مدیریت پروژه چیست؟ – راهنمای جامع + بررسی انواع روش ها

مدیریت پروژه به معنای استفاده حرفه‌ای از فرایندهای کارآمد برای هدایت کار تیمی و تکمیل پروژه‌ها به کمک منابع در دسترس است. در این مفهوم مهارت‌ها، منابع مالی و دیگر امکانات موجود بر اساس چهارچوب‌ها و روش‌‌های مدیریت پروژه به شکل بهینه‌ای به کار گرفته می‌شوند تا بیشترین بهره‌وری حاصل شود. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم که مدیریت پروژه و مزایای آن را به طور کامل بشناسیم، بنابراین بخش‌های مختلفی را به بررسی مواردی مانند روش‌های مدیریت پروژه، چرخه مدیریت هر پروژه و ابزارهای مورد نیاز برای این کار اختصاص می‌دهیم.

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه فرآیندی است که به مدیران پروژه اجازه می‌دهد با کمک اعضای تیم پروژه، فعالیت‌ها را برنامه‌ریزی، اجرا، پیگیری و تکمیل کنند. برای این منظور، آن‌ها باید از اصول، مهارت‌ها، روش‌شناسی‌ها و ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کنند تا اعضای تیم را در طی مراحل مختلف مدیریت پروژه که به «چرخه عمر مدیریت پروژه» (Project Management Life Cycle) معروف است، هدایت کنند.

چرخه عمر پروژه شامل پنج بخش کلیدی است.

• «آغاز» (Initiation): تعیین اهداف پروژه و بررسی امکان اجرای آن
• «برنامه‌ریزی» (Planning): مشخص‌کردن وظایف، زمان‌بندی‌ها، منابع و بودجه
• «اجرا» (Execution): پیاده‌سازی طرح و برنامه تدوین‌شده
• «پایش و کنترل» (Monitoring & Controlling): سنجش پیشرفت پروژه در مقایسه با برنامه
• «پایان پروژه» (Closure): تحویل خروجی نهایی و دریافت تأیید ذی‌نفعان و سایر اقدامات مرتبط

با توجه به این که ماهیت پروژه‌های مختلف با یکدیگر متفاوت است، باید در نظر داشت که نوع منابع موردنیاز برای اجرای آن‌ها و همچنین محدودیت‌ها و چارچوب‌های مربوطه نیز بسته به نوع پروژه تعیین می‌شود. به طور کلی می‌توان گفت که فرایندها و روندهای مرتبط با مدیریت پروژه تحت تاثیر محدودیت‌ها یا معیارهای مشخصی هستند که در ادامه به مهم‌ترین آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. زمان
2. بودجه یا سرمایه
3. نیروی انسانی
4. سایر منابع در دسترس

علاوه بر این‌ها، به نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید تا بتوانید پروژه‌ها را برنامه‌ریزی، اجرا و پیگیری کنید. انتخاب این نرم‌افزارها باید متناسب با نیازهای هر پروژه و روشی باشد که برای مدیریت هر پروژه انتخاب می‌کنید.

پروژه چیست؟

پروژه‌ها فعالیت‌هایی هستند که هدف آن‌ها دستیابی به یک محصول، خدمت یا نتیجه‌ منحصر به فرد جدید است. به بیان ساده‌تر، پروژه به مجموعه‌ای از وظایف گفته می‌شود که با هدفی مشخص و در چهارچوب محدودیت‌های زمان، منابع و بودجه انجام می‌شوند.

برخلاف فعالیت‌های مستمر یا عملیاتی، پروژه‌هازمان آغاز و پایان مشخص دارند و خروجی یا دستاورد آن‌ها در زمان برنامه‌ریزی برای پروژه تعیین می‌شود و انتظار می‌رود که با به پایان رسیدن پروژه به آن نتیجه رسیده باشیم. برای اینکه این پروژه‌ها به شکل موثر انجام شوند، استفاده از فرایندهای مبتنی بر مدیریت پروژه ضروری است.

چه صنایعی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند؟

برای درک بهتر ماهیت مدیریت پروژه و استفاده حداکثری از فواید آن باید به این نکته توجه کرد که مدیریت پروژه در چه صنایعی کاربرد دارد، بنابراین در ادامه چند صنعت را مثال می‌زنیم که مدیریت پروژه باعث شده است که خروجی نهایی پروژه‌های این صنایع کیفیت بالایی داشته باشند و از اتلاف هزینه‌های مالی و زمانی جلوگیری کرده است.

• ساخت و ساز: بسیاری از پروژه‌های این صنعت به حدی پیچیده هستند که گاهی به پایان رساندن آن‌ها چند سال طول می‌کشد، روش‌های مدیریت پروژه کمک بسیار زیادی به مدیریت کامل منابع، تیم‌ها و روند ساخت و ساز می‌کند.
• بهداشت و درمان: گستره این صنعت به حدی وسیع است که گاهی برای کشف راه‌های درمانی پزشکان، داروسازها و دانشمندان زیادی سال‌ها درگیر پروژه‌های پژوهشی یا بالینی هستند، یکی از بهترین راه‌ها برای کنترل روند کشف و تولید دارو در کارخانه‌های داروسازی را می‌توان استفاده از روش‌های مبتنی بر مدیریت پروژه دانست.
• فناوری‌های هوافضا: پروژه‌های هوافضا پیچیدگی‌های زیادی دارند که هزینه‌های بسیار زیادی صرف آن‌ها می‌شود بنابراین برای رسیدن به بهترین نتایج می‌توان از مزایای مدیریت هر یک از پروژه‌ها استفاده کرد.
• فناوری اطلاعات: صنعت فناوری اطلاعات یا IT  به طور مداوم در حال نوآوری و ساخت تکنولوژی‌های جدید است، بنابراین برای ایجاد موثر تغییرات مورد نیاز به کمک مدیران پروژه نیاز دارد.
• تبلیغات: صنعت تبلیغات برای آن که تبلیغ‌هایی متناسب با انتظارات ذی‌نفعان و مشتریان تولید کند، شاخص‌های کلیدی عملکرد زیادی دارد که برای رسیدن به آن‌ها نیاز است از دانش مدیران پروژه بهره گرفته شود.

یادگیری مدیریت پروژه با فرادرس

یادگیری مدیریت پروژه به کسب‌و‌کارها این امکان را می‌دهد که از زمان به درستی استفاده و هزینه‌های اجرا و پیاده‌سازی پروژه‌های مختلف را مدیریت کنند. مدیریت پروژه را شاید بتوان به شیوه‌ای ساده تعریف کرد اما در حقیقت نیازمند تخصص بالا در موارد مختلفی مانند شناخت ماهیت پروژه‌های مختلف، برنامه‌ریزی و غیره است. در صورتی که در گام اول شناخت این مسیر هستید، پیشنهاد می‌دهیم با استفاده از فیلم‌های آموزشی زیر با واحد مدیریت پروژه و شیوه‌های مختلف مدیریت پروژه به طور کامل و حرفه‌ای آشنا شوید.

• فیلم آموزش آشنایی با دفتر مدیریت پروژه PMO در سازمان ها فرادرس
• فیلم آموزش برنامه ریزی و زمان بندی پروژه فرادرس
• فیلم آموزش مبانی و مقدمات کنترل و برنامه ریزی پروژه های EPC فرادرس

پیش‌بینی خطرات پیش‌روی هر پروژه یا هر بخشی از پروژه به تیم‌هایی که روی پروژه کار می‌کنند کمک می‌کند که به نحو موثری با چالش‌ها روبه‌رو شوند. در نتیجه احتمال تغییر اهداف پروژه یا نرسیدن به آن‌ها کاهش می‌یابد. به همین دلیل پیشنهاد می‌کنیم پس از شناخت موارد بنیادی به سراغ این مباحث نیز بروید. فیلم آموزشی زیر نقطه شروع خوبی برای شناسایی مخاطرات فرایندی است.

• فیلم آموزش شناسایی مخاطرات فرایندی به روش هازوپ HAZOP فرادرسبرای مشاهده مجموعه فیلم های آموزش مدیریت و کنترل پروژه – مقدماتی تا پیشرفته فرادرس، روی عکس کلیک کنید.

چرا مدیریت پروژه مهم است؟

مدیریت پروژه به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا بتوانند ایده‌ها را به نتایج ملموس تبدیل کنند، بنابراین محرکی برای رشد و نوآوری کسب‌وکار محسوب می‌شود. در ادامه، به چند مورد از مهم‌ترین دلایل اهمیت مدیریت پروژه اشاره می‌کنیم.

1. افزایش بهره‌وری: مدیریت پروژه یک رویکرد ساختاریافته برای انجام کارها ارائه می‌دهد که منجر به کاهش اتلاف زمان و منابع می‌شود. تعریف دقیق وظایف، زمان‌بندی و مسئولیت‌ها به تیم‌ها کمک می‌کند روی مهم‌ترین بخش‌ها تمرکز کنند.
2. سازمان‌دهی بهتر تیم‌ها: با مدیریت پروژه، تیم‌های مختلفی که روی پروژه کار می‌کنند نقشه راه مشخصی در اختیار دارند که از فراموش شدن وظایف مهم جلوگیری می‌کند. همچنین به کمک این سازمان‌دهی بهینه همه اعضا از نقش‌ها و مسئولیت‌های خود آگاه هستند بنابراین احتمال بروز بی‌نظمی در طی انجام پروژه کاهش می‌یابد.
3. بهبود ارتباطات: مدیریت پروژه ارتباطات باز و منظم میان اعضای تیم و ذی‌نفعان را تقویت می‌کند. این شفافیت از سوء‌تفاهم جلوگیری کرده، انتظارات را همسو می‌سازد و همکاری را بهبود می‌بخشد.
4. کاهش اثرات احتمالی ریسک‌ها: استفاده از راهکارهای تخصصی به تیم‌ها کمک می‌کند ریسک‌های بالقوه را در ابتدای چرخه پروژه شناسایی کنند و راهکارهایی برای اجتناب یا کاهش اثر آن‌ها بیابند؛ در نتیجه از بروز مشکلات پرهزینه جلوگیری می‌شود.
5. نتایج قابل اندازه‌گیری: با تعیین اهداف و شاخص‌های مشخص، کسب‌وکارها می‌توانند به‌سادگی پیشرفت را رصد کرده و موفقیت پروژه‌ها را بسنجند.
6. افزایش رضایت مشتری: مدیریت پروژه باعث می‌شود تیم‌ها پروژه‌ها را به‌موقع، در محدوده بودجه و مطابق با نیازمندی‌ها تحویل دهند که این امر رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.

همچنین، نرم‌افزار مدیریت پروژه به تحقق این مزایا کمک می‌کند. این ابزارها امکانات قدرتمندی برای برنامه‌ریزی، اجرا و پایش پروژه‌ها در اختیار تیم‌ها قرار می‌دهند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه فرایندهای مختلف از ایجاد نمودار گانت و تخصیص وظایف گرفته تا رهگیری پیشرفت و نگارش گزارش‌های مختلف را ساده‌تر کرده‌اند، بنابراین می‌توان نتیجه گرفت که استفاده از نرم‌افزار مناسب همکاری بین افراد را بهبود می‌بخشد و احتمال موفقیت پروژه را افزایش می‌دهد.

چرخه مدیریت پروژه

همان‌طور که در بخش ابتدایی این مطلب گفتیم، مدیریت هر پروژه دارای ۵ بخش اصلی است که در تمامی طرح‌های مبتنی بر آن وجود دارند.

1. آغاز
2. برنامه‌ریزی
3. اجرا
4. پایش و کنترل
5. پایان پروژه

این پنج مرحله چرخه عمر پروژه را شکل می‌دهند، به همین دلیل در این بخش قصد داریم به جزئیات هر یک از این عناصر مدیریت پروژه بپردازیم و با آن‌ها آشنا شویم.

آغاز

اولین مرحله از فرایند مدیریت پروژه، مطمئن شدن در این مورد است که دامنه‌ پروژه با دغدغه‌ها و نگرانی‌های کسب‌وکار هم‌خوانی دارد و برای آن ارزش‌‌ آفرین است. در این مرحله نگرانی‌ها و نظرات تمامی ذی‌نفعان داخلی و خارجی در نظر گرفته می‌شود.

گفت‌وگوهای مربوط به آغاز پروژه میان مدیران پروژه، مدیران کسب‌وکار و ذی‌نفعان انجام می‌گیرد. در همین مرحله، معیارهای سنجش موفقیت در مقایسه با جدول زمانی چرخه عمر پروژه نیز تعیین می‌شود. علاوه بر این، در مرحله آغاز باید ذی‌نفعان پروژه و «بیانیه محدوده» (Statement Of Scope) تعیین شوند.

برنامه ریزی

در مرحله برنامه‌ریزی پروژه، طرح کلی پروژه و روش‌های انجام کار و فرایندهایی تدوین و ترسیم می‌شوند که تیم‌های مختلف مسئول پیاده‌سازی آن‌ها هستند. در حین برنامه‌ریزی زمان‌هایی به عنوان مهلت تحویل مواردی مانند وظایف خاص، بخش‌های مختلف پروژه و حتی کل پروژه تعیین می‌شوند که برای رسیدن به این ضرب‌الاجل‌ها باید‌ها و نبایدهای خاصی وجود خواهد داشت، زیرا برای آن که برنامه به طور کامل پیگیری شود باید وظایف تیم‌های مختلف بر مبنای منابع موجود تعیین شده باشند.

در این مرحله، متخصصانی که مدیریت تیم‌های پروژه را بر عهده دارند، برای انتقال الزامات تمامی وظایف ارتباط تنگاتنگی با مدیران پروژه و اعضای تیم‌ها دارند تا کسب‌وکار بتواند به اهداف و مقاصد پروژه دست یابد. موارد دیگری نیز هستند که در مرحله برنامه‌ریزی به آن‌ها توجه می‌شود، در ادامه به این موارد اشاره می‌کنیم.

• «محدوده پروژه» (Project Scope)
• «ساختار شکست کار» (Work Breakdown Structure)
• کانال‌های ارتباطی
• زمان‌بندی
• بودجه‌بندی
• منابع مورد نیاز
• نقش‌های تیمی
• ریسک‌ها یا موانع احتمالی
• نتایج پروژه
• سایر بخش‌های مرتبط به پروژه

اجرا

مرحله‌ سوم مدیریت پروژه شامل اجرای طرح‌ها و فرایندهای تدوین‌شده توسط تمامی تیم‌ها برای تکمیل وظایف پروژه است. در این مرحله، مدیر پروژه باید با دقت کامل از برنامه‌های تصویب شده پیروی کند. همچنین در مرحله اجرای پروژه، اطمینان از معقوله کنترل کیفیت ضروری است تا هیچ‌کدام از وظایف با کیفیتی پایین‌تر از حد استاندارد تحویل داده نشوند.

پایش و کنترل

چهارمین مرحله مربوط به پایش و کنترل است که در آن مدیر پروژه مطمئن می‌شود که تیم‌ها مطابق با برنامه‌‌ریزی فعالیت می‌کنند و همه بخش‌های پروژه با بالاترین میزان دقت و کیفیت انجام می‌شوند. برای این حصول اطمینان باید به موارد زیر توجه داشت.

• ردیابی پیشرفت کار
• زمان کاری تیم
• پایبندی به زمان‌بندی
• برآورده‌سازی الزامات پروژه
• وظایف تیم‌ها و افراد
• رسیدن به اهداف جزئی و کلی پروژه

اگر به دلیل شرایط پیش‌بینی‌نشده نیاز به تمدید زمان پروژه وجود باشد، داده‌های به دست آمده در این مرحله دلایل مناسبی برای درخواست زمان اضافه از مدیران پروژه و کسب‌وکار هستند. همچنین، داشتن داده‌های عددی و شاخص‌های عملکرد، باعث ارتباط موثرتر با ذی‌نفعان خارجی پروژه می‌شوند.

پایان پروژه

آخرین مرحله چرخه‌ پروژه مربوط به تکمیل و پایان پروژه است. در این مرحله، تمامی وظایف انجام شده و همه فرایندهای مرتبط بررسی می‌شوند، زیرا نتیجه‌ این مرحله، پایان رسمی پروژه است. در این بخش از پروژه، کلیه‌ مستندات مربوطه به ذی‌نفعان پروژه تحویل داده می‌شوند و خاتمه‌ پروژه به صورت رسمی اعلام می‌گردد.

روش های مدیریت پروژه

روش‌های مدیریت پروژه مجموعه‌ای از قوانین و اصولی هستند که تیم‌ها را در مورد مباحث زیر راهنمایی می‌کنند.

1. افزایش کارآیی
2. افزایش احتمال دستیابی به نتایج مثبت در پروژه

بسته به نوع پروژه، متدولوژی یا روش مدیریت پروژه می‌تواند متفاوت باشد، اما به طور کل تمام روش‌ها مجموعه‌ای از گام‌های تکرارپذیر را به تیم‌های پروژه ارائه می‌دهد که می‌توانند در طول چرخه عمر پروژه آن‌ها را دنبال کنند.

انواع مختلفی از روش‌های مدیریت پروژه وجود دارد که برای پروژه‌های خاص طراحی شده‌اند و بهترین کارایی را در شرایط خاص هر پروژه دارند؛ در ادامه هفت روش بسیار شناخته شده و پرکاربرد در مدیریت انواع پروژه‌ها را نام می‌بریم، سپس در بخش مربوط به هر کدام با آن‌ها آشنا می‌شویم.

• روش آبشاری
• روش چابک یا اجایل
• روش اسکرام
• روش کانبان
• روش ناب
• روش پرینس دو
• روش شش سیگما

روش آبشاری

روش «مدیریت پروژه آبشاری» (Waterfall Project Management) مشابه مدیریت پروژه سنتی است، با این تفاوت که در آن هر وظیفه باید پیش از آغاز وظیفه بعدی به طور کامل انجام شود. در این روش مراحل انجام پروژه به صورت خطی و در یک جهت پیش می‌روند و به همین به این روش مدیریت پروژه روش آبشاری گفته می‌شود.

توجه دقیق به توالی وظایف و زمان‌بندی‌ها در روش آبشاری اهمیت زیادی دارد. به طور معمول اندازه تیمی که روی پروژه کار می‌کند، با تکمیل وظایف کوچک‌تر و آغاز وظایف بزرگ‌تر افزایش پیدا می‌کند. نکته مهمی که در مورد روش آبشاری وجود دارد این است که برخلاف روش چابک، روش آبشاری انعطاف‌پذیر نیست و تیم‌ها باید الگوی خطی خاصی را دنبال کنند که به طور معمول تغییر نمی‌کند. بنابراین روش آبشاری مزایا و معایبی دارد که در جدول زیر می‌توان به مهم‌ترین آن‌ها دسترسی داشت.

روش چابک

روش «مدیریت پروژه چابک» (Agile Project Management) ترکیبی از انعطاف‌پذیری، گردش کار و نتایج خروجی باکیفیت است. در این روش، وظایف و فرایندهای مرتبط به پروژه در بازه‌های زمانی کوتاه به نام «اسپرینت» (Sprint) انجام می‌شوند.

کارهای تمام شده در هر اسپرینت به‌طور منظم توسط مدیران پروژه بررسی می‌شوند تا متناسب با نیازها و نگرانی‌های ذی‌نفعان باشند. سپس نتایج اسپرینت‌های مختلف مانند قطعات پازل به یکدیگر می‌پیوندند و خروجی نهایی پروژه را شکل می‌دهند.
روش چابک انعطاف‌پذیر است و امکان تغییرات سریع را فراهم می‌کند، در حالی که همچنان کیفیت خروجی نهایی تضمین می‌شود؛ بنابراین برای پروژه‌هایی که نیاز به انعطاف بالایی دارند، روش چابک انتخاب بهینه‌ای به نظر می‌رسد. در ادامه مزایا و معایب اصلی روش چابک را جمع‌بندی می‌کنیم.

روش اسکرام

«مدیریت پروژه اسکرام» (Scrum Project Management) یکی از زیر مجموعه‌های روش چابک است که وظایف اصلی آن بر عهده «اسکرام مستر» (Scrum Master) هستند. اسکرام مستر علاوه بر این که مطمئن می‌شود اعضای تیم به شکلی بهینه کار می‌کنند، دقت و شفافیت جریان اطلاعات بین ذی‌نفعان، مدیران پروژه و مدیران کسب‌وکار را تحت نظر دارد.

در این روش، جلسات روزانه اسکرام برگزار می‌شود و کارها برای چرخه‌های کوتاه و کارآمد، اسپرینت‌ها، برنامه‌ریزی می‌شوند. با پایان هر اسپرینت وظایف جدیدی برای اسپرینت بعدی برنامه‌ریزی می‌شوند که به پیش بردن پروژه اصلی کمک می‌کنند. یکی از مهم‌ترین مسائلی که در روش اسکرام باید به آن توجه داشته باشیم، همکاری تیمی بالا است که برای انجام وظایف مختلف به آن نیاز داریم.

در صورتی که تمایل به شناخت بهتر مفاهیم اسکرام دارید، پیشنهاد می‌دهیم این روش بسیار محبوب برای مدیریت انواع مختلفی از پروژه‌ها را با استفاده از فیلم آموزش اسکرام Scrum بیاموزید که لینک آن را در کادر زیر درج می‌کنیم.

روش اسکرام نیز مانند دو روش قبلی دارای مزایا و معایبی است که پیش از انتخاب آن باید با آن‌ها آشنا باشیم، بنابراین در جدول زیر سه مورد از مهم‌ترین مزایا و معایب اسکرام را مطرح می‌کنیم.

روش کانبان

روش «مدیریت پروژه کانبان» (Kanban Project Management) یکی دیگر از انواع روش‌هایی است که زیرمجموعه مدیریت پروژه چابک هستند. روش کانبان را می‌توان مشابه اسکرام نیز دانست؛ زیرا کار را به وظایف کوچکی تقسیم می‌کند که روی یک تخته تصویری یا «ویژوال برد» (Visual Board) نمایش داده می‌شوند. وظیفه این تخته، شبیه‌سازی چرخه تولید از شروع تا پایان کار است.

در این روش تمرکز اصلی روی تصویری‌سازی از گردش کار و همکاری تیمی همراه با چرخه‌های بازخورد یا چرخه‌های فیدبک مداوم است. روش مدیریت پروژه کانبان اصولی دارد که باید برای پیاده‌سازی درست این روش به آن‌ها توجه داشت، بنابراین در ادامه با این اصول آشنا می‌شویم.

• به تصویر کشیدن گردش کار پروژه
• کاهش حجم کارهای در حال انجام
• مدیریت میزان کارایی جریان کار
• بیان شفاف سیاست‌ها و روش‌های کاری
• ایجاد چرخه‌های بازخورد مستمر
• بهبود مداوم تیم

با توجه به این موارد می‌توان نتیجه گرفت که روش کانبان بر تداوم چرخه‌های مربوط به یک پروژه و افزایش کارایی تیم‌ها تمرکز دارد. برای آن که بتوانیم در مورد انتخاب روش کانبان تصمیم بگیریم بهتر است مزایا و معایب این روش را با دیگر روش‌ها مقایسه کنیم، به همین دلیل در جدول زیر سه مورد از مزایا و سه مورد از معایب کانبان را مطرح کرده‌ایم.

روش ناب

هدف اصلی «مدیریت پروژه ناب» (Lean Project Management)، افزایش ارزش ارائه شده به مشتری از طریق جلوگیری از بروز اتلاف وقت و سرمایه در کل چرخه تولید است. این روش تضمین می‌کند که مشتری بهترین محصول یا خدمت ممکن را دریافت کند. روش ناب نیز اصولی دارد که باید به آن‌ها توجه داشته باشیم.

• شناسایی ارزش
• نقشه‌برداری از «جریان ارزش» (Value Stream) در دسترس
• ایجاد جریان کاری
• بهبود مستمر محصول

مزایا و معایب روش ناب مواردی هستند که در جدول زیر می‌بینیم.

روش پرینس ۲

«روش پرینس ۲» (Projects IN Controlled Environments | PRINCE2) متمرکز بر کنترل فعالیت‌ها و تضمین موفقیت سازمانی است. این روش بر پایه هفت اصل کلیدی استوار است که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

1. اطمینان از پیوستگی «توجیه کسب‌وکار» (Business Justification)
2. یادگیری از تجربه‌ها
3. تعریف واضح مسئولیت‌ها، نقش‌ها و روابط
4. تقسیم کار به مراحل مشخص و مدیریت مرحله‌ای
5. مدیریت استثنا
6. تمرکز بر محصولات
7. متناسب‌سازی با پروژه

با شناخت این هفت اصل می‌توان به ویژگی‌های اصلی هر پروژه در روش پرینس ۲ پرداخت.

• منحصر به‌فرد بودن: هر پروژه با پروژه دیگر متفاوت است.
• تغییر: هدف هر پروژه ایجاد نوعی تغییر است.
• موقتی بودن: هر پروژه باید دارای تاریخ آغاز و پایان باشد.
• چند تخصصی بودن: برای انجام وظایف لازم در ارائه محصول، هر پروژه به مهارت‌ها و منابع چندرشته‌ای نیاز دارد.
• عدم قطعیت: هر پروژه دارای عدم قطعیت و ریسک‌های مرتبط است.

روش‌ شش سیگما

شش سیگما روشی است که تمرکز اصلی آن بر کاهش خطاهای تولید، کمینه‌سازی اتلاف و حداکثرسازی ارزشی است که به مشتری ارائه می‌شود. مزایای شش سیگما را می‌توان مواردی دانست که در ادامه مطرح می‌کنیم.

• همکاری تیمی بالا
• تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر
• بهبود کیفیت نهایی محصول
• افزایش رضایت مشتری
• کاهش خطاهای تولید

آشنایی با این مفاهیم شاید پاسخ تمام سوالات ما را ندهد بنابراین نیاز است که ما بدانیم کنترل پروژه چیست، وظایف کنترل پروژه کدام است و با نکات دیگری مانند استانداردهای اجرای پروژه، ساختار شکست کار، نمودار گانت و غیره آشنا شویم؛ به همین پیشنهاد می‌دهیم مطلب «کنترل پروژه چیست؟ – هر آنچه باید برای موفقیت پروژه ها بدانید» از مجله فرادرس را نیز مطالعه کنید.

 اجزای اصلی مدیریت پروژه

مدیریت پروژه برای هر پروژه متفاوت است اما به طور کل مدیریت پروژه بر حول چند مولفه اصلی می‌چرخد و فارغ از نوع پروژه می‌توان اثر مهم این مولفه‌ها بر روی پروژه‌ها را دید زیرا برای به اتمام رسیدن پروژه ضروری هستند. در ادامه با این مولفه‌ها که آن‌ها را اجزای اصلی مدیریت پروژه می‌دانیم، آشنا می‌شویم.

1. بیانیه محدوده: بیانیه محدوده پایه و اساس پروژه است زیرا میزان اهمیت پروژه، دلیل اجرای آن و ارزشی که برای مشتری ایجاد می‌کند را مشخص می‌کند.
2. عوامل تعیین کننده موفقیت پروژه: منظور از این عوامل مواردی مثل مهلت‌های زمانی، رضایت مشتری، بودجه، هزینه‌های مربوط به کارکنان و استانداردهای کیفیت هستند که می‌توانند احتمال موفقیت پروژه را تعریف کنند.
3. محصول یا خدمت نهایی پروژه: خروجی نهایی پروژه باید مشخص باشد و به طور دقیق در برآوردی که از پروژه داریم تعریف شود.
4. ساختار شکست کار: این مولفه مشخص می‌کند که چه کسی یا چه تیمی چه وظایفی در طول انجام پروژه دارد. به طور معمول برای این کار جدول‌هایی رسم می‌شوند وظایف واگذار شده به اعضای تیم‌ها و منابع مصرف شده را ثبت می‌کنند.
5. زمان‌بندی: در زمان‌بندی پروژه مواردی مانند مهلت تحویل وظایف خاص و پروژه تعیین می‌شود. این مورد می‌تواند به سیستم‌های پیچیده کمک کند تا ارتباط موثرتر و شفاف‌تری داشته باشند و کارهای پروژه بهم گره نخورند.
6. بودجه‌بندی: در طی بودجه‌بندی منابع مالی مشخصی برای انجام وظایف تعیین می‌شوند، بنابراین انتظار می‌رود که بخش‌های مختلف پروژه از بودجه‌ای که به آن‌ها اختصاص داده شده استفاده کنند و هزینه‌ای مازاد بر بودجه صرف آن ها نشود.
7. تضمین کیفیت: تضمین کیفیت انجام وظایف مختلف و خروجی‌های آن‌ها بر اساس استانداردهایی که پیش از شروع پروژه تعیین شده‌اند، یکی دیگر از موارد مهمی است که مدیریت پروژه بر آن تمرکز دارد. بنابراین ما برای به انجام رساندن این مورد نیاز داریم که مولفه‌های کنترل کیفیت را تعریف کنیم و از آشفتگی ذهنی و کاری جلوگیری کنیم.
8. برنامه‌ریزی برای منابع انسانی: افرادی که روی پروژه کار می‌کنند از مهم‌ترین منابع یک پروژه هستند بنابراین باید در برنامه‌ریزی پروژه به این سوال‌ها پاسخ دهیم که چه کسی، کجا، چه کاری و در چه زمانی باید وظایف خود را انجام دهد. این مورد به طور معمول تحت کنترل مدیر منابع انسانی است که بر مدیر پروژه و تیم‌ها نظارت دارد.
9. ذی‌نفعان: پیش از شروع پروژه باید فهرستی از کلیه ذی‌نفعان پروژه تهیه شود و موارد مانند نقاط قوت، علایق و نگرانی‌های آن‌ها نیز مشخص شود.
10. رسانه‌های ارتباطی: رسانه‌های ارتباطی را شاید بتوان مهم‌ترین عامل موفقیت مدیریت پروژه دانست زیرا اطلاعات مختلفی که از خارج می‌توانند روی پروژه تاثیر بگذارند باید به‌طور کامل و موثر به تیم‌های داخلی منتقل شود.
11. ثبت ریسک‌ها: ثبت ریسک‌های احتمالی پروژه به تیم‌ها و افراد درگیر با پروژه کمک می‌کند از بروز مشکل در چرخه عمر پروژه جلوگیری کنند، بنابراین احتمال به پایان رساندن پروژه و گرفتن نتایج باکیفیت افزایش می‌یابد.
12. فرایندهای تامین موارد مورد نیاز: هر پروژه نیازمند منابع به خصوصی مانند مواد مصرفی، تجهیزات، ماشین‌آلات و غیره است که کیفیت و شیوه تهیه آن‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است، بنابراین برای مدیریت پروژه باید به این موارد نیز توجه داشت.

ابزارها و نرم افزارهای مدیریت پروژه

ابزارهای مدیریت پروژه به طور تخصصی با این هدف طراحی شده‌اند که به افراد یا تیمی که مسئول مدیریت پروژه هستند کمک کنند تا پروژه‌ها و وظایف به شیوه موثری مدیریت شوند. نرم‌افزارهای مدیریت پروژه راهکاری محسوب می‌شوند که به شرکت‌ها این امکان را می‌دهند که فرایندهای مختلف اجرایی را ساده‌سازی کرده و کارها را متمرکز کنند. در حقیقت سازمان‌ها و شرکت‌ها هر روزه مدت زمان ارزشمندی را از دست می‌دهند که این اتلاف وقت را «ماده تاریک کار» (Dark Matter of Work) می‌نامیم.

برای اینکه شرکت‌ها بتوانند این زمان و منابع را به چرخه مفید کار خود بازگردانند، به نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ای نیاز دارند که ویژگی‌های زیر را ارائه دهد.

• بهره‌وری بالا
• انعطاف‌پذیری
• سرعت پردازش و کار بسیار بالا
• ارائه دید کامل نسبت به تمام پروژه‌ها
• فناوری پیشرفته

با مرور این نکات متوجه می‌شویم که برای انتخاب بین انواع نرم‌افزارهایی که برای مدیریت پروژه در دسترس هستند، باید معیارهایی داشته باشیم؛ بنابراین در ادامه به تعدادی از این معیارها اشاره می‌کنیم.

1. کاربردپذیری
2. قابلیت‌ها
3. مقیاس‌ پذیری
4. یکپارچه‌سازی
5. بازخورد کاربران
6. قیمت و ارزش اضافه شده به کار

با استفاده از این معیارها می‌توان تا حد زیادی به این پی برد که ویژگی‌های کلیدی یک نرم‌افزار کاربردی در نرم‌افزار انتخاب ما وجود دارد یا خیر و به این ترتیب هزینه‌ای صرف ابزاری غیرکاربردی نخواهد شد.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهای مختلفی را در اختیار کسب‌و‌کارها قرار می‌دهند که در ادامه تعدادی از آن‌ها را می‌شناسیم.

• «نمودار گانت» (Gantt charts): برای زمان‌بندی و پیگیری وظایف و نقاط عطف پروژه در قالب جدول‌های زمانی
• «خط مبنای پروژه» (Project baseline): برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه در مقایسه با برنامه اولیه
• ساختار شکست کار: برای تقسیم پروژه به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت
• ابزارهای مدیریت وظایف: مانند فهرست وظایف، بردهای کانبان و تقویم‌های پروژه برای سازمان‌دهی و پیگیری کار
• ابزارهای «مدیریت پورتفولیو» (Portfolio Management): برای مدیریت و همسوسازی چند پروژه همزمان
• «خودکارسازی گردش‌کار» (Workflow automation): برای ساده‌سازی فرآیندهای تکراری
• ابزارهای مدیریت ریسک: برای شناسایی، ارزیابی و کاهش ریسک‌های پروژه
• ابزارهای ثبت و ردیابی زمان:برای ثبت ساعات کاری و پیگیری زمان صرف‌شده روی وظایف مختلف
• ابزارهای ثبت گزارش: برای ثبت گزارش‌ وضعیت و سایر مستندات پروژه

این ابزارها می‌توانند بسیار متنوع‌تر از مواردی باشند که در بالا با هم مرور کردیم، اما این که چه نرم‌افزاری انتخاب می‌کنیم می‌تواند برای ما محدودیت‌هایی برای دسترسی به ابزارهای مختلف ایجاد کند بنابراین باید به ابزارهای مهم برای پیش بردن پروژه دقت داشت.

برترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

در این بخش به معرفی کامل تعدادی از برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم که شرکت‌های داخلی و خارجی از آن‌ها استفاده می‌کنند، اما پیش از آن که به هر کدام از این ابزارهای بخشی جداگانه اختصاص بدهیم در جدول زیر آن‌ها را نام برده و توضیح می‌دهیم که برای چه فعالیت‌هایی مناسب هستند.

• «رایک» (Wrike)
• «آسانا» (Asana)
• «ماندی.کام» (Monday.com)
• «اسمارت‌شیت» (Smartsheet)
• «جیرا» (Jira)
• «کلیک‌آپ» (ClickUp)
• «مایکروسافت پلنر» (MS Planner)
• «بیس‌کمپ» (Basecamp)
• «ترلو» (Trello)

یادگیری استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه

با توجه به تنوع بالایی که ابزارهای مدیریت پروژه دارند مهم است که پس از انتخاب نرم‌افزار مورد نظر با تمام قابلیت‌های آن آشنا باشیم. بسیاری از امکانات این نرم‌افزارها رایگان نیستند بنابراین استفاده حداکثری از دسترسی‌های حالت رایگان هر نرم‌افزار و حتی استفاده از تمام امکانات مورد نیاز پس از خرید نسخه‌های پولی به تیم مدیریت پروژه کمک می‌کند که روند مدیریت پروژه را بهینه‌سازی کنند.

در مجموعه فرادرس بسیاری از امکانات نرم‌افزارهای محبوبی مانند ترلو، جیرا و آسانا به طور کامل آموزش داده شده‌اند و در صورتی که برای مدیریت پروژه‌های سازمانی خود از این نرم‌افزارها استفاده می‌کنید می‌توانید از فیلم‌های آموزشی فرادرس برای یادگیری کامل نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بهره ببرید. در ادامه لینک تعدادی از این فیلم‌های آموزشی را در اختیار شما قرار می‌دهیم.

• فیلم آموزش آسانا Asana برای مدیریت پروژه + گواهینامه
• فیلم آموزش مدیریت چابک Agile پروژه ها با MSP یا ام اس پروجکت MS Project
• فیلم آموزش مدیریت پروژه ترکیبی Hybrid با ام اس پروجکت MS Project + گواهینامه
• آموزش مقدماتی جیرا – مدیریت و کنترل پروژه با JIRA
• فیلم آموزش پریماورا Primavera برای برنامه ریزی و کنترل پروژه
• فیلم آموزش سرویس ترلو – مدیریت پروژه و وظایف Task با Trello

چالش های مدیریت پروژه

هدف از مدیریت پروژه حل کردن مشکلات پیش روی یک پروژه پیش از وقوع آن‌ها است، به همین دلیل است که پیش از آغاز پروژه برنامه‌ریزی‌های دقیق انجام می‌شود و وظایف مختلف به کارشناسان و تیم‌های گوناگون تخصیص داده می‌شوند. با وجود تمام این تلاش‌ها، گاهی در حین انجام پروژه با چالش‌‌هایی رو‌به‌رو می‌شویم که تعدادی از مهم‌ترین آن‌ها را می‌توان موارد زیر دانست.

1. متعادل‌سازی محدودیت‌های پروژه
2. جلوگیری از خزش محدوده
3. مدیریت انتظارات ذی‌نفعان
4. تخمین دقیق هزینه‌ها به منظور تعیین بودجه پروژه
5. تشکیل تیم‌های کارآمد و مناسب برای پروژه
6. انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه
7. شناسایی ریسک‌‌های پروژه
8. تخمین بازه زمانی انجام پروژه
9. برنامه‌ریزی فعالیت‌های تیم‌های مختلف
10. دنبال کردن پیشرفت پروژه
11. مواجهه درست با تغییرات پروژه
12. از بین رفتن منابع پروژه
13. عدم ارتباط درست و موثر بین تیم‌ها یا اعضای آن‌ها
14. تعیین اهداف مشخص
15. مدیریت تیم‌های دورکار

منظور از خزش محدوده در مورد دوم این فهرست این است که گاهی در چرخه عمر پروژه، امکانات مورد نیاز نسبت به آن‌چه که پیش‌بینی شده بود افزایش می‌یابد. این افزایش تدریجی محدوده پروژه ممکن است باعث افزایش هزینه‌ها و بودجه موردنیاز برای انجام پروژه شود که در این صورت افزایش محدوده تاثیری منفی روی روند انجام پروژه گذاشته است.

جلوگیری از افزایش محدوده پروژه به این معنی است که مدیر پروژه یا تیم مدیریت پروژه باید تمام تلاش خود را بکنند که حتی در صورت پیش آمدن چالش‌های مختلف، محدوده پروژه افزایش نیابد و اثرات منفی حاصل از آن پروژه را به بن‌بست نکشاند.

هر یک از دیگر مواردی که که در این فهرست معرفی شد، می‌توانند چالشی کوچک و یا حتی چالشی بسیار بزرگ باشند ولی مدیران پروژه کار آزموده قادر به مقابله با آن‌ها هستند، زیرا راهکارهایی مشخص و تاثیرگذار برای هر یک از آن‌ها وجود دارد.

به عنوان مثال برای جلوگیری از خزش محدوده می‌توان به نکات زیر توجه نشان داد.

• برنامه زمانی دقیقی برای هر بخش از پروژه تعیین کنید.
• فرایند «مدیریت تغییر» (change management) را در طول اجرا پروژه پیاده‌سازی کنید.
• اهداف پروژه را به طور کامل مشخص کنید. برای این که اهداف مالی، زمانی و کیفیت نهایی را تعیین کنید می‌توانید علاوه بر توجه به برنامه‌ریزی پروژه، درک دقیقی از نیازهای مشتریان خود به دست آورید.
• دیدگاه واقع‌بینانه‌ای در مورد منابع در دسترس و ضرب‌الاجل‌های پروژه داشته باشید.

نقش‌های مهم

نقش‌های کلیدی مدیریت هر پروژه بسته به سازمان و اندازه پروژه متفاوت هستند، اما مواردی که در ادامه ذکر می‌کنیم، دارای وظایفی هستند که در مدیریت پروژه اثرگذار هستند.

1. «حامی پروژه» (Project Sponsor): حامیان یا اسپانسرها از پروژه در زمینه‌های مالی و سازمانی برای پروژه حمایت می‌کنند. همچنین آن‌ها در زمینه منابع و بودجه تصمیمات حیاتی را می‌گیرند و در مورد پیشرفت پروژه به ذی‌نفعان اطلاع‌رسانی می‌کنند.
2. «مدیر پروژه» (Project Manager): وظایف مدیر پروژه را می‌توان در این چهار مورد خلاصه کرد؛ نظارت بر کل پروژه از شروع تا پایان، تعیین اهداف پروژه و برنامه‌ریزی، مدیریت بودجه، ریسک‌ها و جدول زمانی پروژه و در نهایت، تخصیص منابع و اطمینان از اینکه تیم در مسیر صحیح باقی می‌ماند.
3. «اعضای تیم» (Team Members): اعضای تیم‌های مختلف مسئول انجام وظایف روزانه برای تکمیل پروژه، همکاری با یکدیگر و ارائه گزارش پیشرفت هستند. در حقیقت اعضای تیم‌های مختلف متناسب با تخصص‌هایی که دارند در خدمت پروژه هستند بنابراین حضور افراد حرفه‌ای از مهم‌ترین نیازهای به انجام رساندن پروژه است.
4. «ذی‌نفعان پروژه» (Project Stakeholders): نتیجه پروژه منافع مشخصی برای ذی‌نفعان آن دارند، بنابراین ممکن است مشتریان، تامین‌کنندگان، نهادهای نظارتی و غیره به عنوان ذی‌نفعان یک پروژه تعریف شوند.
5. «مشتری پروژه» (Project Customer): مشتریان پروژه اهداف و نیازمندی‌های پروژه را تعیین می‌کنند زیرا پروژه در خدمت آن‌ها است، بنابراین تایید محصول یا خدمت نهایی نیز برعهده مشتریان پروژه است.
6. «واحد مدیریت پروژه» (Project Management Office | PMO): واحد مدیریت پروژه مسئول توسعه استانداردها و سیاست‌های مدیریت پروژه و پشتیبانی از مدیران پروژه و آرشیو داده‌های پروژه است.
7. «کمیته راهبری» (Steering Committee): کمیته راهبری وظیفه ارائه حاکمیت و نظارت و اطمینان از اینکه پروژه‌ها با اهداف سازمانی هماهنگ هستند را برعهده دارد.

مدیر پروژه کیست؟

«مدیر پروژه» (Project Manager) فردی است که وظیفه برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و نظارت بر پروژه‌ها را بر عهده دارد و به این ترتیب مطمئن می‌شود که پروژه‌ها در زمان مقرر، در چهارچوب بودجه و با رعایت استانداردهای تعیین شده تکمیل می‌شوند. مدیر پروژه با رهبری تیم‌ها، مدیریت منابع و برقراری ارتباط با ذی‌نفعان، این هدف را به نتیجه می‌رساند.

وظایف مدیر پروژه

مدیران پروژه وظایف متعددی دارند اما به طور کل می‌توان موارد زیر را به عنوان مسئولیت‌های اصلی آن‌ها شناخت.

• تعریف اهداف پروژه
• مدیریت تغییرات و ریسک‌ها
• حل تعارض‌ها
• دستیابی به اهداف کسب‌وکار

تفاوت مدیریت پروژه با مدیریت برنامه و مدیریت پورتفولیو

مدیریت برنامه مبتنی بر همان اصول و تکنیک‌های مدیریت پروژه است، اما همان‌طور که از نام آن می‌توان متوجه شد، به جای مدیریت پروژه‌های مختلف، بر مدیریت برنامه‌ها متمرکز است. برنامه‌ها شامل مجموعه‌ای از پروژه‌های مرتبط هستند که به‌طور هم‌زمان اجرا می‌شوند تا از حداکثر منابع موجود سازمان استفاده شود.

تفاوت اصلی میان مدیریت پروژه و مدیریت پورتفولیو در این است که مدیریت پورتفولیو بر مدیریت هم‌زمان چندین پروژه و برنامه متمرکز است تا اهداف تجاری و مقاصد راهبردی یک سازمان محقق شوند. به دلیل گستردگی حوزه‌ مدیریت سبد پروژه، این فرایند به طور معمول شامل همکاری چندین مدیر پروژه، مدیر برنامه و مدیر پورتفولیو است که اغلب همگی تحت یک دفتر مدیریت پروژه فعالیت می‌کنند.

جمع‌بندی

در این مطلب از مجله فرادرس به مدیریت پروژه پرداختیم و یاد گرفتیم که برای مدیریت پروژه‌های مختلف می‌توان از روش‌های مدیریت پروژه متفاوتی استفاده کرد که متناسب با نوع هر پروژه باشند. از جمله متدولوژی‌ها یا روش‌های محبوب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد که کاربرد گسترده‌ای در کسب‌وکارهایی دارند که از مدیریت پروژه برای رسیدن به اهداف کاری خود استفاده می‌کنند.

• روش آبشاری
• روش چابک
• روش کانبان
• روش اسکرام
• روش ناب
• روش PRINCE2

روش‌های کانبان و اسکرام زیر مجموعه روش‌ چابک هستند اما به دلیل تفاوت‌هایی که با یکدیگر دارند آن‌ها را مجزا از روش چابک می‌دانیم و برای پروژه‌های متفاوتی نیز از آن‌ها استفاده می‌کنیم.