چطور کارایی خود را در سال جدید افزایش دهیم؟ | راهکارهای افزایش کارایی

آغاز سال جدید برای اغلب افراد همراه با تلاشی نو برای رشد و توسعه فردی است. اغلب انسان‌ها با شروع سال جدید، اهداف خود را بازنگری می‌کنند و به برنامه‌ریزی برای تحقق آن‌ها می‌پردازند. اما دو چالش اساسی معمولا پیش روی آن‌ها است. اولین چالش آن است که چرا با وجود شور و اشتیاقی که در ابتدای مسیر برای رسیدن به اهداف خود دارند، اما ناخودآگاه از پرداختن به آن دست می‌کشند و دوم آنکه چرا کارایی و بهره‌وری لازم را در مسیر رسیدن به اهداف خود ندارند. پیش‌تر، در مطلب «چطور در سال جدید به اهداف خود برسیم؟» چالش اول مورد بررسی قرار گرفت. در مطلب «چطور کارایی خود را در سال جدید افزایش دهیم؟ | راهکارهای افزایش کارایی» چالش دوم، یعنی راهکارهای افزایش کارایی مورد بررسی قرار گرفته‌اند.

راهکارهای افزایش کارایی

داشتن کارایی مناسب یکی از موضوعات مهم در مسیر رسیدن به اهداف است. افزایش کارایی منجر به تحقق هرچه بیشتر، بهتر و سریع‌تر اهداف فرد می‌شود. برای افزایش کارایی در سال جدید نیز باید از هم‌اکنون به برنامه‌ریزی پرداخت. جریان‌های کاری و روال انجام فعالیت‌های فرد در طول یک سال و در روزهای مختلف آن، همیشه ثابت و یکسان نیست. برخی از روزها فرد خود را در باتلاقی از بی‌عملی و پوچی تصور می‌کند و برخی از دیگر روزها، تمام تلاش خود را می‌کند تا لحظه‌هایی سرشار از بهره‌وری داشته باشد.

راهکار کلیدی برای فائق آمدن بر این فراز و نشیب‌ها، داشتن استراتژی برای مدیریت آن‌ها است. به کمک این استراتژی، فرد می‌تواند اصل آهستگی و پیوستگی را به خوبی رعایت کند. نباید فراموش کرد که پیوستگی یک اصل کلیدی در رسیدن به اهداف است. در ادامه این مطلب، برخی از مهم‌ترین راهکارهای افزایش کارایی در سال جدید ارائه شده‌اند.

تعیین اهداف SMART

در این بخش از مطلب راهکارهای افزایش کارایی، به مبحث تعیین اهداف و نقش آن در افزایش کارایی پرداخته شده است. هیچ‌چیز بهتر از تعیین اهداف دقیق به افراد جهت نمی‌دهد و آن‌ها را هدایت نمی‌کند. تعیین اهداف مستحکم منجر به برنامه‌ریزی‌هایی می‌شود که مراحل پیشرفت را پیش روی فرد مجسم می‌کنند و به او برای پیمودن مسیر انگیزه می‌دهند. بهترین نوع تعیین اهداف در سال جدید که منجر به افزایش کارایی نیز می‌شود، تعیین اهداف SMART است.

این عبارت در واقع سرنامی متشکل از پنج کلمه «Specific» (خاص)، «Measurable» (قابل سنجش)، «Achievable» (تحقق‌یافتنی)، «Relevant» (مرتبط) و «Time-based» (مبتنی بر زمان) است که همه از ویژگی‌های یک هدف‌گذاری خوب محسوب می‌شوند.. هر یک از این موارد در ادامه شرح داده شده‌اند.

اهداف خاص: اهداف باید تا حد امکان «خاص» (Specific) باشند. کار کردن روی اهداف تعمیم یافته و تلاش برای رسیدن به آن‌ها کار دشواری است، زیرا در حقیقت هدف پایانی مشخصی وجود ندارد. برای مثال، تعیین هدف به صورت «افزایش درآمد در سال جدید» بهتر از تعیین هدفی کلی مانند «افزایش سوددهی شرکت» است. اهداف خاص، موثرتر خواهند بود.

اهداف قابل سنجش: فرد چطور متوجه می‌شود که آیا به اهداف خود رسیده است یا خیر؟ با تعیین اهداف قابل سنجش، می‌توان به این پرسش که آیا به هدف خود رسیده‌ایم یا خیر، پاسخ داد. فرض می‌شود که هدف فرد برای سال جدید، شادتر شدن است. چطور می‌توان واقعا به این هدف رسید و چطورد می‌توان تعیین کرد که به هدف رسیده‌ایم؟ به جای این هدف، می‌توان برای مثال، هدف دستیابی به استقلال مالی تا پایان سال را تعیین کرد که در صورت محقق شدن، آرامش فکری زیادی را برای فرد به همراه دارد و به نوبه خود موجب شادی می‌شود.

اهداف قابل تحقق: در هنگام تعیین اهداف، باید واقع‌گرا بود. تصمیم گرفتن برای میلیاردر شدن طی یک ماه، خیلی برای فردی که شغلی ندارد یا درآمد ناچیزی دارد، هدف‌گذاری منطقی نیست و هنگامی که فرد به هدف خود نمی‌رسد، بسیار ناامید می‌شود. حتی گاه در مسیر خود برای رسیدن به آن هدف نیز آنقدر آن را به لحاظ منطقی غیرقابل تحقق می‌بیند که تلاشی نیز برای رسیدن به آن نمی‌کند. اهداف قابل دستیابی، پیشرفت و کارایی فرد را افزایش می‌دهند. بنابراین، در تعیین اهداف باید به این نکته توجه داشت که اهداف قابل تحقق باشند.

هدف‌گذاری هدفمند: اهداف فرد باید منعکس کننده آنچه باشند که فرد تمایل به دستیابی به آن دارد. در  غیر این صورت، این اهداف خیلی موثر نخواهند بود. در حالی که اشتیاق خریدن یک رولز رویس برای خیلی از افراد وجود دارد، اما آیا واقعا هدفی است که مسیر زندگی فرد را مشخص می‌کند؟ فرد باید به طور دقیق مسیر حرکت خود را ارزیابی و اهدافی مجاور و هم‌راستا با ماموریت بلند مدت خود در زندگی را تعیین کند. در واقع، آنچه هر فرد در بازه‌های زمانی کوتاه درصدد دستیابی به آن است، باید در راستای اهداف اصلی و بلندمدت او باشند.

تعیین ضرب‌الاجل برای اهداف: تعیین ضرب‌الجل (Deadline) برای رسیدن به اهداف، مسئولیت‌پذیری فرد را افزایش و او را به سمت رسیدن به اهداف پیش از رسیدن به ضرب‌الاجلی که برای آن‌ها تعیین کرده است، سوق می‌دهد. بدون محدودیت زمانی، تنبلی کردن و سستی آسان می‌شود. ضرب‌الاجل‌ها را باید در تقویم مشخص کرد و علامت زد تا برای رسیدن به آن‌ها، تلاش مستمر وجود داشته باشد.

فیلم آموزش هدف‌گذاری و انتخاب مسیر در زندگی - بخش اول

طول مدت این فیلم آموزشی ۲ ساعت و ۴۷ دقیقه و مدرس آن محمدرضا طائی است. این فیلم آموزشی برای کلیه افرادی مناسب است که تمایل دارند اهداف خود را به خوبی تنظیم کنند و به آن‌ها دست یابند. از جمله سرفصل‌های  مورد بررسی در بخش اول فیلم آموزش هدف گذاری و انتخاب مسیر در زندگی می‌توان به کشف ندای درونی، پیدا کردن مسیر واقعی زندگی و رسالت فردی، شناخت موانع بر سر راه رسیدن به ندای درون و وظیفه زندگی و اقدامات اجرایی جهت پیاده سازی و اجرای رسالت در زندگی اشاره کرد.

ساخت فهرستی از کارهای نیازمند انجام

ساختن یک فهرست از کارهای نیازمند انجام می‌تواند به فرد کمک کند تا کارایی خود را حفظ کند و یا حتی، منجر به افزایش کارایی به شکل قابل توجهی می‌شود. ابزارهای آنلاین و برنامه‌های کاربردی موبایل متعددی برای مدیریت وظایف وجود دارند.

هرچند که توصیه اکید آن است تا افراد لیست کارهایی که باید انجام دهند را روی کاغذ نیز بنویسند و برنامه فعالیت‌های خود و ضرب‌الاجل‌ها را روی تقویم نیز مشخص کنند. بنابراین، به افراد توصیه می‌شود اهداف خود و کارهایی که باید برای رسیدن به آن‌ها انجام می‌دهند را مکتوب و در عین حال، از پلتفرم‌های مدیریت وظایف استفاده کنند.

برنامه‌ریزی برای انجام کارها

پس از تعیین اهداف و فهرست کردن کارهایی که برای تحقق آن‌ها باید انجام داد، باید برای رسیدن به اهداف ضرب‌الاجل مشخص کرد. همچنین، زمان‌بندی دقیقی برای انجام کارها داشت و مطابق آن پیش‌رفت. در این راستا می‌توان از تقویم‌های آنلاین استفاده کرد.

ولی توصیه می‌شود زمان‌بندی‌ها و ضرب‌الاجل‌ها روی تقویم فیزیکی (کاغذی-مقوایی) مشخص شود و در جایی قرار بگیرد که فرد مرتب آن را در نظر داشته باشد. پس باید برنامه زمان‌بندی را با استفاده از ابزارهای آنلاین مدیریت وظایف و تقویم مشخص کرد و همچنین، روی تقویم فیزیکی نیز علامت‌گذاری‌های لازم را در این راستا انجام داد.

مدیریت زمان

زمان، با ارزش‌ترین دارایی هر انسان و یک منبع تجدیدناپذیر است. زمان رفته دیگر بازنخواهد گشت. بنابراین، فرد باید بداند که از هر فرصتی چطور استفاده کند تا منجر به افزایش کارایی شود. در یک کلام باید گفت که بدون مدیریت زمان به شکل مناسب، فرد نمی‌تواند به اهداف خود برسد. روش‌های متفاوتی برای مدیریت زمان موجود است که هر یک مزایای و معایب خود را دارند. برخی از این روش‌ها در ادامه بیان شده‌اند.

روش‌های مدیریت زمانی که در ادامه معرفی شده‌اند برای شتاب‌دهی به کارایی فرد هستند. برخی از روش‌ها برای بعضی  از افراد مناسب‌تر است. بنابراین نباید از جابه‌جایی بین روش‌ها ترسید و اگر یک روش برای فرد مناسب نیست، می‌تواند روش‌های دیگر را امتحان کند.

روش مدیریت زمان تایم‌باکسینگ: در روش تایم‌باکسینگ (Timeboxing) از یک تقویم برای تعیین زمان‌بندی‌ها استفاده می‌شود و تا زمانی که یک کار پایان نیابد، امکان پرداختن به کار دیگری وجود ندارد. از این روش در مدیریت پروژه نیز استفاده می‌شود.

روش مدیریت زمان پومودورو: در روش پومودورو (Pomodoro Technique) هنگام سر و کار داشتن با یک مجموعه دشوار از وظایف، زمان به بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای شکسته می‌شود. به ازای هر ۲۵ دقیقه کار و تلاش، ۵ دقیقه استراحت انجام می‌شود. پس از چهار چرخه، زمان استراحت باید افزایش پیدا کند. این راهکار برای افزایش تمرکز و جلوگیری از خستگی مناسب است.

روش مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور: در روش مدیریت زمان ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)، کارها را باید بر اساس فوریت آن‌ها به چهار بخش شکست. نکته حائز اهمیت در این روش آن است که بتوان تعیین کرد کارها به چه ترتیبی باید انجام شوند.

روش مدیریت زمان دسته‌بندی: در روش مدیریت زمان دسته‌بندی (Batching)، وظایف را باید بر اساس مشابهت آن‌ها در دسته‌هایی جدا قرار داد. بدین شکل، مدیریت هر دسته از وظایف راحت‌تر می‌شود.

تنظیم بودجه

چه فرد سرپرست خانوار باشد، چه یک شرکت را اداره کند و چه هر دو این کارها را انجام دهد، باید کار مدیریت مالی را انجام دهد و بر آن نظارت داشته باشد. بنابراین، فرد باید سال خود را با تنظیم بودجه آغاز کند. اگر شخص بیش از بودجه موجود مصرف کند، ناچار به تامین آن بودجه است و بنابراین، از پرداختن به اهداف اصلی‌تر و مهم‌تر خود باز می‌ماند. فرد باید حساب و کتاب هزینه‌های ماهانه خود را داشته باشد. این کار با تخصیص بودجه به ملزومات و افزودن سایر موارد غیر ضروری به آن، انجام می‌شود.

تنظیم بودجه با تراز کردن بودجه فرد با درآمد او و سپس، پیروی کردن از بودجه، انجام می‌شود. در بسیاری از موارد، پول اضافی ذخیره شده ناشی از بودجه‌بندی مناسب می‌تواند به فرد کمک کند تا بهتر و بیشتر روی اهداف خود متمرکز شود. سرمایه‌گذاری کارآفرینانه به پیش‌پرداخت‌های سنگین نیاز دارد و داشتن استقلال مالی بدان معنا است که فرد پول کافی را برای پرداخت بدهی‌ها و اقساط خود داشته باشد.

بهبود ارتباطات

داشتن ارتباطات موثر برای افزایش کارایی و اثربخشی لازم است. فراگیری روش ارتباط از طریق کلمات و نوشتن، به تلاش‌های فرد در محل کار و خانه کمک می‌کند. از تیم‌های پشتیبانی حرفه‌ای گرفته تا شرکت‌های فرچون ۵۰۰، هیچ کس بدون داشتن ارتباطات موثر به این نقطه نرسیده است.

ارتباطات سریع، ساده و شفاف در زندگی شخصی و در محل کار، موجب می‌شود تا کارها و پروژه‌ها با حذف تردیدها به صورت موثرتری به پیش بروند. میزان اثرگذاری که کارها و پروژه‌ها با آن انجام می‌شوند، ارتباط مستقیمی با اثرگذاری ارتباطات دارد.

معرفی فیلم آموزش مهارت‌های ارتباطی فرادرس

در این بخش از مطلب «چطور کارایی خود را در سال جدید افزایش دهیم؟ | راهکارهای افزایش کارایی» فیلم‌های آموزش مهارت‌های ارتباطی به زبان فارسی، معرفی شده است.

فیلم آموزش اصول و تکنیک‌های متقاعدسازی افراد

طول مدت این دوره آموزشی ۳ ساعت و ۱۳ دقیقه و مدرس آن، دکتر حسن کاویانی است. این دوره آموزشی برای کلیه افرادی که درصدد داشتن روابط موثر هستند مناسب است. از جمله مباحث مورد بررسی در این دوره آموزشی می‌توان به هنر متقاعدسازی، اصل تصویر ذهنی، اصل کمیابی، اصل رفتار متقابل، اصل واگیری فکری، اصل احساس، اصل پرت کردن حواس، اصل تمایز، اصل قدرت کلمات، اصل شواهد، اصل داستان‌گویی و اصل کاریزما اشاره کرد.

فیلم آموزش ارتباطات مدیریت

طول مدت این فیلم آموزشی ۳ ساعت و ۵۸ دقیقه و مدرس آن حمیدرضا فردوسیان است. این دوره بیشتر برای دانشجویان رشته مدیریت و افرادی مناسب است که آموزش تئوری های سازمان و مدیریت را پشت سر گذاشته‌اند. هرچند، کلیه دانشجو، کارکنان و مدیران سازمان‌ها و دیگر افراد علاقه‌مند نیز می‌توانند به منظور بهبود ارتباطات خود، این دوره را مشاهده کنند.

از جمله سرفصل‌های مورد بررسی در این دوره آموزشی می‌توان به مفاهیم کلی ارتباط، کارکردهای ارتباط، جریان ارتباط در سیستم، ارتباط میان فردی، ابزارهای ارتباط، ارتباط کلامی و غیر کلامی، موانع ارتباط و ارتباط در عرصه جامعه اشاره کرد.

قدرت رها کردن

زمان‌هایی وجود دارد که فرد نیاز به قربانی کردن دارد. در واقع، برخی از خواسته‌های خود را قربانی رسیدن به اهداف مهم‌تر و خواسته‌های اصلی‌تر می‌کند. در صورتی که هدف فرد شرکت در ماراتون باشد، طبعا باید برخی از غذاها و رفتارهایی که او را از رسیدن به هدف دور می‌کند، کنار بگذارد. این کار ساده نیست، اما هرچه فرد سریع‌تر کنترل کردن خود را بیاموزد، سریع‌تر می‌تواند به اهداف خود برسد.

همچنین، فرد باید بیاموزد که گاهی «نه» بگوید. برای مثال، فردی را در نظر بگیرید که در سال جدید کسب و کار خود را تازه راه‌اندازی کرده و باید بخش عمده زمان روزانه خود را به آن اختصاص بدهد. در همین حین، دوستان و خانواده فرد مرتب او را به مهمانی و سفرهای تفریحی دعوت می‌ کنند. فرد باید به آن‌ها نه بگوید و یا قید کسب و کار تازه خود و رسیدن به اهدافش را بزند. تک تک افراد می‌توانند امسال را به سال خودشان مبدل کنند. آن‌ها باید اهداف خود را تعیین و برای رسیدن به آن‌ها برنامه‌ریزی کنند. با آغاز کارهای بیان شده درست از همین لحظه مطالعه این مطلب، می‌توان مشاهده کرد که پس از گذشت ۱۲ ماه، چه دستاوردهای قابل توجهی حاصل شده است.

معرفی فیلم آموزش افزایش تمرکز فرادرس

طول مدت این دوره آموزشی ۴ ساعت و ۱۴ دقیقه و مدرس آن، علیرضا طائی است. این دوره آموزشی برای کلیه افرادی که تمایل دارند تمرکز خود را مدیریت و آن را افزایش دهند، مناسب است. از جمله سرفصل‌های مورد بررسی در این دوره آموزشی می‌توان به شناخت مدیریت تمرکز و توجه و اهمیت آن در زندگی، بخش‌های اساسی مدیریت تمرکز و توجه، تمرین‌های کاربردی و مهم مدیریت تمرکز و توجه و تمرین‌های کاربردی و مهم مدیریت تمرکز و توجه اشاره کرد.

داشتن تمرینات ورزشی روزانه

به همه افراد توصیه می‌شود که سال جدید را با تمرین ورزشی روزانه آغاز کنند. پژوهش انجام شده توسط مایو کلینیک حاکی از آن است که ورزش کردن می‌تواند به بهبود حال، تقویت انرژی و بهبود خواب کمک کند. هر یک از این موارد به طور مستقیم کمک می‌کنند که فرد بهترین خودش باشد و با کارایی بیشتری عمل کند.

برای داشتن تمرین روزانه، فرد باید از بازه‌های زمانی کم شروع کند و به مرور، زمان بیشتری را به تمرین کردن اختصاص دهد. توصیه‌هایی برای بزرگسالان پیرامون ورزش کردن در ادامه ارائه شده است. حداقل ۱۵۰ دقیقه در هفته ورزش‌های هوازی با شدت متوسط یا ۷۵ دقیقه ورزش‌های هوازی شدید، یا ترکیبی از هر دو به خوبی قابل توزیع و انجام در طول هفته هستند.

• افزودن تمرینات شدید تقویت ماهیچه (تمرینات قدرتی) حداقل دو بار در هفته
• تخصیص زمان کمتر به نشستن؛ حتی تمرینات سبک ورزشی نیز می‌تواند برخی از خطرات نشستن زیاد را رفع کند.
• به دست آوردن سود بیشتر با انجام فعالیت برای حداقل ۳۰۰ دقیقه (۵ ساعت) در هفته
• افزایش میزان و شدت تمرینات در طول زمان

افزایش خودآگاهی

افزایش خودآگاهی، نقش قابل توجهی در افزایش کارایی افراد دارد. از زندگی شغلی گرفته تا زندگی فردی، افزایش خودآگاهی بسیار حائز اهمیت است و به افزایش بهره‌وری و کارایی افراد و رسیدن به اهداف خودشان، کمک می‌کند. به عقیده برخی از پژوهشگران، خودآگاهی دریچه‌ای به سوی کارایی است.

فقدان خودآگاهی به شکل موثری روی کارایی فرد در زندگی شخصی و حرفه‌ای اثر دارد. افراد با داشتن خودآگاهی، با خود صادق هستند و بهتر می‌توانند به دل دریای اهداف خود بزنند و میزان تلاش و تحقق اهداف را در هر مرحله بسنجند.