فرادرسچرا مدیران بی‌تجربه از تصمیم‌گیری‌های دشوار اجتناب می‌کنند؟
یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران، اتخاذ تصمیم‌های دشوار است. بسیاری از مدیران سعی می‌کنند از قرارگیری در چنین شرایطی اجتناب کنند. آن‌ها جلوگیری از ناراحتی دیگران یا از دست رفتن وجهه و موقعیتشان در برابر کارمندان را به عنوان توجیه و بهانه‌ای در قبال این رفتار خود معرفی می‌کنند. با این وجود در اغلب موارد، تأخیر در تصمیم‌گیری‌های دشوار می‌تواند خسارات بیشتری را نسبت به بهانه‌های این مدیران به بار بیاورد. در واقع، به تعویق انداختن تصمیم‌های سخت، شرایط را پیچیده‌تر خواهد کرد و هر چه جایگاه یک مدیر ارتقا یابد، تصمیم‌های دشوار او نیز بیش از پیش خواهد شد.
برای ارزیابی دلایل اجتناب مدیران از تصمیم‌گیری‌های دشوار و پیامدهای آن، مجله «هاروارد بیزینس ریویو» (Harvard Business Review) یا به طور مختصر «HBR»، مطالعه‌ای را بر روی بیش از 2700 مدیر ترتیب داد. در این مطالعه، حدود 57 درصد از افرادی که به تازگی ترفیع گرفته بودند، اذعان داشتند که تصمیمات فعلی آن‌ها نسبت به شرایط مورد انتظارشان، پیچیده‌تر و سخت‌تر است. در بین اکثر مدیران، سه توجیه و بهانه متداول برای به تعویق انداختن تصمیم‌گیری‌های دشوار وجود دارد. در این مقاله به تشریح هر یک از این موارد خواهیم پرداخت. با درک پیامدهای این رویکرد اشتباه، می‌توانید از رخ دادن آن‌ها جلوگیری کنید.
1. ملاحظه شرایط دیگران
یکی از عوامل ناتوانی برخی از مدیران در اتخاذ تصمیم‌های دشوار، تصور دلسرد کردن دیگران است.
این افراد معمولاً بیان می‌کنند که زیردستانشان به اندازه کافی از داشتن روحیه پایین رنج می‌برند؛ از این‌رو، تمایلی ندارند که با مطرح کردن مسائل دیگر به استرس آن‌ها بیفزایند. در چنین شرایطی، مدیران نمی‌خواهند که دیگران را دلسرد و مأیوس کنند و مشکل اصلی نیز همین موضوع است.
برای درک بهتر این شرایط، توجه شما را به یک مثال واقعی جلب می‌کنیم. در یک شرکت، دستوری مبنی بر کاهش قابل توجه بودجه از اول سال جدید مالی به مدیر اجرایی یکی از بخش‌ها ابلاغ شد. به این مدیر، چهار ماه فرصت داده شد تا بخش تحت نظارت خود را برای برنامه‌ریزی با توجه به بودجه جدید آماده کند. سال مالی این شرکت از اواسط خرداد شروع می‌شد و دستور مذکور در بهمن ماه به اطلاع مدیر رسید. او تصمیم گرفت برای اینکه لطمه‌ای به تعطیلات پیش روی کارکنان وارد نشود، اطلاعی به آن‌ها ندهد. در اواخر اسفند، کارکنان تمرکز خود را بر روی جمع‌بندی گزارش‌های پایانی سال و برنامه‌ریزی برای سال مالی جدید معطوف کردند. در اوایل اردیبهشت، کار برنامه‌ریزی و تعیین بودجه پروژه‌های مختلف برای هر فرد به پایان رسید. کارکنان اطلاعی نداشتند که بودجه‌های محاسبه شده آن‌ها از مقدار جدید عبور می‌کند.
بعد از مطلع شدن آن‌ها از کاهش بودجه، از دست مدیر خود کاملاً ناراحت شدند زیرا باید برای تصحیح برنامه‌ریزی‌ها، دوباره‌کاری انجام می‌دادند. علاوه بر این، منابع مالی آن‌ها برای پروژه‌هایشان نیز کاهش یافته بود. هنگامی که فهمیدند مدیرشان ماه‌ها قبل از موضوع کاهش بودجه خبر داشته، بسیار عصبانی شدند و احساس فریب‌خوردگی به آن‌ها دست داد. اگر مدیر در همان ابتدای کار، دستور مذکور را به اطلاع کارمندان خود می‌رساند، ناراحتی افراد بسیار کمتر از وضعیت کنونی می‌شد. در عوض، او چنین کاری را انجام نداد و زمان کم چند هفته‌ای تا سال مالی جدید، کارمندان تصمیم‌های ضعیف‌تری را برای اصلاح برنامه‌ریزی اتخاذ کردند. اگر این برنامه‌ریزی‌ها در طول چهار ماه فرصتی که از پیش داشتند صورت می‌گرفت، کارمندان می‌توانستند با تغییرات پیش‌آمده کنار بیایند و با زمان بیشتر، گزینه‌های خلاقانه‌تری را در نظر بگیرند.
در این مثال، مهم‌ترین پیامد منفی عدم اطلاع‌رسانی به موقع، از دست رفتن فرصت کمک به تیم کاری و عدم ایجاد انعطاف‌پذیری در مقابله با چالش‌های دشوار بود. در این شرایط، مدیر به جای فراهم کردن فرصت یادگیری مشارکت با یکدیگر و یافتن راه حل‌های خلاقانه، احساس تضعیف روحیه، سردرگمی و فریب‌خوردگی را برای کارکنان خود به وجود آورد.
2. متعهد بودن به دقت و کیفیت بالا
برای مدیرانی که با عدم قطعیت موجود در پیامدهای احتمالی تصمیم‌گیری‌های دشوار مشکل دارند، اضطراب ناشی از انتخاب گزینه‌های اشتباه می‌تواند طاقت‌فرسا باشد.
این مدیران سعی دارند با ارزیابی داده‌های بیشتر و جستجوی گزینه‌های دیگر، نتایج تصمیم‌های خود را با قطعیت بیشتری تعیین کنند. چنین رویکردی نه تنها کارساز نخواهد بود بلکه منطق آن‌ها را نزد کارکنانشان زیر سؤال می‌برد. در واقع، تصمیم‌گیری با داده‌های ناقص، وظیفه یک مدیر اجرایی است. این مدیران باید توجه داشته باشند که در برخی از موارد تا هنگامی که یک تصمیم اجرا نشود، نمی‌توان به درست بودن آن پی برد. کارکنان با مشاهده این رفتار مدیران یاد می‌گیرند که باید به هر قیمتی، از اشتباهات احتمالی دوری کنند و برای جستجوی گزینه مناسب در مقابل انجام کار درست ارزش بیشتری قائل شوند.
پیامد دیگر تعلل در تصمیم‌گیری و تلاش برای یافتن گزینه‌های عالی این است که اگر یک مدیر در شرایط وخیمی با انتخاب‌های احتمالی کم قرار بگیرد، در صورت اتخاذ تصمیم‌های پایین‌تر از حد مطلوب، وجهه خود را خدشه‌دار می‌کند. در طرف مقابل، اگر مدیر بهترین تصمیم ممکن را با داده‌های محدود اتخاذ کند، شایستگی و لیاقت او نزد کارکنانش تثبیت خواهد شد.
یک مدیر اجرایی، باید ریسک‌های احتمالی را پیش‌بینی کند و از اشتباهات خود درس بگیرد. با اینکه هر تصمیمی می‌تواند نتایج فاجعه‌باری به بار بیاورد اما داشتن اضطراب در شرایط دشوار، منجر به تحریف واقعیت خواهد شد. از بین چندین هزار تصمیمی که یک مدیر و دیگر تصمیم‌گیرندگان یک شرکت اتخاذ می‌کنند، برخی از آن‌ها نتایج مورد انتظار را در پی نخواهند داشت. از این‌رو، باید با نمایش نحوه کنترل مناسب شرایط موجود، کارکنان را متقاعد کرد که این شرایط قابل اجتناب هستند.
3. رعایت عدالت و انصاف
احتمالاً شما نیز خبرهایی راجع به رفتار نامناسب برخی از مدیران و انتظارات غیر منصفانه آن‌ها از کارکنان خود شنیده‌اید. در برخی از شرکت‌ها برای جلوگیری از چنین رفتارهایی، مدیران توسط کارکنان خود ارزشیابی می‌شوند.
امتیازات به دست آمده در این ارزشیابی‌ها، در میزان پاداش آن‌ها تأثیرگذار خواهد بود. از این‌رو، یکی از دغدغه‌های مدیران، ذهنیت کارکنانشان راجع رعایت انصاف و عدالت در محیط کاری است. این مشکل اغلب در محیط‌هایی به چشم می‌آید که برای تمامی افراد با هر عملکردی پاداش مشارکت در نظر گرفته می‌شود. این کار از یک تصور غلط نشات می‌گیرد؛ مدیر تصور می‌کند که اگر کارکنان خود را بر اساس عملکردشان مورد تقدیر قرار دهد، تمامی افراد به طور یکسان مورد احترام واقع نشده‌اند. مدیران به بهانه رعایت انصاف و عدالت، از اتخاذ تصمیم‌های دشواری که باعث ایجاد تمایز بین کارکنان قوی و متوسط می‌شود، اجتناب می‌کنند. متاسفانه در برخی از موارد، مدیران در قبال کارکنان ضعیف نیز هیچ اقدامی انجام نمی‌دهند.
این مسئله را با یک مثال توضیح می‌دهیم. اگر قرار به برگزاری یک جلسه کاری همگانی باشد، سپردن وظیفه ارائه کارهای مهم به دو تن از بهترین کارکنان، تصمیم عادلانه‌تری به نظر می‌رسد. با این وجود، برخی از مدیران به جای این کار، تصور می‌کنند این جلسه می‌تواند فرصت خوبی برای دادن شانس دوباره به فردی باشد که کارهای خود را به خوبی انجام نداده است. در نهایت، چنین تصمیمی منجر به ایجاد احساس بی‌عدالتی و نابرابری در بین کارکنان دیگر و تضعیف روحیه و عملکرد آن‌ها می‌شود.
اگر به افرادی با عملکرد ضعیف تذکری داده نشود یا از کارکنانی با عملکرد قوی تقدیر به عمل نیاید، بی‌عدالتی و بی‌احترامی به اوج خود خواهد رسید. تفاوت قائل شدن بین عملکردهای متفاوت، یکی از وظایف مدیران به حساب می‌آید. اگر از تصمیم‌گیری در این زمینه خودداری شود، شایسته‌سالاری ارزش خود را از دست خواهد داد و مشارکت با توجه به تلاش‌های فردی و صرف‌نظر از خروجی کار تعریف خواهد شد. چنین رویکردی برای افراد فعال که بیشترین مشارکت در موفقیت تیم را دارند، عادلانه نیست. به علاوه، سپردن وظایف دشوار به افرادی که توانایی و آمادگی لازم برای انجام آن‌ها را ندارند، تصمیمی بی‌رحمانه است. اگر یک مدیر در مورد تفاوت بین استعدادها و مشارکت افراد تیم خود صادقانه رفتار کند، نه تنها نظر کارکنان راجع به نحوه رفتار و احترام او به دیگران زیر سؤال نمی‌رود بلکه بیش از پیش تقویت می‌شود.
اعتباری که با بی‌عدالتی به دست آید، چیزی جز یک رابطهٔ دروغین بین مدیر و کارکنان نخواهد بود. این رفتار اشتباه، فرصت سو استفاده از موضوع ارزشیابی و زمینه کم‌کاری را برای کارکنان فراهم می‌کند. پیامد منفی این شرایط این است که در پشت پرده روابط، به جای اینکه افراد احترام دیگران را از طریق مشارکت و همکاری به دست بیاورند، آن را مانند یک کالا با هم مبادله خواهند کرد. گاهی اوقات تصمیم‌گیری‌های دشوار می‌توانند باعث خسارت رسیدن به برخی از افراد شوند اما کارکنان باید بدانند که مدیرشان در اتخاذ چنین تصمیم‌هایی، انصاف را رعایت کرده است.
سخن آخر
در این مقاله، دلایل اصلی اجتناب برخی از مدیران از تصمیم‌گیری‌های دشوار را معرفی کردیم. یک مدیر، باید مسئولیت تصمیم‌گیری‌های مهم سازمان خود را بر عهده بگیرد زیرا رفتار او در شرایط دشوار، فرهنگ تصمیم‌گیری شرکت را به مرور زمان شکل می‌دهد. یکی از پیامدهای مهم اجتناب از اتخاذ تصمیم‌های دشوار این است که کارکنان نیز در شرایط سخت مانند مافوق خود، منافع شخصی‌شان را در اولویت قرار می‌دهند. در نهایت، یک مدیر باید به خاطر داشته باشد که اگر همیشه موفقیت شرکت را به عنوان اولویت اصلی در نظر داشته باشد، تمام سختی‌های حاصل از انتخاب‌های دشوار به مرور از بین خواهند رفت.
امیدواریم این مقاله برایتان مفید واقع شده باشد. اگر به مطالعه موضوعات مشابه علاقه‌مند هستید، مطالب زیر را به شما پیشنهاد می‌کنیم:
^^
