار پرت‌مستر را می‌توان برای مدیریت ریسک پروژه استفاده کرد یا از مایکروسافت پروجکت می‌توان برای کنترل و برنامه ریزی پروژه‌های EPC استفاده کرد؛ بنابراین در ادامه لینک فیلم آموزش استفاده از این نرم‌افزارها را درج می‌کنیم.

• فیلم آموزش مدیریت ریسک پروژه با نرم افزار پرت مستر Pertmaster
• فیلم آموزش مقدماتی کنترل و برنامه ریزی پروژه های EPC با مایکروسافت پروجکت 

چالش های واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی

واحدهای برنامه ریزی و بودجه ریزی با چالش‌های متعددی روبه‌رو هستند که می‌توانند بر دقت و کیفیت کار این واحد اثر بگذارند. این چالش‌ها ممکن است مشکلات زیر را برای کل سازمان در پی داشته باشند.

1. بودجه‌بندی اشتباه
2. از دست دادن فرصت‌ها
3. جلوگیری از بهبود شرایط مالی شرکت

با توجه به دلایل فوق، می‌توان متوجه شد که شناخت چالش‌های واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی از اهمیتی غیرقابل انکار برخوردار است، به همین دلیل در ادامه با تعدادی از مهم‌ترین چالش‌هایی آشنا می‌شویم که کارشناس‌های این واحد با آن مواجه می‌شوند.

• زمان‌بر بودن فرایندهای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی
• پیش‌بینی و مدیریت تغییرات
• برقراری ارتباط و هماهنگ شدن با ذی‌نفعان
• دسترسی و کنترل محدود نسبت به شیوه اجرای برنامه‌ها و روند استفاده از بودجه
• منعطف نبودن سازمان یا واحدها نسبت به تغییرات
• اهداف مالی نامشخص سازمان

زمان‌بر بودن فرایندهای برنامه‌ریزی و بودجه‌بندی وابستگی بالایی به دقت داده‌های و اطلاعاتی دارد که در اختیار واحد قرار می‌گیرند.

جمع‌بندی

در این مطلب از مجله فرادرس با واحد برنامه ریزی و بودجه ریزی آشنا شدیم که یکی از واحدهای سازمان‌های بزرگ به حساب می‌آید، این واحد که ارتباط نزدیکی با واحد مالی و دیگر واحدهای سازمانی دارد با جمع‌آوری داده‌های مالی، پیش‌بینی شرایط بازار و با استفاده از روش‌های به روز برنامه‌ریزی، بودجه کل سازمان و واحدهای مختلف را تعیین می‌کند و برنامه‌ای جامع برای استفاده از این بودجه نیز ارائه می‌دهد.

واحد برنامه و بودجه به طور معمول زیر نظر مدیر مالی سازمان قرار دارد اما گزارش‌های مالی تهیه شده را در اختیار تمام مدیران ارشد سازمان قرار می‌دهد. ارتباط این واحد تنها به مدیران محدود نمی‌شود، زیرا کارشناسان برنامه و بودجه باید همکاری دقیقی با تمامی واحدها داشته باشند تا بتوانند داده‌های مورد نیاز خود را جمع‌آوری کرده و با بررسی آن‌ها، اهدافی قابل دستیابی برای خود تعیین کنند.

با توجه به اهمیت بالای فعالیت واحد برنامه و بودجه، شاخص‌های کلیدی عملکرد زیادی برای بررسی کیفیت فعالیت کارشناسان واحد تعریف شده است که آن‌ها را در دو دسته کلی زیر طبقه‌بندی می‌کنیم.

1. KPIهای مالی
2. KPIهای اجرایی

رسیدن به حد انتظارات تعیین شده توسط شاخص کلیدی عملکرد مستلزم دانش فنی بالای متخصصان این واحد و استفاده از ابزارهایی است که امروزه در به لطف پیشرفت تکنولوژی در اختیار این کارشناسان قرار دارد. با استفاده از نرم‌افزارهای مختلفی مانند اکسل می‌توان بسیاری از کارها مانند تحلیل داده‌های مالی را با سرعت بسیار بالاتری نسبت به زمانی که این ابزارها در دسترس نبودند، انجام داد.