تنظیم هدر و فوتر در ورد – تصویری و گام به گام + به زبان ساده

هدر و فوتر یکی از ویژگی‌های کاربردی نرم‌افزار ورد است که با تنظیم درست آن می‌توانیم تیتر، تاریخ، زمان، شماره صفحه، عکس و سایر اطلاعات را به قسمت بالایی یا پایینی صفحه اضافه کنیم. این کار نقش مهمی در ارائه حرفه‌ای و خوانا شدن صفحات به‌خصوص برای گزارش‌، پایان‌نامه و اسناد اداری دارد. تنظیم هدر و فوتر یک بخش از مهارت صفحه‌آرایی انواع گزارش در ورد است که پرسنل سازمان‌ها، شرکت‌ها و دانشجویان می‌توانند از آن استفاده کنند. در این مطلب از مجله فرادرس نحوه ایجاد و تنظیم هدر و فوتر در ورد همراه روش ویرایش آن را به شکل تصویری یاد می‌گیریم.

ایجاد و تنظیمات هدر و فوتر در ورد

در نرم‌افزار ورد، «هدر» یا «سر صفحه» (Header) بالاترین قسمت صفحه و «فوتر» یا «پا صفحه» (Footer) پایین‌ترین قسمت آن است. مراحل ایجاد هدر و فوتر در تمام نسخه‌های ورد یکسان است و مطابق مراحل زیر انجام می‌شود.

1. کلیک روی زبانه Insert
2. ورود به بخش Header & Footer
3. کلیک روی باکس Header یا Footer

در ادامه بحث نحوه انجام کار را به شکل تصویری توضیح می‌دهیم.

۱. ابتدا از منوی بالای صفحه ورد، روی زبانه «Insert» کلیک می‌کنیم.

۲. به قسمت «Header & Footer» می‌رویم.

۳. با کلیک روی فلش کنار هر یک از بخش‌های «Header» یا «Footer» و باز شدن منوی آبشاری، سبک‌های مختلفی را برای قسمت بالایی یا پایینی صفحه می‌بینیم. در این منو با توجه به نیاز می‌توانیم قالب دلخواه را انتخاب کنیم و تنظیمات مربوط را انجام دهیم.

استفاده از قابلیت‌های هدر و فوتر به‌خصوص برای صفحه‌آرایی پایان‌نامه و مقاله بسیار کاربردی است. البته این ابزار فقط یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار ورد است و برای یک گزارش حرفه‌ای نیاز به تکمیل مهارت‌های خود داریم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم علاوه بر مطالعه ادامه مطلب، فیلم آموزش صفحه‌آرایی پایان‌نامه و مقاله در ورد در فرادرس را نیز مشاهده کنید.

همچنین مشاهده فصل سوم فیلم آموزش ورد ۲۰۲۱ در فرادرس نیز راهنمای مناسبی در این خصوص است.

تنظیم هدر و فوتر در ورد

بعد از فعال کردن هدر و فوتر تنظیمات زیر را با اضافه کردن موارد متنوع می‌توانیم در آن انجام دهیم.

1. اضافه کردن متن
2. اضافه کردن شماره صفحه
3. اضافه کردن تاریخ و زمان
4. اضافه کردن اطلاعات سند
5. اضافه کردن قالب‌های شخصی
6. اضافه کردن عکس

حال در ادامه این مطلب از مجله فرادرس نحوه انجام تنظیم هدر و فوتر در ورد با توجه به موارد اشاره شده را به‌صورت تصویری توضیح می‌دهیم.

فیلم آموزش ایجاد هدر و فوتر در ورد + فیلم آموزش گام‌به‌گام (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

اضافه کردن متن در هدر و فوتر

در صورت فعال بودن هدر و فوتر، با دو بار کلیک کردن در بالا یا پایین صفحه همانند تصویر زیر می‌توانیم به‌صورت مستقیم متن دلخواه خود را در هر بخش تایپ کنیم. به این شکل با تایپ متن در هدر یا فوتر یک صفحه، آن عبارت در دیگر صفحات هم مشاهده می‌شود. این کار بیشتر برای تنظیم عنوان مشخص در هدر به کار می‌رود.

بعد از تایپ عنوان و انتخاب متن از بخش «Font» نوع، اندازه، رنگ فونت و از بخش «Paragraph» نحوه قرارگیری متن (راست‌چین، وسط‌چین، چپ‌چین) را نیز می‌توانیم به دلخواه تغییر دهیم.

اضافه کردن شماره صفحه در هدر و فوتر

با اضافه کردن شماره صفحه، خوانایی سند بیشتر می‌شود. برای این کار کافی است بعد از دو بار کلیک روی قسمت بالایی یا پایین صفحه، از زبانه «Insert» در بخش «Header & Footer» گزینه «Page Numbers» را انتخاب کنیم.

تنظیمات شماره صفحه در هدر و فوتر

بعد از وارد کردن شماره صفحه منوی آبشاری به شکل زیر باز می‌شود که دو بخش آن مربوط به نحوه قرارگیری شماره صفحه در هدر یا فوتر است.

• «Top of Page»: قرارگیری شماره صفحه در هدر
• «Bottom of Page»: قرارگیری شماره صفحه در فوتر

با کلیک روی هر یک از این بخش‌ها نیز موقعیت قرارگیری شماره صفحه در سمت راست، چپ، وسط یا شکل دلخواه قابل تنظیم است.

برای صفحه‌آرایی حرفه‌ای نیز می‌توانیم بعد از انتخاب شماره صفحه و کلیک روی بخش «Format Page number» تنظیماتی مانند فرمت شماره‌گذاری یا شروع شماره صفحه از عدد دلخواه را انجام دهیم.

این تنظیمات بخش مهمی از مهارت سکشن‌بندی در ورد است که برای یادگیری کامل آن پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان سکشن‌بندی در ورد در فرادرس را مشاهده کنید.

فیلم آموزش سکشن‌ بندی در ورد + روش های حذف (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

اما تنظیم دیگر در وارد کردن شماره صفحه در هدر و فوتر، گزینه «Current Position» است. با انتخاب این قسمت، شماره صفحه در همان قسمتی که نشانگر ماوس قرار دارد، درج می‌شود. به این شکل گزینه‌هایی بیشتر از چپ، راست یا وسط را برای وارد کردن شماره صفحه در اختیار داریم.

در وارد کردن شماره صفحه گزینه دیگری به نام «Page Margin» نیز داریم که ارتباطی با تنظیم هدر و فوتر در ورد ندارد. با انتخاب «Page Margin» شماره در حاشیه صفحه قرار می‌گیرد. البته سبک‌های مختلفی نیز برای نحوه قرارگیری شماره صفحه در این بخش وجود دارد.

در صورت علاقه‌مندی به یادگیری نکات بیشتر، موارد تکمیلی شماره‌گذاری صفحات ورد را در مطلب زیر توضیح داده‌ایم.

اضافه کردن تاریخ و زمان در هدر و فوتر

اضافه کردن تاریخ و زمان بیشتر در گزارش‌های اداری کاربرد دارد. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. بعد از کلیک روی هدر و فوتر در بخش «Insert» از منوی ورد، روی گزینه «Date & Time» کلیک می‌کنیم.

۲. در حالت پیش‌فرض تاریخ در نرم‌افزار ورد به فرمت میلادی و زبان انگلیسی است.

۳. برای تغییر زبان از منوی آبشاری بخش «Language» را روی «Persian» و قسمت «Calender Type» را روی «Hijri» قرار می‌دهیم. البته به این شکل معمولا تاریخ هجری قمری درج می‌شود. برای تبدیل آن به تقویم شمسی لازم است از افزونه‌های فارسی‌ساز تاریخ استفاده کنیم.

اضافه کردن اطلاعات سند در هدر و فوتر

این بخش برای اضافه کردن اطلاعاتی مانند نام نویسنده، عنوان فایل، مسیر ذخیره فایل و موارد مشابه کاربرد دارد. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. بعد از کلیک روی قسمت هدر یا فوتر، روی «Document Info» کلیک می‌کنیم.

۲. در منوی آبشاری باز شده قسمت‌های مختلفی وجود دارد که بر حسب نیاز می‌توانیم هر یک را انتخاب کنیم.

به‌عنوان مثال با کلیک روی بخش «Author» نام نویسنده سند را می‌توانیم در هدر یا فوتر بنویسیم.

سایر بخش‌ها برای موارد زیر کاربرد دارند.

• «File Name»: نوشتن نام فایل
• «File Path»: درج خودکار مسیر ذخیره‌سازی فایل
• «Document Title»: نوشتن عنوان سند
• «Document Property»: نوشتن ویژگی‌های خاص سند مانند نام شرکت، شماره تلفن، نام مدیر، تاریخ انتشار و سایر جزییات
• «Field»: یک ابزار حرفه‌ای برای نوشتن اطلاعات پویا و خودکار که به‌خصوص در فرمت‌های سازمانی مانند قراردادها، صورت‌جلسات و گزارش‌های اداری کاربرد دارد. در این بخش با یک‌بار تنظیم اطلاعات مانند نام فایل، کد گزارش، بدون نیاز به تغییر دستی، اطلاعات در تمام صفحات بروزرسانی می‌شوند.

اضافه کردن قالب‌های شخصی در هدر و فوتر

برای تنظیم هدر و فوتر حرفه‌ای در ورد، بخشی به نام «Quick Parts» یا «قالب‌های سریع» وجود دارد. این قسمت در حقیقت کتابخانه‌ای از قالب‌های از قبل طراحی شده یا شخصی برای هدر و فوتر است که به‌راحتی می‌توانیم از آن در کل سند استفاده کنیم. این قالب مواردی مانند متن، تصویر، جدول، واتر مارک و اطلاعات شخصی‌سازی شده است که با یک کلیک در سند درج می‌شوند.

مهم‌ترین ویژگی این بخش امکان ذخیره‌سازی قالب از قسمت «Save Selection to Quick Parts Gallery» با نام و مشخصات دلخواه است. در این حالت بعد از ایجاد قالب شخصی جدید و ذخیره‌سازی آن، می‌توانیم با فراخوانی آن از بخش «Building Block Organizer» در سندهای دیگر هم استفاده کنیم. این نوع تنظیم هدر و فوتر در ورد به‌خصوص در گزارش‌های سازمانی، صورت‌جلسات و قراردادها بسیار کاربرد دارد.

اضافه کردن عکس در هدر و فوتر

در برخی موارد نیاز به اضافه کردن عکس لوگوی شرکت یا دانشگاه داریم. برای این کار مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱.بعد از کلیک در محل مورد نظر از هدر یا فوتر، روی «Picture» کلیک می‌کنیم.

۲. در پنجره باز شده عکس مورد نظر را از فایل داخل کامپیوتر انتخاب می‌کنیم.

همچنین بخش دیگری به‌نام «Online Pictures» نیز وجود دارد که با انتخاب آن امکان اضافه کردن عکس‌های پیش‌فرض به‌صورت آنلاین در هدر و فوتر وجود دارد.

یادگیری حرفه‌ای صفحه‌آرایی در ورد با فرادرس

تنظیم هدر و فوتر در ورد فقط یکی از ابزارهای این نرم‌افزار برای صفحه‌آرایی انواع گزارش اداری و دانشجویی است. موارد دیگری مانند سکشن‌بندی، فهرست‌نویسی، درج پاورقی نیز وجود دارند که هر یک برای تهیه یک گزارش حرفه‌ای ضروری هستند. در این مسیر، فیلم‌های آموزشی تهیه شده در فرادرس با توجه به ارائه توسط اساتید شناخته شده، در نظر گرفتن کلیه نیازهای کاربران و امکان دریافت گواهینامه معتبر مرجع مناسبی هستند.

پیشنهاد اول برای یادگیری تکمیلی مهارت‌های صفحه‌بندی در ورد فیلم‌های منتخب آموزشی زیر است.

• فیلم آموزش صفحه‌آرایی پایان‌نامه و مقاله در ورد همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ورد ۲۰۲۱ همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش ورد در آفیس ۳۶۵ در فرادرس

همچنین در دو مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتر بر حسب نیاز وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش ورد مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس
• مجموعه فیلم رایگان آموزش صفحه‌آرایی در ورد در فرادرس

ویرایش هدر و فوتر در ورد

همان‌طور که در بخش اول بحث تنظیم هدر و فوتر توضیح دادیم، ویرایش معمولی متن‌های هدر و فوتر یا جانمایی آن‌ها بعد از انتخاب متن از طریق زبانه «Home» و بخش «Font» یا «Paragraph» قابل انجام است. اما ویرایش‌های خاص دیگر نیز وجود دارد که دسترسی به هدر و فوتر و همچنین خوانایی سند را بیشتر می‌کند.

فیلم آموزش صفحه آرایی پایان نامه و مقاله در ورد Word + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

پنهان کردن هدر و فوتر در صفحه اول

در بیشتر سندها مانند کتاب، گزارش‌های رسمی، پایان‌نامه یا مقاله بهتر است هدر یا فوتر در صفحه اول پنهان باشد. زیرا معمولا این سندها یک صفحه جلد دارند که نمایش هدر و فوتر در آن حرفه‌ای نیست. برای پنهان کردن هدر و فوتر در صفحه اول کافی است بعد از انتخاب آن، در بخش «Options» تیک مربوط به «Different First Page» را فعال کنیم.

تنظیم هدر و فوتر در صفحات زوج و فرد

بعد از تنظیم هدر و فوتر در یک صفحه، این قالب در بقیه صفحات تکرار می‌شوند. اما در برخی مواقع می‌خواهیم صفحات زوج و فرد هدر یا فوتر متفاوتی داشته باشند. برای این کار کافی است در بخش «Options» تیک گزینه «Different Odd & Even Pages» را فعال کنیم. با انتخاب تیک این بخش به‌عنوان مثال می‌توانیم در صفحات زوج، عنوان سند و در صفحات فرد نام نویسنده را قرار دهیم.

پنهان کردن نمایش متن سند

برخی مواقع نیاز داریم برای تمرکز بیشتر هنگام تنظیم هدر و فوتر در ورد، متن داخل سند را به‌صورت موقت پنهان کنیم. برای این کار کافی است تیک مربوط به «Show Document Text» را برداریم. در حالت پیش‌فرض، تیک این بخش همیشه فعال است.

تنظیم فاصله هدر و فوتر از لبه کاغذ

در صفحه‌آرایی حرفه‌ای نیاز است هدر و فوتر در فاصله خاصی از لبه کاغذ قرار گیرند. برای این کار، بعد از کلیک روی هدر یا فوتر، در بخش «Position» فاصله مورد نظر هدر از بالای صفحه را در بخش «Header from Top» و فاصله فوتر از پایین صفحه را در بخش «Footer from Bottom» تنظیم می‌کنیم.

چینش خودکار متن هدر یا فوتر

در روش پیشرفته ایجاد هدر و فوتر کتاب‌، گزارش یا پایان‌نامه تنظیم خودکار قرارگیری متن هدر و فوتر اهمیت دارد. برای تنظیم خودکار محل قرارگیری متن یا هر نوع اطلاعات نوشته شده در هدر یا فوتر از بخش «Insert Alignment tab» استفاده می‌کنیم.

در قسمت اول این بخش با انتخاب گزینه‌های مختلف می‌توانیم هدر یا فوتر را در سمت راست، چپ، وسط یا متناسب با حاشیه صفحه و تورفتگی‌ها تنظیم کنیم.

در قسمت دوم نیز هدر یا فوترهای پیش‌فرض به شکل خط چین، نقطه‌چین یا خط صاف تعریف شده‌اند. با انتخاب هر یک از گزینه‌های ۱ تا ۵ به دلخواه، این اشکال به‌صورت خودکار و بدون تایپ دستی در هدر یا فوتر قرار می‌گیرند.

حرکت خودکار بین هدر و فوتر

این ویژگی در تنظیم هدر و فوتر در ورد به‌خصوص برای تعداد صفحات بالا بسیار مفید است. در بخش «Navigation» حالت‌های مختلفی وجود دارد که با انتخاب آن‌ها می‌توانیم بین هدر یا فوتر حرکت کنیم. به‌عنوان مثال با انتخاب «Go to Footer»، به شکل مستقیم و بدون اسکرول کردن صفحه از هدر به فوتر می‌رویم. همچنین با انتخاب گزینه‌های «Previous» و «Next» به هدر یا فوتر قبلی یا بعدی حرکت می‌کنیم.

خروج از هدر و فوتر

با کلیک روی علامت ضربدر از منوی ورد می‌توانیم از هدر یا فوتر خارج شویم. یک راه دیگر نیز کلیک کردن در قسمت دلخواه از صفحه است. البته در این حالت امکان دارد کلمات به دلیل کلیک کردن جابجا شوند.

جمع‌بندی پایانی

هدر و فوتر، بالاترین و پایین‌ترین بخش صفحه ورد است که تنظیم درست آن به حرفه‌ای شدن گزارش‌های اداری و پایان‌نامه کمک می‌کند. در این مطلب از مجله فرادرس نحوه تنظیم هدر و فوتر در ورد با اضافه کردن متن، عکس، اطلاعات سند، تاریخ و زمان، قالب‌های شخصی‌سازی شده و شماره صفحه را یاد گرفتیم. همچنین با نکات اصلی برای ویرایش آن‌ها مانند پنهان کردن هدر و فوتر در صفحه اول، نحوه قرارگیری در صفحه، نوشتن هدر و فوتر متفاوت در صفحات زوج و فرد و تنظیم فاصله آن از لبه کاغذ نیز آشنا شدیم. از آنجا که ایجاد هدر و فوتر فقط یکی از موضوعات اصلی در صفحه‌آرایی ورد است، علاقه‌مندان می‌توانند نکات تکمیلی را در مجموعه فیلم آموزش مقدماتی تا پیشرفته ورد در فرادرس مشاهده کنند.