تبدیل اکسل به گوگل شیت – راهنمای سریع و کاربردی
- روش دستی تبدیل اکسل به گوگل‌شیت با آپلود مستقیم در گوگل‌شیت را یاد میگیریم.
- روش دستی تبدیل اکسل به گوگل‌شیت با آپلود در گوگل‌درایو را می‌آموزیم.
- روش خودکار تبدیل اکسل به گوگل‌شیت از طریق تنظیمات گوگل‌درایو را فرا میگیریم.
- با محدودیت‌های تبدیل فایل اکسل به گوگل‌شیت آشنا خواهیم شد.
روش‌های تبدیل اکسل به گوگل شیت
اکسل نرم‌افزاری قدرتمند برای مدیریت و پردازش داده‌ها است که به‌خصوص در فایل‌های بزرگ و محاسبات پیچیده بهتر از گوگل‌شیت عمل می‌کند. در نقطه مقابل گوگل نرم‌افزاری مناسب‌تر برای انجام پروژه‌های تیمی و اشتراک‌گذاری تغییرات است. با تبدیل اکسل به گوگل شیت قابلیت‌های این دو نرم‌افزار با یکدیگر ترکیب می‌شوند. این کار از سه روش زیر انجام می‌گیرد.
- آپلود فایل اکسل در گوگل‌شیت
- آپلود فایل اکسل در گوگل‌درایو
- تغییر تنظیمات گوگل‌درایو
۱. آپلود فایل اکسل در گوگل‌شیت
ساده‌ترین راه برای تبدیل اکسل به گوگل شیت، آپلود مستقیم آن در فضای گوگل‌شیت است. این روش در حالتی که فقط یک فایل اکسل داریم و می‌خواهیم بلافاصله ویرایش آن را آغاز کنیم، بسیار مناسب است. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.
- ابتدا گوگل‌شیت را باز می‌کنیم و روی دکمه «Blank Spreadsheet» می‌زنیم.
- از زبانه «File» روی دکمه «Import» کلیک می‌کنیم.
- در پنجره باز شده به بخش «Upload» می‌رویم.
- با انتخاب دکمه «Browse» فایل مورد نظر را از کامپیوتر انتخاب می‌کنیم و روی دکمه «Open» می‌زنیم.
در این مرحله گوگل‌شیت چند گزینه را نشان می‌دهد که متداول‌ترین حالت‌های آن به شرح زیر است.
- «Create a New Spreadsheet»: فایل اکسل در یک فایل گوگل‌شیت جدید باز می‌شود. این گزینه رایج‌ترین انتخاب در تبدیل اکسل به گوگل شیت است.
- «Insert new sheet»: اگر یک یا چند فایل باز گوگل‌شیت داشته باشیم، با انتخاب این حالت شیت جدیدی برای آپلود فایل اکسل در کنار شیت‌های قبلی باز می‌شود.
- «Replace Spreadsheet»: فایل اکسل آپلود شده جایگزین یک فایل قبلی می‌شود.
یکی از این گزینه‌ها را به‌دلخواه انتخاب می‌کنیم و دکمه «Import data» را می‌زنیم.
- بعد از مشاهده تصویر زیر روی دکمه «Open now» می‌زنیم.
- با تکمیل مراحل فایل اکسل داخل گوگل‌شیت نمایش داده می‌شود.
در صورت نیاز می‌توانیم از زبانه «File» بخش «Rename» نام فایل را تغییر دهیم.
۲. آپلود فایل اکسل در گوگل درایو
مزیت این روش امکان مدیریت بهتر فایل‌های اکسل است. زیرا ابتدا فایل‌های اکسل در گوگل‌درایو ذخیره می‌شوند و بعد از آن می‌توانیم در هنگام نیاز آن‌ها را به گوگل‌شیت تبدیل کنیم. به این شکل سازمان‌دهی و به اشتراک گذاری فایل ها به‌خصوص در تعداد زیاد آسان‌تر است.
- از قسمت سمت راست کامپیوتر به فضای «Google Drive» می‌رویم.
- روی دکمه «New» کلیک می‌کنیم.
- به قسمت «File upload» می‌رویم.
- فایل مورد نظر را از کامپیوتر انتخاب می‌کنیم و دکمه «Open» را می‌زنیم.
- در این مرحله عبارت زیر نمایش داده می‌شود. برای باز کردن فایل در فضای گوگل‌شیت روی آن کلیک می‌کنیم.
- بعد از کلیک، فایل اکسل داخل گوگل‌شیت نمایش داده می‌شود.
- از زبانه «File» روی گزینه «Save as Google Sheet» می‌زنیم تا فایل داخل گوگل‌شیت ذخیره شود.
برای آشنایی کامل با گوگل درایو، پیشنهاد می‌کنیم مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید:
۳. تغییر تنظیمات گوگل درایو
اگر به شکل مرتب نیاز به تبدیل فایل اکسل به گوگل‌شیت داریم، فعال کردن تنظیمات گوگل‌درایو بهترین روش است. با این کار همه فایل‌های جدید اکسل کاملا خودکار به گوگل‌شیت تبدیل می‌شوند و نیازی به تنظیم دستی نداریم. این روش برای کاربران حرفه‌ای و شرکت‌ها بسیار مناسب است. برای تغییر تنظیمات گوگل‌درایو مراحل زیر را انجام می‌دهیم.
- گوگل‌درایو را باز می‌کنیم و از قسمت سمت راست بالای صفحه روی آیکون «Setting» می‌زنیم.
- در پنجره باز شده از بخش «General» و سپس قسمت «Uploads» می‌رویم و علامت مربوط به باکس «Convert uploads to Google Doc format» را می‌زنیم.
بعد از انجام تنظیمات، هر فایل اکسل آپلود شده در گوگل‌درایو به‌صورت خودکار به گوگل‌شیت تبدیل می‌شود.
یادگیری سایر قابلیت‌های گوگل‌شیت همراه با فرادرس
پیشنهاد اول برای شروع یادگیری مشاهده فیلم‌های منتخب آموزشی زیر است.
- فیلم آموزش مقدماتی گوگل‌شیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش پیشرفته گوگل‌شیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش تکمیلی گوگل‌شیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش فرمول‌نویسی در گوگل‌شیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش ساخت داشبورد مدیریتی در گوگل‌شیت همراه گواهینامه در فرادرس
همچنین در مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتری وجود دارد.
محدودیت‌های تبدیل اکسل به گوگل شیت
در فرایند تبدیل اکسل به گوگل شیت ممکن است برخی مواقع حالت‌هایی پیش آید که فایل اکسل بعد از تبدیل اجرا نشود. رایج‌ترین محدودیت‌ها به شرح زیر هستند.
- اگر در فایل اکسل از ماکروها استفاده کرده باشیم، بعد از تبدیل به گوگل‌شیت، اجرا نمی‌شوند.
- اگر فایل اکسل دارای لینک به فایل‌های اکسل دیگر باشد، بعد از تبدیل این لینک‌ها حذف می‌شوند.
- برخی نمودارهای رسم شده در کاربرگ اکسل بعد از تبدیل ممکن است درست کار نکنند یا نیاز به رسم مجدد داشته باشند.
- فایل‌های اکسل دارای رمز را نمی‌توانیم مستقیم به گوگل‌شیت تبدیل کنیم. در این حالت قبل از تبدیل لازم است رمز را حذف کنیم.
- بعد از انجام مراحل تبدیل، فایل‌های اکسل و گوگل‌شیت کاملا مستقل از یکدیگر عمل می‌کنند. بنابراین تغییرات انجام شده در گوگل‌شیت در فایل اکسل اصلی اعمال نمی‌شود. برای رفع این مشکل اگر چند نفر به‌صورت همزمان روی نسخه‌های مختلف فایل‌ها کار می‌کنند، باید تغییرات را دستی اعمال کنند. همچنین بهتر است بعد از تبدیل فایل اکسل به گوگل شیت همه اعضای تیم از یک نسخه یکسان استفاده کنند.
جمع‌بندی پایانی
مطالب مجله فرادرس را در جستجوی گوگل سریع‌تر ببینید
