بهترین زمان مذاکره چه وقتی است؟ – ۸ موقعیت ضروری برای مذاکره

یکی از حقایق جهان و فرهنگ سازمانی مدرن این است که مرجعیت و قدرت به عنوان ابزارهایی برای اتخاذ تصمیمات می‌توانند اثراتی ظریف اما مهم روی مفاهیم بنیادین مذاکره بگذارند. موضوع به همین سادگی است که در دنیای پیچیده و درهم‌ریخته سازمان‌ها، نمی‌توان تصمیماتی بی‌پشتوانه اتخاذ کرد. از سوی دیگر، در محیطی که تعارض منافع و اولویت‌ها را پدید می‌آورد،‌ دستورهایی که از بالا به پایین صادر می‌شوند، آنقدرها اثربخش نخواهند بود. همین موضوع راجع به فضای کوچک‌تر کارآفرینی استارتاپی هم مصداق می‌کند. رهبران کاریزماتیکی که به فرایندهای ضروری نوآوری احترام می‌گذارند، می‌دانند که مذاکره یکی از مهم‌ترین ابزارهای آن‌ها برای دستیابی به اهداف بالقوه است. در ادامه این مقاله از این می‌گوییم که چطور می‌توان بهترین زمان مذاکره را شناسایی کرد و چه زمانی هم باید از مذاکره با سایرین اجتناب ورزید.

بهترین زمان مذاکره چه مواقعی است؟

هنگامی که می‌خواهید راجع به مذاکره بر سر موضوعی خاص تصمیم بگیرید، باید دستورالعمل به‌خصوصی را به یاد داشته باشید. برخی وضعیت‌ها به راحتی بهترین زمان مذاکره به حساب می‌آیند و باید بدون هیچ تردیدی گفتگو را آغاز کنید:

• زمانی که موضوع از اهمیت فراوان برخوردار است: گاهی از اوقات با مساله‌ای آنقدر مهم برای رهبر سازمان روبه‌رو می‌شوید که او می‌گوید حاضر به «انجام هر کاری» است تا رفع و رجوع شود. «هر کاری» که در موردش صحبت می‌کنیم، با مذاکره محقق خواهد شد، یعنی در حالتی که دو طرف آنقدر دست به سازش می‌زنند تا خروجی قابل پذیرشی برای هر دو طرف به دست آمده و شرایط برد-برد رقم بخورد.
• زمانی که پافشاری بر یک کار منجر به تبعات منفی بالقوه می‌شود: رهبران از مزیتی بزرگ نسبت به دیگر افراد حاضر در سازمان برخوردار هستند که می‌توانند تصمیمات اجرایی را بدون جلب نظر اکثریت پیش ببرند. با این حال، تصمیمی که به شکلی عجولانه گرفته شده باشد معمولا احساس پشیمانی به همراه می‌آورد. چنین تصمیماتی ممکن است پیامدهای ناخواسته‌ای داشته باشد که معمولا مشکلات بیشتری نسبت به آنچه قرار بود برطرف شود، پدید می‌آورند.

• زمانی که احتمال برقراری ارتباطی طولانی‌مدت وجود دارد: در هر ارتباط طولانی‌مدتی، اکثر تصمیمات در نتیجه مذاکره اتخاذ می‌شوند. اگر تصمیمات از طریق مذاکره به دست نیایند، باید به شکلی آزادانه اتخاذ شده و منافع طرف دیگر را نیز مورد توجه قرار دهند. در رابطه‌ای که بر اعتماد و تعهد بنا شده است، احمقانه خواهد بود که به خاطر سودی ناچیز، به طرف دیگر آسیب وارد کنیم.
• زمانی که این احتمال وجود دارد رهبر در اشتباه باشد: حتی اگر یک رهبر بتواند تمام مسیر را به تنهایی پشت سر بگذارد نیز باید به مذاکره به چشم فرصتی برای آزمودن توانمندی ایده‌ها و جایگاه و همین‌طور فرصتی برای بهبود تمام ابعاد کار نگاه کرد.

چه زمانی نباید مذاکره کرد؟

اگرچه مذاکره یکی از فوق‌العاده‌ترین تعاملات بشری به حساب می‌آید، اما گاهی از اوقات مذاکره نکردن یکی از بهترین استراتژی‌ها و تکنیک هایی خواهد بود که می‌توانید به کار ببندید. حالا که بهترین زمان مذاکره را می‌دانیم، بیایید با اوقاتی آشنا شویم که مذاکره ایده آنقدرها خوبی به حساب نمی‌آید:

فیلم آموزش اصول مذاکره به زبان انگلیسی در فرادرس

کلیک کنید

• زمانی که فشار زمانی حس می‌شود: مذاکره فرایندی زمان‌بر است. اگر نیاز به اتخاذ تصمیمی ضروری داریم و برای جلب توجه تمام افرادی که تحت تاثیر قرار می‌گیرند فرصت نیست، رهبر باید نفسی عمیق کشیده و تصمیم را نهایی کند. اگر تصمیم او آنقدرها مورد پسند عموم قرار نگیرد، در ادامه می‌توان نوعی از مذاکره و گفتگو را پشت سر گذاشت تا شرایط حداقل بهبود یابد. در عین حال باید به این موضوع احترام گذاشت که رهبر سازمان قادر به اتخاذ تصمیمات گوناگون است که تصمیمات نه‌چندان محبوب را نیز در بر می‌گیرند.
• زمانی که وجه اشتراکی وجود ندارد: اگر منافعی مشترک میان طرفین وجود نداشته باشد، یک رهبر خوب می‌تواند این سوال به‌جا را طرح کند که اصلا هدف از برگزاری جلسه مذاکره چیست. چنین گفتگویی احتمالا ضرورتی نداشته باشد. از سوی دیگر، اگر تمام قدرت در اختیار طرف روبه‌رو باشد هم مذاکره ضروری نخواهد بود. اگرچه ورود به جلسه ممکن است منافعی برای شما و همتایتان داشته باشد، اما اگر تمام قدرت در اختیار شخص روبه‌رو باشد، مذاکره تمام معنای خود را از دست می‌دهد. در چنین حالتی شخص با شما مذاکره نمی‌کند، بلکه خودش به توافق شکل داده و تمام مزایا را هم برای خود برمی‌دارد.

• زمانی که چیز زیادی برای از دست دادن وجود ندارد: گاهی از اوقات رهبران تصمیم به «تن دادن» به خواسته‌های طرف دیگر می‌گیرند، زیرا لزوما به نتیجه گفتگوها اهمیتی نمی‌دهند. با فراهم آوردن آنچه طرف دیگر می‌خواهد، رهبر این سیگنال را می‌دهد که نه‌تنها به سلامت رابطه کنونی اهمیت می‌دهد، بلکه مایل به تداوم یافتن آن است. در ظاهر به نظر می‌رسد او در برابر خواسته طرف دیگر تسلیم شده، اما در حقیقت در حال هموار ساختن مسیر آینده است.
• زمانی که رهبر می‌خواهد طرف دیگر را به حاشیه براند: وقتی یک رهبر دست به مذاکره می‌زند، در حال نشان دادن این است که طرف دیگر چیزی را ارائه می‌کند که او می‌خواهد. اما گاهی از اوقات صرف رسمیت بخشیدن به طرف دیگر و آوردن او پای میز مذاکره باعث می‌شود قدرتی بیش از اندازه یافته و تلاش‌های رهبر را نابود کند. همانطور که پیشتر هم اشاره کردیم، مذاکره نکردن یا ترک مذاکره، خود یک تصمیم استراتژیک به حساب می‌آید و نادیده گرفتن افراد موثرتر از دادن کشیدن بر سر آنهاست.