چک لیست چیست؟ + مراحل ساخت چک لیست موثر و کاربردی

به یاد آوردن تمام وظایف روزانه و انجام همه آن‌ها با کیفیتی مطلوب گاهی امکان‌پذیر نیست و برای موفقیت در این امر باید با تکنیک های مدیریت زمان آشنا باشید. یکی از این تکنیک‌ها استفاده از چک لیست است. در این مطلب توضیح می‌دهیم که چک لیست چیست و مزایای آن را در سازمان‌، مدرسه، سفر و زندگی می‌سنجیم. همچنین بهترین کتاب‌ها و اپلیکیشن‌های این حوزه را معرفی می‌کنیم و با ارائه مثال و نمونه‌های مختلف می‌آموزیم که برای روزها و هفته‌ها و ماه‌های پیش رو چک لیست خوبی طراحی کنیم.

چک لیست چیست؟

«چک لیست» (Checklist) مجموعه‌ای از گام‌ها است که برای مدیریت کارهای تکراری و فرایندهای متداوم ایجاد شده است. در چک لیست معمولا گام‌های انجام یک فرایند به ترتیب اولویت نوشته می‌شوند و شخص پس از انجام هرکدام از آن‌ها روبه‌رویشان علامت تیک می‌زند و به سراغ گام بعدی می‌رود.

فیلم آموزش مدیریت زمان جهت بهره وری شخصی و حرفه ای در فرادرس

کلیک کنید

بسیاری از افراد فهرست کارها (to-do list) را با چک لیست یکی می‌دانند. در حالی که این دو به طور کامل با یکدیگر فرق دارند. فرق اصلی فهرست کارها با چک لیست در این است که در فهرست کارها به سوال «چه کارهایی» (What) پاسخ می‌دهیم و در چک لیست به سوال «چگونگی انجام کار» (How). به طور مثال ما برای پخت کیک از هر دوی این متدها استفاده می‌کنیم. ابتدا با استفاده از فهرست کارها مواد لازم را آماده می‌کنیم و سپس به کمک چک لیست به صورت گام به گام مراحل پخت کیک را پیش می‌رویم.

چک لیست‌ها انواع مختلفی دارند اما همگی آن‌ها هدف مشترکی را دنبال می‌کنند. هدف این است که شما را از انجام تمام کارهای مهم مطمئن کنند و مهارت مدیریت زمان را در شما بپرورانند. این چک لیست‌ها تضمین می‌کنند که هیچ پروژه یا فرایندی به علت فراموشی انجام آن، ناتمام نمانده است زیرا تمام کارها در یک جا و براساس میزان اولویتشان گردآوری و سازماندهی شده‌اند.

کاربرد چک لیست

چک‌لیست‌ها در هر فرایندی کاربرد دارند زیرا هر کاری مراحل ریز و درشتی دارد و وجود فهرستی از این فعالیت‌ها به شما در رسیدن به نتایج مطلوب یاری می‌دهد. در ادامه به برخی از موقعیت‌هایی که وجود چک لیست به نفع شماست اشاره کرده‌ایم.

فیلم آموزش مدیریت زمان و تکنیک های آن – بخش یکم

کلیک کنید

• کارهایی که باید مطابق سفارش دیگران انجام دهید.
• وقتی به مدیریت فرایند کسب و کار می‌پردازید.
• وظایفی دارید که دارای مجموعه‌ای از گام‌ها هستند و تکمیل همگی این گام‌ها اهمیت زیادی دارد.
• موقعیت‌هایی که فعالیت‌های شما روی سلامت و ایمنی دیگران تاثیر می‌گذارد. به طور مثال در اتاق عمل همواره چک لیست وجود دارد زیرا حتی جاافتادن کوچک‌ترین فرایند می‌تواند جان بیمار را به خطر بیندازد.
• هنگام آزمودن فرایندی خاص. به طور مثال در فرایندهای آزمایشگاهی در حین بررسی واکنش‌های ماده‌ای مشخص، از چک لیست استفاده می‌کنند تا تمامی فرضیه‌های ممکن را آزموده باشند.
  

  

• وقتی به دنبال ریشه اصلی مشکل می‌گردید استفاده از چک لیست اثربخش خواهد بود زیرا می‌توانید تمامی احتمالات را یادداشت کنید و با تحقیقات خود به درست‌ترین نتیجه برسید.
• وقتی به تجزیه و تحلیل و شناسایی فرایندی می‌پردازید.
• هنگام دسته‌بندی اطلاعاتی که برای تجزیه و تحلیل‌های آتی به آن‌ها نیاز دارید.

چک لیست ابتدایی چیست؟

بسیاری از چک لیست‌ها مربوط به امور تخصصی هستند و طراحی‌هایشان از قبل انجام شده است. اگر برای فعالیت‌های روزانه خودتان چک لیست ساده‌ای بسازید در واقع چک لیستی ابتدایی طراحی کرده‌اید که به شما در پیشبرد کارهایتان کمک شایانی خواهد کرد. اگر احساس می‌کنید که به چک لیست نیاز دارید یعنی در جای درستی هستید. ساخت چک لیست به ظاهر کار ساده‌ای است اما برای انجام این کار باید روابط میان فعالیت‌ها را بیابید و هدف‌های کوچک و قابل اندازه‌گیری برای انجام هرکدام از کارهای داخل لیست داشته باشید. در صورتی که تمامی فعالیت‌های موجود در این چک لیست ابتدایی را اجرا کنید و روبه‌روی هرکدام از آن‌ها تیک بزنید اعتماد به نفس لازم را برای داشتن چک لیست تخصصی‌تر پیدا می‌کنید و فعالیت‌های زندگی و کاری آینده را حرفه‌ای‌تر می‌چینید.

در ساخت چک لیست ابتدایی لازم است ۶ گام زیر را طی کنید.

۱. اشتباهات سهوی را شناسایی کنید

یافتن علت‌های شکست، اولین گامی است که در ساخت چک لیست باید بردارید. به طور مثال مشکلات مالی بیشتر سازمان‌ها اطلاعات غلط موجود در بخش حسابداری است. مثال دیگر این است که بسیاری از دانش‌آموزان در حین مطالعه کتاب درسی به شکل‌های آن توجه نمی‌کنند و همواره در آزمون‌ها نمره رسم شکل یا پرکردن جاهای خالی مربوط به آن را از دست می‌دهند. بنابراین در هر فرایندی ممکن است اشتباهات سهوی وجود داشته باشد و برای این‌که چک لیست هدفمندی داشته باشید باید ابتدا این مشکلات را شناسایی و حذف کنید.

2. به دنبال ورودی‌های بیشتر بگردید

هم‌زمان با شما بسیاری از افراد کارهایی مشابه انجام می‌دهند و مسلما آن‌ها نیز روش‌هایی برای رفع مشکلات پیش رو داشته‌اند. اگر با این گروه از افراد در ارتباط هستید حتما از آن‌ها مشورت بگیرید. به طور مثال اگر اولین سالی است که به تدریس دانش‌آموزان می‌پردازید به صحبت‌های معلمان باسابقه گوش بدهید. مسلما مشکلات مشترکی دارید که آن‌ها به تجربه راه حل این مسائل را یافته‌اند. پس از دریافت ورودی‌های مختلف با کمک تفکر استراتژیک می‌توانید چک لیست بهتری بسازید.

۳. گام‌های ساده‌ای برای انجام کارها تعریف کنید

گام‌های نوشته شده به شما گام بعدی را یادآوری می‌کنند و چون فرایندی پرکار به فرایندهای کوچکی تقسیم شده است انجام آن‌ها دیگر به‌سختی گذشته نیست. برای مثال برای ساخت یک بنر تبلیغاتی ابتدا باید سفارش کارفرما را به دقت بررسی کنید و مطابق روش‌های بازاریابی و متناسب با مخاطب هدف آن کسب و کار بنر را بسازید. در صورتی که جلوی هرکدام از این فعالیت‌ها تیک بزنید حس بهتری برای ادامه کار پیدا می‌کنید.

فیلم آموزش فتوشاپ برای استفاده در صنعت چاپ و تبلیغات در فرادرس

کلیک کنید

4. درباره مراحل کار صحبت کنید

این گام برای افرادی است که در گروه یا سازمان فعالیت می‌کنند و برای فعالیت‌های روزانه انفرادی کاربردی ندارد. در این حالت معمولا باید جلسات کوتاهی برگزار کنید و مراحل انجام فرایند را برای اعضای گروه توضیح دهید. بسیاری از مدیران از این گام به شدت استقبال می‌کنند زیرا وقتی درباره آن به دیگران اطلاع می‌دهید سوءبرداشت‌ها از بین می‌روند و بسیاری از مشکلات احتمالی جدی آینده در همان جلسه برطرف می‌شوند.

۵. چک لیست را بسنجید

حال که می‌دانید چک لیست چیست در این مرحله می‌توانید آن را اجرا کنید. با توجه به این‌که این اولین چک لیست شماست باید انتظار برخی ایرادها را داشته باشید. در مواجهه با این ایرادها، آن‌ها را یادداشت کنید و به کارتان ادامه دهید. برای مثال اگر برای انجام یک آزمایش شیمی، ۲ ساعت زمان در نظر گرفته‌اید اما در حین انجام آن زمان بیشتری نیاز داشتید این کمبود زمان را یادداشت کنید تا در چک لیست‌های بعدی زمان‌بندی بهتری داشته باشید. اما کار را به هیچ وجه متوقف نکنید و تا پایان آن را ادامه دهید.

6. چک لیست را بهبود دهید

بر اساس سنجشی که در مرحله قبل انجام دادید چک لیست خود را بهبود دهید. بهبود چک لیست در نهایت به بهبود کیفیت عملکرد شما می‌انجامد و می‌توانید در زمینه‌های مختلف به تخصص برسید.

طراحی چک لیست

طراحی چک لیست حرفه‌ای برای سازمان‌ها یا موقعیت‌های مهم زندگی کمی پیچیده‌تر از چک لیست ابتدایی است. از این‌رو گام‌های متفاوتی دارد. در صورتی که چند بار به روش چک لیست ابتدایی کارها را پیش برده باشید در مواجهه با فرایندهای پیچیده‌تر می‌توانید به شیوه زیر عمل کنید. در ادامه خواهید دید که مراحل ساخت این چک لیست چیست.

گام اول: بارش فکری

روی کاغذ، برنامه Word، ساخت چک لیست در اکسل، نوشن (Notion) یا هر محیط نوشتاری دیگر شروع به نوشتن فعالیت‌های آتی کنید. به هیچ عنوان آن‌ها را دسته‌بندی نکنید و برایشان زمانی در نظر نگیرید زیرا این رفتارها ذهن را محدود می‌کند و در این بین ممکن است برخی از فرایندها را فراموش کنید.

فیلم آموزش نرم افزار نوشن Notion برای یادداشت و مدیریت کارهای شخصی و شغلی در فرادرس

کلیک کنید

صرفا با بارش فکری هر فعالیتی به ذهنتان خطور می‌کند در خطی مجزا بنویسید. به طور مثال بدون هیچ نظمی تماس با مطب دندان‌پزشکی برای نوبت گرفتن در یک خط جای دارد و ویرایش عکس خط دیگر این برنامه را پر می‌کند. تنها نکته‌ مهم در این مرحله خالی کردن ذهن و نوشتن کل فعالیت‌ها است.

گام دوم: سازماندهی و اولویت بندی

پس از بارش فکری وقت آن است که فعالیت‌ها را به تفکیک دسته‌ها یا زمان انجام آن‌ها مشخص کنید. به طور مثال کارهای مربوط به پروژه دانشگاه را در گروه کارهای دانشگاهی قرار دهید یا برای تمامی کارها بازه‌های زمانی روزانه، هفتگی یا ماهانه تعیین کنید. این دسته‌بندی می‌تواند براساس افراد مرتبط با آن‌کارها صورت بگیرد. مثلا اگر فرزندی دارید که باید او را به کلاس ورزش ببرید و هرشب تکالیفش را بررسی کنید هر دوی این فعالیت‌ها در دسته کارهای مربوط به او قرار می‌گیرند.

پس از دسته‌بندی، لازم است اولویت هرکدام از این دسته‌ها را مشخص کنید. می‌توانید به آن‌ها رتبه «B»، «A» و «C» دهید. آن‌هایی که در دسته «A» قرار می‌گیرند بیشترین اولویت و فوریت را برای انجام خواهند داشت، دسته‌بندی «B» مربوط به فعالیت‌هایی است که مهم هستند اما فوریت کمتری دارند و دسته «C» کارهایی هستند که باید در آینده انجام شوند اما فوریت ندارند.

فرض کنید که در حال ساخت چک لیستی برای جابه‌جایی محل زندگی خود هستید و می‌دانید که در منزل جدید باید سیم‌کشی برق را تغییر دهید. واضح است که یافتن برقکار در دسته «A» قرار دارد و علاوه‌بر اهمیت بالا دارای فوریت است. دسته‌بندی «B» به هماهنگی برای انتقال وسایل به منزل جدید مربوط است. این کار اهمیت زیادی دارد اما با توجه به مشکل برق خانه فوریت آن زیاد نیست. در نهایت تماس با همسایگان قدیمی و اعلام آدرس جدید در دسته کارهای «C» است که باید انجام شود اما فوریتی ندارد.

اولویت‌بندی‌ها براساس موقعیت هر فرد تغییر می‌کنند و هیچ درست و غلطی نمی‌توانیم برایشان تعریف کنیم. تنها نکته‌ای که در این مرحله اهمیت زیادی دارد این است که مهم‌ترین و فوری‌ترین فرایند را در راس امور خود قرار دهید.

گام سوم: انتقال به فهرست اصلی

پس از سازمان‌دهی و اولویت‌بندی کارها، آن‌ها را در چک لیست حقیقی خود وارد کنید. برای این کار باید کارهای امکان‌پذیر و دارای اولویت را در لیست بنویسید و ساعت یا روز مدنظرتان برای اتمام آن را مشخص کنید. به طور مثال «تماس با همکار در ساعت ۱۰ صبح برای یادآوری انجام فرایند مربوطه» تعریف دقیقی از موارد داخل چک لیست است.