تبدیل اکسل به گوگل شیت – راهنمای سریع و کاربردی
تبدیل فایلهای اکسل به Google Sheets امکان دسترسی همزمان، ویرایش و انجام تغییرات همه کاربران به فایلها را فراهم میکند. با این کار اعضای یک تیم که روی پروژهای مشترک کار میکنند، میتوانند از دستگاه خود در هر زمان به فایلهای اکسل دسترسی داشته باشند. برای تبدیل اکسل به گوگل شیت نیازی به نصب نرمافزار نداریم و این کار را با استفاده از آپلود مستقیم فایل اکسل یا سایر سرویسهای گوگل مانند گوگلدرایو انجام میدهیم. در این مطلب از مجله فرادرس سه روش دستی و خودکار تبدیل فایل اکسل به گوگل شیت را به شکل تصویری یاد میگیریم.
- روش دستی تبدیل اکسل به گوگلشیت با آپلود مستقیم در گوگلشیت را یاد میگیریم.
- روش دستی تبدیل اکسل به گوگلشیت با آپلود در گوگلدرایو را میآموزیم.
- روش خودکار تبدیل اکسل به گوگلشیت از طریق تنظیمات گوگلدرایو را فرا میگیریم.
- با محدودیتهای تبدیل فایل اکسل به گوگلشیت آشنا خواهیم شد.
روشهای تبدیل اکسل به گوگل شیت
اکسل نرمافزاری قدرتمند برای مدیریت و پردازش دادهها است که بهخصوص در فایلهای بزرگ و محاسبات پیچیده بهتر از گوگلشیت عمل میکند. در نقطه مقابل گوگل نرمافزاری مناسبتر برای انجام پروژههای تیمی و اشتراکگذاری تغییرات است. با تبدیل اکسل به گوگل شیت قابلیتهای این دو نرمافزار با یکدیگر ترکیب میشوند. این کار از سه روش زیر انجام میگیرد.
- آپلود فایل اکسل در گوگلشیت
- آپلود فایل اکسل در گوگلدرایو
- تغییر تنظیمات گوگلدرایو
گوگلشیت قابلیتهای دیگری مانند فرمولنویسی و تنظیمات پیشرفته برای قالببندی شرطی یا طراحی داشبوردهای مدیریتی نیز دارد که انجام کارها را سادهتر و سریعتر میکند. بنابراین پیشنهاد میکنیم در کنار مطالعه ادامه مطلب فیلم آموزش مقدماتی گوگلشیت در فرادرس را نیز مشاهده کنید که لینک آن در زیر آورده شده است. همچنین، فیلم آموزش پیشرفته گوگل شیت در فرادرس و فیلم آموزش تکمیلی گوگلشیت در فرادرس سطح حرفهایتر کار با این ابزار هستند.
۱. آپلود فایل اکسل در گوگلشیت
سادهترین راه برای تبدیل اکسل به گوگل شیت، آپلود مستقیم آن در فضای گوگلشیت است. این روش در حالتی که فقط یک فایل اکسل داریم و میخواهیم بلافاصله ویرایش آن را آغاز کنیم، بسیار مناسب است. برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم.
- ابتدا گوگلشیت را باز میکنیم و روی دکمه «Blank Spreadsheet» میزنیم.
- از زبانه «File» روی دکمه «Import» کلیک میکنیم.
- در پنجره باز شده به بخش «Upload» میرویم.
- با انتخاب دکمه «Browse» فایل مورد نظر را از کامپیوتر انتخاب میکنیم و روی دکمه «Open» میزنیم.
در این مرحله گوگلشیت چند گزینه را نشان میدهد که متداولترین حالتهای آن به شرح زیر است.
- «Create a New Spreadsheet»: فایل اکسل در یک فایل گوگلشیت جدید باز میشود. این گزینه رایجترین انتخاب در تبدیل اکسل به گوگل شیت است.
- «Insert new sheet»: اگر یک یا چند فایل باز گوگلشیت داشته باشیم، با انتخاب این حالت شیت جدیدی برای آپلود فایل اکسل در کنار شیتهای قبلی باز میشود.
- «Replace Spreadsheet»: فایل اکسل آپلود شده جایگزین یک فایل قبلی میشود.
یکی از این گزینهها را بهدلخواه انتخاب میکنیم و دکمه «Import data» را میزنیم.
- بعد از مشاهده تصویر زیر روی دکمه «Open now» میزنیم.
- با تکمیل مراحل فایل اکسل داخل گوگلشیت نمایش داده میشود.
در صورت نیاز میتوانیم از زبانه «File» بخش «Rename» نام فایل را تغییر دهیم.
برای نصب اپلیکیشن رایگان مجله فرادرس، کلیک کنید.
۲. آپلود فایل اکسل در گوگل درایو
مزیت این روش امکان مدیریت بهتر فایلهای اکسل است. زیرا ابتدا فایلهای اکسل در گوگلدرایو ذخیره میشوند و بعد از آن میتوانیم در هنگام نیاز آنها را به گوگلشیت تبدیل کنیم. به این شکل سازماندهی و به اشتراک گذاری فایل ها بهخصوص در تعداد زیاد آسانتر است.
- از قسمت سمت راست کامپیوتر به فضای «Google Drive» میرویم.
- روی دکمه «New» کلیک میکنیم.
- به قسمت «File upload» میرویم.
- فایل مورد نظر را از کامپیوتر انتخاب میکنیم و دکمه «Open» را میزنیم.
- در این مرحله عبارت زیر نمایش داده میشود. برای باز کردن فایل در فضای گوگلشیت روی آن کلیک میکنیم.
- بعد از کلیک، فایل اکسل داخل گوگلشیت نمایش داده میشود.
- از زبانه «File» روی گزینه «Save as Google Sheet» میزنیم تا فایل داخل گوگلشیت ذخیره شود.
برای آشنایی کامل با گوگل درایو، پیشنهاد میکنیم مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید:
۳. تغییر تنظیمات گوگل درایو
اگر به شکل مرتب نیاز به تبدیل فایل اکسل به گوگلشیت داریم، فعال کردن تنظیمات گوگلدرایو بهترین روش است. با این کار همه فایلهای جدید اکسل کاملا خودکار به گوگلشیت تبدیل میشوند و نیازی به تنظیم دستی نداریم. این روش برای کاربران حرفهای و شرکتها بسیار مناسب است. برای تغییر تنظیمات گوگلدرایو مراحل زیر را انجام میدهیم.
- گوگلدرایو را باز میکنیم و از قسمت سمت راست بالای صفحه روی آیکون «Setting» میزنیم.
- در پنجره باز شده از بخش «General» و سپس قسمت «Uploads» میرویم و علامت مربوط به باکس «Convert uploads to Google Doc format» را میزنیم.
بعد از انجام تنظیمات، هر فایل اکسل آپلود شده در گوگلدرایو بهصورت خودکار به گوگلشیت تبدیل میشود.
در صورت تمایل به یادگیری ترفندها یکار با گوگلدرایو پیشنهاد میکنیم فیلم آموزش گوگلدرایو در فرادرس را مشاهده کنید.
یادگیری سایر قابلیتهای گوگلشیت همراه با فرادرس
گوگلشیت قابلیتهای دیگری مانند فرمولنویسی، قالببندی شرطی، تنظیم محدودیت دسترسی، درج کامنت دارد که با یادگیری آنها میتوانیم فرایند انجام پروژههای تیمی در این فضا را حرفهایتر کنیم. برای دسترسی آسانتر به این قابلیتها مجموعه فیلمهای آموزشی تهیه شده در فرادرس راهنمای خوبی در مسیر یادگیری است. این فیلمهای آموزشی از سطح مقدماتی تا پیشرفته همه نیازهای علاقهمندان را پوشش میدهد. همچنین، دریافت گواهینامه دوزبانه معتبر و طرح اشتراک فرادرس امکانات ویژه برای تکمیل مسیر است.
پیشنهاد اول برای شروع یادگیری مشاهده فیلمهای منتخب آموزشی زیر است.
- فیلم آموزش مقدماتی گوگلشیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش پیشرفته گوگلشیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش تکمیلی گوگلشیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش فرمولنویسی در گوگلشیت همراه گواهینامه در فرادرس
- فیلم آموزش ساخت داشبورد مدیریتی در گوگلشیت همراه گواهینامه در فرادرس
همچنین در مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتری وجود دارد.
محدودیتهای تبدیل اکسل به گوگل شیت
در فرایند تبدیل اکسل به گوگل شیت ممکن است برخی مواقع حالتهایی پیش آید که فایل اکسل بعد از تبدیل اجرا نشود. رایجترین محدودیتها به شرح زیر هستند.
- اگر در فایل اکسل از ماکروها استفاده کرده باشیم، بعد از تبدیل به گوگلشیت، اجرا نمیشوند.
- اگر فایل اکسل دارای لینک به فایلهای اکسل دیگر باشد، بعد از تبدیل این لینکها حذف میشوند.
- برخی نمودارهای رسم شده در کاربرگ اکسل بعد از تبدیل ممکن است درست کار نکنند یا نیاز به رسم مجدد داشته باشند.
- فایلهای اکسل دارای رمز را نمیتوانیم مستقیم به گوگلشیت تبدیل کنیم. در این حالت قبل از تبدیل لازم است رمز را حذف کنیم.
- بعد از انجام مراحل تبدیل، فایلهای اکسل و گوگلشیت کاملا مستقل از یکدیگر عمل میکنند. بنابراین تغییرات انجام شده در گوگلشیت در فایل اکسل اصلی اعمال نمیشود. برای رفع این مشکل اگر چند نفر بهصورت همزمان روی نسخههای مختلف فایلها کار میکنند، باید تغییرات را دستی اعمال کنند. همچنین بهتر است بعد از تبدیل فایل اکسل به گوگل شیت همه اعضای تیم از یک نسخه یکسان استفاده کنند.
جمعبندی پایانی
تبدیل فایلهای اکسل به گوگلشیت یکی از روشهای کاربردی برای ویرایش همزمان و انجام تغییرات فایل های اکسل از طریق فضای اشتراکی گوگلشیت است. در این مطلب از مجله فرادرس روش تبدیل دستی اکسل به گوگل شیت از طریق وارد کردن مستقیم فایل در گوگلشیت و گوگلدرایو را یاد گرفتیم. همچنین برای تبدیل فایلهای زیاد اکسل نیز روش خودکار از طریق تغییر تنظیمات گوگلداریو را نیز توضیح دادیم. با توجه به قابلیتهای بسیار گوگلشیت به خصوص در انجام پروژههای مشترک تیمی، علاقهمندان میتوانند برای یادگیری تکمیلی مجموعه فیلم آموزش گوگلشیت در فرادرس را مشاهده کنند.
