فرادرس
مدیریت موفق با یادداشت‌برداری روزانه
ارتقای شغلی، موقعیتی خوشایند اما تنش‌زا است. کسانی که به سمت مدیریت ارتقاء می‌یابند، با شرایط تازه‌ای مواجه خواهند شد. مسائل متعددی به آن‌ها ارجاع میشود و باید به سرعت تصمیم بگیرند. تصمیماتی که به شدت مهم هستند و روی افراد بسیاری تأثیر می‌گذارند. وقتی جریان امور سرعت پیدا می‌کند، اشتباهات بیش‌تر‌ی رخ خواهد داد. اگر یک مدیر از جایی خارج از سازمان فعلی منتقل شده باشد، شرایط حتی سخت‌تر میشود. چراکه محیط کار جدید و افراد تیم خود را نمی‌شناسد و زمانی برای پیداکردن افراد مورد اعتماد ندارد. با تأمل و تفکر آرام مسائل روشن‌تر می‌شوند و راه حل‌های بهتری به ذهن می‌رسد اما مشکل اینجا است که مدیران زمانی برای انجام این کار ندارند. آن‌ها باید به سرعت تصمیم بگیرند و به سرعت عمل کنند. در هر صورت باید چاره‌ای برای این مشکل پیدا کرد. راهی برای پرهیز از شرایط سخت وجود ندارد. مشکلات خارج از کنترل ما پدید می‌آیند، تنها چیزی که در اختیار داریم نحوهی واکنش نشان دادن به آن‌ها است.
فراهم‌کردن زمانی برای تأمل
وقتی به مغز فرصتی برای تأمل داده شود، مسائل را بهتر تحلیل می‌کند، از شرایط به‌وجودآمده درس می‌گیرد و راه حل‌های خلاقانه‌تری برای مشکلات پیدا می‌کند. یک روش ساده اما کاربردی برای به‌دست‌آوردن زمان تأمل، نگه‌داشتن دفترچه یادداشت شخصی است. در جلسات فوری سازمانی، هنگامی که مشکلی به وجود آمده است که نیاز به راهکار فوری دارد، ایده‌ها به صورت سیل‌آسا مطرح می‌شوند.
همه در تلاش برای پیدا کردن بهترین راه هستند و به سرعت افکار کلی خود را مطرح می‌کنند. حال اگر مدیر یک مکث کوتاه برای چند لحظه استراحت ایجاد کند و سپس از کارمندان بپرسد: «چه راه دیگری به ذهنتان می‌رسد؟» ایده‌های بیشتر و با کیفیت بهتر دریافت خواهد کرد. نگه‌داشتن دفترچه یادداشت، یک روش برای ایجاد مکث در درون و آرام‌کردن روند تفکر مغز است. یادداشت‌برداری روشی ساده است و نتیجه‌ی مفیدی خواهد داشت اما بسیاری مدیران از این کار پرهیز می‌کنند. نخستین دلیل پرهیز آن‌ها مسئله‌ی زمان است. یادداشت‌برداری با هدف تأمل و تفکر آرام انجام میشود و نیاز به وقت آزاد دارد.
زمانی که یک مدیر بتواند به دور از شلوغی‌های اطراف، در یک فضای آرام بنشیند و با نوشتن به افکار خود نظم ببخشد. چنین اوقاتی برای یک فرد پرمشغله بسیار کم پیش می‌آیند. مشکل دوم این است که برای یادداشت‌برداری دقیق و جزئی، هر فرد باید در ذهن خود به لحظاتی رجوع کند که در حالت عادی به سرعت فراموش می‌شوند. به‌خاطر‌آوردن جزئیات مسائل هرچند برای یادگیری مهم باشند، کاری نیست که مدیران به آن علاقه داشته باشند. از سوی دیگر سرعت زندگی در دوره‌ی معاصر به شدت بالا رفته است.
هر قدر که یک فرد مسئولیت‌های بزرگ‌تری داشته باشد، با مشکلات بیش‌تر‌ی نیز مواجه خواهد شد. به همین دلیل بیشتر مدیران ترجیح می‌دهند به جای تفکر و تأمل درباره‌ی مسائل گذشته، به سراغ مشکل و مسئله‌ی بعدی بروند و ذهن خود را روی آن متمرکز کنند. با وجود تمام این مشکلات و مسائل، هر مدیر برای کسب موفقیت، به روشی برای بررسی جامع اتفاقات مجموعه‌ی تحت مدیریت خود نیاز دارد. روشی که با استفاده از آن بتواند تمامی مسائل را هم به صورت جزئی و هم از منظر کلان ببیند، از تجربیات خود درس بگیرد و برای آینده برنامه‌ریزی کند. نوشتن، یک روش آسان برای دست‌یافتن به این اهداف است.
چگونه یادداشت‌برداری کنیم
چگونگی واردکردن مسائل در دفترچه بسیار مهم است. یادداشت‌ها نباید فقط لیستی از اتفاقات رخ‌داده باشند، بلکه باید واکنش احساسی مدیر در برابر آن اتفاقات را نیز دربربگیرند. در یادداشت‌ها مسائلی مطرح می‌شوند که یک مدیر با کسی درمیان نمی‌گذارد. یادداشت‌برداری فرصتی است تا تصمیمات مهم به دقت بررسی شوند. هر فرد روش و سبک مخصوص به خود را برای نوشتن دارد اما با رعایت نکات زیر، نوشته‌ها سودمندتر خواهند شد:
- در اولین زمان ممکن پس از یک رویداد، درباره‌ی آن بنویسید. این فاصله حتماً باید کم‌تر از بیست و چهار ساعت باشد. در غیر این صورت، مغز جزئیات پراهمیتی را فراموش خواهد کرد. بهتر است اتفاقات هر روز را، تا قبل از پایان همان روز ثبت کنید.
- هر مدخل باید با نتیجه‌ی اصلی شروع شود و تیتر اصلی نمایان‌گر نتیجه‌ی به دست آمده باشد. دلایلی را که برای این نتیجه‌گیری دارید لیست کنید و برای هر دلیل یک پرسش «چرا؟» مطرح کنید. با سؤال‌پرسیدن، استدلال‌های خود را خواهید شناخت و درستی یا نادرستی آن‌ها را بررسی خواهید کرد. بهترین نتیجه‌ها با پرسیدن سؤال درست، در زمان درست به دست می‌آیند.
- احساساتی که نتیجه‌گیری شما را تحت تأثیر قرار داده‌اند و دلیل تأثیرگذاری آن‌ها را بنویسید. به این ترتیب واکنش‌های احساسی خود را شناسایی می‌کنید و کنترل بیش‌تر‌ی روی آن‌ها به دست می‌آورید.
- مشخص کنید که چه درسی از این اتفاق گرفته‌اید و در صورت پیش‌آمدن موقعیت مشابه، کدام واکنش شما متفاوت خواهد بود. در واقع هدف اصلی از یادداشت‌برداری همین است. اینکه درباره‌ی اتفاقات اطراف خود تأمل کنید، از آن‌ها درس بگیرید و ناچار به تجربه‌ی مجدد آن‌ها نشوید.
- یادداشت‌های خود را تایپ نکنید. ممکن است این مورد به نظر عجیب برسد. بیشتر افراد ترجیح می‌دهند نوشته‌های خود را در رایانه‌ی شخصی خود وارد و ذخیره کنند اما به دو دلیل نوشتن با دست کاربرد بهتری دارد. نخست اینکه هدف از یادداشت‌برداری فراهم‌کردن زمانی برای تفکر و تأمل آرام و آهسته است. هنگامی که با دست می‌نویسید زمان بیش‌تر‌ی برای فکر کردن دارید و یادگیری شما بیشتر خواهد شد. دلیل بعد این است که وقتی با دست و روی کاغذ می‌نویسید، بخش‌های بیش‌تر‌ی از مغز درگیر می‌شوند و به خاطر سپردن نکات یادداشت‌شده آسان‌تر خواهد بود.
یادداشت‌برداری، مانند هر روش دیگری، برای به نتیجه‌رسیدن نیازمند زمان است. با گذشت زمان، فواید این روش برای شما روشن خواهد شد. شاید چندین بار روش نوشتن خود را تغییر دهید تا به سبکی که بیش‌تر‌ین تأثیر را دارد دست پیدا کنید. در آغاز، آرام‌کردن ذهن و نظم‌دادن به آن، با وجود تمام افکاری که در سر دارید و تمام مشکلاتی که باید حل کنید دشوار به نظر می‌رسد اما در نهایت شما را به مدیری هوشیار و متمرکز، با کم‌‌ترین اشتباه در تصمیم‌گیری تبدیل خواهد کرد. صبور باشید و هر روز یادداشت‌برداری کنید تا این کار به یک عادت تبدیل شود.
اگر تمایل به مطالعه بیشتر در رابطه با این موضوع دارید، شاید آموزش‌های زیر نیز برای شما مفید باشند:
—
