محاسبه استهلاک در اکسل — به زبان ساده

دارایی‌های ثابت سازمان‌ها و ماشین آلات کارخانجات با گذشت زمان کهنه، فرسوده و غیر قابل استفاده شده و ارزش آنها کاهش می‌یابد. این کاهش تدریجی ارزش دارایی‌ها که به وابسته به طول عمر آن‌ها است، استهلاک (Depreciation) نامیده می‌شود. این موضوع باعث بوجود آمدن اصطلاح جدیدی به نام عمر مفید (Life Time) خواهد شد که برای یک دارایی در محاسبات حسابداری و سرمایه شرکت و سازمان‌ها منظور می‌شود و مبنایی برای بدست آوردن مبلغ استهلاک است. از طرفی، چون استهلاک به عنوان یک هزینه در شرکت‌ها در نظر گرفته می‌شود، با منظور کردن آن در دفاتر حسابداری می‌توان مالیات را کاهش داد. در این نوشتار به بررسی نحوه محاسبه استهلاک در اکسل خواهیم پرداخت. البته شیوه‌های مختلفی برای محاسبه استهلاک براساس نوع دارایی یا ماشین‌آلات وجود دارد که در اینجا به بعضی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

از آنجایی که از اکسل برای انجام محاسات کمک خواهیم گرفت، بهتر است برای آشنایی با نحوه فرمول نویسی در اکسل نوشتار فرمول نویسی در اکسل – آموزش مقدماتی را مطالعه کنید. همچنین خواندن مطالب ۱۶ فرمول اکسل که به حل مشکلات روزمره کمک می‌کنند و توابع وام در اکسل — راهنمای کاربردی نیز خالی از لطف نیست.

محاسبه استهلاک در اکسل

یکی از موضوعات مهم در شغل حسابداری، محاسبه استهلاک دارایی‌های ثابت و ماشین آلات است که باید در تراز آخر سال در نظر گرفته شود. شاید هنوز هم افرادی باشند که برای محاسبه هزینه استهلاک، از روش‌های دستی استفاده می‌کنند ولی با توجه به رشد روز افزون تکنولوژی و نرم‌افزارهای حسابداری، استهلاک مربوط به دارایی‌های واحدهای تجاری و تولیدی بوسیله رایانه‌ها محاسبه می‌شوند.

اگر در این زمینه تازه کار هستید و می‌خواهید بر اساس مثال‌های مختلف، تکنیک‌های متفاوت محاسبه استهلاک در اکسل را فرا بگیرید، به ادامه این متن توجه کنید. در اینجا به چند روش مختلف و البته با چند تابع متفاوت، استهلاک را محاسبه می‌کنیم. توجه داشته باشید که هر یک از روش‌ها برای محاسبه هزینه استهلاک نوع خاصی از دارایی یا ماشین آلات مورد استفاده قرار می‌گیرد. این چند روش بواسطه تابع‌هایی به نام‌های DDB ،DB ،SYD ،SLN و VDB در اکسل شناخته شده هستند که در این نوشتار به نحوه استفاده از آن‌ها خواهیم پرداخت.

محاسبه استهلاک در اکسل با روش خط مستقیم

نرخ یا مقدار استهلاک برای هر یک از دارایی‌های منقول (مانند ماشین آلات) و غیرمنقول (مانند ملک و ساختمان) در دفاتر حسابداری در نظر گرفته می‌شود. بنابراین ارزش هر یک از این دارایی‌ها پس از دوره طول عمرشان، مستهلک شده و به صفر یا در حقیقت به ارزش اسقاط می‌رسد.

با شرط ثابت بودن مقدار استهلاک دارایی در هر دوره مالی، از تابع SLN در اکسل استفاده می‌شود تا میزان افت قیمت آن براساس دوره بهره‌برداری از آن مشخص شود. این تابع و پارامترهایش در مثال‌هایی که در ادامه مشاهده خواهید کرد، معرفی شده‌اند. البته ویژگی‌ها و مشخصات پارامترهای این تابع نیز در جدول زیر مشخص شده است.

$$\large SLN(cost, salvage, life)$$

نکته: توجه داشته باشید که در توابع مالی بخصوص محاسبه استهلاک در اکسل، واحد زمانی پارامترها باید یکسان باشد. مثلا اگر پارامتر life یا طول عمر دارایی برحسب ماه در نظر گرفته شده، مقدار تابع SLN مبلغ استهلاک را برحسب ماه محاسبه می‌کند. البته اغلب می‌خواهیم هزینه استهلاک یک دارایی را در دفاتر مالی پایان سال ثبت کنیم، پس بهتر است طول عمر مفید را برحسب سال وارد کنیم تا استهلاک هم سالانه حاصل شود. توجه داشته باشید که مقدار استهلاک را در صورت‌های مالی شرکت در قسمت هزینه‌ها منظور کنید، زیرا مقدار استهلاک از میزان دارایی کسر می‌شود. به همین دلیل نیز گاهی به مقدار استهلاک، هزینه استهلاک می‌گویند.

مثال 1: فرض کنید عمر مفید یک تراکتور براساس کاتالوگ ۱۰ سال در نظر گرفته شده است. ارزش آن نیز برابر با ۱۰ میلیون تومان است، به این معنی که بابت خرید آن ۱۰ میلیون تومان هزینه شده. اگر ارزش اسقاط آن را بعد از طی ۱۰ سال، ۱ میلیون تومان در نظر گرفته باشیم، هزینه استهلاک آن در اکسل با تابع $$SLN$$ محاسبه می‌شود. به این ترتیب میزان استهلاک بطور سالانه و ثابت بدست خواهد آمد. به منظور دسترسی به این تابع کافی است از برگه Formula، از قسمت Functions Library‌ گزینه Financial را انتخاب و از لیست ظاهر شده تابع SLN را انتخاب کنید.

$$\large SLN(10000000,1000000,10)= 900,000.00$$

این محاسبه نشان می‌دهد که مبلغ نهصد هزار تومان، سالانه از ارزش این دارایی (تراکتور) کاسته می‌شود و پس از پایان این زمان ارزشش برابر با ۱ میلیون تومان خواهد شد. فرمول محاسباتی این تابع در حسابداری به صورت زیر است. از آنجایی که میزان کاهش ارزش دارایی ثابت بوده و بر حسب زمان به صورت خطی تغییر می‌کند، به آن روش نرخ استهلاک «خط مستقیم» (Straight Line) می‌گویند.

$$\large SLN=\dfrac{cost-salvage}{life}$$

در تصویر زیر پنجره پارامترهای این تابع در اکسل را مشاهده می‌کنید. همچنین مقادیری که برای پاسخ به مثال ۱ لازم است نیز در این پنجره مشخص شده است.

نکته: گاهی لازم است که هزینه استهلاک انباشته را محاسبه کنیم. اگر نرخ استهلاک سالانه خطی بوده و توسط تابع SLN و با روش خطی (Straight-Line Method) صورت گرفته باشد، کافی است مثلا برای استهلاک انباشته در طول ۵ سال اولیه کار دستگاه، نرخ استهلاک سالانه را در عدد ۵ ضرب کنیم. بنابراین پس از گذشت ۵ سال از عمر دستگاه مورد نظر، هزینه استهلاک انباشته آن برابر با $$900,000 \times 5 = 4,500,000$$ خواهد بود. بنابراین در پایان سال پنجم این دستگاه یا دارایی در دفترهای مالی معادل با $$10,000,000-4,500,000=5,500,000$$ ارزش خواهد داشت.

محاسبه استهلاک در اکسل با روش مجموع سنوات

اگر تغییرات ارزش دارایی به ازاء سنوات استفاده از آن به شکلی باشد که در ابتدای زمان استفاده (سال اول)، بیشترین کاهش ارزش را داشته و به مرور این کاهش با شیب ملایمی کم شود، برای محاسبه استهلاک آن از روش مجموع سنوات (Sum-of-Years Depreciation) استفاده می‌کنیم. بیشتر ماشین آلات هنگامی که به فعالیت می‌افتند بیشترین میزان افت ارزش را خواهند داشت به همین دلیل برای اکثر ماشین آلات صنعتی از روش مجموع سنوات برای محاسبه استهلاک استفاده می‌شود. نظر به اینکه در پایان سال اول، ارزش دارایی با توجه به میزان استهلاک کاهش داشته است، مبنای محاسبات برای استهلاک در سال دوم، ارزش دارایی در پایان سال اول است. همین امر باعث می‌شود که هزینه استهلاک با افزایش سنوات فعالیت ماشین آلات، به صورت کاهشی تغییر کند.

شکل این تابع و نحوه محاسبه استهلاک در اکسل در ادامه دیده می‌شود.

$$ \large SYD(cost, salvage, life, per)$$

همانطور که دیده می‌شود به جز پارامتر per، همه پارامترهای این تابع، به مانند تابع SLN‌ است. پارامتر per نشانگر دوره‌ای است که می‌خواهید استهلاک مجموع سنوات را در آن زمان بیابید. فرمول محاسباتی در این تابع اکسل به صورت زیر است.

$$\large SYD=\dfrac{(cost-salvage)\times (life-per+1)\times 2}{life\times (life+1)}$$

باید در این تابع نیز به این نکته توجه داشته باشید که واحد زمانی پارامتر per با life یکسان باشد. برای مثال اگر می‌خواهید میزان استهلاک دارایی را در ماه ششم از زمان فعالیت یک دستگاه محاسبه کنید باید life را برحسب ماه وارد کنید.

مثال 2: اگر اطلاعات مربوط به دستگاه مثال 1 را در نظر بگیریم، هزینه استهلاک تراکتور در ماه ششم از فعالیتش به صورت زیر محاسبه می‌شود.

$$ \large SYD(10000000,1000000,10\times 12,6)= 142561.983$$

حال اگر این کار را برای ماه هجدهم نیز انجام دهیم نتیجه به صورت زیر خواهد بود.

$$\large SYD(10000000,1000000,10 \times 12,18)=127685.9504$$

همانطور که دیده می‌شود با گذشت زمان، هزینه استهلاک این دستگاه کمتر شده است.

در نمودار زیر، میزان هزینه استهلاک این دارایی برحسب زمان، با رنگ نارنجی نشان داده شده است. هر چند میزان تغییرات به صورت خطی است ولی ارزش دارایی که با خط آبی رنگ مشخص شده، دارای تغییراتی به فرم نمایی منفی است و نشان‌دهنده کاهش سریع در ابتدا و اندک در انتهای دوره طول عمر دستگاه است. در پایان طول عمر (یعنی همان ۱۰ سال) ارزش دارایی به همان ارزش اسقاط (۱ میلیون تومان) رسیده است.

نکته: نحوه دسترسی به این تابع نیز درست مانند تابع SLN و از طریق برگه Formula و قسمت Financial است.

محاسبه استهلاک در اکسل به روش نرخ تنزیل (مانده نزولی)

در شیوه محاسبه استهلاک خطی، میزان کاهش در ارزش دارایی ثابت است. در نتیجه به جای استفاده از اصطلاح نرخ کاهش یا تعادل (Balance) از میزان کاهش (Depreciation) استفاده می‌شود. همچنین زمانی که از تابع SYD یا روش جمع سنوات استفاده می‌کنیم، ارزش دارایی در سال جاری برابر است با تفاضل ارزش دارایی سال قبل از میزان استهلاک سال قبل. در نتیجه همیشه میزان کاهش در سال‌ها متناسب با گذشت زمان،‌ بصورت خطی است. ولی اگر تغییرات استهلاک دارای یک نرخ یا درصد باشد، دیگر از روش استهلاک خطی (SLN) یا مجموع سنوات (SYD) نمی‌توان استفاده کرد. در این بین روش نرخ تنزیل (مانده نزولی) برای محاسبه استهلاک به کار می‌رود.

محاسبه استهلاک در اکسل به روش نرخ تنزیل ثابت

اگر بخواهید برای میزان استهلاک دارایی، یک نرخ ثابت در نظر بگیرید، بهترین روش استفاده از تابع D‌B و DDB است.

تابع DB در اکسل به عنوان روشی برای محاسبات با توجه به نرخ تنزیل ثابت استهلاک شناخته شده است. پارامترهای این تابع به صورت زیر است. در اینجا منظور از پارامتر period همان دوره‌ای است که استهلاک در آن باید مورد محاسبه قرار گیرد.

$$ \large DB(cost, salvage, life, period,[month])$$

از ویژگی‌هایی جالب این تابع آن است که اگر دوره و عمر مفید دارایی، سالانه در نظر گرفته شود ولی زمان خریداری دستگاه یا سرمایه‌گذاری در ابتدای سال مالی صورت نگرفته باشد، می‌توانیم برای ماه‌های مربوط به اولین سال نیز مقداری را در نظر بگیریم. این امر به این معنی است که در سال اول فقط باید برای ماه‌های مشخص شده، استهلاک محاسبه شود. البته این پارامتر اختیاری است و در صورتی که مقداری نداشته باشد، تعداد ماه‌های سال اول همان ۱۲ در نظر گرفته می‌شود.

شیوه محاسبه در این تابع به صورت زیر است:

$$\large DB=(cost- DB_{t-1})\times rate$$

که در آن مقدار $$rate$$ توسط رابطه زیر بدست می‌آید:

$$\large rate = 1- \dfrac{salvage}{cost}^{\frac{1}{life}}$$

البته میزان استهلاک در دوره اول و آخر، از این قاعده پیروی نمی‌کنند. استهلاک دوره اول $$DB_1$$ با فرمول:

$$\large DB_1= cost \times rate \times \dfrac{month}{12}$$

بدست آمده و برای دوره آخر $$DB_{life}$$ نیز از رابطه زیر کمک گرفته می‌شود.

$$\large DB_{life}=(cost-DB_{life-1}\times rate \times \dfrac{(12-month)}{12}$$

البته مشخص است که منظور از $$DB_{life-1}$$ مجموع استهلاک تا قبل از آخرین دوره (یا همان عمر مفید دارایی) است.

مثال ۳: فرض کنید یک خودرو با ارزش ۱۰۰ میلیون تومان با طول عمر مفید ۵ سال در تیر ماه خریداری شده است. سال مالی نیز در پایان اسفند ماه محسوب شده. از طرفی ارزش اسقاط این خودرو نیز پس از طی شدن عمر مفید آن ۱۰ میلیون تومان است. مقدار استهلاک این خودرو در پایان سال مالی به صورت زیر بدست خواهد آمد.

از آنجایی که خودرو در ماه تیر تهیه شده، باید در سال اول برای ۸ ماه آینده ($$12-4$$) استهلاک محاسبه شود. به همین علت پارامتر month را ۸ انتخاب کرده‌ایم.

همانطور که مشخص شد، محاسبه نرخ استهلاک برمبنای محاسبات صورت می‌گیرد و کاربر نمی‌تواند آن را به دلخواه تعیین کند. برای تعیین نرخ استهلاک، بهتر است از تابع DDB استفاده کنیم.

محاسبه استهلاک در اکسل به روش مانده نزولی مضاعف

اگر بخواهید میزان نرخ را به صورت ثابت در شیوه محاسبه استهلاک وارد کنید، بهتر است از تابع DDB کمک بگیرید. پارامترهای این تابع در ادامه مشخص شده‌اند. در اینجا منظور از پارامتر $$factor$$ همان نرخ استهلاک است که البته به صورت اختیاری است. در صورتی که این مقدار را وارد نکنید، اکسل به طور پیش‌فرض مقدار ۲ را برای آن در نظر می‌گیرد. به همین دلیل این شیوه را «مانده نزولی مضاعف» (Double Decline Balance) می‌نامند.

$$ \large DDB(cost, salvage, life, period, [factor])$$

مثال ۴: برای دستگاهی که ۱۰ میلیون تومان ارزش دارد و اسقاط آن ۱ میلیون تومان می‌ارزد، با طول عمر مفید ۱۰ سال، میزان استهلاک در سال اول به روش مانده نزولی مضاعف به صورت زیر محاسبه می‌شود.

$$\large =DDB(10000000,1000000,10,1)= 2000000$$

نکته: ممکن است در روش DB یا DDB در پایان دوره، ارزش دارایی پس از کسر استهلاک‌های دوره‌ها به ارزش اسقاط دارایی نرسد. البته به آن بسیار نزدیک خواهد بود.

مثال ۵: داده‌های مربوط به مثال ۱ را در نظر بگیرید. جدول زیر به محاسبه تابع DB و DDB برای آن پرداخته است. با مقایسه این جدول مشخص است که نرخ تنزیل در تابع DB برابر با $$0.206$$ یا همان $$2.06$$ درصد بوده در حالیکه در استهلاک مانده نزولی مضاعف (DDB)، نرخ برابر با $$0.02$$‌ یا همان $$2$$ درصد است. همچنین دیده می‌شود که ارزش دارایی در پایان طول عمر مفیدش در هیچ کدام از حالت‌های استفاده از تابع DB یا DDB به مبلغ ۱ میلیون تومان نخواهد رسید ولی به آن بسیار نزدیک است.

از آنجایی که ممکن است محاسبه استهلاک در پایان طول عمر دستگاه در تابع DB و DDB به ارزش اسقاط آن نرسد، بهتر است به عنوان جایگزین از تابع VDB استفاده شود.

محاسبه استهلاک در اکسل به روش نرخ تنزیل متغیر

استفاده از نرخ تنزیل متغیر نیز شیوه دیگری برای محاسبه استهلاک دارایی است که در اکسل توسط تابع VDB که اختصار عبارت Variable Decline Balance است،‌ محاسبه می‌شود. همانطور که در روش مجموع سنوات دیدیم که هزینه استهلاک بطور سالانه تغییر می‌کند، در تابع VDB‌ نیز نرخ استهلاک، متغیر است. البته این نرخ در ابتدای سال‌های عمر دارایی، زیاد بوده و با افزایش عمر آن، کاهش می‌یابد.

برای مثال می‌توانید برای یک دارایی، نرخ استهلاک را سالانه 1٫5 درصد ارزش سال جاری در نظر بگیرید. همینطور حتی این امکان نیز وجود دارد که در بعضی از دوره‌ها یک نرخ استهلاک و در دوره دیگر نرخ استهلاک متفاوتی را در نظر بگیرید. به این ترتیب شیوه‌های گوناگونی برای محاسبه استهلاک حاصل می‌شود. شکل تابع به همراه پارامترهای آن در ادامه مشخص شده است.

$$\large VDB(cost, salvage, life, start_period, end_period, [factor], [no_switch])$$

همانطور که مشخص است این تابع پارامترهای بیشتری نسبت به روش‌های دیگر مانند SYD و حتی DDB دارد که در جدول زیر به آن‌ها اشاره شده است.

مثال 4: فرض کنید دستگاهی مربوط به مثال ۱ در نظر گرفته شده است. اگر بخواهیم استهلاک سال اول را به روش نزولی با نرخ تنزیل ۱٫۵ (۱۵ درصد) در نظر بگیریم، خواهیم داشت.

$$\large VDB(10000000,1000000,10,1,2,1.5,TRUE)= 1275000$$

ولی اگر همین محاسبات را براساس استهلاک خطی (با نرخ ثابت) انجام دهیم باید فرمول را به صورت زیر بنویسیم.

$$\large VDB(10000000,1000000,10,1,2,0,FALSE)= 900000$$

جدول زیر به بررسی و مقایسه روش استهلاک جمع سنوات و نرخ تنزیل ۲ (نزولی مضاعف) پرداخته است. همانطور که مشخص است، در هر دو روش، ارزش دارایی در پایان طول عمر دستگاه همان یک میلیون تومان است.

همانطور که در این جدول مشاهده می‌کنید، روش استهلاک نزولی مضاعف، در ابتدا نرخ کاهش بیشتری نسبت به استهلاک جمع سنوات دارد ولی در سال‌های بعدی این میزان، کاهش داشته و هزینه استهلاک جمع سنوات، از ارزش دارایی به میزان بیشتری می‌کاهد. نمودار زیر ارزش این دارایی را در هر دو شیوه برای سال اول تا سال دهم نشان می‌دهد.

نکته: نحوه دسترسی به این تابع نیز از طریق گروه توابع مالی Financial اکسل میسر است.

خلاصه و جمع‌بندی

در این نوشتار با شیوه محاسبه محاسبه استهلاک دارایی‌های ثابت و ماشین آلات شرکت‌ها یا بنگاه‌های اقتصادی آشنا شدیم. در این بین توابع مربوطه به محاسبه استهلاک در اکسل مانند DDB، VDB و SLN نیز معرفی شدند. همچنین تفاوت در نحوه محاسبات استهلاک در هر یک از این توابع نیز به کمک مثال‌هایی مورد بحث قرار گرفت. همانطور که دیده شد، شیوه‌های مختلفی برای این گونه محاسبات وجود دارد که با توجه به نوع دارایی یا تجهیزات می‌توان از آن‌ها استفاده کرد. روش‌هایی مانند محاسبه استهلاک نزولی، نزولی مضاعف، خط مستقیم و جمع سنوات در اینجا مورد بررسی قرار گرفتند.

اگر مطلب بالا برای شما مفید بوده است، آموزش‌های زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شود:

• مجموعه آموزش‌های نرم‌‌ افزار اکسل Excel
• تجزیه و تحلیل مالی طرح های امکان سنجی با COMFAR III
• مجموعه آموزش‌های دروس علم اقتصاد
• آموزش استفاده از توابع و فرمول نویسی در اکسل
• آموزش مقدماتی اکسل (Excel) — به زبان ساده
• فرمول نویسی در اکسل – آموزش مقدماتی

^^