فرادرسآموزش جدول در اکسل – نحوه درست کردن + تصاویر مراحل
نرمافزار اکسل در ثبت، مدیریت و تجزیه و تحلیل دادهها به ما کمک میکند. با اینکه ساختار این برنامه شبیه به یک جدول بزرگ است، اما سلولهای آن بهطور پیشفرض بهعنوان جدول در نظر گرفته نمیشوند. با آموزش جدول در اکسل یاد میگیرید که چطور میتوان با روشی بهتر و بهینه، دادههای خود را مدیریت کنید و در زمان کمتر، عملیات مختلف را روی آنها انجام دهید.
در واقع جدولها در اکسل برای مدیریت بهتر و هدفمندتر مجموعه دادهها بهوجود آمدند و در حال حاضر مورد استفاده کاربران بسیاری در سراسر جهان هستند. در این مطلب به روش ساخت جدول در اکسل پرداختهایم. اگر بهدنبال مطالب بیشتری در این زمینه هستید میتوانید آموزش اکسل رایگان از صفر را به همراه فیلم آموزشی آن مشاهده کنید.
جدول در اکسل چیست؟
همانطور که گفتیم، مجموعه دادهها در اکسل بهعنوان جدول شناخته نمیشوند اما میتوانیم آنها را به جدول تبدیل کنیم. هر جدول شامل تعدادی ستون و ردیف است اما در اکسل باید حتما بخشی برای نام ستونها یا «سربرگ» (Header) هم در نظر بگیریم. هدر معمولا اولین ردیف در هر ستون است و به کمک آن میشود دادهها را فیلتر و آنها را دستکاری کرد.
تبدیل مجموعه دادهها به جدول و افزودن هدر به آنها، علاوه بر سادهتر کردن روند مدیریت، امکان استفاده از «ارجاعات ساختاری» (Structure References) را در فرمولهای مختلف فراهم میکند. ارجاعات ساختاری ارجاعاتی هستند که به جای یک سلول، روی یک ساختار مانند یک ستون یا ردیف اعمال میشوند و نه روی یک سلول. خروجی نهایی فرمولی که با ارجاع ساختاری نوشته شده، روی همان ساختار پیاده میشود. یعنی مجموعهای از سلولها بهطور همزمان و با یک فرمول، دستکاری میشوند. اگرچه چنین چیزی موضوع مشابه به فرمولهای آرایه به نظر میرسد، خروجی یک فرمول با ارجاعات ساختاری، لزوما یک آرایه نخواهد بود.
آموزش رسم جدول در اکسل
با اینکه جدولها در اکسل بسیار مهم و کاربردی هستند اما رسم آنها کار بسیار سادهای است. در ادامه با یک مثال ساده به آموزش رسم جدول در اکسل پرداختهایم. در این مثال تعداد محصولی که 10 کارمند طی دو ماه فروختهاند را داریم. میخواهیم در ابتدا آنها را به جدول تبدیل کرده و سپس به کمک فرمول SUM، جمع نهایی فروش هر کارمند را بهدست آوریم.
جدول ما چهار ستون و 11 ردیف دارد. ابتدا تمام سلولهای موجود در این مجموعه را انتخاب میکنیم. برای این کار تنها کافیست با کلیک چپ ماوس، روی آنها بکشیم. در مثال ما، این مجموعه از A1 تا D11 است.
سپس به تب Home رفته و گزینه Format as Table را میزنیم. سپس یک استایل یا مدل را برای جدول خود انتخاب میکنیم. البته اگر جدول شما از قبل مدل یا استایل خاصی داشته است، این مرحله را نادیده بگیرید.
در کادری که در این قسمت ظاهر میشود گزینهای به نام My Tables has headers وجود دارد. تیک این گزینه را زمانی میزنیم که جدول ما از پیش، هدر داشته باشد. در غیر این صورت برای ساخت هدر در اکسل بهطور خودکار، تیک این گزینه را بردارید.
دکمه OK را فشار میدهیم تا جدول ما ساخته شود. حال میتوانیم به کمک هدر دادههای داخل جدول را دستکاری کنیم. در مرحله بعد باید جدول خود را فارسی کنیم. زبان ما برخلاف انگلیسی، از راست به چپ نوشته میشود. برای راست به چپ کردن کاربرگ اکسل کافیست از زبانه Page Layout از بخش Sheet Options گزینه Sheet Right-to-Left را بزنیم.
استفاده از فرمول با ارجاع ساختاری
همانطور که گفتیم، میشود ستونها و ردیفهای جدولهای اکسل را بهطور همزمان تغییر داد یا دستکاری کرد. در مثال زیر میخواهیم جمع کل فروش دو ماه هر کارمند را بهدست آوریم و برای جمع کردن اعداد در اکسل از تابع SUM استفاده میکنیم.
برای وارد کردن فرمول جمع، ابتدا سلول نتیجه را انتخاب میکنیم. در مثال ما، این سلول، D2 است. سپس فرمول زیر را در آن مینویسیم:
همیشه بهتر است فرمولهایی که با ارجاع ساختاری کار میکنند را بهطور دستی وارد کرده و جایگذاری (Paste) نکنید، چون هدر هر جدول منحصر به فرد است. بهمحض وارد کردن @ نام هدرهای جدول شما ظاهر میشود که میتوانید گزینه موردنظر خود را از میان آنها انتخاب کنید.
در این فرمول ما تابع SUM را فراخوانده و از ارجاع ساختاری برای انتخاب ستونهای فروش ماه اول و فروش ماه دوم استفاده کردهایم. در نتیجه، خروجی ما حاصل جمع عددهای موجود در این دو ستون خواهد بود.
پس از فشردن دکمه Enter، اکسل دادهها را جمع کرده و در خروجی نمایش میدهد. همچنین از آنجا که از ارجاع ساختاری استفاده کردهایم، سلولهای دیگر بهطور خودکار پر میشوند.
فیلتر کردن دادههای جدول
همانطور که میبینید، سلولهای هدر در بالای جدول، یک فلش در کنار خود دارند که برای فیلتر (Filter) کردن دادهها استفاده میشود. کافی است روی آنها کلیک کنید تا گزینههای مختلف ظاهر شوند. در این قسمت شما میتوانید محتوای ستون را تغییر داده و چیزی به آن اضافه یا کم کنید.
این ابزار تا حد زیادی در بحث آموزش و یادگیری جدول در اکسل به ما کمک میکند اما در بیشتر مواقع ممکن است وجود آن اضافی بهنظر برسد. به همین دلیل امکان مخفی کردن آن وجود دارد. برای این کار، یک سلول را در جدول اکسل خود انتخاب میکنیم. سپس کافی است در زبانه Data روی گزینه Filter بزنیم تا این گزینه مخفی شود.
- مطالب پیشنهادی برای مطالعه:
تغییر ظاهر جدول در اکسل
برای تغییر ظاهر جدول، مثلا رنگی کردن یکی در میان سطرهای اکسل، میتوانیم از زبانه Design که پس از رسم جدول ظاهر میشود، استفاده کنیم. برای این کار:
- یکی از سلولهای جدول را انتخاب میکنیم.
- به زبانه Design میرویم.
- در قسمت Table Styles مدل مورد نظر خود را انتخاب میکنیم.
تغییر نام جدول در اکسل
هر جدولی که ما در اکسل میسازیم بهطور خودکار نامی دارد که به شکل Table1 ،Table2 و... نشان داده میشود. این اتفاق به خودی خود بد نیست اما زمانی که چند جدول مختلف داشته و بخواهیم فرمولهای متفاوتی را روی هر یک اجرا کنیم، ممکن است ما را گمراه کند. چون ما نام جدولهای خود را انتخاب نکردهایم، احتمالا نمیتوانیم آنها را بهدرستی از یکدیگر تمیز دهیم. پس نیاز است نامها را عوض کنیم. برای این کار مراحل زیر را دنبال میکنیم:
- روی یکی از سلولهای جدول خود کلیک میکنیم.
- سپس در منو، وارد زبانه Design میشویم.
- نام جدول انتخاب شده در سمت چپ منو و در قسمت Table Name نوشته شده است.
- برای تغییر آن کافی است روی کادر زیرین کلیک کرده و نام مورد نظر را بنویسیم و دکمه Enter را فشار دهیم.
سخن نهایی
آموزش جدول در اکسل یکی از مهمترین قدمها برای شناخت بیشتر و یادگیری عمیقتر این نرمافزار کاربردی است. جدولها به ما کمک میکنند مجموعهای از دادهها را بهطور همزمان دستکاری و فرمولها و توابع مختلف را روی آنها اجرا کنیم. به این شکل تعامل با صفحه گسترده اکسل و حجم بالای دادهها بسیار سادهتر خواهد بود. روش ساخت جدول در اکسل و کار با آن را در این مطلب آموزش دادیم.
