فرادرسچگونه تصمیم‌گیری‌های دشوار را آسان‌تر کنیم؟
هر فردی در زندگی شخصی یا کاری خود با شرایطی مواجه می‌شود که باید تصمیم‌های دشواری را اتخاذ کند. نحوه واکنش افراد در این شرایط می‌تواند مرز بین موفقیت و شکست را تعیین کند. مدیران و تصمیم‌گیرندگان شرکت‌ها، کارخانه‌ها و دیگر محیط‌های کاری، بیشتر از دیگران در معرض چنین موقعیت‌هایی قرار می‌گیرند. اکنون این سوال پیش می‌آید که برای گرفتن تصمیم‌های دشوار و مقابله با پیامدهای آنها، چه اقداماتی را می‌توان انجام داد؟ به منظور پاسخ دادن به این سوال، روش‌های غلبه بر سختی‌های یک تصمیم دشوار، عوامل موثر در وخیم‌تر شدن شرایط و راه حل‌های مناسب برای تصمیم‌گیری راحت‌تر را برای شما ارائه خواهیم کرد.
تصمیم‌گیری‌های دشوار
هر مدیری در طول عمر مدیریتی خود با شرایطی مواجه می‌شود که گرفتن تصمیم در آن شرایط می‌تواند پیامدهایی را برای شرکت، اعتبار و حرفه او در پی داشته باشد.
اولین قدم در گرفتن تصمیم‌های این‌چنینی، درک کردن عواملی است که شرایط را دشوار می‌کنند. برای درک بهتر موضوع تصمیم‌گیری در شرایط سخت و اهمیت آن، دو سناریوی زیر را در نظر بگیرید:
سناریوی شماره 1: فرض کنید که مدیر یک شرکت تولیدی هستید و تعداد سفارش‌های شما افزایش یافته است. این مسئله جای خوشحالی دارد اما در عین حال می‌تواند باعث ترس و دلهره شود. در این شرایط، کارخانه‌های شما با محدودیت‌های شدیدی در ظرفیت تولید و مواد اولیه مواجه خواهند شد و وضعیت به گونه‌ای می‌شود که قادر به پاسخ‌گویی تمام سفارش‌ها نخواهید بود. اکنون باید تصمیم‌گیری کنید که چه سفارش‌هایی را تحویل دهید، تحویل کدام یک را به تأخیر بیندازید و کدام را کنسل کنید. تصمیم شما می‌تواند تفاوت بین موفقیت و شکست را تعیین کند. در صورت تصمیم‌گیری اشتباه، با مشتریان مأیوس، فروشندگان عصبانی و کارمندان ناامید مواجه خواهید شد. در طرف مقابل، با انتخاب گزینه‌های مناسب می‌توانید نظر افراد ذی‌نفع را به خود جلب کنید.
سناریوی شماره 2: تصور کنید به شما اطلاع می‌دهند که فعالیت کارخانه‌ای که در آن مشغول به کار هستید، برای مدتی متوقف خواهد شد. شاید با توجه به وضعیت بد اقتصادی محل زندگی و شرکت خود، چنین خبری برایتان عجیب به نظر نرسد و این موضوع را از قبل پیش‌بینی کرده باشید. با این حال، تصمیم مهم در چنین شرایط نابسامانی، ماندن و ادامه دادن یا رفتن به جای دیگر با شرایط اقتصادی بهتر است. در این حالت، گزینه‌های نامناسب زیادی به همراه عدم قطعیت بالا پیش روی شما قرار خواهند گرفت. در صورتی که به محل دیگری نقل مکان کنید، مجبور می شوید علاوه بر صرف هزینه‌های بالا، ریسک از دست دادن بیمه بیکاری خود را نیز به جان بخرید. اگر در شرایط فعلی خود باقی بمانید و ادامه دهید، شاید مانند بسیاری از افراد دیگر، شما نیز بعد از چند سال بیکار شوید.
«الکساندر جورج» (Alexander George)، یکی از محققان حوزه تصمیم‌گیری مدیریتی، دو ویژگی اصلی را برای تصمیم‌های دشوار برشمرده است؛ عدم قطعیت و «پیچیدگی ارزش» (Value Complexity).
- عدم قطعیت: در حوزه مدیریت و تصمیم‌گیری، این اصطلاح بیان می‌کند که مدیران هیچ‌گاه زمان یا منابع کافی برای درک کامل تمام پیامدهای احتمالی تصمیم‌های خود را ندارند.
- پیچیدگی ارزش: این اصطلاح توسط جورج ابداع شده است و بیان می‌کند که در شرایط دشوار، حتی بهترین تصمیم‌ها نیز می‌توانند به برخی افراد زیان برسانند و مدیران را وادار کنند ارزش‌هایی که به آنها پایبند هستند را زیر پا بگذارند.
در اغلب موارد، تصمیم‌هایی که اعضای هیئت مدیره، مدیران ارشد، مدیران واسط و کارمندان اتخاذ می‌کنند، دارای ویژگی‌های مشابه‌ای هستند. هنگامی که نیاز به اقدام سریع در تصمیم‌گیری‌ها وجود داشته باشد، دو عامل عدم قطعیت و پیچیدگی ارزش می‌توانند منجر به تردید، تأخیر و تسلیم شوند. در ادامه، به توضیح این عوامل و راه‌های مقابله با آنها می‌پردازیم.
عدم قطعیت
واکنش اولیه ما به عدم قطعیت‌های پیش رو بسیار مهم است زیرا یک اقدام نادرست در این حالت می‌تواند اوضاع را وخیم‌تر کند.
در ادامه چهار اشتباه بزرگ در مواجه با عدم قطعیت را معرفی می‌کنیم. سعی کنید توجه ویژه‌ای بر روی این اشتباهات داشته باشید.
1. نادیده گرفتن مشکلات مهم
در اغلب موارد، مشکلات هنگامی به سراغ ما می‌آیند که قادر به تشخیص مسائل پیش روی خود نباشیم. در این حالت، به جای مقابله با مشکلات در همان مراحل اولیه، آنها را نادیده می‌گیریم و حتی وجودشان را نفی می‌کنیم تا هنگامی که شرایط کاملاً وخیم شود. به عنوان مثال، شاید کارخانه‌های شما در حال تولید در ظرفیت حداکثری خود باشند و گاهی اوقات با مشکلات موقتی در زنجیره تأمین مواجه شوند. اگر به جای پرداختن به این مشکل، آن را به عنوان یک مسئله عادی در نظر بگیرید، به یک‌باره با ناتوانی خود در تأمین سفارش‌ها مواجه خواهید شد.
2. کوته اندیشی
وقتی با یک مشکل جدی و اساسی مواجه می‌شویم، آدرنالین تمام بدن ما را فرا می‌گیرد و به دنبال یک راه‌حل سریع برای رفع آن می‌گردیم. در این وضعیت که جنگیدن و فرار کردن تنها گزینه‌های ما هستند، نمی‌توانیم به صورت منطقی فکر کنیم و تمام تمرکزمان روی راه‌حل‌های سریعی که در کوتاه مدت جوابگو خواهند بود قرار می‌گیرد؛ چنین روندی بدان معناست که شما قادر نخواهید بود به علت اصلی مشکل بپردازید و راه‌حلی را برای برطرف کردن آن به صورت ریشه‌ای بیابید.
3. ساده‌سازی افراطی مشکلات پیچیده
یکی دیگر از عواقب واکنش جنگ یا گریز، ساده‌سازی بیش از حد مشکلات است. در این حالت، ما افراد را به دو دسته دوست و دشمن تقسیم می‌کنیم و گزینه‌های پیش روی خود را به عنوان پیروزی و شکست در نظر می‌گیریم و اصطلاحاً درگیر تفکر صفر یا صد می‌شویم. اتخاذ یک تصمیم مناسب نیازمند یافتن روش‌های جدید برای حل مشکلات و تفکری فراتر از ساده‌سازی‌های معمول است.
4. پنهان کردن مشکلات از دیگران
در مراحل اولیه مواجه با یک مشکل، شاید تصور کنیم که اطلاع ندادن به دیگران، حل مسئله را ساده‌تر می‌کند. به عنوان مثال، ممکن است فکر کنید که پنهان کردن یک مشکل از رئیس، همکاران و مشتریان خود، گزینه بهتری برای درک و حل مسئله باشد اما احتمال تعلل زیاد در برطرف کردن مشکل و در نتیجه وخیم‌تر شدن شرایط نیز وجود دارد.
مقابله با عدم قطعیت
برای اجتناب از اشتباهات بالا یا مقابله با آنها، بهترین کار این است که بدون هیچ تصمیم عجولانه‌ای، مرحله به مرحله به پیش بروید.
در ادامه پنج اقدام مناسب را معرفی خواهیم کرد که سبب کاهش عدم قطعیت گزینه‌هایی می‌شوند که برای انتخاب پیش‌رویتان قرار گرفته‌اند.
1. ارزیابی گزینه‌های پیشِ رو
در ابتدای هر تصمیمی، پیامدهای نادیده گرفتن مشکلات موجود را در نظر بگیرید و نتایج آنها را بررسی کنید. با درک پیامدها و خسارت‌های احتمالی، دیگر مرتکب اشتباهی نظیر نادیده گرفتن مشکلات مهم نخواهید شد. در مرحله بعد، مزایا و معایب گزینه‌های مد نظر خود را ارزیابی کنید. با در نظر گرفتن سناریوهای مختلف، ریسک‌های پنهان برایتان آشکار خواهند شد و گزینه‌های جدیدی در مقابل شما قرار خواهند گرفت. به عنوان مثال، اگر شغلتان را از دست داده‌اید و قصد ماندن در شهر خود را دارید، تعلل در انجام اقدامات مناسب می‌تواند ریسک‌های جبران ناپذیری را به همراه داشته باشد. نقل مکان به شهرهایی با فرصت‌های شغلی زیاد، منطقی به نظر می‌رسد اما هزینه‌هایی را نیز در پی خواهد داشت. در آخر، فهرستی از مزایا و معایب گزینه‌های پیش روی خود تهیه کنید. سپس، به ارزیابی شرایط هر گزینه بپردازید.
2. روی یک راه‌حل پافشاری نکنید
همیشه گزینه‌های انتخابی خود را به چالش بکشید. راه‌های احتمالی دیگر را پیدا کنید و امکان اجرای چند راه‌حل در کنار هم را مورد ارزیابی قرار دهید. به عنوان مثال، تمرکز خود را بر روی این موضوع معطوف کنید که آیا می‌توانید بدون نقل مکان به شهری دیگر، شغل مورد نظر خود را در آن محل بیابید؟ در صورتی که شغل مورد نظرتان را یافتید، آیا می‌توانید به صورت دورکاری مشغول به کار شوید؟
3. مشورت با دیگران
همیشه برای خود یک خط مشی تعیین کنید اما تصمیم‌گیری‌های پیش روی خود را به تنهایی انجام ندهید. به جای این کار، نظر افراد مورد اعتماد را در مورد تصمیم‌ها و ارزیابی گزینه‌های احتمالی جویا شوید. اگر تعداد افراد قابل اعتماد اطراف خود را گسترش دهید، امکان بیشتر شدن گزینه‌های پیش رو نیز افزایش می‌یابد.
4. امتحان کردن گزینه‌های مورد نظر
برای آزمایش گزینه‌های پیش رو، به دنبال روشی در مقیاس کوچک و با ریسک پایین باشید. به عنوان مثال، اگر توانایی تأمین سفارش‌های تمام مشتریان خود را ندارید، به صورت آزمایشی از نمایندگان فروش خود بخواهید تا با برخی از مشتریان تماس بگیرند و اطلاع دهند که تأمین سفارش‌های آنها با تأخیر مواجه شده است. سپس، واکنش‌های مشتریان به این مسئله را بررسی کنید. به عنوان یک گزینه، امکان برون‌سپاری برخی از سفارش‌های مهم به کارخانه‌های دیگر را در نظر بگیرید. در انتها، مزایا و معایب گزینه‌های مختلف را مورد ارزیابی قرار دهید.
5. اجرای گام به گام تصمیم‌ها
یکی از روش‌های مواجه با شرایط دشوار، تقسیم‌بندی تصمیم‌گیری‌های پیچیده به بخش‌های ساده‌تر است. برای این کار، باید قدم و هدف بعدی خود را تعیین کنید و اقدامات لازم جهت تحقق آن را انجام دهید. به عنوان مثال، اگر قصد نقل مکان و یافتن شغل در شهر اصفهان را دارید، قدم بعدی شما رفتن به آنجا نیست بلکه تماس با شرکت‌های موجود در این شهر است.
پیچیدگی ارزش
پیچیدگی ارزش می‌تواند باعث خسارت به افراد دیگر از جمله مشتریان وفادار یا فروشندگان فعال شود.
در چنین شرایطی برای جلوگیری از وخیم‌تر شدن اوضاع باید از اشتباهات زیر خودداری کنید.
1. بی‌اهمیت جلوه دادن خسارات وارد شده
در تصمیم‌گیری‌های اجباری، احتمال نادیده گرفتن یا دست کم گرفتن آسیب‌های احتمالی به دیگران وجود دارد. شاید برخی از این نادیدنه گرفتن‌ها باعث شوند که شما احساس بهتری نسبت به تصمیم‌هایتان داشته باشید اما معمولاً شرایط افراد تحت تأثیر را وخیم‌تر خواهد کرد. به عنوان مثال، اگر برای تغییر شغل خود تصمیم به نقل مکان به محل دیگری گرفته باشید، باید محل تحصیل فرزندان خود را نیز تغییر دهید. نکته مهم این است که در چنین وضعیتی نباید برای تسلی خاطر آنها، در مورد مناسب بودن شرایط جدید صحبت کنید. در عوض، به فرزندان خود بگویید که از خود گذشتگی آنها برای شما ارزشمند است. با این کار، شاید ناراحتی‌شان به حداقل برسد و تلاش کنند به شکلی با شرایط دشوار پیش‌رو کنار بیایند.
