Evernote: راهنمای جامع و کاربردی شروع به استفاده

در ابتدا «Evernote» به عنوان نرم‌افزاری ساده برای نوشتن و نگه‌داری یاد‌داشت‌ها طراحی شده بود. هم‌اکنون این سرویس تبدیل به ابزاری سودمند و قدرتمند جهت دریافت، ‌دسته‌بندی، یادآوری و کار با اطلاعات شده است.

با وجود اینکه Evernote ابزاری کاربردی است، ولی یادگیری و استفاده از آن آسان نیست. یادگیری نرم‌افزار بدون یک راهنمای گام‌به‌گام و جامع، نیازمند صرف زمان زیادی است؛ به همین دلیل این نوشته نکات راهبردی مورد نیاز را به‌ منظور شناخت مهم‌ترین امکانات و ویژگی‌های Evernote در دسترس شما قرار خواهد داد.

واضح است که در این مجال، امکان پرداختن به جزئیات وجود ندارد. با این وجود حداکثر تلاش ما بر این بوده که مهم‌ترین جنبه‌‌های عملکرد، بهترین راه استفاده از نرم‌افزار و اطلاعات اساسی مورد نیاز برای تبدیل‌شدن به کاربر حرفه‌ای Evernote را، یاد بگیرید.

Evernote چیست؟

همان‌طور که اشاره شد، Evernote در ابتدا نرم‌افزاری باهدف دریافت و ذخیره «یاد‌داشت‌ها» (Notes) بود. سپس امکانات زیادی به آن اضافه شد و تبدیل به فضایی تأثیرگذار گردید. هسته کنونی نرم‌افزار نیز بر اساس یادداشت‌ها بنا شده است. می‌توانید یاد‌داشت جدیدی ایجاد، متن یا تصویری به آن اضافه و در نهایت آن‌ها را ذخیره کنید.

فیلم آموزش نرم افزار اورنوت – نکته برداری و نوشتن یادداشت با Evernote در فرادرس

کلیک کنید

Evernote با پشتیبانی از «دفترچه‌ یادداشت» (Notebook) دسته‌بندی شده و تگ‌ها، امکان دسترسی به یادداشت‌های قدیمی را به وجود آورده است. ضمن اینکه عملکرد جست‌وجوگر این نرم‌افزار برای دسترسی به یادداشت‌های قدیمی بسیار عالی است. بر همین اساس می‌توان انواع چک‌لیست، «فایل ارائه» (Presentation)، یادداشت‌های یادآوری، عکس، صدا، نوشته و .. را در آن اضافه کرد.

در حالی که نسخه دسکتاپ Evernote، به عنوان جزو اصلی پلتفرم در نظر گرفته می‌شود، نسخه‌ی ویژه گوشی همراه نیز روزبه‌روز بهتر شده است. به‌راحتی می‌‌توان از نسخه موبایل اطلاعات، عکس،‌ یاد‌داشت و فایل صوتی را دریافت یا اضافه کرد.

قسمت «Web Clipper» این نرم‌افزار یکی از ابزارهای محبوب آن است که به دریافت اطلاعات از مرورگر کمک می‌کند (یکی از علت‌هایی که Evernote از نرم‌افزار OneNote بهتر است). به علاوه می‌توانید به یادداشت‌هایتان بر روی مرورگر هر رایانه‌ای دسترسی داشته باشید. یکپارچه شدن و هماهنگی Evernote با دیگر نرم‌افزار‌ها عملکرد آن‌ها را نیز بهتر می‌کند.

در یک‌کلام می‌توان گفت Evernote ابزاری بسیار سودمند است. همان‌طور که تصور می‌کنید، این امکانات اشتیاق زیادی برای یادگیری آن ایجاد می‌کند. پس سریعا به آموزش ویژگی‌های اساسی‌‌اش می‌پردازیم.

پلتفرم‌های مختلف نرم‌افزار

نرم‌افزار Evernote برای سیستم‌‌عامل‌های Windows ،Mac ،Chrome OS ،Android ،Windows Phone و حتی BlackBerry موجود است. امکانات این نرم‌افزار بر روی تمامی پلتفرم‌های مذکور مشابه است. سعی می‌کنیم تا امکانات این ابزار را بر روی پلتفرم‌های متفاوت توضیح دهیم. با این حال برای عمق بیشتر یادگیری، معمولا بهتر است بر‌ روی یکی از آن‌ها تمرکز نماییم.

اگر برای نمونه، نحوه‌ی اسکرین‌شات گرفتن با چیزی که در این نوشته بیان ‌می‌شود متفاوت است، احتمالا از پلتفرم متفاوتی استفاده می‌کنید. تلاش می‌کنیم مثال‌های مختلفی از Windows و Mac بیان کنیم.

متأسفانه تفاوت‌های این‌چنینی برای کار با اپلیکیشن‌ها در Windows و Mac وجود دارد. البته اکثر عملگرها مشابه و دسترسی به آن‌ها آسان است ولی چنین تفاوت‌هایی نیز وجود دارد. برای اطمینان می‌توان به قسمت Help اپلیکیشن مراجعه کرد.

هسته‌ی نرم‌افزار Evernote: یادداشت‌ها

Evernote بر اساس یادداشت ساخته شده است؛ بنابراین از همین قسمت شروع ‌می‌کنیم. یادداشت، همان‌طوری که از اسمش پیداست،‌ متن ساده‌ای است که اطلاعاتی را در بردارد. یادداشت از ‌عنوان، قالب کلی و تگ‌هایی برای سهولت پیدا کردن،‌ تشکیل شده است.

Evernote از «rich text» (فرمتی برای فایل‌های نوشتاری که شرکت مایکروسافت از سال ۱۹۸۷ تا سال ۲۰۰۸ برای نرم‌افزارهایش توسعه داد) استفاده می‌کند. به همین دلیل می‌توانید فونت یادداشت، اندازه آن و شکل ظاهری را تغییر دهید و حتی آن را هایلایت کنید. امکان این وجود دارد تا به یادداشت خود، جدول،‌ «چک‌باکس» (Checkbox) و «لیست نشانه‌دار» (bulleted lists) نیز اضافه کرد. در ادامه به برخی از کاربردهای این موارد اشاره می‌کنیم.

برای ایجاد یاد‌داشت جدید کافی است بر روی گزینه New Note، در بالای صفحه کلیک کنید. همچنین می‌توانید از کلید Crtl + N (در Mac کلید Cmd + N) استفاده نمایید. بعد از آن عنوان را بنویسید و شروع به تایپ کنید.

فیلم آموزش نرم افزار نوشن Notion برای یادداشت و مدیریت کارهای شخصی و شغلی در فرادرس

کلیک کنید

چیزی بیشتر از یک نوشته

یادداشت‌ها فقط محدود به یک نوشته نمی‌شوند. مطالب مختلفی را می‌توان به آن‌ها اضافه کرد. هر چیزی مثل عکس را با کلیک و کشیدن به یاد‌داشت اضافه و در کنار متن مشاهده کنید.

برای ضمیمه کردن از گزینه Attach (ممکن است این گزینه پشت علامت >> پنهان باشد) بهره ببرید. اگر می‌خواهید که عکس یا صدا را مستقیما از رایانه ضمیمه کنید، دوباره همان گزینه (این گزینه در قسمت toolbar قرار دارد) را از منو انتخاب نمایید.

فایل‌های مختلف به غیر از عکس را می‌توان به یاد‌داشت پیوست کرد. با یک فایل MP3 یا یک ویدئو این امکان را امتحان کنید. حتی دست‌ شما برای اضافه کردن فایل‌هایی همانند Excel Spreadsheets یا Pages documents باز است (با استفاده از عضویت غیر رایگان امکان جست‌وجو در آن‌ها نیز وجود دارد). دکمه «گوگل‌ درایو» (google drive) نیز اجازه مستقیم پیوست فایل را از فضای ابری به کاربر می‌دهد.

استفاده از Evernote به عنوان فهرست TO-DO (برنامه‌ی‌کاری)

با استفاده از چک‌باکس‌های نرم‌افزار به‌راحتی یک یاد‌داشت را به فهرست to-do تبدیل کنید. برای این کار باید گزینه Checkbox در نوار formatting را انتخاب کرد که دقیقا همانند فهرست عمل می‌کند. وقتی که enter را می‌زنید باکس دیگری در اختیار شما قرار می‌گیرد. برای پایان فهرست باید enter را دو بار بزنید. برای برداشتن علامت تیک موردی از فهرست، کافی است بر روی box کلیک کنید (همین شیوه برای پاک کردن آن به کار می‌رود).

باوجود این امکانات، مدیریت و برنامه‌ریزی کارها اصلی‌ترین نقطه قوت نرم‌افزار نیست. وقتی با Evernote کارکنید، می‌فهمید که اشکالاتی برای استفاده از Evernote به‌عنوان اپلیکیشن مدیریت کار وجود دارد. برای مثال نمی‌توان به کاری تاریخ اتمام یا یادآوری را پیوست کرد. البته امکان این وجود دارد که برای یادداشت‌ها این کار را انجام داد. همچنین ابزارهای کمکی که در دیگر سیستم‌های مدیریت کار وجود دارد، در Evernote فراهم نشده است.

اشکال دومی که در Evernote وجود دارد عدم امکان هماهنگی با اپلیکیشن‌های مدیریت کار دیگر است. برای نمونه می‌توانید کار‌هایتان را در «TaskClone» با اپلیکیشن‌های مدیریت کار مورد علاقه هماهنگ کنید. بااین‌حال چک‌باکس‌ها برای یادآوری یاد‌داشتی در ارتباط با جلسه، فهرست خرید روزانه یا دیگر فهرست‌هایی که به کارتان بیاید، مفید است.

قرار دادن اطلاعات بر روی یاد‌داشت‌ها

Evernote اطلاعات زیادی در مورد یاد‌داشت‌هایتان نگهداری ‌می‌کند. با کلیک کردن بر روی گزینه Note Info در بالای سمت راست صفحه یاد‌داشت، اطلاعات مربوطه نمایش داده ‌می‌شوند. اطلاعاتی همچون تاریخ ایجاد و به‌روزرسانی، منبع URL برای آیتم‌های «clipped» شده، تگ‌ها، اندازه، لوکیشن ایجاد یادداشت،‌ نویسنده و .. را می‌توان مشاهده کرد.

در نسخه Mac تعداد کلمات و حروف نیز نمایش داده می‌شود. اگر ‌می‌خواهید به این اطلاعات دسترسی داشته باشید، در قسمت یاد‌داشت کلیک راست و گزینه Word and Resource Counts را انتخاب کنید. روش دیگر، نمایش دادن نوار Status از قسمت View است.

دسته‌بندی با استفاده از نوت‌بوک‌ها

همان‌طور که مشخص است، نوت‌بوک‌های Evernote یاد‌داشت‌‌ها را نگهداری می‌کنند. هر یاد‌داشتی فقط در یکی از نوت‌بوک‌ها ذخیره می‌شود که در قسمت چپ دسکتاپ مشخص هستند.

دو نوع نوت‌بوک در Evernote وجود دارد:

1. Synchronized: که با تمامی وسایل و نسخه مرورگر اپلیکیشن، پیوسته در حال هماهنگی است.
2. Local: که فقط بر روی یک وسیله قابل دسترسی خواهد بود.

فیلم آموزش نرم افزار اورنوت – نکته برداری و نوشتن یادداشت با Evernote در فرادرس

کلیک کنید

به‌طورکلی ایده خوبی است که نوت‌بوک با دیگر وسایلتان در هماهنگی باشد؛ چراکه در هر مکانی می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید. از سوی دیگر این امکان وجود دارد که نوت‌بوک‌های شخصی را در قسمت local ایجاد کنید؛ تا کسی غیر از خودتان به آن دسترسی نداشته باشد. البته نمی‌توان نوع یک نوت‌بوک را عوض کرد ولی به‌راحتی در صورت تغییر نظر، ‌یاد‌داشت‌ها در ‌نوت‌بوک‌های مختلف جابه‌جا می‌شوند.

برای ایجاد نوت‌بوک به قسمت File > New NoteBook بروید و نوت‌بوک دلخواه را (Synchronized یا Local) انتخاب کنید.

در پلتفرم Windows بعد از ایجاد نوت‌بوک به روشی که گفته شد، اگر نوت‌بوکی را انتخاب کردید که از نوع Synchronized نباشد، آن را در پنل سمت چپ خواهید دید.

وقتی که این نوت‌بوک انتخاب شد، فهرست یاد‌داشت‌های موجود در آن را در وسط صفحه نمایش مشاهده می‌کنید. ازآنجا کافی است بر روی یاد‌داشت کلیک نمایید تا اطلاعات در پنل سمت راست نمایش داده شوند.

تغییر ظاهر نوت‌بوک

زمانی که نوت‌بوکی را انتخاب می‌کنید، فهرست یاد‌داشت‌های درون آن قابل مشاهده است. یاد‌داشت‌های موجود بر اساس تاریخ ایجادشان در نوت‌بوک دسته‌بندی شده‌اند. این نوع دسته‌بندی معمولا روش خوبی برای مشاهده و تصمیم‌گیری در مورد آن‌ها است. اگر تمایل دارید می‌توان نحوه دسته‌بندی یاد‌داشت‌ها را باهدف یافتن سریع‌تر، تغییر داد.