تایپ با ویس در ورد – تبدیل گفتار به متن در Word به زبان ساده

بسیاری از مواقع پیش آمده که هنگام تایپ متن‌های طولانی با کیبورد خسته شده باشیم. این کار به‌خصوص برای افرادی که بیشتر وقت خود را برای تایپ صرف می‌کنند، کسل کننده و البته همراه با خطا است. شرکت مایکروسافت از ویندوز ۱۰ و نسخه‌های ۲۰۱۹ به بعد نرم‌افزار ورد، ابزاری برای تبدیل صوت به متن قرار داده است که استفاده از آن، تایپ متن را بسیار ساده می‌کند. البته ویژگی تایپ با ویس در ورد نیاز به رعایت نکاتی دارد که در این مطلب از مجله فرادرس بعد از معرفی پیش‌نیازهای کار، مراحل انجام آن‌ در کامپیوتر و گوشی و تنظیمات تایپ صوتی فارسی را توضیح می‌دهیم.

پیش‌نیازهای تایپ با ویس در ورد

شرکت مایکروسافت در نسخه‌های جدید ویندوز و نرم‌افزار ورد خود ویژگی تایپ با ویس در ورد را قرار داده است. برای استفاده از این قابلیت نیاز به در دسترس بودن ابزارها و رعایت نکات زیر داریم.

1. در مرحله اول نصب ویندوز نسخه جدید ۱۰، ۱۱ و آفیس ۲۰۱۹، ۲۰۲۱ یا آفیس ۳۶۵ روی سیستم ضروری است.
2. از آنجا که نرم‌افزار تایپ صورتی ورد روی سرورهای تحت وب پردازش می‌شوند، نیاز به یک اتصال پایدار اینترنت برای انجام بدون خطای فرایند داریم.
3. در زمان تبدیل گفتار به متن در ورد لازم است اجازه دسترسی به میکروفون سیستم را بدهیم. برای این کار میکروفون‌های داخلی لپ‌تاپ یا کامپیوتر کافی هستند. اما نصب یک میکروفون خارجی کیفیت و دقت کار را بیشتر می‌کند و جایگزین بهتری است.
4. میکروفون‌ها به‌راحتی صدای اطراف را دریافت می‌کنند، بنابراین حتی‌الامکان یک محیط ساکت را برای کار انتخاب می‌کنیم.

همان‌طور که مشخص است، بیشتر این موارد نکات ریز در کار با نسخه‌های مختلف نرم‌افزار ورد هستند که در صورت عدم آشنایی، احتمال اتلاف وقت و نتیجه نادرست از تایپ صوتی در ورد وجود دارد. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم در کنار مطالعه ادامه مطلب، موارد تکمیلی را در فیلم آموزش ورد در آفیس ۳۶۵ در فرادرس با تمرکز بر فصل دوم آن مشاهده کنید.

مراحل تایپ با ویس در ورد در کامپیوتر

بعد از رعایت پیش‌نیازها، مراحل زیر را برای تایپ با ویس در ورد در کامپیوتر انجام می‌دهیم.

1. فعال کردن ابزار تایپ صوتی
2. انجام تنظیمات تایپ
3. شروع تایپ صوتی در ورد

هر چند این مراحل بسیار ساده به‌نظر می‌رسند، اما محدودیت‌هایی نیز دارد که در ادامه بحث به آن می‌پردازیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم همزمان، مهارت تایپ دستی خود را نیز با مشاهده فیلم آموزش تایپ ده انگشتی در ورد در فرادرس افزایش دهید.

فیلم آموزش تایپ ده انگشتی فارسی و انگلیسی + گواهینامه در فرادرس

کلیک کنید

حال در ادامه بحث هر یک از این موارد را به شکل تصویری توضیح می‌دهیم.

۱. فعال کردن ابزار تایپ صوتی

ابتدا یک صفحه ورد باز می‌کنیم، سپس در زبانه «Home» روی بخش «Dictate» کلیک می‌کنیم.

اگر دکمه «Dictate» فعال نبود، با فشار دادن هم‌زمان دکمه ویندوز (علامت پنجره روی کیبورد) و «H» نیز بخش تایپ صوتی مانند تصویر زیر باز می‌شود.

۲. انجام تنظیمات تایپ

در مرحله دوم روی علامت چرخ دنده کلیک می‌کنیم تا تنظیمات مربوط به تایپ را انجام دهیم. در این بخش بسته به اینکه از چه روشی دکمه تایپ با ویس را فعال کرده‌ایم، بخش‌های متفاوتی برای تنظیم زبان، نوع میکروفون و علائم نگارشی به شرح زیر وجود دارد.

استفاده از ابزار Dictate

اگر ابزار «Dictate» روی ورد فعال است، تصویر تنظیمات تایپ به شکل زیر خواهد بود. این حالت را معمولا در نسخه آفیس ۳۶۵ می‌بینیم.

در این پنجره تنظیمات زیر را به دلخواه می‌توانیم انجام دهیم.

• «Spoken language»: انتخاب زبان گفتار از منوی آبشاری.
• «Microphone»: انتخاب نوع میکروفون داخلی کامیپوتر یا میکروفون خارجی.
• «Enable auto punctuation»: فعال کردن قابلیت تایپ علائم نگارشی با صوت. با این کار در صورت به زبان آوردن نام علائم نگارشی مانند کاما، نقطه، خط تیره، علامت تعجب یا سایر موارد هر یک به‌صورت خودکار در محل مناسب قرار می‌گیرند.
• «Filter sensetive phrases»: با فعال کردن این گزینه اگر نرم‌افزار ورد کلمه‌ای را نامناسب تشخیص دهد، آن را به‌صورت خودکار با «****» می‌پوشاند.

استفاده از دکمه ترکیبی ویندوز و H

اگر با استفاده از دکمه ویندوز و H، تایپ صوتی ورد را فعال کرده‌ایم، تنظیمات زیر را می‌بینیم.

در این حالت تنظیمات مربوط به انتخاب زبان مطابق پیش‌فرض تعریف شده روی سیستم است. بنابراین دکمه انتخاب زبان را نمی‌بینیم. اما سایر موارد به شرح زیر هستند.

• «Voice typing launcher»: ابزار کنترل تایپ صوتی مانند امکان دسترسی سریع به تایپ صوتی در هنگام باز کردن صفحه ورد.
• «Automatic punctuation»: فعال کردن قابلیت تایپ خودکار علائم نگارشی.
• «Filter profanity»: پوشاندن کلمات نامناسب هنگام تایپ.
• «Select default microphone»: انتخاب میکروفون پیش‌فرض.

۳. شروع تایپ صوتی

بعد از انجام تنظیمات، با توجه به نحوه فعال‌سازی تایپ صوتی در سیستم، برای شروع تایپ مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

استفاده از دکمه Dictate

ابتدا روی دکمه میکروفون کلیک می‌کنیم و منتظر می‌مانیم تا به رنگ آبی در آید. سپس با شنیدن صدای «بیپ» به صدای بلند و شمرده متن را می‌خوانیم. در صورت نیاز به استفاده از علائم نگارشی مانند کاما، نقطه یا خط تیره، نام آن‌ها را به صورت شفاف بعد از هر کلمه می‌گوییم. لازم است توجه کنیم که هر یک از علائم را فقط به زبان اصلی آن بیان کنیم.

به‌عنوان مثال، برای رفتن به خط بعدی در زبان انگلیسی کلمه «New line» یا ویرگول کلمه «Coma» را می‌گوییم. در این حالت تلفط درست و شمرده برای تایپ بسیار اهمیت دارد.

استفاده از دکمه ترکیبی ویندوز و H

تایپ با ویس در ورد در این حالت کمی سریع‌تر است. برای شروع تایپ دکمه میکروفون را می‌زنیم. سپس مانند روش قبل با رعایت تمام نکات و صدای بلند و شمرده کلمات را بیان می‌کنیم. برای توقف تایپ نیز کافی است بار دیگر دکمه میکروفون را بزنیم.

با انجام این مراحل به‌راحتی می‌توانیم با خواندن متن‌های انگلیسی آن‌ها را در محیط ورد تایپ کنیم.

در صورت تمایل برای یادگیری تکمیلی و رفع اشکال احتمالی در استفاده از ابزار تایپ صوتی ورد پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان قابلیت Dictate برای تایپ صوتی در ورد در فرادرس را نیز مشاهده کنید.

فیلم آموزش قابلیت Dictate برای تایپ صوتی در ورد – عملی (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

تنظیمات فارسی برای تایپ با ویس در ورد

در حال حاضر ابزار «Dictate» از برخی زبان‌ها و از جمله فارسی پشتیبانی نمی‌کند. اما برای رفع این محدودیت می‌توانیم با اضافه کردن افزونه‌های خاص به‌راحتی متن فارسی را نیز تایپ کنیم. البته این افزونه در نسخه ورد ۲۰۲۱ و آفیس ۳۶۵ وجود دارد. برای این کار کافی است در صفحه ورد به قسمت «Add-ins» برویم و در نوار جستجو نام افزونه «PS Speech and translation» را تایپ کنیم. با کلیک روی دکمه «Add» این افزونه به محیط نرم افزار ورد اضافه می‌شود و می‌توانیم به‌راحتی از قابلیت تایپ برای گفتار فارسی به متن استفاده کنیم.

برای یادگیری مراحل کار و نحوه تایپ گفتار فارسی پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان تایپ صوتی فارسی با هوش مصنوعی در ورد در فرادرس را مشاهده کنید.

فیلم آموزش تایپ صوتی فارسی با هوش مصنوعی در ورد + ترجمه همزمان در Word (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

همچنین با توجه به توسعه قابلیت‌های هوش مصنوعی، امکان تبدیل گفتار فارسی به متن در Chatgpt و Grog نیز وجود دارد. برای یادگیری نحوه انجام کار پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش رایگان تبدیل صدا به متن با ChatGPT و Groq در فرادرس را مشاهده کنید.

افزایش مهارت‌ کار با نرم‌افزار ورد همراه با فرادرس

یادگیری تایپ دستی یا صوتی به‌عنوان یکی از مهارت‌های هفت‌گانه ICDL علاوه بر کمک به انجام پروژه‌های دانشجویی، عامل مهمی برای استخدام در شرکت‌ها و سازمان‌ها است. اما با توجه به ترفندها و نکات موجود در نرم‌افزار ورد افزایش مهارت در کار با نسخه‌های مختلف آن بسیار اهمیت دارد.

در این مسیر مجموعه فیلم‌های آموزش تهیه شده در فرادرس نقطه شروع مناسبی است. این مجموعه‌ها به زبان ساده مهارت‌های مورد نیاز افراد برای آشنایی با کلیه نرم‌افزارهای آفیس و به‌ویژه نرم افزار ورد را آموزش می‌دهند.

برای شروع مسیر پیشنهاد اول مشاهده فیلم‌های منتخب آموزشی زیر است.

• فیلم آموزش ورد در آفیس ۳۶۵ در فرادرس
• فیلم آموزش ورد ۲۰۲۱ همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش تایپ ده انگشتی فارسی و انگلیسی همراه گواهینامه در فرادرس
• فیلم آموزش صفحه‌آرایی پایان‌نامه و مقاله در ورد در فرادرس

همچنین در دو مجموعه آموزش زیر نیز امکان انتخاب موارد بیشتر حسب علاقه‌مندی وجود دارد.

• مجموعه فیلم آموزش ورد مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس
• مجموعه فیلم آموزش آفیس مقدماتی تا پیشرفته در فرادرس

مراحل تایپ با ویس در ورد در گوشی

برای استفاده از امکانات تایپ صوتی در گوشی نیاز به نصب ورد ۳۶۵ داریم. پیش‌نیازهای انجام کار مانند دسترسی به میکروفون، اینترنت پایدار و محیط بدون سر و صدا مانند کامپیوتر است.

فیلم آموزش ورد با گوشی – کار با قابلیت‌های مختلف Word (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

مراحل انجام کار نیز تفاوت‌های اندکی دارد که در این بخش به‌صورت تصویری برای گوشی نمونه سامسونگ با سیستم عامل اندروید آن را توضیح می‌دهیم.

۱. فعال کردن قابلیت تایپ صوتی در ورد

ابتدا یک صفحه ورد باز می‌کنیم. بعد از لمس صفحه و باز شدن کیبورد در بخش پایین، علامت چرخ دنده را لمس می‌کنیم تا تنظیمات عمومی مربوط به کیبورد باز شود. سپس روی بخش «Voice input» می‌زنیم.

در صفحه باز شده روی قسمت «Google Voice Typing» می‌زنیم تا تیک آن فعال شود.

۲. انجام تنظیمات تایپ

با فعال کردن تنظیمات صوتی، یک میکروفون را در بخش سمت راست پایین صفحه می‌بینیم.

ابتدا روی دکمه میکروفون می‌زنیم. سپس در صفحه باز شده علامت چرخ‌ دنده را لمس می‌کنیم تا صفحه تنظیمات تایپ باز شود. همان‌طور که در تصویر زیر مشخص است، تنظیمات تایپ با ویس در گوشی نیز مانند کامپیوتر است.

بخش‌های مختلف آن به شرح زیر هستند.

• «Spoken language»: انتخاب زبان گفتار که در حال حاضر از فارسی پشتیبانی نمی‌کند.
• «Enable auto-punctuation»: با فعال کردن این گزینه، نرم افزار به‌صورت خودکار علائم نگارشی را تشخیص می‌دهد.
• «Voice commands»: با فعال کردن این گزینه اجازه کنترل گوشی با فرمان صوتی را می‌دهیم.
• «Filter sensetive phrases»: با این فیلتر، ورد به‌صورت خودکار کلمات نامناسب پیش‌فرض را با علامت ستاره می‌پوشاند.

۳. شروع تایپ صوتی

بعد از انجام تنظیمات با لمس علامت کیبورد در سمت چپ صفحه، بار دیگر به صفحه اصلی برمی‌گردیم. حال در اینجا کافی است علامت میکروفون را لمس کنیم و با صدای بلند و شمرده متن مورد نظر خود را بخوانیم.

در گوشی آیفون نیز تفاوت چندانی از نظر مراحل انجام کار وجود ندارد. فقط لازم است در صورت فعال نبودن علامت میکروفون گزینه «Enable Dictation» را از تنظیمات گوشی فعال کنیم.

در مطلب زیر از مجله فرادرس سایر نکات مهم در استفاده از ورد در گوشی را توضیح داده‌ایم.

رفع مشکل هنگام تایپ صوتی در ورد

بعضی مواقع امکان دارد با مشکلاتی هنگام تایپ صوتی در ورد روبرو شویم. راهکارهای زیر مهم‌ترین مواردی هستند که در صورت آشنایی با ترفندهای نسخه‌های مختلف آفیس به خصوص نسخه ۳۶۵ به رفع آن‌ها کمک می‌کند.

فیلم ​آموزش​ ​و​رد در آفیس ۳۶۵ – ابزارهای حرفه‌ای Microsoft Word 365 در فرادرس

کلیک کنید

1. دسترسی به میکروفون سیستم را در بخش تنظیمات ویندوز و مسیر «Privacy and security» بررسی می‌کنیم.
2. وضعیت اینترنت از لحاظ پایداری را بررسی می‌کنیم.
3. صفحه ورد را یک‌بار می‌بندیم و مجدد باز می‌کنیم.
4. مطمئن می‌شویم که صدای میکروفون برای دریافت گفتار صوتی به اندازه کافی باز است.
5. محیط خود برای تایپ را عوض می‌کنیم و به مکانی با حداقل سر و صدا می‌رویم.

جمع‌بندی پایانی

قابلیت تایپ صوتی در نرم‌افزار ورد سرعت نوشتن را بیشتر می‌کند و برای افرادی که از تایپ دستی خسته شده‌اند، بسیار کاربردی است. امکاناتی مانند تشخیص علائم نگارشی و فیلتر عبارت‌های نامناسب این ابزار در ورد را به دستیار حرفه‌ای تبدیل می‌کند. اما نیاز به محیط کم سر و صدا و تلفظ صحیح و شمرده کار با این ابزار را با چالش‌هایی روبرو می‌کند. ضمن اینکه در حال حاضر پشتیبانی کاملی از تایپ فارسی ندارد.

در این مطلب از مجله فرادرس مراحل تایپ با ویس در ورد را در کامپیوتر و گوشی با تمرکز با زبان انگلیسی یاد گرفتیم. همچنین با روش جایگزین و استفاده از افزونه خاص برای تایپ صوتی فارسی در کامپیوتر نیز آشنا شدیم. با توجه به اهمیت مهارت در تایپ دستی و صوتی در مسیر استخدامی افراد و انجام پروژه‌های مختلف علاقه‌مندان می‌توانند مسیر یادگیری خود را در مجموعه فیلم آموزش نرم افزار ورد در فرادرس از سطح مقدماتی تا پیشرفته تکمیل کنند.