میل مرج در ورد (Mail Merge) چیست و چگونه با آن ایمیل انبوه ارسال کنیم؟

قابلیت میل مرج در ورد مایکروسافت به شما اجازه می‌دهد که نامه‌ها و ایمیل‌های شخصی‌سازی شده را برای افراد گوناگون ارسال کنید و در عین حال مجبور به شخصی‌سازی تک‌تک نامه‌ها نباشید. با این ویژگی می‌توانید مستندات را آن‌طور که خود ترجیح می‌دهید آماده کنید و بخش‌هایی را به صورت رزرو برای داده‌های مختلف تعیین کنید تا به صورت پویا از منابع داده دیگر پر شوند.

برای مثال می‌توانید یک ایمیل واحد برای تمام دوستان خود بنویسید و از آن‌ها بپرسید که در چه حالی هستند. سپس می‌توان نام اشخاص و شهر آن‌ها را به صورت پویا درون ایمیل تغییر داد. به این ترتیب نامه‌ای که خطاب به محمد نوشته‌اید نام او و شهر زندگی‌ او را شامل می‌شود و همین موضوع راجع به نامه‌ای که برای رضا نوشته‌اید هم مصداق دارد. اما چطور می‌توان از میل مرج در ورد مایکروسافت استفاده کرد؟ به مطالعه این مقاله ادامه دهید.

لیست گیرنده‌ها را در یک اسپردشیت اکسل بسازید

در ابتدا لازم است لیستی حاوی نام گیرنده‌های نامه یا ایمیل را همراه با داده‌های دیگر آن‌ها درون یک منابع داده واحد فراهم آورید. یک راه آسان برای این کار، ساخت یک اسپردشیت درون نرم‌افزار اکسل مایکروسافت است. سپس می‌توانید داده‌های تعبیه شده در این فایل اکسل را به میل مرج در ورد اضافه کنید.

۱. از قابلیت جستجو درون Start Menu ویندوز استفاده کرده و نرم‌افزار Microsoft Excel را باز کنید.

۲. در نوار سمت چپ به تب Home بروید و گزینه Blank Workbook را از سمت راست انتخاب کنید. به این ترتیب یک شیت خالی جدید در اختیار شما قرار می‌گیرد.

۳. شروع به وارد کردن داده مربوط به گیرنده‌های میل مرج خود کنید. اطمینان حاصل کنید که ردیف نخست متعلق به هدرهای داده شما است. اگر قرار است نام افراد را وارد کنید، از عبارتی مانند «نام‌ها» یا «Names» در هدر ردیف نخست استفاده نمایید.

۴. در مثال پیش رو، جدولی شامل داده‌های مربوط به چهار نفر را مشاهده می‌کنید. با استفاده از قابلیت میل مرج در ورد می‌توانیم یک نامه شخصی‌سازی شده برای هرکدام از این افراد داشته باشیم.

۵. روی منوی File در بالا بزنید، از نوار سمت چپی گزینه Save را انتخاب و روی دکمه Browse بزنید.

۶. محیط دسکتاپ خود را انتخاب کنید و بعد از وارد کردن نام دلخواه برای اسپردشیت اکسل، دکمه Save را بزنید تا روی صفحه دسکتاپ کامپیوتر ذخیره شود. به این ترتیب زمانی که می‌خواهید از اسپردشیت درون ورد مایکروسافت استفاده کنید، با سهولت هرچه بیشتر قادر به یافتن آن خواهید بود.

۷. حالا می‌توانید نرم‌افزار مایکروسافت اکسل را ببندید.

در مجموعه فرادرس فیلم‌های آموزشی متنوعی برای یادگیری مجموعه نرم‌افزارهای آفیس ارائه شده است، برای دیدن این فیلم‌های آموزشی می‌توانید از لینکی که در ادامه آمده است استفاده کنید.

• برای مشاهده فیلم‌های آموزش آفیس فرادرس + اینجا کلیک کنید.

آماده‌سازی مستند درون ورد

نامه یا ایمیلی که قرار است بنویسید باید شکلی طبیعی برای تمام دریافت‌کنندگان داشته و حاوی اطلاعاتی باشد که برای تمام دریافت‌کنندگان مشترک است. به عنوان مثال می‌توانید در یک خط با آن‌ها خوش و بش کنید، حال و احوال آن‌ها را جویا شوید، افکار خود را به اشتراک بگذارید و چیزهایی از این دست.

هرجا که می‌خواهید اطلاعات گیرنده ظاهر شود، لازم است فضایی خالی قرار دهید. وقتی پروسه میل مرج در ورد مایکروسافت آغاز شود، قادر به پر کردن این فضاهای خالی خواهید بود.

۱. از منوی استارت در کامپیوتر خود، نرم‌افزار Microsoft Word را اجرا کنید.

۲. در نوار سمت چپ روی Home کلیک کرده و در سمت راست به سراغ Blank Document بروید. اگر خواستید می‌توانید از یکی از قالب یا Template های آماده نیز استفاده کنید.

۳. یک مستند خالی باز می‌شود. نامه‌ای که می‌خواهید برای مخاطبان خود ارسال کنید را بنویسید.

۴. می‌توانید در نوشته خود از هر رنگ، فرمت، استایل فونت یا هر آیتمی که دوست دارید استفاده کنید.

۵. مستند ورد را باز نگه دارید، چرا که در بخش بعدی باید به سراغ فرآیند میل مرج برویم.

ساخت میل مرج در ورد مایکروسافت

نرم‌افزار مایکروسافت ورد به شما اجازه می‌دهد که در فرآیندی بسیار ساده و گام به گام یک میل مرج بسازید. این باعث می‌شود انتخاب نامه‌ مورد نظر، افزودن گیرنده‌ها و تغییر دادن محتوای نامه به صورت پویا شکلی بسیار آسان به خود بگیرد.

۱. درحالی که متن نوشته شده همچنان در ورد باز است، در بالا روی تب Mailings زده، به سراغ گزینه Start Mail Merge بروید و سپس Step-by-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید.

۲. تصویری جدید در سمت راست نمایشگر ظاهر می‌شود. در بخش نخست که نوشته Select Document Type، گزینه Letters را انتخاب کنید. اگر بخواهید نامه خود را از طریق ایمیل ارسال کنید نیز می‌توانید به سراغ گزینه E-Mail Messages بروید.

سپس در پایین روی Next: Starting Document بزنید تا کار ادامه پیدا کند.

۳. در تصویر جدید، ورد از شما می‌پرسد که کدام مستند را برای استفاده در میل مرج مد نظر دارید. روی گزینه Use the Current Document بزنید تا قادر به استفاده از همان نامه‌ی باز خود در این پروسه باشید.

اگر نامه شما درون یک فایل ورد دیگر است، روی Start from Existing Document کلیک کنید تا قادر به باز کردن آن فایل باشید.

سپس در پایین روی Next: Select Recipients بزنید.

۴. در زیر بخش Select Recipients به سراغ گزینه Use an Existing List بروید. با این کار شما از همان اسپردشیت اکسلی که پیش‌تر ساخته‌اید و حاوی اطلاعات گیرندگان است استفاده خواهید کرد.

اما اگر به چنین منبع داده‌ای دسترسی نداشتید هم می‌توانید گزینه Type a New List را بزنید و فهرست را در همان لحظه ایجاد کنید.

سپس روی Browse بزنید تا قادر به ایمپورت اسپردشیت اکسل خود باشید.

۵.به صفحه دسکتاپ رفته و روی اسپردشیت اکسلی که پیشتر ساخته‌اید دو بار کلیک کنید. اسپردشیت شما درون ورد مایکروسافت باز خواهد شد.

۶. ورد از شما می‌پرسد که می‌خواهید از کدام شیت درون اسپردشیت خود استفاده کنید. شیتی که حاوی داده‌های مد نظرتان را انتخاب کنید، تیک ردیف اول که حاوی هدرهای هر ستون است را بزنید و بعد روی OK کلیک کنید.

۷. اگر نخواهید از تمام اسامی موجود در لیست خود استفاده کنید، ورد به شما اجازه می‌دهد که تنها گیرنده‌های مد نظرتان را تعیین نمایید. باکس متعلق به افرادی که می‌خواهید در نامه باشند را تیک بزنید.

در نهایت روی گزینه OK در پایین کلیک کنید.

۸. روی گزینه Next: Write Your Letter در پایین بزنید.

۹. صفحه جدید به شما اجازه می‌دهد که فضاهای خالی را درون نامه خود تعیین کنید. نشانگر ماوس را به هرجایی که می‌خواهید یک فضای خالی باشد ببرید و روی More Items در سمت راست کلیک کنید.

۱۰. داده‌ای که می‌خواهید در این بخش افزوده شود را انتخاب و روی Insert در پایین کلیک کنید.

۱۱. لازم است تمام داده‌ها را به نامه‌ها اضافه کنید تا هرآنچه لازم است در تک‌تک آن‌ها به نمایش درآید. روی گزینه Next: Preview Your Letters بزنید تا قادر به مشاهده پیش‌نمایش خروجی نهایی باشید.

۱۲. با کلیک روی آیکن‌های چپ و راست می‌توانید نامه متعلق به هر گیرنده را جداگانه تماشا کنید. سپس روی Next: Complete the Merge کلیک کنید.

۱۳. در این لحظه قادر به پرینت گرفتن نامه‌های شخصی‌سازی شده، یا انتخاب گزینه Edit Individual Letters برای ویرایش هرکدام از نامه‌ها هستید.

سخن نهایی راجع به میل مرج در ورد مایکروسافت

همانطور که در بالا خواندید و مشاهده کردید، میل مرج راهکاری قابلیتی آسان در نرم‌افراد ورد مایکروسافت است که حسابی در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند. برای یادگیری درباره مجموعه نرم‌افزارهای آفیس می‌توانید از سایر دوره‌های آموزش ویدیویی فرادرس استفاده کنید.