تبدیل فرمت فایل‌های آفیس و بهترین برنامه‌ها برای اینکار

انتشار آفیس ۲۰۱۶، سبب شد تعداد زیادی از کاربران بازخوردها و نقدهای مثبتی را در رابطه با آن منتشر نمایند؛ در این نسخه‌ی جدید بسیاری از ویژگی‌های کلیدی ابزارهای مختلف مجموعه یاد شده، ارتقا پیدا کرده‌اند. البته این را هم نباید از خاطر برد که دیدگاه تمامی کاربران نسبت به آفیس ۲۰۱۶ مثبت نیست و گروهی نیز بر این باور هستند که مایکروسافت تنها با هدف کسب درآمد، تلاش کرده رابط کاربری آفیس را بهبود دهد و آن را نسبت به قبل زیباتر کند. این عده می‌گویند تغییرات در امکانات اصلی آفیس ۲۰۱۶ آنقدر هم که باید چشمگیر نیستند.

اگر شما جزو کاربران نسخه‌های مختلف مجموعه آفیس باشید، احتمالاً با مشکل پشتیبانی نشدن برخی از فرمت‌ها توسط برنامه‌های این مجموعه آشنا هستید و ممکن است از برنامه‌های تبدیل فرمت مختلفی برای رفع این مشکل استفاده کرده باشید؛ در این آموزش، ما تعدادی از بهترین این برنامه‌ها را به شما معرفی خواهیم کرد.

برنامه‌های تبدیل فرمت PDF به فرمت‌های رایج مجموعه Office

تعداد بسیار زیادی سرویس آنلاین مفید جهت تبدیل فرمت فایل PDF به Word بر روی اینترنت وجود دارد. با این‌حال اگر قصد تبدیل فرمت فایل‌های حاوی اطلاعات حساس و شخصی دارید، بهتر است که این فایل‌ها را بر روی وب‌سایت‌های شخص ثالث آپلود نکنید. حتی شاید به دلایل خاص شغلی، استفاده از ابزار حرفه‌ای غیر رایگان مانند Adobe Acrobat Pro را ترجیح دهید.

برنامه PDFMate

فرمت‌های پشتیبانی شده توسط این برنامه عبارتند از: Word، Text، EPUB، HTML، SWF، JPEG

PDFMate، یک برنامه ساده و رایگان است که از چندین فرمت پشتیبانی می‌کند. این برنامه با ابزارهای اضافی مانند رمزگذاری سند، تبدیل گروهی فایل‌ها و پشتیبانی از چند زبان ارائه شده است، ضمن اینکه تنظیمات آن هم قابلیت سفارشی‌سازی را دارا هستند.

برنامه WinScan2PDF

فرمت‌های پشتیبانی شده توسط این برنامه عبارتند از: Word

WinScan2PDF، یک اسکنر قابل‌حمل و کوچک فرمت PDF است. این برنامه بسیار ساده و سبک تنها 30 کیلوبایت حجم دارد و برای تبدیل فایل‌های Word به PDF استفاده می‌شود. پنجره ابزار یاد شده تنها ۴ گزینه‌ی ساده «انتخاب منبع» (Select Source)، «اسکن» (Scan)، «لغو» (Cancel) و «چندین صفحه» (Multiple Pages) را در اختیار شما می‌گذارد. فرآیند تبدیل فرمت با آن نیز بسیار ساده است و کافی است تنها از طریق دکمه‌ی «Select Source» فایل Word موردنظر خود را در اختیار برنامه بگذارید و سپس با فشردن دکمه‌ی Scan نسخه‌ی PDF همان فایل‌ را تحویل بگیرید.

برنامه Smallpdf

فرمت‌های پشتیبانی شده توسط این برنامه عبارتند از: Word، PowerPoint، Excel، JPEG، HTML

«ما استفاده از PDF را آسان می‌کنیم» شعار توسعه‌دهندگان برنامه Smallpdf است. با استفاده از این برنامه می‌توان تبدیل فرمت‌های PDF به پاورپوینت، Word و اکسل را انجام داد. Smallpdf از فرمت تصاویر JPEG نیز پشتیبانی می‌کند. از دیگر قابلیت‌های آن نیز می‌توان به ترکیب چندین فایل PDF، تقسیم یک فایل PDF به چند فایل مجزا و افزودن یا حذف رمز عبور به فایل‌های تحت همین فرمت اشاره کرد.

برنامه CloudConvert Beta

فرمت‌ها: فرمت‌های بسیاری در این برنامه پشتیبانی می‌شوند.

برنامه CloudConvert Beta از حدود 206 فرمت مختلف فایل‌ها از جمله فایل‌های صوتی، ویدیویی، اسناد، کتاب‌های الکترونیک، صفحه گسترده و حتی تبدیل فایل CAD پشتیبانی می‌کند. درشکل زیر، بخش کوچکی از این فهرست نمایش داده شده است. یکی از نقاط ضعف این برنامه محدودیت در حجم فایل انتخابی برای تبدیل فرمت به صورت رایگان است.

شما تنها می‌توانید 10 دقیقه تبدیل در روز انجام دهید و حداکثر اندازه فایل 100 مگابایت است. با ثبت نام در سایت CloudConvert می‌توانید حداکثر تا 25 دقیقه در روز و حداکثر 1 گیگابایت تبدیل فرمت فایل را انجام دهید. برای استفاده بیش‌تر از این برنامه باید یک اشتراک خریداری نمایید یا به ازای هر دقیقه تبدیل فایل بیش‌تر، هزینه‌ای بپردازید. چنان‌چه دقایق اضافی استفاده از این برنامه را خریداری کنید، دیگر محدودیتی در حجم فایل وجود ندارد. البته برای تبدیل یک فایل PDF به فایل Word یا دیگر انواع فایل مجموعه آفیس به ندرت به بیش‌تر از 25 دقیقه زمان نیاز دارید.

شما این امکان را دارید تا فایل‌هایتان را از OneDrive، گوگل درایو یا دراپ باکس مستقیماً به سرویس CloudConvert وارد کنید. ضمن اینکه قادر هستید با کشیدن یک فایل از روی دسکتاپ کامپیوتر خود به پنجره‌ی همین سرویس در مرورگر وب، آن را به CloudConvert انتقال داده و فرمتش را تغییر دهید.

برنامه‌های تبدیل فرمت‌های رایج مجموعه Office به فرمت PDF

استفاده از Word برای تبدیل فرمت فایل‌ها کاری کاملاً‌ منطقی است. این ابزار هم‌اکنون روی سیستم شما نصب شده و بسیار راحت به آن دسترسی دارید، از همین رو دیگر هم نیازی نیست که برنامه‌ی دیگری را به این منظور نصب کنید. Word‌ در این زمینه بسیار سریع است و کار با آن نیز ساده محسوب می‌شود، ضمن اینکه همین روش را می‌توان به دیگر ابزارهای مجموعه‌ی آفیس نیز تعمیم داد.

برنامه Word

وقتی می‌خواهید فایلی که در Word‌ باز است را به صورت دستی و با استفاده از گزینه‌ی «Save as» ذخیره‌سازی کنید، پنجره‌ای باز می‌شود که از شما محل ذخیره‌ کردن فایل را می‌پرسد، در پائین همین پنجره و با استفاده از منوی «Save as type» قادر هستید برای فایل خروجی فرمت مورد نظر و مناسب را از فهرست موجود انتخاب کنید.

تبدیل فرمت Word به PDF

ذخیره‌سازی یک سند Word در قالب فرمت PDF فرآیند بسیار ساده‌ای است و نیازی به نصب برنامه جانبی وجود ندارد. برای انجام این کار، سند مورد نظر را در برنامه Word باز کرده و مسیر File > Export > Create PDF/ XPS Document را طی کنید.

سپس محل مورد نظر جهت ذخیره‌سازی فایل PDF را انتخاب کنید و گزینه Publish را فشار دهید. دقت داشته باشید که با فشردن دکمه Options می‌توانید ویژگی‌هایی مانند تعداد صفحات مورد نظر، محدوده انتشار، به همراه داشتن اطلاعات غیر چاپی، انطباق با استاندارد مدیریت سند ISO 19005-1، انتخاب نمایش متن در فرمت bitmap در زمانی که فونت‌های متن ناشناخته باشند و رمزگذاری سند را تنظیم کنید.

تبدیل فرمت Word به JPEG

شما می‌توانید با استفاده از برنامه OneNote، فرمت سند Word را به JPEG تغییر دهید، اما این روش بسیار پیچیده است و امروزه وب‌سایت‌های آنلاین بسیاری مانند ZamZar.com برای تبدیل طیف وسیعی از فرمت‌ها از جمله .doc و .docx به .jpeg وجود دارند.

برای انجام این تبدیل فرمت‌ها به وب‌سایت ZamZar.com مراجعه کنید، فرمت فایل ورودی و خروجی را از لیست فرمت‌ها برگزینید و سپس فایل را به صفحه سایت بکشید یا با استفاده از مرورگر فایل آن را انتخاب کنید. مرحله بعد، وارد کردن آدرس ایمیل برای دریافت فایل‌ها در فرمت جدید است. در نهایت، گزینه «Convert Now» را فشار دهید و پس از اتمام عملیات تبدیل، فایل موجود در فرمت جدید را در «صندوق ورودی» (inbox) ایمیل خود دریافت نمایید.

تبدیل فرمت Word به EPUB

برای تبدیل سند Word به فرمت EPUB می‌توانید از وب‌سایت ZamZar.com استفاده کنید که در بخش قبلی همین متن معرفی شد، البته ناگفته نماند که این وبسایت عملیات مذکور را به خوبی انجام نمی‌دهد. اگر اصرار به انجام چنین تبدیل فرمتی دارید، Calibre احتمالاً گزینه‌ی مناسب‌تری برای شما خواهد بود.

برای دانلود برنامه Calibre، به وب‌سایت Caliber-Ebook.com مراجعه کنید. نسخه‌های متنوعی از جمله یک نسخه 64 بیتی از این برنامه وجود دارد. برنامه را دانلود و نصب نمایید. آن را باز کنید و دکمه Add books را فشار دهید و سند متنی مورد نظر را برگزینید. مرحله بعد، انتخاب گزینه Convert books است که کادر محاوره‌ای شامل چندین گزینه مختلف در سمت چپ برنامه را باز می‌کند. برای انتخاب فرمت EPUB، منوی کشویی گزینه Output format را باز کنید و این فرمت را انتخاب نمایید.

از ستون گزینه‌ها در سمت چپ، «Page Setup» را انتخاب کنید. با برگزیدن این مورد، پروفایل‌های خروجی از پیش تنظیم شده‌ای در اختیارتان قرار می‌گیرند که هر یک به منظور بهبود خوانایی متن روی انواع مختلفی از کتابخوان‌های-الکترونیک محبوب در بازار بهینه‌سازی شده‌اند. پس از اینکه پروفایل مناسب را انتخاب و احساس کردید به نتیجه‌ی مطلوب رسیده‌اید، روی دکمه‌ی OK کلیک کنید تا عملیات تبدیل نهایی شود.

تبدیل فرمت فایل اکسل

برای تبدیل فایل اکسل به چندین فرمت متفاوت می‌توانید از برنامه اکسل مجموعه آفیس استفاده کنید. برای تبدیل فرمت اکسل به فرمت‌های مختلفی مانند .xls، .ods، .csv و .txt به مسیر File > Export > Change File Type مراجعه نمایید و فرمت موردنظر خود را انتخاب کنید. برای انجام این تبدیل فرمت‌ها در برنامه Excel می‌توانید از گزینه save as نیز استفاده نمایید؛ برای انجام این کار، فرمت مورد نظر خود را از بخش Save as type برگزینید.

تبدیل فرمت اکسل به فرمت‌های رایج مجموعه آفیس (با استفاده از عملیات copy و paste)

برای نمایش جدول‌های فایل اکسل در دیگر برنامه‌های مجموعه آفیس چندین روش وجود دارد. یک روش ساده کپی کردن جدول و «بازنشانی» (paste) آن در دیگر برنامه‌های آفیس است اما این روش تنها زمانی مفید است که جدول مورد نظر به‌طور کامل متناسب با صفحات برنامه مقصد باشد. برای مثال، اگر 25000 ورودی در فایل اکسل وجود داشته باشد، کپی کردن آن‌ها در یک اسلاید برنامه پاورپوینت منطقی نیست.

تبدیل فرمت اکسل به فرمت‌های رایج مجموعه آفیس (جایگذاری)

در روش copy و paste توضیح داده شده در مرحله قبل، عناصر کپی شده در سند جدید نمایش داده می‌شوند. اما در این روش فایل صفحه گسترده در قالب یکی دیگر از برنامه‌های مجموعه آفیس ظاهر می‌شود. برای نمایش یک فایل صفحه گسترده در فرمت برنامه Word، به مسیر  Insert > object > Create from File در این برنامه بروید، سپس فایل اکسل مورد نظر را انتخاب نمایید و بر روی دکمه Insert کلیک کنید. فایل صفحه گسترده شما باید اکنون در فرمت Word باشد. این فرآیند را برای سایر برنامه‌های مجموعه آفیس مورد استفاده قرار دهید.

تبدیل فرمت اکسل به PDF

ذخیره‌سازی یک سند در قالب فرمت PDF با استفاده از برنامه اکسل مجموعه آفیس، فرآیند بسیار ساده‌‌ای است و نیازی به نصب برنامه جانبی وجود ندارد. برای انجام این کار، سند اکسل را باز نمایید و مسیر File > Export > Create PDF/ XPS Document را طی کنید. سپس محل مورد نظر جهت ذخیره‌سازی فایل PDF را انتخاب نمایید و گزینه Publish را فشار دهید.

دقت داشته باشید که با فشردن دکمه options می‌توانید ویژگی‌های مانند تعداد صفحات مورد نظر، محدوده انتشار، به همراه اطلاعات غیرچاپی، انطباق با استاندارد مدیریت سند ISO 19005-1، انتخاب نمایش متن در فرمت bitmap در زمانی که فونت‌های متن ناشناخته باشند و رمزگذاری سند را تنظیم کنید.

تبدیل فرمت اکسل به HTML

برنامه Excel از مجموعه آفیس برای تبدیل بخشی یا کل فایل با فرمت اکسل به فرمت HTML نیز استفاده می‌شود. برای انجام این کار، بخشی از جدول داده مورد نظر خود را انتخاب نمایید، سپس بر روی گزینه File > Save as کلیک کنید. در کادر محاوره‌ای باز شده، فرمت  (Web Page (*.htm;*.html را از منوی Save as type انتخاب کنید. دو گزینه جدید مشاهده می‌شود. در زیر گزینه save، گزینه selection را انتخاب نمایید. در این مرحله، داده‌هایی از فایل صفحه گسترده که قبلاً انتخاب کردید باید نمایش داده شوند. حال دکمه Publish را کلیک کنید.

با فشردن دکمه Publish، کادر محاوره‌ای دیگری با عنوان Publish as a Web Page نمایان می‌شود. در این گام، محدوده داده‌های انتخاب شده از فایل اکسل بررسی می‌شوند. اگر از انتخاب محدوده داده‌ها مطمئن هستید، گزینه range of cells را انتخاب کنید، در غیر این‌صورت از منوی کشویی گزینه Choose، محدوده داده‌ی دیگری را تعیین نمایید. در نهایت، دکمه Publish را دوباره کلیک کنید.

تبدیل فرمت اکسل به JSON

این نوع تبدیل به‌ندرت انجام می‌شود ولی ما در این مقاله قصد داریم که اکثر روش‌های تبدیل فرمت را پوشش دهیم. برای انجام این تبدیل فرمت باید ابزار برنامه‌نویسی برنامه اکسل را فعال کنید. به منظور فعال‌سازی این ابزار، به مسیر File > options > Customize Ribbon بروید و تیک گزینه Developer در ستون سمت راست را فعال کنید، سپس دکمه ok را بفشارید.

زبانه Developer به برنامه اکسل اضافه می‌شود. این زبانه را باز کنید و گزینه Source > XML maps را انتخاب نمایید. برای استخراج خروجی از فایل اکسل در فرمت XML باید یک قالب فایل XML را اضافه کنید. برای انجام این کار، دکمه XML maps را بفشارید، در کادر محاوره‌ای باز شده بر روی دکمه Add کلیک کنید، سپس قالب XML از پیش آماده شده را اضافه نمایید. توجه داشته باشید که فیلدهای قالب XML باید متناسب با فیلدهای اطلاعاتی فایل اکسل باشند. حال، فیلدهای قالب XML درج شده در بخش XML Source را یک به یک بکشید و بر روی فیلد XML متناظر با آن رها کنید، یا بر روی هر فیلد راست کلیک نمایید و گزینه map element را برگزینید. انجام این کار موجب تبدیل هر فیلد فایل اکسل به یک جدول می‌شود. پس از اتمام عملیات از فایل اکسل، خروجی XML بگیرید. برای این کار به زبانه Developer بروید و بر روی گزینه Export کلیک کنید. سپس فایل قالب XML وارد شده را انتخاب نمایید. مشاهده می‌کنید که قالب XML با داده‌های موجود در فایل اکسل بروز رسانی می‌شود. در گام بعد باید فایل XML تولید شده را به فرمت JSON تبدیل کنید.

برای تبدیل فایل XML تولید شده به فرمت JSON به وبسایت codebeautify.org مراجعه کنید؛ در این وبسایت ابزارهای مفیدی جهت تبدیل فرمت‌های XML به JSON، اکسل به HTML و JSON به HTML وجود دارد. در اینجا ما از اولین گزینه در لیستی که ذکر شد، یعنی مبدل XML به JSON استفاده خواهیم کرد. فایل XMLی که ایجاد کردید را انتخاب و آن را در همین سرویس باز کنید، سپس بلافاصله شاهد تبدیل آن به فرمت JSON خواهید بود.

نکته: یک وب‌سایت معتبر دیگر برای انجام عملیات تبدیل فرمت وب‌سایت Mr.Data converter است.

تبدیل فرمت‌های مرتبط به Outlook

تبدیل فرمت اسناد قابل چاپ به PDF

برای تبدیل فرمت فایل اسناد قابل چاپ یا ایمیل‌ها به PDF راه‌های مختلفی وجود دارد. برای انجام این تبدیل می‌توان از برنامه Adobe Acrobat Reader یا نرم‌افزارهای دیگری مانند CutePDF، doPDF و PDFCreator استفاده کرد. یکی از ویژگی‌های مفید ویندوز 10 پشتیبانی از تبدیل فرمت مذکور است.

تبدیل فرمت اسناد قابل چاپ به PDF در برنامه Outlook (ویندوز 10)

ابتدا Outlook‌ را باز کرده و سپس ایمیل یا فولدری را معین نمایید که می‌خواهید فرمت آن را تبدیل کنید. بعد از انجام این موارد، به ترتیب گزینه‌های File‌ و Print را انتخاب نمایید. در منوی مرتبط به Print، باید گزینه‌ای با عنوان «Microsoft Print to PDF» وجود داشته باشد. این گزینه در اصل بیانگر یک پرینتر مجازی است که هر سندی را به آن انتقال دهید بدل به PDF‌ می‌کند؛ اسناد Outlook نیز از این قاعده مجزا نیستند.

حال اگر این پرینتر مجازی در فهرست چاپگرهای منوی «پرینت» نرم‌افزار Outlook در دسترس نبود، احتمالاً باید آن را به صورت دستی فعال کنید. برای فعال کردن این ویژگی و تنظیمات مرتبط به آن لازم است مسیر Settings > Devices > Printers & Scanners را طی کنید. احتمالاً گزینه Microsoft Print to PDF را در لیست مشاهده می‌کنید. اگر این گزینه در لیست موجود نبود، عبارت advanced printer setup را جستجو نمایید. نتیجه‌ی جستجوی انجام شده را باز کنید و گزینه The printer that I want isn't listed را برگزینید؛ سپس از صفحه باز شده، گزینه Add a local printer or network printer with manual settings را انتخاب کنید.

در صفحه بعد، از منوی کشویی گزینه (File: (Print to File را انتخاب نمایید و دکمه Next را بفشارید. حال باید درایور Print to PDF را نصب نمایید. برای انجام این کار، در ستون سمت چپ اسکرول کنید و گزینه Microsoft را برگزینید. سپس اسکرول ستون سمت مقابل را به پایین حرکت دهید و Microsoft Print to PDF را انتخاب نمایید، در نهایت بر روی دکمه Next کلیک کنید. احتمالاً ویندوز یک درایور از پیش نصب شده را پیدا خواهد کرد که در این حالت باید گزینه use the driver that is currently installed را انتخاب کنید و دکمه Next را بفشارید. اکنون باید یک نام به درایور جدید خود اختصاص دهید. ما پیشنهاد می‌کنیم که همان نام قبلی را حفظ کنید. در انتها، برای اتمام کار دکمه Next را فشار دهید.

تبدیل فرمت اسناد قابل چاپ به PDF در برنامه Outlook (ویندوز 7 و 8 و 8.1)

برنامه‌های رایگان بسیار زیادی در بازار نرم‌افزار برای تبدیل ایمیل‌های شما به فرمت PDF وجود دارد. یکی از نرم‌افزارهای مفید برای انجام این کار، نرم‌افزار رایگان PDFLite است. این برنامه را از اینترنت دانلود نمایید و در طول فرآیند نصب، تمام برنامه‌های اضافی پیشنهادی را لغو (Cancel) یا رد (Reject یا Decline) کنید. پس از نصب نرم‌افزار، گزینه Outlook در بخش print را مشاهده خواهید کرد. به مسیر Print > File بروید و گزینه Outlook را از منوی کشویی انتخاب کنید. سپس بر روی دکمه Print کلیک کنید و فایل PDF ایجاد شده را در مکان دلخواه بر روی رایانه ذخیره نمایید.

تبدیل فرمت فایل‌های Outlook به XPS

شما با روش مشابهی می‌توانید ایمیل‌های خود را در فرمت XPS ذخیره کنید. برای انجام این تبدیل به مسیر File > Print بروید و گزینه Microsoft XPS Document Writer را از منوی کشویی انتخاب کنید. با فشردن دکمه Print، کادر محاوره‌ای Save as ظاهر می‌شود. مکان دلخواه جهت ذخیره فایل XPS را انتخاب کنید و دکمه Save را بفشارید.

ذخیره لیست مخاطبین Outlook در قالب فایل اکسل

شما می‌توانید لیست مخاطبین برنامه Outlook را در یک فایل اکسل ذخیره نمایید. البته، این مورد یک تبدیل فرمت محسوب نمی‌شود اما خروجی این کار مفید خواهد بود. برای استخراج این اطلاعات، به مسیر File > Open & Export > Import/Export بروید و گزینه Export to a file را انتخاب نمایید و بر روی دکمه Next کلیک کنید. پوشه «مخاطبین» (contacts) را برگزینید و دکمه Next را فشار دهید. در نهایت، مکان مورد نظر جهت ذخیره‌سازی فایل اکسل خروجی را انتخاب نمایید و بر روی دکمه Finish کلیک کنید.

برنامه پاورپوینت

تبدیل فرمت پاورپوینت به PDF

خروجی گرفتن از فایل‌های پاورپوینت در فرمت PDF مانند انجام این کار در برنامه Word و اکسل ساده است. برای انجام این کار، به مسیر File > Export > Create PDF/ XPS Document بروید. قبل از ذخیره فایل در فرمت PDF با فشردن دکمه options می‌توانید ویژگی‌های مانند تعداد صفحات مورد نظر، محدوده انتشار، اطلاعات غیرچاپی، انطباق با استاندارد مدیریت سند ISO 19005-1، انتخاب نمایش متن در فرمت bitmap در زمانی که فونت‌های متن ناشناخته باشند و رمزگذاری سند را تنظیم کنید.

تبدیل فرمت پاورپوینت به فایل ویدیوئی

فایل‌های پاورپوینت را می‌توان در قالب یک فایل ویدیویی ذخیره کرد. برای انجام این تبدیل به مسیر File > Export > Create a Video بروید. در صفحه باز شده تنظیماتی برای فایل ویدیوی خروجی وجود دارد.

در این صفحه می‌توانید کیفیت فایل ویدیوئی را انتخاب کنید؛ توضیحات صوتی و زمان‌بندی بر روی اسلایدها اعمال نمایید و مکان ذخیره‌سازی فایل ویدیوئی را تعیین کنید. همچنین، زمان سپری شده بر روی هر اسلاید را می‌توانید از بخش Seconds spent on each slide ویرایش کنید. زمان پیش فرض این بخش، 5 ثانیه است اما ممکن است برای برخی اسلایدها زمان بیش‌تری نیاز داشته باشید. پس از اعمال تنظیمات، گزینه Create Video را انتخاب نمایید. دو فرمت mp4. و wmv. برای خروجی به شما پیشنهاد می‌شود. گزینه مورد نظر خود را برگزینید و بر روی دکمه save کلیک کنید.

تبدیل فرمت پاورپوینت به OneNote

این تبدیل فرمت کمی غیرمعمول است اما برخی افراد به آن نیاز دارند و از طریق گزینه print انجام می‌شود. برای انجام این کار به مسیر File > print بروید و از منوی کشویی Printer گزینه Send to OneNote را انتخاب کنید و سپس بر روی گزینه Print کلیک کنید. فایل انتخاب شده به طور خودکار در برنامه OneNote باز می‌شود. حال می‌توانید در برنامه OneNote بر روی این فایل کار کنید و آن را ویرایش نماید.

تبدیل فرمت پاورپوینت به Sway

فرمت Sway، یک فرمت تقریباً ناشناخته از مجموعه آفیس است که در اواخر سال 2014 میلادی آزمایش شد و سپس به عنوان بخشی از فرمت‌های اصلی برنامه office 2016 عرضه شد.

تبدیل فرمت پاورپوینت به Sway در محیط Sway انجام می‌شود. برای انجام این تبدیل تنها کافی است محیط Sway را باز کنید و فایل پاورپوینت مورد نظر را برگزینید تا در این محیط باز شود.

توجه داشته باشید که محیط Sway تنها دارای قابلیت ورود (import) فایل‌ها با دیگر فرمت‌ها است و دارای قابلیت تولید خروجی (export) در فرمت‌های دیگری مانند PDF و oneNote نیست. بنابراین، شما می‌توانید فایل‌هایی با فرمت Word و پاورپوینت را به‌راحتی در این محیط وارد کنید اما هر چیزی که در محیط Sway ایجاد شود، تنها در همان محیط قابل نمایش است.

برنامه OneNote

تبدیل متن دست‌نویس به متن تایپ شده

شما در برنامه OneNote می‌توانید به جای تایپ کردن متن از «نوشته دست‌نویس» (Handwriting) استفاده کنید. زمانی که در کلاس نکته برداری می‌کنید یا زمانی که مایل به استفاده از صفحه کلید نیستید، نوشته دستی می‌تواند مفید باشد.

برای انجام این تبدیل، زبانه Draw را باز کنید و رنگ مورد نظر خود را برگزینید، سپس از موس یا قلم برنامه برای نوشتن متن استفاده کنید. پس از اتمام عملیات نوشتن، بر روی دکمه Type موجود در زبانه Draw کلیک کنید. متن مورد نظر جهت تبدیل را انتخاب نمایید، سپس به زبانه Draw برگردید و گزینه Ink to Text را برگزینید. متن دست‌نویس شما به‌راحتی به متن تایپ شده تبدیل می‌شود.

تبدیل فایل OneNote به دیگر فرمت‌های رایج مجموعه‌ی آفیس

برنامه OneNote، یک پل ارتباطی بین برنامه‌های آفیس است. شما می‌توانید خروجی‌های با فرمت‌های مختلفی از برنامه OneNote دریافت کنید. برای دریافت فایل در فرمتی متفاوت به مسیر Export > File  در برنامه OneNote مراجعه کنید. در لیست ظاهر شده، فرمت مورد نظر خود را انتخاب کنید و بر روی گزینه Export کلیک نمایید.

دیگر تبدیل‌کننده‌های مهم مجموعه آفیس

برنامه Office Lens

برنامه Office Lens، یک برنامه اسکنر تصویر موبایل برای برنامه OneNote است. شما با استفاده از این برنامه می‌توانید از تخته سفید، تخته‌سیاه، منوها، کتاب‌ها، کارت‌ها و هر چیز دیگری عکس بگیرید. عکس‌های تهیه شده با استفاده از برنامه office Lens برخلاف عکس‌های دوربین گوشی دارای لبه‌های منظم شده هستند و شفافیت تصویر جهت اطمینان از خوانایی آن تنظیم می‌شود. با استفاده از این برنامه می‌توانید تصاویر موجود در گوشی خود را نیز تبدیل و ویرایش کنید، تنها کافی است برنامه را بر روی گوشی خود نصب نمایید و تصاویر موجود را با آن اسکن نمایید. بهترین ویژگی برنامه office Lens، خصوصیت office integration است. اگر با تنظیم این ویژگی از یک تخته سفید عکس بگیرید، برنامه لبه‌ها را تنظیم می‌کند و رنگ جایگزینی انتخاب می‌کند، سپس عکس را به برنامه OneNote وارد می‌کند. تصاویر وارد شده در برنامه OneNote را می‌توانید در قالب فرمت‌های Word، Sway، پاورپوینت یا هر فرمت سازگار دیگری ذخیره کنید.

تبدیل فرمت Pages به Word

در زندگی خود عاقبت یک روز با فرمت انحصاری اپل برای اسناد، موسوم به «pages.»، مواجه خواهید شد. این فرمت متعلق به نرم‌افزاری با همین نام است که در اصل ویرایشگر متن پیش‌فرض مورد استفاده‌ی کاربران کامپیوترهای اپل محسوب می‌شود. ناگفته نماند فایل‌هایی که شما با ابزار یاد شده تهیه می‌کنید را می‌توانید با بسیاری از دیگر فرمت‌های رایج اسناد متنی ذخیره‌سازی نمایید. مسلماً چنین تصمیمی باعث خواهد شد استفاده از سندهای مورد بحث روی کامپیوترهایی که از دیگر سیستم‌عامل‌ها بهره می‌گیرند ساده شود.

اما اگر با یک فایل تحت فرمت pages. سر و کار داشته باشید و بخواهید در ویندوز آن را باز کنید راه حل چیست؟ برای اینکار یک راه‌حل ساده و سریع وجود دارد؛ در این راه‌حل ابتدا می‌بایست بتوانیم پسوند فایل‌ها که بیانگر فرمت‌شان است را مشاهده کنیم؛ ویندوز به صورت پیش‌فرض این پسوند را از ما پنهان می‌کند. پس در گام اول و برای دیدن پسوندها مسیر Control Panel > Folder Options > View را طی کرده و در پنجره‌ی که باز می‌شود کمی اسکرول می‌کنیم تا به گزینه‌ی «Hide extensions for known file types» برسیم و سپس تیک کنار این گزینه را بر می‌داریم؛ در نهایت نیز روی دکمه‌ی Apply کلیک می‌کنیم. اکنون باید بتوانید پسوند فایل‌ها را مشاهده کنید و از فرمت آنها آگاه شوید.

قبل از انجام عملیات تبدیل، برای کسب اطمینان از حفظ فایل Pages، یک کپی از آن تهیه کنید. سپس بر روی سند موجود راست کلیک نمایید و گزینه Rename را برگزینید. پسوند pages. را حذف کنید و پسوند zip. را با آن جایگزین نمایید، سپس برای ذخیره تغییرات دکمه Enter صفحه‌کلید را فشار دهید. اگر بر روی فایل zip. ساخته شده دوبار کلیک کنید، پوشه فشرده‌سازی شده باز می‌شود و شما می‌توانید محتوای آن را مشاهده کنید. محتوای پوشه باید یک فایل با نام Quick look باشد که درون آن یک فایل PDF از سند pages. وجود دارد. البته شاید فایل PDF همیشه مفید نباشد اما نسبت به از دست دادن فایل حالت بهتری است و شما با استفاده از برخی از ابزار معرفی شده در این مقاله می‌توانید این فایل PDF را به فرمت‌های دیگری نیز تبدیل کنید.

Microsoft works 6-9 file convertor

برنامه Microsoft works در بین برنامه‌های رایگان جایگزین آفیس، برنامه رایجی نیست اما این برنامه ساخته شده توسط شرکت مایکروسافت می‌تواند بسیار مفید باشد. پس از نصب این برنامه می‌توانید سندهای works را در محیط استاندارد word باز کنید و به فرمت docx. تبدیل نمایید.

Excel viewer

برنامه Excel viewer مشابه برنامه Microsoft works 6-9 File convertor معرفی شده در بالا است. برنامه Excel viewer، بخش کوچکی از نرم افزار است که امکان مشاهده اسناد قبلی را فراهم می‌آورد و با استفاده از این برنامه می‌توانید داده‌های آن‌ها را درون اسناد جدید کپی کنید یا آن‌ها را چاپ نمایید. با این حال، شما نمی‌توانید داده‌ها را در برنامه Excel viewer ویرایش کنید یا یک سند جدید بسازید. برای استفاده از برنامه Excel viewer نیازی به نصب برنامه Excel نیست بنابراین برای کسانی که برنامه آفیس را بر روی رایانه خود ندارند، می‌تواند مفید باشد.

ابزار Remove Hidden Data در مجموعه Office 2003

ابزار Remove Hidden Data داده‌های پنهان ذخیره شده در اسناد آفیس شما را حذف می‌کند. برای مثال، یک سند Word ممکن است حاوی شماره نسخه، نظرات و یادداشت‌ها و غیره باشد، همچنین ممکن است حاوی متن پنهان، داده‌های XML و اطلاعات شناسایی مانند خصوصیات سند باشد. این ابزار با برنامه‌های word 2003، Excel 2003 و powerpoint 2003 کار می‌کند. در نسخه office 2007، ویژگی The Document Inspector جایگزین این برنامه شد.

پشتیبانی نسخه‌های قدیمی مجموعه آفیس از فایل‌های تولید شده با نسخه‌های جدید

بسته Microsoft office compatibility pack فرمت‌های فایل Word، اکسل و پاورپوینت ایجاد شده توسط نسخه‌های جدید برنامه آفیس را در نسخه‌های قدیمی‌تر مانند نسخه‌های 2003، 2002، 2000 یا 1997 پشتیبانی می‌کند. در صورت نیاز می‌توانید فایل‌های موردنظر را در قالب نسخه‌های قدیمی در این برنامه باز کنید، ویژگی‌های سند را تغییر دهید و سپس ذخیره نمایید.

اگر مطلب بالا برای شما کاربردی بوده است، شاید این آموزش‌ها نیز برای‌تان مفید واقع شوند:

• بررسی انواع فرمت ها و تبدیل آن ها به یکدیگر
• آموزش‌های مجموعه نرم‌افزاری آفیس
• آموزش مهارت‌های اساسی کامپیوتر

^^