فرادرسبرنامه ریزی عملیاتی چیست؟ – به زبان ساده + اهمیت و کاربرد
هر فرد یا سازمان برای آینده خود چشم‌اندازی در نظر دارد که به منظور دستیابی به آن، مجموعه اهدافی را دنبال میکند. رسیدن به این اهداف نیازمند شناخت انواع برنامه ریزی و برنامه عملیاتی درستی است که تحقق به‌موقع آن‌ها را تضمین کند. در این مطلب ضمن پاسخ به این پرسش که برنامه ریزی عملیاتی چیست ، به اهمیت و گام‌های انجام آن نیز می‌پردازیم.
برنامه ریزی عملیاتی چیست ؟
فرآیند تدوین برنامه عملیاتی، شامل تعیین مراحل یا وظایف لازم برای دستیابی به هدف را برنامه ریزی عملیاتی می‌گویند. برنامه ریزی عملیاتی یکی از اجزای مهم برنامه ریزی استراتژیک است که به تقویت کار گروهی منجر می‌شود.
برنامه ریزی عملیاتی نه‌تنها در مدیریت پروژه‌های شرکتی و سازمانی، بلکه برای دستیابی به اهداف شخصی هم مورد استفاده قرار می‌گیرد. در واقع افراد هم مانند شرکت‌ها می‌توانند برای دستیابی به اهداف خود، برنامه عملیاتی تدوین کرده و بر اساس آن فعالیت کنند.
اجزای برنامه عملیاتی
اجزای برنامه عملیاتی از قرار زیر هستند:
- شرح کامل از هدفی که باید محقق شود
- وظایف یا مراحلی که باید برای رسیدن به هدف انجام یا طی شوند
- افرادی که باید هریک از وظایف را انجام دهند
- زمان‌بندی مناسب برای انجام وظایف
- منابع لازم برای انجام وظایف
- مقیاس‌های ارزیابی پیشرفت
در برنامه ریزی عملیاتی، تمامی موارد به‌صورت چک‌لیست فهرست می‌شوند تا مشاهده پیشرفت کارها ساده‌تر شده و ادامه برنامه ریزی را راحت‌تر کند. توجه داشته باشید که برنامه عملیاتی ثابت نیست و با توجه به شرایط و رخدادهای درونی و بیرونی، ممکن است نیازمند اصلاحاتی باشد.
اهمیت برنامه ریزی عملیاتی چیست ؟
بعضی اوقات افراد یا کسب‌وکارها پیش از آغاز کار یا پروژه خود، برنامه عملیاتی خاصی ندارند که به همین خاطر اغلب در مسیر به مشکل برخورده یا کلاً شکست می‌خورند. برنامه ریزی عملیاتی از عدم موفقیت جلوگیری میکند. به قول بنجامین فرانکلین (از بنیان‌گذاران ایالات متحده) اگر برنامه نداشته باشید، برای شکست برنامه ریزی کرده‌اید.
برنامه ریزی عملیاتی باعث می‌شود مسیر مشخصی برای دستیابی به هدف وجود داشته باشد. با یک برنامه عملیاتی صحیح و موثر، تمرکز روی هدف تقویت شده و کارایی افزایش پیدا میکند. از فواید برنامه ریزی عملیاتی می‌توان به این موارد اشاره کرد:
- جهت حرکت را به‌صورت شفاف نشان می‌دهد. از آنجا که برنامه عملیاتی گام‌های لازم و زمان انجام آن‌ها را مشخص میکند، دقیقاً می‌دانیم که چه کاری باید انجام دهیم.
- مشخص کردن اهداف کوتاه‌مدت و مکتوب کردن آن‌ها باعث می‌شود در طول اجرای پروژه انگیزه و تعهد لازم حفظ شود.
- برنامه عملیاتی امکان مشاهده پیشرفت امور را فراهم میکند.
- با توجه به اینکه تمامی گام‌ها در برنامه ریزی عملیاتی مکتوب می‌شوند، می‌توان وظایف مختلف را بر اساس اهمیت و کار لازم جهت دستیابی، اولویت‌بندی کرد.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی
شاید در ظاهر تدوین برنامه عملیاتی ساده به نظر برسد. اما برای برنامه ریزی صحیح، باید گام‌های لازم به ترتیب طی شوند تا نتیجه مطلوب به دست آید. در ادامه مراحل برنامه ریزی عملیاتی را باهم مرور می‌کنیم:
گام اول: هدف نهایی را مشخص کنید
اگر دقیقاً ندانید به دنبال چه هستید، شکست حتمی است. می‌خواهید فعالیت جدیدی آغاز کنید؟ اول ببینید کجا هستید و به کجا می‌خواهید برسید. مسئله‌ای را باید حل کنید؟ موقعیت را سنجیده و راه‌حل‌های ممکن را بیابید و اولویت‌بندی کنید.
پس از روشن شدن وضعیت کنونی، اهداف خود را نوشته و پیش از اینکه به گام بعدی بروید، الگوی SMART را برای اهداف خود پیاده‌سازی کنید. این الگو شامل معیارهای زیر برای اهداف است:
- مشخص: هدف باید کاملاً شفاف و واضح باشد.
- قابل اندازه‌گیری: اهدافی که تعیین می‌شوند باید با مقیاس‌های مشخصی قابل اندازه‌گیری باشند.
- قابل دستیابی: هدف نباید بلندپروازانه یا خارج از توان فرد یا شرکت باشد.
- مرتبط: اهداف باید با هم و با چشمانداز نهایی هم‌راستا باشند.
- زمان‌دار: هر هدفی باید زمان دستیابی مشخصی داشته باشد.
گام دوم: فهرستی از گام‌های موردنیاز برای رسیدن به هدف تهیه کنید
وقتی هدف مشخص شد، برای تحقق آن چه باید کرد؟ اولین کار تهیه فهرستی از کارها و وظایفی است که باید انجام شوند. در این فهرست علاوه بر شرح وظیفه، افراد مسئول و زمان انجام هر کار هم باید مشخص شود.
نکته مهم در تهیه لیست مذکور، اطلاع همه افراد حاضر در پروژه از محتوای آن است. از این طریق هر کسی دقیقاً از نقش خود آگاه شده و در جریان فرآیند انجام کارها قرار می‌گیرد.
توجه داشته باشید که هر کار یا وظیفه‌ای کاملاً واضح توصیف شده باشد. هرکدام از کارها که به نظر سنگین یا پیچیده هستند باید به کارهای کوچک‌تر تقسیم شوند تا مسئول مربوطه بتواند در زمان مشخص آن را انجام دهد.
گام سوم: وظایف را اولویت‌بندی و زمان‌بندی کنید
پس از تهیه فهرست، با نگاهی دوباره به آن باید وظایف مختلف را اولویت‌بندی کرد. ار آنجا که ممکن است بعضی امور پیش‌نیاز بعضی دیگر باشند، در این مرحله ترتیب صحیح انجام کارها مشخص می‌شود.
پس از اولویت‌بندی، برای هر کار باید زمان انجام در نظر گرفته شود. برای تعیین زمان، حتماً با کسی که قرار است آن وظیفه را انجام دهد مشورت کنید تا زمان تعیین‌شده، مبتنی بر ظرفیت‌های فردی و تخصصی وی تنظیم شود. با این کار احتمال عقب ماندن کارها کاهش خواهد یافت.
گام چهارم: اهداف کوتاه‌مدت تعیین کنید
رسیدن به اهداف اصلی ممکن است زمان‌بر باشد. این موضوع ممکن است از طرفی باعث تضعیف روحیه افراد شده یا از طرف دیگر، حس وقت داشتن را به ایشان منتقل کند. برای جلوگیری از این موارد، بهتر است در مسیر دستیابی به هدف اصلی، اهداف کوتاه‌مدتی تعریف شود تا همکاران و فعالان در پروژه، برای دستیابی به این اهداف تلاش کرده و انگیزه خود را حفظ کنند.
برای تعیین اهداف کوتاه‌مدت، از هدف اصلی شروع کرده و کم‌کم به عقب بیایید. حفظ فاصله زمانی مناسب بین اهداف کوتاه‌مدت ضروری بوده و فواصل نباید خیلی طولانی یا خیلی کوتاه باشند. فاصله دو هفته‌ای بین اهداف اغلب پیشنهاد مناسبی است.
گام پنجم: منابع موردنیاز را شناسایی کنید
قبل از شروع هر پروژه‌ای، در اختیار داشتن منابع لازم برای انجام آن الزامی است. پس اگر با بررسی موضوع متوجه کمبود برخی منابع شدید، در گام اول باید برای تامین آن‌ها برنامه ریزی کنید. این مسئله خصوصاً شامل هزینه مالی امور شده و می‌توانید در برنامه عملیاتی خود، یک ستون هم به هزینه انجام هر وظیفه اختصاص دهید تا دید بهتری نسبت به کارهای لازم برای دستیابی به اهداف داشته باشید.
گام ششم: برنامه عملیاتی را ترسیم کنید
هدف از این گام تهیه برنامه به شکلی است که همه افراد با یک نگاه متوجه آن شده و به‌راحتی قابل اشتراک‌گذاری باشد. فرقی ندارد که برنامه عملیاتی خود را به‌صورت جدول یا فلوچارت یا هر شکل دیگری تدوین می‌کنید. محتوای برنامه باید به سادگی قابل فهمیدن باشد.
مستندات نهایی برنامه عملیاتی در کنار نمایش دقیق وظایف، زمان انجام، هزینه و سایر موارد موردنظر، باید در اختیار همه اعضای تیم قرار گرفته و از طرف دیگر جهت اصلاحات آتی، قابل ویرایش باشند.
گام هفتم: پایش، ارزیابی و به‌روزرسانی
همواره بخشی از زمان خود را به کنترل و ارزیابی پیشرفت کار و نحوه عملکرد تیم اختصاص دهید. مثلاً می‌توانید وظایفی که انجام شده‌اند را در برنامه عملیاتی به ترتیب علامت‌دار کنید تا مسیر دستیابی به هدف برای همه اعضا مشخص شود.
چنین کاری باعث می‌شود وظایفی که تاخیر دارند یا انجام نشده‌اند هم مشخص شوند. دلیل تاخیر یا عدم انجام را شناسایی کرده و راهکار مناسب جهت رفع مشکل را پیدا کنید. سپس با توجه به تغییرات، برنامه عملیاتی هم به‌روزرسانی می‌شود.
تفاوت برنامه ریزی عملیاتی و استراتژیک
پیش از این در مجله فرادرس با برنامه ریزی استراتژیک آشنا شدیم و می‌دانیم که برای تدوین برنامه‌های بلندمدت به کار می‌رود. در برنامه ریزی استراتژیک، مجموعه اهداف سازمان برای چند سال آینده تعریف شده و چشم‌اندازها مشخص می‌شوند. اما برای رسیدن به هر هدف، نیازمند برنامه اجرایی مخصوصی هستیم که این امر از طریق برنامه ریزی عملیاتی انجام می‌شود.
مثال برنامه ریزی عملیاتی
با توجه به توضیحاتی که مطرح شد، در ادامه چند مثال برنامه عملیاتی ساده جهت الگوبرداری آورده شده است.
برنامه عملیاتی تجاری
نمونه برنامه عملیاتی تجاری در زیر آورده شده است.
برنامه عملیاتی بازاریابی
نمونه برنامه عملیاتی بازاریابی در زیر آورده شده است.
برنامه عملیاتی استراتژیک
نمونه برنامه عملیاتی استراتژیک در زیر آورده شده است.
سخن پایانی
برنامه ریزی عملیاتی مسیر رسیدن به هدف را روشن میکند. چشمانداز را به اهداف مشخص و قابل دستیابی تبدیل کرده و گام‌های تحقق آن‌ها را نشان می‌دهد. با داشتن برنامه عملیاتی، تمرکز و انگیزه لازم جهت انجام کار فراهم می‌شود. هدف نهایی چه شخصی باشد و چه سازمانی، برای دستیابی به آن، داشتن برنامه عملیاتی مناسب ضروری است.
سوالات متداول
در ادامه به سوالات متفاوت درباره برنامه ریزی عملیاتی می‌پردازیم:
گام های برنامه ریزی عملیاتی چیست؟
برنامه ریزی عملیاتی در هفت گام مختلف از جمله تعیین هدف، اولویت‌بندی اهداف، شناسایی منابع و ترسیم برنامه انجام می‌شود که در این مطلب به‌طور کامل توضیح داده شده‌اند.
تفاوت برنامه ریزی عملیاتی و استراتژیک در چیست؟
برنامه ریزی استراتژیک چشمانداز و اهداف بلندمدت سازمان را تعیین کرده و برنامه ریزی عملیاتی مسیر رسیدن به هر یک از این اهداف را با جزئیات ترسیم میکند.
