فرآیند آموزش سازمانی – از نیازسنجی تا شروع آموزش

یادگیری، توسعه و آموزش در محیط سازمان، یکی از ضروری‌ترین نیازهای هر کسب‌وکاری است: چه به دنبال پیروی از پیش‌نیازهای قانونی یک صنعت باشید، چه تربیت رهبران آینده و چه تعامل با کارمندان و ترغیب آن‌ها به حضور طولانی‌مدت در سازمان. انگیزه پشت این کار هرچه که باشد، آموزش سازمانی اهمیت بسیار فراوان دارد. اما بخش چالش‌آور ماجرا، فراهم آوردن یک فرآیند آموزش سازمانی موثر است که واقعا نتایجی چشمگیر به همراه داشته باشد.

شناسایی فرصت‌های آموزش، طراحی فرآیند آموزش سازمانی صحیح و ترغیب کارمندان به مشارکت در آن، همگی می‌توانند به نوبه خود موانعی بزرگ در این مسیر به حساب آیند. خوشبختانه اما در این مقاله قصد داریم دقیقا به همین موضوع بپردازیم. به مطالعه ادامه دهید تا فرآیند آموزش سازمانی را به شکلی ساده و گام‌به‌گام تشریح کنیم تا بدانید در هر مرحله باید چه رویکردهایی را در پیش گرفت.

۱. سنجش نیازها و فرصت‌های یادگیری

نخستین گام در هر فرآیند آموزش سازمانی، شناسایی نیازهای شما است و اینکه آیا فرصت‌هایی بالقوه برای یادگیری وجود دارد یا خیر. اگر در صنعتی قویا قانون‌گذاری شده فعالیت می‌کنید، در آن صورت نیازمند دوره‌های آموزشی خواهید بود تا اطمینان حاصل کنید که کارمندان به خوبی صنعت مورد نظر را می‌شناسند و از پیش‌نیازهای آن پیروی می‌کنند. از سوی دیگر ممکن است متوجه شوید که برخی واحدها یا تیم‌های داخل شرکت به اندازه کافی بهینه و موثر ظاهر نمی‌شوند و در نتیجه، با نیازهای سازمان همگام نیستند. برنامه‌های آموزشی برای رشد مهارت‌های کارمندان می‌تواند یک راهکار معرکه برای پر کردن این خلا عملکردی باشند.

فیلم آموزش رفتار سازمانی – مفاهیم تا کاربرد

کلیک کنید

از سوی دیگر، آموزش سازمانی می‌تواند خیلی ساده منجر به بهبود تجربه کار برای کارمندان شود و در نتیجه، بهبود نرخ خروج آن‌ها را به همراه آورد. آموزش‌های حرفه‌ای و یادگیری مهارت‌های نرم باعث می‌شود کارمندان به عنوان یک انسان پیشرفت کنند و رهبران آینده باشند. بدین ترتیب نه‌تنها در هزینه‌های خود برای جذب نیروهای تازه‌وارد صرفه‌جویی می‌کنید، بلکه دلیلی دیگر به کارمندان کنونی می‌دهید که باقی ماندن در همین سازمان را انتخاب کنند.

بعد از اینکه پیش‌نیازها، خلاهای عملکردی و فرصت‌های پیشرفت شغلی را به عنوان انگیزه‌های پشت آموزش سازمانی شناسایی کردید، لازم است اطمینان حاصل کنید که هر یک از برنامه‌های آموزشی پیشنهادی، هدف تجاری واضحی دارند. برای مثال آیا فلان برنامه آموزشی باعث می‌شود کسب‌وکار شما سازگاری بیشتری با قوانین پیدا کند و در نتیجه به اجتناب از پرداخت خسارت، بهینه کردن کارمندان، افزایش نرخ بازگشت سرمایه یا کاهش هزینه‌های استخدام نیرو منجر شود؟

۲. تعیین اهداف آموزشی

بعد از این لازم است هدف اصلی و همین‌طور اهداف ثانویه‌ای که هنگام تدارک دیدن فرآیند آموزش سازمانی دنبال می‌کنید را مشخص سازید. هدف اصلی و کلی باید همسو با ماموریت‌های سازمانی باشد تا اطمینان حاصل شود که از تک‌تک فرصت‌های یادگیری برای کمک به نیازهای کسب‌وکار استفاده می‌شود. هدف اصلی و اهداف ثانویه شما باید SMART باشند. این یعنی باید «مشخص» (Specific)، «قابل اندازه‌گیری» (Measurable)، «قابل دستیابی» (Achievable)، «مرتبط» (Relevant) و «محدود به زمان» (Timebound) باشند.

زمانی که هدف کلی ترسیم شد، می‌توانید آن را به اهداف کوچک‌تر و خردتر تبدیل کنید. این اهداف برای مثال می‌توانند مهارتی باشند که کارمندان باید بیاموزند یا به نمایش بگذارند، مفهومی باشند که آن را درک کنند یا حتی وظیفه‌ای فیزیکی که باید آن را به انجام برسانند. بنابراین با رویکردی مشابه به مفهوم KSA - یا «دانش» (Knowledge)، «مهارت‌ها» (Skills) و «رفتار» (Attitude) - هستیم که از آن هم می‌توانید برای تعیین اهداف خود استفاده کنید. بدین ترتیب، دوره آموزشی شما ساختار کلی خود را پیدا می‌کند.

۳. طراحی برنامه‌های آموزشی

زمانی که راجع به اهداف و ساختار کلی برنامه‌ها تصمیم‌گیری کردید، می‌توانید به طراحی دوره آموزشی مشغول شوید. این روزها آسان‌ترین و منعطف‌ترین شکل آموزش، آنلاین است. اگرچه قادر به یافتن برنامه‌های آموزشی شخص ثالثی هستید که مهارت‌ها یا دانش مورد نیاز کارمندان را در کلاس‌های درس آموزش می‌دهند، اما یک سیستم مدیریت یادگیری می‌تواند بهترین گزینه باشد، چرا که کنترل کامل بر فرآیند آموزش سازمانی را در اختیار شما می‌گذارد. چنین سیستمی دوره‌هایی ارزشمند در اختیار شما می‌گذارد که به کارمندان اجازه می‌دهد در هر جایی، هر زمانی و با هر دستگاهی، به آموزش‌ها دسترسی داشته و آن‌ها را ریتم خود دنبال کنند.

هر تصمیمی که راجع به برنامه‌های آموزشی و دوره‌های توسعه می‌گیرید، باید راجع به تمام رسانه‌های در دسترسی که در مسیر آموزش کارمندان و در تعامل نگه داشتن آن‌ها به شما یاری می‌رسانند نیز فکر کنید. برای مثال اثبات شده که ویدیوها یکی از اثرگذارترین ابزارهای آموزشی هستند و از سوی دیگر با راهنماها و دستورالعمل‌های متنی نیز می‌توان عمق آموزش را افزایش داد.

کوییزها و آزمون‌ها می‌توانند به کارمندان در کسب دانش کمک کنند،‌ اما در عین حال باید به این فکر کنید که چطور می‌خواهید به پایان رساندن دوره‌های آموزشی از سوی کارمندان را پایش کنید. برای مثال می‌توان از یک آزمون متنی رسمی استفاده کرد یا به سراغ گواهی ساده‌ای رفت که می‌گوید آن‌ها تمام جنبه‌های نظری و عملی را پشت سر گذاشته‌اند.

نکته: هنگام طراحی دوره‌ها، قواعد یادگیری در بزرگسالان را به خاطر بسپارید. این قواعد براساس بهترین روش‌های آموزش به بزرگسالان تعیین شده‌اند و باعث می‌شوند دوره‌های آموزشی موثرتری داشته باشید. این قواعد می‌گویند که دانشجویان بزرگسال:

• خود به تعیین مسیر مشغول می‌شوند.
• معمولا سال‌ها دانش، تجربه و نقطه‌نظر را با خود به آموزش می‌آورند.
• اهدافی که از پیش و به شکلی واضح ترسیم شده‌اند را ترجیح می‌دهند.
• پشت سر گذاشتن آموزش‌های مرتبط به کار خود را ترجیح می‌دهند.
• ترجیح می‌دهند اهداف، وظیفه‌محور باشند.
• دوست دارند از دوره‌های آموزشی، چیزی برای خود بردارند.
• آموزش‌های عملی را ترجیح می‌دهند
• می‌خواهند احساس دریافت احترام کنند و از بالا به آن‌ها نگاه نشود.

۴. توسعه برنامه‌های آموزشی

به محض اینکه طراحی ظاهر و کارکرد دوره‌های آموزشی به پایان رسید، نوبت به توسعه آن‌ها می‌رسد. بار دیگر در این مرحله می‌توانید از کمک ارائه‌دهندگان دوره‌های آموزشی شخص ثالث بهره بگیرید یا اگر یک تیم توسعه خوب دارید، خودتان به توسعه دوره مشغول شوید. در این مرحله است که یک سیستم مدیریت آموزش کاربرد خود را نشان می‌دهد. بهترین نرم‌افزار آموزش کارمندان گستره وسیعی از محتوا و انواع رسانه‌ها را در اختیار شما می‌گذارد تا بتوانید دوره‌هایی تعاملی‌تر تدارک ببینید و برای مثال ارائه‌هایی گام به گام یا دستورالعمل‌هایی ساده بسازید. تیم منابع انسانی و رهبران تیم هم می‌توانند با چنین ابزاری، به راحتی و با سرعت هرچه تمام‌تر به تولید محتوای دوره‌ها، در فرم‌های گوناگون مشغول شوند.

در مرحله توسعه فرآیند آموزش سازمانی، اطمینان حاصل کنید که گرافیست‌ها، کپی رایترها و هرکس دیگری که در این رویه دخیل است، به خوبی از اهداف آموزشی باخبر شده و پیش‌نیازها را درک می‌کند. همچنین در مطلب زیر از مجله فرادرس در مورد چیستی آموزش سازمانی و دلایل اهمیت آن به‌طور کامل بحث کرده‌ایم.

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

صاحبان کسب و کار همیشه سعی دارند که علاوه بر جذب نیروهایی متخصص و بکارگیری آن‌ها در وظایف تخصصی، آن‌ها را برای وظایف آینده و چالش‌های پیشِ رو نیز آماده کنند. از این‌رو، شرکت‌ها همواره تلاش می‌کنند تا آموزش‌هایی مرتبط با حوزه کاری و تخصصی را به همکاران خود ارائه کنند. این آموزش‌ها اگر با آموزش‌های مهارت های نرم همراه باشند نیز تأثیر بیشتری دارد.

البته فراهم کردن چنین فرصتی برای آموزش، نیازمند صرف هزینه برای برگزاری کلاس‌های آموزشی، تهیه دوره‌های آموزشی یا بهره‌گیری از استادان باتجربه است. پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس این امکان را دارد تا با وجود هزاران ساعت آموزش در حوزه‌های مختلف، امکان دسترسی آنی و همیشگی به این آموزش‌ها را با کمترین هزینه و همراه با کیفیت تضمین شده به سازمان‌ها و مؤسسه‌ها ارائه کند تا از این طریق، شغل‌های مختلف، برای یادگیری، با جامعه میلیونی فرادرس همراه شوند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس و ثبت درخواست دموی رایگان + اینجا کلیک کنید. 

۵. پیاده‌سازی و ترویج برنامه‌ها

یک برنامه آموزشی تنها به اندازه مشارکت‌کنندگانش ارزش دارد. بعد از اینکه دوره مورد نظرتان را طراحی کردید و توسعه دادید، باید به پیاده‌سازی آن و ترویج دادنش میان کارمندان مشغول شوید. اگر داریم درباره آموزش پیش‌نیازهای قانونی صحبت می‌کنیم، احتمالا دوره‌ای اجباری خواهیم داشت که تمام کارمندان به صورت خودکار در آن شرکت داده می‌شوند و مورد پایش قرار می‌گیرند.

از سوی دیگر آموزش‌های مهارت‌های نرم - چیزهایی مانند برنامه‌های توسعه رهبری - می‌توانند ساختاری داوطلبانه داشته باشند، اما در عین حال مزایای فراوانی برای کسب‌وکار شما به همراه می‌آورند. این دوره‌ها به تربیت کارمندانی بهینه، ماهرتر و ارزشمندتر برای شرکت منجر خواهند شد. در واقع چنین دوره‌ای ممکن است رهبران آتی سازمان را پرورش دهد و از هزینه‌های جذب نیرو بکاهد. این یعنی باید اندکی زمان و انرژی را صرف ترغیب کارمندان کنید تا تعداد مشارکت‌کنندگان در دوره‌ها، همواره بالا بماند.

برای ترویج دوره‌های آموزشی، از تمام ابزارهای ارتباطی در دسترس استفاده کنید: چیزهایی مانند پرتال‌های کارمندی، ایمیل‌های داخلی، شبکه‌های اجتماعی و هر ابزار مشابه دیگری. علاوه بر این اطمینان حاصل کنید که تمام مدیران به اطلاعات کافی راجع به دوره‌ها دسترسی دارند تا اعضای تیم‌های خود را به مشارکت در آن‌ها ترغیب سازند.

۶. پایش عملکرد و موفقیت

اگر از قبل بدانید که چه چیزهایی جواب می‌دهند و چه چیزهایی نه، توسعه یک فرآیند آموزش سازمانی موثر بسیار آسان‌تر می‌شود. برای بهبود شانس موفقیت‌تان، اطمینان حاصل کنید که عملکرد دوره‌های قدیمی و جدید پایش می‌شود. این یعنی باید به پایش مواردی نظیر نرخ‌های مشارکت، نرخ‌های اتمام دوره‌ها و همین‌طور عملکرد کلی کارمندان بپردازید.

ممکن است متوجه شوید که برخی دوره‌ها در حوزه‌های خاصی عملکرد ضعیفی دارند و بنابراین باید بهینه‌سازی شوند تا به نرخ تعامل یا مشارکت بیشتری دست یابند. برخی دیگر از دوره‌ها هم ممکن است اثر اندکی روی عملکرد کارمندان بگذارند و بنابراین ناموفق به حساب آمده و باید کنار گذاشته شوند. از سوی دیگر نیز دوره‌های موفقی را داریم که تبدیل به اصلی‌ترین الگو برای برنامه‌های آموزش سازمانی آتی می‌شوند.

فیلم آموزش مهارت های برقراری ارتباط موثر در سازمان ها

کلیک کنید

۷. ارزش‌سنجی و بازنگری

وقتی صحبت از آموزش و توسعه کارمندان باشد، کار شما هیچ‌گاه به پایان نمی‌رسد. به بازنگری در میزان موفقیت فعالیت‌های آموزشی و همین‌طور عملکرد کسب‌وکار و کارمندان ادامه دهید تا متوجه شوید چه استراتژی‌هایی جواب داده‌اند و کدام استراتژی‌ها نه. اگر چیزی به خوبی کار نمی‌کند، از تغییر دادن استراتژی خود نترسید.

در این مرحله است که ابزارهای تحلیل فضای کار و پایشگرهای عملکرد حسابی به کار می‌آیند. چنین ابزارهایی در کنار یک سیستم مدیریت آموزش قدرتمند به شما اجازه می‌دهند که عملکرد را به صورت مداوم بسنجید و تغییراتی داده‌محور ایجاد کنید.

پاسخ به چند پرسش رایج راجع به فرآیند آموزش سازمانی

در ادامه به چند پرسشی پاسخ می‌دهیم که هنگام صحبت راجع به فرآیند آموزش سازمانی، ذهن افراد را به خود مشغول می‌کنند.

رایج‌ترین شکل آموزش سازمانی چیست؟

رایج‌ترین شکل از آموزش سازمانی برای کارمندان، «آشناسازی» (Orientation) نام دارد. این رویدادی یک مرتبه‌ای است که در جریان آن، نیروهای تازه‌وارد طی هفته نخست فعالیت خود در یک سازمان، به صورت رسمی با ابعاد مختلف کار و افراد گوناگون آشنا می‌شوند. این شکل از آموزش معمولا تمام سمت‌های شغلی و واحدهای سازمانی را در بر می‌گیرد.

یک فرآیند آموزش سازمانی خوب چه شکل و شمایلی دارد؟

چنین فرآیندی به سراغ اهداف قابل دستیابی می‌رود و نشان می‌دهد که برای دستیابی به سطوح بالایی از عملکرد و بهره‌وری، باید چه مهارت‌هایی را فرا گرفت. بنابراین لازم است اهدافی واضح ترسیم کنید و به سراغ بهترین افراد ممکن برای آموزش دادن به دیگران بروید. دانش و اشتیاق چنین آموزگارانی، روی سایر کارمندان تاثیر گذاشته و منجر به موفقیت شرکت شما در طولانی‌مدت می‌شود.

هدف از توسعه فرآیند آموزش سازمانی چیست؟

برنامه‌های آموزشی باعث می‌شوند که کارمندان به مهارت‌ها و دانش لازم برای رسیدگی به وظایف روزمره خود دست پیدا کنند. علاوه بر این، چنین دوره‌هایی به کارمندان اجازه می‌دهند که اطلاعات‌شان در حوزه کاری خود را افزایش دهند و در گذر زمان، برای عهده‌دار شدن مسئولیت‌های هرچه بیشتر آماده شوند.