آموزش برنامه ریزی روزانه — راهنمایی برای کارایی بیشتر و رسیدن به اهداف

اکثر ما به خوبی از ارزش انواع برنامه‌ریزی و آمادگی برای انجام امور مختلف آگاهی داریم. مسابقه‌ای ورزشی اگر بدون برنامه‌ ریزی قبلی برای بازی انجام شود، چیزی جز سردرگمی بازیکنان را به همراه نخواهد داشت. رویدادی بزرگ اگر بدون برنامه‌‌ریزی برگزار شود، تنها آشوب را با خود به همراه می‌آورد. علی‌رغم این آگاهی عمومی، بسیاری از ما در اولویت‌بندی کارهایمان به صورت روزانه شکست می‌خوریم. در واقع اگر صبح بدون برنامه‌ای واضح آغاز شود، صرفا مقدمات شکست را فراهم می‌کند. به همین خاطر است که آموزش برنامه ریزی روزانه خصوصا در دنیای مدرن ما شکلی حیاتی به خود گرفته است.

بهترین دفاع در برابر روزهای کسالت‌آور، حمله‌ای است که در فرم برنامه ریزی روزانه ظاهر می‌شود. در این نوشتار قصد داریم به شکلی جامع به آموزش برنامه ریزی روزانه بپردازیم تا بتوانید روزهایی آرام‌تر، متمرکزتر و با بهره‌وری بالاتر را تجربه کنید که شما را به اهداف‌تان نزدیک‌تر می‌کنند. اگرچه برنامه‌ریزی برای هر روز باید تنها ۱۰ الی ۱۵ دقیقه طول بکشد، استراتژی‌های عمیقی در پس‌زمینه نهفته است که باید به شکلی مفصل به آن‌ها پرداخت.

مزایای آموزش برنامه ریزی روزانه

آموزش برنامه ریزی روزانه به شما کمک خواهد کرد که مهارت‌هایی مهم را در خود شکل دهید و در گذر زمان، حس آرامش و بهره‌وری بیشتری به هنگام آغاز کردن هر صبح داشته باشید. اگر بخواهیم تنها ۵ مزیت آموزش برنامه ریزی روزانه را تفسیر کنیم، به شرح زیر خواهد بود.

فیلم آموزش برنامه ریزی و زمان بندی پروژه در فرادرس

کلیک کنید

• شکل‌گیری مهارت‌های مدیریت زمان: برنامه ریزی شما به شما کمک می‌کند که به شکلی واقع‌گرایانه راجع به زمانی که در اختیار دارید فکر کنید و درکی جامع از این منبع محدود در زندگی خود به دست آورید. بنابراین در گذر زمان می‌توانید مهارت‌ اولویت‌بندی کارها را آموخته و وظایف را براساس آن تقسیم کنید. برای آن‌هایی که معمولا لقمه‌هایی بزرگ‌تر از دهان برمی‌دارند نیز، پایش زمان به معنای درک هرچه بیشتر کارهایی است که می‌توان واقعا به آن‌ها رسیدگی کرد و کارهایی که نه. همینطور که به آزمون و خطا با این مهارت ادامه می‌دهید، «نه» گفتن را خواهید آموخت و وظایف را به‌گونه‌ای مدیریت می‌کنید که بهتر قادر به استفاده از زمان ارزشمند خود باشید.
• بهبود تمرکز و بهره‌وری: برنامه‌ریزی برای وظایف روزانه به شما کمک خواهد کرد که از سر و صدای اضافه دوری کرده و در هر روز روی تنها چند وظیفه حیاتی متمرکز شوید. در واقع همینطور که کارهای باقی مانده را خط می‌زنید، به نوعی حس هدفمندی و کامیابی دست خواهید یافت که به خودی خود انگیزه‌بخش است.
• کمک به منظم ماندن، مسئولیت‌پذیری و عقلانیت: با تبدیل شدن به کسی که برنامه‌های روزانه بهتری می‌چیند، هرآنچه روی میز دارید را بهتر پایش خواهید کرد. با تبدیل کردن پروژه‌های بزرگ و کارهایی که روی هم تلنبار شده‌اند به لیستی از وظایف کوچک‌تر، همه‌چیز شکل مدیریت‌پذیرتر به خود می‌گیرد. از سوی دیگر، آغاز کردن روز با یک تمرین برنامه ریزی باعث می‌شود فرایند کارهای شما مستندسازی شود و به شکلی آسان‌تر بتوانید روند پیشرفت را پایش کرده و گزارشی از آن تهیه کنید. برنامه‌ریزی (خصوصا اگر با اعضای دیگر یک تیم به اشتراک گذاشته شده باشد) شما را به شخصیتی مسئولیت‌پذیرتر  تبدیل می‌کند، زیرا دائما مشغول رصد میزان پیشرفت و اهداف روزانه خواهید بود.

• کمک به سلامت بدن و روان: با آموزش برنامه ریزی روزانه می‌توانید بخش اعظمی از استرس‌های همیشگی را از روی دوش خود بردارید و در میانه‌ آشوبی بزرگ، احساس آرامش کنید. وقتی کمتر تحت فشار قرار می‌گیرید، با احتمال بیشتری متمرکز بوده و کارهای بیشتری را هم به اتمام می‌رسانید. با برنامه ریزی روزانه همچنین می‌توانید اولویت را بر امور خارج از فضای کاری بگذارید و چنین چیزی تاثیری شگرف روی سلامت عمومی شما خواهد گذاشت. به عنوان مثال می‌توان به یک ناهار سالم، انرژی گرفتن دوباره با یک پیاده‌روی نیم ساعته یا خیلی ساده کنار گذاشتن وقتی در عصر هنگام و رسیدگی به نیازهای شخصی اشاره کرد. ذهن ما بدون استراحت نمی‌تواند از تمام ظرفیت خود برای تمرکز استفاده کند. بنابراین اولویت‌بندی امور نه‌تنها برای سلامت روان بهتر است، بلکه در غایی‌ترین حالت باعث می‌شود در هر روز قادر به انجام کارهای بیشتری باشید.
• پایش روند پیشرفت و یادگیری در این مسیر: با بهره‌گیری مداوم از برنامه ریزی روزانه چیزهای زیادی راجع به خودتان خواهید آموخت و در گذر زمان، به شکلی بهینه‌تر کارهای خود را به انجام خواهید رساند. ما انسان‌ها عملکرد آنقدرها خوبی در تخمین زدن مدت‌زمان مورد نیاز برای کارهایمان نداریم. با برنامه ریزی روزانه، می‌توانید مجموعه‌ای از دستاوردهای بالقوه را برای خود تعریف کنید و سپس ببینید کدام‌ یک از آن‌ها را واقعا محقق کرده‌اید. اشکالی ندارد اگر همیشه به تمام کارها نرسید. همینطور که رویه را ادامه می‌دهید، چیزهای زیادی راجع به نگاه واقع‌گرایانه به پروژه‌ها خواهید آموخت و برنامه‌هایی تنظیم می‌کنید که بهره‌وری و سلامت روان را به بیشترین حد ممکن می‌رسانند.

برنامه‌ ریزی مداوم به عنوان یک عادت

جیمز کلیر، نویسنده کتاب مشهور «عادت‌های اتمی» عقیده دارد که بیش از حد راجع به انگیزه مبالغه کرده‌ایم. او می‌گوید: «از منتظر ماندن برای دستیابی به انگیزه یا الهامات دست بکشید و برای عادات خود برنامه‌ای زمانی تنظیم کنید». در واقع او می‌گوید انگیزه از عمل به دست می‌آید و رویه معکوس طی نمی‌شود.

به همین خاطر است که برنامه ریزی روزانه تا این حد اهمیت دارد. برخی صبح‌ها به اندازه کافی انگیزه داریم که روز را در مشت خود گرفته و لیستی از کارهایی فراهم آوریم که منعکس‌کننده جاه‌طلبی‌های بزرگ‌مان هستند. اما چنین روزهایی به ندرت رقم می‌خورند. حتی روزهایی که خسته از خواب پا شده‌ایم و دوست داریم به تخت بازگردیم، یا زمانی که آرزو می‌کنیم ساعت هرچه زودتر ۵ عصر شود هم باید کارها را به انجام برسانیم. دقیقا در چنین روزهایی است که برنامه ریزی بیشترین اهمیت را می‌یابد.

برای شروع این رویه، ساعت را برای زمانی یکسان در هر روز تنظیم کنید تا به سراغ برنامه ریزی روزانه خود بروید. برای مثال می‌توان به عنوان نخستین کار در هر صبح به سراغ آن رفت. برای اینکه ایجاد این عادت جدید آسان‌تر شود، جلسه برنامه ریزی روزانه خود را با یکی از عاداتی که از پیش به دست آورده‌اید - مثلا زمانی که قهوه صبح‌هنگام را می‌نوشید یا به موسیقی گوش می‌سپارید - ترکیب کنید.

با استفاده از یک اپلیکیشن برنامه‌ریزی مانند Todoist (+) برنامه‌ریزی روزانه را به خود یادآور شوید یا خیلی ساده اعلانی روزانه در موبایل خود تنظیم کنید.

وقتی به سرعت قادر به مشاهده نتایج تعهدمان به کار باشیم، عادات خیلی آسان‌تر شکل می‌گیرند. خوشبختانه برنامه ریزی روزانه از آن عادت‌هایی است که به‌سرعت ثمربخش می‌شود. احساس می‌کنید انرژی بیشتری دارید، متمرکزتر هستید و با انگیزه به سراغ چند ساعت پیش رو می‌روید. در گذر زمان، برنامه ریزی روزانه مثل یک غریزه می‌شود.

به سختی می‌توانید این جلسه برنامه‌ریزی را تبدیل به عادتی ناخودآگاه کنید؟ زنجیره را قطع نکنید. در روزهای آخر هفته هم عادت برنامه‌ریزی را کنار نگذارید، حتی اگر به دنبال سپری کردن روزی آرام و بی‌دغدغه هستند. کارهای خانگی و شخصی، تماشای یک فیلم یا ناهار خوردن با یک دوست را به برنامه روزانه پنجشنبه‌ها و جمعه‌های خود بیاورید تا این برنامه فضایی حقیقی برای اندکی آرامش، استراحت و رسیدگی به پروژه‌های جانبی داشته باشد.

نوشتن فهرست کارها براساس اهداف

تبدیل کردن برنامه ریزی روزانه به عادت یک چیز است و حصول اطمینان از اینکه برنامه شما در نهایت سبب به دستیابی به اهداف بزرگ‌تر می‌شود، چیزی دیگر. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود به‌گونه‌ای استفاده کنید که وظایف روزانه، همسو با اهداف طولانی‌مدت باشند. در ادامه از چند گامی می‌گوییم که دستیابی به این مهم را امکان‌پذیر می‌کنند:

قدم اول: خرد کردن اهداف بزرگ

اهداف خود را تبدیل به وظایف خرد و روزانه کنید. برای مثال نمی‌توانید «تناسب اندام» را در برنامه وظایف روزانه خود بنویسید، اما می‌توانید به سراغ کارهایی مانند «سپری کردن ۳۰ دقیقه روی دوچرخه» یا «پیاده‌روی شبانه» بروید. اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را به هنگام برنامه ریزی روزانه از نظر رد کرده و به سراغ وظایفی بروید که شما را به دستیابی به هر دو مورد نزدیک‌تر می‌کنند.

اگر به سختی قادر به تهیه لیستی واقع‌گرایانه از کارهای روزانه که بازتابی از اهداف شما به حساب می‌آیند هستید، احتمالا اهدافی بیش از حد زیاد دارید. انتظارات بیش از حد از خودتان نه‌تنها خستگی را به همراه می‌آورد، بلکه باعث می‌شود در هیچ‌یک از حوزه‌های مد نظر خود به هیچ پیشرفت معناداری نرسید. بنابراین به خوبی به تمام ماجرا فکر کرده و شمار محدودی از اهدافی که بیشترین اهمیت را دارند را انتخاب کنید. به عنوان یک قاعده کلی، در هر لحظه نباید بیش از ۵ هدف بزرگ داشته باشید و بهتر است که این موارد، ترکیبی از اهداف کوتاه‌مدت و طولانی‌مدت باشند.

قدم دوم: نگاه کردن به هفته به عنوان یک مجموعه کامل

برنامه ریزی روزانه زمانی آغاز می‌شود که به تمام هفته به عنوان یک مجموعه کامل نگاه کنید. به احتمال زیاد شما چندین هدف مختلف دارید، در راه دستیابی به آن‌ها ریسک‌هایی بالقوه را تجربه خواهید کرد و به زمان محدودی هم دسترسی خواهید داشت. اشکالی ندارد. اگرچه برخی اهداف سود فراوانی از اعمال روزانه می‌برند، حرکت چندین‌باره به سمت برخی دیگر از اهداف منجر به شکل‌گیری گشتاور می‌شود.

مثلا شاید تصمیم بگیرید در روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه به ورزش مشغول شوید. برخی روزها هم لازم است یک مجموعه وظیفه تعیین کرده و تنها روی وظایف مربوط به یک هدف حرفه‌ای یا شخصی متمرکز باشید. در رویکردی جایگزین، ممکن است بخواهید تمام وظایف مربوط به اهداف شخصی را به روزهای تعطیل هفته موکول کنید. جمعه عصر یا شبیه صبح نگاهی کلی به تمام هفته بیندازید تا بدانید باید در کدام روزها به سراغ کدام اهداف بروید. اما تنها در برنامه ریزی روزانه روی جزییات خردتر تمرکز کنید.

قدم سوم: وظایفی که «باید» انجام شوند را به آخر موکول کنید

این گامی است که اکثر مردم، برنامه ریزی روزانه خود را با آن آغاز می‌کنند. آن‌ها پیش از هر چیز به سراغ قرار ملاقات‌های از پیش تعیین شده، جلسات اجباری و ضرب‌الاجل‌های فوری رفته و سعی می‌کنند وظایف مرتبط با اهداف خود را جایی در میانه‌ها بگنجانند. در عوض اما سعی کنید این گام را برای آخر نگه دارید. به این ترتیب مجبور می‌شوید کارهایی که «باید» انجام شوند را پیرامون اهداف خود بچینید و نه برعکس.

در یک جهان ایده‌آل، ما تنها روی وظایف روزانه‌ای متمرکز خواهیم بود که ما را به سمت اهداف طولانی‌مدت سوق می‌دهند. در واقعیت اما همه ما مسئولیت‌ها و تعهداتی داریم که باید به آن‌ها رسیدگی کرد. برخی از آن‌ها ضمنا کوچک‌ترین تاثیری بر رشد حرفه‌ای یا شخصی ما نمی‌گذارند. بنابراین چنین تعهدات و مسئولیت‌هایی را تای جای ممکن دستچین و حذف کنید: به بازنگری در قرار ملاقات‌ها مشغول شوید، به برداشتن برخی مسئولیت‌ها از روی دوش خود فکر کنید و «نه» گفتن را بیاموزید. در عین حال اشکالی ندارد که چند وظیفه در لیست خود داشته باشید که خیلی ساده و بدون هیچ چون و چرا باید به انجام برسند. فقط اطمینان حاصل کنید که زمان و انرژی فراوانی از شما نمی‌گیرند.

• مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
  • مهارت های نرم چیست و چه اهمیتی دارند؟ — آنچه برای پیشرفت باید بدانید
  • بارش فکری چیست و چگونه یک طوفان فکری موفق داشته باشیم؟
  • تفکر خلاق چیست و چطور آن را بهبود و رشد دهیم؟ — راهنمای کامل و جامع
  • تغییر چیست؟ از تغییر نترس | راه‌ های غلبه بر ترس از تغییر در زندگی
  • چیکار کنم | برای موفقیت تو زندگی چیکار کنم ؟

یک اولویت روزانه داشته باشید

بسیاری از ما صبح را درحالی آغاز می‌کنیم که دوجین کار برای انجام دادن داریم و سپس در پایان روز پی می‌بریم که هیچ‌یک از آن‌ها را از لیست وظایف خود حذف نکرده‌ایم. بله، به برخی کارها رسیدگی می‌کنیم، اما نه کارهایی که برایشان برنامه‌ریزی کرده‌ایم. برای حل این مشکل و رسیدگی به کارها بیشتر باید چه راه حلی را در پیش گرفت؟ اینکه در هر روز تنها یک وظیفه بزرگ داشته باشید.

ممکن است بپرسید: «اگر تنها یک وظیفه در روز داشته باشم، چطور می‌توانم به تمام اهدافم برسم؟». جیک نپ و جان زراتسکی در کتاب «زمان‌سازی: چطور هر روز روی آنچه مهم است تمرکز کنیم؟» راجع به پدیده‌ی مشغله داشتن بدون بهره‌وری صحبت می‌کنند. همینطور که از جلسه‌ای به جلسه‌ای دیگر می‌روید و با درخواست‌های گوناگون روبه‌رو می‌شوید، احتمالا احساس کنید روی تردمیلی هستید که نمی‌توانید از آن پیاده شوید.

به عنوان راهکاری برای مقابله با این روزهای پرتکاپو که بدون هیچ پیشرفتی طی می‌شوند، این دو از مفهومی به نام «هایلایت» پرده برداشته‌اند: «نخستین گام، تصمیم‌گیری راجع به چیزی است که می‌خواهید برای آن زمان بگذارید. هر روز شما به انتخاب تنها یک فعالیت مشغول می‌شوید، آن را در اولویت می‌گذارید و از آن در تقویم خود محافظت می‌کنید».

اگر تصمیم‌گیری راجع به «هایلایت» یا کاری که در هر روز بیشترین اولویت را دارد برای شما دشوار است، نپ و زراتسکی این رویکرد ساده را پیشنهاد می‌کنند: «روز را با تفکر راجع به چیزی که قرار است نقطه عطف باشد آغاز کنید. اگر در پایان روز یک نفر از شما بپرسد که نقطه عطف روزتان چه بوده، دوست دارید چه پاسخی به او بدهید؟ وقتی به روز خود نگاهی می‌اندازید، کدام فعالیت یا دستاورد یا لحظه برایتان مهم بوده؟ این همان هایلایت شما است.»

اگر صادق باشیم، به پایان رساندن حداقل یک وظیفه بزرگ در هر روز، نسبت به کاری که بسیاری از ما انجام می‌دهیم پیشرفتی چشمگیر به حساب می‌آید. در یک بازه زمانی طولانی‌تر، به پایان رساندن ۵ الی ۷ وظیفه بزرگ در هفته، چشمگیرتر تلقی می‌شود. این یعنی در هر روز باید تنها به یک وظیفه رسیدگی کرد؟ به صورت کلی خیر. با این همه، گزینش و به پایان رساندن یک وظیفه بزرگ باعث می‌شود نوعی حس دستاورد داشته باشیم و گشتاور لازم برای رسیدگی به سایر وظایف را نیز به دست آوریم.

برای تعیین هایلایت روز خود که در واقع بیشترین اولویت را دارد، می‌توانید به سراغ ابزارهایی مانند Todoist بروید یا حتی از کاغذ و قلم استفاده کنید. فارق از اینکه به سراغ کدام ابزارها می‌روید، بسیار مهم است که اولویت‌بندی را به عنصری بنیادین از سیستم برنامه ریزی روزانه خود تبدیل کنید.

آموزش برنامه ریزی روزانه با روش‌های بهره‌وری گوناگون

یک روش یا متد بهره‌وری، راهی موثر برای به انجام رساندن کارها و برنامه ریزی روزانه به بهترین شکل ممکن است.

فیلم آموزش مدیریت زمان جهت بهره وری شخصی و حرفه ای در فرادرس

کلیک کنید

در ادامه مقاله آموزش برنامه ریزی روزانه، به سراغ برخی از محبوب‌ترین روش‌های بهره‌وری رفته‌ایم که می‌توانید یکی از آن‌ها را برای رسیدگی به وظایف و استفاده در بطن برنامه ریزی روزانه خود به کار ببندید. بسیار مهم است که به سراغ روشی بروید که بیشترین سازگاری را با نیازها و سلایق خودتان دارد، حتی اگر لازم باشد روش‌های پیشین را با هم ادغام کنید یا حتی روشی کاملا جدید برای خود بسازید. بیایید مروری داشته باشیم بر محبوب‌ترین روش‌های برنامه ریزی روزانه و دستیابی به بیشترین بهره‌وری ممکن.

قورباغه را قورت دادن

روش بهره‌وری «قورباغه را قورت دادن» از شما می‌خواهد یک مهم‌ترین وظیفه روزانه را یافته و پیش از هر چیز دیگر به سراغ آن بروید. این متد در واقع به شما اجازه می‌دهد که هایلایت روز خود را زودتر به جریان بیندازید. گاهی اوقات هم کار مورد نظر، وظیفه‌ای است که بیش از هر چیز از رسیدگی به آن اجتناب می‌کنیم (و قورت دادن قورباغه هم دقیقا از همین آمده). شاید در حال صحبت راجع به وظیفه‌ای باشیم که بیش از اندازه بزرگ به نظر می‌رسد یا وظیفه‌ای که حس ناخوشایندی در ما ایجاد می‌کند. در این روش از شما خواسته می‌شود که پیش از آن‌که فرصتی برای اهمال‌کاری داشته باشید، مستقیما به سراغ وظیفه مورد نظر بروید.

در جریان جلسه برنامه ریزی روزانه خود، وظیفه «قورباغه» را در بالای لیست کارها قرار و زمانی به آن اختصاص دهید. سپس به سراغ وظایفی بروید که اولویت کمتر دارند.

تکنیک پومودورو

تکنیک پومودورو بهترین گزینه برای افرادی است که از کار کردن در برهه‌های متمرکز و کوتاه‌مدت و همینطور استراحت‌های مداوم لذت می‌برند. این روش در دهه ۱۹۸۰ میلادی، توسط فرانچسکو کریلو توسعه یافت و سپس توسط دانشجویی که با یک تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی (به زبان ایتالیایی، پومودورو)، در برهه‌های ۱۰ دقیقه‌ای متمرکز می‌شد به تکامل رسید.

این روش، گام‌های زیر را طی می‌کند:

1. یک تایمر تهیه کنید.
2. تایمر خود را روی ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و سپس روی یک وظیفه متمرکز شوید تا تایمر به صدا درآید.
3. وقتی این برهه به پایان رسید، یک گوجه فرنگی را خط زده و کاری که به انجام رسانده‌اید را ثبت کنید.
4. از یک استراحت ۵ دقیقه‌ای لذت ببرید.
5. بعد از طی کردن چهار برهه یا یک «پومودوری»، استراحتی طولانی‌تر بین ۲۰ الی ۳۰ دقیقه داشته باشید.

برای برنامه ریزی روزانه به کمک تکنیک پومودورو، تخمین بزنید که به چند پومودورو (یعنی برهه‌های ۲۵ دقیقه‌ای کار) نیاز دارید تا هر وظیفه موجود در لیست را به اتمام برسانید. رقم به دست آمده را با ایموجی گوجه فرنگی در مقابل آن وظیفه قرار دهید یا خیلی ساده عدد را بنویسید. این متد شما را مجبور به بررسی مدت‌زمان مورد نیاز برای کارها و سپس در پیش گرفتن رویه‌ درست می‌کند. اگر دوست داشتید، می‌توانید از تکنیک پومودورو برای تمام روز خود یا صرفا برای اصلی‌ترین وظیفه خود استفاده کنید.

بلوک‌بندی زمان

با تکنیک بهره‌وری بلوک‌بندی زمان، روز خود را به چندین بلوک زمانی مختلف تقسیم می‌کند. این تقسیم‌بندی هم می‌تواند مثل «۹:۳۰ صبح تا ۱۱:۳۰ صبح» دقیق باشد هم با ساختار «صبح» و «ظهر» و «شب»، بسته به اینکه هر وظیفه چقدر طول می‌کشد، تدارک دیده شود. سپس هر یک از این بلوک‌ها را به انجام دادن تنها یک وظیفه یا مجموعه‌ای از وظایف اختصاص می‌دهید، بدون اینکه هیچ حواس‌پرتی دیگری داشته باشید.

درست مثل تکنیک پومودورو، این روش به شما کمک می‌کند که به شکلی بهتر قادر به تخمین زدن و درک مدت‌زمان لازم برای انجام کارها باشید. اطمینان حاصل کنید که بلوک‌هایی برای چیزهایی مانند ناهار، استراحت و رسیدگی به امور شخصی هم تدارک می‌بینید. معمولا وظایف نیازمند اندکی زمان بیشتر یا کمتر نسبت به چیزی که پیش‌بینی کرده‌اید خواهند بود. اشکالی هم ندارد. همینطور که در روز پیش می‌روید، تغییراتی کوچک در لیست خود به وجود آورید. در گذر زمان مهارت‌های بیشتری در شناسایی مدت‌زمان لازم به دست خواهید آورد. به عنوان یک قاعده کلی هم پیشنهاد می‌شود مدت‌زمانی که به نظر برای انجام یک کار نیاز دارید را دو برابر کنید.

ماتریکس آیزنهاور

ماتریکس آیزنهاور شما را مجبور به بررسی میزان فوریت و اهمیت هر وظیفه می‌کند و صرفا مشغول به رسیدگی به ضروری‌ترین مورد نمی‌شوید - چه این وظیفه واقعا حیاتی باشد و چه نه. این روش، وظایف را به چهار دسته‌بندی تقسیم و سپس تعیین می‌کند که باید با هر دسته چه رویکردی در پیش بگیریم:

• فوری و مهم - این وظایف باید فورا مورد رسیدگی قرار بگیرند
• غیر فوری و مهم - این وظایف باید در لیست کارها یا تقویم شما زمان‌بندی شوند
• فوری و غیر مهم - این وظایف باید به کسی دیگر واگذار شوند
• غیر فوری و غیر مهم - به کل باید از خیر این وظایف بگذرید

برای شروع، لیست وظایف همیشگی خود را که شامل کارهای روزانه می‌شود بنویسید. سپس آن‌ها را درون چهار دسته‌بندی «فوری و مهم»، «غیر فوری و مهم»، «فوری و غیر مهم» و بالاخره «غیر فوری و غیر مهم» قرار دهید. وقتی این دسته‌بند‌ی‌ها را آماده کردید، مطابق آنچه در لیست می‌بینید وارد عمل شوید: همینطور که روز را پیش می‌برید، به کارها رسیدگی، آن‌ها را واگذار و یا به کل حذف کنید.

در گذر زمان، این فرایند شکلی غریزی به خود می‌گیرد و قادر به تهیه لیست‌هایی خواهید بود که تنها موارد «فوری و مهم» و «غیر فوری و مهم» را در خود جای داده‌اند.

معرفی فیلم های آموزش مهارت های نرم (توسعه فردی) فرادرس

در این بخش از مقاله آموزش برنامه ریزی روزانه، مجموعه دوره‌های آموزش توسعه فردی برای آن دسته از علاقه‌مندانی معرفی شده که قصد دارند با صیقل دادن مهارت‌های انسانی خود، مسیر شغلی و همینطور زندگی شخصی خود را دگرگون سازند. در دوره‌های آموزش توسعه فردی مجموعه فرادرس بیش از ۱۰۵ ساعت فیلم آموزشی وجود دارد که در قالب دوره‌های گوناگون در دسترس قرار گرفته‌اند. در این مجموعه آموزشی، عناوینی مانند آموزش مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری، آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌ها آن، آموزش موفقیت در کار تیمی و آموزش غلبه بر اهمال‌کاری ارائه شده است. در ادامه برخی از دوره‌های شاخص در مجموعه فیلم‌های آموزش توسعه فردی لیست شده‌اند:

• آموزش مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری: مدت‌زمان این دوره آموزشی ۱ ساعت و ۳۹ دقیقه و مدرس آن مریم فلاحی است. در این دوره سرفصل‌هایی نظیر لزوم داشتن اعتماد به نفس، تعریف مسئله، حل مسئله و مراحل گردآوری اطلاعات، بارش فکری و نتیجه‌گیری به شکل مفصل شرح داده شده‌اند. برای دیدن فیلم آموزش مهارت حل مسئله و تصمیم‌گیری + کلیک کنید.
• آموزش پرورش خلاقیت، ایده‌پردازی و نوآوری: مدت‌زمان این دوره آموزشی ۱۳ ساعت و ۴۹ دقیقه و مدرس آن دکتر آرش کتابفروش بدری است. در این دوره با مفهوم هوش‌های چندگانه، بررسی فرایند حل مسئله خلاقانه، مفهوم خلاقیت و نوآوری، تکنیک‌های توسعه خلاقیت و هنر تفکر خلاق آشنا می‌شوید. برای دیدن فیلم آموزش پرورش خلاقیت، ایده‌پردازی و نوآوری + کلیک کنید.
• آموزش موفقیت در کار تیمی – اصول تیم‌سازی: مدت‌زمان این دوره آموزشی ۱ ساعت و ۳۸ دقیقه و مدرس آن بهنام محمدیان دوگاهه است. در این دوره با مقدمات تیم‌سازی، مراحل تشکیل تیم با مدل تاکمن، ساخت تیم براساس تیپ شخصیتی و رفتار افراد و در نهایت ساخت تیم براساس مهارت‌ها و تخصص‌ها آشنا خواهید شد. برای دیدن فیلم آموزش موفقیت در کار تیمی – اصول تیم‌سازی + کلیک کنید.

ابزار برنامه ریزی روزانه خود را انتخاب کنید

یک ابزار مدیریت وظایف دیجیتال گزینه‌ای عالی برای دوستداران تکنولوژی و آن‌هایی که بیشتر از دفترچه، به موبایل یا تبلت خود عادت کرده‌اند، به حساب می‌آید. اپلیکیشن‌های لیست وظایف این مزیت بزرگ را با خود به همراه می‌آورند که همیشه در کنارتان هستند و از هر جایی قابل دسترسی. به این ترتیب، همینطور که برنامه دچار تغییر می‌شود قادر به جابه‌جا کردن وظایف، منظم کردن اسناد مرتبط و حتی لینک‌گذاری درون وظایف خواهید بود. از سوی دیگر، جزییات مربوط به وظایف قبلی را می‌توان با جستجویی ساده مشاهده کرد.

پیشنهاد ما اپلیکیشن Todoist (+) است که روی تقریبا تمام پلتفرم‌های همه‌گیر عرضه شده. از جمله این پلتفرم‌ها می‌توان به اندروید، iOS، ویندوز، لینوکس، macOS و حتی سیستم عامل WearOS در ساعت‌های هوشمند اشاره کرد. درون این اپلیکیشن قابلیت‌های فراوانی نظیر یادآورها، لیبل ها، فیلترها، کامنت‌ها و همینطور پشتیبانی از آپلود فایل را شاهد هستیم و بنابراین برنامه ریزی روزانه به شکلی سریع، بهینه و آسان انجام می‌شود.

• مطلب پیشنهادی برای مطالعه: ترلو چیست و چگونه از Trello استفاده کنیم؟ — راهنمای رایگان و کامل

لیست دیجیتال

اگر علاقه چندانی به اپلیکیشن‌های مدیریت وظایف مخصوص موبایل یا تبلت ندارید اما کماکان علاقه‌مند به استفاده از راهکاری دیجیتالی هستید، می‌توانید به سراغ ابزارهای کمتر تخصصی‌تری بروید که احتمالا همین حالا به صورت روزمره از آن‌ها در خانه و همینطور محل کار استفاده می‌کنید.

یک اپلیکیشن نت‌برداری یا پردازش کلمه: اپلیکیشن‌های نت‌برداری ساده مانند Bear (+) یا Apple Notes (+) یا Google Keep (+) می‌توانند حاوی لیستی بلند بالا از وظایف روزانه شما باشند. سپس بعد از اتمام هر وظیفه، خیلی ساده علامت تیک کنار آن‌ها را می‌زنید. اما اگر نیاز به قابلیت‌های بیشتری دارید، می‌توانید به سراغ Google Docs (+) یا نرم‌افزار Microsoft Word بروید که انعطاف‌پذیری و گزینه‌های سفارشی‌سازی بسیار بیشتری با خود به همراه دارند.

گوگل شیت یا اکسل: همینطور که مشغول آموزش برنامه ریزی روزانه هستید، استفاده از صفحات گسترده نیز ایده خوبی به حساب خواهد آمد. با این کار می‌توانید نکات مهم را در سلول‌های گوناگون نوشته و اطلاعات مربوط به هر یک را در کنارشان درج کنید. روش‌هایی مانند بلوک‌بندی زمان به خوبی در صفحات گسترده دیجیتالی می‌نشینند.

برای مشاهده فیلم آموزش واژه پرداز Microsoft Word – ترفندها و نکات کاربردی + اینجا کلیک کنید.

تقویم دیجیتال

بسیاری از مردم برای برنامه ریزی روزانه خود به سراغ ابزاری می‌روند که از پیش از آن استفاده می‌کنند: تقویم. اپلیکیشن‌های اپل کلندر، گوگل کلندر، Fantastical و Woven همگی از جمله برنامه‌های مناسب برای برنامه ریزی روزانه به حساب آمده و علاوه بر وظایف پیش رو، میزبان قرار ملاقات‌ها، جلسات و رویدادهای شما نیز خواهند بود.

یک تقویم ضمنا ابزاری عالی برای روش بلوک‌بندی زمان به حساب می‌آید. مزیت پایانی و مهم‌تر اینکه تقویم‌های دیجیتال در هر لحظه و در هر مکان قابل دسترسی هستند، هم روی موبایل و هم در مرورگرهای وب.

ترکیب ابزارهای دیجیتال و کاغذ

وقتی صحبت از آموزش برنامه ریزی روزانه باشد، مجبور به استفاده صرف از قلم و کاغذ یا ابزارهای دیجیتالی نیستید. در واقع می‌توانید از هر دو رویکرد، یا ترکیبی از آن‌ها استفاده کنید. در ادامه از روش‌های گوناگونی می‌گوییم که می‌توان این سیستم ترکیبی یا اصطلاحا هیبریدی را به کار بست:

تقسیم شخصی و حرفه‌ای: در چنین رویکردی، می‌توانید به عنوان مثال از یک سیستم دیجیتال برای وظایف حرفه‌ای و قلم و کاغذ برای وظایف شخصی استفاده کنید. اگر ساعات کاری را مختص به دستیابی به اهداف حرفه‌ای به حساب آورید و عصرهای خود را صرف وظایف و رشد شخصی کنید، چنین روشی می‌تواند بسیار کارآمد باشد. به صورت مشابه، می‌توان از یک اپلیکیشن مدیریت وظایف در طول هفته و از یک ژورنال در آخر هفته‌ها بهره گرفت.

اول کاغذ و بعد دیجیتال: ممکن است از ساختار سنتی برنامه ریزی روزانه روی کاغذ لذت ببرید، اما در عین حال خواستار جستجوپذیری و قابلیت‌های هوشمند یک ابزار دیجیتال باشید. به این ترتیب می‌توانید برنامه روزانه خود را روی کاغذ بیاورید، اما در پایان روز، تمام وظایف باقی مانده و میزان پیشرفت را به یک اپلیکیشن منتقل کنید تا تاریخچه‌ای از آن‌ها داشته باشید.

تفکر کاغذی و پیاده‌سازی دیجیتالی: برخی از افراد وقتی کاغذی خالی مقابل چشم و قلمی در دست دارند، به شکلی بهتر و خلاقانه‌تر قادر به تفکر هستند. به این ترتیب می‌توانید برنامه‌های روزانه را همراه با تمام یادداشت‌ها و افکاری که دارید روی کاغذ بیاورید و سپس آن‌ها را به لیست وظایف دیجیتالی خود منتقل کنید.

چطور به برنامه روزانه پایبند مانده و در صورت نیاز تغییر مسیر دهیم؟

حتی وقتی برنامه‌ای معرکه تدارک دیده‌اید و تمام انگیزه‌های لازم برای پایبندی به آن را دارید هم به انجام رساندن تمام کارها فرایندی دشوار به حساب خواهد آمد.  خودمان را در حالی پیدا می‌کنیم که داریم میان میم‌های توییتری و فروشگاه‌های آنلاین پرسه می‌زنیم. وظایف ناخوشایند، مانند آن‌هایی که توسط مدیران یا همکاران به ما محول می‌شوند، می‌توانند ناگهان از راه رسیده و با شکستن تمرکز، ما را مشغول به کارهای برنامه ریزی نشده کنند.

فیلم آموزش برنامه ریزی و زمان بندی پروژه در فرادرس

کلیک کنید

متاسفانه چنین اختلالاتی می‌تواند مثل یک توپ برفی قل خورده و تبدیل به روزهایی بدون بهره‌وری و هفته‌هایی نه‌چندان موثر شود. بنابراین بله، روزهای ما قرار نیست درست همانطور که برنامه ریزی شده‌اند پیش بروند، اما در عین حال این بدان معنا نیست که اصلا ارزش ندارد روی برنامه ریزی سرمایه‌گذاری کنیم. در ادامه به بهترین استراتژی‌ها در رویه آموزش برنامه ریزی روزانه می‌رویم که از سوی متخصصین بهره‌وری به کار گرفته و باعث می‌شوند در شرایط نامطلوب، بتوانیم به برنامه‌ای که چیده‌ایم پایبند باقی بمانیم.

از بین بردن حواس‌پرتی‌ها

با از بین بردن بخش اعظمی از حواس‌پرتی‌های رایج که شما را از اهداف روزانه دور نگه می‌دارند، متمرکز باقی بمانید. خصوصا اگر از آن دسته از افرادی هستید که بخش زیادی از کار را با کامپیوتر انجام می‌دهید. اگر امکانش وجود دارد، اکثر برنامه‌های دسکتاپ را هنگام کار کردن ببندید، تب‌های مرورگر را در تعداد حداقلی نگه دارید، موبایل را روی حالت بی‌صدا بگذارید و نوتیفیکیشن‌ها را خاموش کنید.

اگر وسوسه‌ی بالا و پایین کردن شبکه‌های اجتماعی بیش از حد قوی است، به سراغ ابزارهای مسدودسازی سایت مانند Self Control (+) یا Freedom (+) بروید تا وب‌سایت‌هایی که منجر به پرتی حواس می‌شوند را برای چندین ساعت از دسترس خارج کنید.

پایش زمان

درست همانطور که پایش بودجه و هزینه‌ها باعث می‌شود کمتر پول خرج کنید، پایش زمان هم باعث می‌شود به شکلی موثر به استفاده از آن مشغول شوید. از یک اپلیکیشن پایش خودکار زمان مانند Rescue Time (+) استفاده کنید که به جمع‌آوری اطلاعات مربوط به فعالیت‌های شما روی دسکتاپ و موبایل‌های هوشمند پرداخته و زمان‌تان را در سه‌ دسته‌بندی «پربازده»، «خنثی» و «حواس‌پرت‌کن» قرار می‌دهد. می‌توانید اهدافی برای بازده خود ترسیم و در سراسر روز بررسی کنید که آیا به آن‌ها نزدیک شده‌اید یا خیر.

واقعه‌نگاری ساعتی را بیازمایید

با بررسی دائمی وضعیت خودتان و اینکه روز را با چه میزان تمرکز پیش می‌برید، ذهن‌آگاهی را به روند بهره‌وری خود بیاورید. پیتر برگمن، نویسنده کتاب پرفروش «۱۸ دقیقه» می‌گوید باید تایمری تنظیم کنیم تا به صورت مداوم قادر به معطوف کردن دوباره تمرکز خود بر کارها باشیم. او می‌گوید: «ساعت، موبایل یا کامپیوتر خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که هر یک ساعت زنگ بخورد. وقتی صدای اعلان به گوش رسید، نفسی عمیق کشیده، نگاهی به لیست کارها بیندازید و از خود بپرسید که آیا یک ساعت اخیر پربازده بوده یا خیر. سپس به تقویم خود نگاه کرده و راجع به اینکه می‌خواهید از یک ساعت بعدی چطور استفاده کنید، تصمیمی عامدانه بگیرید. روز خود را براساس ساعات مدیریت کنید. اجازه ندهید ساعات روز شما را مدیریت کنند».

تنظیم مجدد برنامه

گاهی اوقات وظایفی غیر منتظره از راه می‌رسند که نمی‌توانیم آن‌ها را نادیده بگیریم. ایرادی ندارد. مشکل واقعی زمانی رخ می‌دهد که بخواهید بدون بازگشت به برنامه روزانه خود و ایجاد تغییرات لازم در آن، به سراغ این کار غیر منتظره بروید. بنابراین کارهایی که باید انجام شوند اما پیشتر برای آن‌ها برنامه ریزی نکرده‌اید را در لیست وظایف خود بگنجانید. تنها کافی است چند دقیقه روی بازنگری در برنامه روزانه وقت بگذارید: ساعتی جدید برای وظایف باقی مانده تعیین کنید یا اصلا برخی را برای فردا نگه دارید. سپس کار را مطابق با برنامه جدید پیش ببرید.

به صورت مداوم تعمق کنید

اکنون که به این نقطه از مقاله آموزش برنامه ریزی روزانه رسیده‌ایم، شما برنامه ریزی را تبدیل به یک عادت کرده‌اید، اهداف طولانی‌مدت خود را به شکل وظایف قابل اجرا درآورده‌اید، به تصمیم‌گیری راجع به روش بهره‌وری خود پرداخته‌اید و ابزار مورد نظرتان را هم انتخاب کرده‌اید. اکنون می‌توانید روزهایی پربازده‌تر را پشت سر بگذارید که به هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌هایی معنادارتر منجر می‌شوند.

اما اجازه ندهید این فرایند به صورت خودکار پیش برود. هر از چندگاهی اندکی وقت گذاشته و بررسی کنید که آیا رویکردتان در قبال برنامه ریزی روزانه واقعا به دستاوردهای بیشتر منجر شده یا خیر. به عنوان مثال می‌توانید به مرور هفتگی برنامه ریزی‌ها مشغول شده و ببینید که همه‌چیز به خوبی کار می‌کند، یا نیازمند ایجاد تغییرات کوچک است و یا حتی اصلا باید به کل تغییر کند یا خیر.

چنین سوال‌هایی را از خود بپرسید:

• آیا روزهایی آرام و هدفمند سپری می‌کنم یا روزهایی پراسترس و مخاطره‌آمیز؟
• آیا توانستم به تمام جلسات برنامه ریزی روزانه رسیدگی کنم یا گاهی کوتاه کردم؟
• آیا در پایان اکثر روزها احساس می‌کنم به اهدافم دست یافته‌ام؟
• آیا روزهایی که بیشترین اولویت را دارند به خوبی سپری می‌شوند؟
• آیا در مسیر درست برای دستیابی به اهداف طولانی‌مدت خود هستم؟
• فلان روز به صورت خاص بسیار پربازده بود، چرا؟
• در فلان روز قادر به انجام هیچ کار معنادار و اثرگذاری نبودم، چرا؟

با نمایش صداقت راجع به اینکه روزهایمان چطور سپری شده‌اند و در مسیر اهداف خود چه عملکردی به نمایش می‌گذاریم، می‌تونیم در برنامه ریزی روزانه خود تغییراتی ایجاد کنیم که منجر به نتایج بهتر می‌شوند. روزهای کم‌بازده نشان می‌دهند که باید اولویت‌بندی موثرتر را بیاموزیم یا راهی برای محول کردن کارها به دیگران بیابیم. عدم تحقق وظایفی که در جلسات برنامه ریزی روزانه تعیین شده‌اند نشان می‌دهد که لیست‌مان بیش از حد بلندبالا بوده و باید رویکردی سرراست‌تر در پیش بگیریم. اگر به سمت اهداف‌مان حرکت نمی‌کنیم، یا شمار آن‌ها بیش از اندازه است یا با انگیزه و تناوب کافی به سراغ آن‌ها نمی‌رویم. شاید درحالی که کاغذ و قلم را ترجیح می‌دهیم، خودمان را مجبور به استفاده از یک اپلیکیشن جدید روی موبایل کرده باشیم. مشکل هرچه که هست، باید آنقدر به دستکاری فرایند برنامه ریزی روزانه خود بپردازید تا بالاخره بهره‌وری بالا برود.

سخن پایانی راجع به آموزش برنامه ریزی روزانه

در رویه آموزش برنامه ریزی روزانه و به کار‌گیری آن، به دنبال ثبات قدم و انعطاف‌پذیری باشید و نه عملکرد کاملا بی‌نقص. اگرچه این مقاله شما را با ترفندها و تکنیک‌های برنامه‌ ریزی موثر آشنا کرده، هیچ راهکار واحدی نداریم که برای همه جواب دهد. در عوض باید این را بدانید که تنها با ثبات قدم است که احساس می‌کنیم قادر به یورش بردن به روزهای هفته هستیم. با پیگیری و تلاش مداوم برای آموزش برنامه ریزی روزانه، روزهای پربازده خیلی آسان تبدیل به هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌های پربازده می‌شوند.