روش شش سیگما چیست؟ – به زبان ساده

شش سیگما (Six Sigma) مجموعه‌ای از تکنیک‌ها و ابزارهایی است که از آن‌ها برای بهبود فرایندها در کسب‌وکار استفاده می‌شود و در دهه ۱۹۸۰ میلادی، توسط یکی از محققین شرکت موتورولا توسعه یافت. این روش‌شناسی تمرکزی کامل بر پدید آوردن بهبودهای آماری در فرایندها و استدلال‌های کسب‌وکار دارد تا بتوان به شکلی کیفی، موفقیت را سنجید. فعالان حوزه روش شش سیگما را می‌توان تاجرانی به حساب آورد که از علم آمار، تحلیل مالی و مدیریت پروژه بهره گرفته و با بازنگری در اشتباهات و عیب‌ها، در صدد بهبود عملکرد کسب‌وکار و کنترل کیفیت برمی‌آیند. به مطالعه این مقاله ادامه دهید تا هرآنچه لازم است راجع به روش شش سیگما بدانید را با یکدیگر مرور کنیم.

روش شش سیگما چیست؟

هنگام صحبت راجع به روش‌شناسی شش سیگما می‌توان از دو تعریف متفاوت استفاده کرد:

1. شش سیگما فرایندی است که با استفاده از آمار و تحلیل داده، خطاها و عیب‌ها را شناسایی کرده و کاهش می‌دهد. در این فرایند، هدف غایی بهبود چرخه‌های زمانی و در عین حال، کاهش عیوب به‌گونه‌ای است که به ازای هر یک میلیون محصول یا رویداد، نرخ خرابی بیش از ۳.۴ نباشد.
2. شش سیگما روشی است که ابزارهای سازمان‌دهی لازم را در اختیارتان می‌گذارد تا ظرفیت‌های مدیریت کسب‌وکار خود را گسترش دهید. این افزایش عملکرد و کاهش گوناگونی در فرایندها می‌تواند به کاهش نرخ خرابی، بهبود روحیه کارمندان و افزایش کیفیت محصولات و خدمات منجر شود. طبیعی است که تمامی این فاکتورها روی سطح سوددهی کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند.

فیلم آموزش کنترل کیفیت آماری – جامع و با نکات کاربردی در فرادرس

کلیک کنید

اما بهترین تعریف ممکن احتمالا چنین چیزی باشد:

شش سیگما مجموعه‌ای از ابزارها و تکنیک‌های مدیریتی است که با هدف بهبود کاربرپذیری فرایندهای تجاری طراحی شده‌اند و می‌توانند نرخ بروز خطا را کاهش دهند. شش سیگما رویکردی داده-محور است که از یک روش‌شناسی آماری برای از بین بردن ایرادات، کاهش نرخ بروز ایرادات و افزایش سود استفاده می‌کند.

«تحول دیجیتال» یا «Digital Transformation» یکی از آن عباراتی است که به وفور طی دهه اخیر به گوش خورده. تکنولوژی‌ها و ابزارهای جدید سبب شده‌اند که این دگرگون‌سازی امور در شرکت‌های کوچک و بزرگ آسان‌تر شود و این شرکت‌ها در محیط شدیدا رقابتی امروز، قادر به برداشتن سهم بیشتری از کیک برای خود باشند. اما آیا شش سیگما برای پشت سر گذاشتن فرایند تحول به روان‌ترین شکل ممکن کفایت می‌کند؟ آیا با پیاده‌سازی یک تکنولوژی مستقل می‌توان گلوگاهی در فرایند تولید را از بین برد یا به ایرادیابی نقصی در طراحی سرویس مشغول شد؟ اگرچه تحول دیجیتالی منجر به افزایش سرعت رشد شرکت می‌شود،‌ اما به همان اندازه نیازمند اتکا به روش‌های مدیریتی کنترل کیفیت و تحول کسب‌وکار خواهد بود.

شرکت آمریکایی موتورولا (Motorola) که می‌خواست با فرایندها و بازارهای نوظهور همگام باقی بماند، مفهومی جدید به نام «فرایند مدیریت کیفیت» را در سال ۱۹۸۶ میلادی توسعه داد. در گذر زمان، این فرایند تغییراتی را پشت سر گذاشته و به‌گونه‌ای صیقل خورد که به شکل نظریه‌ای بی‌نقص از قواعد و روش‌های مختلفی برآمد که دگرگون‌سازی تجاری را از طریق فرایندی کاملا واضح و تعریف‌شده، امکان‌پذیر می‌کند. محصول نهایی نیز «شش سیگما» خواهد بود.

این روش‌شناسی براساس نماد یونانی «سیگما» یا «σ» نام‌گذاری شده است. داریم راجع به عبارتی آماری صحبت می‌کنیم که از آن برای اندازه‌گیری نرخ انحراف از هدف یا مقصود فرایند استفاده می‌شود. «شش سیگما» به معنای این نماد در علم ریاضی اشاره دارد و هر سیگما، نمایانگر انحرافی واحد از واسطه حسابی است. اگر فرایند ما شش سیگما داشته باشد، سه سیگما در بالا و سه سیگما در پایین واسطه، نرخ عیوب در دسته‌بندی «شدیدا پایین» قرار می‌گیرد.

نمودار توزیع نرمال پایین، مفروضات آماری مدل شش سیگما را به نمایش می‌گذارد. هرچه انحراف استاندارد بالاتر باشد، با مقادیری گسترده‌تر مواجه خواهید بود. بنابراین فرایندهایی که واسطه حسابی در آن‌ها حداقل 6σ با نزدیک‌ترین هدف تنظیم شده برای فرایند فاصله داشته باشد، در صد دستیابی به «شش سیگما» برمی‌آیند.

پنج قاعده کلیدی روش شش سیگما

مفهوم شش سیگما هدفی ساده را دنبال می‌کند: ارائه محصولات و سرویس‌های تقریبا بی‌نقص برای تحول تجاری و جلب رضایت مشتری. این اهداف از طریق رویکردی دوشاخه دنبال می‌شوند و روش شش سیگما بر مبنای ۵ اصل کلیدی شکل گرفته است که در ادامه آن‌ها را بررسی می‌کنیم.

فیلم آموزش کنترل کیفیت آماری با مینی تب Minitab در فرادرس

کلیک کنید

1. تمرکز بر مشتری: این قاعده براساس همان باور قدیمی شکل گرفته که می‌گوید «حق همیشه با مشتری است». هدف اصلی این‌ست که بیشترین منافع ممکن را برای مشتری به ارمغان آوریم. برای تحقق این مهم، کسب‌وکار باید درکی عمیق از مشتریان، نیازهای آن‌ها و آنچه منجر به جلب وفاداری آن‌ها یا افزایش فروش می‌شود به دست آورد. این کار نیازمند تعیین استانداردهایی کیفی خواهد بود که براساس نیازهای بازار یا مشتری تعریف می‌شوند.
2. سنجش جریان ارزش و یافتن مشکل: کسب‌وکارها باید نقشه‌ای از گام‌های لازم در فرایندی مشخص فراهم آورند تا قادر به شناسایی هدررفت‌ها باشند. با جمع‌آوری داده می‌توان به شناسایی مشکلات به‌خصوصی مشغول شد که می‌توانند رفع و رجوع یا دگرگون‌سازی شوند. از سوی دیگر لازم است اهدافی واضح برای فرایند جمع‌آوری داده ترسیم شود: اهدافی مانند تعریف داده نیازمند جمع‌آوری، دلایل پشت جمع‌آوری داده، انتظارات، حصول اطمینان از دقت اندازه‌گیری‌ها و همینطور پیاده‌سازی یک سیستم جمع‌آوری داده استاندارد. در مجموع باید مشکل را شناسایی کرد، به طرح پرسش مشغول شد و ریشه ایراد را یافت.
3. کنار گذاشتن عناصر بی‌ارزش: زمانی که مشکل شناسایی شد، تغییراتی در فرایند به وجود می‌آید تا گوناگونی از بین برود و در نتیجه، ایرادات نیز حذف شوند. کسب‌وکارها باید به حذف فعالیت‌هایی در فرایند بپردازند که هیچ ارزشی برای مشتریان خلق نمی‌کنند. اگر جریان ارزش نشان نداد که ریشه مشکل کجاست، می‌توانید از ابزارهای گوناگون برای اکتشاف داده پرت و نقاط دردسرساز بهره بگیرید. کارکردها را به گونه‌ای سرراست کنید که کنترل کیفیت و بهینگی را با خود به همراه آورند. در آخر، با از میان برداشتن عناصر بی‌ارزشی که به آن‌ها اشاره کردیم، قادر به از بین بردن گلوگاه‌های موجود در فرایند خواهید بود.
4. روی غلتک نگه داشتن امور: تمام ذینفعان را در کار دخیل کنید. فرایندی ساختارمند فراهم آورید که به اعضای تیم‌تان اجازه مشارکت و همکاری داده و آن‌ها را به استفاده از تخصص‌شان برای حل مساله ترغیب کند. فرایندهای شش سیگما می‌توانند تاثیری شگرف روی سازمان بگذارند، بنابراین باید به قواعد روش‌شناسی‌هایی که در پیش می‌گیرید پایبند باشید. اینجاست که آموزش سازمانی وارد میدان می‌شود تا ریسک‌های پروژه‌ها را کاهش دهید و اطمینان حاصل کنید همه‌چیز به شکلی روان پیش می‌رود.
5. حصول اطمینان از فراهم آمدن اکوسیستمی منعطف و واکنش‌گرا: جوهره‌ روش شش سیگما، تحول تجارت و پیاده‌سازی تغییرات است. هنگامی که فرایندی معیوب یا نه‌چندان بهینه را از پیش رو برمی‌دارید، نیازمند تغییری در رویکردهای کارمندان نیز خواهید بود. فرهنگ سازمانی قدرتمندی که منعطف و واکنش‌گرا نسبت به تغییرات ظاهر شود، پیاده‌سازی پروژه‌ها را به شکل قابل توجهی آسان‌تر خواهد کرد. اعضای تیم و واحدهای مختلف سازمان باید قادر به تطبیق دادن آسان خود با تغییرات باشند و برای اینکه همه‌چیز بیش از پیش تسهیل شود، فرایندها را باید به‌گونه‌ای طراحی کرد که به سرعت و با کمترین دردسر مورد پذیرش قرار بگیرند. در غایی‌ترین حالت، شرکتی که چشم خود را به داده‌ها دوخته باشد، به صورت مداوم امور را بررسی کرده و تغییرات لازم را در فرایندها به وجود می‌آورد تا دست بالا را نسبت به رقبا داشته باشد.

روش شناسی شش سیگما

دو روش‌شناسی اصلی شش سیگما تحت عناوین «DMAIC» و «DMADV» شناخته می‌شوند. هرکدام از این روش‌ها، مجموعه‌ای از رویکردهای پیشنهادی خود را برای تحول دیجیتالی کسب‌وکار دارند.

فیلم آموزش کمربند سبز 6 سیگما با رویکرد چرخه DMAIC – استراتژی تحول سازمانی

کلیک کنید

DMAIC روشی داده-محور است که از آن برای بهبود محصولات و سرویس‌های کنونی و در نتیجه، جلب رضایت بیشتر مشتریان استفاده می‌شود. DMAIC محفف ۵ فاز مختلف است:

• «تعریف» (Define)
• «اندازه‌گیری» (Measure)
• «تحلیل» (Analyse)
• «بهبود» Improve
• «کنترل» (Control)
•  از روش DMAIC در فرایندهای تولید محصول یا ارائه خدمات استفاده می‌شود.

DMADV هم بخشی از فرایند «طراحی برای شش سیگما» (Design for Six Sigma | DFSS) به حساب می‌آید که از آن برای طراحی یا بازطراحی فرایندهای مختلف تولید محصول یا ارائه خدمات استفاده می‌شود. پنج فاز مختلف در روش DMADV شامل این موارد می‌شوند: Define (تعریف)، Measure (اندازه‌گیری)، Analysis (تحلیل)، Design (طراحی) و Validate (اعتبارسنجی). DMADV زمانی به کار گرفته می‌شود که فرایندهای کنونی با انتظارات مشتری همگام نیستند، حتی زمانی که آن‌ها را بهینه‌سازی می‌کنید یا به سراغ روش‌های جدید می‌روید. این روش‌شناسی توسط افرادی که کمربند سبز و مشکی شش سیگما را دارند پیاده‌سازی شده و توسط کسی که کمربند سیاه استادی شش سیگما را به دست آورده، مورد نظارت قرار می‌گیرد. در بخش‌های بعدی مقاله به شکلی کامل راجع به کمربندهای دنیای شش سیگما صحبت خواهیم کرد.

در نهایت لازم است بدانید که این دو روش شش سیگما در فضاهای تجاری مختلف به کار بسته می‌شوند و متخصصانی که می‌خواهند در این حوزه‌ها و سناریوها به درجه استادی برسند، باید گواهی‌های آنلاین و معتبر را به دست آورند.

فرایند تحول تجاری با روش شش سیگما

اگرچه در دنیای شش سیگما از روش‌های مختلفی برای کشف انحراف‌ها و حل مسائل استفاده می‌شود،‌ اما DMAIC را می‌توان روش‌شناسی استاندارد به حساب آورد. شش سیگما از فرایند مدیریت داده‌-محور برای بهینه‌سازی و بهبود فرایندهای تجاری استفاده می‌کند. چارچوب زیرین آن نیز تمرکزی مضاعف روی مشتری و استفاده از داده‌های آماری دارد.

همان‌طور که در بخش قبلی متوجه شدید، روش DMAIC پنج فاز دارد که حالا هرکدام را به صورت جداگانه بررسی می‌کنیم:

Define یا تعریف

فرایند شش سیگما با رویکردی کاملا مشتری-محور آغاز می‌شود:

• گام اول: مشکل تجاری از نقطه نگاه مشتری شناسایی و تعریف می‌شوند.
• گام دوم: اهداف شکل می‌گیرند. می‌خواهید به چه چیزی دست پیدا کنید؟ حاضر به استفاده از چه منابعی برای تحقق آن هدف هستید؟
• گام سوم: نقشه فرایند پیاده‌سازی می‌شود. به تعامل با ذینفعان بپردازید تا مطمئن شوید همگی در مسیر صحیح قرار دارد.

فیلم آموزش فاز تعریف (D) کمربند سبز شش سیگما (رایگان) در فرادرس

کلیک کنید

Measure یا اندازه‌گیری

فاز دوم بر معیارهای پروژه و ابزارهای مورد استفاده در اندازه‌گیری آن معیارها متمرکز است. چطور می‌توان شرایط را بهبود داد؟ چطور می‌توان امور را کمیت‌سنجی کرد؟

• گام اول: مشکلات خود را به صورت عددی و یا با اطلاعات جمع‌آوری شده بسنجید.
• گام دوم: معیار سنجش عملکرد را تعریف کنید.
• گام سوم: سیستم مورد استفاده برای اندازه‌گیری را نیز ارزش‌سنجی کنید. آیا این سیستم به دستیابی به اهداف شما کمکی می‌کند؟

Analyze یا تحلیل

فاز سوم، تحلیل فرایند است تا بتوان متغیرهای اثرگذار را کشف کرد.

• گام اول: تعیین اینکه آیا فرایندها شما بهینه و موثر ظاهر می‌شود یا خیر. آیا این فرایند کمکی به تحقق آنچه نیاز دارید می‌کند؟
• گام دوم: کمیت‌سنجی اهداف به صورت عددی. برای مثال شاید بخواهید نرخ تولید کالای معیوب را تا ۲۰ درصد کاهش دهید.
• گام سوم: شناسایی متغیرها با استفاده از داده‌های تاریخی.

Improve یا بهبود

این فرایندی است شامل بررسی اینکه چطور تغییرات به وجود آمده در عنصر X روی عنصر Y تاثیر می‌گذرند. در این فاز به شناسایی این مشغول می‌شوید که چطور می‌توان نحوه پیاده‌سازی فرایند را بهبود داد.

• گام اول: دلایل احتمالی را شناسایی کنید. به آزمودن موارد مختلف مشغول شوید تا پی ببرید کدام متغیر X در فرایند، اثری منفی روی Y می‌گذارد.
• گام دوم: ارتباط میان متغیرها را کشف کنید.
• گام سوم: تحمل فرایند یا Process Tolerance را تعیین کنید. این مقداری عددی و دقیق است که می‌تواند در متغیرهای مختلف به چشم بخورد و کماکان در محدوده قابل قبول قرار بگیرد. برای مثال می‌توان به کیفیت هر محصولی اشاره کرد. کدام محدودیت‌ها نیازمند فاکتور X هستند تا عنصر Y را در محدوده مورد نظر نگه دارند؟ کدام شروط عملیاتی می‌توانند بر خروجی اثر بگذارند؟

Control یا کنترل

در این فاز نهایی، به بررسی این می‌پردازید که آیا اهداف عملکرد شناسایی شده در فاز‌های قبلی به خوبی پیاده‌سازی شده‌اند یا خیر و آیا بهبودها از پایداری لازم برخوردار هستند یا خیر.

• گام اول: سیستم اندازه‌گیری مورد استفاده خود را اعتبارسنجی کنید.
• گام دوم: توانایی‌های فرایند را تعیین کنید. آیا به اهداف دست یافته‌اید؟ برای مثال آیا نرخ تولید کالای معیوب واقعا ۲۰ درصد کاهش یافته است؟
• گام سوم: زمانی که پیش‌نیاز گام قبلی محقق شد، فرایند را پیاده‌سازی کنید.

تکنیک‌های روش شش سیگما

روش‌شناسی شش سیگما از مجموعه‌ای از ابزارهای تحلیل داده و آمار بهره گرفته و بر تکنیک‌های کیفی و کمی اثبات‌شده متکی است تا بتوان به خروجی مطلوب دست پیدا کرد. بیاید برخی از مهم‌ترین تکنیک‌ها در روش شش سیگما را با یکدیگر بررسی کنیم.