فرادرسرسم فلوچارت در اکسل (+ دانلود فیلم آموزش گام به گام)
برای ساخت فلوچارت راه‌های زیادی وجود دارد، ولی اگر «مایکروسافت اکسل» (Microsoft Excel) بر روی سیستمتان نصب باشد نیازی به چیز دیگری نخواهید داشت. در این مطلب می‌خواهیم به شما نحوه‌ی ایجاد یک محیط برای طراحی فلوچارت‌های شگفت‌انگیز را آموزش دهیم.
فیلم آموزشی رسم فلوچارت در اکسل
آماده‌سازی یک جدول برای رسم فلوچارت در اکسل
زمانی که در حال ساخت یک فلوچارت در اکسل هستید، می‌توانید از جداول کاربرگ خود برای تنظیم محل قرارگیری و اندازه‌ی عناصر فلوچارت خود بهره ببرید.
ایجاد جدول
برای ساخت جدول، ابتدا باید پهنای تمام ستون‌ها را به گونه‌ای تغییر دهیم که برابر با ارتفاع پیشفرض سطرها باشد. با این کار، کاربرگ ما شبیه به یک کاغذ شطرنجی خواهد شد.
ابتدا با کلیک کردن بر روی جعبه‌ی موجود در گوشه سمت چپ کاربرگ، تمام سلول‌های موجود در داخل آن را انتخاب کنید. سپس بر روی یکی از سربرگ‌های ستون‌ها کلیک کرده و گزینه‌ی «Column Width» را برگزینید.
اگر فونت پیشفرض اکسل فعال باشد (Calibri با اندازه‌ی 11)، ارتفاع پیشفرض هر سطر برابر با Points 15 خواهد که برابر با 20 پیکسل است. برای این که پهنای ستون‌ها نیز برابر با 20 پیکسل شود باید مقدار آن را به 2.14 تغییر دهیم. در نتیجه مقدار «2.14» را در بخش «Column Width» وارد کرده و سپس بر روی گزینه‌ی «OK» کلیک کنید.
فعال کردن گزینه‌ی Snap to Grid
ویژگی «Snap to Grid» باعث سهولت در جابه‌جایی و تغییر اندازه‌ی اشکال می‌شود تا بتوانید به سادگی اندازه‌ی آن‌ها را تغییر داده و بر اساس نیاز آن‌ها را مرتب کنید. با فعال بودن این گزینه، در هنگام جابه‌جایی و تغییر اندازه‌ی اشکال، همه چیز بر اساس جداول موجود تغییر خواهد کرد.
برای فعال کردن این ویژگی ابتدا به زبانه‌ی «Page Layout» بروید. در اینجا پس از کلیک بر روی گزینه‌ی «Align» که در بخش «Arrange» قرار دارد، گزینه‌ی «Snap to Grid» را انتخاب نمایید.
تنظیم قالب صفحه در اکسل
ابتدا باید قالب صفحه‌ی خود را تنظیم کرده باشید تا در هنگام ایجاد فلوچارت، مرزهای خود را بدانید. برای مثال اگر قصد دارید در آینده فلوچارت خود را در Word اضافه کنید، باید حاشیه‌های صفحه را به همان اندازه‌ی سند Word تنظیم کرده باشید تا فلوچارت شما بزرگتر از یک سند Word نشود.
برای تنظیم مواردی نظیر حاشیه‌های صفحه، جهت صفحه و اندازه‌ی آن، باید از زبانه‌ی «Page Layout» استفاده کنید. با استفاده از گزینه‌های موجود در بخش «Page Setup» می‌توانید قالب سند خود را به طرز دلخواه تغییر دهید.
طراحی فلوچارت در اکسل
اینک که کاربرگ شما آماده‌ی ایجاد فلوچارت شده است، کار خود را آغاز می‌کنیم.
اضافه کردن اشکال با استفاده از ابزار Shapes
برای اضافه کردن اولین شیء خود به فلوچارت، از طریق زبانه‌ی «Tab» و بخش «Illustrations»، گزینه‌ی «Shapes» را انتخاب کنید. یک لیست از اشکال مختلف باز می‌شود که شامل مواردی نظیر اشکال هندسی، خطوط و فلش‌ها می‌شود. یک شکل از بخش «Flowchart» انتخاب کنید.
شکل را با اندازه‌ی مورد نظر خود رسم کنید. اگر گزینه‌ی «Snap to Grid» فعال باشد، شکل شما به طور خودکار بر اساس خطوط جدولی موجود تنظیم خواهد شد.
افزودن اشکال فلوچارت بیشتر از طریق زبانه‌ی Format
پس از این که اولین شکل خود را رسم و انتخاب کنید، یک زبانه‌ی جدید به نام «Format» نمایان خواهد شد. با استفاده از این زبانه می‌توانید اشکال بیشتری را به فلوچارت خود اضافه کرده و اشکال خود را هر گونه که می‌خواهید قالب‌بندی کنید.
در اینجا یک لیست همانند لیست موجود در گزینه‌ی «Shapes» که در زبانه‌ی «Insert» بر روی آن کلیک کردیم وجود دارد. شکل مورد نظر خود را انتخاب کرده و در کاربرگ خود رسم نمایید. همچنین می‌توانید با دو بار کلیک کردن بر روی یک شکل نیز آن را مستقیما به کاربرگ خود اضافه کنید. سپس با کلیک کردن بر روی آن می‌توانید از نقاط موجود در گوشه‌ها برای تغییر اندازه‌ی شکل استفاده نمایید.
برای جابه‌جایی شکل، نشانه‌گر ماوس خود را بر روی شکل تکان دهید تا به شکل یک علامت به علاوه به همراه فلش در چهار جهت تبدیل شود. سپس با کلیک کردن و کشیدن شکل می‌توانید آن را در هر جایی که می‌خواهید قرار دهید.
افزودن متن به شکل
برای اضافه کردن متن به شکل خود تنها کافی است شکل را انتخاب کرده و شروع به تایپ کنید. در ادامه به شما خواهیم گفت که چگونه می‌توانید قالب‌بندی متن را تغییر داده و جهت قرارگیری آن را مدیریت کنید.
برای ویرایش متن موجود در شکل بر روی متن داخل آن کلیک کنید. با این کار به حالت ویرایش خواهید رفت که به شما اجازه‌ی افزودن، تغییر یا حذف متن را می‌دهد. با کلیک کردن بر روی شکل یا خارج از آن نیز تغییرات به وجود آمده ثبت خواهند شد.
اضافه کردن خطوط اتصال بین اشکال
پس از اضافه کردن چند شکل به فلوچارت خود، زمان آن می‌رسد که آن‌ها را به یکدیگر متصل کنید. برای این کار گزینه‌ی «Line Arrow» را از بین اشکال موجود در زبانه‌ی «Insert» یا «Format» انتخاب کنید.
نشانه‌گر ماوس تبدیل به یک علامت به علاوه می‌شود. ماوس را بر روی شکل اولی که می‌خواهید متصل کنید قرار دهید. در قسمت‌هایی از شکل که امکان اتصال داشته باشند نقاطی نمایش داده خواهد شد. بر روی نقطه‌ی شروع مورد نظر کلیک کرده و آن را تا شکل بعدی خود بکشید، به گونه‌ای که نقطه‌ی اتصال شکل بعدی نیز نمایش داده شود. کلیک ماوس خود را بر روی یکی از این نقاط رها کنید.
یک فلش انتهای خط را مشخص خواهد کرد. زمانی که یک خط به طور صحیح متصل شده باشد، نقطه‌ی اتصال تو پر خواهد بود. اگر نقطه‌ی اتصال تو خالی بود یعنی که اتصال به درستی صورت نگرفته است.
افزودن متن به خطوط اتصال
در نرم‌افزارهای ساخت فلوچارت نظیر «Visio» و «Lucidchart» می‌توانید مستقیما بر روی خطوط اتصال خود اقدام به اضافه کردن متن کنید. در اکسل این امکان وجود ندارد، ولی روش‌های جایگزین دیگری در دسترستان هستند که می‌توانید مورد استفاده قرار دهید. برای اضافه کردن متن به یک خط اتصال باید یک جعبه متن (Text Box) در کنار خط یا بر روی آن اضافه کنید.
ابتدا شکل یا خط اتصال خود را انتخاب نمایید تا زبانه‌ی «Format» نمایش داده شود. وارد این زبانه شده و از بخش «Insert Shapes» گزینه‌ی «Text Box» را برگزینید.
جعبه متن را در کنار خطی رسم کنید که قصد برچسب‌گذاری آن را دارید. همانند جابه‌جایی اشکال می‌توانید جعبه متن را نیز به محل مورد نظر جابه‌جا کنید. بهتر است در هنگام جایگذاری جعبه متن گزینه‌ی «Snap to Grid» را غیر فعال کنید تا بتوانید جعبه متن خود را به طور دقیق با خط اتصال خود تنظیم نمایید.
برای اضافه کردن متن تنها کافی است جعبه متن را انتخاب کرده و شروع به تایپ کنید. در ادامه‌ی مطلب به نحوه‌ی قالب‌بندی و مدیریت جعبه متن‌ها نیز خواهیم پرداخت.
اضافه کردن یادداشت با استفاده از اشکال Callout
همچنین با استفاده از جعبه متن می‌توانید در فلوچارت خود یادداشت‌نویسی کنید. همچنین می‌توانید از خطوط اتصال برای مشخص کردن محلی که یادداشت برای آن نوشته شده است استفاده نمایید. ولی اگر از چنین روشی استفاده کنید ممکن است کمی گیج کننده باشد و یادداشت شما به نظر بخشی از فلوچارت بیاید. از همین رو برای متفاوت جلوه دادن یادداشت‌ها از اشکال «Callout» استفاده می‌کنیم.
از طریق لیست اشکال، یک شکل از بخش «Callout» برگزینید.
همانند هر شکل دیگری، این شکل را نیز رسم نمایید. متن مورد نظر را به آن اضافه کرده و با استفاده از نقاط موجود اندازه‌ی آن را همانند هر شکل دیگری تغییر دهید.
در ابتدای کار، نشانه‌گر شکل در پایین آن قرار دارد. برای این که به جهتی دیگر اشاره کنید آن را از طریق نقطه‌ی موجود گرفته و بکشید. هنگامی که آن را به نقطه‌ی موجود بر روی یک شکل دیگر متصل کنید، نقطه‌ی آن به رنگ قرمز در خواهد آمد.
قالب‌بندی فلوچارت در اکسل
در اکسل گزینه‌های قالب‌بندی زیادی وجود دارد که نمی‌توانیم در این مطلب به همه‌ی آن‌ها بپردازیم. ولی شما را با مقدمات قالب‌بندی اشکال، متون و خطوط اتصال آشنا خواهیم کرد.
قالب‌بندی اشکال
یکی از راه‌های قالب‌بندی شکل و متن داخل آن استفاده از قالب‌های آماده‌ای به نام «Theme Styles» است. اشکالی که می‌خواهید قالب یکسانی داشته باشند را انتخاب نمایید. برای این کار شکل اول را انتخاب کرده و با نگه داشتن کلید «Shift»، بر روی سایر اشکال مورد نظر کلیک کنید. پس از انتخاب تمام موارد وارد زبانه‌ی «Format» شوید.
در پایین سمت راست جعبه‌ی «Theme Styles» که در بخش «Shape Styles» قرار دارد یک فلش مشاهده می‌کنید. بر روی آن کلیک کنید تا لیست کامل قالب‌ها باز شود. زمانی که ماوس خود را بر روی هر کدام از قالب‌ها حرکت دهید، یک پیشنمایش از آن را بر روی اشکال خود مشاهده خواهید کرد. با کلیک کردن بر روی هر گزینه می‌توانید آن را برای اشکال خود برگزینید.
قالب‌بندی متن داخل اشکال و جعبه متن
قالب‌بندی متن داخل اشکال و جعبه متن‌ها با قالب‌بندی متن داخل سلول‌ها تفاوتی ندارد. ابتدا متن داخل اشکال را قالب‌بندی می‌کنیم. همانند بالا شکل اول را انتخاب کرده، کلید «Shift» را نگه داشته و بر روی بقیه اشکال کلیک کنید.
وارد زبانه‌ی «Home» شده و با استفاده از گزینه‌های موجود در بخش‌های «Font» و «Alignment» متن خود را قالب‌بندی کنید. برای مثال ما از قسمت «Alignment» گزینه‌های «Center» و «Middle Align» را انتخاب کرده‌ایم تا متن ما به صورت عمودی و افقی در مرکز قرار بگیرد. سپس گزینه‌ی «Bold» را نیز برای متن خود فعال کرده‌ایم.
همین کار را برای جعبه متن‌هایی که در کنار خطوط اتصال استفاده کرده‌اید نیز انجام داده و متن آن‌ها را نیز قالب‌بندی و مرتب کنید.
قالب‌بندی خطوط اتصال
قالب پیش‌فرضی که بر روی خطوط اتصال قرار دارد کمی نازک است. می‌خواهیم آن را کمی ضخیم‌تر کنیم. ابتدا تمام خطوط اتصالی که قصد قالب‌بندی آن‌ها را دارید، به کمک کلید «Shift» انتخاب کنید. سپس وارد زبانه‌ی «Format» شوید.
از بخش «Shape Styles» گزینه‌ی «Shape Outline» را انتخاب کرده و یک رنگ از بخش «Theme Colors» یا «Standard Colors» برگزینید. سپس در همان منو به بخش «Weight» رفته و مقدار «Thickness» را از طریق منوی موجود تنظیم کنید.
اگر این مطلب برایتان مفید بوده است، احتمالا آموزش‌های زیر نیز برای شما کاربردی خواهند بود:
سلام. انتظار این بود که ترسیم فلوچارت مبتنی بر ابزارهای اکسل که خروجی BPMNرا پوشش می‌دهد مثال زده میشد